Раздел 3. Подготовка и оформление документов администрации города

3. Подготовка и оформление документов администрации города

3.1. Протокол

3.1.1. Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии при Мэре города, комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т. п.

3.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

3.1.3. Протокол заседания коллегии при Мэре города (далее - протокол) оформляется общим отделом (приложение N 6).

Протокол заседания коллегии должен быть подготовлен и представлен на подпись председателю коллегии (или его заместителю) не позднее чем через 3 дня со дня заседания.

3.1.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется следующим образом:

Председатель.

Присутствовали - список членов коллегии, присутствующих на заседании, в алфавитном порядке.

Приглашенные - если более 20 человек, прилагаются отдельным списком.

Повестка заседания.

Докладчики по каждому пункту повестки заседания.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания.

Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали:

Выступили:

Решили:

Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения,

Допускается краткая форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

3.1.5. Протокол подписывается председателем коллегии (или его заместителем). Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

3.1.6. Протоколы печатаются на общем бланке администрации города формата А4, имеют следующие реквизиты:

наименование вида документа (ПРОТОКОЛ);

вид заседания, совещания;

дата и номер протокола.

Дата, оформленная цифровым способом, и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.

Подпись отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности.

3.2. Поручения Мэра города

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрация города Хабаровска от 28 июня 2011 г. N 205-р пункт 3.2.1 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу со дня подписания названного распоряжения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.1. Протокол поручений Мэра города, данных на аппаратном совещании, ведет советник Мэра города (приложение N 7), ставит на контроль контрольное управление администрации города, рассылку протокола осуществляет общий отдел.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрация города Хабаровска от 28 июня 2011 г. N 205-р пункт 3.2.2 настоящего приложения изложен в новой редакции, вступающей в силу со дня подписания названного распоряжения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.2. Ведение протоколов объездов Мэра города, совещаний при Мэре города осуществляет структурное подразделение, организовывающее объезд, совещание (приложение N 8).

Проекты протоколов визируются заместителем Мэра города, курирующим структурное подразделение, организовывающее объезд, совещание, и начальником контрольного управления администрации города.

Протоколы объезда, совещаний представляются на подпись Мэру города в трехдневный срок с момента проведения объезда, совещания.

3.3. Служебные записки

3.3.1. Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.) (приложение N 9).

3.4. План

3.4.1. План (приложение N 10) фиксирует действия или мероприятия, намечаемые к исполнению, их последовательность, объем, сроки исполнения, исполнителей и в ряде случаев сведения об исполнении. Основное содержание плана может быть изложено в форме текста или таблицы. В так называемых календарных планах перечисляемые мероприятия располагают в хронологическом порядке, т. е. по срокам исполнения.

3.4.2. Календарный план работы структурного подразделения подписывается его руководителем и утверждается заместителем Мэра города, курирующим соответствующее структурное подразделение (приложение N 11).

Календарный план структурного подразделения, непосредстве