Приложение. Регламент работы администрации города Белгорода Белгородской области и порядок проведения основных организационных мероприятий

Приложение

к распоряжению

Администрации г. Белгорода

от 26 июня 2004 г. N 2298

Регламент
работы администрации города Белгорода Белгородской области и порядок проведения основных организационных мероприятий
(утв. распоряжением Администрации г. Белгорода
от 26 июля 2004 г. N 2298)

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент определяет порядок деятельности администрации города Белгорода Белгородской области (далее - администрации города), взаимодействия ее структурных подразделений, городского Совета депутатов, территориальной избирательной комиссии в процессе выполнения возложенных на них задач.

1.2. Решения по вопросам, отнесенным к компетенции администрации города, принимаются в виде правовых актов администрации города, а также документов организационно-распорядительного характера в соответствии с требованиями Устава города и настоящего регламента.

Администрация города в пределах своих полномочий, установленных Уставом города Белгорода Белгородской области, а также во исполнение законов Российской Федерации, Указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, законов и иных нормативно-правовых актов Белгородской области, Устава города Белгорода Белгородской области и решений Белгородского городского Совета депутатов издает постановления и распоряжения. Порядок подготовки, согласования, подписания и рассылки постановлений и распоряжений администрации города устанавливается нормативным актом администрации города.

Постановления и распоряжения администрации города подписываются главой местного самоуправления. Глава местного самоуправления, убывая в командировку либо в отпуск, право подписи делегирует одному из заместителей, на которого распоряжением возложены обязанности главы администрации.

1.3. Структурные подразделения администрации города выполняют поручения главы местного самоуправления и осуществляют свои полномочия в соответствии с положениями об этих подразделениях.

1.4. Заместители главы администрации города издают приказы в пределах своей компетенции.

1.5. Работа с обращениями граждан в администрации и ее структурных подразделениях производится в соответствии с действующими законодательными и нормативно-правовыми актами.

1.6. Правила ведения делопроизводства и осуществление документооборота в администрации города и ее структурных подразделениях определяются нормативным актом администрации города.

1.7. Режим работы администрации города определяется правилами внутреннего трудового распорядка.

2. Планирование работы

2.1. В целях обеспечения выполнения полномочий администрации города, координации деятельности ее структурных подразделений, упорядочения проведения совещаний и других мероприятий ежемесячно разрабатывается план работы администрации города.

Организатором планирования работы является заместитель главы администрации - руководитель аппарата.

Планы формируются управлением организационно-контрольной и аналитической работы на основании предложений заместителей главы администрации, руководителей структурных подразделений, городского Совета депутатов, территориальной избирательной комиссии города.

Планы разрабатываются, исходя из программ социально-экономического развития города, решений городского Совета депутатов, постановлений, распоряжений администрации города и губернатора области, поручений губернатора области и главы местного самоуправления.

2.2. Во всех структурных подразделениях администрации формируются планы работы на месяц, которые утверждаются по подчиненности заместителями главы администрации.

Планы должны включать следующие разделы с указанием конкретных сроков исполнения и ответственных исполнителей:

- вопросы, вносимые на рассмотрение городского Совета депутатов;

- вопросы, вносимые на рассмотрение коллегии при главе местного самоуправления;

- вопросы, вносимые на рассмотрение главы местного самоуправления;

- вопросы, рассматриваемые у заместителей главы администрации;

- вопросы, вносимые на заседания Советов при главе местного самоуправления и рабочих комиссий;

- мероприятия, проводимые комитетом в рамках осуществления своих полномочий;

- предложения об участии главы местного самоуправления в совещаниях и мероприятиях, проводимых по линии структурных подразделений;

- мероприятия, проводимые в масштабах города и по месту жительства населения;

- контроль за исполнением распорядительных документов и поручений губернатора области и главы местного самоуправления, наказов избирателей и т.д.

2.3. Ответственность за своевременное представление в управление организационно-контрольной и аналитической работы плана работы структурного подразделения несут назначенные заместителями главы администрации должностные лица.

