Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 23 января 2008 г. N 14-р "О примерных инструкциях по делопроизводству в органах местного самоуправления Хабаровского края"

2.1.1. Подготовка проектов законодательных актов края осуществляется в соответствии с Уставом края, Законом края от 28 марта 1996 г. N 33 "О Законодательной Думе Хабаровского края".

2.1.2. Законопроекты вносятся в Законодательную Думу края представительным органом муниципального района, городского округа с приложением следующих документов:

- пояснительной записки, содержащей предмет законодательного регулирования и изложение концепции проекта закона края;

- текста законопроекта с указанием на титульном листе субъекта права законодательной инициативы, внесшего законопроект;

- перечня актов краевого законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием проекта закона края;

- финансово-экономического обоснования (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат);

- решения представительного органа муниципального района, городского округа с указанием представителя этого органа, который будет представлять данный законопроект на заседании Законодательной Думы края.

2.1.3. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Законодательную Думу края, печатается шрифтом размером N 13 через 1 межстрочный интервал со стандартными полями на стандартных листах бумаги формата А4. Номера страниц ставятся со второй страницы в центре верхнего поля.

В верхнем правом углу первой страницы текста указывается наименование субъекта права законодательной инициативы, внесшего данный законопроект, ниже печатается слово "Проект". Например:

2.2.1. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района, городского округа

2.2.1.1. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района, городского округа вносятся на рассмотрение с пояснительной запиской, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и существо вопроса, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений.

При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

2.2.1.2. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района, городского округа в случае необходимости могут содержать пункт о контроле за их исполнением.

2.2.1.3. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района, городского округа и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 (межстрочный интервал - одинарный) (приложение N 1 - 3).

Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 12 мм и нижнее - не менее 20 мм.

2.2.1.4. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района, городского округа имеют следующие реквизиты:

слово "Проект" на верхнем поле справа;

наименование лица или органа, издающего документ, - указывается в соответствии с уставом муниципального района, городского округа, выравнивается по центру страницы. Например:

СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ

ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

наименование вида документа - РЕШЕНИЕ;

заголовок к тексту - должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене_", "Об организации_", "О состоянии_").

Заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строк заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля, допускается оформлять по центру. Например:

Об утверждении Положения о порядке образования и использования

целевого бюджетного фонда социально-экономического развития Ванинского

муниципального района Хабаровского края

или

Об утверждении Положения о порядке образования и использования

целевого бюджетного фонда социально-экономического развития

Ванинского муниципального района Хабаровского края

текст документа - может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в муниципальных правовых актах представительного органа муниципального района, городского округа завершается словом РЕШИЛО (Собрание), которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст подпункта пишется с прописной буквы, в конце подпункта ставится точка.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое решение, должны соответствовать структуре основного муниципального правового акта, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

При наличии приложений к муниципальным правовым актам представительного органа муниципального района, городского округа в тексте обязательно делается ссылка на них.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается в режиме "одинарный" для ПЭВМ. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания;

подпись - отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности (например, "Глава района"), личной подписи, инициалов и фамилии главы муниципального района, городского округа.

Слова "Глава района" печатаются от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля;

дата документа - проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 01 июня 2007 г. следует оформлять 01.06.2007. Печатается на бланке на отведенном для нее месте;

регистрационный номер документа - проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.

2.2.1.5. Гриф ограничения доступа, в том числе "Для служебного пользования", с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим информацию ограниченного распространения.

Гриф ограничения доступа (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра печатается ниже грифа ограничения доступа через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ) и центрируется по отношению к нему.

2.2.1.6. Приложения к муниципальным правовым актам представительного органа муниципального района, городского округа оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов муниципальных правовых актов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются автором документа.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ) дается ссылка на муниципальный правовой акт представительного органа муниципального района, городского округа. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Последняя строка с указанием даты и номера муниципального правового акта представительного органа муниципального района, городского округа печатается через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ).

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см. Под чертой на расстоянии 4 межстрочных интервалов оформляется реквизит "подпись" автора документа.

При наличии в тексте муниципального правового акта формулировки "Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО со ссылкой на муниципальный правовой акт, его дату, номер. Например:

Слова УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, ОДОБРЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, ОДОБРЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, ОДОБРЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно текста. Наименование вида документа - приложения выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера решения 4 межстрочными интервалами, от текста приложения 2 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзацного отступа относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственном числе. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Ссылки на сноску в тексте приложений оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ) в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

2.2.1.7. В муниципальном правовом акте представительного органа муниципального района, городского округа следует употреблять полные наименования органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

2.2.1.8. Согласование проектов муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района, городского округа оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей должность, личную подпись визирующего (включая наименование организации), расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату согласования и дату поступления документа на согласование в соответствии с рекомендуемым порядком.

Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. При этом в листе согласования рядом с подписью лица, согласовывающего проект, делается отметка "Замечания прилагаются".

Если в процессе согласования в проект муниципального правового акта представительного органа муниципального района, городского округа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его содержания.

По проекту муниципального правового акта представительного органа муниципального района, городского округа, внесенному с разногласиями, авторами проекта подготавливаются предложения для их рассмотрения представительным органом муниципального района, городского округа.

Проекты муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района, городского округа, в которых затрагиваются интересы отдельных городских и сельских поселений, в обязательном порядке согласовываются с соответствующими главами этих поселений.

На листе согласования к проекту муниципального правового акта представительного органа муниципального района, городского округа обязательно оформляется реквизит "Отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.

2.2.2. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов местной администрации (исполнительно-распорядительного органа муниципального района и городского округа)

Управленческая деятельность местной администрации (исполнительно-распорядительного органа муниципального района, городского округа) (далее - администрация) выражается посредством издания муниципальных правовых актов: постановлений, распоряжений главы муниципального района, городского округа, если в соответствии с уставом муниципального района, городского округа глава муниципального района, городского округа возглавляет администрацию (далее - глава муниципального района, городского округа) (приложения N 4, 5).

Порядок подготовки постановлений, распоряжений главы муниципального района, городского округа устанавливается регламентом администрации, утверждаемым главой муниципального района, городского округа. Составление и оформление документов администрации должно отвечать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, обеспечивать их юридическую полноценность и последующее использование.

При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размерами N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14 через 1 - 2 межстрочных интервала.

2.3.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

2.3.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.3.3. В органе местного самоуправления применяются следующие бланки (приложение N 6):

- общий бланк для оформления справок, докладных записок, планов, отчетов, сводок с угловым или продольным расположением реквизитов;

- бланк письма;

- бланк постановления, распоряжения главы муниципального района, городского округа с продольным расположением реквизитов.

2.3.4. Состав видов и формы бланков, применяемых в органе местного самоуправления, утверждаются руководителем органа местного самоуправления по представлению службы ДОУ. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа местного самоуправления. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.3.5. Бланки с воспроизведением герба края, герба муниципального образования изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам органа местного самоуправления.

Изготовление бланков обеспечивает хозяйственный отдел органа местного самоуправления.

2.3.6. Гербовые бланки документов органа местного самоуправления подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Учет, использование и хранение бланков осуществляет руководитель службы ДОУ в соответствии с утвержденными требованиями.

2.4.1. Герб

Герб края помещают на бланках документов в соответствии с Законом края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края" и постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

На бланках органов местного самоуправления может быть размещен герб муниципального района, городского округа в порядке, установленном муниципальными правовыми актами.

2.4.2. Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.4.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) органа местного самоуправления проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.4.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.4.5. Наименование организации

Наименование организации должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об органе местного самоуправления.

На бланке органа местного самоуправления допускается размещение наименования его структурного подразделения, которое располагается ниже наименования органа местного самоуправления.

2.4.6. Справочные данные об организации

Справочные данные об органе местного самоуправления включают почтовый адрес органа местного самоуправления, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты и другие сведения.

2.4.7. Наименование вида документа

Наименование вида документа, создаваемого органом местного самоуправления, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.4.8. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более органами местного самоуправления, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

       Например: 03.10.2006

                 14.03.2007

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

       Например: 03 октября 2006 г.

                 14 марта 2007 г.

Способ написания даты в тексте документа зависит от его характера: в муниципальных правовых актах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2007 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2007).

2.4.9. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ. Порядок оформления регистрационного номера определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими органами местного самоуправления, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту. Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив органа местного самоуправления и находится под его контролем.

2.4.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа состоит из слов "На N _________ от __________", включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Оформляется только на бланке письма и используется в письме-ответе. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

2.4.11. Место составления или издания документа

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

2.4.12. Адресат

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется указатель рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

При направлении документа в несколько однородных организаций их названия указываются обобщенно.

Например:

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти, постоянным корреспондентам или подведомственным учреждениям. В этих случаях следует применять конверты с заранее напечатанными адресами.

2.4.13. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым муниципальным правовым актом. На документах, подлежащих утверждению (приложение N 9), гриф утверждения проставляется справа от границы верхнего поля первого листа документа на отведенном для него месте.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом:

При утверждении документа постановлением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

2.4.14. Резолюция

Указания по исполнению документа даются в форме резолюции должностного лица. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, личную подпись автора резолюции и дату резолюции.

Например:

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.4.15. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об изменении штатного расписания

"чего?" ("кого?"), например:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

главного бухгалтера

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и на сопроводительных письмах, текст которых оформляется на бланке формата А5 (210 х 148 мм) и не превышает пяти строк.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы.

2.4.16. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.4.17. Текст документа

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах органов местного самоуправления, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес_");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать_", "считаю необходимым_");

от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает_").

2.4.18. Отметка о наличии приложения

Приложения к документу могут быть трех видов:

- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительными письмами;

- приложения, вводимые в действие муниципальным правовым актом;

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа.

