Приложение. Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Петропавловск-Камчатского городского муниципального образования

Приложение

к постановлению Градоначальника

от 18 августа 2005 г. N 987

Порядок
рассмотрения обращений граждан в администрации Петропавловск-Камчатского городского муниципального образования

ГАРАНТ:

См. Закон Камчатской области от 11 ноября 2005 г. N 400 "О порядке и сроках рассмотрения обращений граждан в органы местного самоуправления муниципальных образований в Камчатской области"

1. Общие положения

1.1 настоящий порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Петропавловск-Камчатского городского муниципального образования (далее по тексту - Порядок) устанавливает основные требования к организации деятельности по рассмотрению обращений граждан, поступающих в администрацию Петропавловск-Камчатского городского муниципального образования (далее по тексту - Администрация).

1.2 в Администрации, в соответствии с законодательством, рассматриваются обращения граждан (далее по тексту - обращения) по вопросам, относящимся к компетенции Главы Петропавловск-Камчатского городского муниципального образования (далее по тексту - Главы города), Администрации.

1.3 рассмотрение Обращений производится Главой города, первым заместителем градоначальника, заместителями градоначальника, руководителями структурных подразделений Администрации, начальником отдела по приему граждан и работе с обращениями Аппарата Главы города (далее по тексту - начальник Отдела).

1.4 обращения граждан поступают в письменной или устной форме. В них авторами высказываются предложения, заявления, жалобы, ходатайства.

Предложение - обращение гражданина, содержащее изложение конкретных мер, направленных на улучшение организации и деятельности органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, на решение вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер муниципального образования.

Заявление - обращение гражданина по поводу реализации принадлежащих ему прав и свобод, закрепленных Конституцией Российской Федерации, федеральным, областным и местным законодательствами.

Жалоба - обращение гражданина по поводу восстановления его прав, свобод и законных интересов, нарушенных решениями и действиями (бездействием) органа местного самоуправления, должностного лица либо юридического или физического лица, а также по поводу восстановления прав, свобод или законных интересов других граждан.

Ходатайство - обращение гражданина, общественного объединения или должностного лица в поддержку просьбы иного гражданина о признании определенного статуса, прав и свобод.

Коллективное обращение - обращение двух и более граждан.

Заявка - обращение граждан с требованием о выполнении работ и/или оказании услуг.

1.5 отдел по приему граждан и работе с обращениями Аппарата Главы города (далее по тексту - Отдел) регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях граждан и представляет их Главе города и Руководителю Аппарата Главы Петропавловск-Камчатского городского муниципального образования (градоначальника) (далее по тексту - руководитель Аппарата).

2. Прием и регистрация поступающей корреспонденции

2.1 письменные обращения граждан, поступившие по почте в канцелярию общего отдела Аппарата Главы города, передаются в Отдел.

2.2 прием письменных обращений непосредственно от граждан производиться в Отделе. Работники Отдела проверяют наличие приложений, уточняют в случае неразборчивости написания фамилию, имя, отчество, адрес, ставят в известность граждан, что Отдел за приложенные к обращениям документы ответственности не несет. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии и подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для уточнения прохождения письма. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.

2.3 все письма граждан, поступившие непосредственно Главе города либо его заместителям, должны быть переданы в Отдел.

2.4 поступившие в Отдел письма регистрируются в день их поступления. При регистрации на письменных обращениях граждан в правом верхнем углу ставится штамп Отдела, куда вписываются входящий номер и дата регистрации письма. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

2.5 регистрация писем граждан производится в автоматизированном режиме в базе данных "Письма" с последующей распечаткой регистрационно-контрольной карточки. Регистрационно-контрольная карточка содержит:

- фамилию, имя, отчество (полностью) обратившегося гражданина;

- домашний адрес с указанием номера телефона, при его наличии;

- вид корреспонденции (письмо, телеграмма, факс, сеть Интернет);

- тип обращения (жалоба, заявление, предложение, ходатайство);

- отметку о событии ("Личный прием", "Выездной прием", "Прямая линия" и т.д.);

- индекс сопроводительного письма, если обращение поступило из другой организации;

- краткую аннотацию поставленных в письме вопросов, которая обосновывает адресность направления письма на рассмотрение.

2.6 на обращение, поставленное на контроль в федеральных органах государственной власти, оформляется регистрационно-контрольная карточка с пометкой "Контроль".

2.7 при поступлении повторных обращений в регистрационно-контрольной карточке в обязательном порядке указывается признак повторности и подбирается переписка по предыдущим обращениям. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, ходатайства, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения (пункт 4.1 настоящего Порядка) или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

2.8 при оформлении регистрационно-контрольной карточки на обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета народных депутатов Камчатской области, Городской Думы, напечатанные на бланке и имеющие подпись депутата, первыми пишутся фамилия и инициалы депутата, а потом фамилия и инициалы заявителя с указанием его адреса.