2.4. Ежемесячные планы мероприятий структурных подразделений администрации города направляются в управление организационно-контрольной и аналитической работы до 20 числа месяца, предшествующего планируемому, по форме:

ПЛАН
основных мероприятий,
проводимых в ______________ 2004 года

     месяц

NN п/п	Наименование мероприятий	Дата проведения	Место проведения	Ответственные за проведение
1	2	3	4	5

Заместитель главы администрации

(по направлениям деятельности)

В предоставленном плане "жирным" шрифтом выделяются мероприятия, в проведении которых предлагается участие главы местного самоуправления. Приоритетными в определении таких мероприятий являются:

- реализация городских, областных, федеральных целевых программ;

- выявление и изучение проблемных ситуаций на предприятиях и в организациях различных форм собственности;

- изучение общественного мнения, информирование населения о работе главы местного самоуправления;

- выполнение наказов избирателей;

- организация взаимодействия в вопросах осуществления социально-экономического развития города и обеспечение всех видов безопасности населения и объектов экономики;

- необходимость оказания практической помощи со стороны администрации города.

2.5. Управление организационно-контрольной и аналитической работы ежемесячно до 25 числа обобщает представленную комитетами администрации города информацию, согласовывает проект плана со всеми заместителями главы администрации и председателями комитетов по управлению округами. Согласованный сводный план основных мероприятий вносится на подпись заместителю главы администрации города - руководителю аппарата.

Заместитель главы администрации - руководитель аппарата представляет план на утверждение главе местного самоуправления.

После утверждения план передается в управление информационного обеспечения и делопроизводства для отправки по электронной почте в администрацию области по установленной администрацией области форме:

                                                               Утверждаю:

                                            глава местного самоуправления

                                             ________________В. Потрясаев

                                             "___"_____________________г.

ИНФОРМАЦИЯ
об основных организационных мероприятиях,
проводимых в городе в _____________200___ года

NN пп	Наименование мероприятий	Дата проведения	Место проведения	Ответственные за проведение
1	2	3	4	5

Заместитель главы администрации -

руководитель аппарата                          (подпись)

2.6. Утвержденный план основных мероприятий рассылается управлением организационно-контрольной и аналитической работы согласно списку рассылки заместителям главы администрации, заместителю председателя городского Совета депутатов, председателям комитетов по управлению округами, должностным лицам, ответственным за подготовку запланированных мероприятий.

2.7. На основании ежемесячных планов основных организационных мероприятий, проводимых в городе, помощник главы местного самоуправления или иное должностное лицо, назначенное главой местного самоуправления, формирует еженедельные планы мероприятий с участием главы местного самоуправления, согласовывает с заместителем главы администрации - руководителем аппарата, подписывает у главы местного самоуправления и рассылает их заместителям главы администрации и управлению организационно-контрольной и аналитической работы.

2.8. Контроль за выполнением плана мероприятий, проводимых в городе, возлагается на управление организационно-контрольной и аналитической работы, еженедельного плана мероприятий с участием главы местного самоуправления - на помощника главы местного самоуправления.

2.9. В случаях, если мероприятия, предусмотренные планом, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в срок или намеченный вопрос не может быть своевременно внесен на рассмотрение, заместители главы администрации информируют за 7 дней об этом заместителя главы администрации - руководителя аппарата. По его докладу глава местного самоуправления рассматривает предложения об изменении или уточнении плана и принимает по ним решения об их утверждении или отклонении.

3. Система и порядок проведения мероприятий.

3.1. В целях осуществления скоординированной работы органов местного самоуправления, структурных подразделений администрации, оперативного решения текущих задач настоящим регламентом определяется единый порядок проведения основных организационных мероприятий городским Советом депутатов, администрацией города и городской территориальной избирательной комиссией:

- заседания городского Совета депутатов и его органов - второй, третий вторник месяца, в соответствии с регламентом городского Совета депутатов;

- заседания коллегии при главе местного самоуправления города и заседание Совета безопасности города, как правило, планируются на четвертый четверг месяца;

- заседания городской территориальной избирательной комиссии в период между выборами - третий четверг месяца в соответствии с регламентом городской территориальной избирательной комиссии;

- совещания при главе местного самоуправления города с заместителями главы администрации, председателями комитетов, начальниками управлений и отделов, руководителями городских служб - каждый понедельник, 8.00;

- оперативные совещания при заместителях главы администрации - каждый понедельник, 16.00;

- заседания, проводимые заместителями главы администрации города с участием структурных подразделений и руководителей предприятий и организаций города, проводятся с 15.00 в следующие дни:

 Понедельник  - первый заместитель  главы  администрации  -  председатель

              комитета по обеспечению жизнедеятельности города;

              - заместитель главы администрации по социальной политике;

 Вторник      -  заместитель  главы  администрации  -  секретарь   Совета

              безопасности;

 Среда        - заместитель главы администрации - руководитель аппарата;

 Четверг      -  заместитель   главы   администрации   по   экономической

              безопасности и муниципальной собственности;

              - заместитель главы администрации по организации управления

              и содержанию территорий;

 Пятница      - заместитель главы администрации по экономике и  налоговой

              политике.

