Постановление Главы городского округа "Город Якутск" от 14 февраля 2007 г. N 3 "Об утверждении в новой редакции Регламента окружной администрации г. Якутска" (утратило силу)

Постановление Главы городского округа "Город Якутск"
от 14 февраля 2007 г. N 3
"Об утверждении в новой редакции Регламента окружной администрации г. Якутска"

ГАРАНТ:

Постановлением Главы городского округа "Город Якутск" от 7 октября 2008 г. N 108 настоящее постановление признано утратившим силу

В целях совершенствования работы с документами в окружной администрации города Якутска в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, 131 ФЗ, 59 ФЗ и обеспечения их сохранности:

1. Утвердить Регламент окружной администрация г. Якутска в новой редакции.

2. Считать утратившим силу Регламент 2003 г.

3. Ввести в действие Регламент окружной администрации в новой редакции с 1 марта 2007 г.

4. Всем структурным подразделениям и сотрудникам администрации руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Регламенте.

5. Общему отделу (Мироновой Е.К.) обеспечить передачу в структурные подразделения окружной администрации.

6. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации Е.Н. Федорова.

Глава

И.Ф. Михальчук

Руководитель аппарата

E.Н. Федоров

Регламент
окружной администрации города Якутска
(утв. постановлением Главы городского округа "Якутск" от 14 февраля 2007 г. N 3)

1. Общие положения

Настоящий регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения окружной администрации города Якутска.

1.1. Исполнительно-распорядительную, координирующую и контрольную деятельность на территории города осуществляет Глава городского округа "Якутск", (далее Глава), возглавляющий окружную администрацию города Якутска на принципах единоначалия.

Глава имеет право делегировать часть своих полномочий 1 заместителю главы, заместителям главы, руководителю аппарата, главам административных округов в соответствии с действующим законодательством, о чем издается соответствующее распоряжение.

1.2. Статус, полномочия, порядок назначения, увольнения, принципы и гарантии деятельности муниципальных служащих Окружной администрации города Якутска определены: Уставом городского округа "Якутск", законом "О муниципальной службе PC (Я)", положениями об Управах, положениями о структурных подразделениях окружной администрации города Якутска и другими нормативно-правовыми актами.

1.3. Регламент окружной администрации города Якутска утверждается, изменяется и дополняется Главой.

В перечень информационных ресурсов окружной администрации города Якутска входят:

- документы, подписанные Главой, первым заместителем и заместителями Главы, руководителем аппарата окружной администрации города Якутска.

- документы на магнитных и бумажных носителях, электронные документы и их электронные образы, компьютерные базы данных.

В перечень информационных сетей окружной администрации города Якутска входят:

- сеть муниципальной электронной почты;

- электронная система документооборота "Босс-Референт"

- территориальная сеть окружной администрации города Якутска;

- локальные сети структурных подразделений окружной администрации города Якутска, в перспективе интегрируемые в территориальную сеть.

Информационные ресурсы окружной администрации города Якутска по доступу подразделяются на открытую информацию, служебную информацию, информацию ограниченного распространения.

К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и базах данных окружной администрации города Якутска и затрагивающая права и интересы граждан, не относящаяся к ДСП.

К категории служебной информации относится: информация, содержащаяся в документах и базах данных городского округа "Якутск", предназначенная для сотрудников окружной администрации города Якутска, при выполнении ими своих функциональных обязанностей; служебная переписка окружной администрации города Якутска с вышестоящими органами исполнительной власти, округами, подразделениями и службами города, администрациями внутригородских муниципальных территорий; содержание резолюций и поручений; справки, запросы.

Режим защиты информации в отношении документов, содержащих коммерческую и служебную тайну, неправомерное использование которых может нанести материальный, моральный или какой-либо другой ущерб городскому округу "Якутск", регулируется Уставом городского округа "Якутск" и специальными положениями, устанавливающими режим и правила обработки, защиты информации и информационных ресурсов. Режим защиты информации в отношении персональных данных устанавливается федеральным законом.

1.4. Требования настоящего Регламента распространяются на все документы Городского округа "Якутск" и обязательны для всех муниципальных служащих и других сотрудников окружной администрации города Якутска, а также должностных лиц и сотрудников управлений и служб города, администраций территорий, административных округов при работе с документами городского округа "Якутск".

1.5. Исполнение требований настоящего Регламента при движении документов в системе электронного документооборота возможно на основе распоряжения Главы и замов Главы по организации электронного документооборота. В этом случае порядок работы с документами определяется требованиями системы электронного документооборота.

2. Планирование работы городского округа "Якутск"

2.1. Городской округ "Якутск" строит свою работу на основе Программы городского округа "Якутск" на год, включающей приоритетные направления социально-экономического развития, а также планов работы на квартал и месяц.

Программа городского округа "Якутск" на год, планы работы на квартал и месяц формируются на основе годовой программы и текущего плана работы на квартал.

2.2. Программа городского округа "Якутск" на год

Подготовка программы городского округа "Якутск" на предстоящий год осуществляется на основании специально издаваемого распоряжения Главы, которым устанавливаются этапы, сроки и ответственные за подготовку предложений в программу. Ответственность за формирование и реализацию программы городского округа "Якутск" на год возлагается на первого заместителя, заместителей Главы и Департамент экономики, прогнозирования и ценообразования. Координацию программы осуществляет заместитель Главы по экономике и финансам.

Департамент экономики, прогнозирования и ценообразования окружной администрации города Якутска обобщает поступившие предложения первого заместителя, заместителей Главы, руководителя аппарата окружной администрации города Якутска, готовит проект программы окружной администрации города Якутска, на год, который вносится на Коллегию окружной администрации города Якутска, с утверждением депутатами окружного Совета г. Якутска до начала планируемого года.

2.2.1. Отчет по итогам года

По итогам года готовится отчетный доклад о работе окружной администрации города Якутска, за истекший год.

Подготовка отчетного доклада осуществляется на основании специально издаваемого распоряжения окружной администрации города Якутска, в котором устанавливаются сроки и ответственные за подготовку доклада.

Департамент экономики, прогнозирования и ценообразования осуществляет сбор отчетов от администраций внутригородских территориальных муниципальных образований и административных округов и обобщение представленного материала.

2.2.2. План работы Окружной администрации города Якутска на квартал

План работы Окружной администрации города Якутска, на квартал формируется с целью обеспечения реализации программы Городского округа "Якутск", и содержит перечень наиболее важных вопросов жизни города и управления городским хозяйством, а также перечень организационных и других мероприятий, обеспечивающих решение задач экономического и социального развития.

Для подготовки проекта плана работы на квартал все структурные подразделения Окружной администрации города Якутска, представляют свои предложения курирующим заместителям главы и руководителю аппарата Окружной администрации города Якутска, в соответствии с распределением их обязанностей.

Предложения в план работы Окружной администрации города Якутска, на квартал направляются в отдел организационной работы Окружной администрации города Якутска, за подписью заместителей главы, руководителя аппарата главы и руководителей структурных подразделений, подчиняющихся непосредственно главе, глав Административных округов и администраций территорий за 14 календарных дней до начала планируемого периода.

Отдел организационной работы Окружной администрации города Якутска, обобщает поступившие предложения, готовит проект плана работы Окружной администрации города Якутска, на квартал и проект распоряжения главы.

Предложения в план работы главы на квартал должны быть согласованы с 1-м заместителями главы, руководителем аппарата Окружной администрации города Якутска, в соответствии с распределением обязанностей.

Проект плана работы Окружной администрации города Якутска, на квартал направляется на согласование заместителям главы и руководителю аппарата Окружной администрации города Якутска, и дорабатывается с учетом полученных замечаний.

Все планы работы (на год, квартал, месяц) структурных подразделений администрации утверждаются заместителями по отраслевой принадлежности.

При отсутствии согласования, окончательное решение о включении вопроса в план работы Окружной администрации города Якутска, на квартал принимает глава.

Заместители главы, руководители подразделений главы, подчиняющиеся непосредственно главе, не позднее, чем за 14 дней до начала планируемого периода, представляют в организационное управление предложения в план работы Окружной администрации города Якутска.

Контроль над выполнением планов работы Окружной администрации города Якутска на квартал осуществляется заместителями главы, руководителем аппарата Окружной администрации города Якутска, руководителями подразделений Окружной администрации города Якутска, подчиняющимися непосредственно главе, в соответствии с распределением обязанностей.

2.2.3. Отчет о выполнении плана работы Окружной администрации города Якутска на квартал

К проекту плана работы Окружной администрации города Якутска на квартал прилагается справка о выполнении плана работы за предыдущий период.

Информация о выполнении плана за прошедший период направляется заместителями главы, руководителем аппарата Окружной администрации города Якутска, главами Административных округов в отдел организационной работы вместе с предложениями в план работы на предстоящий период.

Обобщение и анализ информации о выполнении планов работы Окружной администрации города Якутска возлагается на организационное управление Окружной администрации города Якутска.

2.2.4. План основных мероприятий Окружной администрации города Якутска на месяц

В целях обеспечения оперативной информацией руководителей Окружной администрации города Якутска, глав Административных округов и администраций территорий о деятельности структурных подразделений Окружной администрации города Якутска., а также для проведения согласованной и скоординированной работы заместители главы, руководитель аппарата Окружной администрации города Якутска, главы административных округов и администрации территорий до 25 числа текущего месяца представляют в Организационное управление информацию о планируемых мероприятиях на следующий месяц.

Организационный отдел обобщает представленную информацию и доводит ее до заместителей главы, руководителя аппарата Окружной администрации города Якутска, глав административных округов и администрации территорий до первого числа следующего месяца.

2.2.5. План основных мероприятий на неделю

В целях обеспечения оперативной информации организационным отделом составляется план основных мероприятий на неделю.

3. Правовые акты

3.1. Общие положения

В пределах своих полномочий

1. Глава издает: постановления, распоряжения, поручения.

2. 1 заместитель главы издает: распоряжения, поручения.

3. Заместитель главы издает: распоряжения, поручения.