2.9 служебные письма, то есть документы на официальном бланке или имеющие штамп предприятия (организации, учреждения) и подписанные одним из его руководителей, подлежат регистрации в Отделе в случае, если содержат просьбу, ходатайство о решении тех или иных вопросов конкретных граждан. В данном случае в регистрационно-контрольной карточке указываются две фамилии - руководителя предприятия (организации, учреждения) и гражданина, по поводу которого обращаются.

2.10 при регистрации коллективных обращений вносятся первые две-три фамилии заявителей, в том числе и тот автор, в адрес которого просят направить ответ.

2.11 обращения, поступившие в адрес Главы города по сети Интернет, в которых четко сформулированы конкретные просьбы и предложения рассматриваются в соответствии с настоящим Порядком. Обращения, в которых указан только адрес E-mail без указания обязательных реквизитов (Ф.И.О., почтовый адрес), списываются в дело, за исключением тех, в которых изложена особо важная информация.

3. Направление обращения на рассмотрение

3.1 зарегистрированные письма передаются на рассмотрение начальнику Отдела, в случае необходимости представляются Главе города, его заместителям, руководителю Аппарата.

3.2 решение о направлении обращения на рассмотрение принимается исключительно из содержания обращения независимо от того, кому оно адресовано.

3.3. указание об исполнении писем граждан, как правило, дается в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя (или исполнителей), указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение, дата подписания и, в необходимых случаях, сроки исполнения.

3.4 в случае доклада Главе города, его первому заместителю проект резолюции должен быть подготовлен начальником отдела.

3.5 в том случае если в резолюции указано несколько лиц, ответственных за исполнение поручения, контроль за сроками рассмотрения и подготовку ответа автору заявления осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым. Соисполнители не позднее семи дней до конца срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

3.6 обращения граждан должны направляться на исполнение в соответствующие структурные подразделения Администрации, муниципальные предприятия и учреждения не позднее, чем в пятидневный срок со дня регистрации в Отделе.

3.7 должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.

3.8 в случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено ошибочно, он в двухдневный срок возвращает это обращение в Отдел, указывая при этом подразделение, куда по его мнению, следует направить обращение.

3.9 при уходе в отпуск исполнитель обязан по акту передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения лицу, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.

3.10 на обращения, направленные на рассмотрение в иные организации, исполнитель уведомляет заявителя и Отдел о том, куда направлено на рассмотрение их обращение и откуда они получат ответ. Срок направления обращений пять дней с момента регистрации.

3.11 весь ход рассмотрения письма с записью поручений руководства заносится в базу данных "Письма".

3.12 не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя Отдел.

3.13 письма с резолюциями регистрируются в журнале отправки и под роспись передаются в соответствующее структурное подразделение Администрации исполнителям.

3.14 на письмах с резолюцией "Информировать Главу города" ставиться штамп "Подлежит возврату".

3.15 не возвращаются в Отдел письма с резолюциями: "Для сведения", "Направляет по принадлежности".

3.16 письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

3.17 письма с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения.

3.18 на письма, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы не даются.

3.19 в случае, если обращение одного и того же лица и по тем же основаниям было рассмотрено ранее и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя. В случае, если заявитель продолжает обращаться в администрацию с вопросом, по которому он неоднократно получал ответы, начальником Отдела может быть принято решение о прекращении с этим заявителем переписки по данному вопросу.

3.20 в случае, если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.

ГАРАНТ:

Решением Петропавловск-Камчатского городского суда Камчатской области от 2 марта 2006 г. пункт 3.21 настоящего Порядка признан недействующим и не влекущим правовых последствий со дня принятия

Информация опубликована в газете "Вести" от 3-9 мая 2006 г. N 18

3.21 обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются. В необходимых случаях Отдел направляет такие письма в правоохранительные органы.

3.22 анонимные письма, то есть письменные обращения гражданина или группы лиц без указания данных, не позволяющих установить личность обратившегося, рассмотрению не подлежат, а списываются в дело. При наличии в таких обращениях сообщений о готовящихся или совершенных правонарушениях - направляются в правоохранительные органы или в органы исполнительной власти.

3.23 письма, бессмысленные по содержанию, списываются в дело начальником Отдела по работе с обращениями граждан.

4. Сроки рассмотрения обращений граждан и требования к оформлению ответа

4.1 срок рассмотрения писем граждан не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации письма, а письма, не требующие дополнительной проверки и изучения, рассматриваются в срок до 15 дней. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей рассматриваются в срок до 15 дней со дня их регистрации.