- прием граждан главой местного самоуправления города и его заместителями ведется согласно графику, утвержденному главой местного самоуправления города, с 16.00;

- единый информационный день - четвертая среда месяца.

3.2. При необходимости срочного, оперативного и безотлагательного решения вопросов и задач, заседания, созываемые заместителями главы администрации города, могут проводиться в иные дни. Проведение этих заседаний согласовывается с заместителем главы администрации - руководителем аппарата и заместителем главы администрации, которому данный день установлен для заседаний настоящим Регламентом.

3.3. Для проведения совещаний предоставляются актовый зал администрации, залы заседаний - кабинет N 209, кабинет N 328 (по согласованию с городским Советом депутатов).

3.4. Заявки на проведение совещаний в актовом зале администрации и зале заседаний (N 209) подаются управляющему делами и регистрируются в соответствующем журнале не позднее, чем за 3 дня до даты проведения совещаний.

Подготовку помещения для совещаний осуществляет хозяйственный отдел.

3.5. Координацию работы по подготовке и проведению оперативных совещаний при главе местного самоуправления осуществляет заместитель главы администрации - руководитель аппарата.

3.6. Проекты повесток дня совещаний с участием главы местного самоуправления формируются управлением организационно-контрольной и аналитической работы на основании прямых поручений главы местного самоуправления, контрольных распорядительных актов администрации города, губернатора области и предложений заместителей главы администрации. Сформированная повестка дня подписывается заместителем главы администрации - руководителем аппарата и утверждается главой местного самоуправления.

3.7. Состав участников совещаний при главе местного самоуправления определяется главой местного самоуправления по предложениям, подготовленным ответственным за подготовку совещания заместителем главы администрации города.

3.8. Заместитель главы администрации, ответственный за подготовку совещания при главе местного самоуправления, организует:

- подготовку порядка проведения, составление списков приглашенных и выступающих на совещаниях и других мероприятиях с участием главы местного самоуправления;

- формирование материалов для главы местного самоуправления, с учетом сроков подготовки документов;

- качественную подготовку документов и материалов, тиражирование документов для президиума, комплектование их в рабочие папки, подготовку списков приглашенных;

- оповещение участников мероприятий (передачу телефонограмм) о дате, времени и месте их проведения не менее чем за сутки. При созыве экстренных совещаний допустимо оповещение в иные, более короткие сроки. Телефонограммы подписывает глава местного самоуправления, а в его отсутствие - первый заместитель главы администрации. Переданные телефонограммы хранятся в специальной папке в управлении организационно-контрольной и аналитической работы.

Рассылка протокола поручений исполнителям осуществляется протокольной частью отдела документооборота в трехдневный срок после подписания, если не оговорен иной срок.

3.9. Управление организационно-контрольной и аналитической работы осуществляет:

- контроль за ходом подготовки совещания и оказывает необходимую практическую помощь;

- за один день до совещания докладывает заместителю главы администрации - руководителю аппарата о его готовности;

- ведение и оформление протокола поручений, данных главой местного самоуправления при обсуждении вопросов повестки дня (не позднее двух рабочих дней, если не установлен иной срок).

3.10. Участие руководителей структурных подразделений администрации города в селекторных совещаниях, проводимых губернатором области и его заместителями, обеспечивают заместители главы администрации города по принадлежности рассматриваемых вопросов.

В администрации города ведется журнал учета проводимых селекторных совещаний, который хранится в управлении организационно-контрольной и аналитической работы. Записи в журнал о проведенных селекторных совещаниях вносятся специалистами соответствующих комитетов администрации.

При необходимости, по результатам селекторного совещания оформляется протокол поручений заместителя главы администрации. Протокол ведется специалистом профильного комитета, назначенным заместителем главы администрации, и оформляется в установленном настоящим регламентом порядке.

3.11. Мероприятия, проводимые с участием главы местного самоуправления.

