Приложение. Перечень документов Администрации г. Махачкалы, создание, хранение и использование которых осуществляется в электронной форме

Приложение
к Положению о единой системе
электронного документооборота

Перечень
документов Администрации г. Махачкалы, создание, хранение и использование которых осуществляется в электронной форме

N п/п	Вид документа	Сроки хранения документов	Примечание
1	2	3	4
	1. Организация управления 1.1. Руководство
1.	Поручения Главы Администрации г. Махачкалы, заместителей Главы Администрации г. Махачкалы, Руководителя Аппарата Администрации, (справки, докладные, служебные записки, заключения и прочее) по их исполнению	5 лет ЭПК*
2.	Протоколы, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки и прочее) к ним	5 лет ЭНК
	1.2. Организационные основы управления
3.	Переписка с органами государственной власти Республики Дагестан и органами местного самоуправления по организационным вопросам и основным видам деятельности	5 лет ЭПК
4.	Документы (доклады, обзоры, докладные, служебные записки, справки), представляемые Администрацией г. Махачкалы Главе Республики Дагестан, Председателю Правительства Республики Дагестан и заместителям Председателя Правительства Республики Дагестан	5 лет ЭПК
	1.3. Контроль
5.	Переписка об исполнении нормативных правовых актов Главы Администрации г. Махачкалы	5 лет ЭПК
6.	Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий	5 лет ЭПК
	1.4. Правовое обеспечение деятельности
7.	Переписка с органами исполнительной власти Республики Дагестан и органами местного самоуправления по оперативным правовым вопросам, в том числе о разъяснении законодательства	5 лет ЭПК
	1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
8.	Документы (докладные, служебные записки, сведения, справки, сводки, отчеты) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения	3 года
9.	Акты об уничтожении бланков строгой отчетности, гербовых бланков	3 года
10.	Документы (заявки, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой, по вопросам совершенствования программного обеспечения	5 лет
11.	Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения единой системы электронного документооборота	5 лет ЭПК
12.	Базы данных информационных систем	в соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу
13.	Переписка по вопросам делопроизводства и архивного дела	5 лет ЭПК
14.	Карточки, реестры, журналы регистрации и контроля:
	а) поступающих и отправляемых документов, в том числе по электронной почте, отправлений фельдъегерской связью	5 лет
	б) контроля исполнения документов	3 года
	в) обращений граждан	5 лет
	г) телеграмм, телефонограмм, факсов	3 года
	д) фотодокументов, видеодокументов	3 года
	е) заявок на типографские услуги, на изготовление гербовых бланков	5 лет
	ж) заявок на исполнение машинописных и множительных работ	1 год
15.	Документы (журналы, книги, листы, акты) учета:
	а) бланков строгой отчетности, гербовых бланков	3 года
	б) рассылки документов	2 года
	2. Планирование деятельности 2.1. Прогнозирование
16.	Переписка о разработке целевых программ	5 лет ЭПК
17.	Переписка о ходе выполнения целевых программ	5 лет ЭПК
	2.2. Текущее планирование
18.	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности Администрации г. Махачкалы	5 лет ЭПК
19.	Документы (докладные записки, справки, сведения, анализы, таблицы) о разработке планов	5 лет
20.	Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов	5 лет ЭПК
21.	Переписка по вопросам планирования	5 лет
	3. Финансирование деятельности 3.1. Финансирование
22.	Переписка по вопросам изменения расходов на содержание Администрации г. Махачкалы и административно-хозяйственные нужды	5 лет
23.	Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины	5 лет ЭПК
	4. Учет и отчетность 4.1. Финансирование
24.	Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, бюджетной отчетности	5 лет
25.	Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, авиа- и железнодорожных билетов и других административно-хозяйственных расходах	1 год
	5. Научные, культурные и иные связи 5.1. Организация и осуществление связей
26.	Документы (программы, планы мероприятий, графики, предложения, рекомендации, расчеты, справочно-информационные, статистические материалы, переписка) по вопросам образования, культуры, физической культуры и спорта и т.д.	5 лет
	6. Информационное обслуживание 6.1. Сбор (получение) информации
27.	Информационные обзоры (доклады)	ДМН**
28.	Документы (заявки, переписка) об оформлении подписки на периодические печатные издания	1 год
	6.2. Распространение информации
29.	Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций	5 лет ЭПК
30.	Сообщения, статьи, разъяснения; тексты интервью, приветствий, обращений, выступлений (изложение официальной позиции) Главы Администрации г. Махачкалы	5 лет ЭПК
31.	Документы (информации, отчеты, пресс-релизы, фотодокументы, видеодокументы) о деятельности Главы Администрации г. Махачкалы, подготовленные пресс-службой Главы Республики Дагестан	5 лет ЭПК	фотодокументы, отражающие социально-экономическую, политическую и культурную жизнь общества, хранятся постоянно. Передаются в Центральный государственный архив Республики Дагестан на электронных носителях
32.	Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на официальном сайте Администрации г. Махачкалы	5 лет ЭПК
	7. Кадровое обеспечение 7.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
33.	Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников	5 лет ЭПК	-
34.	Переписка о прохождении муниципальной службы, по вопросам подтверждения трудового стажа работников	5 лет ЭПК	-
35.	Переписка об оформлении командировок	5 лет
	7.2. Установление квалификации работников
36.	Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах	5 лет
37.	Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов	1 год
	8. Социально-бытовые вопросы 8.1. Социальное страхование
38.	Документы (списки, справки, заявления, переписка) о медицинском и санаторно-курортном обслуживании работников	3 года
39.	Списки детей работников Администрации г. Махачкалы	до замены новыми
	8.2. Транспортное обслуживание, внутренняя связь, предоставление помещений
40.	Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за должностными лицами	3 года
41.	Переписка по вопросам проведения конференций, совещаний и других мероприятий (обеспечение помещениями и средствами связи)	5 лет
42.	Переписка о проведении работ по телефонизации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи в Администрации г. Махачкалы	3 года	-

* Отметка "ЭПК" означает, что часть документов экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Министерства юстиции Республики Дагестан может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".

** ДМН - до минования надобности.