Часть В. Рекомендуемые процедуры и практика

Часть В. Рекомендуемые процедуры и практика

1. Производство и доставка бланков УЛМ

1.1. В интересах обеспечения сохранности и единообразия УЛМ компетентный орган должен выбрать эффективный источник для производства бланков УЛМ, выдаваемых государством-членом.

1.2. Если бланки должны производиться в помещениях органа, ответственного за выдачу УЛМ ("орган выдачи"), то применяются положения пункта 2.2. ниже.

1.3. В случае выбора внешнего предприятия компетентный орган должен:

1.3.1. убедиться в безупречной репутации, финансовой стабильности и надежности этого предприятия;

1.3.2. обратиться к предприятию с требованием назначить всех сотрудников, участвующих в производстве бланков УЛМ;

1.3.3. обратиться к предприятию с требованием предоставить органу выдачи доказательства, свидетельствующие о наличии адекватных систем, обеспечивающих надежность, безупречную репутацию и лояльность назначенных сотрудников, и убедить его в том, что предприятие обеспечивает каждого такого сотрудника достаточными средствами к существованию и достаточными гарантиями занятости;

1.3.4. заключить письменное соглашение с предприятием, которое, не ущемляя собственной ответственности органа выдачи за УЛМ, должно, в частности, установить технические требования и инструкции, упомянутые ниже в пункте 1.5, и потребовать от предприятия:

1.3.4.1. обеспечить участие в производстве бланков УЛМ только назначенных сотрудников, которые должны принять на себя строгие обязательства по обеспечению конфиденциальности;

1.3.4.2. принимать все необходимые меры безопасности при транспортировке бланков УЛМ от предприятия до помещения органа выдачи. Выдающие бланки должностные лица не могут освобождаться от ответственности на том основании, что с их стороны не проявлено небрежности в этом плане;

1.3.4.3. сопровождать каждую такую партию накладной с точной информацией о ее содержимом; в частности в накладной должны быть указаны номера УЛМ в каждой упаковке;

1.3.5. обеспечить, чтобы соглашение содержало положение, допускающее завершение работ, если первоначальный подрядчик не в состоянии продолжить его выполнение;

1.3.6. убедиться до подписания соглашения, что предприятие обладает средствами для надлежащего выполнения всех вышеуказанных обязательств.

1.4. В случае поставки бланков УЛМ органом выдачи или предприятием за пределы территории государства-члена, компетентный орган государства-члена может наделить полномочиями соответствующий орган иностранного государства в целях выполнения требований данного пункта.

1.5. Компетентный орган, среди прочего, должен:

1.5.1. определить детальные технические требования в отношении всех материалов, которые будут использоваться в производстве бланков УЛМ; эти материалы должны соответствовать общим техническим требованиям, изложенным в Приложении I к настоящей Конвенции;

1.5.2. установить точные технические требования в отношении формы и содержания бланков УЛМ в соответствии с требованиями, установленными в Приложении I;

1.5.3. обеспечить, чтобы эти технические требования способствовали единообразию печати бланков УЛМ, если в последующем будут использоваться различные печатные машины;

1.5.4. предоставить четкие инструкции для генерирования уникального номера документа, который будет печататься на каждом бланке УЛМ в определенной последовательности и в соответствии с положениями Приложения I; и

1.5.5. установить точные технические требования в отношении хранения всех материалов в течение производственного процесса.

2. Хранение и обработка бланков и заполненных УЛМ, а также вопросы отчетности

2.1. Все операции, связанные с процессом выдачи удостоверений (включая хранение бланков УЛМ, утративших силу и заполненных УЛМ, средств и материалов для их заполнения, рассмотрение заявлений, выдачу УЛМ, ведение базы данных и обеспечение ее безопасности), должны производиться под непосредственным контролем органа выдачи.

2.2. Орган выдачи должен подготовить оценку всех официальных лиц, участвующих в процессе выдачи удостоверений, и в отношении каждого из них - свидетельство о безупречной репутации, лояльности и надежности.

2.3. Орган выдачи должен обеспечить, чтобы официальные лица, участвующие в процессе выдачи удостоверений, не были членами одной и той же семьи.

2.4. Конкретные сферы ответственности официальных лиц, участвующих в процессе выдачи удостоверений, должны быть соответствующим образом установлены органом выдачи.