3.11.1. Организационное обеспечение проведения мероприятий с участием главы местного самоуправления (посещение коллективов трудящихся, собраний, сходов, иных массовых мероприятий в соответствии с недельным планом мероприятий) осуществляет комитет (управление) администрации, ответственным организатором которых он является. Организация проведения мероприятий с участием главы местного самоуправления предусматривает согласование с заместителем главы администрации - руководителем аппарата времени и места проведения, определение состава участников мероприятий и подготовку порядка проведения мероприятия, информационных документов иных материалов за 7 дней до проведения.

3.11.2. Профильный комитет администрации города за семь дней до мероприятия представляет в отдел по связям с общественностью и СМИ тезисы выступления главы местного самоуправления, которые после доработки за два дня до мероприятия передаются в управление организационно-контрольной и аналитической работы.

3.11.3. Специалист управления организационно-контрольной и аналитической работы, курирующий соответствующий комитет (управление):

- контролирует ход подготовки мероприятий с участием главы местного самоуправления в установленные сроки, при необходимости оказывает комитетам (управлениям) администрации практическую и методическую помощь;

- выезжает на место проведения мероприятия и при необходимости принимает меры для организационного обеспечения мероприятия;

- за 2 дня до проведения мероприятия информирует заместителя главы администрации - руководителя аппарата о его готовности;

- принимает участие в мероприятиях с участием главы местного самоуправления;

- информирует заместителя главы администрации - руководителя аппарата о ходе подготовки и результатах проведения мероприятия с участием главы местного самоуправления.

3.11.4. Подготовку протокола поручений, данных главой местного самоуправления на мероприятиях с его участием в двухдневный срок (если не был оговорен иной срок), осуществляет по поручению начальника управления организационно-контрольной и аналитической работы специалист управления, участвовавший в мероприятии, либо помощник главы местного самоуправления. Протокол поручений на этапе подготовки согласовывается с заместителями главы администрации.

3.11.5. Протокол поручений оформляется по форме:

                                                               Утверждаю:

                                            глава местного самоуправления

                                             ________________В. Потрясаев

                                             "______"__________________г.

ПРОТОКОЛ
поручений, данных главой местного
самоуправления г. Белгорода
на___________________________________________________
(название мероприятия и дата его проведения)

NN п/п	Исполнители поручений	Содержание поручений	Сроки исполнения
1	2	3	4

3.11.6. Утвержденный главой местного самоуправления протокол поручений направляется исполнителям протокольной частью отдела документооборота управления информационного обеспечения и делопроизводства в день подписания.

3.11.7. Отдел по связям с общественностью и СМИ составляет список представителей средств массовой информации, приглашаемых на мероприятия с участием главы местного самоуправления; не позднее двух дней до начала планируемого проведения мероприятий согласовывает их с заместителем главы администрации города - руководителем аппарата и обеспечивает их приглашение на мероприятия.

3.12. Мероприятия, проводимые с участием заместителей главы администрации г. Белгорода.

Организационно-техническое обеспечение подготовки мероприятий и выполнение решений и поручений по итогам проведения мероприятий, проводимых с участием заместителей главы администрации г. Белгорода, осуществляется соответствующими структурными подразделениями администрации города в порядке, предусмотренном заместителями главы администрации города.

Заместители главы администрации для рассмотрения вопросов, входящих в их компетенцию, вправе приглашать специалистов иных профильных комитетов по согласованию и их руководителями.

3.13. Проведение общегородских мероприятий.

3.13.1. Общегородские мероприятия организовываются в соответствии с решением администрации города, по согласованию с председателем городского Совета депутатов.

3.13.2. Координатором организации и проведения общегородских мероприятий является заместитель главы администрации - руководитель аппарата, если не оговорен иной порядок и не даны иные указания главой местного самоуправления.

3.13.3. Организация общегородских мероприятий включает в себя:

- утверждение распорядительным актом администрации города персонального состава организационного комитета;

- разработку плана подготовки мероприятия (определение формы и места проведения, подготовка сценария, определение списка участников и VIP гостей, материально-техническое обеспечение, финансирование, праздничное оформление города и места проведения торжеств, организация приглашения, дежурства во время мероприятия, подготовка тезисов для выступления главы местного самоуправления и др.).

3.13.4. Заместители главы администрации, руководители служб, занимающиеся подготовкой общегородских мероприятий, в соответствии с планом, несут ответственность по принадлежности их деятельности за качественное и своевременное выполнение порученного.

