Приложение N 1. Положение о коллегии при мэре города Хабаровска

Приложение N 1

Положение
о коллегии при мэре города Хабаровска
(утв. постановлением администрации города Хабаровска от 6 февраля 2013 г. N 375)

1. Коллегия при мэре города (далее - коллегия) образуется мэром города и является коллегиальным органом.

2. Основные задачи коллегии:

- предварительное рассмотрение проектов постановлений администрации города о ходе выполнения городских программ, обеспечивающих реализацию политики в области экономического, социального, экологического, культурного и национального развития города;

- коллегиальное обсуждение и подготовка предложений органам местного самоуправления по решению важнейших вопросов обеспечения жизнедеятельности города;

- подготовка предложений по разрешению сложных ситуаций, возникающих в городе;

- рассмотрение особо значимых вопросов деятельности структурных подразделений администрации города по развитию местного самоуправления.

3. Предложения по персональному составу коллегии вносятся мэром города и оформляются постановлением администрации города.

4. В состав коллегии входят: мэр города - председатель коллегии, вице-мэр и первый заместитель мэра - заместители председателя коллегии, председатель Хабаровской городской Думы, заместитель мэра - управляющий делами администрации города.

В состав коллегии могут входить другие должностные лица администрации города, представители государственных и муниципальных предприятий и учреждений, коммерческих организаций, а также представители общественных организаций.

5. Деятельность коллегии основывается на коллегиальном, свободном обсуждении вопросов, открытости и гласности, законности, изучении и учете общественного мнения.

6. Заседания коллегии являются основной формой ее деятельности.

День проведения заседаний - третья среда каждого месяца. Ответственным за подготовку заседаний коллегии является заместитель мэра - управляющий делами администрации города.

Заседание коллегии считается правомочным, если на нем присутствуют не менее половины членов коллегии от утвержденного состава.

7. Заместители мэра города, руководители структурных подразделений ежегодно не позднее 20 ноября вносят свои предложения по рассмотрению вопросов на заседаниях коллегии на предстоящий год в организационно-методический отдел, содержащие:

- наименование вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на заседании коллегии;

- месяц рассмотрения на заседании коллегии.

На основе предложений, указанных в абзаце первом настоящего пункта, ежегодно в срок до 20.12. заместитель мэра - управляющий делами формирует проект плана заседаний коллегии на очередной период.

На основе предложений составляется годовой план заседаний коллегии, который представляется на утверждение мэру города.

План заседаний коллегии на очередной период включает в себя перечень основных вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях коллегии, с указанием по каждому вопросу даты его рассмотрения и структурных подразделений, ответственных за подготовку вопроса.

План заседаний утверждается мэром города.

Рассмотрение на заседаниях дополнительных (внеплановых) вопросов осуществляется по решению мэра города, при условии готовности необходимых для их рассмотрения материалов.

Решение об изменении утвержденного плана в части содержания вопроса и срока его рассмотрения принимается мэром города по мотивированному предложению (служебной записке) ответственного за подготовку вопроса заместителя мэра города, руководителя структурного подразделения администрации города.

В случае необходимости изменения формулировки вопроса заседания коллегии заместителем мэра города, руководителем структурного подразделения готовится служебная записка о необходимости и причинах изменения формулировки вопроса, которая согласовывается с мэром города.

8. Ответственные за подготовку вопроса на заседание коллегии за 7 дней предоставляют заместителю мэра - управляющему делами полностью подготовленные и завизированные документы:

- справку (доклад) о состоянии дел по рассматриваемому вопросу за подписью руководителя структурного подразделения, готовящего вопрос;

- проект постановления администрации города с листом согласования;

- список лиц, приглашенных на заседание;

- список лиц, записавшихся для выступлений;

- справку к проекту постановления с указателем рассылки.

9. Проекты постановлений и приложения к ним оформляются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска.

Наличие разногласий не является основанием для снятия вопроса с рассмотрения коллегии.

10. Документы, представленные на заседание коллегии, заместитель мэра - управляющий делами передает мэру города за 5 дней до заседания.

11. Рассмотренные мэром города материалы предстоящей коллегии передаются в общий отдел, который знакомит ответственных за подготовку вопросов на заседание коллегии с замечаниями и поправками, внесенными мэром города.

12. Общий отдел после внесения в проекты постановлений поправок мэром города (если таковые имеются) ксерокопирует материалы коллегии для членов коллегии, председателей комитетов по управлению округами, контрольного управления администрации города, юридического управления, прокуратуры и других заинтересованных лиц.