2.5. Ни одно официальное лицо не должно быть ответственным за выполнение всех операций, связанных с рассмотрением заявлений о получении УЛМ и подготовкой соответствующего УЛМ. Официальное лицо, направляющее заявления официальному лицу, ответственному за выдачу УЛМ, не должно участвовать в процессе выдачи удостоверений. Среди официальных лиц, выполняющих разные обязанности по рассмотрению заявлений и выдаче УЛМ, должна происходить ротация.

2.6. Орган выдачи должен разработать для внутреннего пользования правила, обеспечивающие:

2.6.1. хранение в закрытых помещениях бланков УЛМ, их выдачу только в количестве, соответствующем ожидаемому дневному объему операций, и только официальным лицам, ответственным за их заполнение персональными данными, а также любому специально уполномоченному официальному лицу, и возвращение лишних бланков УЛМ в конце каждого дня; меры по обеспечению безопасного хранения УЛМ должны включать также использование других способов предотвращения несанкционированного доступа и обнаружения нарушителей;

2.6.2. обезличивание и соответствующую маркировку всех бланков УЛМ, используемых в качестве образцов;

2.6.3. подготовку и хранение в безопасном месте ежедневной ведомости о нахождении каждого бланка УЛМ и каждого заполненного, но еще не выданного УЛМ с указанием также тех из них, которые хранятся в закрытом помещении, и тех, что находятся у конкретного официального лица или официальных лиц; ведомость должна вестись официальным лицом, не участвующим в работе с бланками УЛМ или заполненными, но еще не выданными УЛМ;

2.6.4. предотвращение доступа к бланкам УЛМ, а также к средствам и материалам для их заполнения, любых лиц, за исключением официальных лиц, ответственных за заполнение бланков УЛМ, или любого специально уполномоченного лица;

2.6.5. хранение в закрытом помещении каждого заполненного УЛМ и его выдачу только официальному лицу, ответственному за выдачу УЛМ, либо любому специально уполномоченному лицу;

2.6.5.1. круг специально уполномоченных официальных лиц следует ограничить:

а) лицами, действующими на основании письменного разрешения, выданного исполнительным руководителем органа выдачи или любым лицом, официально представляющим исполнительного руководителя; и

b) контролером, упомянутым ниже в пункте 5, и лицами, назначенными для проведения ревизии или осуществления иного контроля;

2.6.6. строгий запрет на любое участие официальных лиц в процессе выдачи удостоверений по заявлению члена их семьи или близкого друга;

2.6.7. немедленное уведомление полицейских властей для расследования любого хищения или попытки хищения УЛМ или средств и материалов для их заполнения.

2.7. В случае ошибки, совершенной в порядке выдачи, соответствующее УЛМ теряет свою силу, в него не могут вноситься исправления и оно не может быть выдано.

3. Обработка заявлений; приостановление действия или изъятие УЛМ; процедуры апелляции

3.1. Орган выдачи должен обеспечить, чтобы официальные лица, ответственные за рассмотрение заявлений на получение УЛМ, прошли соответствующее обучение методам обнаружения подлога и использования компьютерной техники.

3.2. Орган выдачи должен разработать правила, обеспечивающие выдачу УЛМ только на основании: заявления, заполненного и подписанного заинтересованным моряком, представленных доказательств личности, доказательства гражданской принадлежности или постоянного проживания на территории государства, а также доказательства того, что заявитель является моряком.

3.3. В заявлении должна содержаться вся информация, установленная в качестве обязательной в Приложении I к настоящей Конвенции. На бланке заявления должна быть пометка, предупреждающая заявителей о возможном судебном преследовании и уголовном наказании за сообщение любых заведомо ложных сведений.

3.4. При первом обращении с заявлением на получение УЛМ и в случае любой необходимости в будущем, связанной с продлением его срока действия:

3.4.1. заполненное, но не подписанное заявление должно быть подано заявителем лично официальному лицу, назначенному органом выдачи;

3.4.2. производство цифровых фотографий или оригиналов фотографий и отбор биометрических данных заявителя должны осуществляться под контролем назначенного официального лица;

3.4.3. заявление должно быть подписано в присутствии назначенного официального лица;

3.4.4. после этого заявление должно быть направлено назначенным официальным лицом непосредственно в орган выдачи для его рассмотрения.