3.13.5. На управление организационно-контрольной и аналитической работы возлагается:

- осуществление контроля за своевременным исполнением плана подготовки мероприятий;

- подготовка по согласованию с заместителями главы администрации списка приглашенных;

- организация приглашения гостей;

- если не предусмотрен сценарий, подготовка порядка проведения мероприятия.

- осуществление оперативного контроля за готовностью к проведению мероприятия.

- представление заместителю главы администрации - руководителю аппарата предложений о приглашении VIP гостей;

- подготовка протокола приема VIP гостей;

3.13.6. Определение списка представителей СМИ и организацию их работы на общегородских мероприятиях осуществляет отдел по связям с общественностью и СМИ.

3.13.7. Для организационного обеспечения общегородских мероприятий управление организационно-контрольной и аналитической работы вправе привлекать специалистов других комитетов и отделов по согласованию с их руководителями.

4. Консультативные и иные совещательные органы

4.1. Для рассмотрения вопросов, касающихся формирования программ городского развития в различных сферах, предварительного рассмотрения проектов решений городского Совета депутатов, администрации города при главе местного самоуправления создается совещательный орган - коллегия. Состав коллегии, положение о ней и организация ее деятельности определяется правовым актом администрации города.

4.2. Для обеспечения эффективной работы администрации города и выработки оптимальных решений задач муниципального образования создаются консультативные и иные совещательные органы с участием представителей различных общественных организаций, политических партий, движений, представителей органов государственной власти и местного самоуправления, секторов экономики, банковских, финансовых, предпринимательских структур, науки, творческой интеллигенции, молодежных организаций в виде комиссий, советов или рабочих групп.

4.3. Организация работы консультативных и иных совещательных органов в администрации города осуществляется согласно Положениям об этих органах.

4.4. Решения консультативных и иных совещательных органов имеют рекомендательный характер и оформляются в протоколе. При необходимости, по усмотрению главы местного самоуправления, они оформляются решениями администрации города, протоколом поручений или вносятся в повестку дня рабочего совещания при главе местного самоуправления.

4.5. В структурных подразделениях администрации города, по решению руководителя подразделения, в целях поиска и оптимизации решения задач, стоящих перед ними, могут создаваться рабочие комиссии, группы с привлечением специалистов компетентных организаций.

5. Организация контроля за исполнением
нормативно-правовых актов и служебных документов

5.1. Контролю за исполнением подлежат законодательные и нормативно-правовые акты федеральных органов государственной власти Российской Федерации, губернатора Белгородской области, Белгородской областной Думы, принятые в пределах их компетенции и содержащие поручения в адрес органов местного самоуправления, решения городского Совета депутатов, постановления и распоряжения администрации города, поручения губернатора области и его заместителей, главы местного самоуправления.

Приказы и поручения заместителей главы администрации города ставятся на контроль в соответствии с утвержденным указанными должностными лицами порядком и положениями о соответствующих структурных подразделениях.

5.2. Основные задачи системы контроля:

- непосредственная проверка и регулирование хода исполнения документов, своевременное выявление отклонений в сроках и объемах работ по их выполнению;

- обеспечение выполнения взятых на контроль документов;

- обеспечение главы местного самоуправления своевременной информацией о ходе и результатах выполнения документов;

- систематическое повышение общего уровня исполнительской дисциплины, поощрение качественной работы.

5.3. Система контроля исполнения документов включает в себя:

- постановку на контроль;

- организацию контроля за сроками исполнения;

- проверку хода и качества исполнения;

- снятие с контроля;

- учет и анализ результатов исполнительской дисциплины.

5.4. Координирует работу по организации контроля за исполнением заместитель главы администрации - руководитель аппарата.

Общий оперативный контроль и методическое руководство осуществляют:

- за исполнением правовых актов областной Думы, распорядительных актов губернатора и администрации города, поручений губернатора, его заместителей и главы местного самоуправления - управление организационно-контрольной и аналитической работы;

- за исполнением служебной корреспонденции и обращений граждан - управление информационного обеспечения и делопроизводства.

5.5. Контроль сроков исполнения осуществляется с помощью компьютерной контрольной базы, в которой находится информация о ходе выполнения документов. Данные о состоянии контроля за исполнением документов доводятся до исполнителей управлением организационно-контрольной и аналитической работы через локальную компьютерную сеть или на бумажном носителе.

5.6. Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение контрольных документов возлагается на заместителей главы администрации, а также руководителей структурных подразделений, которым они направлены на исполнение.

