Постановление Администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края от 15 июня 2010 г. N 583 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Ванинского муниципального района, утвержденную постановлением главы администрации Ванинского муниципального района от 10 февраля 2009 г. N 61 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края"

В соответствии с Уставом Ванинского муниципального района Хабаровского края и в целях упорядочения правовых актов главы администрации Ванинского муниципального района, администрация Ванинского муниципального района постановляет:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края (далее - Инструкция), утвержденную постановлением главы администрации Ванинского муниципального района от 10 февраля 2009 г. N 61 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края", следующие изменения:

1.1. Раздел 4.2. изложить в следующей редакции:

"4.2. Протоколы.

4.2.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседании коллегии при главе района; Совета органов местного самоуправления (глав), Собрания депутатов, комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.д.

4.2.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Материалы к обсуждению представляются специалистами администрации района, руководителями и специалистами подведомственных учреждений, а также другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа и заседания депутатских комиссий Собрания депутатов. Справки подписываются руководителями организаций, исполнителями.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и специалистов администрации района, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 5 рабочих дней со дня заседания.

4.2.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель     - Минько А.А., первый заместитель главы администрации

                   Ванинского муниципального района

Секретарь        - Живонос Г.И., начальник отдела организационно-

                   методической работы управления делами администрации

                   Ванинского муниципального района

Присутствовали:

члены оргкомитета: Банников Е.Ж., Губакина Г.В., Гусева Е.Т., Иванко Л.Г.,

                   Колядов М.И., Кручина С.В., Минько А.А., Харитонов

                   М.Г., Шипулин С.А., Яшина С.П.

(перечисляются Ф.И.О. членов коллегиального органа в алфавитном порядке)

приглашенные: 23 человека (список прилагается).

Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают от левого поля, отделяя 2 интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа и приглашенных на заседание лиц перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Например: "Присутствовали: 50 человек (список прилагается)". Подсчет участников проводится по спискам регистрации. Список участников прилагается к протоколу.

Список присутствующих в алфавитном порядке оформляется размером шрифта 12 по форме:

N п/п

ФИО

-

Должность, место работы

1	2	3	4
1.	Иванова Татьяна Ивановна	-	Начальник отдела оперативной работы городского поселения "Рабочий поселок Ванино"
2.	Козлов Сергей Иванович	-	Индивидуальный предприниматель Ващенко С.И.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными центровано через 2 - 3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление всех обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения. Пункты повестки пишутся с красной строки. После каждого вопроса повестки указывается фамилия, имя, отчество и должность докладчика. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".

Например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О необходимости участия в программе "О ходе реализации Федерального закона от 21.07.2007 N 185-ФЗ "О фонде содействия реформированию жилищно-коммунального хозяйства", как единственной форме получения средств на капитальный ремонт жилья.

Докладчик: Розыев Самандар Джумаевич, заместитель главы администрации Ванинского муниципального района по вопросам ЖКХ и строительства.

2. О формировании резерва управленческих кадров.

Докладчик: Никитина Надежда Александровна, заместитель начальника правового управления администрации Ванинского муниципального района.

3. Разное.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня;

ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему (в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается"). Если ход заседания фиксируется на магнитной пленке (диктофон), тексты всех выступлений перепечатываются и включаются в состав протокола;

РЕШИЛИ: (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения).

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Решения производственных совещаний специалистов администрации района, комиссий, советов, совещаний, семинаров работников подведомственных учреждений печатаются в тексте протоколов полностью.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Решения коллегии, Собрания депутатов прилагаются к протоколу заседания коллегии, Собрания депутатов, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается".

4.2.4. Допускается краткая форма составления протокола совещания при главе администрации района. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

4.2.5. Протоколы заседаний коллегии, постоянно действующих комиссий, советов, комитетов подписывают председатель и секретарь.

Протоколы временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.д. подписывают назначенные председательствующий и секретарь.

При необходимости протоколы заседания комиссий и совещаний утверждаются главой администрации района.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 21 - 24 апреля 2007 г.

4.2.6. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов:

- протоколы заседаний коллегии;

- протоколы совещаний и др.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, например: ПРОТОКОЛ N 3/4.

Протоколы заседаний Собрания депутатов нумеруются в пределах созыва.

Протоколы заседаний постоянных комиссий Собрания депутатов нумеруются по каждой комиссии отдельно с первого номера в пределах созыва.

Протоколы заседаний коллегии при главе района нумеруются в пределах календарного года.

Номера решений, принятых на заседаниях Собрания депутатов, состоят из номера протокола и порядкового номера решения, например: решение N 3 - 15.

4.2.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются простой круглой печатью.

Принятые решения коллегии доводятся до исполнителей правовым актом главы района; решения комиссий - в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку:

- воспроизводятся все реквизиты общего бланка;

- вводная часть текста;

- вопрос повестки дня, по которому готовится выписка;

- текст, отражающий обсуждение вопроса;

- принятое решение.

Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются простой круглой печатью и направляются с сопроводительным письмом исполнителям.

4.2.8. Протоколы заседаний (совещаний) при главе района и его заместителях печатаются на общем (гербовом) бланке администрации района формата А4 (Приложение N 12) и имеют следующие реквизиты:

- наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру;

- вид заседания, совещания и т.д. - печатается на месте, отведенном для заголовка, через один межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ);

- дата и номер протокола - дата, оформленная цифровым способом (26.08.2007), и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах;

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "одинарный" для ПЭВМ).

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следуют фамилии выступающих и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу;

- подпись - отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря совещания, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

4.2.9. Материалы коллегии располагаются в деле в следующем порядке: протокол, список приглашенных, проекты постановлений с приложениями к ним, доклады, содоклады, справки, информации в порядке рассмотрения вопросов, стенограмма хода заседания. Каждый документ должен иметь подлинную подпись. Список приглашенных подписывает заместитель главы администрации района или руководитель структурного подразделения администрации района, готовившего вопрос.

4.2.10. Протоколы производственных совещаний, семинаров, совещаний, круглых столов, комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.д., проводимых структурными подразделениями администрации района, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с воспроизведением необходимых реквизитов общего бланка, кроме гербов края и района (Приложение N 13)".

2. Опубликовать настоящее постановление в Информационном сборнике муниципальных правовых актов Ванинского муниципального района Хабаровского края.

3. Контроль за соблюдением порядка исполнения Инструкции возложить на управляющего делами администрации Ванинского муниципального района Кручину С.В.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя главы администрации Ванинского муниципального района Минько А.А.

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Глава администрации района

Н.С. Ожаровский