Приложение 2. Инструкция о работе в автоматизированной системе электронного документооборота и делопроизводства "DocsVision" в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа

Приложение 2
к распоряжению администрации
Петропавловск-Камчатского городского округа
от 24 октября 2012 г. N 427-р

Инструкция
о работе в автоматизированной системе электронного документооборота и делопроизводства "DocsVision" в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция о работе в автоматизированной системе электронного документооборота и делопроизводства "DocsVision" в администрации Петропавловск-Камчатского городского округа разработана в целях установления единого порядка и совершенствования технологии работы с применением автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства "DocsVision" (далее - АС ЭДД "DocsVision") в органах администрации Петропавловск-Камчатского городского округа (далее - администрация городского округа) и подведомственных муниципальных учреждениях.

1.2. Инструкция о работе в АС ЭДД "DocsVision" в администрации городского округа определяет основные принципы организации АС ЭДД "DocsVision", порядок совместной деятельности работников администрации городского округа в АС ЭДД "DocsVision", порядок работы с документами с применением АС ЭДД "DocsVision" и устанавливает правила работы со справочниками АС ЭДД "DocsVision".

1.3. Учету и обработке в АС ЭДД "DocsVision" подлежат следующие документы:

1.3.1 входящие документы;

1.3.2 исходящие документы;

1.3.3 внутренние документы (правовые акты администрации городского округа, протоколы заседаний коллегиальных органов администрации городского округа, совещаний Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и его заместителей);

1.3.4 служебная переписка;

1.3.5 внутренние документы, содержащие справочно-информационные сведения.

1.4. В соответствии с выполняемыми функциями все пользователи АС ЭДД "DocsVision" разделены на несколько категорий (ролей):

1.4.1 "Руководитель": Глава администрации Петропавловск-Камчатского городского округа; первый заместитель Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа; заместители Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа; заместители Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа - руководители (начальники, председатели) аппарата, департамента, комитета, управления администрации городского округа; руководители (начальники, председатели) аппарата, департамента, комитета, управления администрации городского округа; заместители руководителя (начальника, председателя) аппарата, департамента, комитета, управления администрации городского округа; заместители руководителя (начальника, председателя) аппарата, департамента, комитета, управления администрации городского округа - начальники отделов;

1.4.2 "Заместитель": работник, которому делегировано право "Руководителем" от его имени визировать, подписывать документы, ставить поручения (резолюции), завершать задачи и назначенный в АС ЭДД "DocsVision" замещающим "Руководителя";

1.4.3 "Ответственный исполнитель": начальник отдела в составе органов администрации городского округа;

1.4.4 "Исполнитель": пользователь АС ЭДД "DocsVision", которому назначено исполнение по документу;

1.4.5 "Регистратор": работники органов администрации городского округа, регистрирующие служебные документы и ответственные за делопроизводство;

1.4.6 "Контролер": работник, назначенный "Руководителем", "Заместителем", "Ответственным исполнителем", принимающий или отклоняющий исполнение мероприятий по документу.

1.5. АС ЭДД "DocsVision" обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документу, которыми обладают пользователи, участвующие в его подготовке, учете и исполнении:

1.5.1 "Руководители" и "Заместители", указанные в поле "Получатели" ЭРКК документа;

1.5.2 исполнители поручений (резолюций) по документу, указанные в поле "Исполнители" ЭРКК документа и на секции "Задачи" ЭРКК;

1.5.3 авторы документов;

1.5.4 пользователи АС ЭДД "DocsVision", которым документ направлен на ознакомление;

1.5.5 пользователи АС ЭДД "DocsVision", имеющие доступ к связанным документам;

1.5.6 работники Оператора АС ЭДД "DocsVision", закрепленные за указанной автоматизированной системой.

1.6. Работники администрации городского округа несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за своевременность и качество исполнения поступивших им через АС ЭДД "DocsVision" документов, а также сохранность служебных документов и содержащуюся в них информацию.

2. Термины и определения

Автор документа - пользователь АС ЭДД "DocsVision", осуществляющий подготовку и создание документа в АС ЭДД "DocsVision".

Автор поручения (резолюции) - пользователь АС ЭДД "DocsVision", давший поручение (резолюцию).

