Приложение. Положение о Департаменте по архивному делу Республики Саха (Якутия)

Приложение

к Указу Президента Республики Саха (Якутия)

от 9 сентября 2011 года N 901

Положение
о Департаменте по архивному делу Республики Саха (Якутия)

1. Общие положения

1.1. Департамент по архивному делу Республики Саха (Якутия) образуется Указом Президента Республики Саха (Якутия) и находится в ведении Президента Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

1.2. Департамент по архивному делу Республики Саха (Якутия) (далее - Департамент) является исполнительным органом государственной власти Республики Саха (Якутия), осуществляющим государственную политику в области архивного дела на территории Республики Саха (Якутия).

1.3. Департамент является правопреемником Комитета государственной архивной службы Республики Саха (Якутия).

1.4. Департамент в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией (Основным законом) Республики Саха (Якутия), законами и иными нормативными правовыми актами Республики Саха (Якутия), а также настоящим Положением.

1.5. В ведение Департамента входят Государственная архивная инспекция и государственные архивы Республики Саха (Якутия), подчиненные непосредственно Департаменту.

1.6. Департамент осуществляет свою деятельность непосредственно и через подведомственные ему учреждения во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами государственной власти Республики Саха (Якутия), органами местного самоуправления Республики Саха (Якутия), общественными объединениями и иными организациями по вопросам, отнесенным к ведению Департамента.

1.7. Департамент обладает правами юридического лица, имеет печать с изображением Государственного герба Республики Саха (Якутия) со своим наименованием, Другие необходимые для осуществления своей деятельности печати и штампы, счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, фирменные бланки с указанием полного наименования, почтовых и банковских реквизитов.

1.8. Деятельность Департамента финансируется за счет средств Государственного бюджета Республики Саха (Якутия).

1.9. Юридический адрес Департамента: 677007, Республика Саха (Якутия), город Якутск, улица Кирова, дом 14.

2. Задачи Департамента

Основными задачами Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия) являются:

2.1. Проведение государственной политики в области архивного дела на территории Республики Саха (Якутия).

2.2. Координация в пределах своей компетенции деятельности органов государственной власти и иных государственных органов Республики Саха (Якутия) (далее - органы государственной власти Республики Саха (Якутия), государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и государственных учреждений Республики Саха (Якутия) (далее - организации Республики Саха (Якутия) в области архивного дела и делопроизводства, взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления.

2.3. Управление государственными архивами Республики Саха (Якутия), обеспечение их функционирования.

2.4. Ведение централизованного государственного учета документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и организация обеспечения информацией о его составе и содержании органов государственной власти и местного самоуправления, организаций, исследователей и граждан.

2.5. Осуществление государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле в Республике Саха (Якутия).

3. Полномочия Департамента

3.1. Формирует стратегический план развития архивного дела в Республике Саха (Якутия), перспективные и текущие планы развития архивного дела в Республике Саха (Якутия), организует их выполнение.

3.2. Осуществляет контроль за соблюдением законодательства об архивном деле Российской Федерации на территории Республики Саха (Якутия).

3.3. Решает в пределах своей компетенции вопросы о включении конкретных документов в состав Архивного фонда Республики Саха (Якутия).

3.4. Организует хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов в государственных архивах Республики Саха (Якутия), музеях, библиотеках Республики Саха (Якутия), органах государственной власти Республики Саха (Якутия), государственных унитарных предприятиях, включая казенные предприятия, и государственных учреждениях Республики Саха (Якутия), контролирует соблюдение установленного порядка передачи документов в указанные архивы.

3.5. Осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль над работой архивов органов государственной власти Республики Саха (Якутия) и организаций Республики Саха (Якутия).

3.6. Определяет и утверждает номенклатуру видов платных работ и услуг, оказываемых государственными архивами Республики Саха (Якутия) юридическим и физическим лицам.

3.7. Обеспечивает подготовку проектов нормативных правовых актов в области архивного дела, а также готовит и утверждает проекты нормативных правовых актов Департамента.

