Раздел 16. Оперативное хранение документов и дел, передача их на архивное хранение

16. Оперативное хранение документов и дел, передача их на архивное хранение

16.1. Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив администрации района в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных Правительством Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и уполномоченного органа исполнительной власти Хабаровского края в области архивного дела, муниципальными правовыми актами.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

16.2. Номенклатура дел администрации района - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации района, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел администрации района предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

16.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться инструкцией по делопроизводству в администрации района, номенклатурами дел администрации района за предшествующие годы, документами о деятельности администрации района, их видами, составом и содержанием.

16.4. Номенклатура дел структурного подразделения администрации района составляется ежегодно (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) специалистом, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивным отделом администрации района и управляющим делами администрации района, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется управляющему делами администрации района.

Вновь созданное структурное подразделение администрации района обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее управляющему делами администрации района.

16.5. Руководители структурных подразделений администрации района, несут ответственность за сохранность документов в соответствии с нормативными правовыми актами в области архивного дела.

При смене специалистов передача документов должна проводиться по акту приема-передачи.

16.6. Документы с момента их заведения в администрации района и ее структурных подразделениях и до передачи в архив находятся на хранении по месту их формирования.

16.7. Документы, находящиеся на ведомственном хранении, должны храниться в шкафах или стеллажах в условиях, обеспечивающих их полную сохранность.

16.8. В случае ликвидации или реорганизации администрации района или ее структурных подразделений его руководитель обязан принять меры по обеспечению сохранности документов в соответствии с действующим законодательством об архивном деле.

Ответственность за организацию работы по передаче дел в архивный отдел администрации района возлагается на руководителя ликвидируемого (реорганизуемого) структурного подразделения администрации района.