Приложение. Регламент администрирования проектов в муниципальном районе "Алексеевский район и город Алексеевка"

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Алексеевского района и г. Алексеевка Белгородской области от 22 мая 2015 г. N 588-р Регламент изложен в новой редакции

См. текст Регламента в предыдущей редакции

Приложение

Регламент
администрирования проектов в муниципальном районе "Алексеевский район и город Алексеевка"
(утв. распоряжением Администрации Алексеевского района и г. Алексеевка Белгородской области
от 30 ноября 2012 г. N 1781-р)

С изменениями и дополнениями от:

22 мая, 21 августа 2015 г.

1. Общие положения

1.1. Регламент администрирования проектов в муниципальном районе "Алексеевский район и город Алексеевка" (далее - Регламент) разработан в целях обеспечения контроля за реализацией проектов на всех этапах управления проектами в органах местного самоуправления Алексеевского района в соответствии с постановлением администрации Алексеевского района от 4 декабря 2012 года N 1042 "Об утверждении Положения об управлении проектами".

1.2. Под администрированием проектов в целях настоящего Регламента понимается совокупность механизмов контроля и мониторинга проектов на всех этапах управления проектами.

1.3. Администрирование проектов в муниципальном районе "Алексеевский район и город Алексеевка" осуществляет лицо, ответственное за проектное управление в районе.

1.4. Ответственным за проектное управление в муниципальном районе "Алексеевский район и город Алексеевка" является заместитель главы администрации Алексеевского района, председатель комитета экономического развития администрации Алексеевского района (далее - Ответственный).

1.5. Администрирование проектов в органах местного самоуправления Алексеевского района осуществляется Ответственным и сотрудниками отдела управления проектами управления экономики и управления проектами комитета экономического развития администрации Алексеевского района (далее - проектный офис администрации Алексеевского района).

1.6. Администрирование проектов осуществляется посредством использования автоматизированной информационной системы "Проектное управление" (далее - АИС "Проектное управление"), в которую вносятся сведения о проектах.

1.7. Администрирование проектов осуществляется с момента регистрации инициативной заявки по вопросу открытия проекта в АИС "Проектное управление" и до перевода проекта в архив.

1.8. Сроком представления проектной и отчетной документации считается дата внесения ее окончательной версии в АИС "Проектное управление".

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Алексеевского района и г. Алексеевка Белгородской области от 21 августа 2015 г. N 1011-р раздел 1 дополнен пунктом 1.9

1.9. Ответственными за разработку проектной документации, внесение информации в АИС "Проектное управление", прикрепление документов, подтверждающих выполнение контрольных событий, являются работники администрации (участники проектов);

Ответственными за согласование проектной документации и проверку документов, подтверждающих выполнение контрольных событий в АИС "Проектное управление", являются сотрудники проектного офиса администрации Алексеевского района.

2. Администрирование разработки проектов

2.1. Проектным офисом администрации Алексеевского района в ходе разработки проекта осуществляется контроль за соблюдением сроков и качества подготовки паспорта и плана управления проектом.

2.2. Контроль за соблюдением сроков подготовки проектной документации осуществляется с учетом периодов времени:

- для проекта на этапе инициации разработка и согласование паспорта проекта осуществляется в течение 2 (двух) месяцев с даты регистрации инициативной заявки в АИС "Проектное управление", но не более 1 (одного) месяца со времени одобрения проекта на заседании экспертной комиссии;

- для проекта на этапе планирования разработка и согласование плана управления проектом осуществляется в течение 1 (одного) месяца с даты утверждения паспорта проекта, но не более 2 (двух) месяцев со времени одобрения проекта на заседании экспертной комиссии.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации Алексеевского района и г. Алексеевка Белгородской области от 21 августа 2015 г. N 1011-р пункт 2.3 изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.3. Контроль за соблюдением качества подготовки проектной документации осуществляется проектным офисом администрации Алексеевского района в соответствии с требованиями, установленными постановлением администрации Алексеевского района от 4 декабря 2012 года N 1042 "Об утверждении Положения об управлении проектами", и методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением администрации Алексеевского района от 13 января 2015 года N 02-р "Об утверждении форм документов по управлению проектов".

Ответственными за оформление проектной документации являются работники администрации (участники проектов), кроме сотрудников проектного офиса администрации Алексеевского района, за исключением проектов непосредственными исполнителями которых они являются.

Согласование (визирование) разработанной проектной документации, соответствующей требованиям, указанным в пункте 2.3 раздела 2 настоящего Регламента, осуществляется Ответственным.

2.4. После согласования (визирования) Ответственным проектная документация размещается руководителем проекта в АИС "Проектное управление" и отправляется на одобрение в проектный офис администрации Алексеевского района.

2.5. Проектный офис администрации Алексеевского района осуществляет проверку проектной документации, результаты проверки с рекомендациями размещаются в АИС "Проектное управление" в срок не более 5 (пяти) рабочих дней с даты ее направления на одобрение в АИС "Проектное управление".

2.6. Согласование проектной документации и перевод на следующий этап проекта осуществляется проектным офисом администрации Алексеевского района после устранения всех несоответствий проектной документации требованиям документов, указанных в пункте 2.3 раздела 2 настоящего Регламента.

