Постановление Главы городского округа "Город Якутск" от 7 октября 2008 г. N 108 "Об утверждении Регламента Окружной администрации города Якутска"

В целях совершенствования организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска:

1. Отменить Постановление Главы ГО "Якутск" от 14 февраля 2007 г. за N 3 "Об утверждении Регламента Окружной администрации г. Якутска"

2. Утвердить Регламент Окружной администрации города Якутска в новой редакции (приложение).

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам Окружной администрации города Якутска руководствоваться в своей деятельности новой редакцией Регламента.

4. Настоящее постановление вступает в силу с момента его подписания.

5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя Главы-руководителя Аппарата Окружной администрации г. Якутска Гоголеву С.В.

Глава

Ю.В. Заболев

Регламент
Окружной администрации города Якутска
(утв. постановлением главы Городского округа "Город Якутск" от 07октября 2008 г. N 108)

1. Общие положения

Настоящий Регламент определяет порядок организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности Окружной администрации города Якутска (далее Окружная администрация).

1.1. Исполнительно-распорядительную, координирующую и контрольную деятельность на территории города осуществляет Глава Городского округа "Город Якутск", (далее Глава), возглавляющий Окружную администрацию на принципах единоначалия.

Глава имеет право делегировать часть своих полномочий заместителям главы, главам административных территорий в соответствии с действующим законодательством, о чем издается соответствующее распоряжение.

1.2. Регламент Окружной администрации утверждается, изменяется и дополняется Главой.

В перечень информационных ресурсов Окружной администрации входят:

- документы, подписанные Главой, заместителями Главы ГО "Город Якутск".

- документы на бумажных носителях, электронные документы и их электронные образцы, компьютерные базы данных.

В перечень информационных сетей Окружной администрации входят:

- сеть муниципальной электронной почты;

- электронная система документооборота "Босс-Референт"

- территориальная сеть Окружной администрации;

- локальные сети структурных подразделений Окружной администрации, в перспективе интегрируемые в территориальную сеть.

Информационные ресурсы Окружной администрации по доступу подразделяются на открытую информацию, служебную информацию, информацию ограниченного распространения.

К категории открытой информации относится информация, содержащаяся в документах и базах данных Окружной администрации и затрагивающая права и интересы граждан, не относящаяся к документам для служебного пользования (ДСП).

К категории служебной информации относятся:

- информация, содержащаяся в документах и базах данных Окружной администрации, предназначенная для сотрудников Окружной администрации, при выполнении ими своих функциональных обязанностей;

- служебная переписка Окружной администрации с вышестоящими органами исполнительной власти, административными территориями, предприятиями, и службами города.

- содержание резолюций и поручений; справки, запросы.

Режим защиты информации в отношении документов, содержащих коммерческую и служебную тайну, неправомерное использование которых может нанести материальный, моральный или какой-либо другой ущерб Городскому округу "Город Якутск", Окружной администрации, регулируется Уставом Городского округа "Город Якутск" и специальными положениями, устанавливающими режим и правила обработки, защиты информации и информационных ресурсов. Режим защиты информации в отношении персональных данных устанавливается федеральным законом.

1.3. Требования настоящего Регламента распространяются на все документы Окружной администрации и обязательны для всех структурных подразделений и сотрудников Окружной администрации.

1.4. Исполнение требований настоящего Регламента при движении документов определяется требованиями системы электронного документооборота.

2. Планирование работы Окружной администрации города Якутска

Окружная администрация строит свою работу на основе Программы социально-экономического развития столицы Республики Саха (Якутия) - города Якутска на 2004-2010 г.г. (далее в тексте "Программа"), включающей приоритетные направления социально-экономического развития, а также планов работы на неделю и квартал

2.1. Программа Городского округа "Город Якутск" на год

Подготовка Программы Городского округа "Город Якутск" на предстоящий год осуществляется на основании распоряжения Главы, устанавливающим этапы, сроки и ответственных за подготовку предложений в Программу.

Ответственность за формирование и реализацию Программы Городского округа "Город Якутск" возлагается на заместителей Главы и Комитет экономики, прогнозирования и ценообразования.

Координацию исполнения Программы осуществляет заместитель Главы по экономике и финансам.

Комитет экономики, прогнозирования и ценообразования Окружной администрации обобщает поступившие предложения заместителей Главы, готовит проект Программы Городского округа на год, который вносится на Коллегию Окружной администрации и на утверждение сессии Якутской городской Думы до начала планируемого года.

2.1.1. Отчет по итогам года.

По итогам года готовится Отчетный доклад о работе Окружной администрации за истекший год.

Подготовка Отчетного доклада осуществляется на основании распоряжения Главы, в котором устанавливаются сроки и ответственные за подготовку доклада.

Комитет экономики, прогнозирования и ценообразования осуществляет сбор отчетов от административных территорий, структурных подразделений и обобщает представленный материал.

2.2. План работы Окружной администрации города Якутска на квартал

План работы Окружной администрации на квартал формируется с целью обеспечения реализации Программы социально-экономического развития столицы Республики Саха (Якутия) - города Якутска на 2004-2010 г.г., и содержит перечень наиболее важных вопросов жизни города и управления городским хозяйством, а также перечень организационных и других мероприятий, обеспечивающих решение задач экономического и социального развития города Якутска.

Для подготовки проекта плана работы на квартал все структурные подразделения Окружной администрации, представляют свои предложения курирующим заместителям Главы, в соответствии с распределением их обязанностей.

Предложения в план работы Окружной администрации на квартал направляются в организационно-контрольный отдел Окружной администрации, за подписью заместителей Главы и руководителей структурных подразделений, подчиняющихся непосредственно Главе, глав административных территорий не менее, чем за 14 календарных дней до начала планируемого периода.

Отдел организационно-контрольной работы обобщает поступившие предложения, готовит проект плана работы Окружной администрации на квартал и проект распоряжения Главы.

Проект плана работы Окружной администрации на квартал направляется на согласование заместителям Главы и дорабатывается с учетом полученных замечаний.

При отсутствии согласования, окончательное решение о включении вопроса в план работы Окружной администрации на квартал, принимает Глава.

Контроль за исполнением планов работы Окружной администрации на квартал осуществляется заместителями Главы, руководителями структурных подразделений Окружной администрации.

2.2.1. Отчет об исполнении плана работы Окружной администрации на квартал

К проекту плана работы Окружной администрации на квартал прилагается справка об исполнении плана работы за предыдущий период.

Информация об исполнении плана за прошедший период направляется заместителями Главы, главами административных территорий, руководителями структурных подразделений в организационно-контрольный отдел вместе с проектами плана работы на предстоящий период.

Обобщение и анализ информации о выполнении планов работы Окружной администрации возлагается на организационно-контрольный отдел Окружной администрации.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

2.2.3. План основных мероприятий Окружной администрации на неделю

В целях обеспечения оперативной информации, структурные подразделения Окружной администрации вносят недельные мероприятия в Базу данных "Календарь" СДОУ "Босс-референт".

Контроль осуществляет организационно-контрольный отдел.

Планы работы заместителей Главы на неделю составляются помощниками еженедельно по пятницам.

Рассылку планов работы заместителей Главы осуществляют помощники, через секретарей приемных.

3. Правовые акты

3.1. Общие положения

В пределах своих полномочий Глава издает:

1. постановления по вопросам местного значения Городского округа "Город Якутск" и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Республики Саха (Якутия), распоряжения по вопросам организации работы Окружной администрации, а также дает поручения.

2. Заместители Главы издают распоряжения и дают поручения в рамках установленной компетенции.

3. Официальным печатным органом Окружной администрации для опубликования нормативно-правовых актов является газета "Эхо Столицы" и WEB-сайт Окружной администрации.

3.1.1. Постановление

Постановление - нормативный акт, который является обязательными для исполнения всеми структурными подразделениями Окружной администрации, физическими и юридическими лицами города.

3.1.2. Распоряжение

Распоряжение - индивидуальный правовой акт, имеющий ограниченный срок действия и касающийся узкого круга должностных лиц и граждан, издаваемый по оперативным и текущим вопросам.

Правовые акты Окружной администрации вступают в силу со дня их регистрации, если иное не предусмотрено в тексте самого акта.

Правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, подлежат официальному опубликованию (обнародованию) и вступают в силу после опубликования.

Правовые акты должностных лиц Окружной администрации, принятые в пределах их компетенции, обязательны для исполнения всеми гражданами, предприятиями, учреждениями и организациями и не нуждаются в утверждении какими-либо органами государственной власти.

3.1.3. Распоряжения Первых заместителей Главы:

Распоряжения Первых заместителей Главы издаются:

- по вопросам, определенным Главой в пределах полномочий, установленных Уставом города;

- по вопросам оперативного руководства подразделениями города, в период отсутствия Главы

Распоряжения, издаваемые Первыми заместителями Главы в пределах своей компетенции, оформляются на бланках "Распоряжение Первого заместителя Главы" и подписываются исключительно Первым заместителем Главы Окружной администрации.

3.1.4. Распоряжения заместителя Главы - руководителя аппарата:

Решение заместителя Главы - руководителя аппарата по кадровым, оперативным и текущим вопросам, находящимся в его компетенции, издаются в форме распоряжения заместителя Главы и вступают в силу со дня их регистрации, если иное не предусмотрено в тексте самого распоряжения.

Распоряжения заместителя Главы-руководителя аппарата могут быть отменены или приостановлены Главой Окружной администрации или самим заместителем Главы - руководителем аппарата.

3.1.5. Поручение

Поручение - правовой акт, издаваемый Главой, заместителями Главы Окружной администрации в развитие других документов, а также для решения срочных вопросов по руководству хозяйственной деятельностью, социально-экономического развития, материально-технического, организационного обеспечения деятельности Окружной администрации, и содержащий задания конкретным исполнителям.

Поручение может быть отменено должностным лицом, давшим поручение, либо Главой Окружной администрации.

Правовые акты должностных лиц Окружной администрации могут быть отменены должностными лицами их принявшими, вышестоящими должностными лицами или по решению суда.

3.2. Порядок подготовки проектов нормативных правовых актов.

3.2.1. Основания для издания нормативных правовых актов:

Проект нормативно-правового акта может быть подготовлен:

- Главой и заместителями Главы;

- по поручению Главы и заместителей Главы - помощниками Главы и заместителей Главы, руководителями структурных подразделений Окружной администрации;

- в соответствии с планом работы Окружной администрации города Якутска;

- по инициативе ответственных исполнителей, в связи с необходимостью решения задач по управлению территорией.

3.2.2. Внесение проекта нормативного правового акта

Проект нормативного правового акта вносится на утверждение Главы ответственным исполнителем (ответственный исполнитель в нижнем левом углу лицевой стороны на листе согласования проставляет реквизиты "ВНОСИТ ОТДЕЛ, УПРАВЛЕНИЕ").