3.5. Орган выдачи должен принять надлежащие меры для обеспечения безопасности и конфиденциальности цифровой фотографии или оригинала фотографии и биометрических данных.

3.6. Доказательство личности, представленное заявителем, должно соответствовать законодательству и практике государства выдачи. Таким доказательством личности может быть недавняя фотография заявителя с подтверждением его или ее сходства со стороны судовладельца, капитана судна или иного работодателя заявителя, либо со стороны директора учебного заведения заявителя.

3.7. Доказательством гражданской принадлежности или постоянного проживания на территории государства обычно является паспорт заявителя или документ, допускающий постоянное проживание на территории государства.

3.8. Заявители должны также объявлять о любом другом гражданстве, в котором они могут состоять, и подтверждать, что они не получали УЛМ ни в одном из других государств-членов и не обращались с заявлениями об их выдаче.

3.9. Заявителю не должно выдаваться УЛМ, если он или она имеет другое УЛМ.

3.9.1. Система досрочного обновления УЛМ действует в обстоятельствах, когда моряку заранее известно, что в связи со сроками службы он или она не сможет обратиться с заявлением в день истечения срока действия или обновления УЛМ;

3.9.2. система продления должна применяться в обстоятельствах, когда продление срока действия УЛМ требуется в связи с непредвиденным продлением срока службы;

3.9.3. система замены должна применяться в обстоятельствах, когда УЛМ утеряно. Может выдаваться соответствующий временный документ.

3.10. Доказательства того, что заявитель является моряком в соответствии со статьей I настоящей Конвенции, должны, по крайней мере, включать:

3.10.1. предыдущее УЛМ или справку об увольнении моряка; или

3.10.2. аттестат об образовании, квалификации или иной соответствующей подготовке; либо

3.10.3. равносильные доказательства.

3.11. Дополнительные доказательства должны запрашиваться, если в этом возникает необходимость.

3.12. Все заявления должны быть подвергнуты, по крайней мере, следующим процедурам проверки со стороны компетентного официального лица органа выдачи УЛМ:

3.12.1. проверка полноты заполнения заявления и отсутствия расхождений, вызывающих сомнение в достоверности сообщаемых сведений;

3.12.2. проверка соответствия сообщаемых сведений и подписи с данными и подписью в паспорте заявителя или в других вызывающих доверие документах;

3.12.3. проверка совместно с органом паспортного контроля или другим компетентным органом подлинности паспорта или иного представленного документа; в случае возникновения сомнений относительно подлинности паспорта, его оригинал следует направить в соответствующий орган; в иных обстоятельствах могут быть направлены копии соответствующих страниц;

3.12.4. сравнение представленной фотографии, в зависимости от обстоятельств, с цифровой фотографией, упомянутой выше в пункте 3.4.2;

3.12.5. проверка очевидной достоверности доказательств, упомянутых выше в пункте 3.6;

3.12.6. проверка доказательств, упомянутых выше в пункте 3.10, подтверждающих, что заявитель действительно является моряком;

3.12.7. проверка путем обращения в базу данных, упомянутую в статье 4 Конвенции, для установления того, что УЛМ уже не было выдано лицу, соответствующему заявителю; если заявитель является или может являться гражданином более чем одной страны или постоянно проживать вне страны его гражданской принадлежности, необходимые запросы также следует направлять в компетентные органы другой страны или других соответствующих стран;

3.12.8. проверка путем обращения в любую соответствующую национальную или международную базу данных, к которой у органа выдачи может быть доступ, для установления того, что лицо, соответствующее заявителю, не представляет собой возможную угрозу безопасности.

3.13. Официальное лицо, упомянутое выше в пункте 3.12, должно подготовить краткие комментарии по делу, освещающие результаты каждого из вышеуказанных видов проверки и факты, обосновывающие заключение о том, что заявитель является моряком.

3.14. После полной проверки заявление вместе с представленными дополнительными документами и официальными комментариями передается официальному лицу, ответственному за заполнение УЛМ, которое будет выдано заявителю.

3.15. Заполненное УЛМ вместе с соответствующим досье органа выдачи затем направляется на утверждение одному из руководящих официальных лиц органа выдачи.

