Порядок работы в системе электронного документооборота в администрации Ванинского муниципального района, ее структурных подразделениях и отраслевых (функциональных) органах

Порядок
работы в системе электронного документооборота в администрации Ванинского муниципального района, ее структурных подразделениях и отраслевых (функциональных) органах
(утв. распоряжением администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края от 2 сентября 2014 г. N 160р)

1. Общие положения

1.1. Порядок работы в системе электронного документооборота в администрации Ванинского муниципального района, ее структурных подразделениях и отраслевых (функциональных) органах (далее - Порядок) регулирует процесс создания и обмена электронными документами в администрации Ванинского муниципального района (далее - администрация района) в системе электронного документооборота (далее - СЭД), в том числе с использованием усиленной электронной подписи и (или) простой электронной подписи (далее - ЭП).

1.2. СЭД используется в администрации района в целях оптимизации работы с документами путем перехода на безбумажную технологию работы. Безбумажная технология работы с документами предусматривает применение современных технологий, направленных на создание электронных документов, единого информационного пространства и использование электронных каналов связи.

1.3. Термины, используемые в настоящем Порядке:

- электронный документооборот (далее - ЭДО) - процесс создания электронных документов и обмена ими в администрации района, иных органах исполнительной власти Хабаровского края с использованием СЭД;

- участники СЭД - структурные подразделения, отраслевые (функциональные) органы администрации района, органы исполнительной власти Хабаровского края; прочие организации, имеющие доступ к СЭД для организации ЭДО;

- пользователи СЭД - руководители и сотрудники структурных подразделений, отраслевых (функциональных) органов администрации района, имеющие доступ к СЭД для получения необходимой им информации и проведения различных операций с электронными документами;

- бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов;

- электронная копия документа (сканированная копия документа) - электронный документ, полученный путем сканирования документа, подписанного уполномоченным должностным лицом на бумажном носителе.

2. Права доступа к электронным документам

2.1. Пользователи СЭД подразделяются на три основных группы: руководители, делопроизводители, сотрудники. Каждая группа имеет набор прав, определенных в настоящем Порядке.

2.2. Глава администрации Ванинского муниципального района (далее - глава администрации района), заместители главы администрации Ванинского муниципального района (далее - заместители главы администрации района), руководители структурных подразделений или отраслевых (функциональных) органов администрации Ванинского муниципального района (далее - структурные подразделения) имеют следующие права:

- просмотр регистрационных карточек и сканированных изображений документов, зарегистрированных в данном структурном подразделении или отраслевом (функциональном) органе администрации района;

- создание (утверждение) резолюций;

- создание проектов исходящих документов;

- внесение данных о выполнении документа;

- направление документов сотрудникам для исполнения;

- установление контрольных сроков;

- подпись документов простой или усиленной электронной подписью.

2.3. Резолюции вносятся в электронные карточки главой администрации района, заместителями главы администрации района, руководителями структурных подразделений или специалистами, уполномоченными на занесение резолюций.

2.4. В момент занесения текста резолюции, при необходимости, осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого документ направляется на исполнение. В дальнейшем в СЭД формируются напоминания о сроках исполнения контрольных документов, без предоставления на бумажном носителе.

2.5. Делопроизводители имеют следующие права:

- просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;

- регистрация электронной карточки документа;

- прикрепление электронной копии документа к электронной карточке документа;

- предварительная постановка документа на контроль в процессе его регистрации;

- удаление регистрационной карточки документа.

2.6. Сотрудники имеют следующие права:

- просмотр регистрационных карточек документов, адресованных либо направленных сотруднику на исполнение, а также всех связанных с ними документов;

- создание проектов исходящих документов во исполнение резолюций;

- внесение данных о выполнении документа;

- просмотр регистрационных карточек всех документов, направленных им на исполнение и (или) созданных им.

2.7. Пользователи каждого структурного подразделения могут получить доступ только к документам, зарегистрированном в данном структурном подразделении.

3. Вход в СЭД

3.1. Для входа в СЭД используется Служебный портал органов исполнительной власти края, расположенный по адресу www.sg-gost.khv.gov.ru (далее - Служебный портал).

3.2. Все пользователи СЭД при регистрации получают 2 пары логинов и паролей. Первая пара располагается на номерной карточке, с указанием периода действия временного пароля, и дает возможность получить доступ на Служебный портал. Номерная карточка изготавливается Министерством информационных технологий и связи края. Вторая пара логинов и паролей используется для входа в СЭД.

3.3. Специалистам структурных подразделений в своей работе запрещается:

- сообщать кому-либо свои логины и пароли для входа на Служебный портал и в СЭД;

- осуществлять процедуры авторизации под чужими учетными данными.

4. Создание и оформление электронных документов в СЭД

4.1. Участниками СЭД создаются и используются:

- электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные копии документов (сканированные копии документов), полученные в результате сканирования документов, подготовленные на бумажном носителе, и хранящиеся в СЭД.

4.2. Электронный документ, создаваемый в СЭД, должен быть оформлен в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству, утвержденной постановлением главы администрации Ванинского муниципального района от 10 февраля 2009 г. N 61 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края" (далее - Инструкция по делопроизводству) и иметь все необходимые реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

4.3. При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов (приложение N 1).