3.1.1. Постановление

Постановление - нормативный акт, который является обязательными для исполнения всеми структурными подразделениями Окружной администрации города Якутска, физическими и юридическими лицами города.

3.1.2. Распоряжение

Распоряжение - индивидуальный правовой акт, имеющий ограниченный срок действия и касающийся узкого круга должностных лиц и граждан, издаваемый по оперативным и текущим вопросам.

Правовые акты Окружной администрации города Якутска, вступают в силу со дня их регистрации, если иное не предусмотрено в тексте самого распоряжения.

Правовые акты должностных лиц Окружной администрации города Якутска, принятые в пределах их компетенции, обязательны для исполнения всеми гражданами, предприятиями, учреждениями и организациями и не нуждаются в утверждении какими-либо органами государственной власти.

3.1.3. Распоряжения 1 заместителя:

Распоряжения 1 заместителя главы издаются:

- по вопросам, определенным Главой в пределах полномочий установленных Уставом города;

- по вопросам оперативного руководства подразделениями города, в период отсутствия Главы г. Якутска.

Издаваемые 1 заместителем главы в пределах его компетенции распоряжения оформляются на бланках "Распоряжение 1 заместителя главы" и подписываются исключительно 1 заместителем главы.

3.1.4. Распоряжения руководителя аппарата:

Решение руководителя аппарата по кадровым, оперативным и текущим вопросам, находящимся в компетенции руководителя аппарата, издаются в форме распоряжения руководителя аппарата.

Распоряжения руководителя аппарата вступает в силу со дня их подписания и регистрации.

Распоряжения руководителя аппарата могут быть отменены или приостановлены Главой, 1 заместителем главы и руководителем аппарата.

3.1.5. Поручение

Поручение - правовой акт, издаваемый главой, первыми заместителями, заместителями главы, руководителем аппарата Окружной администрации города Якутска в развитие других документов, а также для решения срочных вопросов по руководству хозяйственной деятельностью, социально-экономического развития, материально-технического, организационного обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска, и содержащий задания конкретным исполнителям. Поручение может быть отменено должностным лицом, давшим поручение, либо главой.

Правовые акты должностных лиц Окружной администрации города Якутска могут быть отменены должностными лицами их принявшими, вышестоящими должностными лицами или по решению суда.

Правовые акты Окружной администрации города Якутска, носящие нормативный характер и затрагивающие права и свободы граждан и юридических лиц, подлежат опубликованию СМИ.

3.2. Порядок подготовки проектов нормативно-правового акта

3.2.1. Основания для издания нормативно-правовых актов:

Проект нормативно-правового акта может быть подготовлен:

- самим главой и заместителями главы;

- по поручению главы и заместителями главы;

- в соответствии с планом работы Окружной администрации города Якутска;

- по инициативе ответственных исполнителей в связи с необходимостью решения задач по управлению территорией.

3.2.2. Внесение проекта нормативно-правового акта

Проект нормативно-правового акта на утверждение главе вносится ответственным исполнителем (ответственный исполнитель на листе согласования реквизит "ВОПРОС ВНЕСЕН").

Функции ответственного исполнителя возлагаются на первого заместителя, заместителей главы, руководителя аппарата Окружной администрации города Якутска, глав Административных округов и администраций территорий, руководителей структурных подразделений Окружной администрации города Якутска, руководимых непосредственно главой.

Ответственный исполнитель (автор проекта) осуществляет анализ:

- положения по решению вопроса в Пояснительной записке (при необходимости);

- необходимости и целесообразности подготовки проекта нормативно-правового акта;

- полноты и четкости изложения в тексте проекта вносимого вопроса;

- отмены, изменения или дополнения ранее принятых (изданных) нормативно-правовых актов по вносимому вопросу;

- полноты и точности внесения замечаний и дополнений согласующих организаций и должностных лиц;

- необходимости повторного согласования при внесении замечаний согласующих органов;

- принятия решения о внесении вопроса при наличии листа разногласий.

Также:

- готовит проект нормативно-правового акта, с учетом требований Регламента Окружной администрации города Якутска, в системе электронного документооборота Босс-Референт;

- осуществляет контроль этапов и сроков согласования проекта;

- дорабатывает проект по замечаниям согласующих органов;

- готовит копию проекта в системе электронного документооборота Босс-Референт, либо на магнитном носителе;

- представляет согласованный проект нормативно-правового акта и его копию на магнитном носителе в общий отдел Окружной администрации;

- осуществляет справочную и консультативную работу по принятому (изданному) правовому акту;

- отвечает за идентичность представленного проекта правового акта тексту, представленному на магнитном носителе.

3.2.3. Особенности при подготовке проектов правового акта

Не допускается принятие (издание) повторных правовых актов, кроме случаев, когда необходимость принятия нового правового акта продиктована изменением обстоятельств.

К проекту правового акта, подготовленного в инициативном порядке, прилагается пояснительная записка, в которой обосновывается необходимость принятия данного документа, излагается правовая основа, а также анализируются возможные последствия (финансовые, правовые), структурные изменения в системе управления в результате принятия документа.

В проектах правовых актов, основанием для принятия которых послужили другие документы (договоры, контракты, соглашения, решения конкурсных комиссий и т.п.), содержащие конфиденциальную информацию, делается ссылка на данные документы (без указания конфиденциальной информации в тексте правового акта). При этом к проекту правового акта, представляемого на подпись, прилагаются копии документов, явившихся основанием для его подготовки.

В проектах правовых актов о ходе выполнения ранее принятых решений в случае невыполнения содержащихся в них поручений указываются причины срыва заданий, лица, виновные в этом, применяемые к ним в установленном порядке меры дисциплинарной и материальной ответственности, а также новые сроки выполнения поручений. К проектам таких документов прилагается справка за подписью вносившего проект правового акта, с указанием причин невыполнения и обоснования необходимости продления сроков исполнения пунктов НПА.

Поручение имеет специфические особенности оформления: отсутствует стадия проекта.

3.3. Правила оформления проектов правовых актов

3.3.1. Использование бланков правовых актов Городского округа "Якутск", Окружной администрации г. Якутска.

Правовые акты оформляются на фирменных бланках Городского округа "Якутск" и Окружной администрации города Якутска установленного образца.

Для каждого вида правовых актов Окружной администрации города Якутска утвержден образец бланка документа.

Постановления, распоряжения, письма главы оформляются на бланках с соответствующим названием.

Использование ксерокопий бланков Окружной администрации города Якутска запрещено.

3.3.2. Текст правового акта

Текст документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко, и исключать возможность двоякого толкования.

Текст документа печатается на листе формата А4 и оформляется на магнитном носителе (дискете). Проект правового акта на дискете должен быть подготовлен в текстовом редакторе "Microsoft Word". На дискете на весь документ формируется один файл, который включает: текст проекта распоряжения, приложения к проекту распоряжения (если они имеются), лист согласования по установленной форме.

Для печатания текста следует использовать стандартный тип шрифта: Times New Roman, размером 14, через 1 межстрочный интервал.

Ответственность за идентичность текстов на бумажном и магнитном носителях несет исполнитель.

3.3.2.1. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа.

Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем распоряжение, приказ, поручение).

Заголовок правового акта о внесении изменений и дополнений в ранее принятый (изданный) правовой акт оформляется следующим образом: "О внесении изменений и дополнений в ..."

В случае внесения изменений и дополнений в нормативный документ, имеющий собственное наименование и утвержденный правовым актом, заголовок оформляется следующим образом: "О внесении изменений и (или) дополнений в ...", например, "О внесении изменений и дополнений в Регламент Окружной администрации города Якутска.

Заголовок к тексту печатается на 12 строке первого листа проекта через 1 интервал, длина заголовка в одной строке составляет не более 30 печатных знаков.

Заголовок к тексту выделяется жирным шрифтом.

При оформлении поручений заголовок отсутствует.

3.3.2.2. Структура текста правового акта.

Текст правого акта должен иметь две части: мотивировочную и распорядительную.

Текст постановлений, распоряжений и поручений начинается словами: "В целях...", "В связи...", "В соответствии..." и т.д.

Мотивировочная часть не должна превышать 1/3 документа.

В мотивировочной части правового акта обосновывается необходимость и целесообразность подготовки проекта правового акта. В некоторых случаях дается анализ положения дел по данному вопросу.

В случае необходимости более подробного обоснования целесообразности принятия НПА к проекту прилагается Пояснительная записка.

Мотивировочная часть распоряжения не имеет специальных завершающих слов, однако должна быть увязана с распорядительной частью.

Распорядительную часть правового акта необходимо излагать в повелительной форме и начинать с указания, предписывающего действия, например: утвердить, обязать, поручить, указать и т.д.

Затем указывается, кому, какие действия предписывается выполнить, и в какие сроки.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, причем их нумерация должна быть только в том случае, если пунктов или подпунктов не менее двух.

Пункты группируются по значимости от существенных к второстепенным, или в последовательности развития темы документа.

3.3.2.3. Пункты правового акта

Пункты правового акта должны содержать:

- точные наименования структурных подразделений Окружной администрации города Якутска, подразделений и служб города, организаций (фамилии руководителей не указываются) в соответствии с их учредительными документами или должности и фамилии должностных лиц (вначале указывается фамилия, затем инициалы), которым поручается выполнение задания;

- сроки выполнения заданий;

- указание на обязательность доведения информации до граждан, чьи интересы и права затрагивают принимаемые правовые акты;

- текст документа с заголовком "О внесении изменений и дополнений в..." должен содержать пункт: "внести изменения (или дополнения) в распоряжение главы от 15.01.2000 г. N 111 "О..." пункт 3 следует читать в следующей редакции "... ", при этом каждое изменение и дополнение должно быть оформлено отдельными пунктами.

- указание о признании утратившими силу правовых актов, либо отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;

- указание о снятии с контроля правового акта в случае его выполнения либо принятии нового документа взамен ранее принятого;

- поручение о контроле над исполнением данного правового акта.

3.3.2.4. Реквизит "подпись"

В реквизите "подпись" при оформлении на соответствующем бланке должностного лица вначале указываются инициалы, затем фамилия должностного лица.

