Распоряжение Губернатора Магаданской области от 20 сентября 2002 г. N 480-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Магаданской области" (утратило силу)

Распоряжение Губернатора Магаданской области
от 20 сентября 2002 г. N 480-р
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации
Магаданской области"

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Магаданской области.

2. Руководителям управлений, отделов аппарата администрации области, органов исполнительной власти области обеспечить контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции.

3. Считать утратившим силу распоряжение губернатора области от 20.02.98 N 77-р "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Магаданской области".

И.о. Губернатора

Н.Н. Дудов

Инструкция по делопроизводству в администрации
Магаданской области
(утв. распоряжением Губернатора Магаданской области от 20 сентября 2002 г. N 480-р)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Магаданской области (далее - Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает правила и порядок работы с документами, которые не содержат сведений, составляющих государственную тайну, а также с письмами, заявлениями и обращениями граждан в управлениях, отделах аппарата администрации области, органах исполнительной власти области (далее - подразделения администрации области). Инструкция составлена в соответствии с "Инструкцией по делопроизводству в Аппарате Правительства Российской Федерации" (2000), "Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" (2000).

1.2. Организацию и совершенствование системы делопроизводства, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в аппарате администрации области осуществляет общий отдел аппарата администрации области (далее - общий отдел). По вопросам организации делопроизводства общий отдел взаимодействует с подразделениями администрации области, аппаратом областной Думы, органами местного самоуправления области.

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны для всех работников подразделений администрации области.

Инструктивные письма общего отдела по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в подразделениях администрации области.

1.4. Проекты постановлений, распоряжений губернатора области, другие служебные документы на стадии их подготовки, как правило, являются конфиденциальными.

1.5. В подразделениях администрации области по распоряжению (указанию) непосредственного руководителя на конкретных специалистов возлагаются обязанности по:

- контролю за прохождением и сроками рассмотрения документов, писем граждан;

- подготовке и ведению номенклатуры дел подразделения;

- ведению и формированию дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечению их сохранности, передаче в архив администрации области;

- учету входящей и исходящей внутренней корреспонденции.

1.6. При обращении с документами, поступившими в администрацию области, не разрешается вносить правки в тексты, работать с ними вне служебных помещений.

Передача работниками подразделений администрации области документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя подразделения.

Взаимодействие со средствами массовой информации, передачу им какой-либо служебной информации осуществляет управление по связям с общественностью и национальным вопросам аппарата администрации области.

1.7. Работники подразделений администрации области несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

Об утрате документа работники немедленно сообщают руководителю подразделения и начальнику общего отдела. В этом случае руководитель подразделения назначает служебное расследование, о результатах которого информирует начальника общего отдела, а в случаях разглашения содержащейся в документах служебной информации докладывает руководителю аппарата администрации области (далее - руководитель аппарата) или его заместителю.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию руководителя подразделения через общий отдел передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении сдает в общий отдел числящиеся за ним документы.

II. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных актов

Требования к подготовке и оформлению законопроектов, вносимых губернатором области в Магаданскую областную Думу в порядке законодательной инициативы, заключений на законопроекты, поступившие губернатору области на согласование, в том числе на проекты федеральных законов, порядок рассмотрения и оформления областных законов, поступивших губернатору области на подписание, устанавливаются Положением о законодательной деятельности администрации области и Регламентом работы администрации области.

III. Особенности подготовки отдельных видов документов

3.1. Подготовка, оформление и рассылка постановлений
и распоряжений губернатора области

3.1.1. В соответствии с Уставом Магаданской области губернатор по вопросам, отнесенным к его ведению, принимает постановления, издает распоряжения. Правовые акты губернатора, принятые в пределах его полномочий, обязательны для исполнения на всей территории области.

3.1.2. Постановление - нормативный правовой акт, устанавливающий правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

Правовые акты, устанавливающие, изменяющие или отменяющие права и обязанности конкретных лиц, принимаются в форме распоряжений губернатора области.

3.1.3. Проекты постановлений, распоряжений губернатору области вносят его заместители, руководители подразделений администрации области.

3.1.4. Подготовка проектов постановлений и распоряжений губернатора области в соответствии с поручениями губернатора области, его заместителей осуществляется в установленные сроки.

Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений губернатора области, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые вносят эти документы.

Подготовку проектов распоряжений губернатора области по кадрам (по вопросам назначения на должность, освобождения от должности, направления в командировки, отпуск и другим работников, замещающих высшие и главные государственные должности категории "Б", главные государственные должности категории "В" государственной службы Магаданской области), их регистрацию после подписания губернатором области, учет и доведение до заинтересованных лиц осуществляет управление кадров и государственной службы администрации области (далее - управление кадров и госслужбы).

3.1.5. Проект постановления или распоряжения губернатора области печатается на специальном бланке (образец в приложении N 1).

3.1.6. Каждый проект должен быть согласован. Проекты постановлений и распоряжений, направленные на согласование, рассматриваются в срок не более 3-х дней. При необходимости срок рассмотрения может быть продлен по согласованию с руководителем подразделения, подготовившего проект.

Согласование оформляется визой руководителя либо лица, исполняющего его обязанности, включающей должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа. Здесь же исполнитель указывает сведения о рассылке документа после его подписания.

