Постановление Администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края от 2 ноября 2011 г. N 1080 "О развитии архивного дела на территории Ванинского муниципального района"

Основными законодательными и нормативными актами, регулирующими сферу организации делопроизводства и обеспечения сохранности архивных документов в Ванинском муниципальном районе являются федеральные законы от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Закон Хабаровского края от 29 сентября 2005 г. "О реализации полномочий Хабаровского края в области архивного дела", Положение об архивном отделе, утвержденное постановлением главы администрации Ванинского муниципального района от 15 августа 2008 г. N 332.

На территории Ванинского муниципального района решение вопросов местного значения в области архивного дела осуществляет архивный отдел администрации Ванинского муниципального района (далее-архивный отдел).

На 01 января 2011 г. источниками комплектования архивного отдела являются 33 организации, в том числе: 21 или 64% - администрация Ванинского муниципального района, ее отраслевые (функциональные) органы с правами юридического лица, Собрание депутатов Ванинского муниципального района, администрации городских и сельских поселений Ванинского муниципального района; 9 или 27% - государственные краевые учреждения, государственные федеральные учреждения; 3 или 39% - негосударственные организации.

Механизм взаимодействия архивного отдела с государственными федеральными организациями, находящимися на территории Ванинского муниципального района, отлажен и осуществляется на основании договоров о взаимодействии и сотрудничестве.

Имеются договоры с КГУ "Северный лесхоз", с отделением по Ванинскому району Управления Федерального казначейства по Хабаровскому краю, межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы N 5 по Хабаровскому краю, Ванинской таможней, КГУ "Центр занятости населения Ванинского района", прокуратурой Ванинского района.

Архивным отделом проводится работа по обеспечению сохранности и использованию архивных документов, принимаемых на постоянное хранение. В рамках выполнения программы "Обеспечение сохранности документов и укрепление пожарной безопасности на 2008-2010 годы", утвержденной распоряжением главы администрации Ванинского муниципального района от 16 июля 2007 г. N 563-р, в архивохранилищах установлена охранно-пожарная сигнализация, приобретено 7 новых огнетушителей, 2 контрольно-измерительных прибора для измерения температурно-влажностного режима в хранилищах, 400 штук архивных коробок, 7 металлических архивных стеллажей общей протяженностью 366 пог.м. В рамках выполнения "Комплексной программы развития и совершенствования учета и научно-справочного аппарата к документам фондов архивного отдела администрации Ванинского муниципального района на 2007-2009 годы" завершена выверка учетных документов к фондам, описаны документы личного происхождения, документы коллекции участников Великой Отечественной войны, фотодокументы, проведена экспертиза ценности и техническая обработка 50-ти дел фондов с составление внутренней описи, усовершенствована опись постоянного хранения "Исполнительный комитет Октябрьского поселкового Совета народных депутатов Ванинского района" за 1959-1993 годы, переработана опись постоянного хранения "Исполнительный комитет Высокогорненского поселкового Света народных депутатов Ванинского района" за 1969-1991 годы, составлен недостающий справочный аппарат к фондам и описям дел.

Документы, хранящиеся в архивном отделе, используются для подготовки выставок, исполнении тематических и социально-правовых запросов граждан и организаций. Так, за период с 2008 г. по первое полугодие 2011 г. подготовлено 9 выставок, 10 семинаров, исполнено 600 тематических, 3667 - социально-правовых запросов.

Вместе с тем, в организации архивного дела в администрации Ванинского муниципального района и администрациях городских и сельских поселений Ванинского муниципального района имеются недостатки.

Несвоевременно представляются сведения в архивный отдел о переименовании, реорганизации, предстоящей ликвидации организации, изменении формы собственности юридических лиц и их структурных подразделений, необходимые для ведения Списка комплектования архивного отдела.

В нарушение требований нормативных документов в области архивного дела главами администраций городских и сельских поселений не уделяется должного внимания соблюдению условий сохранности архивных документов, не во всех администрациях городских и сельских поселений Ванинского муниципального района имеются отдельные помещения для хранения архивных документов, имеющиеся помещения не соответствуют в полной мере установленным требованиям.

Не налажена работа по отбору и передаче на постоянное хранение в архивный отдел аудиовизуальных (фото-, фоно-, видео-) документов.

Учитывая вышеизложенное и в целях улучшения состояния архивного дела, учета и обеспечения сохранности документов органов местного самоуправления, администрации Ванинского муниципального района постановляет:

1. Принять к сведению информацию начальника архивного отдела администрации Ванинского муниципального района Парменовой И.Н.

2. Правовому управлению администрации Ванинского муниципального района (Митрошина Е.Г.) описать в 2012 году личные дела уволенных руководителей администрации Ванинского муниципального района, администраций городских и сельских поселений Ванинского муниципального района и передать данные дела в архивный отдел на постоянное хранение.

3. Управлению образования администрации Ванинского муниципального района (Реутт А.Е.) описать в 2012 году личные дела уволенных руководителей образовательных учреждений Ванинского муниципального района и передать данные дела в архивный отдел на постоянное хранение.

4. Рекомендовать руководителям отраслевых (функциональных) органов администрации Ванинского муниципального района с правами юридического лица, главам администраций городских и сельских поселений Ванинского муниципального района, руководителям учреждений и предприятий списка источника комплектования архивного отдела:

4.1. Описать в 2012 году документы, хранящиеся в организации с постоянным сроком хранения, в том числе не завершенные делопроизводством, т.е. "переходящие". Описи представить в архивный отдел.

4.2. Описать в 2012 году личные дела уволенных руководителей с последующей передачей последних на постоянное хранение в архивный отдел.

4.3. При составлении номенклатуры дел на 2012 год руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

4.4. Обеспечить хранение архивных документов в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

4.5. Обеспечить своевременное представление сведений об изменении наименований учреждений, о смене ответственных за делопроизводство и архив.

5. Рекомендовать главам администраций городских и сельских поселений Ванинского муниципального района активизировать работу по формированию архивного фонда поселений.

6. Архивному отделу администрации Ванинского муниципального района (Парменова И.Н.):

6.1. Продолжить работу по оказанию организационно-методической помощи предприятиям, организациям, учреждениям различной формы собственности, расположенных на территории Ванинского муниципального района.

6.2. Продолжить работу по оптимизации списка источников комплектования

6.3. Усилить контроль за полнотой состава документов.

6.4. Осуществлять постоянный контроль за состоянием работы по формированию архивных фондов поселений.

6.5. Совместно с руководителями структурных подразделений администрации Ванинского муниципального района, главами городских и сельских поселений, руководителями учреждений и предприятий списка источника комплектования архивного отдела проводить работу по отбору и передаче на хранение в архивный отдел аудиовизуальных (фото-, фоно-, видео-) документов и документов личного происхождения.

6.6. Провести с ответственными за делопроизводство и архив списка источника комплектования архивного отдела в первом полугодии 2012 года семинар-совещание по вопросу формирования архивного фонда поселения.

7. Опубликовать настоящее постановление в Информационном сборнике муниципальных правовых актов Ванинского муниципального района Хабаровского края.

8. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя главы администрации Ванинского муниципального района Минько А.А.

9. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Глава администрации района

Н.С. Ожаровский