3.8. Осуществляет мониторинг федерального законодательства и ревизию нормативных правовых актов Республики Саха (Якутия) по вопросам, относящимся к компетенции Департамента, на соответствие вновь принятым нормативным правовым актам.

3.9. Проводит антикоррупционную экспертизу нормативных правовых актов Департамента, а также их проектов.

3.10. Регистрирует нормативные правовые акты Департамента в реестре нормативных правовых актов Республики Саха (Якутия).

3.11. Официально опубликовывает нормативные правовые акты Департамента в случаях, когда требование об опубликовании установлено законодательством.

3.12. Предоставляет сведения о принятых нормативных правовых актах Департамента и об их официальном опубликовании в Департамент по государственно-правовым вопросам Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия).

3.13. Вносит на рассмотрение Правительства Республики Саха (Якутия) предложения о передаче архивных документов, находящихся в собственности Республики Саха (Якутия), в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований.

3.14. Организует работу по выявлению, учету и возвращению уникальных и особо ценных документов по истории Республики Саха (Якутия), хранящихся в государственных архивах, библиотеках, музеях и других хранилищах Российской Федерации, СНГ и за рубежом, вносит в Федеральное архивное агентство предложения о реституции архивных фондов.

3.15. Организует работу по созданию страховых копий уникальных и особо ценных документов по истории Республики Саха (Якутия).

3.16. Образовывает Экспертно-проверочную комиссию для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия).

3.17. Осуществляет экспертизу ценности документов совместно с государственными, муниципальными архивами и собственниками или владельцами архивных документов.

3.18. Организует внедрение новых информационных архивных технологий, создание и совершенствование информационных сетей и базы данных, а также традиционных видов системы архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе Архивного фонда Республики Саха (Якутия).

3.19. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов Республики Саха (Якутия), участвует в работе Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве, Российского общества историков - архивистов (РОИА), Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, делопроизводства, документоведения и археографии в практику архивного дела.

3.20. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.21. Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве организаций Республики Саха (Якутия) на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.22. Оказывает содействие собственникам архивных документов, относящихся к частной собственности в сохранении, комплектовании и использовании архивных документов.

3.23. Организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов, координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной информации и эффективности использования документов.

3.24. Ведет контроль над соблюдением достоверности архивных справок, информации и публикуемых документов.

3.25. Контролирует соблюдение порядка пользования архивными документами, в том числе порядка заключения лицензионных договоров на их коммерческое пользование.

3.26. Организует и контролирует финансово-хозяйственную деятельность государственных архивов Республики Саха (Якутия), в том числе по привлечению и использованию внебюджетных средств, также по реализации платных работ и услуг.

3.27. Осуществляет деловые связи с архивными учреждениями субъектов Российской Федерации, государств - участников Содружества Независимых Государств, а также зарубежных стран.

3.28. Осуществляет в координации с Министерством по федеративным отношениям и внешним связям Республики Саха (Якутия) международные и внешнеэкономические связи с субъектами иностранных федеративных государств, административно-территориальными образованиями иностранных государств, иностранными компаниями.

3.29. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов.

3.30. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы архивных учреждений, организует республиканские и местные научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, разрабатывает вопросы научной организации труда в сфере архивного дела.

3.31. Принимает участие в организации целевой контрактной подготовки специалистов с начальным, средним и высшим профессиональным образованием.

3.32. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц, принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, осуществляет контроль над рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и за организацией приема граждан в подведомственных учреждениях.

3.33. Формирует государственное задание в отношении государственных архивов Республики Саха (Якутия).

3.34. Осуществляет в установленном порядке разработку и представление в Федеральное архивное агентство планово - отчетной документации по-развитию архивного дела в Республике Саха (Якутия).

3.35. Осуществляет согласование положений об экспертных комиссиях и ведомственных архивах, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел органов и организаций источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

3.36. Осуществляет согласование списков источников комплектования государственных и муниципальных архивов.

