Приложение 1. Положение об использовании автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства "DocsVision" в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа

Приложение 1
к распоряжению администрации
Петропавловск-Камчатского городского округа
от 24 октября 2012 г. N 427-р

Положение
об использовании автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства "DocsVision" в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об использовании автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства "DocsVision" в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - Положение) определяет порядок использования автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства "DocsVision" в Петропавловск-Камчатском городском округе (далее - АС ЭДД "DocsVision").

1.2. АС ЭДД "DocsVision" разработана для автоматизации следующих процессов делопроизводства:

1.2.1 электронного документооборота;

1.2.2 электронного архива документов;

1.2.3 управления правовыми актами администрации Петропавловск-Камчатского городского округа;

1.2.4 контроля исполнительской дисциплины;

1.2.5 модуля управления бизнес-процессами;

1.2.6 Интернет-сервисов для возможности предоставления государственных (муниципальных) услуг в электронном виде.

1.3. В настоящем Положении применяются следующие понятия:

1.3.1 база данных АС ЭДД "DocsVision" - совокупность сведений о работниках органов администрации Петропавловск-Камчатского городского округа, структуре органов администрации Петропавловск-Камчатского городского округа, номенклатуре дел каждого органа администрации Петропавловск-Камчатского городского округа, контрагентах, регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних), гражданах, обращающихся в органы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа, контроле исполнительской дисциплины;

1.3.2 оператор АС ЭДД "DocsVision" - орган администрации Петропавловск-Камчатского городского округа, организующий и (или) осуществляющий обработку данных, определяющий цели и содержание обработки данных и организующий эксплуатацию базы данных АС ЭДД "DocsVision" в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа;

1.3.3 ошибка в работе программного обеспечения - невыполнение или некорректное выполнение программным обеспечением действий пользователя в системе;

1.3.4 система электронного документооборота - информационная система обмена электронными документами между участниками электронного документооборота;

1.3.5 служебный документ - все входящие, исходящие и внутренние документы, используемые в текущей деятельности органов администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и подведомственных муниципальных учреждений;

1.3.6 служебная переписка - передача информации путем направления служебных документов;

1.3.7 участники процесса электронного документооборота - пользователи АС ЭДД "DocsVision" - работники органов администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и подведомственных муниципальных учреждений;

1.3.8 электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора;

1.3.9 электронный документооборот - движение электронных документов с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки адресату на хранение.

1.4. К АС ЭДД "DocsVision" предъявляются следующие требования:

1.4.1 обеспечение технологической возможности использования АС ЭДД "DocsVision" переменным числом его участников;

1.4.2 применение участниками электронного документооборота совместных технологий, форматов, протоколов информационного взаимодействия и единых программно-технических средств АС ЭДД "DocsVision";

1.4.3 правомерное использование программного обеспечения и сертифицированных программно-технических средств участниками электронного документооборота;

1.4.4 обеспечение целостности и сохранности передаваемой информации;

1.4.5 минимизация издержек, в том числе финансовых и временных, при осуществлении информационного взаимодействия участниками электронного документооборота;

1.4.6 направление и получение в форме электронного документа поручений Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа; первого заместителя Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа; заместителей Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа; заместителей Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа - руководителей (начальников, председателей) аппарата, департамента, комитета, управления администрации Петропавловск-Камчатского городского округа; руководителей (начальников, председателей) аппарата, департамента, комитета, управления администрации Петропавловск-Камчатского городского округа; заместителей руководителя (начальника, председателя) аппарата, департамента, комитета, управления администрации Петропавловск-Камчатского городского округа; заместителей руководителя (начальника, председателя) аппарата, департамента, комитета, управления администрации Петропавловск-Камчатского городского округа - начальников отделов, данных в соответствии с их полномочиями, по служебной переписке;

1.4.7 направление и получение в форме электронного документа служебных документов участниками электронного документооборота в соответствии с требованиями инструкции по организации делопроизводства в администрации Петропавловска-Камчатского городского округа (далее - Инструкция по организации делопроизводства), и иных правовых актов, регламентирующих порядок документооборота;

1.4.8 возможность постановки и снятия с контроля поручений по служебной переписке Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа, первого заместителя Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа, заместителей Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа, заместителей Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа - руководителей (начальников, председателей) аппарата, департамента, комитета, управления администрации Петропавловск-Камчатского городского округа, руководителей (начальников, председателей) аппарата, департамента, комитета, управления администрации Петропавловск-Камчатского городского округа, заместителей руководителя (начальника, председателя) аппарата, департамента, комитета, управления администрации Петропавловск-Камчатского городского округа; заместителей руководителя (начальника, председателя) аппарата, департамента, комитета, управления администрации Петропавловск-Камчатского городского округа - начальников отделов в соответствии с требованиями Инструкции по организации делопроизводства и иных правовых актов, регламентирующих порядок осуществления контроля поручений по служебной переписке;

1.4.9 обеспечение возможности использования в работе с АС ЭДД "DocsVision" мобильных устройств передачи данных.

