Приложение. Положение о порядке изготовления, хранения, использования и уничтожения печатей, штампов и бланков документов в администрации Красноармейского района

Приложение
к постановлению администрации
Красноармейского района
от 12 сентября 2013 г. N 398

Положение
о порядке изготовления, хранения, использования и уничтожения печатей, штампов и бланков документов в администрации Красноармейского района

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения печатей, штампов и бланков документов в администрации Красноармейского района Чувашской Республики (далее - печатей и бланков) структурными подразделениями администрации Красноармейского района (далее - Администрация).

1.2. Основные термины и определения, применяемые в настоящем Положении:

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Печати могут быть гербовые и простые.

Клише - элемент печати, штампа, содержащий зеркальное отображение оттиска печати, штампа.

Оттиск - изображение клише печати, штампа на бумаге.

Гербовая печать - печать круглой формы, в центре клише имеющая зеркальное отображение Государственного герба Чувашской Республики, Герба Красноармейского района.

Простая печать - печать, используемая для засвидетельствования документов, исходящих непосредственно от имени структурного подразделения (кадровая, бухгалтерская и т.д.).

Мастичная печать (мастичный штамп) - печать, обеспечивающая нанесение оттиска штемпельной краской.

Штемпельная краска - специальное красящее вещество, предназначенное для нанесения оттисков на бумагу с помощью клише печати, штампа.

Печатающий элемент - участок клише печати, штампа, воспринимающий штемпельную краску и передающий ее на бумагу.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки.

Пробельный элемент - участок клише печати, штампа, не воспринимающий штемпельную краску и не передающий ее на бумагу.

Штамп - печать прямоугольной формы, служащая для производства оттиска на документах и содержащая текстуальную информацию.

Регистрационный штамп - штамп, используемый для регистрации документов.

Информационный штамп - штамп информационного характера, подтверждающий определенные действия.

Структурное подразделение - официально выделенный элемент организационной структуры администрации Красноармейского района, выполняющий установленные ему функции и отвечающий за выполнение возложенных на него задач.

Обособленное структурное подразделение - структурное подразделение, юридически обособленное и осуществляющее часть функций Администрации.

Заверенная копия документа - копия, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Уничтожение печатей и штампов - полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и использования.

1.3. Требования, предусмотренные настоящим Положением, являются обязательными для всех работников Администрации.

1.4. Вся документация, связанная с изготовлением, хранением, использованием и уничтожением печатей, штампов и бланков, включается в сводную номенклатуру дел администрации Красноармейского района и его обособленных структурных подразделений.

II. Изготовление печатей, штампов и бланков

2.1. Изображение и размещение Государственного герба Чувашской Республики, Герба Красноармейского района на бланках документов и печатях осуществляется в соответствии с требованиями Государственного стандарта Российской Федерации "ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и Требованиями к печатям с воспроизведением Государственного герба Чувашской Республики, утвержденными постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 19 июля 2005 N 182, Уставом Красноармейского района, утвержденным решением Собрания депутатов Красноармейского района от 26.06.2012 N С-15/1, и Положением о гербе Красноармейского района, утвержденным решением Собрания депутатов Красноармейского района от 28.12.2004 N С-26.

2.2. Печати, штампы и бланки изготавливают юридические лица и индивидуальные предприниматели, имеющие соответствующие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции.

2.3. Изготовление печатей, штампов и бланков осуществляется по заказу Администрации, к которому прилагаются следующие документы:

- эскизы бланков, печатей и штампов, заверенные подписью главы Администрации;

- копии документов, подтверждающих право организации на использование изображения Государственного герба Чувашской Республики, Герба Красноармейского района.

В случае необходимости изготовления печатей в связи с их износом к заявке также прилагаются оттиски пришедших в негодность печатей, с их потерей (утратой) или хищением - дополнительно копии соответствующих документов, свидетельствующих о потере (утрате), хищении печатей и т.д.

2.4. Для получения разрешения на изготовление простой печати и штампа руководитель структурного подразделения представляет на подпись главе Администрации служебную записку с просьбой изготовить печать и/или штампы с приложением эскизов печати, штампа в двух экземплярах.

Изготовление печатей и штампов структурных подразделений осуществляется централизованно через управляющего делами.

Завизированная главой Администрации служебная записка о необходимости изготовления печати, штампов направляется управляющему делами для исполнения.

Управляющий делами ведет учет печатей и штампов, имеющихся в Администрации, в журнале учета печатей и журнале учета штампов с проставлением их оттисков. Журналы учета должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены печатью и подписью управляющего делами.

III. Организация учета и хранения печатей и бланков

3.1. Печати, штампы и бланки подлежат обязательному учету и хранению.

3.2. Глава Администрации издает распорядительный документ о назначении лиц, персонально ответственных за учет, хранение, использование и уничтожение печатей, штампов и бланков.

3.3. Работником, ответственным за учет и хранение печатей, штампов и бланков, ведутся журналы учета: печатей (приложение N 1 к настоящему Положению) и бланков (приложение N 2 к настоящему Положению). Журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены оттиском печати и заверены управляющим делами Администрации.

3.4. На бланках проставляются порядковые номера типографским способом или нумератором на оборотной стороне внизу, слева, а при необходимости - и серии этих номеров.