За 3 дня до заседания материалы коллегии вручаются для ознакомления членам коллегии и другим заинтересованным лицам (контрольное управление администрации города, юридическое управление, прокуратура, комитеты по управлению округами).

13. О времени и месте проведения коллегии члены коллегии оповещаются общим отделом управления делами.

Список выступающих, список приглашенных (с указанием фамилии, имени, отчества, должности), подписанный руководителем структурного подразделения, готовящего вопрос, и сведения об ответственном за явку приглашенных прилагаются к проекту постановления по данному вопросу и передаются в общий отдел управления делами администрации города.

Явку лиц, приглашенных на заседание коллегии по обсуждаемому вопросу, в том числе докладчика и содокладчика, обеспечивают структурные подразделения администрации города, готовящие вопрос на коллегию. Явка членов коллегии на заседание обеспечивается общим отделом управления делами администрации города.

На заседании коллегии постоянно должны присутствовать заместители мэра города по отраслям, заместители мэра - председатели комитетов по управлению округами, начальники контрольного управления администрации города, юридического управления, управления экономического развития, финансового департамента администрации города и пресс-службы.

С целью качественной организации работы коллегии руководителям структурных подразделений, готовящих вопросы, необходимо назначать ответственных за:

- обеспечение работы гардероба;

- обеспечение регистрации приглашенных и выступающих;

- обеспечение порядка в холле второго этажа, соблюдение тишины;

- рассадку в зале начиная с первого ряда;

- объявления об отключении сотовой связи.

Регистрацию приглашенных по конкретному вопросу осуществляют работники структурных подразделений, готовящих вопрос.

Регистрация членов коллегии производится общим отделом управления делами.

Тексты докладов и выступлений необходимо представлять в общий отдел в день проведения заседания коллегии или на следующий день на бумажном и электронном носителях для расшифровки стенограммы.

14. Внеочередные заседания коллегии созываются мэром по его инициативе, по предложениям его заместителей или руководителей структурных подразделений.

Предложения о созыве внеочередного заседания коллегии направляются мэру в письменном виде с указанием вопросов, предлагаемых к включению в повестку дня заседания коллегии, и обоснованием необходимости созыва внеочередного заседания.

Дату внеочередного заседания коллегии назначает мэр города не раньше чем через 5 дней с момента поступления предложения.

Подготовка материалов для рассмотрения на внеочередном заседании коллегии осуществляется в том же порядке, что и подготовка плановых вопросов.

15. Проекты документов, подготовленные с нарушением порядка, установленного настоящим Положением и действующей Инструкцией по делопроизводству, к рассмотрению общим отделом не принимаются.

Своевременность представления документов на заседания коллегии, доработки проектов постановлений после их рассмотрения, качество подготовки документов учитываются как основные показатели при подведении итогов работы подразделений администрации города за месяц.

16. Заседания коллегии протоколируются в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска.

Общим отделом оформляется протокол, который не позднее чем через 3 дня после заседания коллегии представляется на подпись председателю коллегии.

При оформлении протоколов соблюдается следующий принцип систематизации прилагаемых к протоколам документов: проекты постановлений администрации города с приложениями к ним в соответствии с пунктами повестки дня, доклады, содоклады, справки, обзоры, списки приглашенных.

17. После обсуждения вопроса на заседании коллегии окончательная доработка проектов постановлений администрации города производится ответственными за подготовку вопросов в 10-дневный срок (если на заседании коллегии не установлен иной срок), и с визами начальника контрольного управления администрации города, начальника юридического управления администрации города, заместителя мэра, курирующего данный вопрос, на отдельном листе они сдаются в общий отдел для предоставления на подпись мэру города.

Все предложения и замечания, озвученные в ходе обсуждения вопросов на заседании коллегии, оформляются протоколом поручений и прилагаются к проекту постановления коллегии за подписью заместителя мэра города (руководителя структурного подразделения) с приложением служебной записки, содержащей информацию об учтенных замечаниях и предложениях.

18. Заседания коллегии стенографируются. Расшифровка стенограммы производится общим отделом в 7-дневный срок со дня проведения коллегии, стенограмма подписывается заместителем мэра - управляющим делами администрации города. Материалы каждого заседания коллегии оформляются в 2 экземплярах. Первый экземпляр хранится в общем отделе, второй экземпляр направляется в Правительство Хабаровского края.