Распоряжение Главы Администрации Белгородской области от 7 апреля 2003 г. N 225-р "Об утверждении Положения об электронной почте администрации области"

Во исполнение постановления главы администрации области от 10 января 2002 года N 19 "О мерах по созданию и развитию единого информационно - телекоммуникационного пространства Белгородской области":

1. Утвердить Положение об электронной почте администрации области (далее - Положение, прилагается).

2. Управлению информатизации, связи и делопроизводства департамента организационной и кадровой работы аппарата главы администрации области (Банчук Ю.А.):

- довести Положение до всех абонентов электронной почты администрации области;

- организовать постоянный контроль за работой электронной почты администрации области.

3. Руководителям структурных подразделений администрации области назначить ответственных лиц за прием, оформление и передачу им официальных документов по электронной почте.

4. Рекомендовать главам местного самоуправления городов и районов области назначить ответственных лиц за прием, оформление и передачу им официальных документов по электронной почте.

5. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя главы администрации области - руководителя аппарата главы администрации области Полухина О. Н.

Глава администрации области

Е. Савченко

Положение об электронной почте администрации области
(утв. распоряжением главы администрации области
от 7 апреля 2003 г. N 225-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет правила использования электронной почты администрации области, регламентирует порядок подключения новых абонентов электронной почты, основные требования к порядку ведения информационного обмена (переписки) между абонентами и является обязательным для структурных подразделений администрации области, администраторов электронной почты и абонентов. Любые отступления от Положения должны согласовываться с управлением информатизации, связи и делопроизводства департамента организационной и кадровой работы аппарата главы администрации области (далее - управление).

1.2. Общую техническую поддержку и управление электронной почтой (далее - ЭП) администрации области осуществляет управление, которое устанавливает режим работы ЭП, определяет порядок и основные правила предоставления абонентам услуг электронной почты, правила управления (администрирования) абонентами и их правами доступа к ЭП.

1.3. Содержание информации, передаваемой средствами ЭП администрации области, не должно противоречить требованиям действующего законодательства Российской Федерации. Ответственность за содержание передаваемой информации несет абонент электронной почты.

Контроль за использованием средств ЭП администрации области осуществляет управление.

Средства электронной почты администрации области не сертифицированы для передачи конфиденциальной информации.

2. Применяемые термины и определения

Электронная почта - услуга, предоставляемая для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение).

Абоненты электронной почты администрации области - пользователи, имеющие индивидуальные почтовые адреса в системе ЭП администрации области.

Внутренние абоненты ЭП администрации области - сотрудники структурных подразделений администрации области.

Внешние абоненты ЭП администрации области - сотрудники сторонних организаций, имеющие индивидуальный почтовый адрес в системе ЭП администрации области.

Адрес абонента ЭП (электронный адрес) состоит из имени абонента ЭП и имени (адреса) почтового узла (хоста), к которому подключен абонент: {имя абонента}@{имя хоста}.

Имя абонента - это уникальный в пределах хоста набор фамилии, наименования структурного подразделения символами латинского алфавита, определяемый администратором узла и присваиваемый абоненту при подключении к узлу ЭП.

Узел (хост) ЭП - это многопользовательский программно - технический комплекс, реализующий функции электронного центра коммуникационных услуг с предоставлением абонентам информационного и коммуникационного сервиса: электронной почты, базы данных, пересылки файлов и т.д.

Официальный адрес абонента ЭП - это электронный адрес, который присваивается органам местного самоуправления городов и районов области, структурным подразделениям администрации области.

Служебный адрес абонента ЭП - это электронный адрес, который присваивается каждому абоненту ЭП.

Администратор узла ЭП - это лицо, осуществляющее управление правами доступа абонентов к коммуникационным услугам администрации области, управление ведением паролей абонентов, сбор и анализ статистики использования связных ресурсов и техническое обслуживание узла ЭП.

Абонентское рабочее место ЭП - программный комплекс Outlook, входящий в стандартный пакет Microsoft Office и работающий под управлением Exchange Server.

Ресурсы ЭП - абонентские электронные адреса, каналы (сети) передачи данных.

Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

3. Порядок регистрации абонентов и ведения адресной книги

3.1. Для получения официальных и служебных адресов ЭП администрации области руководителем соответствующего структурного подразделения подается письменная заявка.

Для получения служебного адреса ЭП абоненту в заявке указывается полностью фамилия, имя, отчество, замещаемая должность, наименование структурного подразделения.

Для получения официального адреса ЭП в заявке указывается наименование органа местного самоуправления города или района области или структурного подразделения администрации области, список сотрудников, имеющих доступ к данному адресу.

Регистрация абонентов ЭП производится в течение суток с момента подачи заявки.

3.2. Адресная книга формируется для каждого структурного подразделения администрации области на основании данных о зарегистрированных абонентах и включает перечень электронных адресов абонентов ЭП администрации области.

Структурное подразделение администрации области информирует начальника управления об изменении в штатном расписании в течение 10 дней для внесения соответствующих изменений в адресную книгу.

4. Основные требования к порядку ведения переписки между абонентами
ЭП администрации области

4.1. Ведение переписки средствами ЭП администрации области включает обмен официальными и служебными документами и их проектами.

4.2. На официальный адрес ЭП передаются и принимаются официальные документы, которые должны иметь обязательные реквизиты:

- дата и входящий регистрационный номер письма;

- подпись должностного лица;

- фамилия, инициалы и телефон исполнителя.

Абоненты ЭП обмениваются служебными документами в соответствии со своими должностными обязанностями. Служебные документы обязательно содержат регистрационный номер.

Порядок регистрации, передачи и приема официальных и служебных документов определяется инструкцией по делопроизводству в администрации области и соответствующими инструкциями по ведению служебной переписки средствами ЭП структурного подразделения в администрации области, органах местного самоуправления городов и районов области, сторонних организациях.

4.3. Документы оформляются в виде файла (в отдельных случаях служебную информацию допускается оформлять письмом в формате ЭП). Для всех видов документов допустимы к использованию файлы форматов, используемых в Microsoft Office.

4.4.Сообщения объемом более 50 Кб подлежат обязательному сжатию (архивированию). Для сжатия (архивирования) документов используются принятые в системе архиваторы: Winrar, Winzip, arj.

4.5. Почтовые ящики органов местного самоуправления городов и районов области имеют размер 500 Мб.

4.6. За содержательную часть документа для передачи по ЭП отвечает его исполнитель.

4.7. Ответственность за своевременный прием и передачу корреспонденции, проходящей через служебный адрес, возлагается на абонента ЭП.

4.8. Ответственность за своевременный прием и передачу корреспонденции, проходящей через официальный адрес, возлагается на соответствующее структурное подразделение, органы местного самоуправления городов и районов области, сторонние организации.

5. Режим работы ЭП администрации области

Режим работы ЭП администрации области непрерывный. ЭП может быть отключена по согласованию с начальником управления для проведения профилактических и других регламентных работ на срок, необходимый для проведения этих работ, с предварительным извещением абонентов ЭП.

Режим работы ЭП для удаленных пользователей определяется общей политикой безопасности удаленного доступа к локальной сети администрации области.