Приложение N 2. Примерный перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов

Приложение N 2
к Порядку работы в системе электронного
документооборота в администрации Ванинского
муниципального района Хабаровского края

Примерный перечень
документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа	Примечания
1	2	3	4
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Руководство
ст. 7 ТУ	Поручения руководства организации структурным подразделениям; документы (справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению (1)	5 лет ЭПК ст. 7 ТУ	(1) Срок хранения поручений, оформленных визой на документе, соответствует сроку хранения документа
ст. 19 ТУ	Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним по административно-хозяйственным вопросам (1)	5 лет	(1) С момента появления данного функционала в СЭД
ст. 20 ТУ	Проекты приказов, распоряжений; документы к ним	1 год
ст. 24 ТУ	Переписка о реализации решений конференций, совещаний	5 лет ЭПК
ст. 26 ТУ	Переписка о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг	5 лет ЭПК
ст. 29 ТУ	Проекты правил, инструкций, регламентов; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	5 лет ЭПК
ст. 30 ТУ	Проекты рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	5 лет ЭПК
ст. 31 ТУ	Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций	5 лет ЭПК
1.2. Организационные основы управления
ст. 58 ТУ	Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке	5 лет ЭПК
ст. 59 ТУ	Документы (протоколы, планы, отчеты, справки, переписка) рабочих групп комиссий по координации определенных видов деятельности организации	5 лет (1) ЭПК	(1) После завершения деятельности рабочих групп
ст. 65 ТУ	Проекты структур и схем организации управления	5 лет ЭПК
ст. 66 ТУ	Переписка о разработке структур и схем организации управления	3 года (1)	(1) После утверждения
ст. 67 ТУ	Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления	5 лет ЭПК
ст. 72 ТУ	Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения) по их разработке и изменению	5 лет ЭПК
ст. 73 ТУ	Переписка по разработке и изменению штатных расписаний	3 года (1)	(1) После утверждения
ст. 82 ТУ	Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики	5 лет ЭПК
ст. 84 ТУ	Переписка по организационным вопросам деятельности	5 лет
ст. 87 ТУ	Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации	5 лет ЭПК
ст. 88 ТУ	Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений	5 лет ЭПК
ст. 89 ТУ	Документы (справки, докладные, служебные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка) об административно-организационной деятельности	5 лет ЭПК
ст. 91 ТУ	Переписка об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, круглых столов, совещании, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч	5 лет ЭПК
ст. 93 ТУ	Переписка о проведении конкурсов и смотров (профессионального мастерства, творческих, научных, общественных)	5 лет ЭПК
ст. 109 ТУ	Переписка по вопросам аттестации, аккредитации	5 лет ЭПК
1.3. Контроль
ст. 175 ТУ	Переписка о проведении проверок и ревизий	5 лет
ст. 176 ТУ	Журналы, книги учета (регистрации) проверок, ревизии, их решений, определений, предписаний, актов, заключений	5 лет
ст. 177 ТУ	Журналы, книги учета (регистрации) контроля за выполнением решений, определений, предписании, актов, заключений проверок, ревизий	5 лет
ст. 178 ТУ	Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий	5 лет ЭПК
1.4. Правовое обеспечение деятельности
ст. 194 ТУ	Переписка по оперативным правовым вопросам, в том числе о разъяснении законодательства	3 года
ст. 196 ТУ	Базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам	До замены новыми
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
ст. 202 ТУ	Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и док-ментов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения	3 года (1)	(1) После утверждения
ст. 203 ТУ	Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении их исполнения	1 год (1)	(1) После снятия с контроля