Возражения по проекту документа излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту. Об этом при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

3.1.7. Проекты постановлений и распоряжений губернатора области, как правило, визируются:

- исполнителем и руководителем подразделения администрации области, подготовившими проект;

- руководителями подразделений администрации области, которым в документе предусматриваются задания или поручения;

- заместителем губернатора по направлениям его деятельности;

- заместителем руководителя аппарата по направлениям его деятельности;

- начальником правового управления, который подписывает проекты указанных документов последним из вышеперечисленных лиц непосредственно перед их подписанием губернатором области или лицом, его замещающим;

- руководителем аппарата.

3.1.8. Приложения к проектам постановлений и распоряжений губернатора области визируются исполнителем и руководителем соответствующего подразделения администрации области, начальником правового управления или специалистом правового управления, осуществляющим правовую экспертизу проекта. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приложения.

Проекты постановлений и распоряжений представляются на подпись губернатору области с обязательной визой начальника правового управления.

3.1.9. Постановления и распоряжения губернатора области должны иметь заголовок. Заголовок располагается от левой границы текстового поля и отделяется от текста 2-3 интервалами. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 интервал.

Текст постановления, распоряжения, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются причины, основания, цели составления документа. Если постановление (распоряжение) издается на основании документов вышестоящих организаций, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть постановления должна начинаться со слова "ПОСТАНОВЛЯЮ", после него ставится двоеточие. Эта (заключительная) часть содержит решения, выводы, поручения, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть.

Если текст распоряжения, постановления, а также приложений содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающейся круглой скобкой.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами.

Текст печатается через полтора межстрочных интервала.

3.1.10. Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы (наименование, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.).

Приложения к постановлениям и распоряжениям губернатора области содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера:

Приложение

к постановлению (распоряжению)

губернатора области

от_____________N_____

При наличии нескольких приложений к документу на них проставляется порядковый номер: "Приложение N 1", "Приложение N 2" и т.д.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3-х интервалов. Длина черты 2-3 см.

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, программу, состав комиссии и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН (без кавычек и двоеточия в конце слова) со ссылкой на нормативный акт (постановление, распоряжение), его дату, номер.

Утверждено

постановлением

губернатора области

от 02.02.2002 N 37

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения, например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

Подпись состоит из слов "Губернатор" или "И.о. губернатора", печатающихся от левой границы текстового поля, инициалов имени и фамилии лица, подписывающего документ, печатающихся у правой границы текстового поля.

3.1.11. Датой документа является дата его подписания.

Постановления, распоряжения подписывает губернатор области или лицо, его замещающее.

Постановление и распоряжение губернатора области вступает в силу с момента его подписания, если иное не определено в самом акте.

Распоряжение и постановление может быть подписано в любой день недели, кроме воскресенья.

Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений.

В распоряжении после проставления номера добавляется буква "р" (например: N 28-р). В кадровом распоряжении, регистрацию и учет которых осуществляет управление кадров и госслужбы, добавляются буквы "р/к".

Общий отдел рассылает постановления, распоряжения или выписки из них организациям и лицам не позднее, чем в пятидневный срок согласно указателю рассылки (перечню организаций), приложенной исполнителем к проекту документа.

Постановления или распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

После регистрации постановления или распоряжения губернатора области в общем отделе его текст в трехдневный срок передается на сервер локальной вычислительной сети администрации области.

3.2. Подготовка и оформление постановлений администрации области

3.2.1. В соответствии с Уставом Магаданской области администрация области во исполнение федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, законов Магаданской области издает постановления.

3.2.2. Подготовка и оформление постановлений администрации области осуществляются в соответствии с требованиями, установленными Регламентом работы администрации области и п. 3.1 настоящей Инструкции.

3.3. Оформление совместных решений

По вопросам, относящимся к ведению администрации области и отраслевого территориального ведомства, при необходимости принимаются совместные решения, которые подписываются лицом, уполномоченным губернатором области, и руководителем отраслевого территориального ведомства, в 2 экземплярах.

Совместным решениям присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года.

Экземпляр совместного с отраслевым территориальным ведомством решения в оригинале после подписания передается в общий отдел. Общий отдел организует рассылку копий совместного решения заинтересованным организациям и ведомствам согласно приложенному исполнителем указателю рассылки.

3.4. Оформление приказов по кадрам

3.4.1. Приказы по кадрам готовит управление кадров и госслужбы. Приказы оформляются на всех штатных работников администрации области (кроме работников, замещающих высшие и главные государственные должности категории "Б", главные государственные должности категории "В" государственной службы Магаданской области) по приему, перемещению, увольнению и другим кадровым ситуациям.

3.4.2. Приказы визирует специалист, подготовивший приказ, согласовывает начальник отдела учета, финансов и отчетности, руководитель подразделения, где работает сотрудник, начальник правового управления.

3.4.3. Подписывает приказ руководитель аппарата.

3.5. Оформление решений, принятых на совещаниях, проводимых
губернатором области или его заместителями

3.5.1. Организация совещаний, проводимых губернатором или его заместителями, возлагается на должностных лиц в соответствии с должностными обязанностями.

Решения, принятые на совещаниях, оформляются протоколами в срок до 3 дней.

3.5.2. Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в тексте решения. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель.

На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

3.5.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

     Председатель или Председательствующий

     Секретарь

     Присутствовали -  список присутствующих или отсылка к

                       прилагаемому списку присутствующих

     Повестка дня

     Докладчики по каждому пункту повестки дня

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

3.5.4. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на листе формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово П Р О Т О К О Л печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании (заседании) и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

3.5.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протокол регистрируется в соответствующем подразделении администрации области, готовившем совещание. При регистрации протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, совета территорий, протоколы технических, экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

3.5.6. К протоколу прилагается указатель рассылки, подписанный сотрудником подразделения, ответственного за подготовку совещания.