Если документ направляется с сопроводительным письмом, то отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложения к муниципальному правовому акту содержат на первом его листе в правом верхнем углу отметку с указанием названия муниципального правового акта, его даты и регистрационного номера. Например:

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. Например:

2.4.19. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например,

не на бланке:

на бланке:

При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту. Например:

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Документы, направляемые организациям, гражданам, подписываются руководителем органа местного самоуправления, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 4 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Допускается центрировать его относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.4.20. Гриф согласования документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Внешнее согласование проекта документа с организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Он включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например:

или

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" от границы левого поля документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами органа местного самоуправления;

- с организациями, интересы которых затрагиваются в документе;

- при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

- с органами государственной власти в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения специалистам органа местного самоуправления, ими должны быть завизированы.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника муниципального правового акта. На проекте, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

2.4.21. Оттиск печати

Орган местного самоуправления имеет печать с изображением герба края, иные печати, указанные в положении об органе местного самоуправления.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов должен быть определен муниципальным правовым актом. Примерные перечни документов, на которых ставится гербовая и простая печать, приведены в приложении N 10.

2.4.22. Отметка о заверении копии

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Например:

Верно

Ведущий специалист

службы кадров             подпись                А.П. Петрова

дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати органа местного самоуправления.

2.4.23. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество или инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, например:

Манойленко Елена Владимировна

36 85 08

или

Е.В. Манойленко

36 85 08

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.4.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.4.25. Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в орган местного самоуправления содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

2.4.26. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в органе местного самоуправления.

2.5.1. Постановление (распоряжение)

2.5.1.1. Постановление - нормативный правовой акт, который издает глава муниципального района, городского округа в пределах своих полномочий по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Хабаровского края (приложение N 4).

Распоряжение - правовой акт главы муниципального района, городского округа, издаваемый в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы администрации (приложение N 5).

Проекты постановлений, распоряжений главы муниципального района, городского округа готовят и вносят подразделения администрации на основании поручений главы муниципального района, городского округа, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

Постановления, распоряжения подписываются главой муниципального района, городского округа либо уполномоченным им первым заместителем главы администрации либо иным должностным лицом.

Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений администрации, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов постановлений, распоряжений осуществляет служба ДОУ.

2.5.1.2. Проекты постановлений, распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту постановления, распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию.

Проекты постановлений, распоряжений, представляемые главе муниципального района, городского округа на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.

2.5.1.3. Проекты постановлений, распоряжений печатаются на бланках постановлений, распоряжений, изготовленных на основе общего бланка, шрифтом Times New Roman размером N 14 и представляются на подпись главе муниципального района, городского округа. Датой постановления, распоряжения является дата его подписания.

Постановления, распоряжения нумеруются по порядку издания в пределах календарного года; распоряжения по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственной деятельности нумеруются отдельно.

2.5.1.4. Копии постановлений, распоряжений, заверенные печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем, подготовившим проект постановления, распоряжения, не позднее чем в пятидневный срок со дня их подписания. Список организаций и лиц, которым направлены постановления или выписки из них, прилагается к экземпляру документа, который хранится в администрации.

2.5.1.5. Проект постановления, распоряжения во исполнение постановления, распоряжения Губернатора или Правительства края должен быть подготовлен в течение срока, определенного главой муниципального района, городского округа, если не установлен другой срок.

(В индивидуальной инструкции по делопроизводству необходимо указать конкретный срок, в течение которого должен быть подготовлен проект постановления, распоряжения).

2.5.1.6. Постановление, распоряжение имеют следующие реквизиты:

наименование организации - указывается наименование администрации - автора документа в полном соответствии с положением о нем;

наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ;

дата документа - оформляется цифровым способом:

12.11.2006

03.03.2007;

регистрационный номер документа - состоит из знака "N" и порядкового номера постановления (распоряжения): N 21;

заголовок к тексту - должен кратко и точно отражать содержание текста постановления (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается с использованием 1 межстрочного интервала в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Например:

или

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру;

текст документа - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст постановления, распоряжения может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей части (в распоряжении - распорядительной части).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления, распоряжения. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д.

Если постановление, распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах постановлений завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля.

Постановляющая (распорядительная) часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Постановляющая часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Последний пункт постановляющей (распорядительной) части может содержать сведения о подразделении (должностном лице), на которое возлагается контроль за исполнением постановления, распоряжения.

При внесении изменений в муниципальный правовой акт либо признании его утратившим силу обязательно указываются вид акта, дата подписания акта, его регистрационный номер, наименование. Текст пункта о признании утратившим силу ранее принятого акта либо его структурной единицы должен начинаться словами "Признать утратившим силу...";

подпись - состоит из наименования должности главы муниципального района, городского округа, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приложения к постановлению, распоряжению подписываются управляющим делами администрации или руководителем структурного подразделения либо специалистом, готовившим проект. Порядок подписания приложений определяется в индивидуальной инструкции по делопроизводству. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. При тиражировании приложений для рассылки подпись не воспроизводится.

2.5.2. Положение, правила, инструкция

2.5.2.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа местного самоуправления.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных муниципальных правовых актов.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов муниципальных правовых актов.

Положения (правила, инструкции) могут утверждаться главой муниципального района, городского округа в форме грифа утверждения или путем издания муниципального правового акта об их утверждении.

2.5.2.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается муниципальным правовым актом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (Инструкция об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за его нарушение.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.5.3. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседании коллегии при главе муниципального района, городского округа; комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч (приложение N 11).

2.5.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Материалы к обсуждению представляются специалистами органа местного самоуправления, руководителями и специалистами подведомственных учреждений, а также другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями организаций, исполнителями.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и специалистов органа местного самоуправления, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания.

2.5.3.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель     - Петров А.В.

Секретарь        - Васильева Л.Н.

Присутствовали: члены коллегии: (перечисляются Ф.И.О. членов

коллегиального органа)

                приглашенные: 25 человек (список прилагается).

Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают от левого поля, отделяя 2 интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа и приглашенных на заседание лиц перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. Например:

Присутствовали: 50 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными центровано через 2 - 3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление всех обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения. Пункты повестки пишутся с красной строки. После каждого вопроса повестки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Если ход коллегии фиксируется на магнитной пленке (диктофон), тексты всех выступлений перепечатываются и включаются в состав протокола.

РЕШИЛИ: (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Решения производственных совещаний специалистов органов местного самоуправления; комиссий и советов; совещаний, семинаров работников подведомственных учреждений печатаются в тексте протоколов полностью.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Решения коллегии прилагаются к протоколу заседания коллегии, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается".

2.5.3.3. Допускается краткая форма составления протокола совещания при главе муниципального района, городского округа (приложение N 12). Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

2.5.3.4. Протоколы заседаний коллегии, комиссий (аттестационной, по установлению стажа и др.) подписывают председатель и секретарь.

Протоколы производственных совещаний, семинаров, совещаний, круглых столов подписывает назначенный секретарь и утверждает глава муниципального района, городского округа.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например, 21 - 24 апреля 2007 г.

2.5.3.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, например ПРОТОКОЛ N 3/4.

Протоколы заседаний представительного органа муниципального района, городского округа (Собрание депутатов и др.) нумеруются в пределах срока полномочий.

Протоколы заседаний постоянных комиссий представительного органа муниципального района, городского округа нумеруются по каждой комиссии отдельно с первого номера в пределах срока полномочий.

Протоколы заседаний коллегии при главе муниципального района, городского округа нумеруются в пределах календарного года.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера решения. Например, решение N 3 - 1.

2.5.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ.

Принятые решения коллегии доводятся до исполнителей муниципальным правовым актом главы муниципального района, городского округа; решения комиссий - в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку:

- воспроизводятся все реквизиты общего бланка;

- вводная часть текста;

- вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;

- текст, отражающий обсуждение вопроса;

- принятое решение.

Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются печатью службы ДОУ и направляются с сопроводительным письмом исполнителям.

2.5.3.7. Протоколы печатаются на общем бланке и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ).

Например:

место проведения заседания, совещания - печатается через 2 межстрочных интервала после реквизитов "Дата" и "Регистрационный номер" и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - дата, оформленная цифровым способом (26.08.2006), и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал в режиме "одинарный" для ПЭВМ.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следуют фамилии выступающих и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу;

подпись - отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря совещания, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

2.5.3.8. Материалы коллегии располагаются в деле в следующем порядке: протокол, проекты постановлений с приложениями к ним, доклады, содоклады, справки, информации в порядке рассмотрения вопросов, список приглашенных, стенограмма хода заседания. Каждый документ должен иметь подлинную подпись. Список приглашенных подписывает руководитель структурного подразделения, готовившего вопрос.

2.5.4. Служебные письма

В деятельности органа местного самоуправления создаются следующие виды справочно-информационных документов: письма, справки, информации, докладные записки, обзоры, доклады, телеграммы, телефонограммы и др.

2.5.4.1. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи (пересылается по почте), оформляется только на бланке письма. Служебные письма готовятся:

- как ответы о выполнении поручений Губернатора края, Правительства края;

- как исполнение поручений Губернатора края, Правительства края по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;

- как сопроводительные письма;

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма.

2.5.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностного лица на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции.

2.5.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5 (приложение N 13).

Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления.

Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений органа местного самоуправления. Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по широкому кругу вопросов, относящихся преимущественно к организации внутренней деятельности. Должностное лицо, подписывающее документ, должно указать дату непосредственно при подписании. Внутренняя переписка регистрируется в службе ДОУ, оформляется в одном экземпляре.

Для внутренней переписки бланки не применяются.

2.5.4.4. Текст письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Администрация считает...", "Комитет рассмотрел..."

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.5.4.5. Датой письма является дата его подписания.

В индивидуальной инструкции по делопроизводству необходимо учесть, что право подписи служебных писем устанавливается в положении об органе местного самоуправления, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. Как правило, право подписи служебных писем имеют глава муниципального района, городского округа, его заместитель.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов местного самоуправления, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов местного самоуправления включаются в наименование должности в реквизите "Подпись".

2.6.1. Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств электронно-вычислительной техники (далее - ЭВТ). Отдельные внутренние документы, авторами которых являются специалисты органа местного самоуправления, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

2.6.2. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ Р 6.30-2003, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма (размер печатного знака; 4,25 - межстрочный интервал. Допускается использовать (в миллиметрах) шаг письма - 2,54; межстрочный интервал - 4,24.