ст. 204 ТУ	Списки адресов обязательной рассылки документов	3 года (1)	(1) После замены новыми
ст. 205 ТУ	Переписка о нарушении правил пересылки документов	1 год
ст. 206 ТУ	Отчеты, акты об использовании, уничтожении бланков строгой отчетности	3 года
ст. 212 ТУ	Документы (акты, заключения, справки, расчеты, обоснования, планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологии	5 лет ЭПК
ст. 213 ТУ	Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой	5 лет
ст. 214 ТУ	Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота	5 лет ЭПК
ст. 216 ТУ	Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения	5 лет ЭПК
ст. 217 ТУ	Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств	5 лет
ст. 220 ТУ	Базы данных информационных систем	В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу
ст. 222 ТУ	Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования	5 лет (1)	(1) При условии проведения проверки (ревизии)
ст. 225 ТУ	Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники	5 лет
ст. 238 ТУ	Переписка о сертификатах ключа подписи	15 лет ЭПК
ст. 249 ТУ	Топографические указатели	1 год (1)	(1) После замены новыми
ст. 256 ТУ	Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела	5 лет ЭПК
ст. 257 ТУ	Отчеты, справки об объеме документооборота в организации	1 год
ст. 258 ТУ	Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля:
	а) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности	5 лет
	б) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью	5 лет
	в) контроля исполнения документов	3 года
	г) обращений граждан	5 лет
	д) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры	3 года
	е) фотофонодокументов, видео-документов	3 года
	ж) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов	1 год
ст. 259 ТУ	Документы (журналы, книги, листы, сводки, акты) учета:		(1) После возвращения всех дел
	а) приема посетителей	3 года
	б) рассылки документов	2 года
	в) отсутствия (повреждения) документов (приложений) в почтовых отправлениях	3 года
	г) бланков строгой отчетности	3 года
	д) машинописных, компьютерных, копировальных работ	1 год
	е) выдачи дел во временное пользование	3 года (1)
	ж) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности	1 год
ст. 260 ТУ	Книги, журналы учета: а) электронных носителей б) выдачи электронных дисков в) паролей г) ключевых носителей д) сертификатов электронных цифровых подписей	5 лет (1) 5 лет (1) 5 лет (2) 5 лет (3) 5 лет (3)	(1) После списания. При условии проведения проверки (ревизии) (2) После замены пароля (3) После замены ключа
	е) выдачи ключевых носителей к криптографическим средствам защиты информации	5 лет
	ж) копирования баз данных	До минования надобности
	з) технических средств защиты	5 лет (1)
ст. 263 ТУ	Проекты целевых программ, прогнозов; документы (справки расчеты, доклады, таблицы, сведения) по их разработке	10 лет ЭПК
ст. 264 ТУ	Переписка о разработке целевых программ	5 лет ЭПК
ст. 264 ТУ	Переписка о ходе выполнения целевых программ	5 лет ЭПК
ст. 269 ТУ	Проекты перспективных планов, программ, концепций развития организации; документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы) к ним	10 лет ЭПК
2. Планирование деятельности 2.1. Текущее планирование
ст. 283 ТУ	Переписка о проведении конкурсов на право получения грантов	5 лет
ст. 284 ТУ	Журналы учета заявок об участии в конкурсах на право получения грантов	5 лет
ст. 285 ТУ	Годовые планы организации по вспомогательным для данной организации направлениям деятельности	5 лет
ст. 286 ТУ	Проекты планов организации; документы (справки, заключения, сведения) к ним	5 лет ЭПК
ст. 288 ТУ	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделении	До минования надобности
ст. 289 ТУ	Документы (отчеты, таблицы, справки, расчеты) по налоговому планированию	5 лет
ст. 290 ТУ	Годовые планы работы структурных подразделений организации	5 лет
ст. 291 ТУ	Индивидуальные планы работников	1 год
ст. 292 ТУ	Документы (графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов	5 лет
ст. 293 ТУ	Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов	5 лет ЭПК