4.4. Примерный перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов, утвержден в приложении N 2 к настоящему Порядку.

5. Прием документов в СЭД

5.1. Электронные документы проходят первичную обработку и регистрацию в управлении делами администрации Ванинского муниципального района (далее - управление делами) либо в структурных подразделениях. В СЭД электронные документы хранятся и передаются вместе с их регистрационными данными, зафиксированными в электронной карточке.

5.2. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности доставки электронных документов, проверку подлинности ЭП, наличия указанных в содержании документа приложений.

5.3. Неправильно оформленные или доставленные не по адресу электронные документы подлежат незамедлительному возврату автору обращения.

5.4. Документы, поступившие на бумажном носителе, регистрируются в СЭД после их сканирования и создания электронных копий.

6. Регистрация входящих электронных документов

6.1. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих в адрес администрации района, осуществляется управлением делами.

6.2. Прием, регистрация и отправка электронных документов, поступающих в адрес руководителей структурных подразделений, осуществляется инспекторами-делопроизводителями структурных подразделений.

6.3. Электронные документы, поступившие в СЭД, регистрируются автоматически и незамедлительно отправляются адресату или ответственному исполнителю по резолюции, а также соисполнителям (при наличии).

6.4. Регистрация созданных или поступающих документов включает в себя:

- формирование электронной карточки документа, в которую путем заполнения полей карточки заносятся сведения о документе;

- создание электронной копии документа путем сканирования и прикрепления ее к электронной карточке документа;

- присвоение регистрационного номера документу.

Для документов ограниченного доступа при создании регистрационной карточки электронная копия документа не создается.

6.5. Электронная карточка документа содержит обязательные сведения о документах, используемых в целях учета и поиска документов, предусмотренных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

6.6. Порядки и сроки регистрации документов, поступивших на бумажном носителе, определяются Инструкцией по делопроизводству.

7. Регистрация исходящих электронных документов

7.1. Регистрация в СЭД исходящего документа, подписанного главой администрации района, осуществляется управлением делами.

7.2. Регистрация в СЭД исходящего документа, подписанного руководителем структурного подразделения, осуществляется инспектором-делопроизводителем структурного подразделения.

7.3. Регистрация исходящих электронных документов в СЭД включает в себя следующие действия:

- создание электронной карточки документа по исполнению в карточке входящего документа;

- заполнение полей электронной карточки документа;

- присвоение номера исходящему документу;

- создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной карточке документа (для документов, созданных на бумажных носителях) исполнителем.

7.4. В СЭД фиксируются дата и время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника СЭД).

8. Работа исполнителей с электронными документами

8.1. Глава администрации района, заместители главы администрации района, руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение электронных документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за сроками и качеством их исполнения.

8.2. Исполнение электронного документа в СЭД предусматривает:

- сбор и обработку необходимой информации;

- создание проекта ответа и всех необходимых приложений,

- согласование проекта ответа;

- направление проекта ответа на подписание руководителю;

- снятие документа с контроля;

- занесение сведений об исполнении в электронную карточку;

- направление документа на списание только с отметкой "Исполнено, в дело".

8.3. Если подготовленный в СЭД электронный документ является ответом на поступивший через СЭД электронный документ, то электронный документ-ответ при создании его проекта в СЭД создается в электронной карточке письма-запроса.

8.4. Исполнитель обязан контролировать в СЭД ход согласования и подписания проекта исходящего документа, в случае его задержки на какой-либо стадии - принять меры по дальнейшему движению документа.

8.5. После полного завершения исполнения входящего электронного документа исполнитель обязан направить руководителю на утверждение отчет об исполнении.

8.6. Отчет об исполнении входящего электронного документа направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации исходящего электронного документа, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронный документ.

8.7. Текст отчета должен содержать номер, дату исходящего документа, имя адресата, другие сведения по исполнению документа.

8.8. Если поступивший на исполнение электронный документ не требует ответа, исполнитель обязан направить отчет в СЭД об ознакомлении или выполнении иных действий по данному электронному документу.

8.9. Электронный документ не считается исполненным до утверждения отчета об исполнении электронного документа и направления его на списание в дело

9. Организация работы участников СЭД с электронными документами, подписанными усиленной и (или) простой ЭП

9.1. Электронные документы участников СЭД подписываются с использованием усиленной и (или) простой ЭП.

9.2. Право подписи усиленной ЭП в СЭД имеют:

- глава администрации района;

- заместители главы администрации района в случае исполнения обязанностей главы администрации района.

9.3. Документы, отправка которых адресату должна быть осуществлена в бумажном виде, переводятся на бумажный носитель, подписываются собственноручно должностным лицом и отправляются адресату. В этом случае в СЭД сохраняется электронная копия документа.

9.4. Электронные документы, обмен которыми происходит между структурными подразделениями, подписываются простой ЭП.

9.5. При передаче электронных документов другому участнику СЭД документы заверяются усиленной ЭП главы администрации района или лица, исполняющего обязанности главы администрации района.