Внутренний документ - переписка между органами администрации городского округа, переписка внутри органа администрации городского округа (письмо, служебная записка, заявка, протокол), иное документационное взаимодействие внутри администрации городского округа.

Входящий документ (входящая или поступающая корреспонденция) - документ, поступивший в администрацию городского округа.

Замещающий - пользователь АС ЭДД "DocsVision", наделенный в АС ЭДД "DocsVision" равными правами с работником органа администрации городского округа или должностным лицом, которого он замещает, в том числе правом визировать, подписывать документы, ставить поручения (резолюции) от лица замещаемого, но под своей электронно-цифровой подписью, имеющий доступ к уведомлениям, поступающим на имя замещаемого им пользователя АС ЭДД "DocsVision".

Исполнитель - пользователь АС ЭДД "DocsVision", назначенный исполнителем по резолюции (поручению).

Исходящий документ (исходящая или отправляемая корреспонденция) - документ, создаваемый структурным подразделением для отправки в стороннюю организацию.

Карточка задания (далее - КЗ) - карточка поручения, содержащая резолюцию автора поручения (резолюции).

Карточка поручения (резолюции) - электронная форма поручения (резолюции) в АС ЭДД "DocsVision", заполненная автором поручения (резолюции).

Ответственный исполнитель - пользователь АС ЭДД "DocsVision", назначенный ответственным за исполнение резолюции (поручения).

Личная папка (персональная папка) - папка пользователя в АС ЭДД "DocsVision", предназначенная для работы с документами и хранения ярлыков электронной регистрационно-контрольной карточки.

Пользователь АС ЭДД "DocsVision" - работник, участвующий в рамках своих функциональных обязанностей в процессах автоматизированной обработки информации и имеющий доступ к программному обеспечению и данным АС ЭДД "DocsVision".

Электронная регистрационно-контрольная карточка (далее - ЭРКК) - документ АС ЭДД "DocsVision", содержащий реквизиты, позволяющие его однозначно идентифицировать с тем или иным бумажным видом документа.

Электронный образ - файл, содержащий графическую копию документа.

3. Организация работы с документами с применением АС ЭДД "DocsVision"

3.1. Регистрация документов:

3.1.1 регистрация документа - запись по установленной форме сведений о документе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, - производится для обеспечения учета, контроля исполнения и поиска документов;

3.1.2 в соответствии с пунктом 2.3 Инструкции по организации делопроизводства в органах администрации городского округа регистрируются в АС ЭДД "DocsVision" документы:

- поступающие (направляемые сторонними организациями, учреждениями и предприятиями в органы администрации городского округа, в Службу "одного окна", в Аппарат администрации городского округа);

- отправляемые (документы, подписанные руководителем органа администрации городского округа либо работником органа администрации городского округа, замещающим руководителя в установленном порядке, направляемые в адрес сторонних организаций, учреждений и предприятий);

- служебные и докладные записки (подготовленные в органе администрации городского округа, подписываемые руководителем органа администрации городского округа либо работником органа администрации городского округа, замещающим руководителя в установленном порядке, и направляемые в другой орган администрации городского округа);

- внутренние документы, содержащие справочно-информационные сведения (справки, информации, приказы, поручения).

В Аппарате администрации городского округа регистрируются в АС ЭДД "DocsVision" документы:

- постановления администрации городского округа;

- распоряжения администрации городского округа;

- протоколы коллегиальных органов администрации городского округа;

- приказы Аппарата администрации городского округа.

В Департаменте по связям с общественностью и обеспечению деятельности Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа регистрируется в АС ЭДД "DocsVision" документ "Перечень поручений Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа";

3.1.3 при регистрации в АС ЭДД "DocsVision" документу присваивается персональный регистрационный номер, который печатается в правом нижнем углу первого листа документа, а также наносится персональный штрих-код;

3.1.4 регистрационные номера документов, регистрируемых в органах администрации городского округа, и регистрационные номера записок формируются в соответствии с правилами, установленными Инструкцией по организации делопроизводства.

