Распоряжение Министерства имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия) от 20 января 2015 г. N Р-34 "О методических рекомендациях по разработке Положений о ключевых показателях эффективности в хозяйствующих субъектах государственного сектора экономики Республики Саха (Якутия)"

В целях методического обеспечения внедрения системы ключевых показателей эффективности в хозяйствующих субъектах государственного сектора экономики Республики Саха (Якутия):

1. Утвердить прилагаемые Методические рекомендации по разработке Положений о ключевых показателях эффективности в хозяйствующих субъектах государственного сектора экономики Республики Саха (Якутия).

2. Опубликовать настоящее распоряжение на официальном сайте Министерства имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия).

3. Департаменту имущества АПК, ЖКХ, СМИ и социальной сферы (Кугаевская Т.В.), Департаменту имущества АБК, финансовых, кредитных и страховых организаций (Васильева А.И.), Департаменту имущества промышленности, транспорта и связи (Игнатьева Т.С.):

3.1. довести настоящее распоряжение для сведения и использования в работе курируемым исполнительным органам государственной власти Республики Саха (Якутия);

3.2. проводить консультационную и разъяснительную работу с курируемыми исполнительными органами государственной власти Республики Саха (Якутия);

3.3. обеспечить до 01.07.2015 года разработку и принятие Положений о ключевых показателях эффективности в подведомственных Министерству имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия) хозяйствующих субъектах государственного сектора экономики Республики Саха (Якутия) в соответствии с Методическими рекомендациями, утвержденными настоящим распоряжением, либо внесение изменений в существующие Положения о ключевых показателях эффективности.

4. Контроль исполнения настоящего распоряжения оставляю за собой.

И.о. министра

С.В. Местников

Методические рекомендации
по разработке Положений о ключевых показателях эффективности в хозяйствующих субъектах государственного сектора экономики Республики Саха (Якутия)
(утв. распоряжением Министерства имущественных и земельных отношений Республики Саха (Якутия) от 20 января 2015 г. N Р-34)

1. Настоящие Методические рекомендации разработаны во исполнение поручения Председателя Правительства Республики Саха (Якутия) от 31.03.2014 года N П1-2469, в рамках методического сопровождения работы отраслевых министерств (ведомств) по внедрению ключевых показателей эффективности (далее - КПЭ) в подведомственных хозяйствующих субъектах государственного сектора экономики1 (далее - госкомпании2), в целях обеспечения должного качества подготовки Положений о КПЭ.

2. Положение о КПЭ является внутренним регламентирующим документом госкомпании, утверждаемым уполномоченным на то органом управления госкомпании3, определяющим цели, задачи, принципы и структуру системы КПЭ4, а также порядок разработки, согласования (одобрения), утверждения и изменения КПЭ, порядок и сроки отчетности о достижении КПЭ, порядок мониторинга и контроля за исполнением утвержденных плановых значений КПЭ.

3. Разработку Положения о КПЭ следует осуществлять по итогам организационной работы по подготовке документа стратегического планирования, поскольку в Положении о КПЭ должен быть определен перечень ключевых показателей, установленных госкомпанией в соответствии со стратегическими целями.

4. Процесс разработки Положения о КПЭ в госкомпании должен быть предварен последовательностью определенных действий (направлений работы) в рамках процесса стратегического планирования:

1) определение перечня КПЭ в соответствии с требованиями к их структуре и содержанию, определенными Методическими указаниями, утвержденными совместным приказом Минимущества РС (Я) и Минэкономики РС (Я) от 02.07.2014 N П-05-49/87-ОД, далее - Методические указания, определение весовых значений КПЭ;

2) выделение группы показателей КПЭ в разрезе уровней управления (по центрам ответственности) для последующего мониторинга и построения "дерева целей" (в различных методических материалах также применяется понятие "стратегическая карта") во исполнение стратегической цели госкомпании в разрезе центров ответственности, как правило, структурных подразделений госкомпании;

3) определение методики расчета целевых значений КПЭ, а также порядка утверждения и изменения КПЭ в соответствии с Методическими указаниями;

4) построение внутренней системы управления (корпоративного управления), позволяющей внедрить систему КПЭ в госкомпании5, что предполагает:

- создание комитета по стратегии (стратегическим инициативам) при совете директоров общества с определением его функций, полномочий и сферы ответственности в соответствующем положении или регламенте (для хозяйственных обществ);

- создание комитета по внутреннему аудиту (рекомендуется для хозяйственных обществ в целях текущего мониторинга КПЭ);

- определение процедур работы указанных комитетов в рамках проводимой работы по внедрению системы КПЭ в организации (для хозяйственных обществ);

- разработка матрицы полномочий и ответственности за достижение КПЭ;

- разработка порядка проведения текущего (оперативного) контроля (мониторинга) достижения КПЭ;

5) построение "дерева целей" и матрицы полномочий и ответственности за реализацию "дерева целей";

6) разработка процедур мониторинга и контроля фактических значений КПЭ как со стороны менеджмента госкомпании, так и созданными комитетами при совете директоров хозяйственных обществ.

При построении внутренней системы управления для государственных унитарных предприятий рекомендуется привлечение представителей курирующего исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия), допускается создание рабочих групп в рамках работы соответствующих балансовых комиссий министерств и ведомств Республики Саха (Якутия).

5. При разработке Положения о КПЭ не следует переносить в полном объеме в его содержание текст Методических указаний по применению КПЭ, которые служат только в качестве методической основы для разработки и внедрения КПЭ в госкомпаниях6.

6. В Положении о КПЭ рекомендуется указать:

- принципы построения системы КПЭ, руководствуясь базовыми принципами, изложенными в Методических указаниях. При этом допускается дополнить их перечень с соблюдением требований к целесообразности, лаконичности, существенности установленных принципов системы КПЭ;

- основные задачи системы КПЭ (например: формирование достоверной отчетности о достижении целевых показателей; контроль эффективности деятельности госкомпании; анализ достигнутых результатов; анализ причин отклонений; корректировка состава программных мероприятий для достижения установленных значений КПЭ);

- организационное построение системы КПЭ, с учетом того, что в качестве модели системы КПЭ рекомендуется использование классического подхода, основанного на преимуществе финансовых показателей (диапазон весов от 30 до 70%). При формировании системы КПЭ менеджмент госкомпании вправе использовать как принцип формирования системы сбалансированных показателей BSC (Balanced Scorecard) в ее классическом виде, так и более детализированную систему KPI (Key Perfomance Indicators) в зависимости от уровня развития бизнеса.

Так, для государственных унитарных предприятий рекомендуется использовать классическую систему BSC (комплекс укрупненных финансово-экономических показателей КПЭ дает общее представление о деятельности предприятия и рассчитана в основном на оценку топ-менеджмента7), для хозяйственных обществ - систему KPI (с использованием нефинансовых показателей, а также показателей, характеризующих эффективность бизнес-процессов в организации не в стоимостном выражении, дает возможность выяснения причин возникновения проблем).

Система KPI характеризует более высокую организационную степень развития хозяйственного общества, в которой выбор и балансировка показателей КПЭ производятся в рамках бюджета доходов и расходов (БДР). При этом бюджетное управление (Управление по целям) позволяет увязать общие финансовые цели госкомпаний с особенностями деятельности отдельных ее подразделений и планами их работы.

7. При разработке Положения о КПЭ рекомендуется придерживаться следующей ее структуры (ниже приведены рекомендуемые разделы Положения о КПЭ);

7.1. Общие положения.

В данном разделе следует отразить преамбулу документа (что представляет собой данный документ, во исполнение каких задач и поручений он разработан), привести основные понятия, используемые в Положении (при этом общепринятые понятийные категории, используемые в соответствии с Методическими указаниями, приводить не следует во избежание излишнего объема информации в данном документе, следует привести термины (определения), которые не отражены в Методических указаниях, но применены в тексте Положения о КПЭ организации), указать, какие функции призвано выполнять Положение о КПЭ (например, устанавливает методические основы функционирования системы КПЭ в госкомпании, определяет цели, задачи, принципы системы КПЭ, определяет перечень КПЭ как для госкомпании в целом и по бизнес-процессам (при создании соответствующих организационных условий), устанавливает распределение ответственности за целевые значения КПЭ (матрица полномочий и ответственности и т.п.)).

7.2. Цели, задачи, принципы и структура системы КПЭ госкомпании.