При составлении документа средствами ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами и т.д. в миллиметрах исходя из размера печатных знаков, которые могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машинкой. При этом используемый в печатающих устройствах ЭВТ шрифт должен быть хорошо читаемым.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6,0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13 - 15 с установкой межстрочных интервалов - точно, одинарный, полуторный.

2.6.3. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются на пишущей машинке через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ), на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через 2 межстрочных интервала (в режиме "полуторный" для ПЭВМ).

2.6.4. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами (в режиме "одинарный" для ПЭВМ). Например:

2.6.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

2.6.6. Название вида документа печатается прописными буквами.

2.6.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля.

Например:

2.6.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

2.6.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора:

- от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизите "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ;

- после 5 печатных знаков - для начала абзаца в тексте;

- после 16, 24, 56 печатных знаков - для составления таблиц и трафаретных текстов;

- после 32 печатных знаков - для реквизита "Адресат";

- после 40 печатных знаков - для реквизита "Гриф утверждения документа";

- после 48 печатных знаков - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

2.6.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - через 1 межстрочный интервал.

2.6.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд начинается от левой границы текстового поля, второй ряд - после 40 печатных знаков от границы левого поля.

2.6.12. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

2.6.13. Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа.

3.3.1. Документы, поступающие в орган местного самоуправления на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются специалистами службы ДОУ.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы возвращаются на почту для пересылки адресату.

При обнаружении отсутствия документов, приложений к ним об этом сообщается отправителю. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в приложении N 14.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа (приложение N 15).

3.3.2. После регистрации документы передаются руководителю органа местного самоуправления или его заместителю в день поступления.

Руководителю органа местного самоуправления в обязательном порядке передаются документы органов государственной власти, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности органа местного самоуправления, исполнение которых требует решения руководства. Результаты рассмотрения документов выражаются в резолюциях.

В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ переносится содержание резолюции, сроки исполнения и фамилии исполнителей. Затем документ, как правило, в день его поступления передается на исполнение. В случае необходимости документ ставится на контроль.

Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.4.1. Документы, отправляемые органом местного самоуправления, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ органа местного самоуправления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

3.4.2. С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются индивидуальной инструкцией по делопроизводству, с учетом функционирующих в органе местного самоуправления технических и программных средств.

Бумажный оригинал документа, переданного по каналам электрической связи, досылается адресату по почте.

3.4.3. Телеграммы, составляемые в органе местного самоуправления, принимаются специалистом, ответственным за делопроизводство, завизированными, подписанными, датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

3.4.4. Документы, полностью оформленные, вместе с имеющимися приложениями, с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указателем рассылки, передаются в службу ДОУ для регистрации и отправки, а также для формирования дела в соответствии с номенклатурой дел органа местного самоуправления.

Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на его дату и номер, передается вместе с инициативным документом.

Исполненные документы с грифом "Подлежит возврату" в обязательном порядке передаются структурными подразделениями органа местного самоуправления в службу ДОУ.

Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

3.4.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

Повестка дня и все документы коллегии рассылаются службой ДОУ членам коллегии и в соответствующие учреждения не позднее чем за три дня до заседания. Размноженные постановления, распоряжения рассылаются в соответствии с указателем рассылки.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

3.5.1. Прохождение внутренних документов (распоряжения, приказы, служебные записки и т.д.) на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.5.2. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных документов в обязательном порядке направляются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении, с соответствующей отметкой в РКФ. Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы.

Документы с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление специалистам через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

Каждый ознакомившийся специалист обязан возвратить документ ответственному за делопроизводство с обязательным проставлением даты ознакомления и подписи.

Ознакомление всех специалистов с документами осуществляется в течение 1 - 2 дней.

3.6.1. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. В случае необходимости оригиналы отправляются почтовой связью;

поступившие факсограммы регистрируются и передаются руководителю в день их приема, срочные - немедленно с последующей их передачей исполнителям под расписку;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

В индивидуальной инструкции по делопроизводству может быть установлено, что документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года.

3.6.2. Документы, поступающие в орган местного самоуправления в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Первичная обработка электронных документов аналогична обработке документов на бумажном носителе.

Прием и регистрация в РКФ документов, поступивших на электронный адрес органа местного самоуправления, осуществляется службой ДОУ или другим структурным подразделением, на которое возложено выполнение этих функций.

Правила приема, обработки и распределения документов, поступивших в электронном виде, определяются индивидуальной инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в органе местного самоуправления технических и программных средств.

Сообщения, получаемые по электронной почте, распечатываются на бумагу.

3.6.3. В соответствии с постановлением Правительства края от 25 февраля 2004 г. N 11-пр "О мерах по выполнению требований Федерального закона от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" рассылка копий нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора и Правительства края осуществляется в электронном виде.

Прием документов ведет специалист органа местного самоуправления, назначенный распорядительным актом руководителя органа местного самоуправления ответственным за работу с электронной почтой.

Электронные документы распечатываются на бумагу с проставлением заверительной надписи: "Документ получен в электронном виде. ЭЦП подтверждаю". Должность, подпись, дата, регистрационный штамп.

Поступившие документы запрещается размещать в локальной компьютерной сети, доступной для общего пользования.

Резолюции к документам, поступившим по факсу или по электронной почте, оформляются на отдельных листах, а затем прикрепляются к подлиннику.

3.8.1. Руководитель органа местного самоуправления или его заместитель обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их через службу ДОУ до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

3.8.2. При рассмотрении документов руководитель органа местного самоуправления выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителю службой ДОУ немедленно.

3.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

3.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

3.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

4.1.4. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются постановления (распоряжения) главы муниципального района, городского округа по основной деятельности, по личному составу, обращения граждан.

4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в службе ДОУ органа местного самоуправления.

Документы, создаваемые по направлениям деятельности органа местного самоуправления, могут регистрироваться в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

4.1.6. Документы регистрируются в РКФ - электронных карточках, журналах.

4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Например, 1-24/18, где 1-24 - индекс дела по номенклатуре дел, 18 - порядковый регистрационный номер.

Регистрационными номерами документов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документов, которые им присваиваются в рамках календарного года.

Регистрационные номера писем, жалоб, заявлений граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа. Например, 1-24/18-К. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации как в журнальной форме, так и средствами ЭВТ:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

4.1.9. Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, но разные регистрационные номера. Документу-ответу присваивается отдельный регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива отправляемых документов, в РКФ инициативного документа делается отметка об исполнении документа.

4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органе местного самоуправления создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы создаются как в журнальном, так и в электронном виде.

4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.

4.2.3. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Журналы регистрации всех категорий документов органа местного самоуправления являются и справочным аппаратом к документам органа местного самоуправления.

4.2.4. Справочный аппарат обеспечивает поиск информации о деятельности органа местного самоуправления, заключенной в документе, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.

6.1.1. Номенклатура дел органа местного самоуправления - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел органа местного самоуправления предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел органа местного самоуправления следует руководствоваться положениями об органе местного самоуправления и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел органа местного самоуправления за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа местного самоуправления, их виды, состав и содержание.

6.1.3. В органе местного самоуправления составляются номенклатуры дел его структурных подразделений и сводная номенклатура дел органа местного самоуправления (далее - сводная номенклатура дел) (приложение N 16).

6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения органа местного самоуправления составляется ежегодно (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) специалистом, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом органа местного самоуправления и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в службу ДОУ органа местного самоуправления.

6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архивного органа.

6.1.6. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается экспертной комиссией органа местного самоуправления, утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа местного самоуправления.

Не реже одного раза в 5 лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения ЭПК архивного органа, в который документы передаются на постоянное хранение, с последующим представлением (при необходимости) на согласование с ЭПМК управления по делам архивов Правительства края. В случае коренных изменений в функциях и структуре органа местного самоуправления такое согласование производится ранее установленного срока.

6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения органа местного самоуправления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Полнотекстовый электронный вариант сводной номенклатуры дел может быть выставлен на сервере для общего пользования.

6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в сводную номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архивном органе, с которым согласовывалась сводная номенклатура дел. Четвертый в виде выписок тиражируется для структурных подразделений органа местного самоуправления.

6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа местного самоуправления.

6.1.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений органа местного самоуправления либо направления деятельности. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа местного самоуправления.

6.1.12. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа местного самоуправления.

Электронные документы и базы данных также включаются в сводную номенклатуру дел.

В сводную номенклатуру дел не включаются периодические издания, брошюры, справочники.

6.1.13. Графы сводной номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в сводную номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе местного самоуправления цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по сводной номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по сводной номенклатуре дел.

В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органа местного самоуправления и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа местного самоуправления или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например:

Документы (акты, справки, предписания, переписка) о проверках

предприятий торговли, общественного питания и бытового обслуживания

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например:

Переписка с учреждениями, организациями и предприятиями по вопросам

охраны природных ресурсов, сельского хозяйства, охотничьего и рыбного

промысла, лесного хозяйства, землепользования

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с Дальневосточной академией государственной службы

по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка с главами сельских, городских поселений по вопросам

социальной защиты населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например:

Переписка с администрацией с. Некрасовка о подготовке

к зимнему сезону 2007/2008 года

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал) на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Годовые планы работы подведомственных учреждений

Годовые статистические отчеты о расходах

на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов сводной номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:

- законодательные акты и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- постановления и распоряжения Губернатора и Правительства края;

- нормативные правовые акты исполнительных органов власти края;

- постановления и распоряжения главы муниципального района, городского округа;

- протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним;

- планы;

- отчеты;

- справочные документы, переписка;

- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 сводной номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую администрацию для продолжения и др.

6.1.14. Если в течение года в органе местного самоуправления возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в сводную номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры дел оставляются резервные номера.

6.1.15. По окончании года в конце сводной номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6.2.2. Дела формируются в органе местного самоуправления специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии со сводной номенклатурой дел.

6.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ.

6.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по сводной номенклатуре дел;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (личные дела, карточки работников, книги учета движения трудовых книжек и др.), формирование которых за несколько лет вызывается необходимостью;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

6.2.5. В начале делопроизводственного года специалисты органа местного самоуправления в соответствии со сводной номенклатурой дел оформляют папки, на которых указываются: полное название органа местного самоуправления, название структурного подразделения, номер дела по сводной номенклатуре дел, его заголовок, дата (год) заведения дела, срок его хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел.