Выдача номера в АС ЭДД "DocsVision" производится автоматически при создании ЭРКК нумератором подразделения из Справочника нумераторов АС ЭДД "DocsVision";

3.1.5 в АС ЭДД "DocsVision" регистрационный номер документа формируется из следующих элементов, отделенных друг от друга косой чертой:

- входящие документы: индекс корреспондента - индекс органа администрации городского округа (согласно номенклатуре дел администрации городского округа) / порядковый номер документа / последняя цифра текущего года (например: 01-02/325/09, где: 01 - индекс корреспондента (согласно Инструкции по организации делопроизводства), 02 - индекс органа администрации городского округа (согласно номенклатуры дел администрации городского округа), 325 - порядковый номер документа, 09 - последние цифры текущего года);

- исходящие документы: индекс органа администрации городского округа / порядковый номер документа / последняя цифра текущего года (например: 02/278/09, где: 02 - индекс органа администрации городского округа, осуществляющий данный документооборот, 278 - порядковый номер документа, 09 - последние цифры текущего года);

- внутренние документы: номер определяется внутренней номенклатурой отделов, утвержденной приказом органа администрации городского округа;

- постановления администрации городского округа: порядковый номер документа (например: 111);

- приказы Аппарата администрации городского округа: порядковый номер документа - постфикс "од" (например: 61-од);

- протоколы коллегиальных органов администрации городского округа:

- для рабочих групп: порядковый номер документа префикс "РГ" - порядковый номер группы / последние цифры года создания рабочей группы (например: протокол N 1 РГ-2/09);

- для комиссий: порядковый номер документа префикс "К" - порядковый номер группы / последние цифры года создания комиссии (например: протокол N 1 К-2/09);

- распоряжения администрации городского округа: порядковый номер документа - постфикс "р" (например: 331-р);

- перечень поручений Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа: префикс "ПП" - порядковый номер (например: ПП-5);

3.1.6 бумажный экземпляр зарегистрированного документа помещается в соответствующее дело в соответствии с номенклатурой дел администрации городского округа;

3.1.7 на каждой стадии работы с документом в АС ЭДД "DocsVision" пользователи, имеющий доступ к документу, могут видеть статус его исполнения.

3.2. Работа с поступающими документами:

3.2.1 регистрация входящих документов осуществляется в день поступления.

"Регистраторами" в АС ЭДД "DocsVision" на имя "Руководителя" или "Заместителя" создается ЭРКК документа, и заполняются следующие реквизиты:

- корреспондент (отправитель документа);

- контактное лицо (исполнитель поступившего документа, если указано);

- дата поступившего документа;

- номер поступившего документа;

- тема документа;

- содержание (кратко отражающее содержание документа);

- количество листов в документе;

- приложения документа;

- тип доставки документа;

- категория(и) документа;

- состояние документа;

- получатели;

- исполнители;

- лицо, зарегистрировавшее документ;

3.2.2 если входящий документ получен в ответ на исходящий документ или логически связан с другими документами, зарегистрированными в АС ЭДД "DocsVision", "Регистратор" обязательно устанавливает связь ЭРКК этих документов в ЭРКК входящего документа;

3.2.3 после присвоения документу в ЭРКК регистрационного номера отметка о поступлении документа (входящий номер и дата регистрации) и штрих-код проставляются "Регистратором" на бумажном экземпляре документа;

3.2.4 бумажный экземпляр документа с отметкой о поступлении и штрихом-кодом сканируется, полученный электронный образ (далее - ЭО) документа обязательно прикрепляется к ЭРКК;

3.2.5 если документ содержит сопроводительное письмо, то хранению в ЭРКК подлежит ЭО сопроводительного письма. В случае технической возможности приложения к документу также сканируются и хранятся в АС ЭДД "DocsVision";

3.2.6 не сканируются документы или приложения к документам:

- содержащие персональные данные специальной категории в соответствии со статьей 10 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

- имеющие формат бумаги, который не может быть отсканирован в связи с техническими характеристиками сканера;

- сшитые, сброшюрованные документы (брошюры, книги, сшитые и заверенные многостраничные (более 2 листов) документы и другие).

Допускается:

- не распечатывать приложения к документам, направленным по электронной почте, при условии последующего прикрепления файлов документов - приложений к ЭРКК.