Если на совещании было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.

Копии протоколов совещаний у заместителей губернатора оформляются и готовятся к рассылке сотрудником подразделения, ответственным за подготовку совещания, который на первом листе каждой копии в правом верхнем углу указывает наименование и при необходимости почтовый адрес организации, которой направляется копия протокола, после чего передает подлинник протокола с копиями и указателем рассылки в общий отдел. На копиях протоколов совещаний, рассылаемых внутри аппарата администрации области, указываются инициалы и фамилия должностных лиц, которым они направляются.

Копии протокола заверяются печатью, которая проставляется в общем отделе.

После отправки копий протоколов адресатам подлинник протокола совещания вместе с указателем рассылки, в котором сделана отметка о дате отправки копий, направляется в подразделение, готовившее совещание. Подлинник протокола и указатель рассылки помещается в дело (в соответствии с номенклатурой дел).

3.5.7. Протоколы совещаний, проводимых губернатором области, оформляются руководителями аппарата в соответствии с поручением губернатора.

3.5.8. Организация подготовки и проведения заседаний создаваемых администрацией комиссий (советов), оргкомитетов, рабочих групп, штабов и др., организационно-техническое обеспечение деятельности которых возложено на аппарат администрации области, а также оформление их результатов возлагается на ответственного секретаря комиссии (...) и осуществляется им в порядке, изложенном в настоящем разделе.

3.5.9. Звукозапись заседаний, совещаний, проводимых губернатором области или его заместителями, осуществляет отдел информационных ресурсов и программно-технического обеспечения.

Звукозапись производится в диктофонном варианте.

Расшифровку и распечатку звукозаписи мероприятий организует общий отдел после завершения мероприятия в сроки, согласованные с организаторами.

Диктофонные записи, используемые при расшифровке, размагничиваются сразу после подготовки текста.

IV. Требования к оформлению документов
в подразделениях администрации области

4.1. Бланки документов

4.1.1. В администрации области применяются бланки документов: "Администрация Магаданской области", "Губернатор", "Первый заместитель губернатора", "Заместитель губернатора", "Аппарат администрации области", "Руководитель аппарата администрации области", специальные бланки для постановлений и распоряжений губернатора области, постановлений администрации области, приказов руководителя аппарата. Могут применяться бланки подразделений и должностных лиц, если руководитель подразделения или должностное лицо наделены правом подписи. До тиражирования макет бланка подразделения согласовывается с начальником общего отдела.

4.1.2. Бланки изготавливаются на белой бумаге типографским способом, а также с помощью средств электронно-вычислительной и копировально-множительной техники, за исключением бланков, на которых изображен Государственный герб Российской Федерации или герб Магаданской области.

4.1.3. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и герба Магаданской области (далее - гербовые) изготавливаются только типографским способом, при этом на каждом бланке проставляется порядковый номер.

4.1.4. Установлены два основных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Бланки поручений руководителя имеют формат А6 (105 х 148 мм).

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм: 20,0 - левое; 10,0 - правое; 15,0 - верхнее; 20,0 - нижнее.

4.1.5. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

4.1.6. При переписке между подразделениями администрации области бланки, как правило, не используются.

4.1.7. Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста.

4.1.8. Гербовые бланки подлежат учету.

Учет бланков ведет заведующий машинописным бюро в специальном журнале с использованием специальных реквизитов (при поступлении гербовых бланков - наименование вида гербового бланка, дата поступления, номер сопроводительного документа, наименование организации-поставщика бланков, количество экземпляров, их номера, а при выдаче - наименование вида бланка, количество экземпляров, номера бланков, наименование подразделения, фамилия и инициалы должностного лица-получателя гербовых бланков, расписка в получении, примечание).

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.

Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

Контроль за использованием и хранением гербовых бланков осуществляет общий отдел.

По приказу руководителя аппарата не реже одного раза в год создается специальная комиссия и проводится проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков. По результатам проверки оформляется акт, который доводится до сведения губернатора.

Тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, допускается при условии заверения каждой копии документа печатью администрации области.

4.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

При подготовке организационно-распорядительных документов работники администрации обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

4.2.1. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?", - "О выделении:", "Об изменении:" и т.д.

Заголовок составляется лицом, готовящим документ.

4.2.2. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Документы, изданные совместно двумя или более органами государственной власти области должны иметь одну (единую) дату.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (12 июня 2002 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (12.06.2002).

4.2.3. Подпись документа

Документы, направляемые в вышестоящие органы, подписываются губернатором области или, по его поручению, заместителем губернатора.

Документы, направляемые подчиненным или сторонним организациям, подписываются губернатором области, его заместителями и руководителями подразделений администрации области в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается, независимо от количества листов в документе), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам"). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

На некоторых справках и информациях вместо подписи может указываться название соответствующего департамента, комитета, управления, отдела с обязательной визой должностного лица.

4.2.4. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указываются в именительном, а должность и фамилия - в дательном падеже, например (здесь и далее по тексту примеры наименований организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Администрация Хабаровского края

Отдел писем и приема граждан

Ведущему специалисту

А.И. Петровой

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Главному врачу

центральной районной больницы

И.В. Денисову

При направлении документа в несколько однородных организаций их названия указываются обобщенно, например:

Председателям

комитетов,

начальникам

департаментов,

управлений, отделов

администрации области

При адресовании документа физическому лицу сначала указываются инициалы и фамилия получателя, затем почтовый адрес, например:

Ю.Д. Алексееву

ул. Садовая, д.5, кв. 15

Киреевский р-н, г.Липки

Тульская обл., 301264

Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. В случае направления документа большему числу адресатов исполнитель прилагает рассылку и вместе с необходимым количеством экземпляров представляет в общий отдел.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

4.2.5. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые губернатору области на подпись документы должны содержать сведения об исполнителе, должны быть завизированы другими лицами, ответственными за подготовку документа, и в обязательном порядке заместителем губернатора, курирующим данное направление деятельности. Документы, содержащие поручения работникам администрации области, должны быть ими завизированы.

Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись (с расшифровкой) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

     Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Иванов

28.10.2001

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например:

           СОГЛАСОВАНО

    Заместитель министра путей

            сообщения

       Российской Федерации

______________ __________________

(личная     подпись)    (инициалы,

фамилия)

30.09.2001

или:

           СОГЛАСОВАНО

         Письмо Росархива

   от 30.09.2001 N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

4.2.6. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

                                               УТВЕРЖДАЮ

                                        Заместитель губернатора

                                                области

                                          _______________ А.В. Сидоров

                                        (личная подпись)

                                       30.09.2002

4.2.7. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

4.2.8. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется шрифтом размером 8 в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

     Максимова Нина Сергеевна

     2-88-82

или

     Максимова

     2-88-82

4.2.9. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 2 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о: на 3 л. в 2 экз.

            2. Проект: на 8 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

4.2.10. В письмах-ответах обязательно указывается исходящие номер и дата документа, на который дается ответ. Эти сведения выносятся в заголовок первого листа.

4.2.11. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя подразделения, в котором исполнен документ.

4.3. Машинописные работы

4.3.1. Машинописные работы выполняют специалисты машинописного бюро и приемных руководителей администрации области. Распределение и контроль за выполнением работ осуществляет начальник общего отдела.

4.3.2. Для печатания принимаются только служебные материалы. Печатание под диктовку в машбюро не производится.

Расшифровка и печатание документов и материалов с магнитных носителей осуществляется, как правило, в машбюро.

4.3.3. Печатание производится в порядке поступления материалов.

Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения работ в машбюро определяет заведующий машбюро по согласованию с исполнителем, передавшим материал для печатания.

4.3.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, а также не подписанные исполнителем, для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов, географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

4.3.5. Печатание документов производится на бланках в соответствии со стандартными требованиями к оформлению служебных документов или на бумаге стандартных размеров. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Корректорские работы специалисты, печатающие документы, не производят.

Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через полтора или два межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Документы и тексты, подготавливаемые к типографскому изданию, печатаются, как правило, через два интервала.

Документы на двух или более листах должны быть пронумерованы. Номер страницы проставляется арабскими цифрами посредине верхнего поля листа, начиная со второго.

На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется отметка, которая содержит наименование файла на машинном носителе, индекс специалиста, печатавшего документ.

4.4. Копировально-множительные работы

4.4.1. Копировально-множительные работы осуществляются в копировально-множительном бюро. На копирование в копировальномножительное бюро сдаются только служебные документы и материалы.

Копирование производится по заказу, подписанному руководителем подразделения. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых в бюро документов ведется на основании заказов, бланки которых хранятся в течение полугодия, после чего уничтожаются.

Целесообразность копирования документов и материалов, необходимых для работы в подразделениях администрации области, определяет руководитель подразделения.

Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.

4.4.2. Документы и материалы, как правило, первые экземпляры (подлинники), передаются на размножение в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинником документа. О выполнении работы делается соответствующая отметка на бланке.

4.5. Использование печатей и штампов

4.5.1. Печатью заверяется подлинность подписи должностного лица на распорядительных документах, на документах, удостоверяющих права лиц, на документах, связанных с финансовыми средствами. Для этого используется гербовая печать.

4.5.2. Для заверения копий постановлений и распоряжений губернатора области используется специальная печать "Администрация Магаданской области. Для постановлений и распоряжений".

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.

4.5.3. При оформлении командировочных удостоверений проставляется печать "Администрация Магаданской области. Отдел кадров".

4.5.4. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

4.5.5. Все печати и штампы регистрируются в специальном журнале в общем отделе и выдаются работнику под роспись, хранятся в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.

Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов возлагается на начальника общего отдела.

4.5.6. О случае утери печати и штампа в каком-либо подразделении аппарата администрации области незамедлительно ставится в известность начальник общего отдела.

4.5.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются, о чем составляется акт.

4.5.8. Гербовая печать "Администрация Магаданской области" хранится у начальника отдела учета, финансов и отчетности аппарата администрации области и проставляется на документах, подтверждающих права юридических лиц, на документах о расходовании денежных средств, материальных ценностей и на других документах, подписанных губернатором области или его заместителями.

Гербовая печать "Губернатор Магаданской области" хранится у начальника общего отдела и ставится на соответствующие документы, подписанные только губернатором области или лицом, его заменяющим.

Малая гербовая печать "Администрация Магаданской области" хранится у начальника управления кадров и госслужбы и проставляется на удостоверениях личности и других удостоверениях, вручаемых гражданам за подписью губернатора области.

Круглая печать "Администрация Магаданской области" хранится у консультанта общего отдела и в правовом управлении.

При смене руководителей подразделений печати и штампы передаются по акту с отметкой в специальном журнале в общем отделе.