6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения, наиболее ранние документы находятся в начале дела.

Постановления, распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года.

Протоколы заседаний коллегии, комиссий и документы к ним в делах располагаются в хронологическом порядке по номерам. Допускается документы к протоколам систематизировать в отдельные дела по номерам протоколов.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства края, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Положения, инструкции, утвержденные муниципальными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

Документы, не имеющие отношения к характеристике муниципального служащего, группируются отдельно от личных дел. Личные дела ведутся в течение нескольких лет и после увольнения муниципального служащего и внесения в личное дело соответствующих записей в дополнение к анкете сдаются на хранение в архив органа местного самоуправления. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органа местного самоуправления и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости по начислению и выдаче заработной платы группируются в самостоятельные дела в пределах года.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Переписка с органами государственной власти может группироваться по конкретным вопросам.

Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в отдельные дела:

- предложения и заявления граждан об улучшении работы органа местного самоуправления и документы по их рассмотрению, срок хранения постоянно;

- заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по их рассмотрению, срок хранения - 5 лет ЭПК.

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив органа местного самоуправления дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и специалисты, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии со сводной номенклатурой дел. Сводная номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по сводной номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив органа местного самоуправления.

6.3.2. Выдача дел другим специалистам подразделений для работы производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование специалистам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа местного самоуправления или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа местного самоуправления с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.

7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.2. Экспертиза ценности документов в органе местного самоуправления на стадии делопроизводства проводится: при составлении сводной номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив органа местного самоуправления.

7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе местного самоуправления создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

7.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем органа местного самоуправления. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК архивного органа.

7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа местного самоуправления непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива органа местного самоуправления.

7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа местного самоуправления, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

7.2.1. Дела органа местного самоуправления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится специалистами службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа местного самоуправления.

7.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 17); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 18); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 19); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.2.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по сводной номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел органа местного самоуправления; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи документов дела, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа местного самоуправления, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для проставления архивного шифра и наименования архивного органа, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименование фондообразователя может проставляться на обложке штампом.

7.2.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов дела составляется в обязательном порядке в делах:

- постановления (распоряжения) главы муниципального района, городского округа по основной деятельности и документы к ним;

- распоряжения главы муниципального района, городского округа по личному составу;

- личные дела уволенных работников.

Необходимость составления внутренней описи документов дела на другие дела определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи документов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи дела. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.2.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.3.1. Документы органов местного самоуправления относятся к муниципальной собственности и через пять лет хранения в органе местного самоуправления в установленном порядке подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный орган.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение орган местного самоуправления образует архив.

7.3.2. Архивные документы должны храниться в отдельных соответственно оборудованных помещениях или в закрываемых металлических шкафах или сейфах, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В случае расположения архивохранилища на первом этаже на окнах устанавливаются металлические распашные решетки, двери обиваются асбестовой прокладкой или металлом и снабжаются надежными замками. Двери хранилищ в нерабочее время должны быть закрыты на замок и опечатаны.

В архивохранилищах должны быть установлены средства пожаротушения. В органе местного самоуправления должен быть разработан и утвержден план экстренной эвакуации документов, приобретены для этих целей мешкотара, брезент, шпагат.

7.3.3. При смене руководителя органа местного самоуправления и специалиста органа местного самоуправления, ответственного за делопроизводство и архив, все документы должны передаваться по акту. Акт приема-передачи документов утверждается главой муниципального района, городского округа.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив органа местного самоуправления включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа местного самоуправления, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дел состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи дел не составляются.

7.3.5. В органе местного самоуправления в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива органа местного самоуправления. По этим описям документы сдаются в архив органа местного самоуправления.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа местного самоуправления, которую готовит архив органа местного самоуправления и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий архивный орган.

Передача дел в архив органа местного самоуправления осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органа местного самоуправления специалистом архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится заведующим архивом органа местного самоуправления в присутствии специалиста структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом органа местного самоуправления и лица, передавшего дела.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа местного самоуправления лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа местного самоуправления, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел.

7.3.6. Опись дел составляется по установленной форме (приложения N 20, 21) не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства, например, в 2007 году должны быть представлены описи дел за 2004 год.

Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела (тома, части).

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый, опись ведется в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с архивным органом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи дел, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи дел (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа местного самоуправления, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

7.3.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 22) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа местного самоуправления. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

7.3.8. Указанные описи дел постоянного хранения и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК описи дел и акты представляются на утверждение ЭПМК управления по делам архивов Правительства края. Затем они утверждаются руководителем органа местного самоуправления. Только после этого орган местного самоуправления имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

Описи дел по личному составу составляются по тому же принципу и подлежат согласованию с ЭПК соответствующего архивного органа или ЭПМК управления по делам архивов Правительства края.

7.4.1. Дела постоянного хранения в течение пяти лет находятся в органе местного самоуправления, а затем сдаются на хранение в архивный орган. Их передача производится только по описям дел.

Дела по личному составу хранятся в архиве органа местного самоуправления.

7.4.2. Вместе с делами в архив органа местного самоуправления передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись дел.

7.4.3. При первичной передаче документов на постоянное хранение описи дел должны иметь титульный лист, историческую справку (приложение N 23), предисловие, список сокращенных слов.

2.1.1. Подготовка проектов законодательных актов края осуществляется в соответствии с Уставом края, Законом края от 28 марта 1996 г. N 33 "О Законодательной Думе Хабаровского края".

2.1.2. Законопроекты вносятся в Законодательную Думу края представительным органом сельского, городского поселения с приложением следующих документов:

- пояснительной записки, содержащей предмет законодательного регулирования и изложение концепции проекта закона края;

- текста законопроекта с указанием на титульном листе субъекта права законодательной инициативы, внесшего законопроект;

- перечня актов краевого законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием проекта закона края;

- финансово-экономического обоснования (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат);

- решения представительного органа сельского, городского поселения с указанием представителя этого органа, который будет представлять данный законопроект на заседании Законодательной Думы края.

2.1.3. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Законодательную Думу края, печатается шрифтом размером N 13 через 1 межстрочный интервал со стандартными полями на стандартных листах бумаги формата А4. Номера страниц ставятся со второй страницы в центре верхнего поля.

В верхнем правом углу первой страницы текста указывается наименование субъекта права законодательной инициативы, внесшего данный законопроект, ниже печатается слово "Проект". Например:

2.2.1. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения

2.2.1.1. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения вносятся на рассмотрение с пояснительной запиской, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и существо вопроса, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений.

При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

2.2.1.2. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения в случае необходимости могут содержать пункт о контроле за их исполнением.

2.2.1.3. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 (межстрочный интервал - одинарный) (приложение N 1).

Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 12 мм и нижнее - не менее 20 мм.

2.2.1.4. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения имеют следующие реквизиты:

слово "Проект" на верхнем поле справа;

наименование лица или органа, издающего документ, - указывается в соответствии с уставом сельского, городского поселения, выравнивается по центру страницы. Например:

СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

"ГОРОД СОВЕТСКАЯ ГАВАНЬ"

СОВЕТСКО-ГАВАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ХАБАРОВСКОГО КРАЯ

наименование вида документа - РЕШЕНИЕ;

заголовок к тексту - должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене_", "Об организации_", "О состоянии_").

Заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строк заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт " для ПЭВМ). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля, допускается оформлять по центру.

Например:

Об уставе городского поселения "Город Советская Гавань" Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края

или

Об уставе городского поселения "Город Советская Гавань"

Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края

текст документа - может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в муниципальных правовых актах представительного органа сельского, городского поселения завершается словом РЕШИЛ (Совет), которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст подпункта пишется с прописной буквы, в конце подпункта ставится точка.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое решение, должны соответствовать структуре основного муниципального правового акта, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

При наличии приложений к муниципальным правовым актам представительного органа сельского, городского поселения в тексте обязательно делается ссылка на них.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается в режиме "одинарный" для ПЭВМ. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания;

подпись - подпись отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности главы представительного органа сельского, городского поселения (например, "Глава поселения"), личной подписи, инициалов и фамилии главы сельского, городского поселения.

Слова "Глава поселения" печатаются от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля;

дата документа - дата проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 01 июня 2007 г. следует оформлять 01.06.2007. Печатается на бланке на отведенном для нее месте;

регистрационный номер документа - проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.

2.2.1.5. Гриф ограничения доступа, в том числе "Для служебного пользования", с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим информацию ограниченного распространения.

Гриф ограничения доступа (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра печатается ниже грифа ограничения доступа через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ) и центрируется по отношению к нему.

2.2.1.6. Приложения к муниципальным правовым актам представительного органа сельского, городского поселения оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов муниципальных правовых актов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются автором документа.

Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ) дается ссылка на муниципальный правовой акт представительного органа сельского, городского поселения. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт " для ПЭВМ). Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Последняя строка с указанием даты и номера муниципального правового акта представительного органа сельского, городского поселения печатается через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ).

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см. Под чертой на расстоянии 4 межстрочных интервалов оформляется реквизит "Подпись" автора документа.

При наличии в тексте муниципального правового акта формулировки "Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО со ссылкой на муниципальный правовой акт, его дату, номер. Например:

Слова УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, ОДОБРЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, ОДОБРЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, ОДОБРЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно текста. Наименование вида документа - приложения выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера решения 4 межстрочными интервалами, от текста приложения 2 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзацного отступа относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственном числе. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Ссылки на сноску в тексте приложений оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ) в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

2.2.1.7. В муниципальном правовом акте представительного органа сельского, городского поселения следует употреблять полные наименования органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

2.2.1.8. Согласование проектов муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей должность, личную подпись визирующего (включая наименование организации), расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату согласования и дату поступления документа на согласование в соответствии с рекомендуемым порядком.

Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. При этом в листе согласования рядом с подписью лица, согласовывающего проект, делается отметка "Замечания прилагаются".

Если в процессе согласования в проект муниципального правового акта представительного органа сельского, городского поселения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его содержания.