В поле "Примечание" ЭРКК обязательно вносится запись о том, какие документы и по какой причине не отсканированы;

3.2.7 в зависимости от типа поступившего документа в АС ЭДД "DocsVision" в ЭРКК документа устанавливается отметка "Контролер", "Дата контроля" и указывается срок исполнения документа в соответствии с пунктами 5.8 - 5.14 Инструкции по делопроизводству;

3.2.8 "Регистратор" несет ответственность за полноту и достоверность информации, внесенной в ЭРКК входящего документа;

3.2.9 после регистрации ярлык ЭРКК поступившего документа с прикрепленным ЭО документа, направляется "Руководителю" или "Заместителю", указанным в поле "Получатели" ЭРКК, на рассмотрение.

Документ на бумажном носителе на рассмотрение не направляется (за исключением документов, не подлежащих сканированию);

3.2.10 в случае если "Руководитель" или "Заместитель" считает, что зарегистрированный документ, поступивший ему в АС ЭДД "DocsVision", не относится к его компетенции и был направлен ему ошибочно, указанные пользователи АС ЭДД "DocsVision" уведомляют об этом "Регистратора", который вносит исправления в поле "Получатели" ЭРКК документа и тем самым переадресует документ;

3.2.11 "Руководитель" или "Заместитель" получает карточку задания (далее - КЗ) в личную папку, рассматривает документ, выносит резолюцию по документу: на секции "Резолюция" указывает "Ответственного исполнителя" из числа работников подчиненного органа администрации городского округа, формулирует поручение(я) и определяет срок исполнения поручения(й).

В случае указания нескольких "Ответственных исполнителей" обязательно из их числа назначается ответственный исполнитель. Если ответственный исполнитель не указывается, то автоматически в АС ЭДД "DocsVision" первый из списка исполнителей становится ответственным.

В случае, когда все "Ответственные исполнители" являются ответственными, необходимо всех их указать в качестве ответственных исполнителей.

"Заместитель" имеет возможность создавать проекты поручений (резолюций) за "Руководителя". В таком случае подготовленный им проект резолюции утверждается "Руководителем";

3.2.12 когда полученный документ необходимо передать на ознакомление (осуществить рассылку) пользователям АС ЭДД "DocsVision" "Руководитель" или "Заместитель" может через АС ЭДД "DocsVision" инициировать процесс создания поручения "На ознакомление", "Для информации" и другие и в дальнейшем проконтролировать факт ознакомления с документом;

3.2.13 на бумажных экземплярах документа резолюция не оформляется (лист резолюции не прикладывается);

3.2.14 после утверждения резолюции КЗ средствами АС ЭДД "DocsVision" доставляется всем указанным "Ответственным исполнителям".

"Контролер" получает сообщение о задаче, которая определена ему на контроль, и видит задание в папке "Неисполненные поручения";

3.2.15 "Ответственный исполнитель" получает электронную КЗ, содержащую резолюцию руководителя, в свою личную папку, просматривает ЭО документа и поставленные поручения, принимает решение об исполнении и выполняет одно из следующих действий:

- действие 1: создает отчет об исполнении: если подготовки письменного ответа не требуется, по завершении исполнения поручения по входящему документу вносит сведения об исполнении поручения в секции "Отчет" КЗ (приложение 1 к настоящей Инструкции);

- действие 2: подготавливает ответ на документ: если поручение требует подготовки ответа, и "Ответственный исполнитель" его готовит, то после подготовки и согласования с "Руководителем", подписывает его у руководителя. В электронной КЗ заполняет секцию "Отчет", прикрепляет проект ответа и завершает задание (приложение 2 к настоящей Инструкции);

- действие 3: создает нижестоящее поручение (резолюцию): если задание расписывается далее, то на секции "Подчиненные задачи" создает новую задачу и назначает "Исполнителя". В случае указания нескольких "Исполнителей" обязательно из их числа назначается ответственный исполнитель. Если ответственный исполнитель не указывается, то автоматически в АС ЭДД "DocsVision" первый из списка исполнителей становится ответственным. В случае, когда все "Исполнители" являются ответственными, необходимо всех их указать в качестве ответственных исполнителей. "Ответственный исполнитель" по своему поручению (резолюции) может назначить среди подчиненных работников "Контролера" задачи;

3.2.16 после выполнения действия 3 из подпункта 3.2.15 настоящей Инструкции КЗ средствами АС ЭДД "DocsVision" доставляется всем указанным "Исполнителям".

