Постановление Правительства Белгородской области от 31 мая 2010 г. N 202-пп "Об утверждении Положения об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области"

В целях повышения результативности и эффективности деятельности, организованной по принципу управления проектами на территории области, правительство Белгородской области постановляет:

1. Утвердить Положение об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области (далее - Положение, прилагается).

2. Органам исполнительной власти и государственным органам области:

- при разработке и реализации проектов руководствоваться Положением;

- внести в положения соответствующие изменения, предусмотрев в них вопросы управления проектами.

3. Департаменту стратегического развития области (Юдин С.В.) обеспечить организационно-методическое руководство при внедрении и использовании Положения.

4. Рекомендовать администрациям муниципальных районов и городских округов разработать и принять аналогичные Положения об управлении проектами в органах местного самоуправления.

5. Управлению информации и массовых коммуникаций Администрации Губернатора области (Гармашев А.А.) обеспечить опубликование настоящего постановления в средствах массовой информации области.

6. Контроль за исполнением постановления возложить на первого заместителя Губернатора области - руководителя Администрации Губернатора области О.Н. Полухина.

Информацию об исполнении постановления представить к 1 сентября 2010 года.

Губернатор Белгородской области

Е.Савченко

Положение
об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области
(утв. постановление Правительства Белгородской области
от 31 мая 2010 г. N 202-пп)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет условия и порядок применения принципов управления проектами органами исполнительной власти и государственными органами на территории Белгородской области.

1.2. Управление проектами применяется для достижения целей, определенных Стратегией социально-экономического развития Белгородской области на период до 2025 года, областными целевыми программами, правовыми актами Губернатора и правительства области, поручениями Губернатора области, имеющими однократный (неповторяющийся) характер и ограничения по срокам начала и окончания.

1.3. Управление проектами не применяется для решения функциональных задач регулярной деятельности органов исполнительной власти, государственных органов области (выполнения государственных функций и оказания государственных услуг) и хозяйствующих субъектов.

2. Понятия и определения

2.1. Проект - комплекс мероприятий и работ, направленный на достижение определенной цели, ограниченный во времени определенными сроками начала и окончания, выполнение которого имеет однократный (неповторяющийся) характер.

2.2. Для целей настоящего Положения рассматриваются проекты:

2.2.1. Территориальные проекты - проекты, реализуемые на территории отдельных муниципальных районов и (или) городских округов, имеющие региональное значение.

2.2.2. Областные отраслевые проекты - проекты, реализуемые в масштабах области, имеющие однозначно определенную отраслевую принадлежность.

2.2.3. 0бластные комплексные проекты - проекты, не имеющие однозначно определенной отраслевой принадлежности, для эффективной реализации которых необходимо взаимодействие нескольких департаментов и управлений области, администраций муниципальных районов и городских округов области, хозяйствующих субъектов.

2.3. Цель проекта - запланированное желаемое состояние объекта управления, для достижения которого осуществляется проект. Цель проекта должна:

- отражать ожидаемый полезный эффект от исполнения проекта;

- иметь измеримые количественные показатели и сроки достижения;

- быть достижимой в реальных условиях, в которых осуществляется

проект;

2.4. Результат проекта - материальное выражение социальных, экономических, интеллектуальных и иных эффектов, полученных в результате осуществления проекта.

2.5. Инициатор проекта - физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация муниципального района или городского округа, хозяйствующий субъект), которое выступает с обоснованием необходимости и возможности реализации проекта. Инициатор проекта может представлять интересы заказчика, исполнителя или координирующего органа проекта.

2.6. Участники проекта:

2.6.1. Заказчик проекта - физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация муниципального района или городского округа, хозяйствующий субъект), прямо или косвенно заинтересованные в достижении цели проекта и приобретении прав на использование результатов проекта, которые выделяют средства, необходимые для реализации проекта.

2.6.2. Исполнитель проекта - физическое или юридическое лицо (государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация муниципального района или городского округа, хозяйствующий субъект), которое принимает на себя обязательства перед заказчиком проекта по достижению целей проекта и эффективному использованию средств, выделенных для реализации проекта.

2.6.3. Координирующий орган проекта - уполномоченный государственный орган области, орган исполнительной власти области, администрация муниципального района или городского округа, осуществляющий административное сопровождение и мониторинг разработки и реализации проекта.