Функции ответственного исполнителя возлагаются на заместителей Главы Окружной администрации, глав административных территорий, руководителей структурных подразделений Окружной администрации.

Ответственный исполнитель (автор проекта) осуществляет анализ:

- положения по решению вопроса в Пояснительной записке (при необходимости);

- необходимости и целесообразности подготовки проекта нормативно-правового акта;

- полноты и четкости изложения в тексте проекта вносимого вопроса;

- отмены, изменения или дополнения ранее принятых (изданных) нормативно-правовых актов по вносимому вопросу;

- полноты и точности внесения замечаний и дополнений согласующих организаций и должностных лиц;

- необходимости повторного согласования при внесении замечаний согласующих органов;

- принятия решения о внесении вопроса, при наличии разногласий в листе согласования.

Также:

- готовит проект нормативного правового акта, с учетом требований Регламента Окружной администрации, в системе электронного документооборота Босс-Референт;

- осуществляет текущий контроль этапов и сроков согласования проекта;

- дорабатывает проект по замечаниям согласующих органов;

- готовит копию проекта в системе электронного документооборота Босс-Референт;

- представляет согласованный проект нормативного правового акта и его копию в электронном виде в отдел документационного обеспечения Окружной администрации;

- осуществляет справочную и консультативную работу по принятому (изданному) правовому акту;

- отвечает за идентичность проекта правового акта тексту, представленному в электронном виде.

3.2.3. Особенности при подготовке проектов нормативного правового акта

Не допускается принятие (издание) повторных нормативных правовых актов, кроме случаев, когда необходимость принятия нового правового акта продиктована изменением обстоятельств.

К проекту нормативного правового акта, подготовленного в инициативном порядке, прилагается пояснительная записка, в которой обосновывается необходимость принятия данного документа, излагается правовая основа, а также анализируются возможные последствия (финансовые, правовые), структурные изменения в системе управления в результате принятия документа.

В проектах нормативных правовых актов, основанием для принятия которых послужили другие документы (договоры, контракты, соглашения, решения конкурсных комиссий и т.п.), содержащие конфиденциальную информацию, делается ссылка на данные документы (без указания конфиденциальной информации в тексте правового акта). При этом, к проекту нормативного правового акта, представляемого на подпись, прилагаются копии документов, явившихся основанием для его подготовки.

В проектах правовых актов о ходе выполнения ранее принятых решений в случае невыполнения содержащихся в них поручений указываются причины срыва заданий, лица, виновные в этом, применяемые к ним в установленном порядке меры дисциплинарной и материальной ответственности, а также новые сроки выполнения поручений.

К проектам таких документов прилагается справка за подписью вносившего проект правового акта, с указанием причин невыполнения и обоснования необходимости продления сроков исполнения пунктов нормативного правового акта.

Поручение имеет специфические особенности оформления: отсутствует стадия проекта.

3.3. Правила оформления проектов правовых актов

3.3.1. Использование бланков правовых актов Окружной администрации города Якутска

Правовые акты оформляются на фирменных бланках Городского округа "Город Якутск" и Окружной администрации установленного образца.

Для каждого вида правовых актов Окружной администрации утвержден образец бланка документа.

Постановления, распоряжения, письма Главы оформляются на бланках с соответствующим названием.

Использование ксерокопий бланков Окружной администрации запрещено.

3.3.2. Текст правового акта

Текст документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко, и исключать возможность двоякого толкования.

Текст документа печатается на листе формата А4 и оформляется по электронному шаблону на переносном носителе информации.

Проект правового акта должен быть подготовлен в текстовом редакторе "Microsoft Word".

Весь документ формируется как один файл, который включает: текст проекта распоряжения, приложение к проекту распоряжения (если они имеются), лист согласования по установленной форме.

Для печатания текста следует использовать стандартный тип шрифта: Times New Roman, размером 14, через 1 межстрочный интервал.

Ответственность за идентичность текстов в бумажном и электронном виде несет исполнитель.

3.3.3. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту должен быть кратким и соответствовать содержанию документа.

Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем распоряжение, приказ, поручение).

Заголовок правового акта о внесении изменений и дополнений в ранее принятый (изданный) правовой акт оформляется следующим образом: "О внесении изменений и дополнений в ...".

В случае внесения изменений и дополнений в нормативный документ, имеющий собственное наименование и утвержденный правовым актом, заголовок оформляется следующим образом: "О внесении изменений и (или) дополнений в ...", например, "О внесении изменений и дополнений в Регламент Окружной администрации Городского округа "Город Якутск".

Заголовок к тексту печатается на 12 строке первого листа проекта через 1 интервал, длина заголовка в одной строке составляет не более 30 печатных знаков.

Заголовок к тексту выделяется жирным шрифтом.

При оформлении поручений заголовок отсутствует.

3.3.4. Структура текста правового акта.

Текст правого акта должен иметь две части: мотивировочную и распорядительную.

Текст постановлений, распоряжений и поручений начинается словами: "В целях...", "В связи...", "В соответствии..." и т.д.

Мотивировочная часть не должна превышать 1/3 документа.

В мотивировочной части правового акта обосновывается необходимость и целесообразность подготовки проекта правового акта. В некоторых случаях дается анализ положения дел по данному вопросу.

В случае необходимости более подробного обоснования целесообразности принятия нормативного правового акта к проекту прилагается Пояснительная записка.

Мотивировочная часть распоряжения не имеет специальных завершающих слов, однако должна быть увязана с распорядительной частью.

Распорядительную часть нормативного правового акта необходимо излагать в повелительной форме и начинать с указания, предписывающего действия, например: утвердить, обязать, поручить, указать и т.д.

Затем указывается, кому, какие действия предписывается выполнить, и в какие сроки.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, причем их нумерация должна быть только в том случае, если пунктов или подпунктов не менее двух.

Пункты группируются по значимости от существенных к второстепенным, или в последовательности развития темы документа.

3.3.5. Пункты нормативного правового акта

Пункты нормативного правового акта должны содержать:

- точные наименования структурных подразделений Окружной администрации, служб города, организаций (фамилии руководителей не указываются) в соответствии с их учредительными документами или должности и фамилии должностных лиц (вначале указывается фамилия, затем инициалы), которым поручается выполнение задания;

- сроки выполнения заданий;

- указание на обязательность доведения информации до граждан, чьи интересы и права затрагивают принимаемые правовые акты;

- текст документа с заголовком "О внесении изменений и дополнений в..." должен содержать пункт: "внести изменения (или дополнения) в распоряжение главы от 15.01.2000 г N 111 "О..." пункт 3 следует читать в следующей редакции" ... ", при этом каждое изменение и дополнение должно быть оформлено отдельными пунктами.

- указание о признании утратившими силу правовых актов, либо отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;

- указание о снятии с контроля правового акта в случае его выполнения либо принятии нового документа взамен ранее принятого;

- поручение о контроле над исполнением данного правового акта.

3.3.6. Реквизит "подпись"

В реквизите "подпись" при оформлении на соответствующем бланке должностного лица вначале указываются инициалы, затем фамилия должностного лица.

В случае, если правовой акт подписан исполняющим обязанности главы, реквизит "подпись" оформляется следующим образом:

"Исполняющий обязанности главы

И. О. Фамилия"

Не допускается подписывать правовые акты с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.3.7. Особые отметки в тексте

В тексте жирным шрифтом выделяются:

- наименование организаций и фамилии должностных лиц, которым даются поручения;

- сроки исполнения;

- цифры по тексту (суммы выделяемых средств, площадь земельного участка, площадь выделяемого жилья и т.д.);

- фамилия должностного лица, на которого возложен контроль над исполнением правового акта;

- должность и фамилия лица, подписывающего документ.

3.3.8. Нумерация страниц текста правового акта

Нумерация страниц текста правового акта производится со второго листа при наличии двух и более страниц.

Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

3.3.9. Приложения к правовому акту

Приложения к правовому акту являются его неотъемлемой частью.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Нумерация страниц приложений производится отдельно от нумерации страниц текста правового акта.

Каждое приложение имеет самостоятельную нумерацию страниц, начинающуюся со второй страницы.

Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа (как при вертикальном, так и при горизонтальном расположении текста).

В реквизите "ВНОСИТ" или "ИСПОЛНИТЕЛЬ" указывается должность, инициалы, фамилия и номер телефона конкретного специалиста, готовившего проект.

В реквизите "ПРОЕКТ СОГЛАСОВАН" указываются должности, инициалы и фамилии руководителей (заместителей руководителей) согласующих подразделений и служб города, заместителей Главы, руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений Окружной администрации, глав административных территорий, а также лиц, их официально замещающих.

Право согласования проектов правовых актов Окружной администрации имеют: руководители управлений, служб и структурных подразделений Окружной администрации, главы административных территорий, а также лица, официально их замещающие.

Реквизит "РАССЫЛКА" или "РАЗОСЛАТЬ" - перечень рассылки, в который включаются:

организации и должностные лица, названные в проекте в качестве исполнителей заданий и определенные автором проекта;

должностные лица, на которых возложен контроль исполнения;

В случае рассылки документа в неподведомственные организации Окружной администрации, следует указать адреса данных организаций с индексом.

При направлении адресатам более одного экземпляра, следует указать необходимое количество экземпляров.

В случае наличия приложений к правовому акту, направляемых не во все адреса, следует сделать пометку "без приложения" либо указать, какое из приложений направляется.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

Порядок согласования

Согласование проектов нормативного правового акта Окружной администрации с заместителями Главы, вносящими вопрос на утверждение, осуществляется после получения всех иных согласований, перед направлением проекта на согласование в правовой комитет Окружной администрации.

Согласование проектов правовых актов правовым комитетом Окружной администрации осуществляется перед визированием заместителя главы-руководителя аппарата Окружной администрации.

Представление проектов нормативного правового акта Окружной администрации заместителю Главы - руководителю аппарата Окружной администрации, осуществляется отделом документационного обеспечения.

Проекты правовых актов, не представленные в установленные сроки, считаются неподготовленными и на рассмотрение Главы не вносятся.

В этом случае, ответственные за подготовку вопроса должностные лица Окружной администрации готовят докладную записку на имя Главы с объяснением причин и предложением о переносе срока рассмотрения вопроса.

Представляя проект правового акта на согласование, ответственный исполнитель обязан указать свою должность, фамилию и телефон.

Направление на согласование проекта правового акта осуществляется в базе данных "Согласование" в электронном виде.

Ответственность за прохождение стадий согласования проекта нормативного акта, отсутствующих в базе данных "согласование" несет автор проекта нормативного акта.

В целях ускорения процесса согласования исполнитель может рассылать проект правового акта одновременно нескольким согласующим органам. Ответственность за идентичность всех рассылаемых экземпляров проекта возлагается на исполнителя (автора).