Исполнитель обязательно разрабатывает план реализации документа.

5.7. Если исполнение поручено нескольким лицам, ответственность за своевременное исполнение документов и предоставление информации несет исполнитель, указанный первым.

Ответственный исполнитель контролирует исполнение всего документа в целом, независимо от того, что исполнение тех или иных пунктов документа может не входить в его компетенцию.

Ему предоставляется право созыва соисполнителей, координации их работы и спроса с них исполнения поручений, содержащихся в документе или в резолюции. При этом ответственность за исполнение документов в установленные сроки несут все исполнители, перечисленные в резолюции, либо указанные в самом документе.

5.8. Заместители главы администрации города, руководители структурных подразделений администрации города своим приказом назначают лиц, ответственных за учет и организацию текущего контроля за исполнением поручений, содержащихся в документах, адресованных им для исполнения.

5.9. После поступления на исполнение в подразделение и регистрации контрольных документов специалист, ответственный за осуществление организации контроля, обязан:

- внести документы в учетный журнал контрольных документов;

- довести документы до сведения исполнителей;

- систематически контролировать ход их исполнения и информировать за 7 дней руководителя подразделения о приближающихся сроках исполнения;

- ежемесячно до 25 числа письменно информировать управление организационно-контрольной и аналитической работы о ходе исполнения контрольных документов, причинах нарушения контрольных сроков исполнения и предложениях об их продлении;

- на оперативных совещаниях структурного подразделения ежемесячно до 20 числа информировать о состоянии работы с документами, находящимися на контроле;

- вводить информацию о ходе исполнения документов в базу данных локальной компьютерной сети.

5.10. Специалист, которому в структурном подразделении поручено организовать исполнение контрольного документа, обязан:

- организовывать исполнение документа в установленные сроки;

- по исполнению подготовить письменную информацию, которая должна содержать сведения о своевременности и полноте выполнения документа, фактические данные, характеризующие достигнутые результаты;

- при необходимости продления срока исполнения, ответственный не позднее, чем за неделю до истечения срока обязан подготовить аргументированные предложения о новом сроке исполнения документа.

5.11. В установленные главой местного самоуправления сроки исполнителями представляется в управление организационно-контрольной и аналитической работы информация о ходе исполнения контрольных нормативно-правовых актов администрации города и поручений главы местного самоуправления. Сотрудники управления организационно-контрольной и аналитической работы уточняют своевременность и полноту выполнения документов и письменно на обратной стороне последнего листа информации вносят предложения о снятии или продлении срока контроля за исполнением документов, за что несут персональную ответственность.

Начальник управления организационно-контрольной и аналитической работы готовит заключение по снятию или продлению срока контроля документов по установленной форме и представляет их на подпись заместителю главы администрации - руководителю аппарата. Глава местного самоуправления отдельным нормативным актом может предоставить право продления контрольных сроков исполнения и снятия с контроля заместителю главы администрации города - руководителю аппарата.

5.12. Предложения о продлении сроков исполнения решений городской администрации и поручений главы местного самоуправления направляются главе местного самоуправления, нормативных правовых актов Белгородской области и поручений губернатора - губернатору Белгородской области с пояснительной запиской о причинах продления сроков.

5.13. Информация о выполнении нормативных правовых актов Белгородской области оформляется в адрес губернатора области, подписывается главой местного самоуправления и направляется руководителю департамента администрации области, на которого возложен контроль за исполнением документа.

5.14. Информация о выполнении поручений губернатора визируется заместителем главы администрации, выполнявшим документ, подписывается главой местного самоуправления и оформляется в виде таблицы (по предложению администрации области):

ИНФОРМАЦИЯ
о выполнении поручений губернатора области

Дата дачи поручения	Содержание поручения	Информация о выполнении
1	2	3

5.15. На каждый поставленный на контроль документ в управлении организационно-контрольной и аналитической работы ведется накопительное дело, в котором хранятся: копии документа, план мероприятий по его выполнению, проверочный материал и информации о ходе выполнения документа, итоговая справка о результатах выполнения документа.

5.16. По предложениям управления организационно-контрольной и аналитической работы заместителем главы администрации - руководителем аппарата могут устанавливаться промежуточные сроки представления информации о ходе выполнения поставленных на контроль документов.

