Постановление Главы города Ессентуки Ставропольского края от 20 сентября 2004 г. N 3012 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Ессентуки"

Постановление Главы города Ессентуки
от 20 сентября 2004 г. N 3012
"Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации
города Ессентуки"

В целях совершенствования делопроизводства в администрации города Ессентуки и ее структурных подразделениях

Постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации города Ессентуки (далее Инструкция).

2. Признать утратившими силу постановления Главы города Ессентуки от 25.03.98 г. N 305 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Ессентуки", от 28.01.2002 года N 37 "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Ессентуки, утвержденную постановлением Главы города от 25.03.1998 года N 305".

3. Общему отделу администрации города (А.К. Марков) ознакомить с Инструкцией по делопроизводству руководителей структурных подразделений администрации города и заинтересованных лиц.

4. Контроль за выполнением постановления возложить на управляющего делами администрации города С.В. Мищенко.

5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава города Ессентуки

К.Б. Скоморохин

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Ессентуки
(утв. Постановлением Главы города Ессентуки
от 20 сентября 2004 г. N 3012)

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет единую систему общего несекретного делопроизводства в администрации города и устанавливает организацию документооборота: порядок учета, прохождения, подготовки, оформления и рассылки служебных документов, подготовки документов к последующему хранению и использованию.

1.2. Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальной инструкцией.

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников подразделений администрации города Ессентуки.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.

Работники администрации города несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.5. Проекты постановлений и распоряжений Главы города, другие служебные документы на стадии их подготовки в структурных подразделениях администрации города являются конфиденциальными (не подлежащими огласке, распространению).

С содержанием проектов постановлений, распоряжений Главы города, других служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения заместителей главы администрации города, управляющего делами администрации, либо заведующего общим отделом администрации города.

ГАРАНТ:

См. также Постановление администрации города-курорта Ессентуки Ставропольского края от 6 февраля 2015 г. N 299 "Об утверждении порядка проведения общественного обсуждения социально значимых проектов нормативных правовых актов Администрации города Ессентуки"

1.6. Об утрате документов работники подразделения немедленно сообщают руководителю подразделения и в общий отдел администрации города.

В этом случае руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результате которого информируется заведующий общим отделом администрации города и докладывается управляющему делами.

1.7. Передача работниками подразделений администрации города документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения заместителей главы администрации, управляющего делами.

Передача документов между структурными подразделениями администрации города осуществляется только через делопроизводителя общего отдела. Документы передаются с соответствующей пометкой в регистрационной карточке.

При обращении с документами не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой - либо служебной информации осуществляется через главного специалиста организационного отдела (по связям с общественными организациями, религиозными объединениями и средствами массовой информации) или по разрешению (поручению, указанию) Главы города.

1.8. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.9. Организация единой системы делопроизводства, документационного обслуживания деятельности администрации города, подготовка рекомендаций и методических материалов по вопросам делопроизводства, контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляется общим отделом совместно с архивным отделом администрации города.

1.10. Все работники администрации города обязаны изучать Инструкцию по делопроизводству и руководствоваться ею в повседневной деятельности.

1.11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае отсутствия по другой причине работник по указанию руководителя подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы.

1.12. Экземпляр настоящей Инструкции выдается руководителю каждого структурного подразделения администрации под расписку общим отделом администрации,

Руководитель подразделения обязан ознакомить всех работников руководимого им подразделения с Инструкцией.

1.13. На работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях, возлагаются следующие основные функции:

- прием, учет поступающих в подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, и документов зарегистрированных;

- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения;

- учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их адресату;

- контроль за прохождением документов в подразделении;

- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководству подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

- печатание проектов поручений, служебных писем за подписью руководителя подразделения и других документов;

- печатание проектов распорядительной документации, служебных писем за подписью Главы города (заместителя главы администрации города), направленных по резолюции Главы города (заместителя главы администрации города) для исполнения;

- контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача, дел на архивное хранение в установленном порядке;

- ознакомление руководства подразделения (а также сотрудников подразделения, включенных в список лиц для ознакомления) с копиями законов Ставропольского края, постановлений, распоряжений Губернатора Ставропольского края, постановлений, распоряжений Правительства Ставропольского края, распорядительными документами руководителя администрации Кавказских Минеральных Вод, постановлений и распоряжений Главы города Ессентуки и информационными материалами, поступившими в подразделение;

- организация использования в подразделении средств копировально - множительной техники;

- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;

- контроль за соблюдением в подразделении установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение
поступающей корреспонденции. Сроки и порядок ее рассмотрения.
Порядок приема поступившей корреспонденции

2.1. Корреспонденция, поступившая в администрацию города, принимается делопроизводителем общего отдела в приемной Главы города.

2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, а также указанных к ним приложений.

Документы с грифом "лично", адресованные общественным организациям или руководителям структурных подразделений администрации города не вскрываются, а передаются по назначению.

При отсутствии в конверте какого-либо документа или приложения составляется письмо-сообщение в двух экземплярах. Один экземпляр остается у делопроизводителя, другой направляется адресату.

Возможно также решение вопроса о досылке недостающего документа с помощью телефонного разговора с адресатом.