Допускается тиражирование документов на бланках, предназначенных для рассылки, средствами оперативной полиграфии организации, при условии заверения каждой копии документа печатью Администрации. Такие документы учитываются по списку рассылки, а их нумерация не производится.

3.5. Печати, штампы и бланки должны храниться в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц, в запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Запрещается передача печатей во временное пользование другим лицам.

3.6. При уходе в ежегодный отпуск или увольнении должностное лицо, ответственное за использование и хранение печати, учет и хранение бланков, передает их по акту приема-передачи в соответствующую службу или должностному лицу, о чем делается соответствующая отметка в журнале учета печатей или бланков.

3.7. При смене главы Администрации, а также руководителя структурного подразделения печати и бланки учитываются поштучно и путем тиснения в описи или акте приема-передачи имущества организации.

3.8. Проверка наличия, хранения и использования печатей, штампов и бланков проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом главы Администрации.

О результатах проверок делаются отметки в журнале учета печатей, штампов и бланков - после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании печатей, штампов и бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения главы Администрации.

В случае подтверждения факта утраты или хищения печатей, штампов и бланков в средствах массовой информации Чувашской Республики публикуется объявление о признании их недействительными.

IV. Порядок использования печатей и бланков

4.1. Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма организаций оформляются на бланках.

4.2. Печати, штампы используются для удостоверения документов, подписанных должностными лицами, которым делегировано право подписания таких документов.

Печать ставится на документах, требующих удостоверения их подлинности.

4.3. Ответственность за использование печатей и бланков возлагается на руководителей структурных подразделений, утвержденных распоряжением главы Администрации.

4.4. В Администрации гербовая (Чувашской Республики) мастичная печать используется для проставления оттиска на следующие документы:

- документы, подписанные главой Администрации;

- акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.);

- гарантийные письма (на выполнение работ, оказание услуг и т.д.);

- гражданско-правовые договоры (поставки, подряда, о научно-техническом сотрудничестве, аренды помещений и др.) и дополнительные соглашения к ним;

- доверенности;

- Почетная грамота, Благодарность и Благодарственное письмо Администрации;

- дипломы, грамоты победителям и призерам культурно-массовых и спортивно-оздоровительных мероприятий;

- договоры о материальной ответственности;

- должностные инструкции;

- задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);

- запросы в налоговые органы для получения Выписок из Единого государственного реестра юридических лиц;

- заявки (на оборудование, изобретение и т.д.);

- копии документов, требующих особого удостоверения их подлинности (Устав Администрации, изменения и дополнения к нему, свидетельство о государственной регистрации юридического лица, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и т.д.);

- наградные листы;

- положения о структурных подразделениях, инструкции, правила и другие локальные акты Администрации;

- поручения (бюджетные, банковские, платежные, на получение денежных средств в банке и т.д.);

- представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и т.д.);

- протоколы (согласования сроков поставок, цены, разногласий к гражданско-правовому договору и т.д.);

- реестры (чеков, бюджетных поручений, перечисления денежных средств, представляемых в банк и учреждения Федерального казначейства и т.д.);

- сметы доходов и расходов, а также иные документы по финансированию Администрации;

- справки (архивные и т.д.);

- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним;

- трудовые книжки;

- Устав Администрации, изменения и дополнения к нему;

- финансовые документы и отчеты, представляемые в Министерство финансов Чувашской Республики, Федеральное казначейство, налоговые и статистические органы, фонды;

- штатные расписания и изменения к ним;

- иные документы для удостоверения подписи должностного лица, имеющего право действовать от имени Администрации, а также документы, требующие наличия оттиска гербовой печати в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4.5. Оттиск мастичной печати гербовой (Красноармейского района) проставляется на следующих документах:

- копии постановлений и распоряжений Администрации;

- копии протоколов;

- командировочные удостоверения (для заверения отметок об убытии и прибытии работника);

- копии трудовых книжек;

- выписки из распоряжений по личному составу;

- различные справки и документы кадрового характера.

4.6. Мастичные штампы применяются в делопроизводстве для проставления отметок о получении, регистрации документов, а также других отметок справочного характера.

V. Порядок уничтожения печатей и бланков

5.1. Уничтожение печатей, штампов и бланков производится с отметкой в соответствующих журналах.

5.2. Уничтожение ненужных или пришедших в негодность печатей, штампов и бланков производится комиссией, создаваемой распоряжением главы Администрации.

Комиссия составляет акт об уничтожении печатей, штампов и бланков, который подписывается членами комиссии и утверждается главой Администрации. Акт подшивается в специально заведенное дело, хранящееся до передачи на муниципальное хранение в структурном подразделении, отвечающем за ведение делопроизводства (организационно-контрольный отдел и т.п.).

5.3. Уничтожение печатей и бланков производится:

мастичных печатей - путем их отделения от основания, разрезания не менее чем на четыре части и последующим сжиганием (измельчением);

металлических печатей - путем отделения от основания, спиливания всего изображения или переплавки (сжигания);

бланков - путем измельчения.

5.4. При ликвидации организации печати и бланки уничтожаются ликвидационной комиссией по акту в день внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности организации.

При реорганизации юридического лица в форме слияния, разделения, выделения, преобразования печати и бланки организации уничтожаются по акту в день государственной регистрации вновь возникшего юридического лица, в форме присоединения - в день внесения в единый государственный реестр юридических лиц записи о прекращении деятельности присоединенного юридического лица.