5.17. В целях упреждающего контроля управление организационно-контрольной и аналитической работы организовывает независимую проверку исполнения документов в структурных подразделениях, вносит на оперативные совещания рассмотрение вопросов хода исполнения контрольных документов, по итогам полугодий готовит служебную информацию о постановке контрольной работы в администрации города.

Упреждающий контроль осуществляется следующим образом:

- проверка исполнения документов, содержащих поручения перспективного характера - не реже одного раза в год;

- с установленными сроками исполнения до одного года - не реже одного раза в квартал;

- со сроками исполнения в течение месяца - за 10 дней до истечения срока;

- со сроками менее месяца - за 3 дня до установленного срока или по мере необходимости.

5.18. Управление информационного обеспечения и делопроизводства в целях систематического информирования, упреждающего контроля и принятия оперативных мер:

- ежемесячно направляет руководителям структурных подразделений администрации города перечень служебной корреспонденции, сроки исполнения которой истекают в течение ближайшего месяца;

- ежеквартально направляет заместителям главы администрации города перечень документов, находящихся на контроле, с указанием ответственных исполнителей;

- ежемесячно готовит информацию об исполнении контрольных документов, представляет ее заместителю главы администрации города - руководителю аппарата администрации города;

- ежемесячно направляет заместителям главы администрации города, и ответственным исполнителям перечень неисполненных контрольных документов.

5.19. Заместитель главы администрации - руководитель аппарата один раз в полугодие представляет главе местного самоуправления города информацию о состоянии контроля за исполнением документов и исполнительской дисциплины.

5.20. Снятию с контроля подлежат документы, выполненные в полном объеме.

Снятие документа с контроля не означает прекращения действия правовых норм, установленных им.

5.21. Постановления, распоряжения администрации города снимаются с контроля распоряжением администрации города.

Служебные письма и иная деловая корреспонденция снимаются с контроля должностным лицом, подписавшим резолюцию, либо лицом, уполномоченным им.

5.22. В случаях возврата главой местного самоуправления города информации по исполнению документов исполнитель в недельный срок, в соответствии с резолюцией главы местного самоуправления, готовит дополнительную информацию. При этом управлением организационноконтрольной и аналитической работы могут вноситься предложения о дисциплинарной ответственности должностных лиц за некачественную и несвоевременную подготовку документов.

5.23. Материалы, характеризующие ход исполнения документов, хранятся в управлении организационно-контрольной и аналитической работы, либо в управлении информационного обеспечения и делопроизводства в соответствии с настоящим Регламентом и номенклатурой дел.

6. Организация приемов и рабочих встреч

6.1. Обеспечение приемов и рабочих встреч в администрации города с зарубежными партнерами, иностранными делегациями, делегациями органов местного самоуправления городов РФ организует заместитель главы администрации - руководитель аппарата.

6.2. Подготовка программ пребывания делегаций, проектов соглашений, договоров сотрудничества осуществляются соответствующими службами администрации согласно поручения главы местного самоуправления. Порядок проведения деловых встреч, определение круга присутствующих лиц возлагается на одного из заместителей главы администрации города в соответствии с направлением деятельности.

6.3. Встречи, переговоры с делегациями организуются в кабинетах заместителей главы администрации, проводящих встречи, либо в зале заседаний администрации города.

6.4. Подготовка помещений для встреч и приемов делегаций в администрации города, размещение делегаций, их питание, транспортное и иное обслуживание возлагается на аппарат администрации и соответствующие структурные подразделения.

6.5. Контроль за исполнением поручений главы местного самоуправления, принятых совместных документов по вопросам партнерских отношений осуществляет помощник главы местного самоуправления.

7. Порядок подготовки, заключения и исполнения
договоров и соглашений

7.1. Договоры и соглашения от имени администрации города, муниципального образования заключает (подписывает) глава местного самоуправления. Структурные подразделения и должностные лица администрации города заключают договоры, соглашения в пределах предоставленных полномочий.

Глава местного самоуправления отдельным нормативным актом может поручить заключение (подписание) договоров иным должностным лицам.

Заключение договоров осуществляется в пределах сумм, предусмотренных на эти цели, решением Белгородского городского Совета депутатов о бюджете города на соответствующий финансовый год.

7.2. Проекты договоров и соглашений, заключаемых и подписываемых главой местного самоуправления, либо уполномоченным на то должностным лицом, либо органом (структурным подразделением), подлежат обязательному согласованию следующими должностными лицами:

- заместитель главы администрации города, курирующий соответствующее направление работы;

- должностное лицо, вносящее проект договора;

- руководители заинтересованных структурных подразделений администрации города;

- начальник правового управления;

- председатель комитета финансов и бюджетной политики администрации города.