2.3. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя, а также дату отправления документа. В остальных случаях конверты после вскрытия и проверки наличия документов уничтожаются.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Обработка и регистрация входящей корреспонденции

2.4. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

Нерегистрируемые документы определяются в соответствии с установленным перечнем (Приложение 1).

Поступившие в администрацию города документы подлежат регистрации в день их поступления.

2.5. На каждом документе в правом углу нижнего поля первого листа проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления, индексом по номенклатуре дел, входящий порядковый номер документа.

На документах, не подлежащих регистрации, в штампе входящей номер не записывается, а указывается только дата поступления и индекс по номенклатуре, куда будет передан документ.

Документы информационного характера регистрируются в журнале (Приложение 2).

Поступившие в администрацию телеграммы записываются в реестр и незамедлительно передаются на исполнение по резолюции Главы города.

2.6. На каждый контрольный документ, подлежащий регистрации ведущий специалист общего отдела администрации города заполняет регистрационную карточку в 2-х экземплярах. Первый экземпляр регистрационной карточки вместе с документами передается на исполнение. Второй экземпляр помещается в справочную картотеку ведущего специалиста.

После исполнения документа первый экземпляр карточки возвращается ведущему специалисту со всеми отметками о движении и исполнении. Второй экземпляр карточки уничтожается.

2.7. Регистрационные карточки (Приложение 3) должны заполняться в соответствии с указанными в них реквизитами:

- в графу "Корреспондент" вносятся данные о месте издания документа и название организации;

- в графе "Дата поступления и индекс документа" указываются дата поступления документа, его входящий номер и индекс, который ему присваивается при регистрации;

- в графе "Дата и индекс документа" проставляются дата и индекс документа, присвоенный ему учреждением (автором документа);

- в графе "Краткое содержание" указываются вид документа, его заголовок или краткое содержание, а также количество листов.

Остальные графы карточки, в которых отражается весь ход рассмотрения документа, заполняются в соответствии с резолюцией на документе.

2.8. Регистрация писем, заявлений и жалоб граждан выделено в отдельное делопроизводство и осуществляется в отделе правового обеспечения и приеме граждан.

2.9. Организационно-распорядительные документы вышестоящих органов (законы, указы, постановления, распоряжения и другие документа правового характера) регистрируются ведущим специалистом общего отдела администрации города на контрольных карточках.

2.10. После регистрации документы из общего отдела передаются Главе города, либо исполнителям.

2.11. Указание по исполнению документа дается в форме резолюций. Резолюция на документе проставляется ниже реквизита адреса, а при необходимости на любой свободной от текста площади (кроме полей) первого листа документа. Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя, задание - указание о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, личную подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (Приложение 4).

2.12. Отметка о взятии документа на контроль делается буквой "К", словом "контроль" или проставлением штампа "взято на контроль" и помещается в установленном месте в правом верхнем углу первого листа документа.

Сроки и порядок рассмотрения корреспонденции

2.13. Поступившая в администрацию города корреспонденция, как правило, рассматривается в день ее доставки (поступления).

2.14. Если исполнителями документа являются несколько лиц, то ответственным за его исполнение считается лицо, которое указано первым в резолюции Главы города или заместителей главы администрации города, например:

Иванову А.Т. Прошу подготовить план мероприятий к 12.09.2004 г. Усов 02.09.2004 г. или Василенко И.Ф. Петрову А.Н. Подготовьте анализ исполнения данного постановления Губернатора СК по городу к 18.09.2004 г. При необходимости подготовьте проект постановления Усов 02.09.2004 г.

2.15. Распорядительные документы, письма, запросы и письма-поручения вышестоящих органов, а также распорядительные документы администрации города исполняются в срок, указанный в этих документах, служебные документы - в течение срока, указанного в резолюции, если нормативными актами по отдельным видам документов не установлен иной срок исполнения.

2.16. Срок исполнения документа считается со дня поступления его в администрацию города.

В случае поступления документа позже срока исполнения или в день срока исполнения, но требующего время на подготовку и оформление для отправки, в тексте-ответе необходимо указать фактическую дату поступления данного документа в администрацию города.

2.17. Все отметки о прохождении и исполнении документа фиксируются в регистрационной карточке в общем отделе администрации.

2.18. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа, содержит краткую справку об исполнении (например: "Вопрос обсужден на заседании 12.09.2004...", "Принято постановление от... N ... <......>", "Дано разъяснение в личной беседе..." и т.д.). Ведущий специалист общего отдела администрации города вносит в регистрационную карточку в графу "Отметка об исполнении документа" сведения об исполнении документа, номер дела, в которое должен быть подшит документ.

2.19. Исполненные документы передаются ведущему специалисту общего отдела для формирования их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дела.

3. Организация работы с документами в подразделениях

3.1. Корреспонденция, поступающая в структурные подразделения администрации, как правило, должна рассматриваться в день ее доставки.

3.2. Взятые на контроль документы должны быть рассмотрены и исполнены в первую очередь, или в сроки, указанные в контрольно-регистрационной карточке.

3.3. Ответственный исполнитель с учетом важности содержащихся в документе вопросов:

- организует подготовку предложений по их решению и вносит эти предложения на рассмотрение Главы города или заместителя главы администрации города, курирующего рассматриваемый вопрос;

- в случае необходимости направляет на рассмотрение в структурные подразделения, специалистам администрации, либо в организации (учреждения) документы, содержащие вопросы, отнесенные к компетенции указанных органов.