"Контролер" получает сообщение о задаче, которая определена ему на контроль, и видит задание в папке "Сообщения";

3.2.17 "Исполнитель" получает электронную КЗ, содержащую резолюцию ответственного исполнителя, в свою личную папку, просматривает ЭО документа и поставленные поручения и выполняет одно из следующих действий:

- создает отчет об исполнении: если подготовки письменного ответа не требуется, по завершении исполнения поручения по входящему документу вносит сведения об исполнении поручения в секции "Отчет" КЗ (приложение 1 к настоящей Инструкции);

- подготавливает ответ на документ: если поручение требует подготовки ответа, то "Исполнитель" готовит проект ответа, согласовывает его с "Ответственным исполнителем", которому отдает готовый вариант на подпись руководителю.

В электронной КЗ заполняет секцию "Отчет", прикрепляет проект ответа и завершает задание (приложение 2 к настоящей Инструкции);

3.2.18 "Ответственный исполнитель" после подписания ответа у руководителя передает документ "Регистратору" для создания ЭРКК исходящего документа;

3.2.19 в случае если "Ответственный исполнитель" или "Исполнитель" считает, что поступившее ему в АС ЭДД "DocsVision" задание не относится к его компетенции и было направлено ему ошибочно, указанные пользователи АС ЭДД "DocsVision" уточняют информацию у автора поручения (резолюции), который отзывает задание и формулирует новое поручение(я) другому исполнителю(ям);

3.2.20 после регистрации документа в АС ЭДД "DocsVision" у исполнителя ответа появляется ссылка на исходящий документ в личной папке исходящих;

3.2.21 после завершения КЗ "Исполнителем" у "Ответственного исполнителя" появляется сообщение об исполнении. "Ответственный исполнитель" на секции "Подчиненные задачи" раскрывает дерево задач и, выбрав исполнителя или ответственного исполнителя, если исполнителей несколько, копирует результат исполнения, завершает задание;

3.2.22 в случае, когда исполнение документа поставлено на контроль, после завершения задания "Ответственным исполнителем" или "Исполнителем" у "Контролера" появляется сообщение об исполнении документа, он принимает или отклоняет КЗ с отчетом об исполнении.

В случае принятия КЗ "Контролером", отчет об исполнении появляется у автора резолюции ("Руководитель" или работник, которому автор резолюции поручил осуществление контроля).

В случае отклонения отчета "Контролер" вносит замечания, которые "Ответственный исполнитель" или "Исполнитель" устраняет, прикрепляет исправленный отчет или проект ответа и завершает задание (приложение 3 к настоящей Инструкции);

3.2.23 после исполнения поручений и завершения заданий автор резолюции получает ЭРКК с вложенным файлом проекта документа-ответа или КЗ с отчетом об исполнении документа;

3.2.24 "Регистратор" на подписанный ответ в АС ЭДД "DocsVision" заводит ЭРКК исходящего документа в соответствии с пунктом 3.3 настоящей Инструкции и закрывает входящий документ.

3.3. Обработка исходящих документов:

3.3.1 исходящие документы за подписью заместителей Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа - руководителей (начальников, председателей) аппарата, департамента, комитета, управления администрации городского округа и руководителей (начальников, председателей) аппарата, департамента, комитета, управления администрации городского округа и направляемые в сторонние организации готовятся в двух экземплярах и отправляются только через "Регистраторов" соответствующих органов администрации городского округа.

Письма, подготовленные органами администрации городского округа за подписью Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа либо лица, исполняющего его полномочия в его отсутствии, первого заместителя Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа или заместителей Главы администрации Петропавловск-Камчатского городского округа и направляемые в сторонние организации, готовятся в двух экземплярах и отправляются только через "Регистраторов" Аппарата администрации городского округа.

В документах-ответах в тексте указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

Подписанные экземпляры документа на бумажном носителе "Руководитель" или "Заместитель" передает "Регистратору";

3.3.2 регистрация исходящих документов осуществляется в день поступления.

"Регистраторами" в АС ЭДД "DocsVision" создается ЭРКК документа, и заполняются следующие реквизиты:

- отправитель;

- кем подписан документ;

- дата исходящего документа;

- номер исходящего документа;

- тема документа (в случае ссылки "В ответ на" заполняется автоматически из темы ЭРКК входящего документа);

- содержание (кратко отражающее содержание документа);

- количество листов в