7.3. Согласование проекта договора оформляется путем визирования с указанием даты, фамилии и должности визирующего. Подписи согласований располагаются на оборотной стороне каждого листа проекта договора.

7.4. Срок рассмотрения проекта договора, представленного на согласование, не должен превышать трех рабочих дней, в исключительных случаях - пяти рабочих дней.

7.5. В случае если проект договора не согласован кем-либо из лиц, указанных в п. 7.2, необходимо письменное обоснование отказа от согласования.

7.6. При наличии разногласий по содержанию проекта договора со стороны указанных должностных лиц должностное лицо, ответственное за подготовку проекта, должно провести обсуждение проекта и представленных замечаний к нему с целью поиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к проекту прилагается перечень разногласий и подлинники пояснительных записок, подписанных соответствующими лицами.

7.7. Решение о готовности проекта договора к заключению принимает глава местного самоуправления, либо уполномоченное на то должностное лицо, либо орган (структурное подразделение).

7.8. Порядок заключения договора, круг лиц, участвующих в заключении договора, перечень вопросов, подлежащих уточнению при заключении договора, определяется главой местного самоуправления, либо уполномоченным на то должностным лицом, либо органом (структурным подразделением).

7.9. Договор (соглашение) оформляется в количестве экземпляров, достаточном для передачи каждой из сторон договора и для ведения реестра договоров (соглашений). Договор считается заключенным, если между сторонами в письменной форме (если иное не требуется законодательством) достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Заключенные договоры, оформленные и подписанные в установленном законодательством и настоящим регламентом порядке, передаются каждой из сторон. При этом рабочий экземпляр договора хранится и используется в работе структурным подразделением, подготовившим договор. Структурное подразделение, подготовившее договор, в течение трех дней после его подписания передает подлинный экземпляр документа в правовое управление для создания и ведения единого документального реестра и архива заключенных договоров.

В случае внесения изменений в действующие договоры процедура их оформления, порядка регистрации и передачи на хранение аналогична процедуре оформления договора.

7.10. Общее методическое руководство и контроль за исполнением договорных обязательств осуществляется соответствующими структурными подразделениями.

8. Дежурство в администрации города

8.1. В целях оперативного решения вопросов обеспечения жизнедеятельности города в администрации города устанавливается дежурство.

8.2. Дежурство осуществляется в выходные и праздничные дни заместителями главы администрации города, председателями комитетов, заместителями председателей комитетов с 8-00 до 20-00 часов.

8.3. График дежурства ответственных работников администрации города в выходные и праздничные дни составляется управлением персоналом, организационно-контрольной и аналитической работы, подписывается заместителем главы администрации - руководителем аппарата и утверждается главой местного самоуправления.

8.4. Ответственный дежурный:

- прибывает на дежурство к 8.00 часов;

- принимает доклад от дежурного по администрации в ночное время (8.00 - 8.15 час.) об обстановке в городе;

- осуществляет объезд города по основным магистралям, обращая внимание на состояние объектов, обеспечивающих жизнедеятельность города, места проведения ремонтных работ (8.15 - 9.00 час.);

- по результатам объезда, при необходимости, дает указания соответствующим службам по устранению выявленных нештатных ситуаций;

- в случае возникновения аварийной ситуации ответственный дежурный:

- организовывает оповещение всех заинтересованных служб города;

- выезжает на место аварии, контролирует ход выполнения ремонтных работ;

- при аварийных ситуациях, представляющих опасность для жизни горожан, ставит в известность главу местного самоуправления.

Указания ответственного дежурного обязательны для исполнения всеми городскими службами и структурными подразделениями.

8.5. В праздничные дни и в случаях возникновения чрезвычайных ситуаций, с целью решения оперативных вопросов, организуется дежурство в структурных подразделениях организаций города, обеспечивающих жизнедеятельность города из числа ответственных специалистов этих организаций. Составление графиков дежурства в организациях и представление их в приемную главы местного самоуправления координирует комитет по обеспечению жизнедеятельности города.

8.6. В случае возникновения аварийных ситуаций дежурная служба управления МЧС города "01" незамедлительно извещает ответственных руководителей города.

Заместитель главы администрации -

руководитель аппарата

С.Боженов