3.4. Исполненные документы передаются в общий отдел администраций города для формирования их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

4. Документационное обеспечение деятельности администрации города

4.1. Управленческая деятельность администрации города осуществляется путем принятия основных видов организационно-распорядительных документов постановлений, распоряжений, протокольных решений, служебных писем, справок, докладных записок, телеграмм и других документов.

4.2. Порядок подготовки, оформления и издания организационно - распорядительных документов и другой служебной документации в аппарате администрации устанавливается в соответствии с требованиями действующих ГОСТов, настоящей Инструкцией и осуществляются в следующем порядке:

составление проекта документа;

печатание;

согласование, визирование;

подписание;

регистрация;

обработка;

тиражирование;

отправка адресатам.

4.3. Управленческие документы печатаются на бланках, изготовленных типографским способом с использованием только черной краски.

При изготовлении бланков на организационно-распорядительную документацию и пользовании ими следует строго руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-97 и изменениями к нему.

Бланки документов могут изготавливаться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов.

При переписке между подразделениями администрации города бланк может не использоваться.

Бланки, используемые в администрации города, в переписке с иностранными корреспондентами не применяются.

4.4. На бланках организационно-распорядительных документов Главы города используется изображение герба города Ессентуки.

4.5. Документы, создаваемые в администрации города, печатаются машинописным способом на пишущей машинке и с использованием текстового редактора "Win Word" 2.0 или в другом, совместимом с ним, формате шрифтом "Times New Roman" размером N 14 через 1,5 межстрочного машинописного (1-компьютерный) интервала.

Для печатания документов постоянного срока хранения используются лазерные принтеры, для документов долговременного срока хранений возможно использование матричных принтеров.

4.6. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей:

левое - 35 мм;

правое - 10мм;

верхнее - 25 мм;

нижнее - 20 мм (Приложение 5).

4.7. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

4.8. Документы оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке (приложение 5).

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматом А 4 (210х297 мм); А 5 (148x210 мм); А 6 (105x148 мм).

Выбор формата бланка, зависит от вида и объема документа.

4.9. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов.

Гриф (пометка) ограничения доступа к документу

Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную или служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочного машинописного (1-компьютерный) интервала и центрируется по отношению к нему.

Заголовок к тексту документа

Заголовок составляется ко всем документам, за исключением поручений, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Он формируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене..., "Об организации...", "О состоянии...").

Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера предписываемых действий (например, "О Н.К.Петрове ").

Заголовки к тексту таких документов, как Инструкция, штатное расписание, структура и штатная численность, протокол, правила, устав, должны сочетаться в падеже с наименованием документа (например, "Должностная инструкция (кого?) начальника отдела").

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. В необходимых случаях в документах большого объема составляются подзаголовки. Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля по 28 знаков в строке, если количество знаков в нем не превышает 140, и от левой до правой границы поля, если количество знаков больше 140.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный машинописный ("точно"- компьютерный) интервал. Переносы слов в заголовке нежелательны. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.

В постановлениях Главы города текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в постановлениях главы города завершается словом "Постановляю".

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точкой (1.1.), или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой (а).).

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение), должны соответствовать структуре основного правового акта (приложения 6, 7, 8).

Подпись

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через I межстрочный машинописный ("точно" - компьютерный) интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем (Приложение 5).

Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем поставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности) не допускается.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей через 1,5 межстрочного машинописного (I - компьютерный) интервала (Приложение 9).

При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью (Приложение 9).

Дата

Обязательным реквизитом каждого документа является дата подписания (принятия), утверждения, составления или согласования документа.

Датой протокола совещания, заседания комиссии является дата их проведения. Датой постановления, распоряжения, приказа, письма, докладной записки является дата их подписания, датой акта - дата события или время проверки.

Датой любого утверждаемого документа считается дата его утверждения.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Дата на организационно-распорядительных документах проставляется словесно-цифровым способом (Приложение 6).

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

Индекс (номер) документа

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой.

Номер печатается от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатается документ.

Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения.

Приложения к актам Главы города оформляются на отдельных листах бумаги (Приложение 10).

При наличии приложений к акту Главы города в тексте акта на них обязательно делается ссылка (Приложение 10).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).

Например:

Заголовок строк	Заголовок граф
	Подзаголовки граф
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его (Приложение 11).

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в родительном падеже, во множественном числе. Единицу измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одной единице измерения.

Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то единицы измерения следует писать после заголовка каждой графы в скобках.

Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу.

Повторяющиеся друг под другом слова в одной и той же графе таблицы могут быть заменены кавычками.

Заменять кавычками цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов не допускается.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.

При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире. Страницы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второй страницы.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: х или 1). Текст сноски печатается через I межстрочный машинописный ("точно" - компьютерный) интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой, шрифтом N 10. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка (Приложение 11).

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же как и в тексте актов Главы города. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений, распоряжений.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже, через 1,5 межстрочного машинописного (I компьютерный) интервала, дается ссылка на акт Главы города. Все составные части реквизита выполняются по прямой линии от левого края (или центрируются) относительно самой длинной строки и печатаются через I межстрочный машинописный ("точно" компьютерный) интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами без знака N и без точки.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово "Утверждено" или "Утвержден" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер (Приложение 10).