Использование факсимильной связи для получения согласования не допускается.

По требованию согласующего органа, проект правового акта, оформленный на бумажном носителе, может быть представлен одновременно и с проектом, оформленным в электронном виде для подразделений, не подключенных к сети Окружной администрации.

Лист согласования должен быть приложен на обратной стороне листа проекта правового акта.

При приеме проекта правового акта согласующим органом на документе проставляется регистрационный номер и дата его получения, а при его отправке дата отправки. По требованию исполнителя согласующий орган обязан выдать справку о регистрации проекта в произвольной форме либо на копии документа поставить штамп о приеме.

В случае непредставления исполнителю согласующим органом информации о результатах рассмотрения проекта документа в указанный срок, исполнитель оформляет в произвольной форме записку на имя должностного лица, подписывающего правовой документ, о несоблюдении согласующим органом срока согласования (с указанием регистрационного номера и даты поступления проекта правового акта согласующему органу).

Руководитель подразделения, куда поступил на согласование проект правового акта, обязан согласовать проект или представить мотивированные возражения в базе "согласование" или на бумажном носителе для подразделений, не подключенных к сети.

Если замечания значительны по объему или требуют пояснений, замечания излагаются на отдельном листе, а на листе согласования рядом с подписью указывается: "с замечаниями. Замечания прилагаются".

Мотивированные возражения по согласованию проекта излагаются на отдельном листе, либо на проекте распоряжения.

Сотрудники подразделения, куда поступил на согласование проект распорядительного документа, обязаны проинформировать ответственного исполнителя, который в свою очередь обязан своевременно передать проект правового акта для дальнейшего согласования с другими структурными подразделениями.

3.4.1. Сроки согласования

Срок согласования проекта правового акта одним лицом не более 3 рабочих дней.

При оперативной подготовке проекта правового акта по указанию Главы, срок согласования не должен превышать 1 рабочий день, с момента получения документа согласующим органом.

В случае необходимости продления срока действия согласования, исполнитель обращается к согласующему органу с просьбой подтвердить согласование.

При повторном представлении на согласование проектов правовых актов, доработанных по замечаниям согласующих органов, согласование не должно превышать одного рабочего дня, если Главой не установлен другой срок.

3.5. Доработка проектов нормативных правовых актов.

Внесение согласующими органами в проект правового акта незначительных, не меняющих сути документа изменений, не влечет за собой повторного визирования.

При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, исполнитель обязан направить проект правового акта на повторное согласование.

3.6. Порядок представления проектов правовых актов Городского округа "Город Якутск" для рассмотрения и утверждения

Исполнитель представляет в отдел документационного обеспечения проекты правовых актов в электронном виде в базе "согласование", по личному указанию Главы или заместителя главы - руководителя аппарата.

Ознакомление представленного проекта включает в себя проверку соответствия оформления проекта правового акта Регламенту Окружной администрации, комплектности представленных документов, наличия согласований.

Все экземпляры проектов нормативных правовых актов с исправлениями, пометками, замечаниями в обязательном порядке прилагаются к основному документу.

Отдел документационного обеспечения осуществляет:

- перевод текста проекта документа на соответствующий бланк документа;

- передачу проекта правового акта на согласование заместителю Главы - руководителю Аппарата Окружной администрации;

- внесение в текст подписанного документа исправлений, сделанных Главой;

- регистрацию правового акта.

Решение о готовности проекта постановления, распоряжения Главы для последующего представления заместителю Главы - руководителю Аппарата Окружной администрации для согласования, принимается начальником отдела документационного обеспечения в день получения проекта.

При положительном решении о готовности проекта, заместитель Главы - руководитель Аппарата Окружной администрации подписывается на первом экземпляре и вносит его на подпись Главе, в его отсутствие - Первому заместителю.

В случае принятия решения о неготовности документов к внесению на подпись руководству, сотрудники отдела документационного обеспечения в тот же день доводят принятое решение до исполнителя.

Подписанные или отклоненные проекты правовых актов поступают в отдел документационного обеспечения для дальнейшего оформления или возврата исполнителю.

Информацию о принятом решении, а в случае необходимости доработки, проект правового акта исполнитель может получить в отделе документационного обеспечения.

Ответственность за своевременность получения информации несет исполнитель.

Доработка проекта правового акта осуществляется исполнителем с учетом замечаний и дополнений, принимаемых в рабочем порядке или подготовленных по поручению должностного лица в срок не более 3 рабочих дней, если не установлен другой срок.

Проект правового акта, доработанный по замечаниям, оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в п. 3.5. настоящего Регламента.

Ответственность за доработку проекта распоряжения возлагается на должностное лицо, представившее проект распоряжения.

3.7. Регистрация, рассылка и формирование дел правовых актов Городского округа "Город Якутск"

Распорядительные документы после их подписания передаются в отдел документационного обеспечения Окружной администрации для регистрации.

Внесение каких-либо исправлений в подписанные правовые акты запрещено.

Подготовка и рассылка выписок из текста правовых актов осуществляется отделом документационного обеспечения.

3.7.1. Регистрация правовых актов Городского округа "Город Якутск".

Регистрация постановлений и распоряжений производится в течение года, в порядке возрастания номеров, отдельно по каждому виду документов.

Постановлениям Главы присваиваются в течение года порядковые регистрационные номера без добавления аббревиатур.

Распоряжениям Главы присваиваются в течение года порядковые регистрационные номера с добавлением аббревиатуры "р".

Распоряжениям заместителей Главы присваиваются порядковые регистрационные номера с добавлением аббревиатуры "зр". Датой указанных документов является дата их регистрации.

3.7.2. Рассылка правовых актов Окружной администрации.

Подписанные документы и приложения к ним тиражируются и рассылаются сотрудниками отдела документационного обеспечения в соответствии со списком рассылки, составленным исполнителем.

Рассылка правовых актов производится в электронном виде программы "Босс-Референт", кроме подразделений, не подключенных к системе "Босс-Референт".

Замена разосланных экземпляров правовых актов при обнаружении орфографических или технических ошибок может быть произведена только с разрешения Главы, заместителей главы Окружной администрации.

Сотрудник отдела документационного обеспечения, которому предоставлено право исправления ошибок и незначительных изменений, на верхнем поле нового (измененного) листа делает надпись "взамен ранее разосланного" (при замене нескольких листов надпись делается на каждой странице) и указывает дату, номер и название правового акта, в котором производится замена листов.

Дело правового акта (подлинник) дополняется заменяемым листом (листами).

3.7.3. Формирование дел правовых актов Городского округа "Город Якутск"

Подписанные правовые акты формируются отделом документационного обеспечения Окружной администрации в дела в течение года, в порядке возрастания номеров, в соответствии с установленным порядком регистрации правовых актов.

Дело правового акта включает в себя:

- подлинник правового акта;

- приложения к правовому акту, в случае если документ не отнесен к категории ограниченного распространения;

- все проекты правового акта, имеющие визы, пометки согласующих лиц (если таковые имеются);

- листы согласований (если имеются);

- документы, послужившие основанием для принятия правового акта (при наличии).

3.7.4. Регистрация и рассылка поручений руководителей Городского округа "Город Якутск"

Регистрация и рассылка поручений руководителей Окружной администрации производится в соответствии с порядком, установленным настоящим Регламентом.

3.8. Контроль исполнения правового акта

Контроль исполнения правовых актов в целом, возлагается на лицо, указанное в правовом акте.

В случае, когда проект распоряжения представлен структурным подразделением, непосредственно руководимым главой, контроль исполнения может быть возложен на руководителя структурного подразделения, подготовившего проект правового акта (внесшего вопрос).

Контроль исполнения поручений, зафиксированных в правовых актах возлагается на ответственного исполнителя.

4. Порядок работы с договорами и соглашениями

4.1. Общие положения

Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров и соглашений, заключаемых Главой, уполномоченным должностным лицом Городского округа "Город Якутск", с субъектами договорных отношений, определяется действующими федеральным, республиканским законодательствами, Уставом Городского округа "Город Якутск", другими нормативно-правовыми актами Городского округа "Город Якутск".

4.2. Оформление доверенности

4.2.1. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое Главой должностным лицам, для ведения переговоров и подписания договоров от имени Главы, представлять интересы Окружной администрации, действовать от имени Окружной администрации во всех органах, учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы, перед физическими лицами, в любых судах и иных судебных учреждениях, любых инстанциях по всем вопросам, связанных с деятельностью Окружной администрации города Якутска

Срок действия доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.

4.2.2. Доверенность оформляется на соответствующем бланке, в зависимости от указанного в тексте доверителя.

4.2.3. Обязательные реквизиты доверенности:

- заголовок ("ДОВЕРЕННОСТЬ");

- регистрационный номер, дата и место выдачи;

- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномоченного должностного лица Окружной администрации или иного лица;

- перечисление предоставляемых полномочий;

- срок действия доверенности;

- подпись главы (в его отсутствие исполняющего обязанности главы);

- печать Окружной администрации;

- полномочия передоверия или его отсутствия.

4.3. Основные требования к оформлению договоров и соглашений

Договоры и соглашения должны соответствовать обязательным для сторон правилам, установленным федеральными законами, Уставом Городского округа "Город Якутск" и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.

Договор (соглашение) заключаются в количестве экземпляров, имеющих одинаковую юридическую силу по числу сторон, если иное не установлено самим договором.

Подписываемые договоры и соглашения должны содержать:

- наименование;

- преамбулу (вводную часть), в которой могут указываться основные цели;

- дату, место подписания, наименование сторон;

- предмет правового регулирования;

- права и обязанности сторон;

- ответственность сторон;

- способы и порядок обеспечения обязательств сторон;

- основания прекращения и приостановления их действия;

- порядок разрешения споров;

- срок и условия вступления в силу;

- срок действия;

- сведения о регистрации и месте хранения текста документа;

- наименование должности, фамилии, имени, отчества уполномоченного лица, подписывающего договор или соглашение;

- подписи сторон.

Подписи представителей сторон под двухсторонним договором или соглашением располагаются друг против друга или одна под другой.

Подпись каждой из сторон на экземплярах договора удостоверяется печатью.

Приложения к договорам и соглашениям составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой юридической силой с основным текстом документа.

4.4. Согласование проекта договора

Проект договора должен быть согласован:

Заместителями Главы по направлениям деятельности - для определения целесообразности заключения договора;

Правовым комитетом - для обеспечения юридической грамотности документа и защиты интересов Окружной администрации;

Отделом бухгалтерского учета и отчетности или ФКУ, если договор имеет финансовую обеспеченность.

В проектах договоров необходимо указывать источники финансирования.

4.5. Регистрация, выполнение, контроль над выполнением и хранение договоров и соглашений

4.5.1. Регистрация договоров и соглашений осуществляется в отделе документационного обеспечения Окружной администрации.