По проекту муниципального правового акта представительного органа сельского, городского поселения, внесенным с разногласиями, авторами проекта подготавливаются предложения для их рассмотрения представительным органом сельского, городского поселения.

На листе согласования к проекту муниципального правового акта представительного органа сельского, городского поселения оформляется реквизит "Отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.

2.2.2. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов местной администрации (исполнительно-распорядительного органа) сельского, городского поселения

2.2.2.1. Управленческая деятельность местной администрации исполнительно-распорядительного органа сельского, городского поселения (далее - администрация) выражается посредством издания муниципальных правовых актов: постановлений, распоряжений главы сельского, городского поселения, если в соответствии с уставом сельского, городского поселения глава сельского, городского поселения возглавляет администрацию (далее - глава сельского, городского поселения) (приложения N 2, 3).

Порядок подготовки постановлений, распоряжений главы сельского, городского поселения устанавливается регламентом администрации, утверждаемым главой сельского, городского поселения. Составление и оформление документов администрации должно отвечать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, обеспечивать их юридическую полноценность и последующее использование.

2.2.2.2. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размерами N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14 через 1 - 2 межстрочных интервала.

2.3.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

2.3.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

2.3.3. В органе местного самоуправления применяются следующие бланки (приложение N 4):

- общий бланк для оформления справок, докладных записок, планов, отчетов, сводок с угловым или продольным расположением реквизитов;

- бланк письма;

- бланк постановления, распоряжения главы сельского, городского поселения с продольным расположением реквизитов.

2.3.4. Состав видов и формы бланков, применяемых в органе местного самоуправления, утверждаются руководителем органа местного самоуправления по представлению специалиста по ДОУ. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа местного самоуправления. Соответствующие предложения вносятся специалистом по ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.3.5. Бланки с воспроизведением герба края, герба муниципального образования изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам органа местного самоуправления.

Гербовые бланки документов подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера.

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемом и опечатываемом металлическом шкафу.

Уничтожение испорченных гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

2.3.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Учет, использование и хранение бланков возлагается на специалиста органа местного самоуправления, назначаемого распоряжением руководителя органа местного самоуправления.

2.4.1. Герб

Герб края помещают на бланках документов в соответствии с Законом края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края" и постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

На бланках органов местного самоуправления может быть размещен герб муниципального образования в порядке, установленном муниципальными правовыми актами.

2.4.2. Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.4.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) органа местного самоуправления проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.4.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.4.5. Наименование организации

Наименование организации должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об органе местного самоуправления.

На бланке органа местного самоуправления допускается размещение наименования его структурного подразделения, которое располагается ниже наименования органа местного самоуправления.

2.4.6. Справочные данные об организации

Справочные данные об органе местного самоуправления включают почтовый адрес органа местного самоуправления, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты и другие сведения.

2.4.7. Наименование вида документа

Наименование вида документа, создаваемого органом местного самоуправления, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД): ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ИНФОРМАЦИЯ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Печатается прописными буквами без разбивки. На бланке письма наименование вида документа не указывается.

2.4.8. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более юридическими лицами, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: 03.10.2006;

          14.03.2007

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 03 октября 2006 г.

          14 марта 2007 г.

Способ написания даты в тексте документа зависит от его характера: в муниципальных правовых актах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2007 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2007).

2.4.9. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, например, 1-26/29, где 29 - регистрационный номер, 1-26 - индекс дела по номенклатуре дел, в котором находится данный документ, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ. Порядок оформления регистрационного номера определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству.

Регистрационный номер документа, составленного несколькими органами местного самоуправления, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту. Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив органа местного самоуправления и находится под его контролем.

2.4.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа состоит из слов "На N _________ от ___________", включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Оформляется только на бланке письма и используется в письме-ответе. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

2.4.11. Место составления или издания документа

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения (пос. - поселок, с. - село).

2.4.12. Адресат

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется указатель рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Например:

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

При направлении документа в несколько однородных организаций их названия указываются обобщенно.

Например:

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти, постоянным корреспондентам или подведомственным учреждениям. В этих случаях следует применять конверты с заранее напечатанными адресами.

2.4.13. Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым муниципальным правовым актом. На документах, подлежащих утверждению (приложение N 7), гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа на отведенном для него месте.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом:

При утверждении документа постановлением, распоряжением гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

2.4.14. Резолюция

Указания по исполнению документа даются в форме резолюции должностного лица. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, личную подпись автора резолюции и дату резолюции.

Например:

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

2.4.15. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок должен отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

РАСПОРЯЖЕНИЕ

Об изменении штатного расписания

"чего?" ("кого?"), например:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

главного бухгалтера

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и на сопроводительных письмах, текст которых оформляется на бланке формата А5 (210 х 148 мм) и не превышает пяти строк.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 1 - 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Заголовок допускается выравнивать по центру.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базы данных.

2.4.16. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

2.4.17. Текст документа

Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

1. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах.

Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество, или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы, либо с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и т.д. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

2. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Например:

Графы таблиц должны быть пронумерованы арабскими цифрами, если таблица печатается более чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф. При этом наименования граф таблицы не печатаются.

Если графы таблицы не умещаются на одной странице, они переносятся на следующую страницу; на последующей странице нумерация граф продолжается.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Например:

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Например:

Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

Графа "в том числе" должна входить в один из ярусов той графы, к которой она относится, выносить ее в отдельную графу не допускается. Например:

Повторяющиеся друг под другом слова одной и той же графы таблицы могут быть заменены кавычками. Заменять кавычками цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов не допускается.

Числа и однострочные текстовые элементы в графах ровняются по последней (нижней) строке боковика.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел по всей графе были расположены один под другим.

При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.

3. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах органов местного самоуправления, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес...";

от первого лица единственного числа ("прошу выслать...", "считаю необходимым...";

от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает...").

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается в режиме "одинарный" для ПЭВМ. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, гарантийные письма и т.д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной.

Документы должны быть написаны деловым стилем.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

- нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения;

- лаконичность и краткость текста.

В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством.

Допускается употреблять так называемые универсальные слова и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например:

До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания детского сада...

или

Протокол слабо отражает намерения договаривающихся сторон...

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать:

не "при сем направляем", а "направляем ";

не "сего года", а "этого года (текущего года)";

не "настоящим сообщаем ", а "сообщаем ";

не "настоящий акт составлен ", а "акт составлен ".

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например:

Установлено, что в период с ... по ...

В соответствии с ...

В целях ...

Направляем (представляем, высылаем) Вам ...

Считаем целесообразным ...

Как правило, в текстах используются отглагольные существительные со значением действия (оказать помощь, произвести ремонт) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например:

В связи с низкой эффективностью использования ... , а также в связи с недостаточной загруженностью ... просим Вас решить вопрос о ...

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".

В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "ты".

Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например:

не "мы выполним", а "нами будет выполнено";

не "Вы предлагаете", а "Вами предложено".

В целях сжатия текста используются общепринятые законодательно установленные сокращения: СНГ, зам., спецназ и др.; графические - г-н, ж.-д., кв. м и др.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

2.4.18. Отметка о наличии приложений

Приложения к документу могут быть трех видов:

- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительными письмами;

- приложения, вводимые в действие муниципальным правовым актом сельского, городского поселения;

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа.

Если документ направляется с сопроводительным письмом, то отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложения к муниципальному правовому акту содержат на первом его листе в правом верхнем углу отметку с указанием названия муниципального правового акта, его даты и регистрационного номера. Например:

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. Например:

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование вида документа, заголовок, подпись, дата, отметки о согласовании, утверждении и т.д.

Если приложения оформлены на нескольких листах, то на втором и последующих листах делается соответствующая отметка. Например:

Продолжение приложения N 2

2.4.19. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:

не на бланке:

на бланке:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту. Например:

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Например:

Документы, направляемые организациям и гражданам, подписываются руководителем органа местного самоуправления или его заместителями в соответствии с их компетенцией.

Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 4 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Допускается центрировать его относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

2.4.20. Гриф согласования документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Внешнее согласование проекта документа с организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Он включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

или

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" от границы левого поля документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами органа местного самоуправления;

- с организациями, интересы которых затрагиваются в документе;

- при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

- с органами государственной власти в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения специалистам органа местного самоуправления, должны быть ими завизированы.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника муниципального правового акта. На проекте, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

2.4.21. Оттиск печати

Орган местного самоуправления имеет печать с изображением герба края, иные печати, указанные в положении об органе местного самоуправления.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов должен быть определен муниципальным правовым актом. Примерные перечни документов, на которых ставится гербовая и простая печать, приведены в приложении N 8.

2.4.22. Отметка о заверении копии

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Например:

Верно

Ведущий специалист                подпись             А.П. Петрова

дата

Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати органа местного самоуправления.

2.4.23. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество или инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона. Например:

Чернова Наталья Владимировна

36 85 08

или

Н.В. Чернова

36 85 08

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

2.4.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.4.25. Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в орган местного самоуправления содержит регистрационный номер документа (очередной порядковый номер, индекс документа) и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

2.4.26. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в органе местного самоуправления.

2.5.1. Постановление, распоряжение

2.5.1.1. Постановление - нормативный правовой акт главы сельского, городского поселения, принимаемый им в пределах своих полномочий по вопросам местного значения.

Распоряжение - правовой акт главы сельского, городского поселения, издаваемый в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы администрации.

Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений, распоряжений главы сельского, городского поселения и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на специалистов администрации, которые готовят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов постановлений, распоряжений осуществляет специалист по ДОУ.

2.5.1.2. Проекты постановлений, распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также иными должностными лицами, согласование с которыми является обязательным в соответствии с порядком подготовки муниципальных правовых актов. (В индивидуальной инструкции по делопроизводству должен быть указан перечень должностных лиц, согласование с которыми является обязательным).

Возражения по проекту постановления, распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию.

2.5.1.3. Проекты постановлений, распоряжений печатаются на общих бланках шрифтом Times New Roman размером N 14 и представляются на подпись главе сельского, городского поселения. Датой постановления, распоряжения является дата его подписания.

