Раздел 7. Поисковая система по документам

7. Поисковая система по документам

7.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения:

7.1.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

7.1.2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется, но делается отметка в регистрационной карте.

7.1.3. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора края, постановления Правительства края, постановления и распоряжения Мэра города, служебная переписка, обращения граждан и т. д.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, например: 1-24/18, где 1-24 - индекс дела по номенклатуре дел, 18 - порядковый регистрационный номер.

Регистрационными номерами документов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документов, которые им присваиваются в рамках календарного года.

Регистрационные номера писем, жалоб, заявлений граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа, например: 1-24/18-К. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

7.1.4. Документы регистрируются в электронных карточках, журналах.

7.1.5. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- наименование организации (автора или корреспондента);

- наименование вида документа;

- дата и регистрационный номер документа;

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

-