Слово "Утверждено" или "Утвержден" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, программа - Утверждена, мероприятия - Утверждены.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (Положение, Перечень, Список и т.д.).

Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

Подлинник приложения и подлинник утверждаемого документа подписываются заместителем главы администраций города - управляющим делами администрации города.

Визирование документа

Визирование проектов организационно - распорядительных документов осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным "Положением..." (см.п.4.2).

Визы проставляются, как правило, на лицевой стороне последнего листа подлинника и отделяются 4 межстрочными интервалами от реквизита "Подпись" (Приложение 5). При отсутствии места на данной странице - на оборотной стороне листа, в нижней его части.

При этом необходимо учитывать, что при визировании на оборотной стороне левое поле должно быть равно 10 мм, а правое - 35 мм.

Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата её выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данной организации.

Копия документа воспроизводится рукописным, машинописным способами или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

В установленных законов случаях копии некоторых документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.) при представлении в другие организации могут требовать нотариального заверения.

4.10. Ответственность за качество подготовки проектов актов Главы города, полную комплектность и согласование проектов актов с заинтересованными органами и организациями несут руководители структурных подразделений, вносящие эти проекты, а также специалисты (должностные лица), участвующие в их проработке.

5. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов

5.1. Письма печатаются на бланках установленной формы (Приложение 12) и имеют следующие реквизиты: дата, исходящий номер, ссылка на номер и дату, адресат, текст, подпись.

5.1.1. Дата оформляется установленным способом (Приложение 6).

5.1.2. Исходящий номер состоит из номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа в пределах года, например: 02-03/120 где 02 - 03 - номер дела по номенклатуре, 120 - порядковый регистрационный номер.

5.1.3. Адресат включает наименование организации (структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилию получателя. Если письмо или телеграмма адресована частному лицу - инициалы и фамилию лица.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки или частному лицу (Приложение 13).

5.1.4. Текст письма и телеграммы излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (администрация вносит, управление представляет к т.д.).

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (Приложение 14).

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату.

5.1.5. При оформлении телеграммы и не на бланке письма реквизит "Подпись" включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилию).

Если письмо оформляется на бланке, то подпись включает сокращенное наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию (Приложение 12).

5.1.6. При ответе на поступивший документ в тексте письма или телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

5.1.7. Состав реквизитов письма может включать реквизит "Заголовок" и реквизит "Приложение" (Приложение 12).

5.2. Письма на бланках "Администрация города Ессентуки" подписываются Главой города, заместителями главы администрации города, управляющим делами администрации города.

Телеграммы подписываются Главой города или первым заместителем главы администрации города.

Письма, направляемые в вышестоящие органы, за пределы края, подписываются Главой города или заместителями главы администрации города.

На каждое письмо, направленное в краевые и центральные органы власти, заполняется регистрационно-контрольная карточка (Приложение 3). Письмо считается исполненным после получения на него письменного или устного ответа из того органа, куда оно направлялось, о чем делается отметка в регистрационно-контрольной карточке.

5.3. При направлении письма или телеграммы более чем в 3 адреса исполнителем составляется указатель рассылки (в 2-х экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов.

5.4. Исходящая корреспонденция отправляется специалистами общего отдела в день ее получения.

Телеграммы и срочная корреспонденция отправляется незамедлительно.

5.5. При получении документов для отправки специалисты общего отдела проверяют наличие всех подписей, виз, приложений, указанных в основном документе, уточняют наименование адресата.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Специалисты проводят работу по сортировке корреспонденции, составлению реестра, на отправляемую корреспонденцию и сдаче ее в отделение связи.

6. Порядок проведения служебных совещаний
аппаратом администрации города

Виды служебных совещаний

6.1. Служебные совещания в зависимости от целей в задач, решаемых на них, подразделяются на проблемные, инструктивные, оперативные, постановочные, итоговые, координационные, контрольные, смешанные.

6.2. Основной целью проблемного совещания является поиск оптимального управленческого решения в результате свободного и всестороннего обсуждения. Основными задачами проблемного совещания являются:

- информация о возникшей проблеме;

- выработка оптимального решения;

- разработка мероприятий по реализации решения;

- определение непосредственных исполнителей решения;

- определение трудовых и материальных ресурсов, необходимых для выполнения решения и источников их формирования;

- установление обоснованных сроков, системы контроля и отчетности за выполнением заданий.

6.3. Целью инструктивного совещания является передача руководителем подчиненным ему работникам распоряжений, указаний необходимых для их выполнения сведений.

Основными задачами инструктивного совещания являются:

постановка общей задачи выполнения постановления, распоряжения, приказа или указания;

- конкретизация общей задачи для каждого присутствующего на совещании, с четким указанием его роли и срока, к которому необходимо выполнить поставленную задачу;

- установление системы контроля за решением поставленной задачи

6.4. Главной целью оперативного совещания является регулирование хода выполнения распорядительных документов или конкретной деятельности на одном из направлений работы.

Достижение указанной цели обеспечивается выполнение следующих основных задач:

информирование участниками совещания руководителя состоянии дел на их участке работы;

- выявление проблем, недостатков и причин, препятствующих более эффективной деятельности;

- принятие решений по устранению препятствий, мешающих выполнению соответствующей работы.