ст. 295 ТУ	Документы (справки, информации, сведения) об итогах социально-экономического развития организации	5 лет ЭПК
ст. 296 ТУ	Переписка по вопросам планирования	5 лет
2.2. Ценообразование
ст. 298 ТУ	Справки, расчеты по прогнозированию цен	5 лет
ст. 303 ТУ	Переписка по вопросам ценообразования	5 лет ЭПК
ст. 304 ТУ	Переписка о разработке, применении и изменении тарифов	5 лет ЭПК
3. Финансирование 3.1. Финансирование, кредитование
ст. 315 ТУ	Проекты планов (бюджетов) организации	5 лет
ст. 319 ТУ	Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)	5 лет ЭПК
ст. 323 ТУ	Переписка об экономических нормативах	5 лет
ст. 331 ТУ	Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды	5 лет
ст. 332 ТУ	Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины	5 лет ЭПК
4. Учет и отчетность 4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
ст. 359 ТУ	Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности	5 лет
ст. 367 ТУ	Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах; о предоставлении мест в гостиницах	1 год
ст. 414 ТУ	Переписка о выплате заработной платы	5 лет
ст. 461 ТУ	Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности	5 лет
ст. 463 ТУ	Заказы на бланки документов учета и отчетности	1 год
4.2. Статистический учет и отчетность
ст. 464 ТУ	Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов, годовых планов; анализы отчетов: а) полугодовые б) квартальные в) месячные	5 лет 5 лет 1 год
ст. 475 ТУ	Годовые отчеты о работе структурных подразделении организации	5 лет
ст. 476 ТУ	Индивидуальные отчеты работников	1 год
ст. 477 ТУ	Журналы учета передаваемых статистических данных	5 лет
ст. 479 ТУ	Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности	5 лет
5. Экономические, научные, культурные и иные связи
ст. 483 ТУ	Переписка об участии в деятельности международных организаций	5 лет ЭПК
ст. 487 ТУ	Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций	5 лет ЭПК
86. (ст. 498 ТУ)	Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного и иных видов сотрудничества	5 лет ЭПК
6. Информационное обслуживание 6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
ст. 512 ТУ	Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинге	5 лет
ст. 514 ТУ	Информационные обзоры (доклады)	До минования надобности
ст. 521 ТУ	Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах:	3 года 1 год
	а) на материалы, изданные за рубежом
	б) на материалы, изданные в Российской Федерации
ст. 522 ТУ	Переводы информационных статей из иностранных изданий	До минования надобности
ст. 523 ТУ	Переписка о переводе иностранной литературы	1 год
ст. 524 ТУ	Заявки на переводы статей из иностранных книг, журналов	1 год
ст. 525 ТУ	Книги, журналы регистрации научно-технической информации	5 лет
ст. 527 ТУ	Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных	До минования надобности
ст. 529 ТУ	Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу	1 год (1)	(1) После получения подписной литературы
6.2. Распространение информации, реклама
ст. 538 ТУ	Документы (планы-проспекты, макеты, сценарии) об организации встреч с представителями общественности с целью их ознакомления с деятельностью организации	5 лет ЭПК
ст. 540 ТУ	Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций	5 лет ЭПК
ст. 547 ТУ	Сообщения, статьи, разъяснения (изложение официальной позиции) организации по вопросам ее деятельности	5 лет ЭПК
ст. 555 ТУ	Документы (информации, отчеты, пресс-релизы, проекты докладов, выступлений, фотофонодокументы, видеодокументы) о деятельности организации, подготовленные пресс-службой	5 лет ЭПК
ст. 556 ТУ	Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на Интернет-сайте организации	5 лет ЭПК
ст. 557 ТУ	Переписка об учете, движении и использовании информации	5 лет
7. Трудовые отношения 7.1. Организация труда и служебной деятельности
ст. 561 ТУ	Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников	5 лет ЭПК
ст. 564 ТУ	Переписка по вопросам трудоустройства	5 лет
ст. 578 ТУ	Переписка о ходе заключения коллективных договоров	3 год.
