Приложение. Порядок работы с обращениями граждан в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края

Приложение

Порядок
работы с обращениями граждан в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края
(утв. распоряжением администрации города Хабаровска от 28 августа 2015 г. N 526-р)

1. Общие положения

1.1. Для целей настоящего порядка используется термин "обращение гражданина" (далее - обращение) - направленное в администрацию города в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение.

1.2. Обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в администрацию города Хабаровска (далее - администрация города).

2. Регистрация обращений в администрации города

2.1. Регистрация обращений производится специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан управления Делами администрации города (далее - отдел по рассмотрению обращений граждан) с использованием компьютерной системы электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - СЭД).

2.2. На каждое поступившее в администрацию города обращение специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан оформляется карточка учета в СЭД, в которой при регистрации обращению присваивается регистрационный номер, указываются фамилия и инициалы заявителя, его адрес, телефон, адрес электронной почты, если указан в обращении. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ, такое обращение считается коллективным.

2.3. На обращениях, поступивших в отдел по рассмотрению обращений граждан, проставляется регистрационный штамп:

- на письменных обращениях проставляется штамп "Администрация города Хабаровска. Отдел по рассмотрению обращений граждан. ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ. Входящий N ___, дата, месяц, год";

- на обращениях в форме электронного документа проставляется штамп "Администрация города Хабаровска. Отдел по рассмотрению обращений граждан. ИНТЕРНЕТ. Подлежит возврату. Входящий N ___, дата, месяц, год".

2.4. Обращение, прилагаемые к нему материалы (при наличии) сканируются с бумажного носителя специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан и прикрепляются к регистрационной карточке учета в СЭД.

2.5. После регистрации обращения бумажный носитель (карточка учета, обращение, прилагаемые к нему документы) оформляется в дело. Если обращение уже поступало в администрацию города по другим вопросам, и на него заведено дело и дан ответ, новое дело на обращение не заводится, и все материалы по поступившему обращению формируются в одном деле под вновь зарегистрированным номером обращения.

2.6. В карточке учета кратко излагается суть поступившего обращения (аннотация), определяется исполнитель в соответствии с компетенцией.

2.7. Обращения, поступающие в администрацию города посредством СЭД из управления по работе с обращениями граждан Губернатора и Правительства Хабаровского края, из министерств Правительства Хабаровского края, Главного контрольного управления Губернатора и Правительства Хабаровского края, специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан выводятся на бумажный носитель, на них проставляется штамп "Администрация города Хабаровска. Отдел по рассмотрению обращений граждан. ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ. Входящий N ____, дата, месяц, год".

2.8. Регистрация обращений в структурных подразделениях администрации города производится в СЭД ответственными специалистами, назначенными за организацию работы в СЭД.

2.8.1. На поступившем обращении проставляется отметка структурного подразделения с указанием регистрационного номера, даты поступления, месяца и года.

2.8.2. После регистрации в СЭД обращение оформляется в дело, и хранится в структурном подразделении. Бумажный носитель обращения сканируется в форму электронного документа, прикрепляется к регистрационной карточке в СЭД, дальнейшая работа с обращением осуществляется в СЭД.

2.8.3. Рассмотрение обращений в структурном подразделении осуществляется руководителем структурного подразделения, который определяет порядок рассмотрения обращений граждан специалистами структурного подразделения.

3. Направление обращения на рассмотрение

Зарегистрированные обращения специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан в СЭД направляются на рассмотрение мэру города, вице-мэру города, заместителям мэра города в зависимости от решения поставленных в обращении вопросов.

Обращения с просьбами о личном приеме мэром города, вице-мэром города, заместителям мэра города рассматриваются как обычные обращения.

Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города, в течение 7 дней со дня регистрации направляется в орган, компетентный решать поставленные в обращении вопросы, с уведомлением об этом гражданина.

Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию в течение двух дней с момента поступления в администрацию города.

В случае если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких заместителей мэра города, обращение в СЭД направляются каждому заместителю мэра города, в компетенции которых находится решение поставленных в обращении вопросов.

4. Рассмотрение обращений

4.1. Обращения рассматриваются в сроки, определенные Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации".

4.2. Мэр города, вице-мэр города, заместители мэра города вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

4.3. После рассмотрения обращения мэром города, вице-мэром города специалистами отдела по рассмотрению обращений граждан вносится резолюция в регистрационную карточку, и в СЭД материалы обращения направляются ответственному исполнителю, указанному в резолюции.

4.4. После рассмотрения обращения заместителями мэра города, ответственными специалистами, назначенными за организацию работы в СЭД, вносится резолюция в регистрационную карточку, и по СЭД материалы обращения направляются ответственному исполнителю, указанному в резолюции.

4.5. В случае, если обращение, по мнению ответственного исполнителя, указанного в резолюции, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает направленное ему обращение в отдел по рассмотрению обращений граждан в СЭД, указывая структурное подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.

4.6. После рассмотрения обращения специалист, отвечающий за работу с обращениями в СЭД, сканирует и прикрепляет к регистрационной карточке обращения в СЭД ответ заявителю, (или запрашиваемую по обращению информацию) и в СЭД направляет отчет "ответ на N ____ от _______ направлен, сканированное изображение прикреплено, просим обращение снять с контроля" в отдел по рассмотрению обращений граждан.

5. Контроль за исполнением обращений, снятие с контроля

5.1. Контроль за исполнением обращений и снятием с контроля осуществляет отдел по рассмотрению обращений граждан.

5.2. После получения всех отчетов об исполнении резолюций по обращению, рассмотренному мэром города, вице-мэром города, заместителями мэра города, обращение списывается в дело мэром города, вице-мэром города, заместителями мэра города. Специалистами отдела по рассмотрению обращений выполняется анализ ответа, данного на обращение, и при рассмотрении всех вопросов обращение снимается с контроля, материалы по нему передаются в архив.

5.3. В структурном подразделении администрации города контроль за исполнением обращений, снятие их с контроля и списание в дело осуществляется руководителем структурного подразделения.