2.7. Группа управления проектом - группа лиц, представляющих интересы заказчика, исполнителя и координирующего органа проекта в ходе его реализации. В группу управления проектом входят:

2.7.1. Представитель заказчика проекта - уполномоченное заказчиком проекта лицо, представляющее его интересы в отношениях со всеми участниками проекта.

2.7.2. Руководитель проекта - уполномоченное исполнителем проекта лицо, наделенное полномочиями по управлению всеми работами проекта.

2.7.3. Куратор проекта - уполномоченное координирующим органом проекта лицо, представляющее его интересы в отношениях со всеми участниками проекта.

2.7.4. Администратор проекта - лицо, назначаемое исполнителем проекта, ответственное за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проекта, делопроизводство, формирование и хранение архива документов проекта.

2.8. Рабочая группа проекта - группа лиц, непосредственно выполняющих работы проекта.

2.9. Кадровый резерв проектного управления - база данных сотрудников органов исполнительной власти, государственных органов области, администраций муниципальных районов или городских округов, хозяйствующих субъектов, заинтересованных принимать участие в разработке и реализации проектов.

2.10. Административное сопровождение проекта - координация взаимодействия участников проекта с органами исполнительной власти области, органами местного самоуправления, финансово-кредитными учреждениями, естественными монополиями, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, осуществляемая куратором проекта на протяжении всех этапов проекта.

2.11. Мониторинг проекта - специально организованное систематическое наблюдение за ходом разработки и реализации проекта с целью предоставления сводной информации внешним по отношению к проекту пользователям (органам исполнительной власти и государственным органам области, администрациям муниципальных районов или городских округов, представителям общественности).

3. Порядок формирования организационной структуры проекта

3.1. Организационная структура проекта:

-формируется при открытии проекта и расформировывается при его закрытии;

- состоит из группы управления проектом и рабочей группы проекта;

- обеспечивает эффективное взаимодействие участников проекта.

3.2. Группа управления проектом формируется в следующем порядке:

3.2.1. Департамент стратегического развития области, на основании заявки инициатора проекта, по согласованию, определяет координирующий орган проекта.

3.2.2. Координирующий орган проекта:

- назначает ответственное лицо - куратора проекта:

- совместно с инициатором определяет заказчика и исполнителя проекта.

3.2.3. Заказчик проекта:

-формулирует цели и задачи проекта, определяет требования к результату проекта;

- определяет объем и источники финансирования проекта;

- назначает ответственное лицо - представителя заказчика проекта для представления своих интересов, связанных с реализацией проекта.

3.2.4. Исполнитель проекта:

- назначает руководителя проекта и администратора проекта, определяет персональную ответственность за достижение цели проекта, эффективное использование выделенных ресурсов, материально-техническое обеспечение и документооборот по проекту;

- обеспечивает разработку и реализацию проекта в соответствии с требованиями к результату проекта.

3.2.5. Назначение участников группы управления проектом производится распорядительными документами (приказами, распоряжениями и т.п.) организаций, официальными представителями которых они являются.

3.3. Рабочая группа проекта формируется на базе исполнителя проекта в следующем порядке:

3.3.1. Руководитель проекта:

- определяет порядок работы и состав рабочей группы, требования к специалистам, участие которых необходимо для качественного и своевременного выполнения работ проекта;

- осуществляет подбор специалистов в рабочую группу из кадрового резерва проектного управления и (или) самостоятельно.

- при самостоятельном подборе персонала руководитель проекта направляет сведения о специалистах, включенных в рабочую группу, в департамент стратегического развития области для включения в кадровый резерв проектного управления;

- направляет запрос о включении сотрудников органов исполнительной власти и государственных органов области, администраций муниципальных районов и городских округов, хозяйствующих субъектов в рабочую группу проекта в адрес их руководителей по основному месту работы;

- организует работу рабочей группы, направленную на достижение целей проекта;

- изменяет состав рабочей группы по мере необходимости в течение разработки и реализации проекта;

- направляет информацию об итогах работы сотрудников в проекте по основному месту работы, а также в департамент стратегического развития области для включения в базу данных кадрового резерва проектного управления.

