Раздел 10. Порядок передачи документов на хранение в госархив Хабаровского края

10. Порядок передачи документов на хранение в госархив Хабаровского края

10.1. Документы постоянного хранения, включенные в Перечень документов, подлежащих передаче в государственное учреждение Государственный архив Хабаровского края> (далее - госархив Хабаровского края), передаются на хранение по истечении 5 лет после проведения экспертизы ценности документов общим отделом управления Делами администрации г. Хабаровска.

Документы постоянного хранения, включенные в сводную номенклатуру дел администрации города, но не вошедшие в Перечень документов подлежащих передаче в госархив Хабаровского края, хранятся в структурных подразделениях администрации города по месту их формирования.

Средства, необходимые для организации описания документов, включенных в Перечень документов, подлежащих передаче в госархив Хабаровского края, ежегодно предусматриваются сметой расходов общего отдела управления Делами администрации города в установленном порядке.

10.2. Документы постоянного хранения, подлежащие передаче на государственное хранение, комитетов по управлению округами администрации города, департамента муниципальной собственности, финансового департамента, управлений экономического развития, здравоохранения, образования, культуры передаются в госархив Хабаровского края по истечении 5 лет ответственными за делопроизводство и архив или заведующим архивом после проведения экспертизы ценности документов.

Документы постоянного хранения, не подлежащие передаче на государственное хранение этих структурных подразделений, хранятся по месту формирования или в их архивах.

10.3. Экспертиза ценности документов

10.3.1. Для организации контроля за соблюдением действующего законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов в области архивного дела в администрации города Хабаровска действует Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК).

10.3.2. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются Положением.

10.3.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации города непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства и обеспечение сохранности документов, совместно с экспертными комиссиями.

10.3.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в госархив Хабаровского края, а также отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности" или "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, и выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.3.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатур дел структурных подразделений администрации г. Хабаровска путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК структурного подразделения администрации города.

10.3.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи дел могут не составляться.

10.3.7. В структурных подразделениях администрации города описи дел составляются ежегодно.

10.3.8. Описи дел структурных подразделений администрации города составляются в четырех экземплярах по установленной форме (приложение N 24).

Описи дел подписываются составителем с указанием его должности.

Описи дел постоянного хранения согласовываются с ЭК структурного подразделения и ЭПМК (экспертно-проверочная методическая комиссия) управления по делам архивов Правительства Хабаровского края.

Описи дел по личному составу согласовываются с ЭК структурного подразделения, ЭПК архивного отдела управления Делами администрации города и НЭМС (научный экспертно-методический совет) госархива Хабаровского края.

Согласованные описи дел утверждаются руководителем структурного подразделения администрации города.

10.3.9. Общий отдел управления Делами администрации города ежегодно организует описание подрядной группой госархива Хабаровского края документов постоянного хранения, включенных в Перечень документов, подлежащих передаче в госархив Хабаровского края, который ежегодно уточняется.

10.3.10. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 25) производится после составления описей дел постоянного хранения, по личному составу и временного хранения (свыше 10 лет) за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК структурного подразделения.

10.4. Подготовка и передача документов в архив

10.4.1. В архив структурного подразделения дела с исполненными документами постоянного и временного хранения могут передаваться после истечения 3-летнего срока хранения и использования в структурном подразделении.

Передача производится только по описям дел и акту о приеме-передаче.

Структурные подразделения администрации города, в деятельности которых формируются дела по личному составу, по истечении 3-летнего срока хранения передаются в МУ "Хабаровский городской центр хранения документов) в соответствии с его Уставом.

Средства, необходимые для организации описания документов по личному составу структурных подразделений администрации города, ежегодно предусматриваются их сметами расходов в установленном порядке.

10.4.2. Передача дел в архив структурного подразделения осуществляется по графику.

10.4.3. В период подготовки дел к передаче в архив структурного подразделения сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить самостоятельно.

10.4.4. Прием каждого дела производится заведующим архивом или ответственным за архив структурного подразделения в присутствии работника, передающего документы.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом или ответственного за архив лица, передавшего дела.

10.4.5. В случае прекращения деятельности структурного подразделения администрации города лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает документы постоянного хранения в госархив Хабаровского края, по личному составу, а также документы постоянного хранения, не подлежащие передаче в госархив Хабаровского края, временного хранения с неистекшим сроком хранения - в МУ "Хабаровский городской центр хранения документов".

Передача дел оформляется актом о приеме-передаче дел.