Распоряжение Правительства Республики Саха (Якутия) от 28 февраля 2010 г. N 143-р "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)" (с изменениями и дополнениями) (документ утратил силу)

Распоряжение Правительства Республики Саха (Якутия)
от 28 февраля 2010 г. N 143-р
"Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)"

С изменениями и дополнениями от:

14 декабря 2011 г.

ГАРАНТ:

Распоряжением Правительства Республики Саха (Якутия) от 5 июля 2013 г. N 722-р настоящее распоряжение снято с контроля

В соответствии с постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 15 октября 2009 года N 418 "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)" и в целях оптимизации процедуры и порядка разработки органами исполнительной власти Республики Саха (Якутия) инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания:

1. Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

2. Органам исполнительной власти Республики Саха (Якутия) до 01 июля 2010 года на основе настоящих Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия), с учетом условий и специфики своей деятельности, разработать и утвердить инструкции по делопроизводству, согласованные с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия).

3. Контроль исполнения настоящего распоряжения возложить на первого заместителя Руководителя Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) Терентьева А.В.

Председатель Правительства
Республики Саха (Якутия)

Е. Борисов

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Республики Саха (Якутия) от 14 декабря 2011 г. N 1325-р в настоящие методические рекомендации внесены изменения

См. текст методических рекомендаций в предыдущей редакции

Методические рекомендации
по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)
(утв. распоряжением Правительства Республики Саха (Якутия) от 28 февраля 2010 г. N 143-р)

С изменениями и дополнениями от:

14 декабря 2011 г.

I. Общие положения

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (далее - Методические рекомендации) разработаны в соответствии с пунктом 2 постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 15 октября 2009 г. N 418 "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)" в целях оптимизации процедуры и порядка разработки органами исполнительной власти Республики Саха (Якутия) инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.

Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия), ответственными за организацию и ведение делопроизводства (далее - Служба делопроизводства), при разработке ими инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (далее - Инструкция по делопроизводству).

Методические рекомендации не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

Федерального закона от 14 июня 1994 г. N 5-ФЗ "О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания".

Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных".

Федерального закона от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

Закона Республики Саха (Якутия) от 25 декабря 2003 г. З N 200-III "О правовых актах органов государственной власти Республики Саха (Якутия)".

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату и номер названного Закона следует читать как "от 25 декабря 2003 г. 98-З N 199-III"

Закона Республики Саха (Якутия) от 16 октября 1992 г. N 1170-XII "О языках в Республике Саха (Якутия)".

Указа Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

Указа Президента Республики Саха (Якутия) от 22 апреля 2008 г. N 948 "О Порядке подготовки, оформления и вступления в силу указов и распоряжений Президента PC (Я)".

Указа Президента Республики Саха (Якутия) от 13 мая 2003 г. N 957 "О дополнительных мерах по обеспечению единства правового пространства Российской Федерации в Республике Саха (Якутия)".

Указа Президента Республики Саха (Якутия) от 18 сентября 2009 г. N 1577-дсп "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера по Республике Саха (Якутия)".

Распоряжения Вице-президента Республики Саха (Якутия) от 31 августа 2007 г. N 142-ВП "Об утверждении порядка подготовки, оформления, опубликования, вступления в силу и толкования актов Вице-президента Республики Саха (Якутия)".

Постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 14 июня 2007 г. N 258 "Об утверждении Регламента Правительства Республики Саха (Якутия)".

Постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 13 декабря 2003 г. N 775 "О государственной регистрации нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия)", которым утверждены Правила подготовки нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия).

Постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 11 сентября 1998 г. N 413 "О введении государственных языков Республики Саха (Якутия) в делопроизводство государственных органов, предприятий, учреждений организаций".

Постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 07 августа 2009 г N 328 "Об утверждении Типового положения о порядке обращения с конфиденциальной информации в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)".

Постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 15 октября 2009 г N 418 "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)".

II. Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству разрабатывается Службой делопроизводства на основании приказа органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия), утвержденными постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 15 октября 2009 г N 418, с учетом положений данных Методических рекомендаций.

Проект Инструкции по делопроизводству согласовывается с соответствующими подразделениями органа исполнительной власти и с заместителем руководителя органа исполнительной власти, курирующим вопросы информационного и документационного обеспечения.

В соответствии с пунктом 4 Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) орган исполнительной власти направляет проект Инструкции по делопроизводству на согласование Экспертно-проверочной комиссии Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия).

При наличии у Экспертно-проверочной комиссии Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) замечаний по проекту инструкции по делопроизводству Служба делопроизводства органа исполнительной власти дорабатывает проект Инструкции по делопроизводству и повторно представляет его на согласование в Комитет государственной архивной службы Республики Саха (Якутия).

Если по проекту инструкции по делопроизводству имеются разногласия, проводятся согласительные процедуры (совещания) между представителями Экспертно-проверочной комиссии Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) и органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в целях выработки взаимоприемлемого решения.

Согласование Инструкции по делопроизводству оформляется решением Экспертно-проверочной комиссии Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия).

После согласования с Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) Инструкция по делопроизводству утверждается приказом органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

Утвержденная Инструкция по делопроизводству доводится до сведения структурных подразделений органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) после согласования их с Комитетом государственной архивной службы Республики Саха (Якутия).

Подведомственные организации органа исполнительной власти разрабатывают инструкцию по делопроизводству, основываясь на положениях Инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), в структуру которого они входят, и руководствуясь настоящими Методическими рекомендациями.

III. Структура и содержание Инструкции по делопроизводству

3.1. Общие положения

В разделе "Общие положения" Инструкции по делопроизводству определяется назначение инструкции, область ее применения, правовые основания разработки инструкции.

В начале раздела "Общие положения" устанавливается, что Инструкция по делопроизводству разрабатывается в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органа исполнительной власти документов Республики Саха (Якутия), совершенствования делопроизводства органа исполнительной власти и повышения его эффективности.

Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации и Республики Саха (Якутия) в сфере информации, документации и архивного дела, а также положение об органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), регламент органа исполнительной власти и утвержденные Правительством Республики Саха (Якутия) настоящие Методические рекомендации.

В разделе устанавливается, что:

положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), должны обеспечивать выполнение требований Инструкции по делопроизводству;

положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну;

особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение;

организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с Документами в структурных подразделениях осуществляет Служба делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

функции, задачи, права и ответственность Службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности работников Службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), устанавливаются должностными регламентами.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется секретарем подразделения или работником, назначенным приказом руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.

В разделе "Общие положения" Инструкции по делопроизводству устанавливаются действия работников структурных подразделений органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в случае прекращения служебного контракта, отпуска, командировки, болезни, а также в случае утраты служебных документов.