3.4. Кадровый резерв проектного управления:

- формируется в департаменте стратегического развития области для оперативного и качественного формирования рабочих групп проектов, а также сохранения кадрового потенциала после закрытия проектов, в порядке, установленном Положением о кадровом резерве проектного управления Белгородской области;

- сотрудники органов исполнительной власти, государственных органов области, органов местного самоуправления области, хозяйствующих субъектов зачисляются в кадровый резерв проектного управления на основании личного заявления по согласованию с руководителем по основному месту работы. При этом сотрудники государственных органов области, органов исполнительной власти области, администраций муниципальных районов и городских округов, являющиеся государственными и муниципальными служащими, принимают участие в рабочих группах только в качестве консультантов, с учетом исполнения основных должностных обязанностей;

- сотрудники, находящиеся в кадровом резерве проектного управления, проходят профессиональную подготовку, аттестацию и привлекаются для работы в проектах в составе рабочих групп. Порядок прохождения профессиональной подготовки и аттестации, условия финансирования определяются Положением о кадровом резерве проектного управления Белгородской области.

4. Порядок управления проектами

4.1. Управление проектами состоит из трех этапов:

- открытие проекта;

- разработка и реализация проекта;

- закрытие проекта.

4.2. Этап открытия проекта:

- определяется координирующий орган, заказчик и исполнитель проекта;

- определяется цель проекта, ожидаемые результаты, требования и ограничения;

- формируется группа управления проектом;

- определяются правила и условия взаимодействия участников проекта.

4.2.1. Для начала этапа необходимо:

- инициативная заявка уведомительного характера по вопросу открытия данного проекта, которая направляется в департамент стратегического развития области в электронном виде (dsr@belregion.ru) инициатором проекта;

- решение департамента стратегического развития области об определении координирующего органа проекта;

- инициатор проекта может выступать с предложением об открытии проекта как по собственной инициативе, так и в связи с исполнением своих должностных обязанностей или поручений вышестоящего руководства;

4.2.2. Этап завершается.

- оформлением паспорта проекта, который готовится инициатором, согласовывается координирующим органом и исполнителем, утверждается заказчиком проекта;

- форма и содержание паспорта проекта определяется заказчиком проекта на основании рекомендаций департамента стратегического развития области с учетом особенностей проекта;

4.3. Этап разработки и реализации проекта состоит из следующих стадий:

- планирование;

- выполнение работ;

- контроль;

- корректировка.

4.3.1. Стадия планирования проекта (поиск, анализ, выбор, проработка и уточнение путей достижения цели проекта):

- осуществляется рабочей группой во главе с руководителем проекта;

- начинается с момента утверждения паспорта проекта и завершается в момент составления плана реализации проекта;

- итоговыми документами стадии планирования являются план проекта, который включает структуру работ, календарный план, объем и источники финансирования проекта, описывает содержание и расписание работ, которые необходимо выполнить, а также другие документы в зависимости от типа и специфики проекта. Требования к форме, содержанию плана проекта определяются заказчиком с учетом специфики, масштаба и сложности проекта;

- план проекта утверждается заказчиком по согласованию с координатором проекта;

- объем и источники финансирования определяются заказчиком проекта. Возможностью привлечения бюджетных средств является утверждение соответствующих объемов расходов законом области об областном бюджете, решением органов местного самоуправления о бюджете соответствующего муниципального образования.

4.3.2. Стадия выполнения работ, определенных в плане проекта:

- осуществляется рабочей группой проекта под управлением руководителя проекта;

- начинается после утверждения плана проекта и заканчивается после выполнения всех работ и получения всех результатов, предусмотренных планом проекта;

- осуществляется, как правило, по блокам работ, предусмотренных планом проекта, с документальной фиксацией результатов выполненных работ:

- итоговыми документами стадии выполнения работ являются документы, непосредственно подтверждающие факт выполнения и полученные результаты по каждому блоку работ плана проекта, которые предъявляются заказчику для контроля выполненных работ;

- исполнитель для выполнения работ проекта, в соответствии с основными документами проекта, может по согласованию с заказчиком привлекать сторонние организации, отдельных исполнителей на договорной основе или в рамках своих полномочий, определенных действующими нормативными актами.

