Приложение. Положение о порядке и организации рассмотрения письменных обращений граждан в Петропавловск-Камчатской Городской Думе

Приложение

к решению Петропавловск-Камчатской

Городской Думы

от 23 сентября 2004 г. N 105-р

Положение
о порядке и организации рассмотрения письменных обращений граждан в Петропавловск-Камчатской Городской Думе

ГАРАНТ:

См. Порядок рассмотрения обращений граждан в органы местного самоуправления Петропавловск-Камчатского городского округа, утвержденный решением Городской Думы Петропавловск-Камчатского городского округа от 22 ноября 2006 г. N 492-р

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает основные требования к порядку и организации рассмотрения обращений граждан в Петропавловск-Камчатской Городской Думе (далее - Городская Дума) и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в аппарате Городской Думы.

1.2. Рассмотрение обращений граждан производится депутатами Городской Думы. Централизованное производство по обращениям граждан осуществляется аппаратом Городской Думы.

Работники аппарата Городской Думы регулярно готовят аналитическую и статистическую информацию о характере и результатах рассмотрения обращений граждан, которую руководитель аппарата Городской Думы ежеквартально представляет председателю Городской Думы.

Справочную работу по устным и письменным обращениям граждан ведет специалист аппарата Городской Думы, отвечающий за работу приемной Городской Думы (далее - работник приемной). Номера справочных телефонов вывешиваются на информационном стенде Городской Думы.

1.3. Все депутаты, работники аппарата Городской Думы, работающие с обращениями граждан, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

1.4. При уходе в отпуск депутат Городской Думы обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан (по согласованию с председателем Городской Думы) другому депутату Городской Думы.

1.5. При уходе в отпуск, переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности работник аппарата городской Думы обязан всю числящуюся за ним документацию по обращениям граждан передать начальнику организационного отдела аппарата Городской Думы.

2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан

2.1. Все присланные по почте письменные обращения граждан (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в приемную Городской Думы (далее - приемная).

2.2. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму прикладывается конверт. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту.

2.3. На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), ценными подарками, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в приемной, второй - приобщается к поступившему обращению.

2.4. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие приложения подобного рода) подкладываются впереди текста письма. В случае отсутствия текста письма работником приемной, принимающим почту, составляется записка с текстом:

"Письма в адрес Городской Думы нет", датой и личной подписью, которая приобщается к поступившим документам.

2.5. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в приемной.

Не принимаются обращения, не содержащие фамилии, имени, отчества и подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему может быть выдана расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан.

2.6. Обращения, поступившие на имя депутатов Городской Думы и сотрудников аппарата Городской Думы с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату.

2.7. Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений, поступившие по факсу, принимаются и учитываются работником приемной, после чего передаются по принадлежности.

3. Регистрация поступивших обращений

3.1. Поступившие в приемную обращения граждан подлежат регистрации. Обращения регистрируются в день поступления, а при поступлении после 18 часов (в пятницу после 13 часов) или в нерабочие - в первый рабочий день.

3.2. Ведение учетно-регистрационной документации, а также подготовка аналитической и статистической информации о характере обращений граждан возлагается на работника приемной. Контроль за правильным и своевременным ведением делопроизводства по обращением граждан осуществляет начальник организационного отдела аппарата Городской Думы.

3.3. В целях контроля за прохождением и исполнением письменных обращений граждан может использоваться информационная система "Контроль за исполнением обращений граждан".

3.4. К учетно-регистрационным документам по письменным обращениям граждан относятся:

- журнал регистрации письменных обращений;

- регистрационно-контрольная карточка письменного обращения в Городскую Думу по форме согласно приложению.

3.5. При регистрации письменного обращения:

- письму присваивается регистрационный номер;

- указываются фамилия, инициалы заявителя и его адрес. Если письмо подписано двумя или более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации по Дальневосточному федеральному округу, палат Федерального Собрания Российской Федерации, органов государственной власти Камчатской области, прокуратуры и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма к пересланному обращению.

На сопроводительных письмах о рассмотрении обращения, в которых содержится просьба проинформировать о результатах и указан срок, проставляется штамп "Контроль. Срок:" либо делается соответствующая отметка;

- обращение проверяется на повторность. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом. В этом случае поднимается предыдущая переписка, о ее содержании и исполнителе информируется председатель Городской Думы;

- проставляется шифр темы обращения, согласно тематическому классификатору обращений граждан установленной формы. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них.

3.6. Заполненные карточки составляются в картотеку (по присвоенным номерам) и хранятся в приемной.

