Статья 18. Контроль за исполнением документов

Статья 18. Контроль за исполнением документов

1. Контроль за исполнением документов устанавливается в целях обеспечения качественного и своевременного решения содержащихся в документе вопросов.

2. Необходимость постановки документа на контроль в администрации города определяют мэр, начальник контрольного управления администрации города.

3. Организация контроля за исполнением документов производится в соответствии с требованиями Положения "О порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации города Хабаровска", а также требованиями Инструкции.

4. Документы с резолюцией мэра с конкретным сроком исполнения ставятся общим отделом на особый контроль.

В первую и третью пятницу месяца общий отдел готовит для мэра информацию о прохождении документов в администрации города.

5. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения и ответа.

Обязательному контролю подлежат:

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора и Правительства Хабаровского края с резолюцией мэра на них;

- постановления и распоряжения администрации и мэра;

- поручения мэра, данные на аппаратном совещании при мэре;

- поручения мэра, данные им в ходе объездов объектов строительства и городского хозяйства;

- поручения мэра, данные на проводимых им совещаниях;

- другие документы, поручения, указания мэра, по которым определены исполнители и конкретные сроки исполнения;

- решения Хабаровской городской Думы, в которых даны поручения администрации города;

- обращения граждан;

- поручения мэра, данные в виде резолюции на материалах личного приема руководителей предприятий, учреждений, организаций и граждан;

- корреспонденция, поступающая от предприятий, учреждений и организаций;

- высказывания в средствах массовой информации, направленные в адрес администрации города.

6. Постановка документов на контроль в администрации города осуществляется с применением автоматизированной системы электронного документооборота:

- исполнительно-распорядительные акты;

- обращения граждан;

- служебные документы (корреспонденция).

7. По указанию мэра на контроль могут быть поставлены: весь документ, его отдельный пункт, а также поручения, отданные в устной форме.

8. Контроль за исполнением документов возлагается на заместителей мэра и руководителей структурных подразделений администрации города.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Хабаровска от 24 марта 2015 г. N 188-р в пункт 9 статьи 18 главы 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

9. Оперативный контроль за исполнением документов и поручений по ним осуществляется советниками мэра, консультантами, помощниками заместителей мэра и включает в себя:

- ознакомление заместителей мэра с поставленными на контроль документами в день их получения и передача этих документов с резолюцией заместителей мэра непосредственным исполнителям через общий отдел;

- оформление, учет и хранение контрольных дел (специальных контрольных папок), в которых вместе с контрольными документами содержатся материалы, отражающие ход их выполнения (промежуточные информации, справки по итогам проверок, выписки из протоколов совещаний и пр.);

- оперативное информирование мэра и его заместителей о ходе и результатах исполнения контрольных документов;

- организацию подготовки заместителям мэра, контрольному управлению администрации города, отделу по рассмотрению обращений граждан и общему отделу (по истечении сроков исполнения документов) представлений о снятии их с контроля или же о продлении сроков исполнения;

- подготовку и передачу исполненных документов в соответствующие службы для снятия их с контроля.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Хабаровска от 24 марта 2015 г. N 188-р в пункт 10 статьи 18 главы 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

10. Данные о ходе и результатах исполнения документов обобщаются, направляются заместителям мэра в виде машинограмм предупредительного характера с перечнем документов, сроки исполнения которых наступают в следующем контролируемом периоде:

- ежемесячно - контрольным управлением администрации города;

- еженедельно - отделом по рассмотрению обращений граждан;

- еженедельно - общим отделом.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации города Хабаровска от 24 марта 2015 г. N 188-р в пункт 11 статьи 18 главы 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

11. Учет, анализ и обобщение результатов контроля за исполнением документов, подготовку аналитических материалов, служебных записок о соблюдении требований исполнительской дисциплины обеспечивают и представляют мэру:

- контрольное управление - по исполнительно-распорядительным актам - ежеквартально;

- отдел по рассмотрению обращений граждан - ежемесячно;

- общий отдел по служебным документам - два раза в месяц.

12. Документ считается исполненным и снимается с контроля лишь тогда, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и об этом извещены все заинтересованные организации и лица, и только тем руководителем, который его рассматривал и ставил на контроль.

13. Ответственность за исполнение документов, поставленных на контроль, возлагается на должностных лиц и структурные подразделения, указанные в документах, контрольных карточках, а также лиц, установленных резолюцией мэра, его заместителей.

14. Срок исполнения документов исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается в тексте документа.

Срок исполнения поручения, если он не определен в документе, устанавливается в один месяц.

15. Информация по исполнению документа, отдельного мероприятия представляется ответственными за исполнение в контрольное управление на имя мэра.

Непредставление информации в сроки, указанные в контрольной карточке, означает неисполнение документа, мероприятия.

16. Основанием для снятия с контроля документа является справка (информация) о выполнении заданий, установленных документом. Справка (информация) должна содержать краткое изложение решения поставленного в документе вопроса и сведения о том, кем, когда и в какой форме дан ответ автору обращения. К справкам прилагаются подлинники (копии) поручений и соответствующих документов.

17. Для снятия с контроля исполнительно-распорядительных актов мэра, администрации города контрольное управление готовит проект распоряжения администрации города о снятии с контроля указанных документов.

Снятие документа с контроля не означает прекращения его действия.