3.37. Организует информационное обеспечение граждан, органов государственной власти Республики Саха (Якутия), местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов.

3.38. Организует исполнение запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, поступивших в Департамент.

3.39. Проставляет и заполняет специальный штамп - апостиль на архивных справках, направляемых в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 года, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов.

3.40. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проекту государственного бюджета Республики Саха (Якутия) о доходах и расходах на содержание Департамента и непосредственно подчиненных ему государственных архивов Республики Саха (Якутия), обеспечивает их финансирование в пределах выделенных бюджетных ассигнований.

3.41. Осуществляет функции государственного заказчика, проводит размещение государственных заказов на поставку товаров, выполнение работ и оказание услуг в соответствии с действующим законодательством.

3.42. Участвует в формировании государственного заказа на проведение научно-исследовательских работ для развития архивной сферы.

3.43. Организует материально-техническое обеспечение государственных архивов Республики Саха (Якутия) за счет средств государственного бюджета Республики Саха (Якутия), а также иных источников в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Республики Саха (Якутия).

3.44. Реализует функции субъекта официального статистического учета.

3.45. Исполняет функции по управлению государственной собственностью Республики Саха (Якутия) в пределах своей компетенции.

3.46. Осуществляет функции главного распорядителя средств государственного бюджета Республики Саха (Якутия), предусмотренных на содержание Департамента и реализацию возложенных на него задач, а также главного распорядителя средств государственного бюджета Республики Саха (Якутия), предусмотренных на содержание государственных архивов Республики Саха (Якутия).

3.47. Организует работу балансовой комиссии Департамента согласно регламенту, утвержденному решением Правительства Республики Саха (Якутия).

3.48. Осуществляет контроль за реализацией органами местного самоуправления отдельных государственных полномочий в области архивного дела, переданных в соответствии с Законом Республики Саха (Якутия) от 15 апреля 2004 года 131-З N 265-III "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Республики Саха (Якутия) отдельными государственными полномочиями по комплектованию, хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Республики Саха (Якутия) и других архивных документов, относящихся к государственной собственности Республики Саха (Якутия)".

3.49. Разрабатывает и согласовывает уставы подведомственных учреждений.

3.50. Осуществляет аттестацию руководителей подведомственных учреждений и работников, входящих в номенклатуру должностей Департамента, заключает, изменяет и расторгает трудовые договоры с их руководителями.

3.51. Организует и обеспечивает через соответствующие органы мобилизационную подготовку и мобилизацию, а также контроль и координацию деятельности находящихся в его ведении учреждений по мобилизационной подготовке и мобилизации.

3.52. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну.

3.53. Организует работу по обращению с конфиденциальной информацией.

3.54. Осуществляет полномочия в области гражданской обороны.

3.55. Принимает меры по обеспечению информационной безопасности деятельности Департамента.

3.56. Осуществляет связь с общественностью и средствами массовой информации по вопросам, отнесенным к ведению Департамента.

3.57. Обеспечивает доступ к информации о деятельности Департамента.

3.58. Осуществляет кадровую работу в соответствии с требованиями трудового законодательства и законодательства о государственной гражданской службе в Республике Саха (Якутия).

3.59. Вносит кандидатуры на представление к государственным наградам.

3.60. Осуществляет полномочия в области охраны труда.

3.61. Исполняет иные функции, предусмотренные правовыми актами Республики Саха (Якутия).

4. Права Департамента

Департаменту предоставляется право:

4.1. Вносить в установленном порядке на рассмотрение Президента Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) проекты нормативных правовых актов по вопросам деятельности Департамента.

4.2. Заключать договоры (соглашения) с территориальными органами, федеральными органами государственной власти и федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, расположенными на территории Республики Саха (Якутия) в области архивного дела, в случае, если заключение таких договоров (соглашений) предусмотрено соглашениями, заключенными между Правительством Республики Саха (Якутия) и федеральными органами государственной власти.