6.5. Основной целью постановочного совещания является постановка задач руководителем перед участниками совещания в общем виде.

Указанная цель достигается выполнением следующих задач:

- информирование участников совещания;

- обмен мнениями;

- принятие оптимального решения;

- определение четкого задания каждому исполнителю с указанием сроков исполнения;

- установление системы контроля за выполнением задания.

6.6. Целью проведения итогового совещания является подведение итогов работы за определенный период времени.

Основными его задачами являются:

- информирование участников совещания о результатах деятельности за соответствующий период;

- обмен мнениями;

- оценка работы органов (подразделений) и отдельных лиц;

- постановка задач на следующий период.

6.7. Координационные совещания проводятся в целях согласования деятельности подразделений администрации города, предприятий, органов общественного самоуправления, учреждений и организаций, отдельных работников.

6.8. На контрольных совещаниях рассматриваются результаты деятельности органов, организаций и лиц, ход выполнения принятых постановлений, распоряжений, приказов, рекомендаций, мероприятий, планов и других управленческих актов.

6.9. Смешанными являются совещания, в которых имеются признаки двух или более видов: проблемно - инструктивные, оперативно - постановочные и др.

6.10. По периодичности проведения совещания подразделяются на:

- регулярные (еженедельные, ежемесячные, ежегодные);

- постоянно действующие, то есть собирающиеся периодически, но без установленной регулярности;

- разовые.

6.11. По количеству участников совещания классифицируются на совещания, проводимые:

- в узком составе (до 5 человек);

- в расширенном составе (до 20 человек);

- представительные (более 20 человек).

6.12. По степени стабильности состава участников совещания проводятся:

- с фиксированным составом;

- с фиксированным составом и приглашаемыми по необходимости дополнительно;

- с приглашенными по списку, составляемому конкретно для каждого совещания.

Планирование совещаний

6.13. Совещания регулярные, а также наиболее значимые (отраслевые, межотраслевые, общегородские) планируются в перспективных и текущих планах работы, а также в недельных планах-графиках работы руководителей администрации города, ее органов и структурных подразделений.

6.14. Постоянно действующие и разовые совещания у руководителей исполнительно-распорядительного аппарата планируются в календарных планах их работы на месяц и в недельных планах-графиках.

6.15. При планировании каждого конкретного совещания определяются:

- тема совещания;

- цели и задачи совещания;

- состав и количество его участников,

- время и место проведения совещания;

- форма итоговых документов (решение, рекомендация и т.д.);

- порядок подготовки совещания и лица, ответственного за это.

6.16. На совещания выносятся лишь те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке, так как требуют коллегиального обсуждения.

Запрещается обсуждать на совещании те проблемы, которые согласно должностным инструкциям относятся к ведению отдельных работников.

6.17. Решение о проведении совещания, на которое приглашаются более 20 участников, принимается Главой города.

6.18. Глава города в первых числах каждого месяца проводит итоговое совещание руководителей органов и структурных подразделений администрации города, а также руководителей нижестоящих исполнительно-распорядительных органов.

6.19. Руководители органов и структурных подразделений администрации города в конце каждого месяца проводят итоговые совещания работников аппарата и руководителей ведущих предприятий, учреждений и организаций отрасли по своему усмотрению.

6.20. Заседания постоянно действующих комиссий оргкомитетов и штабов, созданных при администрации города, проводятся в дни и часы, утвержденные Главой города на год или иной период их деятельности.

Подготовка совещаний

6.21. Подготовка совещания включает в себя следующие основные действия: принятие решения о проведении совещания, определение тематики, формирование повестки дня, определение задач совещания, состава участников, ориентировочной продолжительности, даты и времени начала, подготовку руководителя совещания, доклада, проекта решения, предварительную подготовку участников к совещанию, подготовку помещения.

6.22. Подготовку отраслевых совещаний осуществляет оргкомитет или комиссия, создаваемые, как правило, из представителей отраслевого подразделения администрации города и возглавляемые его руководителем.

Подготовка межотраслевых совещаний осуществляется оргкомитетом или комиссией, созданными из представителей заинтересованных отраслей. Возглавляет такой орган из руководителей администрации города.

Подготовку совещаний у руководителей администрации города, ее органов и подразделений осуществляют специально созданные подготовительные группы или отдельные работники аппарата.

6.23. Органы по подготовке совещания уточняют его тему, цель и задачи, состав участников, место и время проведения; определяют докладчиков, содокладчиков и лиц, которым персонально предлагается выступить на совещании.

На данные органы возлагается также ответственность за:

- подготовку проекта решения (рекомендаций) совещания;

- организацию размножения документов;

- приглашение на совещание;

- обслуживание участников совещания.

6.24. Участники отраслевых, межотраслевых и общегородских совещаний извещаются о месте, времени начала и окончания совещания, рассматриваемых вопросах не позднее чем за 5 дней.

6.25. Продолжительность оперативных совещаний не должна превышать 20-30 минут, прочих совещаний 1,5-2 часа. Рассмотрение одного вопроса укладывается в 40-45 минут.

6.26. Помещение для проведения совещаний должно иметь достаточное количество удобной мебели, хорошую звукоизоляцию, нормальную освещенность, температуру воздуха и вентиляцию.