В данном разделе Положения следует указать, что система КПЭ представляет собой иерархически организованную структуру показателей, характеризующих эффективность деятельности госкомпании (структурных подразделений - при установлении детализированной системы KPI (Key Perfomance Indicators) и позволяющих осуществить оценку эффективности деятельности госкомпании (ее топ-менеджмента8, сотрудников, бизнес-процессов и т.п.), предназначенных для регулярного планирования, корректировки целевых установок стратегического планирования, контроля исполнения целевых значений КПЭ.

Целью внедрения системы КПЭ по общему правилу является обеспечение возможности разработки системы мотивации, связывающей интересы менеджмента и сотрудников госкомпании. Также среди целей системы КПЭ госкомпания может установить достижение стратегических целей и задач долгосрочного планирования госкомпании (при этом следует избегать излишне обобщенных формулировок, поскольку цели должны быть понятны не только менеджменту, но различным группам заинтересованных лиц9.

В целях создания действенной системы КПЭ в Положении следует указать основные задачи системы КПЭ и принципы ее построения. К задачам системы КПЭ можно отнести следующие: формирование достоверной отчетности о достижении целевых значений КПЭ, контроль (оценка) эффективности деятельности госкомпании, анализ достигнутых результатов, анализ причин отклонений, корректировка состава мероприятий для достижения установленных значений КПЭ. Принципы построения и структура системы КПЭ госкомпании формируются в соответствии с Методическими указаниями.

7.3. Перечень КПЭ.

В тексте Положения можно перечислить установленные КПЭ госкомпании, а в качестве приложения к нему разработать табличный формат перечня с указанием формулы расчета их значений, единиц измерений, источника получения информации.

Перечень показателей КПЭ целесообразно привести в виде приложения к Положению о КПЭ (в формате табличных данных, предусматривающих раскрытие содержания показателя, единицу измерения, формулу его расчета и источник получения информации). При определении КПЭ необходимо помнить о том, что КПЭ является инструментом измерения поставленных целей. Если определенный менеджментом показатель не связан с целью, то есть не образуется из ее содержания, то данный показатель не применим в качестве КПЭ госкомпании.

7.4. Матрица полномочий и ответственности.

Показатели КПЭ устанавливаются не для простого контроля "для сведения". Для этого к Положению о КПЭ рекомендуется разработать в качестве приложения матрицу распределения полномочий и ответственности, в которой следует разбить основные КПЭ по группам (привести детализацию КПЭ в разрезе основных и обеспечивающих бизнес-процессов, центров ответственности) и по ответственным лицам (топ-менеджмент в лице генерального директора, заместителей или директоров функциональных структурных подразделений, руководители центров ответственности и т.п.). Для каждой выделенной группы показателей (направлений, характеризующих целевые установки) детализация КПЭ должна быть конкретной, при этом необходимо выбрать те показатели, которые необходимы менеджменту для управления и позволяют оценить степень достижения поставленных целей.

При установлении КПЭ госкомпании следует руководствоваться принципом минимальной достаточности (для внешнего пользователя - акционеров, инвесторов, собственников). Однако при построении матрицы полномочий и ответственности допускается детализация КПЭ настолько, насколько это будет удовлетворять требованиям менеджмента госкомпании и соответствовать стратегической цели организации. При совершенствовании организационной структуры управления бизнес-процессами допускается внесение дополнений в Положение о КПЭ, предусматривающих построение "дерева целей" и внутреннюю детализацию КПЭ в целях оперативного выявления причин отклонений целевых показателей в ходе их мониторинга и введения адекватной системы стимулирования сотрудников (в зависимости от достижения целевых значений КПЭ).

Например, к сфере ответственности генерального директора могут быть отнесены показатели удовлетворенности:

- акционеров (рентабельность совокупных активов, рентабельность собственного капитала, рентабельность реализации или норма прибыли и т.п.);

- клиентов (доля сбытового рынка, количество претензий, продолжительность функционального цикла исполнения заказов и т.п.);

- персонала (производительность труда, текучесть кадров, средняя заработная плата персонала).