4.3. Запрашивать и получать в установленном действующим законодательством порядке от органов государственной власти и иных государственных органов Республики Саха (Якутия), органов местного самоуправления, организаций Республики Саха (Якутия) необходимые материалы для осуществления возложенных на Департамент задач и полномочий.

4.4. Заслушивать представителей органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций Республики Саха (Якутия) по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.5. Участвовать на совещаниях Президента Республики Саха (Якутия), заседаниях Государственного Собрания (Ил Тумэн) и Правительства Республики Саха (Якутия), республиканских межведомственных и других комиссий, организационных комитетов при рассмотрении вопросов, входящих в компетенцию Департамента.

4.6. Вносить предложения в Правительство Республики Саха (Якутия) о создании межведомственных комиссий и советов для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством.

4.7. Образовывать:

коллегию Департамента для рассмотрения вопросов государственного регулирования развития архивного дела в Республике Саха (Якутия), организации и деятельности государственных и муниципальных архивов, состояния архивов организаций, проверки исполнения, проектов важнейших приказов и инструкций, заслушивания отчетов и информации руководителей государственных и муниципальных архивов, специалистов Департамента, руководителей структурных подразделений государственных архивов, отчетов представителей министерств и ведомств, ведающих вопросами архивов и делопроизводства;

Научный совет Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия).

4.8. Участвовать в работе ликвидационных комиссий Правительства, министерств и ведомств Республики Саха (Якутия).

4.9. Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые организациями Республики Саха (Якутия).

4.10. Учреждать ведомственные знаки отличия и награды, разрабатывать и утверждать положения о них.

4.11. Вносить предложения о создании, реорганизации и ликвидации подведомственных учреждений, ревизии и проверки их финансово-хозяйственной деятельности.

5. Организация деятельности Департамента

5.1. Департамент возглавляет руководитель, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Президентом Республики Саха (Якутия) в установленном порядке.

5.2. Руководитель Департамента имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности Президентом Республики Саха (Якутия) в установленном порядке. Количество заместителей руководителя Департамента устанавливается решением Правительства Республики Саха (Якутия).

5.3. Руководитель Департамента:

5.3.1. Осуществляет руководство деятельностью Департамента и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Департамент задач и функций.

5.3.2. Утверждает и подписывает организационно-распорядительные и иные документы Департамента.

5.3.3. Вносит в установленном порядке на рассмотрение Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) проекты законодательных и иных нормативных документов в области архивного дела.

5.3.4. Обеспечивает подготовку и переподготовку, повышение квалификации и социальную защиту работников Департамента и подчиненных ему архивных учреждений.

5.3.5. Ходатайствует в установленном порядке о представлении особо отличившихся работников системы архивной службы к присвоению почетных званий и награждению государственными наградами.

5.3.6. Утверждает административные регламенты Департамента, положения о структурных подразделениях, определяет компетенцию должностных лиц Департамента в решении организационных, кадровых, финансовых, производственно-хозяйственных и иных вопросов.

5.3.7. Назначает на должность и освобождает от должности работников Департамента за исключением заместителей руководителя.

5.3.8. Распределяет функциональные обязанности между заместителями и другими работниками Департамента.

5.3.9. Руководитель вправе делегировать отдельные предоставленные ему полномочия своим заместителям.

5.3.10. Представляет Департамент в отношениях с другими органами государственной власти, гражданами и организациями, издает в пределах своей компетенции приказы и распоряжения, дает указания, обязательные для исполнения подведомственными учреждениями, организует и проверяет их исполнение, подписывает от имени Департамента договоры и иные документы гражданско-правового характера.

5.3.11. В необходимых случаях издает совместно с руководителями других органов исполнительной власти приказы, распоряжения, указания и инструкции по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

5.3.12. Распоряжается финансовыми средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований.

5.3.13. Утверждает структуру, штатное расписание Департамента и подведомственных учреждений, смету расходов на их содержание.