V. Порядок обращения со служебными
документами ограниченного распространения

5.1. Общие положения

5.1.1. К служебной информации ограниченного распространения относится информация, которая не содержит сведений, составляющих государственную тайну, касающаяся деятельности администрации области и ее подразделений, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

5.1.2. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

- законодательные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, демографическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

- описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, обращений граждан и юридических лиц, решения, принятые по результатам их рассмотрения;

- сведения об исполнении бюджета, использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

- документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

5.1.3. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

5.1.4. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятия такого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных в п.5.1.2.

5.1.5. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению.

5.1.6. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

5.1.7. В случае ликвидации органа исполнительной власти решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

5.2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения

5.2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяют исполнитель и должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа за пределами текстового поля, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

5.2.2. Прием и учет (регистрацию) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляет общий отдел.

5.2.3. Документы с пометкой "Для служебного пользования"

- печатаются, как правило, в машинописном бюро общего отдела. Допускается печатание данного вида документов в других подразделениях администрации области с использованием средств вычислительной техники (далее СВТ) только в соответствии со специальными инструкциями по обработке конфиденциальной информации при помощи СВТ в администрации Магаданской области. На обороте последнего листа каждого экземпляра указывается количество отпечатанных экземпляров, указатель рассылки (при незначительном количестве адресатов), фамилии исполнителя и специалиста, отпечатавшего документ, дата печати.

     Например:

Отп. в 3-х экз.

Экз. N 1 - комитет экономики

Экз. N 2 - правовое управление

Экз. N 3 - в дело 07-07

Исп. Иванов В.С., тел. 2-22-33

Отп. Петрова В.О.

07.06.2002

Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации в общий отдел;

- регистрируются и учитываются совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру добавляется пометка "ДСП";

- передаются работникам под роспись;

- пересылаются сторонним организациям фельдсвязью, заказным или ценным почтовым отправлением;

- размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

- хранятся в запираемых шкафах.

5.2.4. При необходимости направления документов с пометкой "ДСП" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера отправляемых экземпляров. Указатель рассылки подписывают исполнитель и руководитель подразделения, подготовившего документ.

5.2.5. Исполненные документы с пометкой "ДСП" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется отметка "ДСП".

5.2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

5.2.7. Передача документов и дел с пометкой "ДСП" от одного работника к другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя под роспись.

5.2.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "ДСП", составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

5.2.9. О фактах утраты документов, дел, изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения такой информации ставится в известность губернатор области или лицо, его замещающее, и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. На утраченные документы, дела, издания с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения передаются в архив для включения в дело фонда.

5.2.10. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делается соответствующая пометка и об этом извещаются все адресаты, кому ранее эти документы были направлены.

5.2.11. Передача конфиденциальной информации сторонним организациям посредством копирования информации на магнитные носители разрешается в соответствии со специальными инструкциями по обработке конфиденциальной информации при помощи СВТ в администрации Магаданской области с письменного разрешения руководителей подразделений - владельцев информации.

VI. Организация документооборота и исполнения документов

6.1. Прием, учет, регистрация поступающей корреспонденции.
Отправка документов

6.1.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию области, принимается и регистрируется в общем отделе.

6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в работе.

Письма граждан регистрируются и учитываются отдельно от другой корреспонденции в приемной по работе с обращениями граждан работником, отвечающим за данный участок работы.

6.1.3. Не подлежат регистрации, как правило, статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные материалы, программы совещаний, конференций, приглашения, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, документы без подписей, аналитические обзоры органов исполнительной власти, представляемые для сведения.

6.1.4. При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах.

При недостаче или повреждении документа составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в общем отделе, второй приобщается к поступившему документу, третий высылается отправителю (приложение N 2).

Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

6.1.5. В общем отделе документ регистрируется в автоматизированной системе "Контроль и исполнение документов" путем заполнения электронной регистрационной карточки после проставления на нем регистрационных реквизитов.

На пакетах с пометкой "Лично" проставляется дата поступления, они не вскрываются и передаются адресатам в закрытом виде.

Поступающие документы регистрируются в день их поступления.

Информация о зарегистрированных документах, их прохождении и исполнении хранится не менее пяти лет в технологической базе данных автоматизированной системы "Контроль и исполнение документов".

6.1.6. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение заместителям губернатора лично или через помощников либо должностных лиц, на которых возложены функции помощников (далее - помощники), в соответствии с распределением обязанностей.

Губернатору передаются документы Правительства Российской Федерации, другие документы, исполнение которых требует решения первого руководителя, письма, телеграммы областных организаций по финансовым вопросам и чрезвычайным сообщениям.

Процессуальные документы судов (решения, определения, постановления) направляются для их предварительного рассмотрения начальнику правового управления.

6.1.7. Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - немедленно. Документы, поступившие после 16 часов, - на следующий день. Время поступления в таких случаях указывается на документе.

После возвращения документов от руководства поручения по исполнению заносятся в карточки электронного учета и передаются на исполнение должностным лицам в тот же день.

Поручение по исполнению документа дается в форме резолюции. В резолюции обязательно указываются: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения. После личной подписи автора резолюции ставится дата. Как правило, на документе должна быть одна резолюция. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Общий отдел передает исполнителям документы согласно резолюциям, вносит в электронную карточку фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа.

Документы, которые исполняются несколькими исполнителями или подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Оформление поручений руководителей администрации области, подготовку необходимого количества экземпляров для рассылки этих поручений и прилагаемых к ним документов осуществляют их помощники и специалист приемной руководителя.

Если порядок ознакомления исполнителей с документом не определен автором резолюции, то решение об этом принимает специалист общего отдела.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством администрации.