Регистрационный номер договора и соглашения проставляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Регистрация договора и соглашения осуществляется в отделе документационного обеспечения, при наличии подлинных экземпляров.

4.5.2. Подготовку резолюции по выполнению договора, соглашения или проекта распорядительного документа Окружной администрации, а также последующий контроль за исполнением договора, соглашения осуществляют структурные подразделения Окружной администрации, административных территорий, подготовившие договор, соглашение.

4.5.3. Ответственность за исполнение договора, соглашения в целом и представление информации главе для снятия его с контроля возлагается на заместителей главы, определенных в резолюции главы. Ответственность за выполнение отдельных пунктов договора, соглашения и представление информации главе для снятия их с контроля возлагается на руководителей структурных подразделений Окружной администрации и административных территорий в соответствии с их компетенцией.

4.5.4. Обобщение и анализ информации о ходе и результатах выполнения договора или соглашения, контроль над своевременным представлением информации главе о выполнении договора или соглашения, а также его отдельных пунктов возлагается на правовой комитет Окружной администрации.

4.5.5. Представление резолюции либо проекта распорядительного документа по исполнению договора или соглашения, подписанного уполномоченным главой должностным лицом указанному должностному лицу Окружной администрации, обобщение и анализ информации о ходе и результатах выполнения договора или соглашения, контроль за своевременным представлением ему информации о выполнении договора или соглашения и его отдельных пунктов возлагается на структурные подразделения Окружной администрации, обеспечивающие деятельность данного должностного лица.

4.5.6. Экземпляр договора, соглашения регистрируется и хранится в отделе документационного обеспечения Окружной администрации.

Ознакомление с договорами и соглашениями производится в соответствии с действующим законодательством.

4.5.7. Согласование договоров на хозяйственное ведение осуществляется специалистами управления обеспечения деятельности.

5. Организация работы со служебными документами и обращениями граждан.

5.1. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции

5.1.1. Прием и отправка служебных документов и обращений граждан в Окружной администрации осуществляется следующими способами:

- отделом Государственной фельдъегерской Службы РФ в г. Якутске;

- через почтовое отделение;

- курьерами;

- лично гражданами;

- с использованием факсимильной связи (для документов, имеющих информационное значение);

- с использованием электронной почты;

- с использованием телексной и телеграфной связи;

- в виде телефонограмм.

5.1.2. Прием и отправка документов в Окружной администрации производится централизованно, за исключением факсимильной, телефонной связи и электронной почты.

Документы, переданные либо полученные с использованием факсимильной связи и электронной почты, не имеют юридической силы.

Факсимильные служебные документы имеют информационное значение (сводки, информации, справки о выполнении поручений).

5.1.3. Прием, первичная обработка, доставка и отправка корреспонденции осуществляется централизованно отделом по работе с обращениями граждан Окружной администрации, приемными Главы, заместителей Главы и руководителей структурных подразделений.

5.1.4. При приеме корреспонденции сотрудниками, ответственными за документооборот, проверяется правильность адресации документа, наличие приложений, если в тексте на них есть ссылки.

В случае отсутствия указанных в тексте приложений либо ошибочно доставленной корреспонденции, документы возвращаются отправителю с пояснением причины возврата.

В случае отсутствия данных о корреспонденте (Ф.И.О. и адрес) письмо считается анонимным и рассмотрению не подлежит.

5.1.5. При приеме документов от нарочных (фельдсвязь), в разносной книге отправителя ставится дата и подпись сотрудника режимно-секретного отдела, принявшего документ, с указанием даты приема.

5.1.6. При приеме обращений от граждан, на копии обращения, при ее наличии, по просьбе гражданина, ставится штамп Окружной администрации города Якутска с указанием даты поступления документа.

5.1.7. Все конверты с поступившими в администрацию документами, за исключением поступивших от должностного лица в адрес должностного лица Окружной администрации и содержащих пометку "лично", а также корреспонденции на иностранном языке, вскрываются.

Корреспонденция на иностранном языке передается в отдел по работе с территориями, внешним и межрегиональным связям Окружной администрации для перевода и дальнейшей передачи в отдел по работе с обращениями граждан для регистрации.

При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется их целостность, наличие документов, указанных в них приложений, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи и др.).

5.1.8. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни и в связи с чрезвычайными ситуациями, принимается дежурными приемной Главы с последующей передачей в отдел по работе с обращениями граждан.

Указанная корреспонденция передается в отдел по работе с обращениями граждан для ее обработки, не позднее следующего рабочего дня.

Срочные документы регистрируются в приемной Главы.

5.1.9. Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан осуществляют регистрацию поступившей корреспонденции и направляют на рассмотрение Главе, заместителям Главы, иным должностным лицам, в соответствии с распределением обязанностей и их компетенцией.

5.1.10. Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в аппарате Окружной администрации города Якутска в пределах здания осуществляется сотрудниками структурных подразделений Окружной администрации, ответственных за делопроизводство два раза в день в 10.00. и 16.00.

Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в Окружной администрации осуществляется под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, времени получения документа и полной фамилии расписавшегося).

5.1.11. Отправка документов из Окружной администрации производится после регистрации документа либо резолюции к нему в отделе документационного обеспечения Окружной администрации.

При отправке либо приеме на подпись руководству Окружной администрации корреспонденции сотрудниками отдела документационного обеспечения проверяется наличие:

- адреса с индексом (для документов, отправляемых в неподведомственные организации Окружной администрации);

- необходимых виз согласования;

- фамилии исполнителя с указанием номера его телефона;

- указанных в тексте приложений;

- подписи на документе.

5.1.12. Сотрудники отдела документационного обеспечения, а также сотрудники структурных подразделений, ответственные за делопроизводство, имеют право в случае неправильно оформленного документа:

- вернуть документ исполнителю с указанием ошибки;

- пригласить исполнителя к себе по документам срочного характера для исправления допущенной ошибки.

5.1.13. Документы, переданные в отдел документационного обеспечения, направляются внутренним и внешним адресатам в электронном виде или в бумажном варианте.

Документы срочного характера, имеющие пометку "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно", сдаются в отдел документационного обеспечения для незамедлительной отправки.

К категории документов, требующих срочной отправки, относятся:

- поручения Главы;

- протоколы совещаний, проводимых Главой;

- поручения Главы по исполнению (резолюции) служебных документов и обращений граждан, требующих оперативного решения.

5.1.14. При отправке корреспонденции заказной, простой и отправляемой отделом Государственной фельдъегерской службы по г. Якутску, производится запись в журнале.

Отправку документов осуществляет режимно-секретный отдел Окружной администрации.

5.1.15. Выдача документов на руки автору или адресату допускается в исключительных случаях, в связи со срочностью решения вопросов, поставленных в документах, под роспись получателя, при наличии записки руководителя структурного подразделения Окружной администрации, либо лица его замещающего, рассматривавшего документ и резолюции руководителя аппарата Окружной администрации или начальника отдела документационного обеспечения либо лиц их замещающих.

5.2. Регистрация документов

5.2.1. Документы, поступающие из вышестоящих организаций на ими главы, регистрируются в отделе документационного обеспечения.

Письма, обращения, заявлений граждан и организаций на имя главы регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан.

Письма, обращения, заявлений граждан и организаций на имя заместителей главы, руководителей департаментов, комитетов и управлений регистрируются сотрудниками, ответственными за делопроизводство в данных подразделениях.

5.2.2. Регистрация документов входящих, исходящих и внутренних осуществляется в аппарате Окружной администрации в автоматизированном режиме.

5.2.3. Моментом регистрации документа (в том числе и обращения гражданина) считается момент проставления на документе даты и регистрационного номера.

5.2.4. Прием (передача) телефонограмм, адресованных Главе, заместителям Главы, Окружной администрации (или подписанных ими) производится секретарями вышеназванных должностных лиц с оформлением телефонограмм (исходящих и входящих отдельно) в журналах по установленной форме.

5.2.5. Служебные документы (в том числе телексы и факсы), а также обращения частных лиц на иностранном языке, адресованные в адрес Городского округа "Город Якутск" без указания конкретного адресата регистрируются при наличии идентичного текста на русском языке.

5.2.6. Структурные подразделения Окружной администрации несут ответственность за сохранность, как самих документов, так и информации о них в базах данных, а также за оперативное представление необходимой информации кругу лиц, имеющих право на ее получение.

5.3. Особенности работы с обращениями граждан

5.3.1. Работа с обращениями граждан в Окружной администрации осуществляется на основании Федерального Закона от 2 мая 2006 г N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан РФ", Закона PC (Я) от 16 октября 2003 г. 83-З N 155-Ш "О порядке рассмотрения обращений граждан в PC (Я) и данного Регламента.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер названного Закона следует читать как "83-З N 155-III"

5.3.2. Под обращениями понимаются изложенные в устной или письменной форме предложения, заявления, жалобы, ходатайства, в том числе коллективные обращения граждан.

5.3.3. Не рассматриваются обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц.

5.3.4. Устные обращения граждан рассматриваются в тех случаях, когда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, личности обращающихся известны или установлены.

На устные обращения граждан, как правило, дается ответ в устной форме.

В отдельных случаях, ввиду сложного характера вопросов, поставленных в устных обращениях граждан, либо необходимости дополнительной проверки изложенных в них фактов, должностные лица дают соответствующие распоряжения исполнителям в порядке подчиненности.

Указанные обращения регистрируются в трехдневный срок и ставятся на контроль, результаты их рассмотрения доводятся до сведения заинтересованных лиц.

5.3.5. Запрещается направлять на рассмотрение жалобы тем органам власти, органам управления, и должностным лицам, действия (бездействие) которых обжалуются.

Рекомендуется осуществлять рассмотрение жалобы комиссионно.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан, написанные на государственных и местных языках, даются на языке обращения, на иностранных языках ответ дается на одном из государственных языков Республики Саха (Якутия).

5.4. Оформление Резолюций

Резолюции Главы, заместителей Главы оформляются на бланках установленного образца.

Бланк резолюции скрепляется с документом. Резолюция может быть оформлена и на самом документе.

5.4.1. В состав резолюции входят следующие элементы:

- исполнитель (фамилия и инициалы должностного лица или лиц, которым дается поручение);

- конкретное содержание поручения;

- срок исполнения поручения.

Дополнительно (знак +) могут быть указаны фамилии и инициалы должностных лиц, которым данный документ направляется для информации и участия в решении вопроса (при необходимости).

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, либо им считается лицо, указанное в резолюции первым.

Если срок исполнения в резолюции не указан, это означает, что исполнение документа предусмотрено в течение одного месяца.

Резолюция подписывается соответствующим должностным лицом, которое дает поручение, (подпись расшифровывается на бланке) и датируется.

5.5. Рассмотрение документа

5.5.1. Рассмотрение документа в аппарате Окружной администрации предполагает ознакомление с содержанием документа, подготовку проекта резолюции, передачу документа на доклад руководству, подписание резолюции.