2.7. Еженедельно проектный офис администрации Алексеевского района представляет Ответственному сведения о проектах, по которым отсутствует утвержденная проектная документация.

2.8. В случае превышения сроков разработки проектной документации на этапах инициации и открытия проекта Ответственный направляет письма руководителям органов местного самоуправления Алексеевского района и структурных подразделений администрации Алексеевского района об устранении отклонений в ходе разработки проектной документации.

2.9. Ответственный на еженедельных рабочих совещаниях с участием главы администрации Алексеевского района информирует его об отклонениях в ходе разработки проектов, координирующим органом которых являются органы местного самоуправления Алексеевского района.

3. Администрирование хода реализации проектов

3.1. Администрирование хода реализации проектов осуществляется проектным офисом администрации Алексеевского района и включает контроль за соблюдением сроков выполнения работ по проектам, предупреждение и устранение рисков в ходе их реализации.

3.2. При администрировании на этапе реализации проектов проектный офис администрации Алексеевского района взаимодействует со структурными подразделениями соответствующего государственного органа в части:

- выявления причин отклонений по проектам;

- контроля за выявлением и качественной оценкой рисков;

- выполнения мероприятий по предупреждению наступления рисков и контроля за последствиями выполнения указанных мероприятий;

- устранения последствий в случае наступления рисков и дальнейшего планирования и выполнения мер по стабилизации ситуации, сложившейся после их устранения.

3.3. Контроль за соблюдением сроков выполнения работ по проектам осуществляется по результатам выполнения контрольных событий проекта (либо по переносу данного события), информация о выполнении которых размещается в АИС "Проектное управление" не позднее чем за 1 сутки до наступления срока, указанного в плане управления проектом.

3.4. Проектный офис администрации Алексеевского района еженедельно представляет Ответственному сведения о проектах, по которым не выполнены работы в установленные сроки.

3.5. Ответственный на еженедельных рабочих совещаниях информирует главу администрации Алексеевского района о проектах, реализующихся с отклонениями.

3.6. Проектный офис администрации Алексеевского района ежемесячно в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным, представляют в областной проектный офис информацию о причинах возникающих отклонений, дополнительных рисках, появившихся после наступления отклонений, и мерах, принятых для их предупреждения и устранения, по форме согласно приложению к настоящему регламенту.

4. Администрирование завершения проектов

4.1. Контроль за соблюдением сроков подготовки итоговой отчетной документации для проекта осуществляется проектным офисом администрации Алексеевского района. Итоговая отчетная документация представляется группой управления проекта в АИС "Проектное управление" не более чем через 15 (пятнадцать) рабочих дней после выполнения последнего контрольного события согласно плану управления проектом.

4.2. Проектный офис администрации Алексеевского района осуществляет процедуру проверки итоговой отчетной документации в срок не более 5 (пяти) рабочих дней с даты ее направления на одобрение в АИС "Проектное управление". Результаты проверки с рекомендациями размещаются в АИС "Проектное управление".

4.3. Согласование итоговой отчетной документации проекта осуществляется проектным офисом администрации Алексеевского района после устранения всех несоответствий требованиям документов, указанных в пункте 2.3 раздела 2 настоящего Регламента.

4.4. Еженедельно проектный офис администрации Алексеевского района представляет Ответственному сведения об отклонениях в ходе разработки итоговой отчетной документации.

4.5. Ответственный на еженедельных рабочих совещаниях с участием главы администрации Алексеевского района информирует его об отклонениях в ходе разработки итоговой отчетной документации.

4.6. По итогам успешной реализации проектов Ответственным осуществляется контроль за подготовкой распорядительного документа государственного органа о материальном стимулировании сотрудников государственного органа в соответствии распоряжением администрации Алексеевского района от 25 ноября 2013 года N 1635-р "Об экспертной комиссии по рассмотрению проектов и вопросам распределения ассигнований, направленных на материальное стимулирование участников проектной деятельности в органах местного самоуправления Алексеевского района" и постановлением администрации Алексеевского района от 27 марта 2015 года N 194 "О ежеквартальном премировании за участие в реализации проектов".

4.7. Ответственный ежеквартально подготавливает и направляет в областной проектный офис информацию о материальном стимулировании участников успешно реализованных проектов, завершенных в предыдущем квартале.

5. Ответственность участников проектов

5.1. В случае превышения сроков разработки проектной документации либо невыполнения в установленные сроки работ по проекту, определенных в пунктах 2.2 раздела 2, 3.3 раздела 3, 4.1 раздела 4 настоящего Регламента, Ответственный информирует главу администрации Алексеевского района в виде служебной записки о сотрудниках, допустивших указанные отклонения, с целью принятия мер по устранению причин отклонений и применения мер ответственности, предусмотренной действующим законодательством.

5.2. В случае невыполнения в установленные сроки работы по проекту применяются меры воздействия в соответствии с решением Муниципального Совета Алексеевского района от 31 июля 2012 года N 4 "Об оплате труда муниципальных служащих Алексеевского района".