4.2 при невозможности рассмотрения писем в указанные сроки необходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срока рассмотрения, подготовив справку с указанием проделанной работы по выполнению поручения, обоснованием невозможности рассмотрения его в сроки в полном объеме, а также предложениями по продлению срока рассмотрения. Продлить срок рассмотрения может должностное лицо, которое его установило. Заявителю направляется промежуточный ответ с указанием срока окончательного разрешения вопроса за подписью должностного лица, которому направлено данное письмо на рассмотрение.

4.3 ответы на обращения граждан подписывают руководители структурных подразделений, куда направлены обращения на исполнение.

4.4 ответы по исполнению поручений из структурных подразделений администрации поступают в Отдел. В правом нижнем углу письма делается пометка о дате поступления ответа, проставляется регистрационный номер обращения.

4.5 копия ответа на обращения с письмом заявителя, регистрационно-контрольной карточкой, другими материалами передаются должностному лицу, давшему поручение.

4.6 исполненными считаются обращения граждан, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах его обращения. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из авторов дан ответ.

4.7 текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.

4.8 снять документы с контроля могут: должностное лицо, давшее контрольное поручение по письму, руководитель Аппарата Главы города, начальник Отдела.

4.9 по результатам рассмотрения обращения может быть принят правовой акт. В случае, если экземпляр правового акта направляется заявителю сопроводительным письмом, подготовки специального ответа не требуется.

4.10 ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Порядком, возвращаются исполнителю для доработки.

4.11 при утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель Аппарата Главы города.

4.12 данные о списании документа в дело заносятся в базу данных "Письма" с проставлением даты закрытия письма, результатом рассмотрения, после чего вся переписка помещается в папку "Дело", на которой пишется номер письма, фамилия, инициалы автора, дата поступления и закрытия.

4.13 обращения граждан хранятся в Отделе в течение 5 лет, затем архивные дела, срок хранения которых истек, представляются на заключение экспертной комиссии администрации, после чего составляется соответствующий акт на уничтожение.

5. Особенности рассмотрения обращений граждан по вопросам жилищно-коммунального хозяйства

5.1 заявки на выполнение работ и/или оказание жилищно-коммунальных услуг, а также жалобы на несвоевременное оказание этих услуг принимаются непосредственно в жилищно-эксплуатационных участках, а в случаях поступления их в Отдел передаются для исполнения по сводному реестру вместе с заявками в соответствующие жилищно-эксплуатационные участки.

5.2 заявки граждан на выполнение аварийных работ исполняются в течение суток и принимаются непосредственно в жилищно-эксплуатационных участках.

Сроки выполнения иных заявок определяются в соответствии с требованиями соответствующих нормативных документов ЖКХ.

5.3 своевременно исполненные заявки граждан из Отдела, возвращаются с копиями актов выполненных работ с подписью о# их приемке заявителями и с самими заявками в Отдел.

5.4 заявки граждан, исполнение которых не может быть выполнено в месячный срок, остаются на контроле у исполнителей, при этом заявителям и в Отдел направляются "промежуточные" ответы о предполагаемых сроках выполнения работ по этим заявкам. После их выполнения заявки "закрываются" согласно п. 5.3.

5.5 на заявки, которые не могут быть выполнены исполнителем, ответы с обоснованием невозможности их выполнения направляются заявителям, копии ответов вместе с реестрами и заявками предоставляются в Отдел.

5.6 жалобы (повторные заявки) на несвоевременное, некачественное выполнение заявок, на действия (или бездействие) должностных лиц структурных подразделений, предприятий и организаций жилищно-коммунального хозяйства муниципального образования, передаются Отделом руководителю УЖКХ для принятия административных мер к виновным и выполнению заявок граждан.

6. Контроль за рассмотрением обращений граждан

6.1 на контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе Администрации, выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан при получении справки по вопросам, с которыми автор обращается неоднократно.

6.2 в обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном Федеральном округе, Администрации Камчатской области.

6.3 контрольными функциями по исполнению обращений наделены организационно-контрольный отдел и Отдел.

6.4 контроль за сроками рассмотрения обращений граждан осуществляется с помощью выходных форм, заложенных в компьютерной программе.

6.5 два раза в месяц Отделом направляются напоминания исполнителями о необходимости ускорить подготовку ответов на те обращения, срок рассмотрения которых истекает.

7. Организация личного приема граждан

7.1 прием граждан в Администрации ведут: Глава города, его первый заместитель и заместители, начальник Отдела и специалисты Отдела.