5.5.2. Документы могут иметь несколько резолюций (одного или нескольких должностных лиц) соответственно этапам рассмотрения. При этом, последующие резолюции не должны дублировать и противоречить первой, в них должен конкретизироваться порядок исполнения документа, срок его исполнения (с учетом конечного срока исполнения установленного первой резолюцией) и исполнитель.

Допускается возможность повторного рассмотрения документа при изменении обстоятельств дела. В этом случае, документ вновь представляется должностному лицу, подписавшему первичную резолюцию, и должностное лицо имеет право дать новое поручение с учетом изменившихся обстоятельств и определить других исполнителей.

5.5.3. Отдел документационного обеспечения обеспечивает исполнителей необходимым количеством копий документов.

5.6. Оформление исходящих документов

5.6.1. Исходящие документы оформляются на бланках для писем.

5.6.2. Право подписи на должностных бланках имеют лица, должность которых указана на бланке, а также лица, исполняющие их обязанности.

5.6.3. Исходящие документы (в том числе инициативные) принимаются к отправке: в случае направления документа в один адрес в двух экземплярах, в случае направления нескольким адресатам в таком количестве экземпляров, которое соответствовало бы количеству адресатов на документе плюс один.

Экземпляр исходящего документа (копия), остающийся в деле должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

Исходящие документы передаются для отправки в отдел документационного обеспечения полностью оформленные, в соответствии с требованиями настоящего Регламента.

5.6.4. Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер, в соответствии с номенклатурой дел.

5.6.5. Исходящие документы структурных подразделений Окружной администрации, не обладающих правами юридического лица, подписываются Главой, заместителями Главы или лицами, их официально замещающими.

5.7. Формирование дел, их хранение, справочная работа

5.7.1. Формирование дел, их хранение, справочная работа по документам (как входящим, так и исходящим) осуществляется отделом документационного обеспечения и отделом информационных технологий.

5.7.2. Руководители структурных подразделений Окружной администрации отвечают за сохранность поступающих к ним документов и информации о них в Базе данных.

5.7.3. Законченные делопроизводством дела в течение 3 лет остаются в структурных подразделениях Окружной администрации для справочной работы, а затем, в соответствии с номенклатурой дел передаются в архивный отдел Окружной администрации.

Электронный вариант сдается в отдел информационных технологий для электронной архивации.

Оформление дел для передачи в архивный отдел Окружной администрации производится работниками структурных подразделений при методической помощи и под контролем работника архивного отдела.

5.7.4. Отделом документационного обеспечения и отделом информационных технологий Окружной администрации осуществляется сохранность документов, справочная работа по переданным документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам структурных подразделений аппарата Окружной администрации;

5.7.5. Архивный отдел выдает архивные справки, копии, выписки из документов организациям и гражданам в соответствии с "Правилами работы ведомственных архивов".

6. Исполнение и контроль исполнения распорядительных документов, поручений главы Окружной администрации и обращений граждан.

6.1. Общие положения

6.1.1. В Окружной администрации подлежат исполнению поручения должностных лиц, зафиксированные в распорядительных и служебных документах главы Окружной администрации, а также резолюциях по исполнению служебных документов и обращений граждан, протоколах заседаний и совещаний.

6.1.2. Исполнение предполагает разработку мер, направленных на осуществление и проведение в жизнь поручений главы Окружной администрации и его заместителей.

6.1.3. Ответственность за качественное и своевременное исполнение указанных документов и поручений, как содержащихся в них, так и данных по их исполнению, возлагается на должностные лица в соответствии с возложенными на них функциями.

6.1.4. В целях обеспечения высокой эффективности управления городским хозяйством на основе систематической проверки хода исполнения поручений и принятия своевременных мер по их исполнению в определенные сроки устанавливается контроль исполнения поручений главы Окружной администрации.

6.1.5. Контролю подлежит исполнение:

- поручений Главы Окружной администрации и его заместителей по исполнению законодательных, нормативных и распорядительных документов высших представительных и исполнительных органов и должностных лиц (законы республики Саха (Якутия); указы, распоряжения и поручения Президента, вице-Президента Республики Саха (Якутия); постановления и распоряжения Правительства Республики Саха (Якутия): поручения Председателя Правительства Республики Саха (Якутия); постановления Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия); решения Якутской городской Думы;

- поручений Главы Окружной администрации по подготовке проектов документов вышестоящих органов;

- распорядительных документов Главы Окружной администрации и его заместителей;

- письменных и устных поручений Главы Окружной администрации;

- планов работы Окружной администрации;

- поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегиальных органов Окружной администрации;

- поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых должностными лицами;

- резолюций Главы по исполнению служебных документов, обращений граждан, обращений и запросов депутатов Государственного Собрания (Ил Тумэн) и Окружного Совета г. Якутска.

6.1.6. Контроль исполнения включает в себя контроль за качественным (полнота и точность) и своевременным (сроки исполнения) исполнением конкретных документов и резолюций.

В компетенцию должностного лица, ответственного за контроль исполнения, входит организация исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.1.7. Контроль исполнения распорядительных документов главы Окружной администрации и его заместителей, зафиксированных в протоколах и резолюциях, может быть возложен на одного или нескольких должностных лиц в соответствии с распределением обязанностей. В том случае, если контроль возложен на нескольких должностных лиц, то обобщает материал (готовит итоговую справку) в целом по исполнению распорядительного документа, протокола, резолюции то должностное лицо, которое значится первым.

6.1.8. Структурные подразделения Окружной администрации в соответствии со своей компетенцией осуществляют контрольно-аналитические функции, предусматривающие контроль и анализ результатов исполнения, информирование об этом соответствующих должностных лиц, ведение баз данных.

6.1.9. Особенности контроля исполнения поручений Президента, вице-Президента, Председателя Правительства Республики Саха (Якутия).

6.1.9.1. Контролю подлежат все поручения Президента, вице-Президента, Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), как содержащиеся в указах, распоряжениях, постановлениях, протоколах, так и их прямые поручения.

6.1.9.2. Исполнение поручений Президента, вице-Президента, Правительства Республики Саха (Якутия) организуются заместителями Главы Окружной администрации в соответствии с поручениями Главы Окружной администрации.

Заместители Главы Окружной администрации несут личную ответственность за своевременное и надлежащее исполнение данных поручений, а также распорядительных документов Главы Окружной администрации и его заместителей, принимаемых во исполнение поручений Президента, вице-Президента, Правительства Республики Саха (Якутия).

6.1.9.3. При организации исполнения поручений Президента, вице-Президента, Правительства Республики Саха (Якутия) рекомендуется использование мер упреждающего контроля:

- принятие решений; разработка планов и других мероприятий с указанием конкретных сроков исполнения, должностных лиц, ответственных за исполнение поручений Президента, вице-Президента, председателя Правительства Республики Саха (Якутия);

- осуществление контрольных проверок хода исполнения поручений Президента, вице-Президента, председателя Правительства Республики Саха (Якутия) в структурных подразделениях Окружной администрации;

- регулярное ежемесячное заслушивание на оперативных совещаниях (коллегиях) либо специальных заседаниях отчетов должностных лиц о проделанной работе по выполнению поручений Президента, вице-Президента, председателя Правительства Республики Саха (Якутия), своевременное принятие мер для устранения недостатков в данной работе.

В случае невозможности исполнения поручений в указанный срок заблаговременно, но не позднее 5 дней до установленного срока, в организационно-контрольный отдел представляется аргументированная записка на имя Главы Окружной администрации с проектом обращения к Президенту, вице-Президенту, председателю Правительства Республики Саха (Якутия), содержащим просьбу о продлении сроков исполнения их поручений, конкретные причины невозможности исполнения поручения в установленный срок, а также принятые меры по обеспечению выполнения поручения.

6.1.9.4. Представление Главе Окружной администрации заместителями, подведомственными им структурными подразделениями промежуточной информации о принятых мерах по исполнению поручений Президента, вице-Президента, председателя Правительства Республики Саха (Якутия) необходимо в тех случаях, когда срок исполнения их поручений определен в течение месяца и более и в те сроки, которые указаны в поручении Главы Окружной администрации.

В случае, когда срок исполнения поручения установлен менее одного месяца и при этом своевременное его выполнение не вызывает сомнения, промежуточная информация представляется по усмотрению заместителя Главы Окружной администрации.

6.1.9.5. В проекте докладной записки на имя Президента, вице-президента, председателя Правительства Республики Саха (Якутия) должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения.

6.1.9.6. При подготовке проектов поручений Главы Окружной администрации, данных в соответствии с поручениями Президента, вице-президента, председателя Правительства Республики Саха (Якутия), следует иметь в виду:

- поручения Президента, вице-президента, председателя Правительства Республики Саха (Якутия) исполняются в указанные в них сроки;

- если в этих поручениях срок не определен, устанавливается месячный срок с момента поступления документа в Окружную администрацию;

- поручения, содержащие в тексте указание "срочно", исполняются в трехдневный срок с даты поступления документа в Окружную администрацию; требующие дополнительного изучения поставленных вопросов, а также содержащие в тексте указание "оперативно" исполняются в течение десяти дней с момента поступления документа в Окружную администрацию;

- сроки исполнения поручений, содержащиеся в указах и распоряжениях Президента Республики Саха (Якутия), распоряжениях вице-президента, распоряжениях и постановлениях председателя Правительства исчисляются в календарных днях, с даты вступления их в силу;

- сроки исполнения прямых поручений Президента, вице-президента, председателя Правительства Республики Саха (Якутия) исчисляются в календарных днях с даты их подписания;

- сроки исполнения прямых поручений, содержащие в тексте указания "срочно" или "оперативно", исчисляются в календарных днях с даты их поступления в Окружную администрацию.

6.1.9.7. При получении информации о снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений Президента, вице-президента, Правительства Республики Саха (Якутия) в адрес Главы Окружной администрации, соответствующие структурные подразделения информируют заместителей Главы Окружной администрации - исполнителей данных поручений о принятом решении.

6.2. Распределение обязанностей между структурными подразделениями Окружной администрации, осуществляющими контрольно-аналитическую деятельность по исполнению распорядительных документов Главы Окружной администрации и его поручений, зафиксированных в протоколах совещаний и резолюциях.

6.2.1. Контрольно-аналитическую деятельность осуществляют следующие структурные подразделения:

- организационно-контрольный отдел;

- отдел документационного обеспечения;

- комитет по экономике, прогнозированию и ценообразованию;

- правовой комитет

6.2.1.1. Организационно-контрольный отдел осуществляет контроль и анализ исполнения:

- поручений Главы Окружной администрации, указов и распоряжений Президентов РФ, PC (Я), вице-президента PC (Я), постановлений и распоряжений Правительства, постановлений Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия), Окружного Совета г. Якутска;

- поручений, содержащихся в распоряжениях и постановлениях Главы Окружной администрации;

- поручений, содержащихся в протоколах заседаний и совещаний у Главы Окружной администрации (городских планерных, с главами административных территорий;

- поручений, содержащихся в протоколах тематических и выездных совещаний у Главы Окружной администрации;

- поручений Главы, данных на планерных совещаниях с заместителями Главы Окружной администрации;

- личных поручений Главы Окружной администрации по вопросам обеспечения жизнедеятельности города и другим вопросам;

- служебных документов, связанных с выполнением протоколов, контроль исполнения резолюций Главы Окружной администрации и его заместителей по исполнению служебных документов и обращений граждан, с пометкой "КОНТРОЛЬ";

- контроль и анализ исполнения планов работы Окружной администрации

- контроль и анализ исполнения плана мероприятий по реализации наказов избирателей.

6.2.1.2. Отдел работы с обращениями граждан осуществляет:

- контроль за прохождением служебных документов за подписью Главы Окружной администрации в высшие органы государственной власти;

- контроль исполнения резолюций Главы Окружной администрации и его заместителей по исполнению служебных документов и обращений граждан;

- контроль исполнения резолюций Главы Окружной администрации и его заместителей, данных в ходе личного приема граждан и представителей организаций;

- контроль исполнения поручений Главы Окружной администрации, зафиксированных в резолюциях по исполнению обращений и запросов Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия), Окружного Совета г. Якутска, депутатов всех уровней;

6.2.1.3. Отдел документационного обеспечения осуществляет:

- контроль соответствия требованиям Регламента проектов распорядительных документов Главы Окружной администрации и его заместителей;

- контроль за доработкой проектов распорядительных документов Главы Окружной администрации и его заместителей.

6.2.1.4. Комитет по экономике, прогнозированию и ценообразованию осуществляет:

- контроль и анализ исполнения федеральных, республиканских и муниципальных целевых программ.

6.2.1.5. Правовой комитет осуществляет:

- контроль и анализ поручений Главы Окружной администрации, заместителей Главы по исполнению запросов и требований надзорных органов; договоров и соглашений.

6.3. Сроки рассмотрения и исполнения.

6.3.1 Сроки исполнения распорядительных документов и протоколов совещаний.

6.3.1.1. Сроки исполнения поручений, содержащихся в распорядительных документах, указываются в тексте документов.

Сроки исполнения распорядительного документа в целом определяются по сроку исполнения поручения, являющегося последним в числе мероприятий и поручений, предусмотренных распорядительным документом.

В тех случаях, когда в распорядительном документе не определены сроки исполнения поручений, то срок исполнения документа в целом - 1 год с момента подписания распорядительного документа.

Организационно-контрольный отдел по истечению 3 месяцев с момента выхода распорядительного документа, запрашивает у исполнителя или должностного лица, на которого возложен контроль за исполнением документа в целом, информацию о ходе исполнения отдельных поручений. В случае, если поручение не исполнено исполнитель устанавливает конечный срок исполнения данного поручения в рамках срока по последнему пункту, о чем информирует руководителя аппарата.

Продление срока исполнения отдельного поручения, содержащегося в распорядительном документе, осуществляется руководителем аппарата или организационно-контрольным отделом на основании справки, обосновывающей причины неисполнения поручения и содержащей предложения о новом сроке исполнения данного поручения.

В случае, если распорядительный документ не исполнен в целом в установленные сроки, то должностное лицо, на которого возложен контроль за выполнением распорядительного документа, направляет на имя главы Окружной администрации или заместителя главы, подписавшего распорядительный документ, записку (справку) с указанием причин неисполнения распорядительного документа и предложением о сроках его выполнения.

Распорядительные документы главы Окружной администрации снимаются с контроля на основании записки (справки), содержащей информацию о выполнении всех поручений распорядительного документа, за подписью должностного лица, на которого возложен контроль за документом в целом.

6.3.1.2. Сроки исполнения протокольных поручений определены в протоколе и исчисляются с даты проведения совещания.

Если срок исполнения поручения, данного на совещании у Главы Окружной администрации, не указан, то организационно-контрольный отдел определяет срок исполнения отчета (справки) о ходе выполнения поручения.

6.3.1.3. Решение о продлении срока исполнения протокола на основе аргументированного предложения, ответственных за контроль протокола в целом принимается Главой Окружной администрации.

Решение о снятии протокола совещания с контроля в связи с его исполнением, проведением повторного совещания, принятием соответствующего распорядительного документа (исчерпывающего поручения, содержащиеся в протоколе) по предложению ответственного за контроль исполнения протокола в целом, принимается Главой Окружной администрации.

Решение о снятии с контроля отдельного поручения и продлении срока его исполнения может быть принято организационно-контрольным отделом по предложению исполнителя, согласованному с заместителем Главы Окружной администрации, ответственным за контроль протокола в целом, если изменение срока исполнения поручения не влияет на сроки выполнения протокола в целом.

6.3.1.4. Снятие с контроля устного поручения Главы Окружной администрации осуществляется на основании резолюции Главы на справке (заключении) об исполнении, представленной организационно-контрольным отделом.

6.3.1.5. Основанием для снятия распорядительного документа с контроля является его выполнение и принятие нового распорядительного документа, отменяющего действие прежнего (в связи с изменением объективных условий, принятием законодательных, нормативных документов и т.д.).

6.4. Сроки рассмотрения и исполнения служебных документов, обращений граждан.

6.4.1. Сроки исполнения поручений по служебным документам и обращений граждан указываются в резолюциях Главы Окружной администрации и его заместителей.

Каждая последующая резолюция должна быть оформлена с учетом конечного срока исполнения, установленного первой резолюцией.

Отсутствие указания конкретного срока исполнения в резолюции означает, что исполнение документа предусмотрено в течение 1 месяца.

Если служебный документ, обращение гражданина поставлены на "контроль" Главой Окружной администрации и его заместителями, срок исполнения поручений по ним исчисляется от даты поступления (первичной регистрации) документа в Окружной администрации и составляет 1 месяц, если в резолюции не установлен другой срок исполнения. При указании срока в днях, отсчет времени, отведенного на исполнение поручения, ведется со дня подписания резолюции.

В случае переадресации документа, т.е. направления по принадлежности в административные территории, срок исполнения исчисляется с даты поступления (регистрации) документа в округ.

Исполнение поручений, зафиксированных в резолюциях и снабженных специальными пометками, осуществляется в следующем порядке:

- поручения с пометкой "незамедлительно" исполняются в течение 1 дня со дня подписания поручения;

- поручения с пометкой "весьма срочно" исполняются не позднее 2 дней со дня подписания поручения;

- поручения с пометкой "срочно" исполняются не позднее 3 дней со дня подписания поручения;

- поручения с пометкой "оперативно" исполняются не позднее 10 дней со дня подписания поручения.

При постановке пометок срочности вышеуказанными должностными лицами сотрудники их аппаратов обязаны довести до сведения исполнителей информацию о срочном поручении и направить, используя средства оперативной доставки, документ исполнителю.

В отдельных случаях, с учетом сложности решаемых вопросов, срок исполнения поручений Главы Окружной администрации и его заместителей, данных по служебным документам, осуществляется в срок до двух месяцев.

Данное исключение не касается поручений по документам, поступившим из вышестоящих органов с указанием конкретных сроков исполнения, а также обращений депутатов.

6.4.2. Для всех видов обращений граждан - индивидуальных и коллективных, поданных в письменной форме, если их разрешение не требует продления или принятия безотлагательных мер, устанавливаются единые предельные сроки рассмотрения.

Решения по обращениям граждан принимаются в срок до 1 месяца со дня их поступления и регистрации.

Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно в сокращенные сроки, не позднее 15 дней.

В тех случаях, когда для разрешения предложений, заявлений, жалоб или ходатайств необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, сроки их разрешения могут быть в порядке исключения продлены Главой Окружной администрации и его заместителями, но не более чем на 1 месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему обращение.

При этом общий срок рассмотрения обращения не может превышать 2 месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается на весь период судебного разбирательства.

Корректировка сроков исполнения производится должностным лицом, его установившим, на основании информации (справки) ответственного исполнителя.

Если в установленный срок исполнение документа невозможно, то ответственным исполнителем готовится справка на имя должностного лица, подписавшего резолюцию.

6.5. Сроки и порядок рассмотрения обращений и запросов депутатов

6.5.1. Должностные лица Окружной администрации, к которым обратился народный депутат Государственного Собрания (Ил Тумэн) PC (Я) или народный депутат Якутской городской Думы по вопросам, связанным с его депутатской деятельностью, обязаны дать ответ или предоставить запрашиваемые им документы или сведения безотлагательно.

В случае необходимости проведения дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов, руководители обязаны сообщить об этом депутату в трехдневный срок со дня получения обращения. Окончательный ответ представляется депутату не позднее 30 дней со дня получения обращения.

Инициатор запроса имеет право принимать непосредственное участие в рассмотрении поставленных им вопросов.

Обращения депутатов, депутатских комиссий, рабочей группы рассматриваются в месячный срок с момента получения обращения, а в случае указания в обращении на нарушение законодательства должностные лица незамедлительно принимают меры для устранения нарушения и привлечения виновных к ответственности.

Обращение Якутской городской Думы к Окружной администрации с предложением отмены, изменения или дополнения принятых им актов рассматривается в месячный срок и о результатах рассмотрения сообщается секретариату.

Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании Государственного Собрания (Ил Тумэн) PC (Я) или письменной форме не позднее, чем через 15 дней со дня получения запроса или в иной срок, установленный Государственным Собранием (Ил Тумэн) PC (Я).

Подготовка проекта ответа на депутатский запрос поручается должностному лицу, к ведению которого относится поставленный вопрос. Ответ на запрос дается за подписью главы Окружной администрации.

Представление на подпись проекта ответа осуществляется после согласования с заместителем Главы Окружной администрации и полномочными представителями Главы Окружной администрации в Государственном Собрании Ил Тумэн PC (Я) и Якутской городской Думе.

6.5.2. Снятие с контроля поручений производится должностным лицом, поставившим документ на контроль.

Основанием для снятия с контроля может служить:

- справка исполнителя о результатах выполнения поручения;

- копия подписанного и зарегистрированного ответа корреспонденту, направленная с сопроводительным документом.

Решение о снятии с контроля документов с грифом "Особый контроль" принимает Глава Окружной администрации.

6.6. Порядок исполнения документов

6.6.1. Исполнение документов осуществляется в соответствии с поручениями должностных лиц, содержащимися в распорядительных документах, протоколах, резолюциях.

6.6.2. Если исполнение документа поручено нескольким лицам и в поручении не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку обобщенной информации является лицо, указанное в поручении первым.