При отсутствии стационарных приспособлений для ведения записей, помещение должно быть оснащено комплектом легкопереносимых планшетов.

6.27. Круг приглашенных на совещание работников определяется его темой, целью и задачами.

На совещании должны присутствовать лишь те работники, которые действительно необходимы для рассмотрения данных вопросов.

Запрещается приглашение на все совещания лишь руководителей. В совещаниях должны участвовать лишь те должностные лица к кругу обязанностей, которых относится обсуждаемая тема.

Если на совещании действительно нужен руководитель, в извещении указывается "Ваше личное участие необходимо".

Проведение совещания

6.28. По стилю проведения совещания могут быть диктаторскими, автократическими и дискуссионными.

При диктаторском совещании правом голоса обладает лишь руководитель. Он знакомит присутствующих со своим решением, своей точкой зрения или с решением вышестоящей организации. Остальные участники совещания принемают к сведению полученную информацию, задают вопросы.

На автократическом совещании, как разновидности диктаторского, руководитель задает вопросы поочередно каждому участнику и выслушивает их ответы.

Дискуссионное совещание сводится к свободному обмену мнениями и выработке коллективного решения, принимаемого голосованием, иногда с последующим утверждением руководителем.

6.29. Руководитель совещания обязан:

- выбрать стиль проведения совещания;

- обеспечить регистрацию его участников;

- начинать совещание в точно назначенное время;

- на регулярных (повторяющихся) совещаниях сообщать о результатах выполнения решения предыдущего совещания;

- открывая совещание, сформулировать обсуждаемую проблему, назвать тему совещания, четко сформулировать цель и задачи, которые совещание должно решить для достижения поставленной цели;

- ознакомить участников совещания с составом приглашенных на него;

- довести до сведения присутствующих на совещании о тех мерах воздействия, которые будут приняты к тем приглашенным, которые не явились на совещание без уважительных причин, либо прислали некомпетентную замену;

- определить четкий регламент совещания, наметить наиболее целесообразную последовательность рассмотрения вопросов;

- при проведении дискуссионных совещаний не навязывать присутствующим свою точку зрения;

- не допускать обсуждения второстепенных вопросов прежде, чем будут решены главные, многословия, отхода от обсуждаемой проблемы, утверждения и обоснования известных положений;

- принять необходимые меры для создания обстановки искренности и откровенности, уважения и товарищества;

- направлять совещание не столько на вскрытие чьих-либо ошибок и недостатков, сколько на достижение главной задачи совещаний - поиск оптимальных решений, направленных на улучшение состояния дела;

- на основании обобщения высказанных суждений и предложений четко сформулировать конкретное решение по каждому обсуждаемому вопросу.

6.30. Доклад на совещании должен быть предельно лаконичным, ясным и конкретным. Содержание доклада должно отражать состояние дел по обсуждаемому вопросу, оценку действий (работы) тех или иных исполнителей, конкретные предложения по решению обсуждаемой проблемы

Доклад должен быть объективным. В нем необходимо осветить все существующие по данному вопросу точки зрения с приведением доводов "за" и "против" по каждому из них. Только после этого докладчик может изложить свое аргументированное мнение.

6.31. Если доклад, либо его тезисы были разосланы предварительно участникам совещания, то руководитель или уполномоченное им лицо вместо доклада ограничивается вступительным словом.

6.32. Во время совещания все его участники обязаны придерживаться единого порядка и дисциплины, требований служебной этики, не прерывать выступающего, не разговаривать друг с другом, сдерживать эмоции, не повышать голоса, соблюдать деловой такт, задавать вопросы только после разрешения ведущего совещание.

6.33. Участники совещания, принимающие участие в обсуждении вопросов, обязаны концентрировать свое внимание на кратком и четком изложении и обосновании собственного мнения или предложения по обсуждаемому вопросу.

Запрещаются прямые выпады выступающих против своих оппонентов.

6.34. Решение по обсуждаемым вопросам принимаются как на данном совещании, так и позднее, но в любом случае в оптимально короткие сроки.

7. Машинописные работы

7.1. В администрации города печатаются только материалы служебного характера.

7.2. Материал для выполнения машинописных работ принимается от работников аппарата администрации заведующим машинописным бюро либо заведующим общим отделом.

7.3. Рукопись должна быть написана разборчиво, на одной стороне листа, выполнена чернилами или шариковой ручкой, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цвета.

Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

7.4. В подразделениях, как правило, печатаются проекты актов Главы города, поручений Главы города, заместителей главы администрации города, служебные письма за подписью руководителя подразделения, заявки, документы внутреннего характера. Подготовка документов в подразделениях осуществляется непосредственно ответственными исполнителями с использованием пишущих машинок и компьютерной техники.

7.5. В первую очередь в общем отделе администрации города печатаются проекты актов Главы города, контрольные информации, а также проекты писем за подписью Главы города. Остальные материалы печатаются в порядке их поступления.

7.6. Машинописные работы выполняются по трем категориям срочности: весьма срочные, срочные и обычные.

Весьма срочные работы выполняются при наличии визы заведующего общим отделом в срок до 3 часов, срочные - в течение суток, обычные - в течение трех дней.

При необходимости выполнения машинописных работ в более короткие сроки - разрешение дает заведующий общим отделом.