Постановления, распоряжения нумеруются по порядку издания в пределах календарного года; распоряжения по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственной деятельности нумеруются отдельно.

2.5.1.4. Копии постановлений, распоряжений, заверенные печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем, подготовившем проект постановления, распоряжения, не позднее чем в пятидневный срок со дня их подписания. Список организаций и лиц, которым направлены постановления, распоряжения или выписки из них, прилагается к экземпляру документа, который хранится в администрации.

2.5.1.5. Проект постановления, распоряжения во исполнение постановления, распоряжения Губернатора или Правительства края должен быть подготовлен в течение срока, определенного главой сельского, городского поселения, если не установлен другой срок.

(В индивидуальной инструкции по делопроизводству необходимо указать конкретный срок, в течение которого должен быть подготовлен проект постановления, распоряжения).

2.5.1.6. Постановление, распоряжение имеют следующие реквизиты:

наименование организации - указывается наименование администрации - автора документа в полном соответствии с положением о нем;

наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ;

дата документа - оформляется цифровым способом:

12.11.2006;

03.03.2007,

регистрационный номер документа - состоит из знака "N" и порядкового номера постановления (распоряжения): N 21;

заголовок к тексту - должен кратко и точно отражать содержание текста постановления (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается с использованием 1 межстрочного интервала в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Например:

или

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру;

текст документа - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст постановления, распоряжения может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей части (в распоряжении - распорядительной части).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления, распоряжения. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д.

Если постановление, распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Например:

На основании Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", распоряжения Губернатора Хабаровского края от 16 ноября 2006 г. N 696-р "Об утверждении Положения об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Хабаровского края, аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края"...

Преамбула в проектах постановлений завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие.

В тексте распоряжений отсутствует слово, разделяющее констатирующую и распорядительную части.

Пункты постановления, распоряжения должны быть конкретными, точными, юридически и грамматически безупречными, не допускающими различных толкований. Они должны содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Постановляющая (распорядительная) часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Например: 1.; 1.1.; 1.2.1.; 1.2.2. и т.д.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются организации или конкретные должностные лица.

Последний пункт постановляющей (распорядительной) части может содержать сведения о подразделении (должностном лице), на которое возлагается контроль за выполнением постановления, распоряжения.

При внесении изменений в муниципальный правовой акт либо признании его утратившим силу обязательно указываются вид акта, дата подписания акта, его регистрационный номер, наименование. Текст пункта о признании утратившим силу ранее принятого акта либо его структурной единицы должен начинаться словами "Признать утратившим силу...";

подпись - состоит из наименования должности главы сельского, городского поселения, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приложения к постановлению, распоряжению должны оформляться в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003.

Приложения к постановлению, распоряжению должны быть подписаны. Порядок подписания приложений определяется в индивидуальной инструкции по делопроизводству.

При наличии нескольких приложений приложения нумеруются.

При тиражировании приложений для рассылки подпись не воспроизводится.

2.5.2. Положение, правила, инструкция

2.5.2.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа местного самоуправления.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных муниципальных правовых актов.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов муниципальных правовых актов.

Положения (правила, инструкции) могут утверждаться руководителем органа местного самоуправления в форме грифа утверждения или путем издания муниципального правового акта об их утверждении.

2.5.2.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается муниципальным правовым актом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (Инструкция об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за его нарушение.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Например, структура текста положения об организации или ее подразделении состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Задачи.

3. Функции.

4. Обязанности.

5. Права.

6. Ответственность.

7. Взаимоотношения с другими подразделениями.

2.5.3. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседании представительного органа сельского, городского поселения; совещании при главе сельского, городского поселения; комиссий и временных коллегиальных органов - сходов, собраний, совещаний, переговоров, встреч.

2.5.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Материалы к обсуждению представляются специалистами органа местного самоуправления, руководителями и специалистами учреждений, а также другими организациями и лицами, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются исполнителями.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и специалистов органа местного самоуправления, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания.

2.5.3.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель      - Петров А.В.

Секретарь         - Васильева Л.Н.

Присутствовали:

Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают от левого поля, отделяя 1 межстрочным интервалом от заголовка и друг от друга.

С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, приглашенных на заседание лиц перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается.

Например:

Присутствовали: 50 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными центровано через 2 - 3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление всех обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения. Пункты повестки пишутся с красной строки. После каждого вопроса повестки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

РЕШИЛИ: (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Решения производственных совещаний специалистов органов местного самоуправления; комиссий и советов; совещаний, семинаров работников подведомственных учреждений печатаются в тексте протоколов полностью.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Решения могут прилагаться к протоколу, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается".

2.5.3.3. Допускается краткая форма составления протокола совещания при главе сельского, городского поселения. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании, повестка.

Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

2.5.3.4. Протоколы заседаний коллегиальных органов (советов, комиссий и др.) подписывают председатель и секретарь.

Протоколы производственных совещаний, семинаров, совещаний, круглых столов подписывает назначенный секретарь и утверждает руководитель органа местного самоуправления.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 - 24 апреля 2007 г.

2.5.3.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний комиссий, протоколы совещаний и др.

Протоколы заседаний представительного органа сельского, городского поселения (Совет депутатов и др.) нумеруются в пределах срока полномочия.

Протоколы заседаний постоянных комиссий представительного органа сельского, городского поселения нумеруются по каждой комиссии отдельно с первого номера в пределах срока полномочия.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера решения. Например: решение N 3-1.

2.5.3.6. Порядок доведения решений, принятых коллегиальным органом, до исполнителей определяется в индивидуальной инструкции по делопроизводству.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью.

Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку:

- воспроизводятся все реквизиты общего бланка;

- вводная часть текста;

- вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;

- текст, отражающий обсуждение вопроса;

- принятое решение.

Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются печатью и направляются с сопроводительным письмом исполнителям.

2.5.3.7. Протоколы печатаются на общем бланке (приложение N 9) и имеют следующие реквизиты:

наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ).

Например:

место проведения заседания, совещания - печатается через два межстрочных интервала после реквизитов "дата" и "регистрационный номер" и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - дата, оформленная цифровым способом (26.08.2006), и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ).

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следуют фамилии выступающих и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу;

подпись - отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря совещания, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

2.5.3.8. Материалы заседаний коллегиальных органов располагаются в деле в следующем порядке: протокол, решения с приложениями к ним, доклады, содоклады, справки, информации в порядке рассмотрения вопросов, список приглашенных, стенограмма хода заседания. Каждый документ должен иметь подлинную подпись. Список приглашенных подписывает специалист органа местного самоуправления, готовивший вопрос.

2.5.4. Акт

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом органа местного самоуправления (акт приема-передачи дел, составленный при смене должностного лица). Если акт является внешним документом, он составляется на чистом листе бумаги и должен содержать юридические адреса сторон, составивших акт.

Акт должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос "чего?" (приема-передачи дел) или "о чем?" (о выделении к уничтожению дел временных сроков хранения).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части акта указывается документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его дата и номер. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются фамилии и инициалы (в именительном падеже), наименования должностей с обозначением организаций. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Основная часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту. Например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр -

2-й экземпляр -

3-й экземпляр -

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или документами, регламентирующими составление акта.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "Отметка о наличии приложений".

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем органа местного самоуправления и заверение печатью, после чего акт приобретает юридическую силу.

Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты порчи, повреждения или недостачи груза, иных нарушений транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток и зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

2.5.5. Договор (контракт)

Текст договоров (контрактов) фиксирует соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении прав и обязанностей.

Договор (контракт) может содержать следующие сведения:

название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, договор о техническом обслуживании, контракт на поставку и др.);

дата, место составления, номер;

наименования сторон (полное и сокращенное название);

наименование работы (предмет договора), ее этапы и результаты выполнения;

условия и сроки поставки, перевозки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

срок действия договора;

начало и окончание работ по договору;

стоимость работы и порядок расчетов;

порядок сдачи и приемки работы;

ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор);

гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

переход права собственности и риски;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

печати организаций - сторон договора.

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

2.5.6. Доверенность

Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенности выдаются органом местного самоуправления своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени органа местного самоуправления. В тексте доверенности указываются следующие сведения:

наименование органа местного самоуправления;

юридический адрес органа местного самоуправления;

название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

дата, номер доверенности;

должность и паспортные данные доверенного лица;

организация, в которой производятся действия по доверенности;

вид действий;

образец подписи лица, получившего доверенность;

заверение подлинности подписи;

срок действия доверенности.

Доверенность может быть оформлена на общем бланке. Если действия, указанные в доверенности, касаются денежных или материальных ценностей, она подписывается руководителем органа местного самоуправления и главным бухгалтером. Подписи должностных лиц должны быть заверены гербовой печатью органа местного самоуправления.

Руководителем органа местного самоуправления могут быть удостоверены доверенности, выданные специалистами органа местного самоуправления от своего имени, на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной.

2.5.7. Служебные письма

В деятельности органа местного самоуправления создаются следующие виды справочно-информационных документов: письма, справки, информации, докладные записки, обзоры, доклады, телеграммы, телефонограммы и др.

2.5.7.1. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи (пересылается по почте), оформляется только на бланке письма. Наиболее часто используются три вида письма: инициативное письмо, письмо-ответ, сопроводительное письмо.

2.5.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностного лица на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции.

2.5.7.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5 (приложение N 10).

Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления.

2.5.7.4. Текст письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма, изложение причин написания письма, мотивировка и т.п.

Во второй части и в заключении, начинающихся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ (нормативный правовой акт, договор, информационный или справочно-аналитический и т.д.) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся ситуации; их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем, направляем, представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо) и т.д.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Администрация считает...", "Комиссия рассмотрела..."

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.5.7.5. Датой письма является дата его подписания.

В индивидуальной инструкции по делопроизводству необходимо учесть, что право подписи служебных писем устанавливается в положении об органе местного самоуправления, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. Как правило, право подписи служебных писем имеют глава сельского, городского поселения, его заместитель.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов местного самоуправления, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов местного самоуправления включаются в наименование должности в реквизите "Подпись".