10. Порядок работы с документами на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью

10.1. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью исходящие документы, адресованные лицам, не являющимся участниками СЭД, или документы, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов.

10.2. В случаях невозможности передачи адресату электронного документа в СЭД и (или) подтверждения подлинности электронных документов, подписанных ЭП, документы оформляются на бумажном носителе и подписываются главой администрации района или руководителем структурного подразделения. Подписанный документ на бумажном носителе направляется адресату. В СЭД сохраняется электронная (сканированная) копия данного документа.

10.3. Включение электронной копии документа в СЭД происходит после подтверждения соответствия электронной копии документа документу на бумажном носителе. Документ на бумажном носителе хранится в соответствующем деле.

10.4. Перечень документов постоянного и долговременного хранения, формируемых на бумажных носителях, приведен в Приложении N 3 к настоящему Порядку.

11. Порядок работы с бумажными копиями электронных документов

11.1. При необходимости использования информации электронного документа на бумажном носителе может быть сделана его бумажная копия.

11.2. Содержание электронного документа и его бумажной копии должно быть идентичным.

11.3. Бумажная копия электронного документа при отправке адресатам должна содержать оттиск печати "Для документов" администрации района. Оттиск печати размещается на бумажной копии электронного документа рядом с реквизитом "Подпись".

11.4. Заверение бумажных копий электронных документов осуществляется сотрудниками управления делами.

12. Контроль исполнения документов

12.1. В СЭД осуществляется контроль исполнения документов и обеспечивается многоуровневый контроль исполнения резолюций руководителей различных уровней управления. На контроль может быть поставлено как исполнение отдельных резолюций, так и исполнение документа в целом. При этом автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения.

12.2. Постановку документа на контроль осуществляет главный специалист по контролю отдела организационно-методической работы управления делами администрации Ванинского муниципального района (далее - специалист по контролю).

12.3. Контроль исполнения документов и поручений руководства в СЭД включает в себя:

- постановку документов на контроль;

- внесение текста резолюции руководителя;

- внесение сроков исполнения документов;

- адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями;

- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- внесение данных о выполнении документа;

- просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены;

- снятие документов с контроля;

- построение отчетов об исполнительской дисциплине;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

12.4. Исполнение документа контролируется с момента постановки на контроль. При этом специалист по контролю имеет возможность провести проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

12.5. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, контроль ставится сразу при регистрации.

12.6. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их главой администрации района, который в своей резолюции определяет конкретный срок исполнения.

12.7. Снятие документа с контроля осуществляет специалист по контролю, при этом в электронной карточке документа ставится отметка об исполнении документа.

12.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены в обработку.

12.9. Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины специалист по контролю производит выгрузку справок-напоминаний, а также еженедельных и месячных отчетов по документообороту и исполнительской дисциплине.

13. Порядок формирования дел и хранения электронных документов

13.1. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участников СЭД.

При составлении номенклатуры дел в примечаниях указывается, что дело ведется в электронном виде.

13.2. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в СЭД в течение указанных в номенклатуре сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.

13.3. Хранение электронных документов должно сопровождаться мероприятиями, обеспечивающими возможность проверки ЭП хранимых электронных документов после истечения сроков действия ЭП.

13.4. После истечения установленного хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, оформленного и утвержденного в установленном порядке, указанные электронные документы и информация о них, зафиксированная в электронных карточках, подлежат уничтожению (удалению из СЭД).

14. Ответственность участников СЭД при электронном взаимодействии

14.1. Специалисты структурных подразделений - отправители электронных документов несут ответственность за содержание электронного документа, его реквизитов, сканирование, адресацию, наличие необходимых ЭП.

14.2. Специалисты структурных подразделений - получатели электронного документа несут ответственность за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходе движения и исполнения электронного документа в электронную карточку, а также за дублирование электронной карточки, ошибки, допущенные при регистрации, сканировании, неправильное направление электронного документа адресату.

14.3. Специалисты структурных подразделений несут дисциплинарную ответственность за сохранность паролей для доступа в систему электронного документооборота.

14.4. Специалисты структурных подразделений не несут ответственности за ситуации, вызванные техническими сбоями системы.

15. Защита информации ограниченного доступа при работе в СЭД

15.1. При обмене электронными документами должна обеспечиваться защита персональных данных, сведений, составляющих служебную тайну, а также иной информации, доступ к которой ограничен.

15.2. Представление электронного документа, содержащего информацию ограниченного доступа, или его копии на бумажном носителе третьим лицам производится в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами Российской Федерации, Хабаровского края, муниципальными правовыми актами.

16. Администрирование СЭД

16.1. Администрирование СЭД осуществляется специалистами отдела информационных технологий и общественных связей МБУ "Комитет по содержанию объектов муниципальной собственности" (далее - отдел ИКТ и ОС) и включает в себя выполнение следующих операций:

- добавление нового пользователя;

- изменение основной информации о пользователе;

- изменение логина и сброс пароля;

- блокировка пользователя;

- добавление должности новому пользователю;

- добавление и удаление прав доступа пользователю.

16.2. Работы по администрированию СЭД выполняются специалистами отдела ИКТ и ОС на основании заявок от сотрудников администрации района и ее структурных подразделений.