В случае, если правовой акт подписан исполняющим обязанности мэра, реквизит "подпись" оформляется следующим образом:

"Исполняющий обязанности главы

И.О. Фамилия"

Не допускается подписывать правовые акты с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.3.2.5. Особые отметки в тексте

В тексте жирным шрифтом выделяются:

- наименование организаций и фамилии должностных лиц, которым даются поручения;

- сроки исполнения;

- цифры по тексту (суммы выделяемых средств, площадь земельного участка, площадь выделяемого жилья и т.д.);

- фамилия должностного лица, на которого возложен контроль над исполнением правового акта;

- должность и фамилия лица, подписывающего документ.

3.3.3. Нумерация страниц текста правового акта

Нумерация страниц текста правового акта производится со второго листа при наличии двух и более страниц.

Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

3.3.4. Приложения к правовому акту

Приложения к правовому акту являются неотъемлемой частью распорядительного документа.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста распорядительного документа.

Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы.

Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

В реквизите "ВНОСИТ" или "ИСПОЛНИТЕЛЬ" указывается должность, инициалы, фамилия и номер телефона конкретного специалиста готовившего проект. В реквизите "ПРОЕКТ СОГЛАСОВАН" указываются должности, инициалы и фамилии руководителей (заместителей руководителей) согласующих подразделений и служб города, заместителей главы, руководителя аппарата Окружной администрации города Якутска, руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений Окружной администрации города Якутска, глав Административных округов и администраций территорий, а также лиц, их официально замещающих.

Право согласования проектов правовых актов Окружной администрации города Якутска имеют: руководители управлений и служб округа, руководители структурных подразделений Окружной администрации города Якутска, главы Административных округов и администрации территорий, а также лица, их официально замещающие. Реквизит "РАССЫЛКА" или "РАЗОСЛАТЬ" - перечень рассылки, в который включаются:

организации и должностные лица, названные в проекте в качестве исполнителей заданий и определенные автором проекта;

должностные лица, на которых возложен контроль исполнения;

В случае рассылки документа в неподведомственные Окружной администрации города Якутска организации, следует указать адреса данных организаций с индексом.

При направлении адресатам более одного экземпляра, следует указать необходимое количество экземпляров.

В случае наличия приложений к правовому акту, направляемых не во все адреса, следует сделать пометку "без приложения" либо указать, какое из приложений направляется.

3.4. Порядок согласования

Согласование проектов НПА Окружной администрации города Якутска с заместителями главы, вносящими вопрос на утверждение, осуществляется после получения всех иных согласований, перед направлением проекта на согласование в правовое управление Окружной администрации города Якутска.

Согласование проектов правовых актов Окружной администрации города Якутска правовым комитетом Окружной администрации города Якутска осуществляется перед визированием руководителя аппарата Окружной администрации города Якутска.

Представление проектов НПА Окружной администрации города Якутска, на утверждение руководителю аппарата Окружной администрации города Якутска, осуществляется общим отделом Окружной администрации города Якутска.

Проекты правовых актов, не представленные в установленные сроки, считаются неподготовленными и на рассмотрение главы не вносятся.

В этом случае ответственные за подготовку вопроса должностные лица Окружной администрации города Якутска готовят докладную записку с объяснением причин и предложением о переносе срока рассмотрения вопроса на имя главы.

Представляя проект правового акта на согласование, ответственный исполнитель обязан указать свою должность, фамилию и телефон.

Направление на согласование проекта правового акта осуществляется в базе "Согласование" в электронном виде, в бумажном варианте по личному указанию Главы или руководителя аппарата, ответственность за прохождение стадий согласования проекта нормативного акта отсутствующий в базе данных "согласование" несет автор проекта нормативного акта.

В целях ускорения процесса согласования исполнитель может рассылать проект правового акта одновременно нескольким согласующим органам. Ответственность за идентичность всех рассылаемых экземпляров проекта возлагается на исполнителя (автора).

Использование факсимильной связи для получения согласования не допускается.

По требованию согласующего органа проект правового акта, оформленный на бумажном носителе, может быть представлен одновременно и с проектом, оформленным на магнитном носителе-дискете для подразделений не подключенных к сети Окружной администрации.

При приеме проекта правового акта согласующим органом на документе проставляется регистрационный номер и дата его получения, а при его отправке дата отправки. По требованию исполнителя согласующий орган обязан выдать справку о регистрации проекта в произвольной форме либо на копии документа поставить штамп о приеме.

В случае непредставления исполнителю согласующим органом информации о результатах рассмотрения проекта документа в указанный срок, проект считается согласованным. В этом случае исполнитель оформляет в произвольной форме записку на имя должностного лица, подписывающего правовой документ, о несоблюдении согласующим органом срока согласования (с указанием регистрационного номера и даты поступления проекта правового акта согласующему органу).

Руководитель подразделения, в которое поступил на согласование проект правового акта, обязан согласовать проект или представить мотивированные возражения в базе "согласование" или на бумажном носителе для подразделений не подключенных к сети.

Если замечания значительны по объему или требуют пояснений, замечания излагаются на отдельном листе, а на листе согласования рядом с подписью указывается: "с замечаниями. Замечания прилагаются".

Мотивированные возражения по согласованию проекта излагаются на отдельном листе либо на проекте распоряжения.

Сотрудники подразделения, в которое поступил на согласование проект распорядительного документа, обязаны проинформировать ответственного исполнителя, который в свою очередь обязан своевременно передать проект правового акта для дальнейшего согласования с другими структурными подразделениями.

3.4.1. Сроки согласования

Срок согласования проекта правового акта одним лицом не более 3 рабочих дней.

При оперативной подготовке проекта правового акта по указанию Главы срок согласования не должен превышать 1 рабочего дня с момента получения документа согласующим органом.

В случае необходимости продления срока действия согласования, исполнитель обращается к согласующему органу с просьбой подтвердить согласование.

При повторном представлении на согласование проектов правовых актов, доработанных по замечаниям согласующих органов, согласование не должно превышать одного рабочего дня, если Главой не установлен другой срок.

3.5. Доработка проектов правовых актов

Внесение согласующими органами в проект правового акта незначительных, не меняющих сути документа изменений, не влечет за собой повторного визирования.

При предоставлении дискеты с текстом проекта распоряжения в общий отдел на листе согласования, там, где есть виза согласующего, вносится надпись "виза на листе согласования" или "согласовано письмом от... N ...".

В случае оформления согласований на специальном листе в реквизите "ПРОЕКТ СОГЛАСОВАН" делается надпись "лист согласования прилагается".

При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, исполнитель должен заново согласовать проект правового акта.

3.6. Порядок представления проектов правовых актов городского округа "Якутск" для рассмотрения и утверждения

Исполнитель представляет в общий отдел проекты правовых актов в электронном виде в базе "согласование", на бумажном или магнитном носителе по личному указанию Главы или руководителя аппарата.

Ознакомление с представленным проектом правового акта сотрудников общего отдела производится в присутствии исполнителя.

Ознакомление включает в себя проверку соответствия оформления проекта правового акта Регламенту Окружной администрации города Якутска, комплектности представленных документов, наличия согласований.

Общий отдел осуществляет:

- перевод текста проекта документа на соответствующий бланк документа;

- передачу проекта правового акта на согласование руководителю Аппарата Окружной администрации города Якутска;

- внесение в текст подписанного документа исправлений, сделанных главой;

- регистрацию правового акта.

Решение о готовности проекта распоряжения главы для последующего представления проекта руководителю Аппарата Окружной администрации города Якутска для согласования принимается руководителем общего отдела.

При положительном решении о готовности проекта руководитель Аппарата Окружной администрации города Якутска подписывается на первом экземпляре и вносит его на подпись Главе, 1 заместителю или заместителю главы.

В случае принятия решения о неготовности документов к внесению на подпись руководства, сотрудники общего отдела в тот же день доводят принятое решение до исполнителя.

Подписанные или отклоненные проекты правовых актов поступают в общий отдел для дальнейшего оформления или возврата исполнителю.

Информацию о принятом решении, а в случае необходимости доработки и сам проект правового акта исполнитель может получить в общем отделе.

Ответственность за своевременность получения информации несет исполнитель.

Доработка проекта правового акта осуществляется исполнителем с учетом замечаний и дополнений, принимаемых в рабочем порядке или подготовленных по поручению должностного лица в срок не более 3 рабочих дней, если не установлен другой срок.

Проект правового акта, доработанный по замечаниям, оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в п. 3.5. настоящего Регламента.

Ответственность за доработку проекта распоряжения возлагается на должностное лицо, представившее проект распоряжения.

3.7. Регистрация, рассылка и формирование дел правовых актов городского округа "Якутск"

Распорядительные документы после их подписания передаются в общий отдел окружной администрации города Якутска.

Внесение каких-либо исправлений в подписанные правовые акты запрещено.

Подготовка и рассылка выписок из текста правовых актов осуществляется общим отделом.

3.7.1. Регистрация правовых актов городского округа Якутск.

Регистрация постановлений и распоряжений производится в течение года в порядке возрастания номеров отдельно по каждому виду документов.

Постановлениям главы присваиваются в течение года порядковые регистрационные номера без добавления аббревиатур.

Распоряжениям главы присваиваются в течение года порядковые регистрационные номера с добавлением аббревиатуры "р".

Распоряжениям заместителей главы присваивается порядковые регистрационные номера с добавлением аббревиатуры "зр". Датой указанных документов является дата их регистрации.

3.7.2. Рассылка правовых актов Окружной администрации города Якутска

Подписанные документы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком рассылки сотрудниками общего отдела.

Приложения правового акта подлежат рассылке в соответствии со списком рассылки.

Рассылка правовых актов производится в электронном виде программы "Босс-Референт", кроме подразделений не подключенных к системе "Босс-Референт".

Замена разосланных экземпляров правовых актов при обнаружении орфографических или технических ошибок может быть произведена только с разрешения главы, 1 заместителя главы или руководителя аппарата Окружной администрации города Якутска.