К сфере ответственности финансового директора относятся показатели управления финансами:

- доходность инвестиций (рентабельность активов, собственного капитала, инвестированного капитала и т.п.);

- деловая активность (рентабельность продаж, доля просроченной дебиторской и задолженности, выручка от продаж и т.п.);

- ликвидность (коэффициенты текущей и срочной ликвидности);

- финансовая устойчивость;

- денежные потоки (рентабельность денежного потока, оборачиваемость и т.п.).

Структурируя "дерево целей" и матрицу полномочий и ответственности следует иметь в виду, что для каждого подразделения могут быть предусмотрены свои цели и показатели эффективности, однако все они должны быть направлены (подчинены) стратегическим целям госкомпании.

Т.к. невозможно отразить эталонный шаблон распределения ответственности за достижения КПЭ охватывающую специфику построения бизнес-процессов в каждой госкомпании, в качестве примера приведем распределение ответственности на примере простого показателя, принимаемого как показатель достижения одной из целей руководителя:

Цель первого уровня	Рост товарооборота
Цели второго уровня	1. Обеспечить рост оборота товара в распределительном центре за счет - Оптимизации отгрузок, - Снижения товарных остатков,... 2. Повышение КПД работы складов 3....	Рост товарооборота за счет - дифференцированного планирования т/о по торговым площадкам, - выполнения стандартов работы торговой площадкой - создания позитивного покупательского опыта	1. Обеспечить системную и программную поддержку внутренним клиентам, направленную на поддержание и оптимизацию существующих процессов. 2. Обеспечить оценку влияния выполняемых работ на рост товарооборота	1. Обеспечение эффективного маркетингового прогноза для открытия торговых площадок категории А 2. Обеспечение рекламной поддержки, позволяющей привлечь максимальный поток клиентов категории А
	Департамент логистики	Департамент торговли	Департамент системного обеспечения и поддержки	Департамент маркетинга

Данный пример не претендует на полноту, но отражает принцип постановки целей, начиная с верхнего уровня по принципу функциональной обоснованности. По сути, руководителя как раз и платят зато, чтобы, понимая конечные цели своего уровня, они могли обеспечить постановку целей своим непосредственным подчиненным в сфере их полномочий.

7.5. Порядок разработки, согласования (одобрения), утверждения и изменения КПЭ.

Данный раздел должен регламентировать порядок, сроки, определять органов и (или) внутренних комитетов, должностных лиц уполномоченных вносить (инициировать) предложения по разработке, согласованию (одобрению), утверждению и изменению КПЗ.

Наиболее значимый фактор успешности внедрения системы КПЭ в участие и заинтересованность первых лиц госкомпании (высшего менеджмента госкомпании, представителей акционеров в органах управления) при разработке КПЭ. Из данного обстоятельства вытекает безусловность согласования предложений по формированию или корректировке КПЭ, также является желательным непосредственное участие или инициатива от первых лиц в данных процессах.

Требуется обязательное согласование (одобрение) КПЭ комитетом по стратегии (для хозяйственных обществ) или иных внутренних органов, должностных лиц (для государственных унитарных предприятий) на предмет соответствия стратегических целям и направлениям развития госкомпании.

Положение о КПЭ утверждается следующими органами управления госкомпаний в зависимости от их организационно-правовой формы:

- органом исполнительной власти Республики Саха (Якутия), в отраслевом ведении которого находится государственное унитарное предприятие (путем издания соответствующего приказа об утверждении Положения о КПЭ);

- советом директоров хозяйственного общества (путем вынесения соответствующего решения об утверждении Положения о КПЭ).

В связи с тем, что КПЭ являются инструментом отслеживания достижения (исполнения) стратегических целей, для последующего объективного анализа причин отклонения от утвержденных целей (планов) с целью корректировки, в случае необходимости, методов и способов их достижения, рекомендуется закрепить в Положении о КПЭ запрет на изменение их плановых значений в текущем году (например, не допускается корректировка в 2015 году плановых значений КПЭ 2015 года), за исключением случаев корректировки (пересмотра, утверждения в новой редакции) документов стратегического планирования.

7.6. Порядок и сроки отчетности о достижении КПЭ.