6.1.8. Внутренняя переписка по вопросам служебной деятельности между подразделениями аппарата администрации области ведется без регистрации документов в общем отделе.

6.1.9. Общий отдел дважды в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными электронного учета о сроках исполнения, направляет напоминания исполнителям о документах, срок исполнения которых уже истек, представляет начальнику общего отдела сведения о прохождении и исполнении документов.

6.1.10. Служебная информация может приниматься и отправляться по каналам факсимильной связи, электронной почтой. При необходимости, как входящие, так и исходящие электронные документы регистрируются в общем отделе. Поступившие факсограммы после регистрации в тот же день передаются адресату, срочные - безотлагательно.

Запрещается передавать факсимильной связью, электронной почтой любую информацию ограниченного режима доступа, включая электронные копии рукописных материалов. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправления.

Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса, кому передан оригинал, эти записи закрепляются подписью ответственного лица с приложением контрольного талона, полученного по факсу.

На местах, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица возлагаются на лиц, непосредственно осуществляющих передачу (прием) корреспонденции по факсу.

6.1.11. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации поступают и регистрируются в правовом управлении.

После регистрации поступившего документа правовое управление передает его губернатору области или лицу, его замещающему, соответственно через руководителя аппарата или помощника, который при необходимости подбирает к нему соответствующий справочный материал (ранее принятые по таким же или подобным вопросам решения, постановления, распоряжения, другую имеющуюся информацию) и готовит предложения по организации исполнения документа.

С резолюцией губернатора области или лица, его замещающего, в которой конкретно указывается, кому, что и в какие сроки необходимо сделать, документ возвращается в правовое управление. Специалист правового управления проводит дальнейшую обработку, после чего направляет документ через общий отдел исполнителю (исполнителям), а копию для контроля - помощнику заместителя губернатора, согласно резолюции.

После получения материалов с поручением губернатора области или лица, его замещающего, исполнитель (руководитель комитета, департамента, отдела, управления) совместно с помощником заместителя губернатора в установленный срок (если он не указан, то в течение не более одного месяца со дня регистрации документа в правовом управлении) обеспечивает подготовку и представление в администрацию области соответствующих материалов (проект постановления губернатора области, распоряжения, другие предложения по организации исполнения) во исполнение направленного правового акта.

Персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений губернатора области или лица, его замещающего, несут руководители комитетов, департаментов, отделов, управлений и ведомств.

Подготовленные материалы передаются губернатору или заместителю губернатора, после чего по его указанию проводится дальнейшая работа по исполнению документа.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым, оно и представляет в администрацию области материалы, согласованные с соисполнителями.

При необходимости продления срока исполнения поручения должностное лицо, указанное в поручении, представляет на имя руководителя, давшего поручение, не позднее чем за 3 дня до истечения срока мотивированную просьбу о его продлении.

Непосредственный контроль за исполнением мероприятий, а также за ходом выполнения поручения губернатора или лица, его замещающего, осуществляет соответственно руководитель аппарата или помощник, он же обеспечивает сбор и подготовку в установленные сроки информации в федеральные органы, если это предусмотрено в тексте документа, и предложения губернатору области или лицу, его замещающему, о снятии документа с контроля.

Руководители комитетов, управлений, департаментов, отделов систематически, но не реже одного раза в 10 дней, знакомятся в правовом управлении с нормативными документами федеральных органов, поступившими в администрацию области.

Законодательные акты, принятые Магаданской областной Думой, поступившие в администрацию, после регистрации направляются губернатору области для ознакомления. Правовое управление организует их учет, хранение и доведение до заинтересованных лиц.

6.1.12. Проекты договоров, соглашений (далее - проект договора), поступающие в администрацию области, подлежат регистрации в общем отделе. При этом в установленном порядке фиксируются входящий регистрационный номер, дата поступления и сведения об отправителе договора, конверт при его наличии сохраняется и прикладывается к поступившему документу.

По резолюции губернатора (лица, его замещающего) либо заместителя губернатора области, которому в соответствии с его полномочиями предоставлено право подписания такого проекта, проект договора передается через общий отдел на рассмотрение в подразделения администрации области, указанные в резолюции, для заключения. Специалисты подразделений составляют соответствующие заключения, утверждаемые руководителями данных подразделений. Руководители подразделений визируют проекты каждого экземпляра представленного на согласование договора (оборот последнего листа) с указанием следующих реквизитов: занимаемая должность, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата визирования документа.

При поступлении заключений из подразделений администрации области проект договора рассматривается в правовом управлении, визируется (визируется с замечаниями, не визируется) специалистом, дающим по нему заключение, начальником правового управления и передается через общий отдел на подписание надлежащему должностному лицу.

После подписания договора он передается на исполнение и хранение исполнителю.

6.1.13. В случае, если входящий документ зарегистрирован в общем отделе, отправляемому из администрации области ответу, как правило, присваивается в общем отделе исходящий номер по единой нумерации. Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

6.2. Работа исполнителей с документами

6.2.1. Руководители подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

6.2.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя подразделения.

6.2.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа, его оформление, согласование, представление на подписание руководству администрации или руководителям подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование в множительное бюро.

Документ представляется в общий отдел в 2-х экземплярах: оригинал для отправки адресату и копия для формирования архива.

6.2.4. При оперативном решении вопросов исполнитель делает отметки на документе о дате поступления, дате окончательного исполнения и результате.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах с подписью их сделавшего.

6.2.5. Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.3. Инвентарный учет документов

6.3.1. Инвентарному учету подлежат сброшюрованные документы (издания), разработанные в администрации области и поступившие из других учреждений (предприятий).