Сотрудник общего отдела, которому предоставлено право исправления ошибок и незначительных изменений, на верхнем поле нового (измененного) листа делает надпись "взамен разосланного" (при замене нескольких листов надпись делается на каждой странице) и указывает дату, номер и название правового акта, в котором производится замена листов.

Дело правового акта (подлинник) дополняется заменяемым листом (листами).

3.7.3. Формирование дел правовых актов городского округа "Якутск"

Подписанные правовые акты формируются общим отделом окружной администрации города Якутска в дела в течение года, в порядке возрастания номеров в соответствии с установленным порядком регистрации правовых актов.

Дело правового акта включает в себя:

- подлинник правового акта;

- приложения к правовому акту, в случае если документ не отнесен к категории ограниченного распространения;

- все проекты правового акта, имеющие визы, пометки согласующих лиц (если таковые имеются);

- листы согласований (если имеются);

- документы, послужившие основанием для принятия правового акта (при наличии).

3.7.4. Регистрация и рассылка поручений руководителей городского округа Якутск

Регистрация и рассылка поручений руководителей городского округа Якутск производится в соответствии с порядком, установленным Регламентом Окружной администрации города Якутска.

3.8. Контроль за исполнением правового акта

Контроль за исполнением правовых актов в целом возлагается на заместителей главы, руководителя аппарата окружной администрации города Якутска, которые вносили вопрос на рассмотрение главе.

В случае, когда проект распоряжения представлен структурным подразделением, непосредственно руководимым главой, контроль за исполнением может быть возложен на руководителя структурного подразделения, подготовившего проект правового акта (внесшего вопрос).

Контроль за исполнением поручений, зафиксированных в правовых актах возлагается на ответственного исполнителя.

Должностное лицо, ответственное за выполнение правового акта в целом, представляет обобщенную информацию об исполнении правового акта на рассмотрение главы.

4. Порядок работы с договорами и соглашениями

4.1. Общие положения

4.1.1. Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров и соглашений, заключаемых главой, уполномоченным должностным лицом городского округа "Якутск", с субъектами договорных отношений, определяется действующим федеральным, республиканским законодательствами, Уставом городского округа "Якутск", другими нормативно-правовыми актами городского округа "Якутск".

4.2. Оформление доверенности

4.2.1. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое должностным лицам, иным лицам, главой для ведения переговоров и подписания договоров от имени главы, представлять интересы окружной администрации города Якутска, действовать от имени окружной администрации во всех органах, учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы, перед физическими лицами, в любых судах и иных судебных учреждениях, любых инстанций по всем вопросам, связанным с деятельностью окружной администрации городя Якутска.

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

4.2.2. Доверенность оформляется на бланке письма главы при подписании доверенности главой.

4.2.3. Обязательные реквизиты доверенности:

- заголовок ("ДОВЕРЕННОСТЬ");

- регистрационный номер, дата и место выдачи;

- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица аппарата Окружной администрации города Якутска или иного лица;

- перечисление предоставляемых полномочий;

- срок действия доверенности;

- подпись главы (в его отсутствие исполняющего обязанности главы);

- печать Окружной администрации города Якутска;

- полномочия передоверия или его отсутствия.

4.3. Основные требования к оформлению договоров и соглашений

Договоры и соглашения должны соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным федеральными законами, Уставом городского округа "Якутск" и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.

Договор (соглашение) заключаются в трех экземплярах. Все три экземпляра подлинные. По одному экземпляру у лиц (организаций), заключающих договор и один экземпляр хранится в правовом управлении окружной администрации города Якутска.

Подписываемые договоры и соглашения должны содержать:

- наименование;

- преамбулу (вводную часть), в которой могут указываться основные цели;

- дату, место подписания, наименование сторон;

- предмет правового регулирования;

- права и обязанности сторон;

- ответственность сторон;

- способы и порядок обеспечения обязательств сторон;

- основания прекращения и приостановления их действия;

- порядок разрешения споров;

- срок и условия вступления в силу;

- срок действия;

- сведения о регистрации и месте хранения текста документа;

- наименование должности, фамилии, имени, отчества уполномоченного лица, подписывающего договор или соглашение;

- подписи сторон.

Подписи представителей сторон под двухсторонним договором или соглашением располагаются друг против друга или одна под другой.

Подпись каждой из сторон на обоих экземплярах договора удостоверяется печатью.

При оформлении договора или соглашения стороны не должны включать положения, которые содержатся в Конституции Российской Федерации, федеральных законах и вследствие этого являются обязательными к их исполнению.

Приложения к договорам и соглашениям составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой юридической силой с основным текстом документа.

4.4. Согласование проекта договора

Проект договора должен быть согласован:

Первым заместителем, заместителями главы по направлениям деятельности - для определения целесообразности заключения договора;

Правовым управлением - для обеспечения юридической грамотности документа и защиты интересов окружной администрации города Якутска;

Бухгалтерией или ФКУ, если договор имеет финансовую обеспеченность.

В проектах договоров необходимо указывать источники финансирования.

4.5. Регистрация, выполнение, контроль над выполнением и хранение договоров и соглашений

4.5.1. Регистрация договоров и соглашений осуществляется в общем отделе окружной администрации города Якутска.

Регистрационный номер договора и соглашения проставляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Регистрация договора и соглашения осуществляется при наличии подлинных экземпляров соответствующего договора и соглашения, проекта резолюции главы или проекта распорядительного документа по выполнению договора, соглашения.

4.5.2. Подготовку проекта резолюции по выполнению договора, соглашения или проекта распорядительного документа окружной администрации города Якутска, а также последующий контроль за исполнением договора, соглашения осуществляют структурные подразделения окружной администрации города Якутска, административных округов или администрации территорий, подготовившие договор, соглашение.

4.5.3. Ответственность за выполнение договора, соглашения в целом и представление информации главе для снятия его с контроля возлагается на первого заместителя, заместителя главы, определенного в резолюции главы. Ответственность за выполнением отдельных пунктов договора, соглашения и представление информации главе для снятия их с контроля возлагается на руководителей структурных подразделений окружной администрации города Якутска и административных округов, администрации территорий в соответствии с их компетенцией.

4.5.4. Представление главе договора или соглашения, подписанного главой с проектом резолюции либо проектом распорядительного документа, обобщение и анализ информации о ходе и результатах выполнения договора или соглашения, контроль над своевременным представлением информации главе о выполнении договора или соглашения, а также его отдельных пунктов возлагается на правовое управление окружной администрации города Якутска.

4.5.5. Представление проекта резолюции либо проекта распорядительного документа по выполнению договора или соглашения, подписанного уполномоченным главой должностным лицом указанному должностному лицу окружной администрации города Якутска, обобщение и анализ информации о ходе и результатах выполнения договора или соглашения, контроль за своевременным представлением ему информации о выполнении договора или соглашения и его отдельных пунктов возлагается на структурные подразделения окружной администрации города Якутска, обеспечивающие деятельность данного должностного лица.

4.5.6. Хранение подлинников указанных договоров и соглашений осуществляется в общем отделе окружной администрации города Якутска.

Подлинники договоров и соглашений формируются в самостоятельные дела, являются документами постоянного хранения и подлежат передаче на хранение в архив городского округа "Якутск".

Ознакомление с договорами и соглашениями производится в соответствии с действующим законодательством.

4.5.7. Согласование договоров на хозяйственное ведение осуществляется специалистами Управления делами.

5. Организация работы со служебными документами и обращениями граждан

5.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции

5.1.1. Прием и отправка служебных документов и обращений граждан в окружной администрации города Якутска осуществляется следующими способами:

- фельдъегерской службой;

- через почтовое отделение;

- нарочными, курьерами;

- лично гражданами;

- с использованием факсимильной связи (для документов, имеющих информационное значение);

- с использованием электронной почты;

- с использованием телексной и телеграфной связи;

- в виде телефонограмм.

5.1.2. Прием и отправка документов в окружной администрации города Якутска производится централизованно, за исключением факсимильной, телефонной связи и электронной почты.

Документы, переданные либо полученные с использованием факсимильной связи и электронной почты, не имеют юридической силы.

Факсимильные служебные документы имеют информационное значение (сводки, информация, справки о выполнении поручений).

5.1.3. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции осуществляется централизованно общим отделом окружной администрации города Якутска.

5.1.4. При приеме корреспонденции сотрудниками общего отдела проверяется правильность адресации документа, наличие приложений, если в тексте на них есть ссылки.

В случае отсутствия указанных в тексте приложений либо ошибочно доставленной корреспонденции, документы возвращаются отправителю с пояснением причины возврата.

В случае отсутствия данных о корреспонденте (ф.и.о. и адрес) письмо считается анонимным и рассмотрению не подлежит.

5.1.5. При приеме от нарочных служебных документов в разносной книге отправителя ставится дата и подпись сотрудника общего отдела, принявшего документ, на копии документа штамп администрации с указанием даты приема.

5.1.6. При приеме обращений от граждан на копии обращения, при ее наличии, по просьбе гражданина, ставится штамп окружной администрации города Якутска с указанием даты поступления документа.

5.1.7. Все конверты с поступившими в администрацию документами вскрываются (за исключением поступивших от должностного лица в адрес должностного лица окружной администрации города Якутска и содержащих пометку "лично", а также корреспонденции на иностранном языке).

Корреспонденция на иностранном языке без регистрации передается в отдел внешних и межрегиональных связей окружной администрации города Якутска.

При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется их целостность, наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи и др.).

5.1.8. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни и в связи с чрезвычайными ситуациями, принимается дежурными приемной главы с последующей передачей в общий отдел.

Указанная корреспонденция передается в общий отдел для ее обработки не позднее следующего рабочего дня.

5.1.9. Сотрудники общего отдела осуществляют регистрацию поступившей корреспонденции и направляют на рассмотрение главе, первому заместителю, заместителям главы, руководителю аппарата, иным должностным лицам в соответствии с распределением обязанностей и их компетенцией.