3.16. Руководящее официальное лицо после рассмотрения, по крайней мере, официальных комментариев, утверждает досье только в том случае, если убеждается, что процедуры были надлежащим образом соблюдены и что выдача УЛМ заявителю является обоснованной.

3.17. Данное решение должно быть оформлено в письменном виде и сопровождаться пояснениями относительно любых аспектов заявления, которые требуют специального рассмотрения.

3.18. УЛМ (вместе с паспортом или аналогичным представленным документом) должно быть выдано заявителю непосредственно под расписку или направлено заявителю, либо, в соответствии с его просьбой, его капитану или работодателю надежным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

3.19. Когда УЛМ выдано заявителю, сведения, указанные в Приложении II к Конвенции, должны быть внесены в базу данных, упомянутую в статье 4 Конвенции.

3.20. В правилах органа выдачи должен устанавливаться максимальный период времени между получением и отправкой УЛМ. Если уведомление о вручении не получено в течение этого периода времени и после должного уведомления моряка, соответствующая пометка вносится в базу данных, УЛМ официально признается утраченным, о чем соответствующая информация направляется моряку.

3.21. Все пометки, в частности такие, как официальные комментарии (см. выше пункт 3.13) и пояснения, упомянутые в пункте 3.17, должны храниться в безопасном месте в течение срока действия УЛМ и три года после его окончания. Эти пометки и пояснения, требуемые в соответствии с пунктом 3.17, должны вноситься в отдельную внутреннюю базу данных, к которой предоставляется доступ: а) лицам, отвечающим за оперативный контроль; b) официальным лицам, участвующим в рассмотрении заявлений на получение УЛМ; с) в целях обучения.

3.22. При получении информации о неправильной выдаче УЛМ или об изменении условий, на основе которых оно было выдано, этот вопрос немедленно передается на рассмотрение органу выдачи с целью его немедленного изъятия.

3.23. При приостановлении действия или изъятии УЛМ орган выдачи должен немедленно обновить свою базу данных и указать, что это УЛМ в настоящее время не признается действительным.

3.24. В случае принятия отрицательного решения о выдаче УЛМ в соответствии с заявлением или в случае принятия решения о приостановлении действия или изъятии УЛМ, заявитель должен быть официально информирован о его или ее праве на апелляцию, а также в полной мере информирован о причинах принятия соответствующего решения.

3.25. Процедуры апелляции должны быть как можно более быстрыми и соответствовать требованиям об объективном и полном рассмотрении.

4. Функционирование, обеспечение безопасности и поддержание базы данных

4.1. Орган выдачи должен подготовить необходимые условия и правила для реализации положений статьи 4 настоящей Конвенции, в частности обеспечивающих:

4.1.1. наличие координационного центра или круглосуточный электронный доступ в течение семи дней в неделю в соответствии с требованиями пунктов 4, 5 и 6 статьи 4 Конвенции;

4.1.2. безопасность базы данных;

4.1.3. уважение прав личности в процессе хранения, обработки и сообщения данных;

4.1.4. уважение права моряков на проверку точности данных, относящихся к нему или к ней, и на их своевременное исправление в случае обнаружения неточностей.

4.2. Орган выдачи должен разработать надлежащие процедуры для защиты базы данных, включая:

4.2.1. требование о регулярном создании запасных копий базы данных, хранимых на носителях в безопасном месте вне помещений органа выдачи;

4.2.2. разрешение на доступ или внесение изменений в записи в базе данных после их подтверждения официальным лицом, делающим эту запись, которое выдается только специально уполномоченным официальным лицам.

5. Контроль качества процедур и периодические оценки

5.1. Орган выдачи должен назначить одно из руководящих официальных лиц, известное своей безупречной репутацией, лояльностью и надежностью, которое не участвует в процессе хранения или обработки УЛМ, в качестве контролера:

5.1.1. для осуществления постоянного мониторинга выполнения этих минимальных требований;

5.1.2. для незамедлительного привлечения внимания к любым недостаткам в их выполнении;

5.1.3. для консультирования исполнительного руководителя и заинтересованных официальных лиц по вопросам совершенствования процедур выдачи УЛМ;

5.1.4. для представления руководству доклада о контроле качества по вышеизложенным вопросам. По мере возможности, контролеру следует ознакомиться со всеми операциями, подлежащими контролю.