4. Направление обращений на рассмотрение

4.1. Зарегистрированное в приемной письменное обращение направляется председателю Городской Думы, который принимает решение о передаче обращения на рассмотрение. Решение о направлении письма на рассмотрение принимается исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.

4.2. В случае, если вопросы, поставленные заявителем, не отнесены в соответствии с действующим законодательством к вопросам местного значения либо не входят в компетенцию представительного органа местного самоуправления, председателем Городской Думы может быть принято решение о направлении обращения в соответствующий орган государственной власти Камчатской области, исполнительный орган местного самоуправления Петропавловск-Камчатского городского муниципального образования и подведомственные им организации и учреждения с мотивированной просьбой о рассмотрении обращения. К обращению направляемому в перечисленные и иные органы, учреждения и предприятия по принадлежности, по поручению председателя Городской Думы за его подписью готовится сопроводительное письмо. Одновременно обратившемуся гражданину направляется уведомление о том, куда направлено его обращение.

Сопроводительные письма и уведомления оформляются на бланках Городской Думы и подписываются председателем Городской Думы.

4.3. Обращения граждан не направляются на рассмотрение депутатов Городской Думы, должностных лиц местного самоуправления, руководителей предприятий, организаций и учреждений работников аппаратов органов местного самоуправления, действия которых обжалуются заявителями.

4.4. Председателем Городской Думы может быть принято решение не рассматривать обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц (в частности, с использованием ненормативной лексики).

4.5. Решение о рассмотрении (либо не рассмотрении) обращения без подписи заявителя (анонимного письма) принимается в каждом конкретном случае председателем Городской Думы в зависимости от характера и содержания обращения. Письма, бессмысленные по содержанию не рассматриваются и подлежат списанию.

4.6. Письма без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении направляются для проверки в правоохранительные органы.

4.7. На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.) ответы, как правило, не даются.

4.8. В случае, если обращение одного и того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено, и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для его пересмотра, председатель Городской Думы вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу с уведомлением об этом заявителя.

4.9. В случае, если обращение подано в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения (кроме недееспособных лиц), обращение оставляется без рассмотрения.

6. Требования к оформлению ответа на обращения граждан

6.1. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме (если такая форма устраивает заявителя).

6.2. Ответы на обращения граждан подписываются, как правило, председателем Городской Думы.

6.3. Ответы за своей подписью исполнители вправе давать в том случае, если об этом имеется письменное указание в тексте поручения, либо если на это получено согласие председателя Городской Думы. В случае, если такого поручения не имеется, исполнитель обязан подготовить проект ответа за подписью председателя Городской Думы и представить ему на рассмотрение.

6.4. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответы на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

6.5. Ответы заявителям печатаются на бланках Городской Думы установленной формы.

6.6. Приложенные к обращению копии документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба о возврате.

6.7. Подлинники обращений граждан в организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме этой организации.

6.8. Если по обращению дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

6.9. В левом нижнем углу ответа на обращение указываются фамилия и инициалы ответственного исполнителя и номер его служебного телефона.

6.10. После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в приемную для направления их председателю Городской Думы.

Работником приемной проверяется правильность технического оформления ответа в соответствии с требованиями настоящего Положения. В случае, если ответ заявителю подготовлен в рукописном виде, работником приемной организуется его печатание (в 2-х экземплярах). Второй экземпляр ответа визируется исполнителем, после чего ответ и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются председателю Городской Думы.

6.11. Исполнитель вправе лично представить подготовленный ответ на подписание председателю Городской Думы (например, если требуется дать дополнительные пояснения по существу вопроса).

6.12. При необходимости исполнитель может составить справку (служебную записку) председателю Городской Думы о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе; если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).

6.13. Подписанный председателем Городской Думы ответ (служебная записка с соответствующей резолюцией) вместе с материалами, относящимися к обращению, передаются в приемную для отправки заявителю (передачи исполнителю в соответствии с резолюцией).

6.14. В правом нижнем углу на копии ответа работник приемной делает надпись "В дело", указывает результат рассмотрения (удовлетворено, разъяснено, отказано и т.д.) проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы исполнителя, заверяет их личной подписью. При необходимости (если ответ направляется в несколько адресов) работником приемной может быть составлен указатель рассылки.

6.15. По результатам рассмотрения обращения работником приемной делаются соответствующие отметки в регистрационных учетных документах (карточке, журнале, компьютерной информационной системе).

Отправление ответа без регистрации в приемной не допускается.

6.16. Рассылка ответа на обращение и итоговое оформление дела для передачи в архив осуществляется в порядке и сроки, установленные законодательством и в соответствии с установленными требованиями делопроизводства в Городской Думе.