Раздел 15. Организация работы со служебными документами

15. Организация работы со служебными документами

15.1. Порядок прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов в процессе их получения и подготовки, порядок приема и передачи документов определены в инструкции по делопроизводству в администрации района.

15.2 Служебные документы (корреспонденция), адресованные в администрацию района, поступают в управление делами администрации района, где они регистрируются и в день поступления направляются главе администрации района или его заместителям в зависимости от распределения обязанностей, характера и содержания документов.

Служебная информация, поступающая по факсимильной связи и электронной почте, регистрируется управлением делами администрации района и направляется адресату.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях администрации района, осуществляется их руководителями.

15.3. Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции главы администрации района и его заместителей и содержат фамилию и инициалы исполнителя, срок и порядок исполнения документа, подпись автора резолюции и дату. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции. Дополнительная резолюция допустима в том случае, если она детализирует механизм исполнения документа.

15.4. С резолюцией главы администрации района или его заместителей документ возвращается в управление делами администрации района и передается лицу, ответственному за исполнение документа.

Подлинники (копии) документа и поручений по ним вместе с ответом возвращаются в управление делами администрации района. Заявителю обязательно дается ответ.

15.5. Ответственность за исполнение документа несет лицо, указанное в резолюции первым (если исполнителей несколько).

Ответственный исполнитель отвечает за своевременное и качественное исполнение документа, сбор полной и достоверной информации, проведение проверок, совещаний, обобщение материалов, подготовку выводов и предложений по рассматриваемому вопросу.

Все другие исполнители, перечисленные в резолюции, обязаны в сроки, намеченные ответственным исполнителем, но не позже, чем за 2 дня по истечении окончательного срока исполнения документа, представить все необходимые материалы и сведения, принимать участие в организации исполнения документа.

15.6. Исполнение документа предусматривает изучение существа вопроса, сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись, подготовку к пересылке адресату.

15.7. Срок исполнения служебных документов определяется главой администрации района или его заместителями.

Если документ не может быть исполнен в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее, чем за 3 дня до его истечения срока, согласовывает с главой администрации района или с его заместителями продление срока, о чем ставит в известность управление делами администрации района.

15.8. Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан передать неисполненный документ другому должностному лицу, поставить в известность управление делами администрации о принятых изменениях.

15.9. Документы с резолюцией главы администрации района с конкретным сроком исполнения ставятся управлением делами администрации района на контроль.

Еженедельно управление делами администрации района готовит для главы администрации района информацию о прохождении контрольных документов в администрации района.

Несоблюдение требований исполнительской дисциплины, действующих нормативных правовых актов при подготовке, оформлении, представлении и срокам исполнения документов влечет за собой дисциплинарную ответственность должностных лиц.

15.10. Оперативный контроль за работой структурных подразделений администрации района и должностных лиц, ответственных за исполнение поручений главы администрации района или его заместителей, изложенных в резолюциях на документах, осуществляет управление делами администрации района.