5.2. Контролер должен отчитываться непосредственно перед исполнительным руководителем органа выдачи.

5.3. Всем официальным лицам органа выдачи, включая исполнительного руководителя, должно быть вменено в обязанность предоставлять контролеру всю документацию или информацию, которую он считает необходимой для выполнения своих задач.

5.4. Орган выдачи должен принять надлежащие меры для обеспечения того, чтобы официальные лица могли свободно говорить с контролером без опасений подвергнуться нападкам.

5.5. В рамках полномочий, данных контролеру, особое внимание должно уделяться решению следующих задач:

5.5.1. проверка достаточности ресурсов, помещений, оборудования и персонала для эффективного выполнения функций органа выдачи;

5.5.2. обеспечение надлежащих условий для безопасного хранения бланков и заполненных УЛМ;

5.5.3. обеспечение принятия надлежащих правил, условий или процедур в соответствии с вышеуказанными пунктами 2.6, 3.2, 4 и 5.4;

5.5.4. обеспечение надлежащего знания и понимания этих правил, условий или процедур соответствующими официальными лицами;

5.5.5. детальный мониторинг на выборочной основе каждой выполняемой операции, включая соответствующие пометки и другие записи, связанные с рассмотрением конкретных досье, начиная с приема заявления на получение УЛМ и кончая процедурой его выдачи;

5.5.6. проверка эффективности мер безопасности, применяемых для хранения бланков УЛМ, средств и материалов;

5.5.7. проверка безопасности и достоверности хранимой в электронном виде информации и соблюдения требования о круглосуточном доступе семь дней в неделю, если необходимо - с помощью доверенного эксперта;

5.5.8. проведение расследования в случае вызывающего доверие сообщения о возможной необоснованной выдаче УЛМ, возможной фальсификации или получении УЛМ обманным способом с целью выявления нарушения внутреннего регламента или слабого места в системах, которые могли привести к необоснованной выдаче УЛМ, фальсификации или подлогу, либо способствовали им;

5.5.9. расследование жалоб о якобы недостаточном доступе к подробным сведениям, содержащимся в базе данных, с учетом требований пунктов 2, 3 и 5 статьи 4 Конвенции, либо о неточностях в этих сведениях;

5.5.10. обеспечение принятия своевременных и эффективных мер со стороны исполнительного руководителя органа выдачи в целях совершенствования процедур выдачи и ликвидации слабых мест;

5.5.11. ведение учета результатов осуществляемых проверок качества;

5.5.12. обеспечение рассмотрения руководством результатов проверок качества и ведение протоколов такого рассмотрения.

5.6. Исполнительный руководитель органа выдачи должен обеспечивать проведение периодических оценок надежности системы и процедур выдачи удостоверений, а также их соответствия требованиям настоящей Конвенции. В рамках такой оценки должны учитываться:

5.6.1. результаты любых проверок системы и процедур выдачи удостоверений;

5.6.2. протоколы и выводы расследований, а также иные сведения, касающиеся обеспечения эффективности мер, направленных на исправление выявленных слабых мест и нарушений режима безопасности;

5.6.3. ведомости учета выданных, утерянных, утративших силу или испорченных УЛМ;

5.6.4. материалы, связанные с функцией контроля качества;

5.6.5. зарегистрированная информация о проблемах в отношении надежности или безопасности электронной базы данных, включая запросы, поступающие в базу данных;

5.6.6. последствия изменений, внесенных в систему и процедуры выдачи удостоверений в результате совершенствования технологии или обновления процедур выдачи УЛМ;

5.6.7. заключения по результатам рассмотрений, осуществляемых руководством;

5.6.8. проверка процедур для обеспечения того, чтобы они применялись в полном соответствии с основополагающими принципами и правами в сфере труда, воплощенными в соответствующих актах МОТ.

5.7. Должны быть установлены порядок и процедуры, препятствующие несанкционированному разглашению материалов, предоставляемых другими государствами-членами.

5.8. Все процедуры и порядок проверки должны гарантировать, чтобы производственные методы и меры безопасности, включая процедуры инвентарного контроля, отвечали требованиям настоящего Приложения.