На инвентарный учет не берутся:

- сброшюрованные документы, подшиваемые в дела;

- сброшюрованные документы, поступившие для согласования или временного пользования.

6.3.2. Инвентарный учет ведется по журналу (приложение N 3). Штамп "Инв. N____" проставляется в левом верхнем углу обложки.

6.3.3. Тираж и список рассылки разработанных в администрации изданий определяется руководителем структурного подразделения, в котором разработан документ.

6.4. Ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям
и жалобам граждан

6.4.1. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в администрации области и ее подразделениях ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц.

6.4.2. Все поступающие в администрацию области предложения, заявления и жалобы граждан должны быть приняты, учтены, зарегистрированы в день их поступления и переданы руководству на рассмотрение в соответствии с распределением обязанностей или направлены в соответствующие подразделения, о чем сообщается заявителю.

Регистрация всех (письменных и устных) обращений граждан производится путем заполнения регистрационной карточки электронного учета, при этом у каждого вида обращений своя система учета, вид регистрационной карточки и индексация (например: письменное заявление - Л101, личный прием Пр-Л-101). Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего письма. Заявлениям, принятым на личном приеме, присваиваются те же регистрационные номера, что и на карточке личного приема, на заявлении делается соответствующая пометка (принято на личном приеме).

6.4.3. Повторным обращениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в карточке делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления не истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же лица одинакового содержания, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в администрацию области, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например: Д101/1, Д-101/2).

6.4.4. Обращения граждан, поступившие в администрацию области, требующие ответа заявителю, ставятся на контроль. В этих случаях в компьютерной карточке делается пометка в левом верхнем углу "К" и до снятия с контроля она остается в рабочем фонде. Если обращение направлено в администрацию области из вышестоящей организации с требованием ответа или разъяснения в ее адрес, в правом верхнем углу компьютерной карточки проставляется буква "О", а в соответствующую графу заносится код организации, число и номер сопроводительного письма, на которое надо дать ответ.

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля принимает должностное лицо, поставившее письмо на контроль.

Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителю.

6.4.5. Письма (телеграммы) граждан рассматриваются в подразделениях администрации области в сроки, установленные в резолюции руководителя, рассмотревшего письмо, либо в срок до одного месяца со дня их регистрации в приемной по работе с обращениями граждан общего отдела аппарата администрации области (далее - приемная по работе с обращениями граждан); обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки - не более 15 дней. В отдельных случаях, по согласованию со специалистом приемной по работе с обращениями граждан, срок рассмотрения письма может быть, в порядке исключения, продлен, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет автора.

6.4.6. Письма, бессмысленные по содержанию, если они не имеют личных просьб, а также некорректные по тону не подлежат рассмотрению и списываются "в дело" заместителем губернатора области, курирующим данное направление деятельности.

В карточке электронного учета в графе "Резолюция" ставится отметка "без рассмотрения", которая дублируется на письме, с указанием даты и фамилии специалиста.

Аннотация такого письма в учетной карточке должна содержать обоснование принятого решения. О направлении таких писем "в дело" без рассмотрения начальник общего отдела информирует руководителя аппарата.

6.4.7. Письменные обращения граждан, в которых не указана или написана неразборчиво фамилия, которые не содержат данных о месте жительства заявителя либо места работы или учебы, признаются анонимными. При регистрации такому письму в учетной карточке присваивается номер с индексом "Ан" (анонимное), в графе "Адрес" указывается территория по почтовому штемпелю.

Содержание таких писем аннотируется так же, как и других обращений граждан. Анонимные письма рассмотрению не подлежат. При принятии специалистом иного решения, он в обязательном порядке обосновывает его в аннотации. Окончательное решение о рассмотрении анонимного обращения принимает заместитель губернатора, курирующий данное направление деятельности.

6.4.8. Ответы на обращения дают руководители администрации и начальники отделов. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в деле с указанием даты разговора с заявителем.

Авторы писем, как правило, не уведомляются о направлении их обращений на рассмотрение, если:

- по содержанию письмо является некорректным или бессмысленным;

- отсутствует полный адрес заявителя;

- письмо анонимное.

6.4.9. Обращения граждан, взятые на контроль в администрации области, ответы к ним и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела. Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке.

При этом каждое обращение и документы к нему составляют самостоятельную группу, оформленную в одну обложку, на которой проставляется индекс и другие реквизиты обращения.

6.4.10. Прием граждан в приемной по работе с обращениями граждан организуется ежедневно, кроме выходных дней. Учет высказанных ими предложений, жалоб и заявлений ведется на карточках установленной для устного приема форме.

Переданные на приеме гражданами письменные заявления рассматриваются как письма граждан, поступившие в администрацию области.

6.4.11. Поручения руководителей администрации области по результатам личного приема граждан исполняются оперативно.

6.4.12. Специалист приемной по работе с обращениями граждан осуществляет анализ и обобщение вопросов, поставленных гражданами в письмах и на личном приеме, оперативно и периодически представляет губернатору области информацию о количестве и характере обращений граждан.

VII. Контроль исполнения документов

7.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений и документов, зафиксированных в документах.

Контролю подлежат:

- поручения и указания, содержащиеся в законах, указах, постановлениях, распоряжениях, решениях вышестоящих органов;

- постановления и распоряжения губернатора области, содержащие поручения с установленными сроками исполнения, требующие контроля;

- поручения, задания комитетам, департаментам, управлениям и отделам администрации области, организациям, предприятиям и учреждениям, расположенным на территории области;

- документы, по которым требуется ответ в вышестоящие органы;

- предложения, заявления и жалобы граждан.