5.3.14. Назначает и освобождает, а также согласовывает должности работников, входящих в номенклатуру должностей Департамента.

5.3.15. Согласовывает уставы непосредственно подчиненных ему архивных учреждений.

5.3.16. Применяет к работникам Департамента, а также руководителям подведомственных Департаменту учреждений меры поощрения и дисциплинарной ответственности.

5.3.17. Организует прием граждан, обеспечивает своевременное и в полном объеме рассмотрение их устных и письменных обращений, обращений в форме электронного документа с уведомлением граждан о принятии решений.

5.3.18. Осуществляет иные полномочия руководителя исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия).

5.3.19. В рамках деятельности Государственной архивной инспекции, входящей в состав Департамента, должностные лица Департамента, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле Российской Федерации на территории Республики Саха (Якутия), имеют право:

осуществлять проверки соблюдения органами государственной власти Республики Саха (Якутия), органами местного самоуправления, юридическими лицами требований законодательства об архивном деле Российской Федерации;

составлять и вручать по результатам проверки акты, а при выявлении нарушений соблюдения требований законодательства об архивном деле, предписаний на их устранение;

возбуждать дела об административном правонарушении и составлять протоколы об административном правонарушении, в случае невыполнения в установленные сроки предписания об устранении нарушений законодательства.

6. Ответственность Департамента

Департамент в лице руководителя несет ответственность за:

6.1. Надлежащее выполнение возложенных на Департамент задач и функций.

6.2. Достоверность информации, предоставляемой Президенту Республики Саха (Якутия), в Правительство Республики Саха (Якутия), Государственное Собрание (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия), федеральные и республиканские органы государственной власти, органы местного самоуправления, средства массовой информации.

6.3. Эффективное и целевое использование выделенных бюджетных средств, достоверность и своевременное представление установленной отчетности, своевременное составление и представление бюджетной росписи и лимитов бюджетных обязательств в орган, исполняющий бюджет, утверждение смет доходов и расходов, соблюдение штатно-сметной дисциплины, соответствие бюджетной росписи показателям, утвержденным законом о бюджете.

6.4. Правильность и законность осуществляемых Департаментом и его структурными подразделениями действий.

6.5. Соблюдение законодательства об охране труда.

6.6. Соблюдение установленных правил работы с документами.

6.7. Соблюдение работниками Департамента трудовой дисциплины и распорядка дня.

6.8. Надлежащее и качественное предоставление государственных услуг, в том числе в электронном виде.

7. Прекращение деятельности

7.1. Прекращение деятельности Департамента может осуществляться в виде его ликвидации либо реорганизации (слияние, объединение, преобразование в иную организационно-правовую форму) на условиях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Республики Саха (Якутия).

7.2. При ликвидации или реорганизации увольняемым сотрудникам гарантируется соблюдение их прав и интересов в соответствии с действующим законодательством.

7.3. При ликвидации или реорганизации Департамента архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемнику, а при отсутствии правопреемника документы передаются в государственный архив (Национальный архив Республики Саха (Якутия).

В состав комиссии, образующейся для передачи дел и имущества, в обязательном порядке включается представитель государственной архивной службы Республики Саха (Якутия).

7.4. Департамент, как орган государственной власти, располагающий сведениями, составляющими государственную тайну, в случае ликвидации или реорганизации, а также при прекращении работ с использованием сведений, составляющих государственную тайну, принимает меры по обеспечению защиты этих сведений и их носителей. При этом носители сведений, составляющих государственную тайну, в установленном порядке уничтожаются либо сдаются на хранение в государственный архив (Национальный архив Республики Саха (Якутия) либо передаются:

правопреемнику Департамента, располагающему сведениями, составляющими государственную тайну, если этот правопреемник имеет полномочия по проведению работ с использованием указанных сведений;

органу государственной власти, в распоряжении которого находятся соответствующие сведения в соответствии со статьей 9 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне";

другим органам государственной власти согласно Закону Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне".