Приложение. Изменения, вносимые в Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)

Приложение

к распоряжению Правительства Республики Саха (Якутия)

от 14 декабря 2011 г. N 1325-р

Изменения,
вносимые в Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)

1. Подпункт 3.2. дополнить абзацами следующего содержания:

"электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.".

2. В подпункте 3.3.1:

а) дополнить подпункт вторым абзацем следующего содержания:

"При подготовке документов в органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов.";

б) абзац седьмой изложить в следующей редакции:

"Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) утверждаются руководителем этого органа исполнительной власти.";

в) последнем абзаце подпункта цифру "25" заменить цифрой "20", цифру "15" заменить цифрой "10".

3. В абзаце третьем в части, начинающейся словами "Для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия)):" подпункта 3.3.1.,

в подпункте "в" подпункта 3.3.2.,

в предложении "должность лица, подписавшего документ" в абзаце третьем части, начинающейся словами "В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются реквизиты:" подпункта 3.3.5.5.,

в приложении N 4 к п. 3.3.2 в наименовании реквизита "Наименование должности лица, подписавшего документ" и в первом абзаце указанного реквизита:

слова ", подписавшего документ" заменить словами "- автора документа".

4. В части "л" подпункта 3.3.2,

в наименовании реквизита "Наименование документа" и в первом абзаце названного реквизита в приложении N 4 к п. 3.3.2:

слова "Наименование документа" заменить словами "Наименование либо аннотация документа".

5. В абзаце восьмом в части, начинающейся словами "В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются реквизиты:", подпункта 3.3.5.5,

в абзаце восьмом части, начинающейся словами "В Инструкции по делопроизводству отмечается, что:" подпункта 3.3.5.6:

слова "наименование документа (заголовок к тексту);" заменить словами "наименование либо аннотация документа;".

6. Часть 3.3.2. дополнить подпунктом "щ" следующего содержания:

"щ) отметка о поступлении документа.".

7. В подпункте 3.4.4. в части, начинающейся словами "В инструкции по делопроизводству должно быть отмечено:", включить 4-м и 5-м абзацы следующего содержания:

обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти;

регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день;

8. Раздел 3.6. изложить в следующей редакции:

"3.6. Особенности работы с электронными документами в органе исполнительной власти

В Инструкции по делопроизводству устанавливаются порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения межведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Республики Саха (Якутия).

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

Порядок использования электронной подписи определяет Правительство Республики Саха (Якутия) согласно порядку, устанавливаемому Правительством Российской Федерации.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по согласованию с ЭПК Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия).

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Система электронного документооборота органа исполнительной власти должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Прием и отправка электронных документов осуществляются самими исполнителями и для регистрации службой делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

В органе исполнительной власти создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и (или) поступившие в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа).

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:

Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1. Адресант	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2. Адресат	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3. Должность, фамилия и инициалы лица - автора документа	В соответствии с реквизитом "Подпись"
4. Вид документа	В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5. Дата документа	В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6. Номер документа	В соответствии с номером, присвоенным документу автором
7. Дата поступления документа	Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8. Входящий номер документа	Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа	В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10. Наименование или краткая аннотация документа	Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
11. Индекс дела	Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12. Сведения о пере адресации документа	На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
13. Количество листов основного документа	Количество листов основного документа
14. Количество приложений	Количество приложений
15. Общее количество листов приложений	Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа	Резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя	Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности	В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.)

Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), код классификации, отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.

При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде, например: "Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы".

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).".

9. В приложениях N 1 и N 2 к п. 3.3.1 в образцах бланков служебных писем оформить справочные данные органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) дополнить интернет-адресом и разместить по центру текстового поля на русском языке согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 15 апреля 2005 г. N 221.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Орган власти названного постановления следует читать как "Правительства РФ"

10. В приложении N 4 к п. 3.3.2:

а) проставить перед наименованиями реквизитов буквенные обозначения (от "а)" до "щ)".

б) Приложение N 4 к п. 3.3.2 дополнить абзацем следующего содержания:

"Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти проставляется от руки или в форме штампа в правом углу нижней части лицевой стороны первого листа документа. В штампе указывается наименование органа исполнительной власти, очередной порядковый номер (регистрационный индекс поступающего документа) и дата поступления (при необходимости - часы и минуты).".

11. Включить в приложение N 6 образцы полной и краткой форм протокола совещаний (заседаний) органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) согласно приложению к настоящим Изменениям.

12. В абзаце пятом реквизита "дата документа" приложения N 4 к п. 3.3.2 слово "года" заменить на общепринятое сокращение "г.", а также по всему тексту Методических рекомендаций.