5.1.10. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в аппарате окружной администрации города Якутска в пределах здания осуществляется сотрудниками структурных подразделений окружной администрации города Якутска, ответственных за делопроизводство два раза в день в 10.00. и 16.00.

Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в окружной администрации города Якутска осуществляется под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа и полной фамилии расписавшегося).

5.1.11. Отправка документов из окружной администрации города Якутска производится после регистрации документа либо резолюции к нему в общем отделе окружной администрации города Якутска.

При отправке либо приеме на подпись руководству окружной администрации города Якутска корреспонденции сотрудниками общего отдела проверяется наличие:

- адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные окружной администрации города Якутска организации);

- необходимых виз согласования;

- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

- указанных в тексте приложений;

- подписи на документе.

5.1.12. Сотрудники общего отдела, в соответствии со своими служебными обязанностями, а также ответственные за делопроизводство структурных подразделений имеют право в случае неправильно оформленного документа:

- вернуть документ исполнителю с указанием ошибки;

- пригласить исполнителя к себе по документам срочного характера для исправления допущенной ошибки.

5.1.13. Документы, переданные в общий отдел, направляются внешним адресатам в 16.00.

Документы срочного характера, имеющие пометку "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", сдаются в общий отдел для незамедлительной отправки. К категории документов, требующих срочной отправки, относятся:

- поручения главы;

- протоколы совещаний, проводимых главой;

- поручения по исполнению (резолюции) служебных документов и обращений граждан, требующих оперативного решения.

5.1.14. При отправке заказной, простой и отправляемой службой фельдсвязи корреспонденции производится запись в журнале.

Отправку документов через фельдсвязь и спецсвязь осуществляет режимно-секретный отдел окружной администрации города Якутска.

5.1.15. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах.

Выдача производится в общем отделе под роспись получателя, при наличии записки руководителя структурного подразделения окружной администрации города Якутска либо лица его замещающего, рассматривавшего документ и резолюции руководителя аппарата окружной администрации города Якутска или начальника общего отдела либо лиц их замещающих.

5.2. Регистрация документов

5.2.1. Регистрация документов в аппарате мэрии осуществляется общим отделом окружной администрации города Якутска.

Регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих организаций и документы, требующие ответа.

5.2.2. Регистрация документов входящих, исходящих и внутренних осуществляется в аппарате окружной администрации города Якутска в автоматизированном режиме.

5.2.3. Моментом регистрации документа (в том числе и обращения гражданина) считается момент проставления на документе даты и регистрационного номера.

5.2.4. Прием (передача) телефонограмм, адресованных главе, первому заместителю, заместителям главы, руководителю аппарата окружной администрации города Якутска (или подписанных ими) производится секретарями вышеназванных должностных лиц с оформлением телефонограмм (исходящих и входящих отдельно) в журналах по установленной форме.

5.2.5. Служебные документы (в том числе телексы и факсы), а также обращения частных лиц на иностранном языке, адресованные в адрес городского округа "Якутск" без указания конкретного адресата регистрируются при наличии идентичного текста на русском языке.

5.2.6. Структурные подразделения окружной администрации города Якутска несут ответственность за сохранность, как самих документов, так и информации о них в базах данных, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.

5.3. Особенности работы с обращениями граждан

5.3.1. Работа с обращениями граждан в окружной администрации города Якутска осуществляется на основании данного Регламента.

5.3.2. под обращениями понимаются изложенные в устной или письменной форме предложения, заявления, жалобы, ходатайства, в том числе коллективные обращения и петиции граждан.

5.3.3. Не рассматриваются обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.

5.3.4. Устные обращения граждан рассматриваются в тех случаях, когда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, личности обращающихся известны или установлены.

На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной форме.

В отдельных случаях, ввиду сложного характера вопросов, поставленных в устных обращениях граждан, либо необходимости дополнительной проверки изложенных в них фактов, должностные лица дают соответствующие распоряжения исполнителям в порядке подчиненности.

Указанные обращения регистрируются в трехдневный срок и ставятся на контроль, результаты их рассмотрения доводятся до сведения заинтересованных лиц.

5.3.5. Запрещается направлять на рассмотрение жалобы тем органам власти, органам управления, и должностным лицам, действия (бездействие) которых обжалуется.

Рекомендуется осуществлять рассмотрение жалобы комиссионно.

5.4. Оформление Резолюций

Резолюции оформляются на бланках установленного образца.

Резолюция главы, первого заместителя, заместителей главы, руководителя Аппарата оформляется на бланке резолюции.

Бланк резолюции скрепляется с документом. Резолюция может быть оформлена и на самом документе.

5.4.1. В состав резолюции входят следующие элементы:

- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

- конкретное содержание поручения;

- срок исполнения поручения.

Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и участия в решении вопроса (при необходимости).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

Если срок исполнения в резолюции не указан, это означает, что исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца.

Резолюция подписывается соответствующим должностным лицом, которое дает поручение, (подпись расшифровывается на бланке) и датируется.

5.5. Рассмотрение документа

5.5.1. Рассмотрение документа в аппарате окружной администрации города Якутска предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции, передачу документа на доклад руководству, подписание резолюции.

5.5.2. Рассмотрение документа должностными лицами окружной администрации города Якутска с последующим вводом информации в базу данных производится в течение трех рабочих дней с момента регистрации документа в общем отделе.

5.5.3. Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения установленного первой резолюцией) и исполнитель.

Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае документ вновь докладывается должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и должностное лицо имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

5.5.4. Общий отдел обеспечивает исполнителей необходимым количеством копий документов.

5.6. Оформление исходящих документов

5.6.1. Исходящие документы (в том числе и инициативные) подписываются главой, первым заместителем, заместителями, руководителем аппарата окружной администрации города Якутска, либо лицами их официально замещающими.

5.6.2. Исходящие документы оформляются на бланках для писем.

5.6.3. Право подписи на должностных бланках имеют лица, должность которых указана на бланке, а также лица, исполняющие их обязанности.

5.6.4. Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются к отправке: в случае направления документа в один адрес в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на документе плюс один.

Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле в общем отделе, должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

Исходящие документы передаются для отправки общему отделу полностью оформленными в соответствии с настоящим Регламентом.

5.6.5. После исполнения документа исходящим номером ответа по данному исполненному документу является его входящий номер, данный при первичной регистрации.

5.6.6. Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер в соответствии с номенклатурой дел.

5.6.7. Исходящие документы структурных подразделений администрации, не обладающих правами юридического лица, подписываются главой, первым заместителем главы, заместителями главы, руководителем аппарата или лицами, их официально замещающими.

5.7. Формирование дел, их хранение, справочная работа

5.7.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется общим отделом.

5.7.2. Руководители структурных подразделений окружной администрации города Якутска отвечают за сохранность поступающих к ним документов и информации о них в базе данных.

5.7.3. Законченные делопроизводством дела в течение 3 лет остаются в структурных подразделениях окружной администрации города Якутска для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел передаются в архив окружной администрации города Якутска.

Оформление дел для передачи в архив окружной администрации города Якутска производится работниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем работника архива.

5.7.4. Общим отделом окружной администрации осуществляется сохранность документов, справочная работа по переданным документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата окружной администрации города Якутска; архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с положением об архиве окружной администрации города Якутска и "Правилами работы ведомственных архивов".

6. Исполнение и контроль исполнения распорядительных документов, поручений главы окружной администрации и обращений граждан

6.1. Общие положения

6.1.2. В окружной администрации г. Якутска подлежат исполнению поручения должностных лиц, зафиксированные в распорядительных и служебных документах главы окружной администрации, а также резолюциях по исполнению служебных документов и обращений граждан, протоколах заседаний и совещаний.

6.1.2. Исполнение предполагает разработку мер, направленных на осуществление и проведение в жизнь поручений главы окружной администрации и его заместителей.

6.1.3. Ответственность за качественное и своевременное исполнение указанных документов и поручений, как содержащихся в них, так и данных по их исполнению, возлагается на должностные лица в соответствии с возложенными на них функциями.

6.1.4. В целях обеспечения высокой эффективности управления городским хозяйством на основе систематической проверки хода исполнения поручений и принятия своевременных мер по их выполнению в определенные сроки устанавливается контроль исполнения поручений главы окружной администрации.

6.1.5. Контролю подлежит исполнение:

- поручений главы окружной администрации и его заместителей по выполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов высших представительных и исполнительных органов и должностных лиц (законы республики Саха (Якутия); указы, распоряжения и поручения Президента, вице-Президента Республики Саха (Якутия); постановления и распоряжения Правительства, поручения председателя Правительства Республики Саха (Якутия); постановления Ил Тумэн; решения Окружного Совета г. Якутска;

- поручений главы окружной администрации по подготовке проектов документов вышестоящих органов;

- распорядительных документов главы окружной администрации и его заместителей;

- письменных и устных поручений главы окружной администрации и его заместителей;

- планов работы окружной администрации;

- поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегиальных органов окружной администрации;

- поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых должностными лицами;

- резолюций должностных лиц по исполнению служебных документов, обращений граждан, обращений и запросов депутатов Ил Тумэн и Окружного Совета г. Якутска.

6.1.6. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением конкретных документов и резолюций.

В компетенцию должностного лица, ответственного за контроль исполнения, входит организация выполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.1.7. Контроль исполнения распорядительных документов главы окружной администрации и его заместителей, зафиксированных в протоколах и резолюциях, может быть возложен на одного или нескольких должностных лиц в соответствии с распределением обязанностей. В том случае, если контроль возложен на нескольких должностных лиц, то обобщает материал (готовит итоговую справку) в целом по исполнению распорядительного документа, протокола, резолюции то должностное лицо, которое значится первым.

6.1.8. Структурные подразделения окружной администрации в соответствии со своей компетенцией осуществляют контрольно-аналитические функции, предусматривающие контроль и анализ результатов исполнения, информирование об этом соответствующих должностных лиц, ведение баз данных.

6.1.9. Особенности контроля исполнения поручений Президента, Вице-Президента, Председателя Правительства Республики Саха (Якутия).