Инструкцией по делопроизводству Республики Саха (Якутия) предусматривается, что:

содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

работники структурных подразделений органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству;

при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

3.2. Основные понятия

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и Российской Федерации;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

служба делопроизводства - структурное подразделение органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

3.3. Создание документов в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия)

3.3.1. Бланки документов

Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.

При подготовке документов в органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов.

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливается:

порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

виды бланков;

требования к изготовлению бланков;

в необходимых случаях порядок учета бланков.

Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) утверждаются руководителем этого органа исполнительной власти.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.

В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия):

бланк постановления;

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк указания;

бланк протокола;

бланк письма органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия));

бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).

При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.

Бланки документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов: реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Инструкцией по делопроизводству устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков:

Для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):

Государственный герб Республики Саха (Якутия);

наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

вид документа;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.

Для бланка письма органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия):

Государственный герб Республики Саха (Якутия);

наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

справочные данные об органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия)):

Государственный герб Республики Саха (Якутия);

наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

должность лица - автора документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для бланка письма структурного подразделения (координационного или совещательного органа):

Государственный герб Республики Саха (Якутия);

наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа);

справочные данные о структурном подразделении (координационном или совещательном органе) органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера;

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:

Государственный герб Республики Саха (Якутия);

наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Образцы бланков органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), должностного лица, протоколов приведены в приложениях N 1, N 2, N 3 к Методическим рекомендациям.

В целях обеспечения порядка использования бланков документов Службам делопроизводства органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия) рекомендуется ведение учета бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливается:

подразделение (работник), отвечающий за ведение учета бланков;

форма журнала учета бланков;

порядок выдачи бланков в структурные подразделения органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), возврата и уничтожения испорченных бланков.

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

3.3.2. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые органом исполнительной власти Республики Саха (Якутия), имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) установлен следующий состав реквизитов документов органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия):

а) Государственный герб Республики Саха (Якутия);

б) наименование органа исполнительной власти;

в) должность лица - автора документа;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные об органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

щ) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия); отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов (приложение N 4).

3.3.3. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

Органы исполнительной власти Республики Саха (Якутия) представляют в Правительство Республики Саха (Якутия) проекты:

законодательных актов Республики Саха (Якутия);

указов и распоряжений Президента Республики Саха (Якутия);

распоряжений Вице-президента Республики Саха (Якутия);

постановлений и распоряжений Правительства Республики Саха (Якутия).

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Республики Саха (Якутия), нормативных правовых актов Президента Республики Саха (Якутия), Вице-президента Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) осуществляется органами исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в порядке, установленном актами Президента Республики Саха (Якутия), Вице-президента Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

При составлении данного раздела Инструкции по делопроизводству учитываются положения следующих нормативных актов:

Закона Республики Саха (Якутия) от 25 декабря 2003 г З N 200-III "О правовых актах органов государственной власти Республики Саха (Якутия)";

ГАРАНТ:

Закона Республики Саха (Якутия) от 16 октября 1992 г N 1170-XII "О языках в Республике Саха (Якутия)";

Указа Президента Республики Саха (Якутия) от 22 апреля 2008 г N 948 "О Порядке подготовки, оформления и вступления в силу указов и распоряжений Президента PC (Я)";

Указа Президента Республики Саха (Якутия) от 13 мая 2003 г N 957 "О дополнительных мерах по обеспечению единства правового пространства Российской Федерации в Республике Саха (Якутия)";

распоряжения Вице-президента Республики Саха (Якутия) от 31 августа 2007 г N 142-ВП "Об утверждении порядка подготовки, оформления, опубликования, вступления в силу и толкования актов Вице-президента Республики Саха (Якутия)";

постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 14 июня 2007 г N 258 "Об утверждении Регламента Правительства Республики Саха (Якутия)";

постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 13 декабря 2003 г N 775 "О государственной регистрации нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия)", которым утверждены Правила подготовки нормативных правовых актов исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия);

постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 11 сентября 1998 г N 413 "О введении государственных языков Республики Саха (Якутия) в делопроизводство государственных органов, предприятий, учреждений организаций";

постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 15 октября 2009 г N 418 "Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)".

В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок разработки и представления в Правительство Республики Саха (Якутия):

законопроектов;

проектов указов и распоряжений Президента Республики Саха (Якутия);

проектов постановлений и распоряжений Правительства Республики Саха (Якутия).

В разделе Инструкции по делопроизводству должны быть отражены:

порядок оформления проекта акта;

состав документов, сопровождающих проект, и приложения к нему;

порядок подготовки и оформления сопроводительных документов;

процедура согласования проекта;

порядок представления проекта в Правительство Республики Саха (Якутия).

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия)

Нормативные правовые акты органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия) издаются на основе и во исполнение федеральных и республиканских законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, Президента Республики Саха (Якутия), Вице-президента Республики Саха (Якутия) и постановлений и распоряжений Правительства Республики Саха (Якутия), а также по инициативе органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в пределах их компетенции.

Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме в установленном порядке уполномоченным органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.

В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

В соответствии с пунктом 7 статьи 7 Закона Республики Саха (Якутия) от 25 декабря 2003 г З N 200-III "О правовых актах органов государственной власти Республики Саха (Якутия)" органы исполнительной власти Республики Саха (Якутия) во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, Конституции (Основного закона) Республики Саха (Якутия), законов Республики Саха (Якутия), правовых актов Президента, Вице-президента и Правительства Республики Саха (Якутия) издают нормативные правовые акты в виде приказов и постановлений.

ГАРАНТ:

Приказ издает руководитель исполнительного органа государственной власти единолично.

Постановление принимает коллегиальный орган исполнительной власти.

Нормативные правовые акты органов исполнительной власти, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, органов власти или носящие межведомственный характер, подлежат обязательной государственной регистрации уполномоченным органом, определяемым Правительством Республики Саха (Якутия).

Порядок государственной регистрации нормативных правовых актов устанавливается Правительством Республики Саха (Якутия).

Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более органами исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких органов исполнительной власти и иных органов Республики Саха (Якутия) (организаций).

Инструкция по делопроизводству в соответствии с Регламентом Правительства Республики Саха (Якутия) устанавливает:

состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), согласование проекта акта с другими органами исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного территориальной службой с министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Департамент по государственно-правовым вопросам Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия);

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей.

Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, органы исполнительной власти Республики Саха (Якутия) издают правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:

а) индивидуальные правовые акты:

персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);

действие которых исчерпывается однократным применением;

об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;

оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения органов и организаций, подведомственных органу исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и не содержащие новых правовых норм;

г) акты рекомендательного характера.