7.2 Глава города ведет прием граждан второй и четвертый вторник месяца с 14 до 18 часов по предварительной записи. При необходимости может быть назначен дополнительный прием.

ГАРАНТ:

Решением Петропавловск-Камчатского городского суда Камчатской области от 2 марта 2006 г. пункт 7.3 настоящего Порядка признан недействующим и не влекущим правовых последствий со дня принятия

Информация опубликована в газете "Вести" от 3-9 мая 2006 г. N 18

7.3 запись на прием к Главе города производится специалистами Отдела не менее, чем за месяц до даты приема, по четвергам с 9.00 до 13.00 ч.

ГАРАНТ:

Решением Петропавловск-Камчатского городского суда Камчатской области от 2 марта 2006 г. пункт 7.4 настоящего Порядка признан недействующим и не влекущим правовых последствий со дня принятия

Информация опубликована в газете "Вести" от 3-9 мая 2006 г. N 18

7.4 на каждый прием Главы города записывается не более 20 человек, но по согласованию с Главой города их количество может быть увеличено.

7.5 на обращение заводится регистрационно-контрольная карточка с кратким содержанием, которая передается начальником Отдела специалистам Отдела на проработку, по итогам на имя Главы города готовится информация по существу поставленных вопросов.

7.6 при необходимости, специалисты Отдела могут запрашивать по вопросам заявителей дополнительную информацию в соответствующих структурных подразделениях Администрации, которые обязаны ее предоставить в Отдел в указанный в запросе срок.

ГАРАНТ:

Решением Петропавловск-Камчатского городского суда Камчатской области от 2 марта 2006 г. пункт 7.7 настоящего Порядка признан недействующим и не влекущим правовых последствий со дня принятия

Информация опубликована в газете "Вести" от 3-9 мая 2006 г. N 18

7.7 повторная запись на прием к градоначальнику по одному и тому же вопросу не рекомендуется.

7.8 решение о записи на прием принимает начальник Отдела на основании письменного заявления, предоставленного в Отдел.

7.9 специалисты Отдела обязаны разъяснить гражданам порядок приема Главой города.

7.10 на приеме Главы города присутствует начальник Отдела. Во время приема Главой города в целях оперативного решения вопросов, поставленных в обращениях граждан, руководителям структурных подразделений Администрации рекомендуется находиться на рабочих местах.

7.11 гражданам, записавшимся на прием, выдается талон с указанием даты и времени приема. В случае переноса приема запись остается действительной до следующего приема.

7.12 по итогам приема регистрационно-контрольные карточки с резолюциями передаются через Отдел на рассмотрение исполнителям. В случае отсутствия собственноручной резолюции Главы города начальник Отдела имеет право давать поручения исполнителям от имени Главы города.

7.13 исполнители обязаны в месячный срок, исключая обращения, где указаны другие сроки, предоставить информацию о выполнении поручения с приема Главы города в Отдел.

7.14 первый заместитель градоначальника ведет прием граждан два раза в месяц: первый и третий понедельник каждого месяца.

7.15 заместители градоначальника ведут прием граждан согласно графику, утвержденному Главой города.

7.16 проект графика приема составляется начальником Отдела. Число приемов для каждого должностного лица устанавливается, исходя из анализа количества обращений граждан, поступающих по вопросам, относящимся к компетенции этого лица.

7.17 первый заместитель градоначальника ведет прием со своим помощником.

7.18 заместители градоначальника ведут прием со своими секретарями.

7.19 после приема, не позднее, чем на следующий день, регистрационно-контрольные карточки передаются в Отдел для отправки на исполнение. Работники Отдела контролируют исполнение поручений с личного приема граждан.

7.20 специалисты Отдела ведут прием граждан ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) согласно еженедельному графику.

7.21 если на приеме специалистов Отдела невозможно разрешение обращения по существу вопроса, от посетителя принимается заявление либо заявителю разъясняется право его обращения в соответствующие органы, при необходимости рекомендуется записаться к соответствующему должностному лицу.

7.22 в случае обращения граждан по телефону, специалисты Отдела, ведущие прием, дают устные разъяснения по существу поставленных вопросов.

7.23 на приеме граждан должна поддерживаться доброжелательная и деловая атмосфера.

7.24 Глава города ведет прием в помещении Отдела по приему граждан и работе с обращениями.

7.25 первый заместитель и заместители градоначальника ведут прием в своих рабочих кабинетах.

7.26 график приема граждан Главой города, его первым заместителем и заместителями регулярно публикуется в СМИ, размещается на информационном стенде Отдела и на сайте Администрации.

8. Неразглашение сведений, ставших известными при рассмотрении обращений граждан

Все специалисты структурных подразделений Администрации несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями работающего лица.

Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.