2.5.8. Справка

Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки делятся на две группы: справки информационного характера, описывающие и устанавливающие факты, события и содержащие сведения служебного характера; и справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям: о подтверждении места работы, заработной платы и т.п. (приложения N 11, 12).

Обе группы справок оформляются на общем бланке в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003. Текст справки личного характера должен начинаться с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце текста указывается учреждение, куда данная справка представляется.

Справки, используемые внутри органа местного самоуправления, подписывает составитель. Справки личного характера, а также справки, составленные по требованию иных органов и организаций, подписывает руководитель органа местного самоуправления. В последнем случае ниже подписи руководителя органа местного самоуправления оформляется реквизит "Отметка об исполнителе".

Справки финансового характера подписываются руководителем органа местного самоуправления и бухгалтером.

2.5.9. Записки (докладные, служебные, объяснительные)

Докладная записка - документ, адресованный руководству и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, и содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства.

Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Служебные записки - применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности организации (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения.

Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.

2.5.10. План

План фиксирует действия или мероприятия, намечаемые к исполнению, их последовательность, объем, сроки исполнения, исполнителей и в ряде случаев сведения об исполнении. Основное содержание плана может быть изложено в форме таблицы или связного текста. В календарных планах перечисляемые мероприятия располагаются в хронологическом порядке, т.е. по срокам исполнения.

По каждому пункту плана намечаются конкретные исполнители и сроки исполнения. План подписывается составителем или лицом, ответственным за его выполнение. Утверждается план руководителем органа местного самоуправления.

2.6.1. Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств электронно-вычислительной техники (далее - ЭВТ). Отдельные внутренние документы, авторами которых являются специалисты органа местного самоуправления, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

2.6.2. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ Р 6.30-2003, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма (размер печатного знака; 4,25 - межстрочный интервал. Допускается использовать (в миллиметрах) шаг письма - 2,54; межстрочный интервал - 4,24.

При составлении документа средствами ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами и т.д. в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков, которые могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машинкой. При этом используемый в печатающих устройствах ЭВТ шрифт должен быть хорошо читаемым.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6,0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 с установкой межстрочных интервалов - точно, одинарный, полуторный.

2.6.3. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются на пишущей машинке через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ), на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через 2 межстрочных интервала (в режиме "полуторный" для ПЭВМ).

2.6.4. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами (в режиме "одинарный" для ПЭВМ). Например:

2.6.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

2.6.6. Название вида документа печатается прописными буквами.

2.6.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Другие фамилии выравниваются по первой букве самой длиной фамилии.

Например:

2.6.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выравнивать по центру.

2.6.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора:

- от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизите "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ;

- после 5 печатных знаков (1,25 см) - для начала абзаца в тексте;

- после 16, 24, 56 печатных знаков - для составления таблиц и трафаретных текстов;

- после 32 печатных знаков (8,5 см от левого поля) - для реквизита "Адресат";

- после 40 печатных знаков (10 см от левого поля) - для реквизита "Гриф утверждения документа";

- после 48 печатных знаков (12 см от левого поля) - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".

2.6.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ), вторая строка начинается под первой буквой указанных "Примечания" или "Основания".

2.6.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд начинается от левой границы текстового поля, второй ряд - после 40 печатных знаков от границы левого поля.

2.6.12. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

2.6.13. Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа.

3.1.1. Движение документов в органе местного самоуправления с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органе местного самоуправления, регламентируются индивидуальной инструкцией по делопроизводству, регламентом, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.

3.1.3. При применении в органе местного самоуправления электронного документооборота специалистом по ДОУ разрабатываются маршруты движения документов.

3.2.1. Доставка документов в орган местного самоуправления осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными.

С помощью почтовой связи в орган местного самоуправления доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

3.3.1. Документы, поступающие в орган местного самоуправления на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляются специалистом по ДОУ.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению.

При обнаружении отсутствия документов, приложений к ним об этом сообщается отправителю. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в приложении N 13.

Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). На полученном документе проставляется отметка о поступлении документа вручную или с помощью специального регистрационного штампа. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа (приложение N 14).

3.3.2. После регистрации документы передаются руководителю органа местного самоуправления или его заместителю в день поступления.

Руководителю органа местного самоуправления в обязательном порядке передаются документы органов государственной власти, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности органа местного самоуправления, исполнение которых требует решения руководства. Результаты рассмотрения документов выражаются в резолюциях.

В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом.

Рассмотренные руководством документы возвращаются специалисту по ДОУ, где в РКФ переносится содержание резолюции, сроки исполнения и фамилии исполнителей. Затем документ, как правило, в день его поступления передается на исполнение. В случае необходимости документ ставится на контроль.

Подлинник документа, который исполняется несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

3.4.1. Документы, отправляемые органом местного самоуправления, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется специалистом по ДОУ органа местного самоуправления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

3.4.2. С помощью средств электрической связи специалист по ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются индивидуальной инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в органе местного самоуправления технических и программных средств.

Бумажный оригинал документа, переданного по каналам электрической связи, досылается адресату по почте.

3.4.3. Телеграммы, составляемые в органе местного самоуправления, принимаются специалистом по ДОУ, завизированными, подписанными, датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

3.4.4. Документы, полностью оформленные, вместе с имеющимися приложениями, с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указателем рассылки, передаются специалисту по ДОУ для регистрации и отправки, а также для формирования дела в соответствии с номенклатурой дел органа местного самоуправления.

Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на его дату и номер, передается вместе с инициативным документом.

Исполненные документы с грифом "Подлежит возврату" в обязательном порядке передаются исполнителями специалисту по ДОУ.

Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

3.4.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

Повестка дня и все документы заседаний представительного органа сельского, городского поселения рассылаются специалистом по ДОУ депутатам представительного органа сельского, городского поселения и в соответствующие учреждения не позднее, чем за три дня до заседания. Размноженные проекты муниципальных правовых актов рассылаются в соответствии с указателем рассылки.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, специалистом по ДОУ.

3.5.1. Прохождение внутренних документов (распоряжения, служебные записки и т.д.) на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

3.5.2. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.

3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных документов в обязательном порядке направляются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной соответствующей отметкой в РКФ. Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы.

Документы с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление специалистам органа местного самоуправления. Каждый ознакомившийся специалист обязан возвратить документ ответственному за делопроизводство с обязательным проставлением даты ознакомления и подписи. Ознакомление всех специалистов с документами осуществляется в течение 1 - 2 дней.

3.6.1. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. В случае необходимости оригиналы отправляются почтовой связью;

поступившие факсограммы регистрируются и передаются руководителю в день их приема, срочные - немедленно с последующей их передачей исполнителям под расписку;

поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется соответствующему исполнителю.

3.6.2. Документы, поступающие в орган местного самоуправления в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Первичная обработка электронных документов аналогична обработке документов на бумажном носителе.

Прием и регистрация в РКФ документов, поступивших на электронный адрес органа местного самоуправления, осуществляется специалистом по ДОУ или другим специалистом, на которого возложено выполнение этих функций.

Правила приема, обработки и распределения документов, поступивших в электронном виде, определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству, с учетом функционирующих в органе местного самоуправления технических и программных средств.

Сообщения, получаемые по электронной почте, распечатываются на бумагу.

3.6.3. В соответствии с постановлением Правительства края от 25 февраля 2004 г. N 11-пр "О мерах по выполнению требований Федерального закона от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" рассылка копий нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора и Правительства края осуществляется в электронном виде.

Прием документов ведет специалист органа местного самоуправления, назначенный распорядительным актом руководителя органа местного самоуправления ответственным за работу с электронной почтой.

Электронные документы распечатываются на бумагу с проставлением заверительной надписи: "Документ получен в электронном виде. ЭЦП подтверждаю". Должность лица, принявшего документ, подпись, дата, регистрационный штамп.

Поступившие документы запрещается размещать в локальной компьютерной сети, доступной для общего пользования.

Резолюции к документам, поступившим по факсу или по электронной почте, оформляются на отдельных листах, а затем прикрепляются к подлиннику.

3.8.1. Руководитель органа местного самоуправления или его заместитель обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их через специалиста по ДОУ до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

3.8.2. При рассмотрении документов руководитель органа местного самоуправления выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются исполнителю специалистом по ДОУ немедленно.

3.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

3.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

3.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

4.1.2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется.

Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются постановления (распоряжения) главы сельского, городского поселения по основной деятельности, по личному составу, обращения граждан.

4.1.3. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится специалистом по ДОУ органа местного самоуправления.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются специалистом по ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

4.1.4. При регистрации на документах проставляется регистрационный номер. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Например, 1-24/18, где 1-24 - индекс дела по номенклатуре дел, 18 - порядковый регистрационный номер.

Регистрационными номерами документов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документов, которые им присваиваются в рамках календарного года.

Регистрационные номера писем, жалоб, заявлений граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа. Например, 1-24/18-К. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

4.1.5. Документы регистрируются в РКФ - электронных карточках или в журналах регистрации поступающих документов, журналах регистрации отправляемых документов (приложение N 15).

В РКФ вносятся следующие сведения:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

дата и индекс поступления;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

4.1.6. Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, но разные регистрационные номера. Документу-ответу присваивается отдельный регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива отправляемых документов, в РКФ инициативного документа делается отметка об исполнении документа.

4.1.7. Журналы регистрации всех категорий документов органа местного самоуправления являются и справочным аппаратом к документам органа местного самоуправления.

Справочный аппарат обеспечивает поиск информации, заключенной в документе, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.

В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

6.1.1. Номенклатура дел органа местного самоуправления (далее - номенклатура дел) - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение N 16).

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе местного самоуправления и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа местного самоуправления, их виды, состав и содержание.

6.1.3. Номенклатура дел составляется ежегодно (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) специалистом, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом органа местного самоуправления.

Номенклатура дел подписывается специалистом по ДОУ, согласовывается экспертной комиссией органа местного самоуправления, утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа местного самоуправления и вводится в действие с 01 января следующего года.

6.1.4. Не реже одного раза в 5 лет номенклатура дел представляется для рассмотрения ЭПК архивного органа, в который документы передаются на постоянное хранение, с последующим представлением (при необходимости) на согласование с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) управления по делам архивов Правительства края.