6.1.9.1. Контролю подлежат все поручения Президента, Вице-Президента, Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), как содержащиеся в указах, распоряжениях, постановлениях, протоколах, так и их прямые поручения.

6.1.9.2. Исполнение поручений Президента, Вице-Президента, Правительства Республики Саха (Якутия) организуются заместителями главы окружной администрации в соответствии с поручениями главы администрации и его заместителей.

Заместители главы окружной администрации несут личную ответственность за своевременное и надлежащее исполнение данных поручений, а также распорядительных документов главы администрации и его заместителей, принимаемых во исполнение поручений Президента, Вице-Президента, Правительства Республики Саха (Якутия).

6.1.9.2. При организации исполнения поручений Президента, Вице-Президента, Правительства Республики Саха (Якутия) рекомендуется использование мер упреждающего контроля:

- принятие решений; разработка планов и других мероприятий с указанием конкретных сроков исполнения, должностных лиц, ответственных за исполнение поручений Президента, Вице-Президента, председателя Правительства Республики Саха (Якутия);

- осуществление контрольных проверок хода исполнения поручений Президента, Вице-Президента, председателя Правительства Республики Саха (Якутия) в структурных подразделениях окружной администрации;

- регулярное ежемесячное заслушивание на оперативных совещаниях (коллегиях) либо специальных заседаниях отчетов должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений Президента, Вице-Президента, председателя Правительства Республики Саха (Якутия), своевременное принятие мер для устранения недостатков в данной работе.

В случае невозможности выполнения поручений в указанный срок заблаговременно, но не позднее 5 дней до установленного срока, в контрольное управление представляется аргументированная записка на имя главы окружной администрации с проектом обращения к Президенту, Вице-Президенту, председателю Правительства Республики Саха (Якутия), содержащим просьбу о продлении сроков исполнения их поручений, конкретные причины невозможности выполнения поручения в установленный срок, а также принятые меры по обеспечению выполнения поручения.

6.1.9.3. Представление главе окружной администрации промежуточной информации о принятых заместителями, подведомственными им структурными подразделениями мерах по исполнению поручений Президента, Вице-Президента, председателя Правительства Республики Саха (Якутия) необходимо в тех случаях, когда срок исполнения их поручений определен в течение месяца и более и в те сроки, которые указаны в поручении главы окружной администрации.

В случае, когда срок исполнения поручения установлен менее месяца и при этом своевременное его выполнение не вызывает сомнения, промежуточная информация представляется по усмотрению заместителя главы окружной администрации.

6.1.9.4. В проекте докладной записки на имя Президента, Вице-президента, председателя Правительства Республики Саха (Якутия) должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения.

6.1.9.5. При подготовке проектов поручений мэра, данных в соответствии с поручениями Президента, Вице-президента, председателя Правительства Республики Саха (Якутия), следует иметь в виду:

- поручения Президента, Вице-президента, председателя Правительства Республики Саха (Якутия) исполняются в указанные в них сроки;

- если в этих поручениях срок не определен, устанавливается месячный срок с момента поступления документа в окружную администрацию;

- поручения, содержащие в тексте указание "срочно", исполняются в трехдневный срок с даты поступления документа в окружную администрацию; требующие дополнительного изучения поставленных вопросов, а также содержащие в тексте указание "оперативно" исполняются в течение десяти дней с момента поступления документа в окружную администрацию;

- сроки исполнения поручений, содержащиеся в указах и распоряжениях Президента Республики Саха (Якутия), распоряжениях Вице-президента, распоряжениях и постановлениях председателя Правительства исчисляются в календарных днях с даты вступления их в силу;

- сроки исполнения прямых поручений Президента, Вице-президента, председателя Правительства Республики Саха (Якутия) исчисляются в календарных днях с даты их подписания;

- сроки исполнения прямых поручений, содержащие в тексте указания "срочно" или "оперативно", исчисляются в календарных днях с даты их поступления в окружную администрацию.

6.1.9.6. При получении информации о снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений Президента, Вице-президента, Правительства Республики Саха (Якутия) в адрес главы окружной администрации, соответствующие структурные подразделения информируют заместителей главы окружной администрации - исполнителей данных поручений о принятом решении.

6.2. Распределение обязанностей между структурными подразделениями окружной администрации, осуществляющими контрольно-аналитическую деятельность по исполнению распорядительных документов главы окружной администрации и его поручений, зафиксированных в протоколах совещаний и резолюциях

6.2.1. Контрольно-аналитическую деятельность осуществляют следующие структурные подразделения:

- контрольное управление;

- общий отдел;

- организационный отдел;

- департамент по экономике, прогнозированию и ценообразованию

- правовой комитет

6.2.1.1. Контрольное управление осуществляет контроль и анализ исполнения:

- поручений мэра по исполнению указов и распоряжений Президента, Вице-президента, постановлений и распоряжений Правительства, постановлений Ил Тумэн республики Саха (Якутия), Окружного Совета г. Якутска;

- поручений, содержащихся в распоряжениях и постановлениях главы окружной администрации;

- поручений, содержащихся в протоколах заседаний и совещаний у главы окружной администрации (городских планерных, с главами административных округов, с главами пригородных населенных пунктов);

- поручений, содержащихся в протоколах тематических и выездных совещаний у главы окружной администрации;

- стенографических поручений мэра, данных на планерных совещаниях с заместителями главы окружной администрации;

- личных поручений главы окружной администрации по вопросам обеспечения жизнедеятельности города и другим вопросам;

- служебных документов, связанных с выполнением протоколов.

6.2.1.2. Общий отдел осуществляет:

- контроль за прохождением служебных документов за подписью главы окружной администрации в высшие государственные органы;

- контроль исполнения резолюций главы окружной администрации и его заместителей по исполнению служебных документов и обращений граждан;

- контроль исполнения резолюций главы администрации и его заместителей, данных в ходе личного приема граждан и представителей организаций;

- контроль исполнения поручений главы окружной администрации, зафиксированных в резолюциях по исполнению обращений и запросов Парламента Республики Саха (Якутия), Окружного Совета г. Якутска, депутатов всех уровней;

- контроль соответствия требованиям Регламента проектов распорядительных документов главы окружной администрации и его заместителей;

- контроль за доработкой проектов распорядительных документов главы окружной администрации

6.2.1.3. Организационный отдел осуществляет:

- контроль и анализ исполнения планов работы окружной администрации;

- контроль и анализ выполнения решений коллегиальных органов окружной администрации;

- контроль и анализ выполнения плана мероприятий по реализации наказов избирателей.

6.2.1.4. Департамент по экономике, прогнозированию и ценообразованию осуществляет контроль и анализ исполнения федеральных, республиканских и муниципальных целевых программ.

6.2.1.5. Правовой комитет осуществляет контроль и анализ исполнения договоров.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

6.2. Сроки рассмотрения и исполнения.

6.2.1. Сроки исполнения распорядительных документов и протоколов совещаний

6.2.1.1. Сроки исполнения поручений, содержащихся в распорядительных документах, указываются в тексте документов.

Сроки выполнения распорядительного документа в целом определяются по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе мероприятий и поручений, предусмотренных распорядительным документом.

В тех случаях, когда в распорядительном документе не определены сроки исполнения поручений, то срок исполнения документа в целом - 1 год с момента подписания распорядительного документа.

Контрольное управление через 3 месяца с момента выхода распорядительного документа запрашивает у исполнителя или должностного лица, на которого возложен контроль за выполнением документа в целом, информацию о ходе выполнения отдельных поручений. В случае, если поручение не выполнено исполнитель устанавливает конечный срок выполнения данного поручения в рамках срока по последнему пункту, о чем информирует руководителя аппарата.

Продление срока исполнения отдельного поручения, содержащегося в распорядительном документе, осуществляется руководителем аппарата или контрольным управлением на основании справки, обосновывающей причины невыполнения поручения и содержащей предложения о новом сроке исполнения данного поручения.

В случае, если распорядительный документ не выполнен в целом в установленные сроки, то должностное лицо, на которого возложен контроль за выполнением распорядительного документа, направляет на имя главы окружной администрации или заместителя главы, подписавшего распорядительный документ, записку (справку) с указанием причин невыполнения распорядительного документа и предложением о сроках его выполнения.

Распорядительные документы главы окружной администрации снимаются с контроля на основании записки (справки), содержащей информацию о выполнении всех поручений распорядительного документа, за подписью должностного лица, на которого возложен контроль за документом в целом.

6.2.1.2. Сроки исполнения протокольных поручений определены в протоколе и исчисляются с даты проведения совещания.

Если срок исполнения поручения, данного на совещании у главы окружной администрации, не указан, то контрольное управление определяет срок исполнения отчета (справки) о ходе выполнения поручения.

6.2.1.3. Решение о продлении срока исполнения протокола на основе аргументированного предложения ответственных за контроль протокола в целом принимается главой окружной администрации.

Решение о снятии протокола совещания с контроля в связи с его выполнением, проведением повторного совещания, принятием соответствующего распорядительного документа (исчерпывающего поручения, содержащиеся в протоколе) по предложению ответственного за контроль исполнения протокола в целом, принимается главой окружной администрации.

Решение о снятии с контроля отдельного поручения и продлении срока его исполнения может быть принято контрольным управлением по предложению исполнителя, согласованному с заместителем главы администрации, ответственным за контроль протокола в целом, если изменение срока исполнения поручения не влияет на сроки выполнения протокола в целом.

6.2.1.4. Снятие с контроля устного поручения главы окружной администрации осуществляется на основании резолюции главы на справке (заключении) об исполнении, представленной контрольным управлением.

6.2.1.5. Основанием для снятия распорядительного документа с контроля является его выполнение и принятие нового распорядительного документа, отменяющего действие прежнего (в связи с изменением объективных условий, принятием законодательных, нормативных документов и т.д.).

6.3. Сроки рассмотрения и исполнения служебных документов, обращений граждан.

6.3.1. Сроки исполнения поручений по служебным документам и обращений граждан указываются в резолюциях главы окружной администрации и его заместителей.

Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.

Отсутствие указания конкретного срока исполнения в резолюции означает, что исполнение документа предусмотрено в течение 1 месяца.

Если служебный документ, обращение гражданина поставлены на контроль главой окружной администрации и его заместителями, срок исполнения поручений по ним исчисляется от даты поступления (первичной регистрации) документа в окружной администрации и составляет 1 месяц, если в резолюции не установлен другой срок исполнения. При указании срока в днях отсчет времени, отведенного на исполнение поручения, ведется со дня подписания резолюции.

В случае переадресования документа, т.е. направления по принадлежности в Управы административных округов, срок исполнения исчисляется с даты поступления (регистрации) документа в округ.

Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляется в следующем порядке:

- поручения с пометкой "незамедлительно" исполняются в течение 1 дня со дня подписания поручения;

- поручения с пометкой "весьма срочно" исполняются не позднее 2 дней со дня подписания поручения;

- поручения с пометкой "срочно" исполняются не позднее 3 дней со дня подписания поручения;

- поручения с пометкой "оперативно" исполняются не позднее 10 дней со дня подписания поручения.

При постановке пометок срочности вышеуказанными должностными лицами сотрудники их аппаратов обязаны довести до сведения исполнителей информацию о срочном поручении и направить, используя средства оперативной доставки, документ исполнителю.

В отдельных случаях, с учетом сложности решаемых вопросов, срок исполнения поручений главы окружной администрации и его заместителей, данных по служебным документам, осуществляется в срок до двух месяцев.

Данное исключение не касается поручений по документам, поступившим из вышестоящих органов с указанием конкретных сроков исполнения, а также обращений депутатов.

6.3.2. Для всех видов обращений граждан - индивидуальных и коллективных, поданных в письменной форме, если их разрешение не требует продления или принятия безотлагательных мер, устанавливаются единые предельные сроки рассмотрения.

Решения по обращениям граждан принимаются в срок до 1 месяца со дня их поступления и регистрации.

Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно в сокращенные сроки, не позднее 15 дней.

В тех случаях, когда для разрешения предложений, заявлений, жалоб или ходатайств необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки их разрешения могут быть в порядке исключения продлены главой окружной администрации и его заместителями, но не более чем за 1 месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему обращение.

При этом общий срок рассмотрения обращения не может превышать 2 месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается на весь период судебного разбирательства.

Корректировка сроков исполнения производится должностным лицом, его установившим, на основании информации (справки) ответственного исполнителя.

Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то ответственным исполнителем готовится справка на имя должностного лица, подписавшего резолюцию, с обоснованием необходимости продления срока, и не позднее, чем за 2 дня до истечения срока исполнения представляется в общий отдел.

6.3.3. Сроки и порядок рассмотрения обращений и запросов депутатов

Должностные лица окружной администрации, к которым обратился депутат Ил Тумэн или Окружного Совета г. Якутска по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, обязаны дать ответ или предоставить запрашиваемые им документы или сведения безотлагательно.

В случае необходимости проведения связи с обращением дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов руководители обязаны сообщить об этом депутату в трехдневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется депутату не позднее 30 дней со дня получения обращения.

Инициатор запроса имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении поставленных им вопросов.

Обращения депутатов, депутатских комиссий, рабочей группы рассматриваются в месячный срок с момента получения обращения, а в случае указания в обращении на нарушение законодательства должностные лица незамедлительно принимают меры для устранения нарушения и привлечения виновных к ответственности.

Обращение Окружного Совета г. Якутска к окружной администрации с предложением отмены, изменения или дополнения принятых им актов рассматривается в месячный срок и о результатах рассмотрения сообщается секретариату.

Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании Ил Тумэн) или письменной форме не позднее, чем через 15 дней со дня получения запроса. Или в иной, установленный Парламентом РС(Я) срок.

Подготовка проекта ответа на депутатский запрос поручается должностному лицу, к ведению которого относится поставленный вопрос. Ответ на запрос дается за подписью главы окружной администрации. Представление на подпись проекта ответа осуществляется после согласования с заместителем главы окружной администрации и полномочными представителями главы окружной администрации в Ил Тумэн РС(Я) и Окружном Совете г. Якутска.

6.3.4. Снятие с контроля поручений производится должностным лицом, поставившим документ на контроль.

Основанием для снятия с контроля может служить:

- справка исполнителя о результатах выполнения поручения;

- копия подписанного и зарегистрированного ответа корреспонденту, направленная с сопроводительным документом.

Решение о снятии с контроля документов с грифом "Особый контроль" принимает глава окружной администрации.

6.4. Порядок исполнения документов

6.4.1. Исполнение документов осуществляется в соответствии с поручениями должностных лиц, содержащимися в распорядительных документах, протоколах, резолюциях.

6.4.2. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации является лицо, указанное в поручении первым.

6.4.3. Соисполнители не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя.

Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей. Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

6.4.4. Справки (информации) о ходе и результатах исполнения поручений главы окружной администрации и его заместителей должны подписываться руководителями структурных подразделений, которым даны поручения и представляться в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня регистрации документа, если срок не был указан.

6.4.5. Справки по поручениям руководителей структурных подразделений могут быть подписаны заместителями руководителей.

6.4.6. Информация в адрес Президента, Вице-Президента, Председателя Правительства, Председателя Государственного Собрания Ил Тумэн Республики Саха (Якутия), депутатов различных уровней, руководителей министерств и ведомств и иных должностных лиц должны оформляться на бланке письма главы окружной администрации и в двух экземплярах направляться в общий отдел (при этом на втором экземпляре должны быть визы руководителей, подготовивших проект ответа).

6.4.7. Ответы на служебные документы и письменные обращения граждан даются, как правило, в письменной форме.

По документам с поручениями (резолюциями) главы окружной администрации и его заместителей ответ дает руководитель структурного подразделения.

На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной форме.

Допускается устная форма ответа (если такая форма устраивает заявителя или обратившуюся организацию), о чем на документах и обращениях граждан (либо на отдельных справках) делается соответствующая отметка исполнителем с указанием даты ответа, его краткого содержания и информацией о конкретном лице, давшем ответ (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона), а также лице, его получившем.

6.4.8. Ответы на поручения главе окружной администрации и должностных лиц, имеющих от его имени давать поручения, адресуются исключительно главе окружной администрации.

6.5. Порядок осуществления контроля

6.1. Контроль исполнения распорядительных документов и поручений в аппарате окружной администрации осуществляется в автоматизированном режиме с использованием баз данных "Босс-референт".

6.2. Централизованному (с использованием автоматизированных систем контроля) контролю по срокам и качеству исполнения подлежат служебные документы и обращения граждан, поставленные на контроль главой окружной администрации и помеченные штампом "Контроль" и "Особый контроль".

6.3. Определение и отметка на распорядительном документе в целом и его отдельных пунктов (поручений), подлежащих контролю с использованием автоматизированной системы возлагается на руководство контрольного управления.

6.4. Документы, подлежащие контролю, поступают в структурные подразделения, как правило, в день их регистрации или подписания резолюции из общего отдела. Контроль осуществляется как оперативными методами (выезды на место, использование средств оперативной связи, организация проверок, совещаний и т.д.), так и традиционными (представление исполнителем информации в виде справок, заключений и т.д.).

6.5. Структурные подразделения аппарата окружной администрации, осуществляющие контрольно-аналитические функции, до истечения установленного срока исполнения, направляют исполнителям уведомления, перечень поручений, сроки которых истекают в предстоящий период.

6.6. Допускается запрашивать информацию о ходе исполнения распорядительного документа или поручения до истечения конечного срока в порядке упреждающего контроля.

6.6.1. Исполнители обязаны представить информацию о выполнении распорядительных документов, резолюций и поручений должностных лиц в контрольные структурные подразделения аппарата окружной администрации не позднее следующего дня после окончания контрольного срока, за исключением документов с указанием конкретной даты исполнения.

Если информация, содержащаяся в отчете, не соответствует установленным требованиям, может быть возвращена исполнителю для доработки.

6.6.2. Информация о выполнении поручений Президента, Вице-Президента, Председателя Правительства Республики Саха (Якутия) направляются за подписью главы окружной администрации или его заместителей и вносится контрольным управлением в единую правительственную базу данных "Контроль".

6.6.3. Контролирующие структурные подразделения аппарата окружной администрации после получения справки от исполнителя:

- анализируют полученную информацию;

- готовят проект резолюции главы окружной администрации и его заместителей, должностных лиц, имеющих право от имени главы окружной администрации давать поручения, о снятии с контроля поручения (в случае его выполнения), о продлении сроков исполнения (если есть веское обоснование), о принятии мер к исполнению (в случае несогласия с исполнителем).

6.6. Информирование должностных лиц

6.6.1. На основании анализа письменной информации, и других официальных материалов, представляемых исполнителями, проведенных проверок, контрольно-аналитическими подразделениями аппарата окружной администрации ежемесячно докладывается информация о ходе выполнения распорядительных документов главы окружной администрации, протоколов совещаний у главы окружной администрации, а также исполнения служебных документов и обращений граждан.

6.6.2. На основании полученной информации от управления текущего контроля Администрации Президента и Правительства республики Саха (Якутия) о снятии с контроля документов вышестоящих органов, контрольное управление доводит до сведения должностных лиц, ответственных за исполнение документов.

6.6.3. Главы Управ административных округов, руководители структурных подразделений представляют главе окружной администрации ежегодные отчеты о своей деятельности.

6.6.4. Контролирующие структурные подразделения аппарата окружной администрации имеют право вносить должностным лицам предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников, не обеспечивших своевременное выполнение поручений главы окружной администрации, содержащихся в резолюциях, в протоколах и распорядительных документах главы окружной администрации.

7. Служебное письмо

Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.

В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы.

Во второй части письма (заключение) высказывается основанная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т.п.

Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (просим сообщить; направляем на рассмотрение);

- от третьего лица единственного числа (ДАСиР считает возможным; министерство не возражает);

- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу направить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу, так как при работе с документом, содержащим несколько вопросов, возникают сложности:

- при регистрации какого документа (в графе "Содержание" нужно указать не один, а несколько вопросов);

- на этапе контроля исполнения, так как неясно, кому из исполнителей направлять документы в первую очередь;

- при определении дела по номенклатуре (куда подшить документ).

Служебное письмо должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц.

Письмо должно быть полным, исчерпывающим. Несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, следует раскрыть полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.

Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

Служебное письмо должно быть корректным по форме.

При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к деловому партнеру.

Служебное письмо подписывает руководитель, заместители, руководители структурных подразделений в пределах своей полномочий.

Право подписи служебных писем закрепляется в уставе, положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

При направлении служебных писем (в том числе ответы на запросы) в вышестоящие инстанции (Правительство РФ, РС(Я), министерства и ведомства) письма подписывает Глава, заместители главы в соответствии с отраслевой принадлежностью и полномочиями.

8. Организация приема граждан и представителей организаций

8.1. Прием граждан

8.1.1. Прием граждан осуществляется по вопросам, входящим в компетенцию главы, определенной Уставом городского округа "Якутск" и другими законами.

Прием граждан осуществляется по поручению главы, первым заместителем и заместителями главы согласно графика, утверждаемого ежемесячно главой.

8.1.2. Каждое обращение гражданина в окружной администрации города Якутска регистрируется в секторе писем общего отдела окружной администрации города Якутска.

8.1.3. Предварительная беседа с гражданами и запись на прием к главе и его заместителем проводятся специалистами сектора писем общего отдела.

Запись на прием одного гражданина по одному и тому же вопросу производиться один раз в полгода.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Специалисты общего отдела подготавливают к приему:

- справку-заключение с рекомендациями (на основании предварительной беседы с гражданином работника общего отдела);

- федеральные законы, республиканские законы и иные нормативные правовые акты по вопросу, содержащемуся в обращении гражданина;

- справки подразделений и служб города, административных округов, рассматривавших обращение ранее.

8.1.4. Каждое поручение главы и его заместителей, проводивших прием граждан, ставится на контроль общего отдела окружной администрации города Якутска.

Продление сроков, исполнения поручений возможно только должностным лицом, установившим срок исполнения, либо по его поручению помощником.

В случае, если поступивший от исполнителя проект ответа (справка, информация) не отвечает предъявляемым Регламентом требованиям, общий отдел повторно направляет документы с поручением для доработки.

8.1.5. Поручение снимается с контроля:

- если вопрос решен положительно;

- даны разъяснения;

- если органом городской администрации дан обоснованный отказ в выполнении требования гражданина и должностное лицо окружной администрации города Якутска, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

8.2. Прием представителей организаций:

8.2.1. Предварительная беседа с представителями организаций и запись на прием к главе проводится сотрудниками приемной окружной администрации города Якутска. Запись на прием проводится секретарем или уполномоченным сотрудником.

9. Основные правила формирования и хранения дел в структурных подразделениях окружной администрации

9.1. Все исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При этом необходимо:

Систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов по хронологии, при этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

Группировать, в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел.

Подшивать в дела заверенные копии документов (отсутствие заверительной отметки лишает документ юридической силы)

Включать годовые планы, отчеты в материалы того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления и даты поступления.

Количество листов в деле не должно превышать 250.

9.2. При формировании дел постоянного срока хранения необходима внутренняя опись документов.

9.3. Все оформленные дела хранятся в шкафах или на стеллажах. В каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел, на корешках обложек дел (папок) указываются цифровые обозначения. Хранение дел в столах не допускается.

Выдача справок по хранящимся в делах документам и снятие копий с документов для сотрудников окружной администрации города Якутска и сторонних организаций, а также вынос архивных документов из здания окружной администрации города Якутска производится при наличии запроса руководителя структурного подразделения и разрешения руководителя аппарата и начальника правового управления окружной администрации города Якутска или начальника общего отдела и начальника правового управления окружной администрации города Якутска или лиц их замещающих.

9.4. В случае увольнения, ухода в отпуск сотрудник архива обязан все имеющиеся у него документы передать другому сотруднику по акту приема-передачи.

10. Порядок подготовки и проведения планерных совещаний у главы окружной администрации города Якутска, в окружной администрации города Якутска

10.1. Порядок проведения планерных совещаний у главы Городского округа:

- В понедельник 8.00 утра совещание руководителей Окружной администрации города Якутска, предприятий, организаций, действующих на территории округа независимо от форм собственности и ведомственной подчиненности.

Повестка:

1. Информация оперативных служб о состоянии городского хозяйства.

2. План на текущую неделю.

3. Контроль исполнения поручений.

4. Рабочие моменты.

Один раз в месяц по утвержденному графику проводится пленарное совещание всех муниципальных служащих.

Повестка:

1. Информация подразделений о ходе реализации целевых программ ???

2. О задачах на определенный период.

3. Новости муниципальной службы.

- Во вторник 8.30 час. Планерное совещание с главами административных округов.

Повестка:

1. План на текущую неделю.

2. Контроль исполнения поручений.

3. Рабочие моменты.

- Среда, 8 ч. 30 мин. Планерное совещание с заместителями Главы. Повестка:

1. План на текущую неделю.

2. Контроль исполнения поручений.

3. Рабочие моменты.

- Четверг 8 ч. 30 мин. Планерное совещание с главами пригородных администраций.

Повестка:

1. План на текущую неделю.

2. Контроль исполнения поручений.

3. Рабочие моменты.

- Пятница - работа заместителей главы в курируемых округах.

- Суббота - 9.00 час. Совещание с заместителями главы по муниципальным программам.

11. Порядок подготовки и проведения заседаний и совещаний у главы городского округа "Якутск"

11.1. Общие положения

11.1.1. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях и совещаниях, проводимых должностными лицами, органами исполнительной власти города, структурными подразделениями аппарата Главы и другими организационными структурами окружной администрации города Якутска (комиссиями, советами, коллегиями и т.д.).

11.1.2. Решения, зафиксированные в протоколах, принятые в пределах полномочий должностных лиц исполнительной власти города, являются обязательными для исполнения должностными лицами и сотрудниками окружной администрации, органов исполнительной власти города, юридическими лицами на территории города, руководимыми (курируемыми) должностными лицами, проводившими совещание (заседание) и подписавшими протокол.

11.1.3. Протокольные решения, как правило, имеют непродолжительный характер действия и распространяются на ограниченный круг должностных лиц и организаций.

11.1.4. На совещаниях, проводимых главой, 1 заместителем, необходимо личное присутствие руководителей департаментов, председателей комитетов, начальников главных управлений, управлений, инспекций и префектов административных округов или лиц, официально их замещающих.

На совещаниях, проводимых первыми заместителями, заместителями главы в окружной администрации города Якутска, допускается присутствие заместителей руководителей органов исполнительной власти города или лиц, официально их замещающих.

Главы управ приглашаются на совещания по согласованию с заместителем главы в окружной администрации города Якутска, курирующими территориальные органы исполнительной власти города.

На совещаниях, проводимых должностными лицами окружной администрации, допускается присутствие руководителей структурных подразделений и специалистов органов исполнительной власти города.

11.1.5. Ответственные за подготовку совещания не позднее чем за 5 дней до его проведения (кроме оперативных, проводимых по поручению главы) обеспечивают приглашение участников, а также оповещение их при отмене совещания или его переносе.

11.2. Подготовка и проведение совещаний у главы

11.2.1. Совещания у главы проводятся в соответствии с его поручениями и недельным рабочим планом.

11.2.2. Организация совещания у главы возлагается на первых заместителей, заместителей главы окружной администрации города Якутска.

11.2.3. Ответственные за подготовку совещания, не менее чем за 2 рабочих дня до планируемого совещания обеспечивают представление в аппарат главы следующих материалов:

11.2.3.1. Повестки дня с указанием докладчика, списка участников совещания по установленной форме.

11.2.3.2. Проекта протокола совещания.

11.2.3.3. Сводной информации по существу рассматриваемого вопроса и при необходимости проекта распорядительного документа, согласованного с заинтересованными организациями (со справкой по имеющимся разногласиям).

11.2.4. Управление делами обеспечивает предоставление и подготовку помещения для проведения совещания:

11.2.5. В соответствии с решениями, принятыми главой по рассмотренным на совещании вопросам, специалистами контрольно-аналитического управления главы в тот же день с момента совещания разрабатывается протокол и представляется на подпись.

11.2.5.1. В протоколе совещания указываются конкретные исполнители поручений и сроки их исполнения.

11.3. Проведение совещаний в аппарате окружной администрации.

11.3.1. Совещания с должностными лицами органов исполнительной власти города, руководителями предприятий и организаций городского подчинения, а также представителями общественных организаций проводятся должностными лицами аппарата окружной администрации по отраслевой принадлежности по мере необходимости.

11.3.2. После проведения совещания (в т.ч. и выездного) в тот же день соответствующие структурные подразделения окружной администрации составляют протокол. Выписки из протокола с конкретными поручениями и сроками их исполнения направляются исполнителям на следующий день после его подписания ответственными секретарями совещаний.

11.3.3. Контроль исполнения поручений осуществляют соответствующие структурные подразделения окружной администрации по отраслевой принадлежности.

12. Организация поздравлений с юбилеями и профессиональными праздниками

12.1.1. Организация поздравлений с юбилеями и профессиональными праздниками осуществляется структурными подразделениями администрации по отраслевой принадлежности или подчиненности. Координацию осуществляет отдел по организационной работе.

12.1.2. Координация поздравлений с юбилеями работников администрации и структурных подразделений осуществляется кадровым управлением.

12.1.3. Организация поздравлений с общими праздниками осуществляется общим отделом.

13. Ответственность за нарушение регламента

За нарушение требований настоящего Регламента, а также за разглашение сведений служебного характера, виновные лица могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Дисциплинарные взыскания оформляются распоряжениями главы, первым заместителем, заместителями главы, руководителем аппарата в соответствии с распоряжением главы N _______от_____________.