6.6.3. Соисполнители, не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа, представляют ответственному исполнителю справки для обобщения и составления отчета либо сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу в другой форме, устраивающей ответственного исполнителя.

Ответственному исполнителю дается право созыва соисполнителей.

Соисполнители в равной степени несут ответственность за качественную и своевременную подготовку проектов документов.

6.6.4. Справки (информации) о ходе и результатах исполнения поручений главы Окружной администрации и его заместителей должны подписываться руководителями структурных подразделений, которым даны поручения и представляться в срок, указанный в поручении, либо в месячный срок со дня регистрации документа, если срок не был указан.

6.6.5. Справки по поручениям руководителей структурных подразделений могут быть подписаны заместителями руководителей.

6.6.6. Информация в адрес Президента, вице-Президента, Председателя Правительства, Председателя Государственного Государственного# Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия), депутатов различных уровней, руководителей министерств и ведомств и иных должностных лиц должны оформляться на бланке письма Главы Окружной администрации. Регистрация исходящих документов производится в отделе работы с обращениями граждан (при этом на втором экземпляре должны быть визы руководителей, подготовивших проект ответа).

6.6.7. Ответы на служебные документы и письменные обращения граждан даются, как правило, в письменной форме.

По документам с поручениями (резолюциями) Главы Окружной администрации и его заместителей ответ дает руководитель структурного подразделения.

Допускается устная форма ответа (если такая форма устраивает заявителя или обратившуюся организацию), о чем на документах и обращениях граждан (либо на отдельных справках) делается соответствующая отметка исполнителем с указанием даты ответа, его краткого содержания и информацией о конкретном лице, давшем ответ (фамилия, имя, отчество, должность, номер телефона), а также лице, его получившем.

6.6.8. Ответы на поручения Главы Окружной администрации и должностных лиц, имеющих право давать поручения от его имени, адресуются исключительно Главе Окружной администрации.

6.7. Порядок осуществления контроля

6.7.1. Контроль исполнения распорядительных документов и поручений в аппарате Окружной администрации осуществляется в автоматизированном режиме с использованием баз данных "Босс-Референт".

6.7.2. Централизованному (с использованием автоматизированных систем контроля) контролю по срокам и качеству исполнения подлежат служебные документы и обращения граждан, поставленные на контроль главой Окружной администрации и помеченные штампом "Контроль" и "Особый контроль".

6.7.3. Определение и отметка на распорядительном документе в целом и его отдельных пунктов (поручений), подлежащих контролю с использованием автоматизированной системы, возлагается на организационно-контрольный отдел.

6.7.4. Документы, подлежащие контролю, поступают в структурные подразделения, как правило, в день их регистрации или подписания резолюции из отдела по работе с обращениями граждан. Контроль осуществляется как оперативными методами (выезды на место, использование средств оперативной связи, организация проверок, совещаний и т.д.), так и традиционными (представление исполнителем информации в виде справок, заключений и т.д.).

6.7.5. Структурные подразделения аппарата Окружной администрации, осуществляющие контрольно-аналитические функции, до истечения установленного срока исполнения, направляют исполнителям уведомления, перечень поручений, сроки которых истекают в предстоящий период.

6.7.6. Допускается запрос информации о ходе исполнения распорядительного документа или поручения до истечения конечного срока в порядке упреждающего контроля.

6.7.7. Исполнители обязаны представить информацию об исполнении распорядительных документов, резолюций и поручений должностных лиц в контрольные структурные подразделения аппарата Окружной администрации не позднее следующего дня после окончания контрольного срока, за исключением документов с указанием конкретной даты исполнения.

6.7.8. Информация об исполнении поручений Президента, вице-Президента, Председателя Правительства Республики Саха (Якутия) направляются за подписью Главы Окружной администрации или его заместителей и вносится организационно-контрольным отделом в единую правительственную базу данных "Контроль".

6.7.9. Контролирующие структурные подразделения аппарата Окружной администрации после получения справки от исполнителя:

- анализируют полученную информацию;

- готовят проект резолюции Главы Окружной администрации и его заместителей, должностных лиц, имеющих право от имени Главы Окружной администрации давать поручения, о снятии с контроля поручения (в случае его исполнения), о продлении сроков исполнения (если есть веское обоснование), о принятии мер к исполнению (в случае несогласия с исполнителем).

6.8. Информирование должностных лиц

6.8.1. На основании анализа письменной информации, и других официальных материалов, представляемых исполнителями, проведенных проверок, контрольно-аналитическими подразделениями аппарата Окружной администрации ежемесячно предоставляется информация о ходе исполнения распорядительных документов Главы Окружной администрации, протоколов совещаний у Главы Окружной администрации, а также исполнения служебных документов и обращений граждан.

6.8.2. На основании полученной информации от управления текущего контроля Администрации Президента и Правительства республики Саха (Якутия) о снятии с контроля документов вышестоящих органов, контрольное управление доводит до сведения должностных лиц, ответственных за исполнение документов.

6.8.3. Главы административных территорий, руководители структурных подразделений Окружной администрации представляют Главе Окружной администрации ежегодные отчеты о своей деятельности.

6.8.4. Контролирующие структурные подразделения аппарата Окружной администрации имеют право вносить должностным лицам предложения о привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников, не обеспечивших своевременное выполнение поручений Главы Окружной администрации, содержащихся в резолюциях, в протоколах и распорядительных документах Главы Окружной администрации.

7. Служебное письмо

Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.

В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы.

Во второй части письма (заключение) высказывается основанная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т.п.

Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (просим сообщить; направляем на рассмотрение);

- от третьего лица единственного числа (Департамент архитектуры, строительства и реконструкции считает возможным; министерство не возражает);

- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу направить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица.

Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу, так как при работе с документом, содержащим несколько вопросов, возникают сложности:

- при регистрации такого документа (в графе "Содержание" нужно указать не один, а несколько вопросов);

- на этапе контроля исполнения, так как неясно, кому из исполнителей направлять документы в первую очередь;

- при определении дела по номенклатуре (куда подшить документ).

Служебное письмо должно быть кратким. Размер письма не должен превышать одной машинописной страницы, при необходимости разрешено увеличение объема служебного письма до пяти машинописных страниц.

Письмо должно быть полным, исчерпывающим. Несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, следует раскрыть полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку, запросы по телефону, факсу и т.п.

Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.

Служебное письмо должно быть корректным по форме.

При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к деловому партнеру.

Служебное письмо подписывает Глава, заместители Главы, руководители структурных подразделений в пределах своих полномочий.

Право подписи служебных писем закрепляется в Уставе, положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

При направлении служебных писем (в том числе ответы на запросы) в вышестоящие инстанции (Правительство РФ, РС(Я), министерства и ведомства) письма подписывает Глава, заместители Главы в соответствии с отраслевой принадлежностью и полномочиями.

8. Организация приема граждан и представителей организаций

8.1. Прием граждан

8.1.1. Прием граждан осуществляется по вопросам, входящим в компетенцию местных органов власти, Главы, определенным Уставом Городского округа "Город Якутск" и республиканским, федеральным законодательством.

Прием граждан осуществляется лично Главой и по поручению Главы, его заместителями.

8.1.2. Каждое обращение гражданина в Окружную администрацию регистрируется в отделе по работе с обращениями граждан Окружной администрации.

8.1.3. Предварительная беседа с гражданами и запись на прием к Главе и к его заместителям проводятся специалистами отдела по работе с обращениями граждан.

Запись на прием одного гражданина по одному и тому же вопросу производится один раз в полгода.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Специалисты отдела по работе с обращениями граждан подготавливают к приему:

- справку-заключение с рекомендациями (на основании предварительной беседы с гражданином работника общего отдела);

- федеральные, республиканские законы и иные нормативные правовые акты по вопросу, содержащемуся в обращении гражданина;

- справки подразделений и служб города, административных территорий, рассматривавших обращение гражданина, ранее.

8.1.4. Каждое поручение Главы и его заместителей, проводивших прием граждан, ставится на контроль отделом по работе с обращениями граждан Окружной администрации.

Продление сроков, исполнения поручений возможно только должностным лицом, установившим срок исполнения, либо по его поручению помощником.

В случае, если поступивший от исполнителя проект ответа (справка, информация) не отвечает предъявляемым Регламентом требованиям, отдел по работе с обращениями граждан повторно направляет документы с поручением для доработки.

8.1.5. Поручение снимается с контроля:

- если вопрос решен положительно;

- даны разъяснения;

- если органом Окружной администрации дан обоснованный отказ в выполнении требования гражданина и должностное лицо Окружной администрации, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

8.2. Прием представителей организаций:

8.2.1. Предварительная беседа помощников Главы с представителями организаций и запись на прием к Главе Окружной администрации проводится секретарем, помощниками Главы или уполномоченным сотрудником.

9. Основные правила формирования и хранения дел в структурных подразделениях Окружной администрации

9.1. Все исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При этом необходимо:

Систематизировать документы внутри дела в последовательности решения вопросов по хронологии, при этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

Группировать в дела документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел.

Подшивать в дела заверенные копии документов (отсутствие заверительной отметки лишает документ юридической силы).

Включать годовые планы, отчеты в материалы того года, к которому они относятся, независимо от времени их составления и даты поступления.

Количество листов в деле не должно превышать 250.

9.2. При формировании дел постоянного срока хранения необходима внутренняя опись документов.

9.3. Все оформленные дела хранятся в шкафах или на стеллажах. В каждом шкафу должен быть перечень хранящихся в нем дел, на корешках обложек дел (папок) указываются цифровые обозначения. Хранение дел в столах не допускается.

Выдача справок по хранящимся в делах документам и снятие копий с документов для сотрудников Окружной администрации и сторонних организаций, а также вынос архивных документов из здания Окружной администрации производится при наличии запроса руководителя структурного подразделения и разрешения руководителя аппарата или начальника отдела документационного обеспечения или лиц, их замещающих.

9.4. В случае увольнения, ухода в отпуск сотрудник архива обязан все имеющиеся у него документы передать другому сотруднику по акту приема-передачи.

10. Порядок подготовки и проведения планерных совещаний у главы и в аппарате Окружной администрации.

10.1. Порядок проведения планерных совещаний у Главы Окружной администрации:

В понедельник, 8.00 утра: совещание руководителей Окружной администрации, предприятий, организаций, согласно утвержденному списку

Повестка:

1. Информация оперативных служб о состоянии городского хозяйства.

2. Контроль исполнения поручений.

3. План на текущую неделю.

4. Рабочие моменты.

По утвержденному графику проводится планерное совещание всех муниципальных служащих.

Повестка:

1. Информация подразделений о ходе реализации целевых программ.

2. О задачах на определенный период.

3. Новости муниципальной службы.

- Во вторник, 8.30 час: Планерное совещание с главами административных территорий - управами.