Правовые акты, соответствующие пунктам а) (за исключением актов, срок действия которых истек), б), в), издаются в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в форме приказов и распоряжений. Как правило, приказы издаются руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) или лицом, исполняющим обязанности руководителя, распоряжения - заместителями руководителя органа исполнительной власти по вопросам их компетенции.

3.3.5. Оформление отдельных видов документов в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)

3.3.5.1. Состав документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия)

В деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии органа исполнительной власти), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

3.3.5.2. Приказ, распоряжение

Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), рассчитанные на разовое выполнение.

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие положения:

виды приказов, назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности;

порядок подготовки приказов (распоряжений) органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта приказа, порядок взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки проекта приказа (распоряжения), если исполнителей несколько, ответственность подразделения-исполнителя за подготовку проекта приказа (распоряжения);

порядок оформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов приказа (распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (распоряжения), требования к структуре и изложению текста приказа (распоряжения), оформление приложений к проекту приказа (распоряжения) и др.;

процедура согласования проекта приказа (распоряжения) с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта приказа должностными лицами органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

порядок представления проекта приказа (распоряжения) на подпись, подписание приказа (распоряжения);

доведение приказа (распоряжения) до исполнителей;

порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение).

Порядок подготовки и оформления приказа (распоряжения) приведен в приложении N 5.

3.3.5.3. Положения, правила, инструкции

Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие: назначение правил, положений, инструкций;

порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;

согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами органа исполнительной власти, иными государственными органами и организациями Республики Саха (Якутия);

порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом органа исполнительной власти или непосредственно руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия));

доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;

внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции.

3.3.5.4. Протокол заседания (совещания)

Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

Инструкция по делопроизводству определяет:

виды протоколов, используемых в деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);

сроки подготовки протокола;

порядок подписания протоколов;

доведение протоколов для исполнителей;

оформление выписки из протокола и др.

Порядок оформления протоколов приведен в приложении N 6.

3.3.5.5. Служебная переписка

Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

Служебные письма органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия) готовятся:

как доклады о выполнении поручений Президента Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия);

как доклады подведомственных служб на поручения министерств;

как исполнение поручений Президента Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Республики Саха (Якутия), проектов актов Президента Республики Саха (Якутия) и актов Правительства Республики Саха (Якутия);

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

Инструкцией по делопроизводству устанавливается:

порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках;

требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

процедура согласования служебных писем;

особенности составления и оформления совместных писем;

особенности применения в деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) средств электросвязи для передачи документов.

При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных актов:

постановления Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи";

постановления Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи";

постановления Правительства Российской Федерации от 18.05.2005 N 310 "Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи";

постановления Правительства Российской Федерации от 24.03.2006 N 160 "Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции".

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются реквизиты:

Государственный герб Республики Саха (Якутия);

наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

должность лица - автора документа;

справочные данные об органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование либо аннотация документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об исполнителе.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

В Инструкции по делопроизводству отмечается, что:

служебные письма печатаются на бланках установленной формы; служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия), оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти Республики Саха (Якутия) - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица";

сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства;

к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма;

в служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;

служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Министерство не считает возможным...", "Комитет государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) предлагает рассмотреть возможность..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...");

служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

служебные письма подписываются руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

3.3.5.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

В Инструкции по делопроизводству устанавливаются:

виды записок, создаваемых в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;

порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);

реквизиты записок различных видов и их оформление;

структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.

Инструкция по делопроизводству устанавливает следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование структурного подразделения - автора документа;

вид документа;

дата документа,

регистрационный номер (если в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) ведется учет внутренних информационно-справочных документов);

наименование либо аннотация документа, если текст более 4-5 строк;

адресат (должностное лицо органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия));

подпись.

До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила составления текстов записок различных видов.

3.3.5.7. Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования"

Особенности работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" регулируются постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 07 августа 2009 г N 328 "Об утверждении Типового положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)", а также специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

3.4. Организация документооборота

3.4.1. Принципы организации документооборота

Раздел "Организация документооборота" Инструкции по делопроизводству содержит положения, устанавливающие:

прием и первичную обработку поступающих документов;

предварительное рассмотрение документов;

порядок регистрации поступающих документов;

порядок рассмотрения документов руководством органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и доведения документов до исполнителей;

порядок регистрации отправляемых документов;

порядок отправки документов;

порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;

порядок регистрации и прохождения внутренних документов;

учет и анализ объемов документооборота;

организацию работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

При установлении требований к организации документооборота в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) следует исходить из следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

В документообороте органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

В составе входящей и исходящей документации могут выделяться:

документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания и других вышестоящих организаций;

документы, поступившие из Правительства Республики Саха (Якутия), Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия), Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия) и других вышестоящих организаций Республики Саха (Якутия);

документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

документы территориальных органов федерального органа исполнительной власти в Республике Саха (Якутия);

обращения граждан;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов Республики Саха (Якутия) и органов местного самоуправления;

документы из государственных и негосударственных организаций, не подведомственных органу исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

В органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

В разделе Инструкции по делопроизводству, устанавливающей порядок обработки поступающих документов, определяется структурное подразделение, осуществляющее прием и обработку поступающей в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе обработки поступающей корреспонденции.

В данном разделе инструкции по делопроизводству должны быть предусмотрены:

проверка правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к Инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации);

выделение документов, адресованных в структурные подразделения органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;

сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время;

порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу ("Секретно", "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др. и пометки "Лично"), пометки "Срочно", "Оперативно" и др.

Инструкцией по делопроизводству должно быть предусмотрено:

документы, поступившие в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день;

составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним (один акт остается в Службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа);

сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки;

документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно.

3.4.3. Предварительное рассмотрение документов

Инструкцией по делопроизводству должно предусматриваться проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Документы, поступившие, в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение резолюции (поручения) руководителю органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) или заместителям руководителя в соответствии с установленным в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами.

3.4.4. Регистрация поступающих документов

В Инструкции по делопроизводству устанавливается:

место и способ регистрации документов, поступающих в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (если в органе исполнительной власти применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства, должно быть определено, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, какие - в структурных подразделениях органа исполнительной власти);

сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками "Срочно", "Оперативно" и др.), в течение трех дней (обращения граждан) и др.;

структура регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел органа исполнительной власти, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.);

перечень сведений о документе, включаемых в систему электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

порядок сканирования документов, поступивших в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов документов и электронных документов в систему электронного документооборота.

В инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:

документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;

документы регистрируются независимо от способа их доставки;

регистрация документов производится в пределах выделенных в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) документопотоков. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и др.;

обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти;

регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день;

на поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа предоставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами.

Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

В целях регистрации и учета документов в органе исполнительной власти разрабатываются классификаторы (справочники):

структурных подразделений;

видов документов;

должностных лиц;

корреспондентов;

предметно-тематический (вопросов деятельности);

резолюций (указаний по исполнению);

исполнителей;

результатов исполнения документов и др.

3.4.5. Порядок рассмотрения документов руководством органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и доведения документов до исполнителей

В Инструкции по делопроизводству должен быть определен порядок рассмотрения документов руководством органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) с учетом установленного распределения обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами и в соответствии с результатами предварительного рассмотрения документов в Службе делопроизводства, а также порядок доведения документов до исполнителей.

В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что:

документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) только после регистрации;

после рассмотрения руководством документы возвращаются в службу делопроизводства для перенесения указаний по исполнению (резолюции) в регистрационно-контрольную форму (РКФ);

в соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией Службы делопроизводства);

передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) осуществляется в порядке, предусмотренном в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

3.4.6. Организация работы с отправляемыми документами

В данном разделе инструкции должны быть определены основные этапы прохождения проектов исходящих документов в процессе их подготовки, согласования и подписания (утверждения).

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами органа исполнительной власти (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение-исполнитель документа;

проекты документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;

до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки;

проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.

3.4.7. Регистрация отправляемых документов

В Инструкции по делопроизводству определяется место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. В инструкции устанавливается, что:

документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) передаются на регистрацию в Службу делопроизводства (документы, подписанные руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структурных подразделениях и передаваться на отправку в Службу делопроизводства органа исполнительной власти);

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;

регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;

сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), используемой для учета, поиска, хранения и использования документов;

регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации;

копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой "Верно" (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции;

регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.

3.4.8. Отправка документов

Инструкция по делопроизводству устанавливает сроки отправки документов, операции, выполняемые Службой делопроизводства при обработке отправляемых документов, особенности обработки документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов.

Инструкция устанавливает, что:

отправку исходящих документов производит Служба делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.);

неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение;

документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день;

срочная корреспонденция отправляется в первую очередь;

документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну;

решение о способе доставки документа адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель;

отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи;

документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт;

на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в Службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов;

с помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота;

документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в Службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата;

обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г N 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г N 222.

3.4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

Инструкция по делопроизводству определяет особенности документооборота внутренних документов.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Инструкция по делопроизводству определяет:

процедуру прохождения проектов приказов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования приказов, место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, подведомственным органам, другим организациям;

организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, Место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей);

процедуру прохождения гражданско-правовых договоров, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров;

место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) осуществляется в порядке, предусмотренном в органе исполнительной власти.

3.4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции (при необходимости)

В Инструкции по делопроизводству определяются структурные подразделения, осуществляющие работу с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемым зарубежным корреспондентам.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок обработки поступающей иностранной корреспонденции, определяется структурное подразделение, обеспечивающее подготовку аннотации на поступившие документы и регистрацию документов, порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), его заместителей, в адрес структурных подразделений, определяется место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов, порядок их хранения.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, в частности, определяется место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов.

3.4.11. Учет и анализ объемов документооборота

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Службой делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и представляются руководству органа исполнительной власти в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в центральный аппарат органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и созданных им за определенный период времени (месяц, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного отдела для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного отдела и определения численности персонала.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.5. Документальный фонд органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия)

3.5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Документальный фонд органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) составляют документы, созданные в органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив органа исполнительной власти лежит на Службе делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

Инструкция по делопроизводству определяет порядок разработки, составления, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также порядок ведения номенклатуры дел в течение делопроизводственного (календарного) года.

Инструкция по делопроизводству в органе исполнительной власти устанавливает:

назначение номенклатуры дел в делопроизводстве, выполняемые ею функции;

форму номенклатуры дел;

порядок разработки, согласования и утверждения номенклатуры дел;

порядок ведения номенклатуры дел.

В Инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) отмечается, что:

номенклатура дел составляется на основе изучения положения об органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), регламента органа исполнительной власти, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 7) и номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), или сводная номенклатура дел (приложение N 8);

номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства;

вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в Службу делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) составляется Службой делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений;

методическую помощь при составлении номенклатуры дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) оказывают ГУ "Национальный архив Республики Саха (Якутия)" и Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия);

один раз в 5 лет номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия);

номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), подписанная руководителем службы делопроизводства, утверждается руководителем органа исполнительной власти после ее согласования с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия);

номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр, как документ постоянного срока хранения, помешается в дело Службы делопроизводства, 2-й используется в Службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в архиве органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), 4-й - в ГУ "Национальный архив Республики Саха (Якутия)". Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в Службе делопроизводства органа исполнительной власти в электронном виде.

Инструкция по делопроизводству органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) должна предусматривать порядок составления номенклатуры дел, в частности, порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, правила составления заголовков дел и последовательности их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу "Примечание" и др.), также правила составления итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве органа исполнительной власти в течение года. Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении N 9.

В данном разделе Инструкции по делопроизводству также должна содержаться информация о том, какие перечни документов со сроками хранения (перечень типовых управленческих документов, ведомственный перечень) применяются в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) для определения сроков хранения документов. Органы исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в соответствии с подпунктом б) пункта 27 Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) разрабатывают и утверждают по согласованию с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) перечень документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и подведомственных ему организаций.

3.5.2. Формирование дел и их текущее хранение

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются:

принцип формирования дел (централизованное - в Службе делопроизводства или децентрализованное - в структурных подразделениях органа исполнительной власти);

место текущего хранения дел (Служба делопроизводства и/или структурные подразделения органа исполнительной власти);

принципы систематизации документов и их группировки в дела в зависимости от срока хранения документов: постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет);

методическая функция архива органа исполнительной власти, а при необходимости - и ГУ "Национальный архив Республики Саха (Якутия)" в вопросах формирования дел;

срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело (срок передачи документа в дело устанавливается органом исполнительной власти, но не должен быть более 10 дней).

лица, осуществляющие формирование дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти;

лица, определяющие место хранения документа (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть подшит исполненный документ (комплект документов));

условия хранения дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти;

порядок учета дел;

порядок выдачи дел во временное пользование;

порядок изъятия документов из дела;

подразделения (Служба делопроизводства, архив органа исполнительной власти), осуществляющие контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти, проверки наличия и состояния дел.

Порядок формирования дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), учета дел и организации их хранения приведены в приложении N 10.