В Положении о КПЭ обязательно следует предусмотреть:

- порядок формирования управленческой (текущей) отчетности по КПЭ, предусмотрев ее формат и периодичность (сроки формирования) - для мониторинга менеджментом и (или) комитетом по стратегии совета директоров (в обществах) выполнения целевых значений КПЭ госкомпании. Рекомендуется предусмотреть формы внутренней отчетности, составление которой возможно с использованием автоматизированной программы бухгалтерского или управленческого учета, а также специально введенных внутренних форм отчетности;

- порядок представления Совету директоров отчетности по достижению КПЭ по итогам отчетного периода деятельности госкомпании (периодичность, сроки, порядок предварительного согласования комитетом по внутреннему аудиту, комитетом по стратегии (на усмотрение госкомпании)).

7.7. Порядок мониторинга и контроля исполнения целевых значений КПЭ.

В данном разделе необходимо отразить алгоритм мониторинга и контроля за исполнением КПЭ, руководствуясь разделом 10 Методических указаний относительно следующих положений:

1) Анализ достижения КПЭ должен осуществляться менеджментом госкомпании на ежеквартальной (по результатам текущего мониторинга) и ежегодной основе (по итогам отчетного периода, совместно с анализом данных годового отчета о деятельности госкомпании).

2) Результаты ежеквартального мониторинга выполнения КПЭ служат основой для оценки эффективности деятельности менеджмента госкомпании:

- комитетом по стратегии совета директоров (в хозяйственных обществах);

- балансовой комиссией (в отношении государственных унитарных предприятий).

3) Результаты ежегодного мониторинга выполнения КПЭ утверждаются:

- Советом директоров общества, с учетом рекомендаций балансовых комиссий, с дальнейшим вынесением в составе годового отчета на годовое общее собрание акционеров (в отношении хозяйственных обществ);

- балансовой комиссией (в отношении государственных унитарных предприятий).

4) Контроль достоверности отчетов о достижении целевых значений КПЭ осуществляется в госкомпаниях:

- по инициативе менеджмента силами служб внутреннего контроля госкомпании;

- по инициативе комитета по стратегии общества (при наличии такового) или членов совета директоров общества с привлечением как комитета по аудиту или службы внутреннего контроля госкомпании;

- по инициативе балансовой комиссии и (или) органа исполнительной власти, в ведении которого находится государственное унитарное предприятие, а также по инициативе основного акционера (собственника) - с привлечением к проверке ревизионной комиссии.

8. Показатели депремирования менеджмента.

Данный раздел Положения о КПЭ должен быть разработан с условием достаточной степени проработанности вопросов, связанных с разработкой матрицы полномочий и ответственности.

_________________________

1 Под хозяйствующими субъектами государственного сектора экономики Республики Саха (Якутия) понимаются - государственные унитарные предприятия Республики Саха (Якутия) и хозяйственные общества с долей Республики Саха (Якутия) в уставном капитале более пятидесяти процентов.

2 Термин "госкомпании" для хозяйствующих субъектов государственного сектора экономики Республики Саха (Якутия) применяется для единообразия терминологии в правовом и методическом регулировании деятельности исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия) по внедрению системы ключевых показателей эффективности во взаимосвязи с Методическими указаниями по применению КПЭ, утвержденными совместным приказом Минимущества РС (Я) и Минэкономики РС (Я) от 02.07.2014 N П-05-49/87-од.

3 Отраслевое министерство (ведомство) - для ГУП, совет директоров - для Обществ, отнесенных к субъектам госсектора экономики Республики Саха (Якутия).

4 Определение термина "система КПЭ" приведено в Методических указаниях по применению КПЭ, утвержденных совместным приказом Минимущества РС (Я) и Минэкономики РС (Я) от 02.07.2014 N П-05-49/87-од.

5 Рекомендации по построению системы управления (корпоративного управления) даются в отношении хозяйственных обществ - субъектов госсектора экономики Республики Саха (Якутия).

6 В ряде случаев Положения о КПЭ, утвержденные отраслевым министерством, полностью дублировали текст Методических указаний по применению КПЭ.

7 Дает возможность идентификации проблемы без понимания причины их возникновения.

8 Топ-менеджмент представляется в лице в лице генерального директора, заместителей или директоров функциональных структурных подразделений, руководители центров ответственности и т.п.

9 В данном случае под заинтересованными лицами могут быть приняты группы, юридические или физические лица, на которые влияет госкомпания и от которых она зависит, например, акционеры, собственники, сотрудники, бизнес-партнеры и инвесторы, органы государственного управления и власти.