Повестка:

1. Контроль исполнения поручений.

2. План на текущую неделю.

3. Рабочие моменты.

- Среда, 8.30 мин.: Планерное совещание с заместителями Главы.

Повестка:

1. Контроль исполнения поручений.

2. План на текущую неделю.

3. Рабочие моменты.

- Четверг 8.30 мин. Планерное совещание с главами административных территорий - пригородами.

Повестка:

1. Контроль исполнения поручений.

2. План на текущую неделю.

3. Рабочие моменты.

- Пятница - работа заместителей Главы в округах.

- Суббота - 9.00 час. Совещание с заместителями Главы по муниципальным программам.

- Объезд города

11. Порядок подготовки и проведения заседаний и совещаний у главы Окружной администрации

11.1. Общие положения

11.1.1. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях и совещаниях, проводимых должностными лицами, органами исполнительной власти города, структурными подразделениями Окружной администрации (комиссиями, советами, коллегиями и т.д.).

11.1.2. Решения, зафиксированные в протоколах, принятые в пределах полномочий должностных лиц исполнительной власти города, являются обязательными для исполнения должностными лицами и сотрудниками Окружной администрации, органов исполнительной власти города, юридическими лицами на территории города, руководимыми (курируемыми) должностными лицами, проводившими совещание (заседание) и подписавшими протокол.

11.1.3. Протокольные решения имеют непродолжительный характер действия и распространяются на ограниченный круг должностных лиц и организаций.

11.1.4. На совещаниях, проводимых Главой, необходимо личное присутствие руководителей департаментов, председателей комитетов, начальников управлений, отделов, глав административных территорий или лиц, официально их замещающих.

На совещаниях, проводимых заместителями Главы Окружной администрации, допускается присутствие заместителей руководителей органов исполнительной власти города или лиц, официально их замещающих.

Главы административных территорий приглашаются на совещания по согласованию с заместителем Главы Окружной администрации, курирующими территориальные органы исполнительной власти города.

На совещаниях, проводимых должностными лицами Окружной администрации, допускается присутствие руководителей структурных подразделений и специалистов органов исполнительной власти города.

11.1.5. Ответственные за подготовку совещания, не позднее чем за 5 дней до его проведения (кроме оперативных, проводимых по поручению Главы) обеспечивают приглашение участников, а также оповещение их при отмене совещания или его переносе.

11.2. Подготовка и проведение совещаний у Главы Окружной администрации

11.2.1. Совещания у Главы проводятся в соответствии с его поручениями и недельным рабочим планом.

11.2.2. Организация совещания у Главы возлагается на заместителей Главы Окружной администрации.

11.2.3. Ответственные за подготовку совещания, не менее чем за 2 рабочих дня до планируемого совещания обеспечивают представление следующих материалов:

- Повестки дня с указанием докладчика, списка участников совещания по установленной форме.

- Проекта протокола совещания.

- Сводной информации по существу рассматриваемого вопроса и при необходимости проекта распорядительного документа, согласованного с заинтересованными организациями (со справкой по имеющимся разногласиям).

11.2.4. Управление обеспечения деятельности Окружной администрации обеспечивает предоставление и подготовку помещения для проведения совещания;

11.2.5. В соответствии с решениями, принятыми Главой по рассмотренным на совещании вопросам, специалистами организационно-контрольного отдела разрабатывается протокол и представляется на подпись.

11.2.5.1. В протоколе совещания указываются конкретные исполнители поручений и сроки их исполнения.

11.3. Проведение совещаний в аппарате Окружной администрации.

11.3.1. Совещания с должностными лицами органов исполнительной власти города, руководителями предприятий и организаций городского подчинения, а также представителями общественных организаций проводятся должностными лицами аппарата Окружной администрации по отраслевой принадлежности, по мере необходимости.

11.3.2. После проведения совещания (в т.ч. и выездного) в тот же день, соответствующие структурные подразделения Окружной администрации составляют протокол. Выписки из протокола с конкретными поручениями и сроками их исполнения направляются исполнителям на следующий день после его подписания ответственными секретарями совещаний.

11.3.3. Контроль исполнения поручений осуществляют соответствующие структурные подразделения Окружной администрации по отраслевой принадлежности.

12. Организация работы с персоналом и кадровыми документами.

12.1. Статус, полномочия, порядок назначения, увольнения, принципы и гарантии деятельности муниципальных служащих Окружной администрации определены: Уставом Городского округа "Город Якутск", ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ", ФЗ "О муниципальной службе в РФ", Законом PC (Я) "О муниципальной службе PC (Я)", положениями об Управах, пригородных администрациях, положениями о структурных подразделениях Окружной администрации и другими нормативно-правовыми актами.

12.1.1. Управление персоналом осуществляется в целях обеспечения эффективности работы Окружной администрации. Поступление на муниципальную службу, ее прохождение и прекращение осуществляется на основании ФЗ "О муниципальной службе в РФ", конкурса на замещение вакантной муниципальной должности муниципальной службы, утвержденных Окружным Советом г. Якутска.

12.1.2. Подготовка документации по проведению конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы осуществляется отделом по работе с персоналом Окружной администрации.

12.1.3. С лицом, принимаемым на муниципальную службу в порядке назначения или конкурса, заключается трудовой договор.

Должностные обязанности работника определяются в должностных инструкциях. Ответственным за подготовку должностных инструкций являются руководители структурных подразделений Окружной администрации.

12.1.4. Прохождение муниципальной службы отражается в личном деле муниципального служащего. Формирование личного дела осуществляется отделом по работе с персоналом Окружной администрации в установленном законом порядке. При переводе или поступлении муниципального служащего на новое место муниципальной службы либо на государственную службу, личное дело муниципального служащего передается по новому месту службы. Ведение нескольких личных дел одного муниципального служащего не допускается.

Подготовка необходимых документов по вопросам, связанным с прохождением муниципальной службы и трудовыми отношениями с руководителями муниципальных унитарных предприятий и муниципальных учреждений осуществляется отделом по работе с персоналом Окружной администрации.

12.1.5. Учет кадрового потенциала осуществляется посредством формирования резерва кадров муниципальных служащих Окружной администрации.

12.1.6. Аттестация муниципальных служащих Окружной администрации проводится согласно Положению об аттестации, утвержденному Окружным Советом г. Якутска.

12.1.7. Организация подготовки, переподготовки, обучения и повышения квалификации муниципальных служащих осуществляется на основе плана, утверждаемого Главой Окружной администрации. План составляется на основании предложений руководителей структурных подразделений.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

Организация работы с кадровыми документами.

12.2.1. Подготовка документов, связанных с приемом на работу и увольнением работников, не относящихся к категории муниципальных служащих, осуществляется в соответствии с трудовым законодательством.

12.2.2. Кадровые документы хранятся по месту их формирования в соответствии с номенклатурой дел.

12.2.3. Методическое руководство по организации работы с кадровыми документами в структурных подразделениях Окружной администрации, муниципальных унитарных предприятиях и муниципальных учреждениях, осуществляется отделом по работе с персоналом Окружной администрации.

13. Организация работы с наградными документами.

13.1. Общие положения.

13.1.1. В соответствии с Положениями о наградах Городского округа "Город Якутск", Окружная администрация осуществляет подготовку документов, связанных с награждением юридических и физических лиц городскими наградами.

13.1.2. Присвоение звания "Почетный гражданин города Якутска" - высшего почетного звания города Якутска осуществляется в соответствии с Положением о звании "Почетный гражданин города Якутска", утвержденным постановлением Якутской городской Думы.

13.1.3. Награждение Почетной грамотой Городского округа "Город Якутск" осуществляется в соответствии с Положением о Почетной грамоте Городского округа "Город Якутск", утвержденным постановлением Якутской городской Думы.

13.1.4. Награждение знаком "За заслуги перед Якутском" осуществляется в соответствии с Положением о знаке "За заслуги перед Якутском", утвержденным постановлением Якутской городской Думы.

13.2. Подготовка наградных документов

13.2.1. Подготовка документов, связанных с награждением юридических и физических лиц почетными грамотами и благодарственными письмами Главы Городского округа "Город Якутск" осуществляется соответствующими структурными подразделениями Окружной администрации.

13.2.2. Оформление Почетных грамот и Благодарственных писем Главы Городского округа "Город Якутск" осуществляет отдел документационного обеспечения Окружной администрации.

13.2.3. Руководители структурных подразделений осуществляют планирование наградной деятельности с учетом установленных в Российской Федерации государственных и профессиональных праздников, памятных дат, а также ежегодных мероприятий, юбилейных дат юридических и физических лиц.

13.2.4. Ответственность за качественную подготовку необходимых материалов по городским наградам, контроль за достоверностью отражения в наградных документах персональных данных награждаемых лиц, несет руководитель структурного подразделения Окружной администрации.

13.3. Деятельность Комиссии по государственным наградам

13.3.1. Предварительное рассмотрение вопросов, связанных с представлением физических лиц города к государственным наградам Российской Федерации и Республики Саха (Якутия) осуществляет Комиссия по государственным наградам при Главе Окружной администрации на основании Положения о Комиссии, утвержденного Главой Окружной администрации. Ходатайства о награждении государственной наградой и наградной лист принимаются после рассмотрения их в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

13.3.2. Заседания Комиссии проводятся не реже одного раза в месяц. После заключения Комиссии готовится проект соответствующего распоряжения Главы о представлении к государственной награде.

13.3.3. Подготовку материалов для заседаний Комиссии, разработку проектов распоряжений о награждениях государственными наградами, контроль за дальнейшим своевременным прохождением подготовленных материалов осуществляет отдел по работе с персоналом Окружной администрации.

13.3.4. Распоряжения и наградные листы на представление физических лиц к награждению государственными наградами Российской Федерации подписывает только Глава Окружной администрации, наградами Республики Саха (Якутия) в отсутствие Главы - исполняющий обязанности Главы.

14. Организация поздравлений с юбилеями и профессиональными праздниками.

14.1. Организация поздравлений с юбилеями и профессиональными праздниками осуществляется структурными подразделениями администрации по отраслевой принадлежности или подчиненности. Координацию осуществляет отдел по организационно-контрольной работе.

14.2. Организацию поздравлений с юбилеями работников Окружной администрации и структурных подразделений осуществляет отдел по работе с персоналом.

14.3. Подготовку текстов поздравлений с общими праздниками осуществляет отдел по связям с общественностью. Организацию поздравлений с общими праздниками осуществляет отдел документационного обеспечения.

14.4. Для получения сувениров необходимо представить в управление обеспечения деятельности Окружной администрации письмо-заявку с визой руководства.

13. Ответственность за нарушение регламента.

За нарушение требований настоящего Регламента, а также за разглашение сведений служебного характера, виновные лица могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Дисциплинарные взыскания оформляются распоряжениями Главы, заместителей Главы.