1.5. Сведения, содержащиеся в базе данных АС ЭДД "DocsVision", являются муниципальными информационными ресурсами.

2. Организация работы АС ЭДД "DocsVision" и рабочих мест пользователей

2.1. Технические средства АС ЭДД "DocsVision" включают в себя серверы АС ЭДД "DocsVision", средства защиты информации, каналы связи, коммутационное оборудование и иные средства программно-технического обеспечения электронного взаимодействия участников электронного документооборота.

Безопасность информации при осуществлении электронного документооборота обеспечивается комплексом технических мероприятий в рамках технических требований Федеральной службы безопасности Российской Федерации и Федеральной службы по техническому и экспортному контролю Российской Федерации к системе электронного документооборота.

2.2. Оператор АС ЭДД "DocsVision" в рамках использования системы электронного документооборота обеспечивает:

2.2.1 работоспособность и поддержание работоспособности программно-технических средств АС ЭДД "DocsVision";

2.2.2 безопасность информации в АС ЭДД "DocsVision" в соответствии с руководящими документами в области защиты информации;

2.2.3 формирование и поддержание в актуальном состоянии справочников нумераторов, работников и структуры администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и подведомственных муниципальных учреждений, ссылок и типов документов на основании информации, предоставленной в соответствии с требованиями Инструкции по использованию объектов информатизации, подключенных к информационно-телекоммуникационной сети администрации Петропавловск-Камчатского городского округа, утвержденной приказом Аппарата администрации Петропавловск-Камчатского городского округа от 25.07.2012 N 52-од "Об утверждении Инструкции по использованию объектов информатизации, подключенных к информационно-телекоммуникационной сети администрации Петропавловск-Камчатского городского округа" (далее - Инструкция по использованию объектов информатизации);

2.2.4 устранение выявленных в процессе эксплуатации АС ЭДД "DocsVision" ошибок в работе программного обеспечения системы, в том числе с прибытием на рабочие места пользователей;

2.2.5 консультирование пользователей АС ЭДД "DocsVision" по вопросам эксплуатации, а также устранение ошибок системы в режиме "вопрос-ответ" по телефону, электронной почте, или через службу обмена мгновенными сообщениями

2.2.6 порядок доступа к базе данных АС ЭДД "DocsVision" в соответствии с функциональными обязанностями пользователей АС ЭДД "DocsVision".

2.3. Основным структурным элементом АС ЭДД "DocsVision" в органах администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и подведомственных муниципальных учреждениях является автоматизированное рабочее место (далее - АРМ) пользователя.

2.4. Подключение АРМ к АС ЭДД "DocsVision" и выполнение настройки рабочего места в АС ЭДД "DocsVision" в случае увольнения работника, перемещении работника на другую должность, перевода работника в другой орган администрации Петропавловск-Камчатского городского округа, временного замещения работника производится Оператором АС ЭДД "DocsVision" после получения информации, направленной в соответствии с разделом 4 настоящего Положения.

2.5. Пользователи АС ЭДД "DocsVision" в рамках использования системы электронного документооборота обеспечивают:

2.5.1 выполнение функций пользователей и технологии исполнения делопроизводственных операций в соответствии с инструкциями пользователей, размещенными в АС ЭДД "DocsVision" (клавиша F1);

2.5.2 формирование и поддержание в актуальном состоянии справочников категорий и контрагентов, а также предоставляют необходимую информацию Оператору АС ЭДД "DocsVision" для поддержания в актуальном состоянии справочников, указанных в подпункте 2.2.3 настоящего Положения.

3. Формирование и ведение базы данных АС ЭДД "DocsVision"

3.1. Внесение в базу данных АС ЭДД "DocsVision" сведений и документов и ведение базы АС ЭДД "DocsVision" осуществляется на основе предоставленных документов через клиентское программное обеспечение "DocsVision Navigator".

3.2. В базу данных АС ЭДД "DocsVision" вносятся сведения согласно требованиям Инструкции по организации делопроизводства.

3.3. При осуществлении электронного документооборота не допускается ввод в АС ЭДД "DocsVision" служебных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, а также служебных документов, имеющих гриф "для служебного пользования" или иной гриф ограниченного доступа к служебному документу.

Ввод в АС ЭДД "DocsVision" служебных документов, содержащих персональные данные, допускается в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и при наличии технической возможности обеспечения их безопасности.

3.4. Работа в АС ЭДД "DocsVision" осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции о работе в автоматизированной системе электронного документооборота и делопроизводства "DocsVision" в администрации Петропавловск-Камчатского городского.

3.5. Формирование и ведение базы данных АС ЭДД "DocsVision", в том числе изменение (актуализация) сведений в базе данных АС ЭДД "DocsVision", осуществляется специалистами органов администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и подведомственных муниципальных учреждений, уполномоченными на получение, обработку, хранение, передачу и любое другое использование персональных данных граждан.