3.5.3. Подготовка документов в дел к передаче на архивное хранение

В Инструкции по делопроизводству устанавливается комплекс работ, выполняемых в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в целях подготовки дел к передаче на хранение в архив органа исполнительной власти и на уничтожение.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) создается постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях (ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) или руководителем структурного подразделения;

экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством архива;

при проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа исполнительной власти; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Саха (Якутия), перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу (приложения N N 11, 12, 13), а также акты о выделении дел к уничтожению (порядок составления описей дел приведен в приложении N 14).

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение N 15).

Оформление дел проводится работниками Службы делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 16); нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 17); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 18); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

3.5.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

Раздел Инструкции по делопроизводству устанавливает порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения.

В Инструкции по делопроизводству должно быть установлено, что:

результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 19);

дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.);

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе);

отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) одновременно);

согласованные ЦЭК органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) только после утверждения ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) описей дел постоянного хранения;

после утверждения руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) актов о выделении документов к уничтожению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел органа исполнительной власти проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

3.5.5. Передача дел на архивное хранение

Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок передачи дел в архив органа исполнительной власти, предусматривающий следующие условия:

в архив органа исполнительной власти передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу;

передача документов в архив органа исполнительной власти производится по утвержденным описям дел;

дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение;

дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке);

передача дел в архив органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и Службой делопроизводства;

прием дел производится работником архива органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива органа исполнительной власти и лица, передавшего дела);

дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

В Инструкции по делопроизводству должно быть отмечено, что при ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

3.6. Особенности работы с электронными документами в органе исполнительной власти

В Инструкции по делопроизводству устанавливаются порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения межведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Республики Саха (Якутия).

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

Порядок использования электронной подписи определяет Правительство Республики Саха (Якутия) согласно порядку, устанавливаемому Правительством Российской Федерации.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по согласованию с ЭПК Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия).

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Система электронного документооборота органа исполнительной власти должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Прием и отправка электронных документов осуществляются самими исполнителями и для регистрации службой делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

В органе исполнительной власти создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и (или) поступившие в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа).

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:

Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1. Адресант	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2. Адресат	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3. Должность, фамилия и инициалы лица - автора документа	В соответствии с реквизитом "Подпись"
4. Вид документа	В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5. Дата документа	В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6. Номер документа	В соответствии с номером, присвоенным документу автором
7. Дата поступления документа	Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8. Входящий номер документа	Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа	В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10. Наименование или краткая аннотация документа	Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
11. Индекс дела	Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12. Сведения о пере адресации документа	На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
13. Количество листов основного документа	Количество листов основного документа
14. Количество приложений	Количество приложений
15. Общее количество листов приложений	Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа	Резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя	Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности	В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.)

Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), код классификации, отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.

При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например: "Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы".

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

3.7. Работа исполнителя с документами

Инструкцией по делопроизводству устанавливаются правила работы исполнителей с документами. Инструкцией по делопроизводству должно быть установлено, что:

организация работы с документами в структурных подразделениях органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) руководителя органа исполнительной власти, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц;

подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно;

документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией руководства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

Специалисты структурных подразделений органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в органе исполнительной власти;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок групповой работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, в том числе:

функция ответственного исполнителя и функции соисполнителей в подготовке проекта документа;

право ответственного исполнителя созывать соисполнителей для выработки совместного решения;

порядок и сроки представления проектов ответственному исполнителю.

Инструкцией по делопроизводству должен быть предусмотрен порядок передачи документов в случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) другому исполнителю, а также порядок передачи документов в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по акту приема-передачи руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику.

Инструкция по делопроизводству должна предусматривать возможность исполнителю предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснованием, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов н бланков документов

3.8.1. Учет печатей и штампов

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

Органы исполнительной власти Республики Саха (Якутия) применяют печати с изображением Государственного герба Республики Саха (Якутия).

Кроме печати с изображением Государственного герба Республики Саха (Якутия) в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

Инструкция по делопроизводству должна определить виды и количество печатей, применяемых в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), порядок учета, хранения и уничтожения печатей.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по согласованию с руководителем Службы делопроизводства.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в административно-хозяйственную службу, которая размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

В случае служебной необходимости по решению руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителей, финансовой службы, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

В инструкции по делопроизводству устанавливается:

подразделение органа исполнительной власти, на которое возложен учет печатей и штампов;

форма журнала учета печатей и штампов и порядок ведения журнала;

порядок выдачи печатей и штампов работникам органа исполнительной власти;

порядок хранения печатей и штампов;

ответственность работников за нарушение порядка применения печатей и штампов, утерю печатей или штампов;

порядок проведения проверок по соблюдению порядка применения и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях органа исполнительной власти;

порядок уничтожения печатей и штампов.

В инструкции по делопроизводству устанавливается, что:

учет имеющихся в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) печатей и штампов ведет административно-хозяйственная служба органа исполнительной власти в журнале (приложение N 20) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются);

выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов;

печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах;

передача печатей посторонним лицам и вынос из помещений, занимаемых органом исполнительной власти, не допускается;

ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Республики Саха (Якутия) возлагается на руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений;

печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета;

порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется подразделением, ответственным за учет печатей.

3.8.2. Учет бланков документов

Организация работы по изготовлению и учету бланков документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) возлагается на административно-хозяйственную службу, которая:

получает от Службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления бланков (приложение N 21) и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов.

Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение N 21).

Инструкцией по делопроизводству устанавливается, что:

бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;

в структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений;

испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.

Согласовано

Протокол ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) от 10 февраля 2010 г N 2

Согласовано

Протокол ЭК Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) от 04 февраля 2010 г N 1.

Приложение N 1

к п. 3.3.1

"Образец бланка органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия)"

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Республики Саха (Якутия) от 14 декабря 2011 г. N 1325-р в настоящем приложении в образцах бланков служебных писем необходимо оформить справочные данные органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), дополнить интернет-адресом и разместить по центру текстового поля на русском языке согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. N 221

Приложение N 2

к п. 3.3.1.

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РС(Я)

"Образец бланка должностного лица органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия)"

Информация об изменениях:

Приложение N 3

к п. 3.3.1

Герб Республики Саха (Якутия)

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И ДУХОВНОГО РАЗВИТИЯ

РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

ПРОТОКОЛ

______________________ Якутск N ___________

Образец бланка протокола органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия)

Информация об изменениях:

Распоряжением Правительства Республики Саха (Якутия) от 14 декабря 2011 г. N 1325-р в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 4

к п. 3.3.2

Правила оформления реквизитов документов

С изменениями и дополнениями от:

14 декабря 2011 г.

а) Государственный герб Республики Саха (Якутия)

На бланках документов органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия) Государственный герб Республики Саха (Якутия) изображается в одноцветном варианте, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа исполнительной власти".

б) Наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия)

Наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) - автора документа (полное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

Наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) - автора документа (полное) и справочные данные об органе пишется на двух государственных языках - русском (слева) и якутском (справа) на одном уровне, в соответствии с Законом Республики Саха (Якутия) от 16 октября 1992 г N 1170-XII "О языках в Республике Саха (Якутия)" (в ред. от 04.10.2002 51-З N 439-II).

Над наименованием территориальной службы (комитет, комиссия), находящейся в ведении министерства Республики Саха (Якутия), указывается полное или сокращенное наименование министерства Республики Саха (Якутия).

в) Наименование должности лица - автора документа

Наименование должности лица - автора документа, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя органа исполнительной власти, бланк письма заместителя руководителя органа исполнительной власти, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).

Наименование должности лица указывается под наименованием органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) на двух государственных языках - русском и якутском.

г) Справочные данные об органе исполнительной власти

Справочные данные об органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес органа исполнительной власти, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) на двух государственных языках - русском и якутском.

д) Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (Приказ, Протокол, Акт) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

е) Место составления (издания) документа

Место составления или издания документа (Якутск) указывается в бланках документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), за исключением бланков писем.

В документе, автором которого является подведомственная министерству организация, указывается местонахождение последнего.

ж) Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2010 г.

з) Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

и) Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

к) Адресат

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                 Министерство образования

                                                 Республики Саха (Якутия)

или:

                                 Администрация Президента и Правительства

                                                 Республики Саха (Якутия)

                          Департамент по государственно-правовым вопросам

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                                                 Руководителю Федеральной

                                              службы по труду и занятости

                                                             И.О. Фамилия

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Республики Саха (Якутия), постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

л) Наименование либо аннотация документа

Наименование либо аннотация документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства

Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка с левого поля. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28 - 30 знаков в строке.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

м) Текст документа

В органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) согласно пункту 3 Правил делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в качестве языков документов используются саха, русский государственные языки и местные официальные языки, которые могут быть употреблены вместе или в отдельности в соответствии с Законом Республики Саха (Якутия) от 16 октября 1992 г N 1171-XII "О языках в Республике Саха (Якутия)" (в ред. от 04.10.2002 51-З N 439-II, с изм., внесенными от 04.10.2002 З N 440-II).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату и номер названного Закона следует читать как "от 16 октября 1992 г N 1170-XII"

Текст документа излагается на русском или якутском литературном языке с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет; коллегия постановила; министерство не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили....

В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г N 2...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.-

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

н) Отметка о наличии приложении

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Название следует читать как "Отметка о наличии приложений"

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: 1. Заключение на проект... на 3 л. в 2 экз.

            2. Справка о доработке... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного

            пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

                                                           Приложение N°2

                       к приказу Комитета государственной архивной службы

                                                 Республики Саха (Якутия)

                                                       от 15.02.2010 N°35

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

                                                           Приложение N°1

                                                               УТВЕРЖДЕНО

                        приказом Комитета государственной архивной службы

                                                 Республики Саха (Якутия)

                                                      от 12.11.2009 N°125

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Минздрава PC (Я) от 09.02.2010 N°01-12 и

            приложение к нему, всего на 3 л.

о) Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель министра образования

Республики Саха (Якутия)

Подпись       И.О. Фамилия

Дата

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства здравоохранения

Республики Саха (Якутия)

от 26.09.2009 N 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется с:

вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

органами исполнительной власти Республики Саха (Якутия, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

подведомственными организациями;

при необходимости, с общественными организациями;

п) Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Руководитель Департамента ................

       Подпись      И.О. Фамилия

       Дата

На проектах законодательных и нормативных правовых актов Республики Саха (Якутия) визы проставляются на листах согласования в установленном порядке.

На документах, подлинники которых помещаются в дела органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания

(Согласен с учетом замечаний и др.)

Руководитель Департамента..............

     Подпись       И.О. Фамилия

     Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

р) Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Например:

Заместитель министра финансов            Подпись             И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. заместителя министра                Подпись             И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности

заместителя министра                     Подпись             И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в составе с распределением, например:

Председатель комиссии                    подпись             И.О. Фамилия

Члены комиссии                           подпись             И.О. Фамилия

                                         Подпись             И.О. Фамилия

с) Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

                                                                УТВЕРЖДАЮ

                           Руководитель Комитета Республики Саха (Якутия)

                                           по геологии и недропользованию

                                                    Подпись  И.О. Фамилия

                                                                     Дата

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов Утверждено, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                               УТВЕРЖДЕНО

                                        Приказом Министерства образования

                                                 Республики Саха (Якутия)

                                                       от 15.04.2009 N 65

т) Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

у) Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Верно

Ведущий специалист                 Подпись                   И.О. Фамилия

Дата                   Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии____л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

ф) Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

П.О. Николаев

(4112)435656

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

х) Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

                           Морозову Н.В., Федосеевой Н.А.

                           Прошу подготовить проект договора

                           к 05.12.2009

                           Подпись          Дата

ц) Отметка о контроле документа

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

ч) Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

ГАРАНТ:

В настоящем приложении уже содержится подпункт щ) "Отметка о поступлении документа"

ш) Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации, отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

щ) Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти проставляется от руки или в форме штампа в правом углу нижней части лицевой стороны первого листа документа. В штампе указывается наименование органа исполнительной власти, очередной порядковый номер (регистрационный индекс поступающего документа) и дата поступления (при необходимости - часы и минуты).

Приложение N 5

к п. 3.3.5.2

Подготовка и оформление приказов (распоряжений)

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит подразделение государственной службы и кадров на основании соответствующих представлений.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) по основной деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляется в порядке, установленном в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителем юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках приказа установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы регистрируются в порядке, установленном в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируются отдельно.

Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе заверяется печатью Службы делопроизводства и направляется адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в Службу делопроизводства.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты: Государственный герб Республики Саха (Якутия); наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия); вид документа (Приказ, Распоряжение); дата; регистрационный номер; место составления (издания) документа; наименование документа (заголовок к тексту); подпись должностного лица; визы.

Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Например:

          О повышении доступности бесплатной медицинской помощи

                      населению Республики Саха (Якутия)

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Совместные приказы органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия) печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия) располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - Приказ - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

подписи руководителей органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия) располагаются ниже текста на одном уровне.

Информация об изменениях:

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 6

к п. 3.3.5.3

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте шапки приложения допущена опечатка. Слова "к п. 3.3.5.3" следует читать как "к п. 3.3.5.4"

Порядок
оформления протоколов заседаний (совещаний)

С изменениями и дополнениями от:

14 декабря 2011 г.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

В органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия) протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержались -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Заместитель министра экономического

развития Республики Саха (Якутия)                            И.О. Фамилия

Заместители руководителя Комитета...                         И.О. Фамилия

                                                             И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной частя протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрированно# размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Службы делопроизводства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью Службы делопроизводства.

Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование федерального органа исполнительной власти - указывается полное официальное и сокращенное (в скобках) наименования органа власти;

вид документа - Протокол (если протокол оформляется на общем бланке или стандартом листе бумаги, слово Протокол печатается прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру);

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

           Образец оформления полного протокола совещания

                коллегиального органа организации

                НАИМЕНОВАНИЕ ВЫШЕСТОЯЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ

                     НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

                             ПРОТОКОЛ

       совещания (заседания) наименование коллегиального органа

                         в родительном падеже

_________________________________________________________________________

                         Место составления

_____________________                                    N ______________

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали:  (указываются  инициалы,  фамилии   присутствующих). Если

число   участников    более  15  человек - фамилии     не  перечисляются,

а указывается цифрой  их  общее количество - "Присутствовали: 00  человек

(список прилагается)".   При   этом  список   присутствующих  прилагается

на отдельном листе в алфавитном порядке, столбцом.

                            ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. Первый  вопрос  (формулировка).   Вопрос  формулируется   с  предлогом

"О (об)".  Доклад ... (наименование  должности,  имя,  отчество,  фамилия

в родительном падеже).

2. Второй   вопрос  (формулировка).   Вопрос формулируется  с   предлогом

"О (об)". Доклад (оформление аналогичное первому вопросу).

1. СЛУШАЛИ:

    И.О. Фамилия - текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

     И.О. Фамилия - краткая запись выступления

     И.О. Фамилия - краткая запись выступления ПОСТАНОВИЛИ:

     1.1. Излагается  формулировка  постановления  по  первому  вопросу -

указывается   действие   в   неопределенной   форме,  исполнитель,   срок

исполнения.

     Содержание пункта печатается через 1,5 интервала. Каждый новый пункт

печатается с абзаца.

     1.2. Пункт второй оформляется аналогично по первому вопросу.

2. СЛУШАЛИ:

     Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Председатель                 Подпись                      И.О. Фамилия

Секретарь                    Подпись                      И.О. Фамилия

                 Образец оформления краткого протокола

                     совещания у должностного лица

                               ПРОТОКОЛ

                         совещания (заседания)

           у (наименование должности в родительном падеже)

                             И.О. ФАМИЛИЯ

_________________________________________________________________________

                           Место составления

_____________________                                    N ______________

Присутствовали: ... человек (список прилагается)

или

Наименование должности                  -              Фамилия И.О.

Наименование должности                  -              Фамилия И.О.

Наименование должности                  -              Фамилия И.О.

или

Инициалы и Фамилии в алфавитном порядке

_________________________________________________________________________

                   I. Первый вопрос (формулировка).

              Вопрос формулируется с предлогом "О (об)".

         ___________________________________________________

              (Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

     1.1. Содержание принятого решения.

     1.2. Содержание принятого решения.

                   II. Второй вопрос (формулировка).

              Вопрос формулируется с предлогом "О (об)".

         ___________________________________________________

             ((Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.)

     2.1. Содержание принятого решения.

Наименование должности

руководителя                    подпись                 И.О. Фамилия

Приложение N 7

к п. 3.5.1

Наименование органа исполнительной

власти Республики Саха (Якутия)

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________ N ______

____________________

(место составления)

На____________год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения               Подпись      Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности

руководителя службы делопроизводства    Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом

(лицо, ответственное за архив)          Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ___году в

структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе:
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности ответственного

за делопроизводство                        Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в службу делопроизводства.

Наименование должности передавшего

сведения                                   Подпись    Расшифровка подписи

Дата

        Форма номенклатуры дел структурного подразделения

      органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия)

Приложение N 8

к п. 3.5.1

Наименование органа исполнительной

власти Республики Саха (Якутия)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                  УТВЕРЖДАЮ

___________ N ______                       Наименование должности

____________________                         руководителя органа

(место составления)                         исполнительной власти

На____________год                        Подпись      Расшифровка подписи

                                                                     Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства органа

исполнительной власти PC (Я)        Подпись           Расшифровка подписи

Дата

Виза зав. архивом

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО                                      СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК органа                 Протокол ЭПК Комитета государственной

исполнительной власти РС(Я)         архивной службы РС(Я)

от__________N ____________          от__________N ___________

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в____году

в органе исполнительной власти

По срокам хранения	Всего	В том числе:
По срокам хранения	Всего	переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства                  Подпись      Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности передавшего

сведения                                Подпись       Расшифровка подписи

Дата

                      Форма номенклатуры дел органа

              исполнительной власти Республики Саха (Якутия)

Приложение N 9

к п. 3.5.1

Порядок
заполнения граф номенклатуры дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия)

Номенклатура дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) составляется по установленной форме (приложения N N 5, 6).

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеются в виду "приложения N N 7, 8"

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Приказы министерства по основной деятельности.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

"Переписка с Прокурором PC (Я) по правовым вопросам"

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с главами администраций муниципальных образований о социальной защите населения"

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

"Переписка с Постоянным представительством PC (Я) по Дальневосточному региону (г. Хабаровск) о поставке оборудования"

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

"Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта"

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) для продолжения и др.

Если в течение года в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Приложение N 10

к п. 3.5.2

Порядок
формирования дел в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия), учета и хранения дел

При формировании дел в структурных подразделениях органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо пенных);

по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых республиканских законов, актов Президента Республики Саха (Якутия), актов Правительства Республики Саха (Якутия).

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Республики Саха (Якутия) или Правительства Республики Саха (Якутия), находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу формируются в отдельные дела приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), его подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

Дела со дня их заведения до передачи в архив органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архива, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти или уполномоченных на то лиц, службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Приложение N 11

к п. 3.5.3

Наименование органа исполнительной власти

Фонд N                                        УТВЕРЖДАЮ

Опись                                Наименование должности руководителя

дел постоянного хранения                исполнительной власти PC (Я)

за___________________

                                      Подпись         Расшифровка подписи

                                                      Дата

N N п/п	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5

            Название раздела (структурного подразделения)

В данный раздел описи внесено____________________________________ ед. хр.

с N _______________________ по N ___________________________ в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________________.