В случае коренных изменений в функциях и структуре органа местного самоуправления такое согласование производится ранее установленного срока.

6.1.5. Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел документационного обеспечения управления. Второй - используется специалистом по ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архивном органе, с которым согласовывалась номенклатура дел. Четвертый - в виде выписок тиражируется для специалистов органа местного самоуправления.

6.1.6. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений либо направления деятельности. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа местного самоуправления.

6.1.7. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа местного самоуправления.

Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания, брошюры, справочники.

6.1.8. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе местного самоуправления цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Например:

- законодательные акты и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- постановления и распоряжения Губернатора и Правительства края;

- нормативные правовые акты исполнительных органов власти края;

- постановления и распоряжения главы муниципального района;

- постановления и распоряжения главы городского, сельского поселения;

- протоколы заседаний комиссий, штабов, совещаний и документы к ним;

- планы;

- отчеты;

- справочные документы, переписка;

- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов местного самоуправления и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа местного самоуправления или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например:

Документы (акты, справки, предписания, переписка) о проверках

предприятий торговли, общественного питания и бытового обслуживания

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например:

Переписка с учреждениями, организациями и предприятиями по вопросам

охраны природных ресурсов, сельского хозяйства, охотничьего и рыбного

промысла, лесного хозяйства, землепользования

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с администрацией муниципального района

по основным вопросам деятельности

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Годовые планы работы подведомственных учреждений

Годовые статистические отчеты о расходах

на содержание автотранспорта

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган местного самоуправления для продолжения и др.

6.1.9. Если в течение года в органе местного самоуправления возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

6.1.10. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется специалистом по ДОУ.

6.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (личные дела, карточки работников, книги учета движения трудовых книжек и др.), формирование которых за несколько лет вызывается необходимостью;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

6.2.3. В начале делопроизводственного года специалист органа местного самоуправления в соответствии с номенклатурой дел оформляет папки, на которых указываются: полное название органа местного самоуправления, номер дела по номенклатуре дел, его заголовок, дата (год) заведения дела, срок хранения дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы находятся в начале дела.

Постановления, распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года. В деятельности органа местного самоуправления создаются и отдельно формируются:

- распоряжения по основной деятельности, срок хранения постоянно;

- распоряжения по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, поощрении, премии, доплатам, надбавкам, изменении фамилии), срок хранения 75 лет;

- распоряжения по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, взысканиях), срок хранения 5 лет.

Протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и документы к ним в делах располагаются в хронологическом порядке по номерам.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края, муниципальных правовых актов муниципального района.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства края, главы муниципального района, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Положения, инструкции, утвержденные муниципальными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

Документы, не имеющие отношения к характеристике муниципального служащего, группируются отдельно от личных дел. Личные дела ведутся в течение нескольких лет и после увольнения муниципального служащего и внесения в личное дело соответствующих записей в дополнение к анкете сдаются на хранение в архив органа местного самоуправления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органа местного самоуправления и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости по начислению и выдаче заработной платы группируются в самостоятельные дела в пределах года.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Переписка с органами государственной власти может группироваться по конкретным вопросам.

Справки, информация, отчеты или другие документы аналитического характера, отражающие деятельность органа местного самоуправления, формируются в самостоятельное дело, срок хранения - постоянно.

Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в отдельные дела:

- предложения и заявления граждан об улучшении работы органа местного самоуправления и документы по их рассмотрению, срок хранения - постоянно;

- заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по их рассмотрению, срок хранения - 5 лет ЭПК.

6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив органа местного самоуправления дела хранятся по месту их формирования.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение года, а затем сдаются в архив органа местного самоуправления.

6.3.2. Выдача дел специалистам для работы осуществляется специалистом по ДОУ под расписку в журнале выдачи дел во временное пользование. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование специалистам органа местного самоуправления на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа местного самоуправления или его заместителя, курирующего специалиста по ДОУ, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа местного самоуправления с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.

7.1.1. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел, обеспечение сохранности и передачу дел в архив органа местного самоуправления, а затем в архивный орган.

7.1.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

7.1.3. Экспертиза ценности документов в органе местного самоуправления на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив органа местного самоуправления.

7.1.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе местного самоуправления создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК). Она назначается распоряжением руководителя органа местного самоуправления в составе не менее трех человек.

Членами ЭК являются специалисты органа местного самоуправления, хорошо знающие делопроизводство. Возглавляет ЭК заместитель руководителя органа местного самоуправления. В состав ЭК обязательно входит специалист, отвечающий за работу архива органа местного самоуправления.

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем органа местного самоуправления. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК архивного органа.

ЭК органа местного самоуправления осуществляет следующие функции: рассматривает проект номенклатуры дел; организует ежегодный отбор дел на хранение и уничтожение; рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащих передаче в архивный орган, описи дел по личному составу; рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

Работа ЭК организуется в соответствии с годовым планом работы. Заседания ЭК протоколируются.

7.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа местного самоуправления, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

7.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

7.1.7. Отбор документов и дел за соответствующий период к уничтожению составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 22) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Акты рассматриваются ЭК, подписываются ответственным за делопроизводство и утверждаются руководителем органа местного самоуправления.

Уничтожение включенных в акт документов производится после того, как описи дел постоянного хранения за этот же период утверждены ЭПМК управления по делам архивов Правительства края.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа местного самоуправления.

7.2.1. Дела органа местного самоуправления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел проводится специалистом по ДОУ и соответствующими специалистами, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа местного самоуправления.

7.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление обложки дела (приложение N 17); нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела (приложение N 18); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 19); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.2.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются: полное наименование органа местного самоуправления в именительном падеже, после него в скобках указывается официально принятое сокращенное наименование; номер дела (индекс) по номенклатуре дел; заголовок - переносится из номенклатуры дел; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве; срок хранения в соответствии с номенклатурой дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно", по личному составу: "75 лет ЭПК". На обложке с левой стороны карандашом выполняется шифровка дел в соответствии с описями.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи документов дел, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов в конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа местного самоуправления, с указанием сроков хранения.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для проставления архивного шифра и наименования архивного органа, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименование фондообразователя может проставляться на обложке штампом.

7.2.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов дела составляется в обязательном порядке в делах:

- постановления (распоряжения) главы сельского, городского поселения по основной деятельности и документы к ним;

- распоряжения главы сельского, городского поселения по личному составу;

- личные дела уволенных работников;

- лицевые счета работников.

Необходимость составления внутренней описи документов дела на другие дела определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи документов дела.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.2.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.3.1. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложения N 20, 21), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение N 22).

Опись дел состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.3.2. Опись дел составляется по установленной форме (приложения N 20, 21) не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства, например, в 2007 году должны быть представлены описи дел за 2004 год.

Описательная статья описи дел содержит следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела (тома, части).

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

- порядок нумерации дел в описи - валовый, опись ведется в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с архивным органом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи дел (литерные номера и пропущенные номера).

7.3.3. Годовой раздел описи дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, подписывается составителем и ответственным за делопроизводство и архив, согласовывается ЭК, после утверждения ЭПМК управления по делам архивов Правительства края утверждается руководителем органа местного самоуправления.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем органа местного самоуправления.

7.3.4. Описи дел по личному составу составляются по тому же принципу и подлежат согласованию с ЭПК соответствующего архивного органа или ЭПМК управления по делам архивов Правительства края.

7.3.5. На похозяйственные книги составляется отдельная опись по форме годового раздела описи дел постоянного хранения. Похозяйственные книги заводятся на 5 лет, после чего составляется опись. Годовой раздел составляется по дате ведения похозяйственной книги, например: похозяйственные книги на 2000 - 2005 годы описываются в 2006 году, даты ведения похозяйственных книг включаются в заголовок. Опись на похозяйственные книги представляется в архивный орган.

7.3.6. Описи дел постоянного хранения и акты о выделении дел временного хранения к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК описи дел представляются на утверждение ЭПМК управления по делам архивов Правительства края. Затем они утверждаются руководителем органа местного самоуправления. Только после этого орган местного самоуправления имеет право уничтожить дела, включенные в акты, в соответствии с установленным порядком.

7.4.1. Документы органа местного самоуправления относятся к муниципальной собственности и через пять лет хранения в органе местного самоуправления в установленном порядке подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный орган.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение орган местного самоуправления образует архив.

7.4.2. Архивные документы должны храниться в отдельных соответственно оборудованных помещениях или в закрываемых металлических шкафах или сейфах, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В случае расположения архивохранилища на первом этаже на окнах устанавливаются металлические распашные решетки, двери обиваются асбестовой прокладкой или металлом и снабжаются надежными замками. Двери хранилищ в нерабочее время должны быть закрыты на замок и опечатаны.

В архивохранилищах должны быть установлены средства пожаротушения. В органе местного самоуправления должен быть разработан и утвержден план экстренной эвакуации документов, приобретены для этих целей мешкотара, брезент, шпагат.

7.4.3. При смене руководителя органа местного самоуправления и специалиста органа местного самоуправления, ответственного за делопроизводство и архив, все документы должны передаваться по акту. Акт приема-передачи документов утверждается главой сельского, городского поселения.

7.4.4. Дела постоянного хранения в течение пяти лет находятся в органе местного самоуправления, а затем сдаются на хранение в архивный орган. Их передача производится только по описям дел.

Дела по личному составу хранятся в архиве органа местного самоуправления. В случае отсутствия в органе местного самоуправления условий для их хранения, дела по личному составу передаются на хранение в архивный орган.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа местного самоуправления, как правило, не подлежат. Они хранятся в органе местного самоуправления и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В период подготовки дел к передаче в архив органа местного самоуправления специалистом, ответственным за архив, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты структурного подразделения обязаны устранить.

Прием каждого дела производится специалистом, ответственным за архив органа местного самоуправления, в присутствии специалиста, передающего дела. При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи дел указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста, ответственного за архив органа местного самоуправления, и лица, передавшего дела.

7.4.5. При первичной передаче документов на постоянное хранение описи дел должны иметь титульный лист, историческую справку (приложение N 23), предисловие, список сокращенных слов.