3.6. Подготовка отчетных и печатных форм со сведениями о гражданах из базы данных АС ЭДД "DocsVision" осуществляется специалистами на АРМ, размещаемых в помещениях органов администрации Петропавловск-Камчатского городского округа.

База данных АС ЭДД "DocsVision" может использоваться для формирования отчетности об исполнительской дисциплины документов и исполнительской дисциплины работников, для анализа обращений граждан и корреспонденции в администрацию Петропавловск-Камчатского городского округа.

3.7. Вопросы об объеме и условиях передачи информации, содержащейся в базе данных АС ЭДД"DocsVision", заинтересованным организациям осуществляются органами администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и подведомственными муниципальными учреждениями в соответствии с законодательством Российской Федерации при получении запросов от этих организаций. Предоставление указанной информации заинтересованным организациям производится на безвозмездной основе.

4. Порядок информационного обмена с Оператором АС ЭДД "DocsVision"

4.1. В случаях принятия на работу работника, увольнения работника, перевода работника на другую должность или в другой орган администрации Петропавловск-Камчатского городского округа информация о данных изменениях направляется Оператору АС ЭДД "DocsVision" в течение 1 рабочего дня со дня издания распоряжения (приказа) по личному составу в отношении работника.

4.2. Для подключения нового работника:

4.2.1 органом администрации Петропавловск-Камчатского городского округа, ведущему учет работников органов администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и подведомственных муниципальных учреждений, направляются служебные записки в соответствии с подразделом 3.5 Инструкции о работе в автоматизированной системе электронного документооборота и делопроизводства "DocsVision" в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа;

4.2.2 отделами кадров иных подведомственных муниципальных учреждений, участвующих в электронном документообороте, направляются заявки в соответствии с пунктом 2.7 Инструкции по использованию объектов информатизации.

4.3. При получении информации об увольнении пользователей, подключенных к АС ЭДД "DocsVision", Оператор АС ЭДД "DocsVision" по умолчанию передает документы:

4.3.1 от Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа - первому заместителю Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа;

4.3.2 от первого заместителя Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа - Главе администрации Петропавловск-Камчатского городского округа;

4.3.3 от заместителей Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа - первому заместителю Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа;

4.3.4 от заместителей Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа - руководителей (начальников, председателей) аппарата, департамента, комитета, управления администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и руководителей (начальников, председателей) аппарата, департамента, комитета, управления администрации Петропавловск-Камчатского городского округа - лицам, назначенным исполняющими обязанности руководителей (начальников, председателей) аппарата, департамента, комитета, управления администрации Петропавловск-Камчатского городского округа;

4.3.5 от заместителей руководителя (начальника, председателя) аппарата, департамента, комитета, управления администрации Петропавловск-Камчатского городского округа; заместителей руководителя (начальника, председателя) аппарата, департамента, комитета, управления администрации Петропавловск-Камчатского городского округа - начальников отделов - руководителям (начальникам, председателям) аппарата, департамента, комитета, управления администрации Петропавловск-Камчатского городского округа;

4.3.6 от прочих пользователей - их непосредственным руководителям либо другим лицам, назначенным руководителями (начальниками, председателями) аппарата, департамента, комитета, управления администрации Петропавловск-Камчатского городского округа.

4.4. В отношении лица, которому передаются дела при увольнении или переводе работника, в АС ЭДД "DocsVision" выполняются все настройки рабочего места, которые раньше были выполнены в отношении уволившегося или перешедшего на другую должность работника.

4.5. Оформление временного замещения отсутствующего работника осуществляется в случаях:

4.5.1 отпуска;

4.5.2 нетрудоспособности;

4.5.3 командировки;

4.5.4 обучения с полным отрывом от производства.

В таких случаях все документы передаются работнику, временно замещающему обязанности отсутствующего работника.

4.6. В случаях временного замещения работника информация направляется Оператору АС ЭДД "DocsVision" за 3 рабочих дня с указанием срока отсутствия, если он известен.

В случае если дата окончания замещения была указана при его оформлении, обратная переадресация документов осуществляется автоматически.

4.7. Оператор АС ЭДД "DocsVision" может запросить дополнительную информацию, требуемую для подключения и настройки рабочего места работника к АС ЭДД "DocsVision".

5. Заключительные положения

5.1. Оператор АС ЭДД "DocsVision" обеспечивает защиту техническими средствами базы данных от несанкционированного доступа, в том числе и по каналам связи, а также от воздействия в целях уничтожения, искажения или блокирования доступа к содержащимся в ней сведениям.

5.2. Специалисты, ответственные за формирование и ведение базы данных АС ЭДД "DocsVision", и Оператор АС ЭДД "DocsVision" обязаны соблюдать требования законодательства по работе с информацией, содержащей персональные данные граждан и нести ответственность за ее нарушение в соответствии с законодательством Российской Федерации.