4.3.3. Стадия контроля проекта (измерение показателей, характеризующих достижение целей проекта, определенных планом проекта):

- осуществляется представителем заказчика совместно с руководителем и администратором проекта;

- начинается с момента наступления первой контрольной даты согласно утвержденному плану проекта, осуществляется на протяжении всего периода исполнения проекта и завершается в момент принятия решения о завершении проекта;

- итоговым документом стадии контроля является заключение о соответствии выполненных работ и полученных результатов показателям, зафиксированным в плане проекта, с указанием всех отклонений фактических значений от плановых, а также оценки возможных последствий выявленных отклонений для достижения цели проекта.

4.3.4. Стадия корректировки проекта:

- внесение изменений в документы проекта или осуществление корректирующих воздействий в ходе исполнения проекта для устранений отклонений фактического хода выполнения работ от запланированного;

- осуществляется группой управления проектом при участии рабочей группы проекта;

- не осуществляется в случае полного соответствия фактических результатов исполнения проекта плановым, за исключением случаев, когда должны быть предприняты опережающие предупреждающие действия для устранения возможных (ожидаемых) отклонений;

- при возникновении существенных отклонений, влияние которых на проект устранить невозможно, руководитель проекта инициирует меры по внесению соответствующих изменений в документы проекта;

- заказчиком проекта по согласованию с куратором проекта могут быть приняты решения об изменении требований к проекту (изменении сроков и (или) изменении требований к результатам проекта); о выделении дополнительных ресурсов; об изменении условий участия в проекте заинтересованных сторон;

- итоговыми документами стадии корректировки являются документы, утверждающие решения об изменении содержания, сроков, объема финансирования проекта, условий участия в проекте одной или нескольких заинтересованных сторон.

4.4. Этап закрытия проекта:

- осуществляется руководителем проекта совместно с администратором проекта;

- выполняется прекращение (исполнение или оформление отказа от исполнения) всех обязательств, возникших в ходе управления проектом;

- оформляются права заказчика на результаты проекта;

- расформировывается организационная структура проекта;

- оформляется и передаётся на хранение в архив заказчика вся документация проекта.

4.4.1. Для начала этапа необходимо:

- решение заказчика о закрытии проекта, согласованное с куратором проекта, которое принимается по одному из следующих оснований:

- достижение цели проекта;

- признание цели проекта недостижимой;

- признание неактуальности достижения цели проекта.

4.4.2. Этап завершается:

- итоговым отчетом о реализации проекта, в котором руководитель проекта информирует заказчика и координирующий орган о степени достижения цели проекта, использовании выделенных ресурсов, факторах, повлиявших на реализацию проекта;

- передачей в архив заказчика администратором проекта систематизированной документации по проекту.

5. Административное сопровождение и мониторинг проекта

5.1. Административное сопровождение:

- осуществляется координирующим органом в лице куратора проекта;

- начинается с момента назначения куратора проекта, продолжается на протяжении всех этапов проекта и завершается одновременно с завершением этапа закрытия проекта.

5.2. Мониторинг проекта:

- осуществляется куратором проекта совместно с администратором проекта;

- начинается с момента назначения куратора проекта, продолжается на протяжении всех этапов проекта и завершается одновременно с завершением этапа закрытия проекта.

5.2.1. Сводная информация по результатам мониторинга направляется в департамент стратегического развития области и состоит из следующих отчетов:

- промежуточный отчет по проекту - составляется по факт)' достижения контрольного события или наступления контрольного срока согласно паспорту проекта и содержит заключение о степени соответствия фактического исполнения работ проекта плану, анализ внешних и внутренних факторов, прогноз на следующий планируемый период;

- отчет о закрытии проекта - составляется после принятия решения о закрытии проекта и содержит заключение о соответствии фактического результата проекта плановому, итоговый анализ и выводы куратора по проекту.

5.2.2. Основное требование к качеству информации, получаемой в результате осуществления мониторинга, заключается в объективности отражения фактического состояния работ по проекту.

5.2.3. Департамент стратегического развития области на основании полученной сводной информации, предоставляет правительству области заключения и рекомендации по итогам реализации проекта.

5.2.4. Для проектов, имеющих общественную значимость, паспортом проекта может быть определено требование публикации результатов мониторинга в сети Интернет на информационных ресурсах координирующего органа проекта.