Наименование должности

составителя описи                Подпись              Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства                 Подпись              Расшифровка подписи

Дата

     УТВЕРЖДЕНО                                       СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК Комитета государственной             Протокол ЦЭК органа

архивной службы РС(Я)                         исполнительной власти РС(Я)

от__________N ____________                    от__________N ___________

                                                      Формат А4 (210x297)

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Приложение N 12

к п. 3.5.3

Наименование органа исполнительной власти

Фонд N                                              УТВЕРЖДАЮ

Опись                                 Наименование должности руководителя

дел по личному составу                исполнительной власти PC (Я)

за__________________

                                      Подпись         Расшифровка подписи

                                                      Дата

N N п/п	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5

            Название раздела (структурного подразделения)

В данный раздел описи внесено____________________________________ ед. хр.

с N _______________________ по N ___________________________ в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________________.

Наименование должности

составителя описи                Подпись              Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства                 Подпись              Расшифровка подписи

Дата

        СОГЛАСОВАНО                                СОГЛАСОВАНО

     Протокол ЦЭК органа            Протокол ЭПК Комитета государственной

   исполнительной власти РС(Я)                  архивной службы

   от__________N ____________             от__________N ___________

                                                      Формат А4 (210x297)

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Приложение N 13

к п. 3.5.3

     ____________________________________________________________

          (Наименование органа исполнительной власти PC (Я)

     ____________________________________________________________

                (наименование структурного подразделения)

                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                      Наименование должности руководителя

                                          Структурного подразделения

                                      Подпись         Расшифровка подписи

                                                      Дата

                      ОПИСЬ N _________

N N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Примеч- ание
1	2	3	4	5	6 <1>	7
Название раздела

В данную опись внесено____________________________ дел с N ______________

                          (цифрами и прописью)

по N _________________, в том числе:

литерные номера:_________________________________________________________

пропущенные номера:______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                    Подпись          Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                        СОГЛАСОВАНО

Наименование должности             Протокол ЭК структурного подразделения

руководителя                          от________________N ____________

службы делопроизводства

Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Передал __________________________________________________________________

                               (цифрами и прописью)

дел и _______________ регистрационно-контрольных картотек к документам <3>

   (цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения              Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Принял___________________________ дел и _________________________________

           (цифрами и прописью)              (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам.

Наименование должности работника

архива органа

исполнительной власти                   Подпись       Расшифровка подписи

Дата

___________________

<1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

<2> При наличии ЭК структурного подразделения.

<3> Передаются вместе с делами канцелярии.

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

        Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)

       хранения и по личному составу структурного подразделения

Приложение N 14

к п. 3.5.3

Порядок составления
описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

В органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива органа исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архив органа.

Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дед с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа исполнительной власти, которую готовит архив органа, и по которой он сдает дела в ГУ "Национальный архив Республики Саха (Якутия)".

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 4) и представляются в архив органа не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду приложение N 13

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы;

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем Службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении органа ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

Приложение N 15

к п. 3.5.3

Правила
оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) (фондообразователя) и структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) - указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия) (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа, независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа - заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ГУ "Национальный архив Республики Саха (Якутия)" чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия)" (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, кодов архива и органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке юс к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 14).

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 х 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) являются государственной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном законодательством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГУ "Национальный архив Республики Саха (Якутия)" как часть Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и Российской Федерации.

Приложение N 16

к п. 3.5.3

                               код архива_________

                               код органа исполнительной власти__________

                                           /----------------------------\

___________________________________________|Ф. N ________________       |

___________________________________________|Оп. N _______________       |

___________________________________________|Д. N ________________       |

                                           \----------------------------/

     _______________________________________________________________

                           (наименование архива)

     _______________________________________________________________

     _______________________________________________________________

              (наименование органа исполнительной власти PC (Я)

     _______________________________________________________________

     _______________________________________________________________

                  (наименование структурного подразделения)

                     ДЕЛО N ________ ТОМ N _________

     _______________________________________________________________

     _______________________________________________________________

     _______________________________________________________________

     _______________________________________________________________

     _______________________________________________________________

                          (Заголовок дела)

     _______________________________________________________________

                            (Крайние даты)

                                                         На__________лист

                                                  Хранить________________

Ф.N _________________
Оп. N _______________
Д.N _________________

   Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 17

к п. 3.5.3

                      ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________

В деле подшито и пронумеровано ________________________________ лист(ов),

                                     (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов___________________________________________________

пропущенные номера листов________________________________________________

+ листов внутренней описи________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

работника                           Подпись           Расшифровка подписи

Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

                         Форма листа-заверителя дела

Приложение N 18

к п. 3.5.3

                              ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                  документов дела N ___________________

N N пп	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого________________________________________________________ документов,

                         (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи______________________________________.

                                       (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                       Подпись         Расшифровка подписи

Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

                    Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 19

к п. 3.5.4

Наименование

органа исполнительной власти                        УТВЕРЖДАЮ

Республики Саха (Якутия)                     Наименование должности

                                             руководителя органа

                                             исполнительной власти PC (Я)

                                             Подпись  Расшифровка подписи

                                             Дата

                                  АКТ

_____________N __________

_________________________

(место составления)

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

На основании_____________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их

хранения)

_________________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                        (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей	Индекс дела по номенкла- туре или N дела по описи	Количес- тво дел	Сроки хранения дела и номера статей по перечню	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого_______________________________ дел за ________________________ годы

         (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________годы утверждены, а по личному

составу согласованы с ЭПК _______________________________________________

                              (наименование архивного учреждения)

(протокол от_________________________N __________________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                      Подпись      Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК органа исполнительной власти PC (Я)

от________N __________

Документы в количестве _____________________________________________ дел,

                                     (цифрами и прописью)

весом______________________ кг сданы в __________________________________

                                           (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от____________N ____________

Наименование должности работника

органа исполнительной

власти PC (Я), сдавшего документы         Подпись     Расшифровка подписи

Изменения в учетные Документы внесены.

Наименование должности работника

архива (службы делопроизводства), внесшего

изменения в учетные документы              Подпись    Расшифровка подписи

Дата

                                                 Формат А4 (210 х 297 мм)

 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение N 20

к п. 3.8.1

                       Журнал учета печатей и штампов

N пп	Оттиск печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Предприятие- изготовитель, дата и N сопроводите- льного документа	Кому выдана (должность, подразделе- ние)
1	2	3	4	5	6

Роспись работника	Дата возврата печати	Роспись работника	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
7	8	9	10	11

Приложение N 21

к п. 3.8.2

Журналы
учета бланков документов

                   Журнал учета поступления бланков

Наименова- ние вида бланка	Дата поступ- ления	Дата и N сопрово- дительного документа	Наименование организации - поставщика бланков	Кол-во экз. бланков	Серия и номера гербовых бланков
1	2	3	4	5	6

           Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения

Наименова- ние вида гербового бланка	Кол-во экз. бланков	Серия и номера гербовых бланков	Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя	Расписка в получении	Примечания
1	2	3	4	5	6

Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.

Открыть документ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.