ст. 580 ТУ	Переписка о проверке выполнения условии коллективного договора	5 лет ЭПК
ст. 585 ТУ	Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени	3 года
ст. 586 ТУ	Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
ст. 595 ТУ	Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы	5 лет ЭПК
ст. 596 ТУ	Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий	5 лет ЭПК
ст. 600 ТУ	Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников	5 лет
7.3. Охрана труда
ст. 608 ТУ	Планы мероприятий по улучшению условий труда работников	5 лет
8. Кадровое обеспечение 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
ст. 649 ТУ)	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников	5 лет ЭПК
ст. 650 ТУ	Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников	5 лет
ст. 651 ТУ	Переписка о переводе работников в другие организации	3 года
ст. 652 ТУ	Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием	5 лет ЭПК
ст. 673 ТУ	Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва	3 года
ст. 674 ТУ	Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы	5 лет ЭПК
ст. 675 ТУ	Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников	5 лет ЭПК
	Списки:
ст. 685 ТУ	а) работников прошедших аттестацию	5 лет
	б) подлежащих воинскому учету	3 года
	в) кандидатов на выдвижение по должности	До замены новыми
	г) получающих персональные ставки, оклады	10 лет
	д) обучающихся без отрыва от производства	5 лет
	е) работников, ушедших на пенсию	5 лет
	ж) лиц, выезжающих за границу	5 лет
ст. 686 ТУ	Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним	3 года
ст. 687 ТУ	Переписка об оформлении командировок	5 лет (1)	(1) Для зарубежных командировок - 10 лет ЭПК
ст. 693 ТУ	Графики предоставления отпусков	1 год
ст. 694 ТУ	Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину	3 года
ст. 695 ТУ	Книги, журналы, карточки учета:		(1) После увольнения (2) В зарубежные командировки - 10 лет
	а) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним	5 лет
	б) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы	5 лет
	в) лиц, подлежащих воинскому учету	3 года (1)
	г) отпусков	3 года
	д) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован	5 лет (2)
	е) выдачи командировочных удостоверений	5 лет
	ж) выдачи общегражданских и заграничных паспортов	5 лет
8.2. Установление квалификации работников
ст. 702 ТУ	Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах	5 лет
ст. 705 ТУ	Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов	5 лет
ст. 707 ТУ	Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год
8.3. Награждение
ст. 742 ТУ	Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий	5 лет ЭПК
9. Административно-хозяйственные вопросы
9.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности
ст. 779 ТУ	Документы (акты, докладные, служебные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт	1 год
ст. 781 ТУ	Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, идентификационных карт, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним	1 год
ст. 783 ТУ	Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни	1 год
ст. 785 ТУ	Списки, книги адресов и телефонов	1 год (1)	(1) После замены новыми
9.2. Эксплуатация зданий, помещений
ст. 811 ТУ	Документы (доклады, обзоры, акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией, необходимости проведения капитального и текущего ремонта	5 лет ЭПК
ст. 818 ТУ	Переписка о коммунальном обслуживании организации	1 год
ст. 819 ТУ	Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий	3 года
9.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь
ст. 824 ТУ	Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за организациями и должностными лицами	3 года
ст. 825 ТУ	Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах	3 года
ст. 845 ТУ	Переписка об обеспечении средствами связи съездов, конференций, совещаний и других мероприятий	5 лет
ст. 846 ТУ	Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации	5 лет ЭПК
ст. 852 ТУ	Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации	3 года
ст. 853 ТУ	Схемы линий внутренней связи организации	До замены новыми
10. Социально-бытовые вопросы 10.1. Социальное страхование
ст. 903 ТУ	Документы (протоколы, информации, справки, переписка) по работе комиссии социального страхования организации	5 лет ЭПК
ст. 913 ТУ	Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно - курортном обслуживании работников	3 года
ст. 917 ТУ	Переписка о приобретении путевок в детские оздоровительные лагеря	1 год
ст. 918 ТУ	Списки детей, направленных в детские оздоровительные лагеря	1 год
ст. 919 ТУ	Списки детей работников организации	До замены новыми
10.2. Жилищно-бытовые вопросы
ст. 957 ТУ	Документы (акты, справки, докладные записки, сведения, предложения, переписка) об организации питания работников	3 года
10.3. Организация досуга
ст. 960 ТУ	Документы (справки, сведения, отчеты, переписка, фотофонодокументы, видеодокументы) об организации досуга работников	5 лет ЭПК
ст. 963 ТУ	Документы (сметы, списки, отчеты, информации, справки, отчеты, переписка) о проведении культурно-массовых, в т.ч. благотворительных мероприятий	5 лет ЭПК