Приложение N 1. Порядок проведения сеансов видеоконференций

Приложение N 1
к приказу МФ РС (Я)
N 01-04\3888 от "19" мая 2011 г.

Порядок
проведения сеансов видеоконференций

Настоящий порядок определяет организационные и технические мероприятия, обеспечивающие проведение сеансов видеоконференцсвязи (ВКС) Государственным бюджетным учреждением "Центр информатизации бюджетного процесса при МФ РС (Я)" (далее ГБУ "ЦИБП при МФ РС (Я)") г. Якутска с использованием абонентских пунктов ВКС в Управлениях Министерства финансов Республики Саха (Якутия) по улусам (районам).

I. Общие положения.

Составляющими системы видеоконференцсвязи ГБУ "ЦИБП ПРИ МФ РС (Я)" являются абонентский терминал, установленный в зале коллегии Министерства финансов Республики Саха (Якутия), и абонентские комплекты, установленные в конференц-залах (залах совещаний) в зданиях Управлений МФ РС (Я), в улусных районных центрах.

Активный участник - участник, который ведет диалог.

Пассивный участник - участник, который слушает монолог.

Организатор - Министерство финансов Республики Саха (Якутия) или организация, подавшая заявку на проведение ВКС.

II. Порядок организации конференций

2.1. Проведение ВКС возможно с 15 по 31 числа месяца, 2 раза в неделю: вторник и четверг. В феврале, марте - во время сбора годовой отчетности, декабре - в связи с завершением финансового года проведение ВКС запрещено. Для иных организаций проведение ВКС возможно в исключительных случаях, только с 18.00 часов.

Пункт 2.1. не распространяется на Министерство финансов Республики Саха (Якутия).

Видеоконференции возможны плановые и внеплановые.

2.2. При проведении плановой конференции организаторы не менее чем за три рабочих дня до ее начала представляют в ГБУ "ЦИБП ПРИ МФ РС (Я)" заявку по утвержденной форме на проведение ВКС (Приложение N 1 к Порядку) и сценарий (Приложение N 2 к Порядку).

ГБУ "ЦИБП ПРИ МФ РС (Я)" согласует информацию о проведении ВКС (дату и время проведения) с отделом автоматизированных систем управления Министерства финансов Республики Саха (Якутия).

При положительном решении, организаторы конференции рассылают приглашения участникам, а также оповещают их при отмене или переносе конференции.

2.3. При проведении внеплановой конференции организаторы не менее чем за один день до ее начала представляют в ГБУ "ЦИБП ПРИ МФ РС (Я)" заявку по утвержденной форме на проведение ВКС (Приложение N 1 к Порядку) и сценарий (Приложение N 2 к Порядку).

ГБУ "ЦИБП ПРИ МФ РС (Я)" согласует информацию о проведении ВКС (дату и время проведения) с отделом автоматизированных систем управления Министерства финансов Республики Саха (Якутия).

При положительном ответе, организаторы обеспечивают экстренное оповещение участников.

2.4. Служба технической эксплуатации ГБУ "ЦИБП ПРИ МФ РС (Я)" в соответствии с согласованными с отделом автоматизированных систем управления Министерства финансов заявками организовывает техническое обеспечение заявленных конференций с учетом возможностей оборудования и исключения пересечения (наложения, совпадения) конференций.

2.5. ГБУ "ЦИБП при МФ РС (Я)" оповещает о дате и времени проведения ВКС организаторов видеоконференций, получателей средств республиканского бюджета не позднее, чем за 24 часа до начала видеоконференции.

2.6. Управления МФ РС (Я) по улусам (районам) оповещает о дате и времени проведения ВКС отдел автоматизированных систем управления Министерства финансов Республики Саха (Якутия).

2.7. Структурные подразделения Министерства финансов Республики Саха (Якутия) вносят информацию в график проведения видеоконференций и мероприятий, размещенный на H:\Resource\Видеоконференции\видеоконференция2011.xls (Приложение N 2 к Приказу).

2.8. В случае, если организатором видеоконференции является не структурное подразделение Министерства финансов Республики Саха (Якутия), отдел автоматизированных систем управления вносит информацию, предоставленную ГБУ "ЦИБП ПРИ МФ РС (Я)" о видеоконференции в График проведения видеоконференций и мероприятий (Приложение N 2 к Приказу).

2.9. Виды конференций, организуемых по заявке:

2.9.1 Точка-Точка - производится соединение по топологии Точка-Точка без вещания на терминалы, не участвующие в активном режиме.

2.9.2 Точка-Точка с вещанием - производится соединение по топологии Точка-Точка с вещанием на терминалы участвующие в пассивном режиме, при этом вещание идет на все 34 улусных центра.

2.9.3 Точка-Многоточка - производится соединение по топологии Мультиточка с несколькими активными участниками, в том числе до двух участников точек доступа находящиеся в улусных районных центрах.

2.10. Подготовка и проведение:

За день проведения, а также в 9:00 утра дня проведения видеоконференцсвязи, ГБУ "ЦИБП при МФ РС (Я)" производится оповещение активных и пассивных участников улусных центров о необходимости включения оборудования ВКС.

При использовании соединения Точка-Точка с вещанием организуется выделенная полоса для вещания 800 kbit/c за 3 часа до начала конференции

За час до начала конференции производятся тестовые видеозвонки.

III. Рекомендации участнику видеоконференции

Для проведения конференции с высоким качеством звука участникам селекторного совещания рекомендуется:

- настроить заранее видеокамеру, проверить микрофоны;

- обеспечить соответствующий фон, исключить лишние предметы, попадающие в обзор видеокамеры;

- находиться на расстоянии 0,5-1 м от микрофонов оконечных устройств системы конференц-связи;

- находиться примерно на одинаковом расстоянии от микрофонов;

- во время доклада повернуться лицом в сторону микрофонов;

- говорить четко и внятно с громкостью обычного разговора;

- не перемещать оборудование системы конференц-связи;

- не накрывать микрофоны бумагами, папками;

- исключить посторонние шумы: шуршание бумагой, постукивание по столу, посторонние разговоры;

- ограничить лишние движения для четкости изображения;

- использовать некрутящиеся кресла или стулья без роликов;

- не пользоваться бесшнуровыми и мобильными телефонными аппаратами и другим активным оборудованием, а также рядом стоящими обычными телефонными аппаратами со включенным спикерфоном;

- по возможности обеспечить яркое искусственное освещение.