7.7. Материал, сданный для печатания после 16.00 часов, печатается, как правило, на следующий день.

7.8. Печатание документов, за исключением телеграмм производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров, на лицевой их стороне красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдается установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

7.9. Тексты документов на бланках формата А 4 печатаются, как правило, через полтора или два межстрочных интервала, на бланках формата А 5 - через один межстрочный интервал.

7.10. Документы на двух и более листах должна быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля документа.

7.11. Документ печатается, как правило, в двух экземплярах (экземплярность определяет исполнитель и согласовывается с заведующим машинописным бюро либо заведующим общим отделом), и вместе с черновиком передается исполнителю.

7.12. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются исполнителю, либо лично заведующему общим отделом. Передача отпечатанного документа другим лицам запрещена.

8. Копировально-множительные работы

8.1. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате администрации города проводится в общем отделе администрации, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях.

8.2. Копировально-множительные работы (размножение документов) в администрации города производятся с разрешения заведующего общим отделом, заведующим копировально-множительным бюро.

На размножение сдаются только служебные документы и материалы. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

8.3. Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы в подразделениях администрации города, определяется заведующим общим отделом. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.

8.4. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры - подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа.

8.5. Размножение бланков не разрешается. Копирование (размножение) постановлений Государственной Думы Ставропольского края, постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства края, законов Ставропольского края, постановлений и распоряжений руководителя администрации Кавказских Минеральных Вод и Главы города производится только с разрешения заведующего общим отделом.

8.6. Ответственный (заведующий копировально-множительным бюро) за размножение, копирование документов ведет учет произведенных работ по размножению документов и материалов.

9. Организация звукозаписи мероприятий

9.1. Звукозапись мероприятий, проводимых Главой города и его заместителями, осуществляется специалистами по связям со СМИ.

Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведутся как непосредственно в процессе проведения мероприятий, так и после их завершения в согласованные с организаторами сроки.

9.2. Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в соответствии с требованиями настоящей инструкции по выполнению и машинописных работ.

9.3. На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы пишется слово "диктозапись", указывается фамилия работника" ответственного за расшифровку диктофонной записи, проставляется дата.

Диктофонные записи мероприятий, используемые при расшифровке и подготовке стенограмм размагничиваются после подготовки стенограммы.

10. Организация приема и передачи документов с использованием
факсимильной связи

10.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов администрации города, и структурным подразделениям администрации.

10.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", не разрешается.

Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

10.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном, либо темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.

Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А 4, не должен превышать 5 листов.

10.4. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения.

10.5. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляется в общем отделе администрации города.

На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляется дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса; эти записи закрепляются подписью ответственного лица.

Оригинал принятой факсограммы докладывается Главе города и передается с резолюцией исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.

10.6. Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в журналах установленной формы (Приложение 15). Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющих срок хранения один год.

10.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов в общем администрации.

Ответственность за содержание информации передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

11. Составление номенклатуры дел. Формирование дел, порядок хранения
документов, передача их в архив. Использование архивных документов

11.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения.

11.2. В номенклатуру дел включаются все дела и документы по вопросам, внесенным на рассмотрение администрации города, подготовленными в подразделениях администрации города, справочные и контрольные карточки, личные дела, а также номенклатура дел.

Каждая статья номенклатуры имеет индекс, заголовок дела и срок хранения. Индекс состоит из номера подразделения администрации и цифрового обозначения вопроса.

11.3. Номенклатура дел подразделения администрации города разрабатывается в последнем квартале предшествующего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении, согласовывается с общим и архивным отделами администрации города и подписывается руководителем подразделения администрации города (Приложение 16).

11.4. Сводная номенклатура дел администрации города составляется общим и архивным отделами на основании номенклатурных дел подразделений администрации, подписывается заведующим общим отделом, согласовывается с заместителем главы администрации города управляющим делами и утверждается Главой города.

После утверждения номенклатуры дел администрации города подразделения администрация получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.

В течение года по согласованию с общим и архивным отделами в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

11.5. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При изменении структуры администрации города в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения.

11.6. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении администрации, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

11.7. Подлинники постановлений, распоряжений Главы города и обосновывающие материалы к ним после подписания передаются в общий отдел ведущему специалисту для их оформления и выпуска.

11.8. Подлежащие формированию в дела документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны делопроизводителем в дело, с записью о решении вопроса.

11.9. Исполненные и оформленные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо:

- раздельно группировать дела постоянного и временного хранения;

- проверять соответствие документов заголовку дела по номенклатуре;

- группировать в дела документы одного года;

- проверять правильность оформления документов, т.е. наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии и т.д.;

- включать в дела по одному экземпляру каждого документа, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки и булавки;

- документы в делах располагать в хронологическом порядке, соблюдать логическую последовательность, т.е. документ- ответ помещать после документа - запроса. Приложения присоединять к документам, к которым они относятся. Неисполненные документы и документы, находящиеся на контроле, в дело не подшиваются. Такие документы после окончания срока контроля или выполнения подшиваются в соответствующее дело того года, в котором был принят документ.

Не подшиваются в дело также документы, подлежащие возврату.

11.10. В каждое дело (том) подшивается не более 250 листов. При большем количестве документов, относящихся к данному делу формируется несколько томов под одним и тем же номером. В конце дела на чистом листе бумаги делается заверительная надпись.

11.11. Обложки дел оформляются (изготавливаются) по форме, указанной в (Приложении 17).

11.12. По окончании года заполняется итоговая графа номенклатуры дел о количестве сформированных дел.

11.13. С момента заведения и до передачи в архив дела в подразделениях администрации города хранятся по месту их формирования.

11.14. Руководители подразделений администрации и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел. При увольнении или переводе на другую работу руководитель подразделения администрации, специалист передает дела и документы вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.

11.15. Работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении администрации, при увольнении или переводе на другую работу сдает по акту все имеющиеся дела и документы, журналы регистрации, картотеки вновь назначенному работнику.

11.16. Дела хранятся в закрывающихся шкафах в вертикальном положении. На корешках обложек (папок) указываются цифровые обозначения дел в соответствии с номенклатурой.

11.17. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в подразделениях администрации города. Затем дела постоянного и временного срока хранения сдаются в архив по графику, составленному архивом и утвержденному управляющим делами администрации города. Их передача в архив оформляется по описи.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения администрации работник, ответственный за ведение делопроизводства, обязан документы передать в архив независимо от сроков их хранения.

11.18. Дела трехлетнего и годичного срока хранения в архив не сдаются, а уничтожаются в подразделениях администрации по акту установленной формы (Приложение 18).

11.19. На документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляются годовые разделы описей, которые подлежат рассмотрению и согласованию экспертно-проверочной комиссией не позднее чем через 2 года после завершения дел в делопроизводстве.

Годовые разделы описей дел утверждаются управляющим делами администрации города.

11.20. По истечению пятилетнего срока документы постоянного срока хранения передаются на дальнейшее хранение в городской государственный архив. Документы по личному составу передаются в городской архив документов по личному составу.

11.21. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов.

Экспертная комиссия назначается распоряжением Главы города в составе не менее 3 человек под председательством управляющего делами администрации города.

Экспертная комиссия рассматривает проект номенклатурных дел, организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение, рассматривает описи на дела постоянного хранения в акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

11.22. Дела и копии документов, хранящихся в ведомственном архиве администрации, выдаются сотрудникам администрации для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование вне архива с разрешения заведующего общим отделом администрации города.

11.23. Копии и выписки из документов, хранящихся в ведомственном архиве, выдаются по письменным запросам организаций и граждан с обязательным учетом в регистрационном журнале, с разрешения заведующего общим отделом или управляющего делами администрации города.

11.24. Подлинники протоколов заседания администрации, постановлений и распоряжений Главы города, распоряжений по личному составу и указатели рассылки к этим документам из ведомственного архива не выдаются.

12. Особенности работы с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения

12.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой, диктуются служебной необходимостью. На документах, содержащих информацию ограниченного распространения, в случае необходимости проставляется пометка "для служебного пользования",

12.2. Документы с грифом "Для служебного пользования":

- учитываются в специальном журнале;

- передаются работникам администрации под расписку;

- размножаются (тиражируются) через копировально-множительное бюро с письменного разрешения управляющего делами администрации города;

- хранятся в надежно запираемых шкафах.

12.3. Проставление грифа "Для служебного пользования" определяет исполнитель и должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ. Гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим документам.

12.4. Документы с грифом "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

12.5. Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебного пользования", которые утратили практическое значение и не имеют исторической ценности, производится экспертной комиссией по акту.

13. Изготовление и использование печатей и штампов

13.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата администрации, производится по разрешению управляющего делами администрации города.

13.2. Общий отдел администрации города по представленным заявкам оформляет заказ на изготовление печатей и штампов.

13.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в общем отделе и выдаются под расписку руководителям структурных подразделений, которые несут ответственность за их использование и сохранность (хранение печатей и штампов должно производиться в сейфах).

13.4. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставятся печати с изображением герба города Ессентуки.

Гербовая печать проставляется на подлинниках постановлений и распоряжений Главы города; на протоколах заседаний администрации города; на удостоверениях должностных лиц, назначаемых Главой города; на платежных поручениях, других финансовых документах на получение денежных средств и в иных установленных случаях.

13.5. На рассылаемых копиях постановлений и распоряжений Главы города Ессентуки проставляется простая круглая печать общего отдела администрации города.

13.6. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

На пакетах при отправке корреспонденции проставляется штамп "Администрация города Ессентуки".

13.7. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах. При этом оттиск должен захватывать часть наименования, подписавшего документ.

13.8. Все печати и штампы регистрируются в общем отделе администрации города в специальном журнале и выдаются под роспись.

13.9. Простые печати и штампы должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или Металлических шкафах.

13.10. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений и работников, в пользовании которых находятся печати и штампы.

13.11. Контроль за правильностью хранения и использования простых печатей и штампов осуществляет общий отдел администрации города.

13.12. Об утере печати или штампа незамедлительно сообщается в общий отдел администрации, который информирует об этом управляющего делами администрации города.

13.13. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются заведующему общим отделом администрации города, после чего производится их уничтожение, о чем составляется акт.

13.14. При смене руководителя подразделения печати и штампы сдаются по акту с отметкой в журнале учета.

ГАРАНТ:

Приложения не приводятся