7.2. На контролируемых документах ставится знак контроля "К" или штамп "Контроль".

7.3. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Действия по контролю за исполнением включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

7.4. Контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляют:

- руководители аппарата администрации области;

- помощники губернатора области и его заместители;

- правовое управление (юридические документы);

- контрольно-аналитический отдел администрации области;

- руководители структурных подразделений аппарата администрации области;

- общий отдел.

7.5. Общий контроль за исполнением постановлений и распоряжений губернатора осуществляет контрольно-аналитический отдел администрации области.

7.6. Сроки исполнения документов.

7.6.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, остальных - с даты их поступления в администрацию области.

Сроки исполнения документов определяются руководством администрации области, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более месяца;

по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной и Магаданской областной Думы - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Правительства Российской Федерации - до 10 дней или к указанному в них сроку.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

7.6.2. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа, если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения указанного срока. В противном случае документ считается неисполненным в срок.

7.7. Документ снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов и сообщения результатов заинтересованным учреждениям и лицам.

Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.

Данные об исполнении документа и снятии с контроля заносятся в систему компьютерных данных (карточку электронного учета).

7.8. При необходимости, но не реже одного раза в месяц, общий отдел делает исполнителям напоминания по контролю за документами, занесенными в компьютерную базу данных, правовое управление - по юридическим документам, находящимся на контроле.

На 1 и 15 число каждого месяца делается напоминание исполнителям о сроке ответа на письма и обращения граждан.

Контрольно-аналитический отдел не реже одного раза в квартал информирует губернатора о выполнении постановлений и распоряжений.

7.9. Контроль за соблюдением сроков исполнения и выполнением указов, распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации осуществляется через правовое управление администрации области.

Правовое управление снимает с контроля нормативные акты, если на них имеется резолюция губернатора или лица, его замещающего, - "В дело"; ежемесячно (по состоянию на 1-е число каждого месяца) направляет исполнителям справку о нормативных актах, находящихся на контроле.

VIII. Организация документов в делопроизводстве

8.1. Составление номенклатуры дел

8.1.1. Документы после их исполнения формируются в соответствии с Номенклатурой дел администрации области в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности администрации, подшитый в отдельную обложку.

8.1.2. Номенклатура дел - систематизированный список наименований дел, заводимых в администрации области, с указанием сроков их хранения (приложение N 4).

Номенклатура дел служит для распределения и группировки исполненных документов в дела, для закрепления индексов дел, установления сроков хранения дел, как схема построения справочной картотеки на исполненные документы и является учетным документом в архиве администрации области для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

8.1.3. Номенклатуру дел составляет общий отдел, согласовывает ее с экспертной комиссией администрации области и экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) архивного отдела администрации области. Номенклатуру дел утверждает руководитель аппарата.

8.1.4. Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПМК архивного отдела администрации области не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в администрации области.

8.1.5. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения администрации области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

8.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в 4 экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел "Общий отдел"; второй - используется в общем отделе в качестве рабочего; третий - помещается в контрольно-наблюдательное дело администрации области государственного архива Магаданской области; четвертый - в контрольное дело ЭПМК архивного отдела администрации области.

8.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

8.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации области.

8.1.9. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия подразделений аппарата администрации области.

8.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы аппарата администрации области.

8.1.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации области цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе 5 указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.

8.1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.2. Формирование и оформление дел

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.

8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

8.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.2.4. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих подразделений, в ведении которых заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем общего отдела и архивного отдела администрации области.

8.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 5); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 6), составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение N 7); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

8.2.6. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: записывается наименование организации, подразделения; индекс дела - проставляется шифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК архивного отдела, дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

8.2.7. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

8.2.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

8.3. Экспертиза ценности документов

8.3.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

8.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации области создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

8.3.3. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается руководителем аппарата. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с архивным отделом администрации области.

8.3.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях администрации области непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архивного отдела администрации области.

8.3.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив администрации области; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.3.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

8.3.7. В администрации области в каждом подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы сдаются в архив администрации области.

Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации области, которую готовит общий отдел и по которой он сдает дела на государственное хранение в государственный архив Магаданской области.

8.3.8. Описи дел подразделений составляются по установленной форме (приложение N 8) и представляются в общий отдел через два года после завершения дел в делопроизводстве.

8.3.9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т. п.

8.3.10. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.3.11. Опись дел подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником общего отдела и утверждается руководителем подразделения.

8.3.12. Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в общий отдел, а второй остается в подразделении в качестве контрольного экземпляра.

8.3.13. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 9) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК администрации области одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем аппарата только после утверждения ЭПМК архивного отдела администрации области описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

8.4. Организация оперативного хранения документов и
передача документов в архив

8.4.1. В архив администрации области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в подразделении. Их передача производится только по описям дел.

8.4.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив администрации области не подлежат. Они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.4.3. Прием каждого дела производится специалистом общего отдела в присутствии работника подразделения. При этом, на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи специалиста общего отдела и лица, передавшего дела.

8.4.4. В случае ликвидации или реорганизации подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации области, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8.4.5. Лица, ответственные за ведение делопроизводства в администрации области, обеспечивают сохранность документов. Дела, с момента их заведения и до сдачи в архив, хранятся в рабочих кабинетах в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

8.4.6. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. Снятие копий и производство выписок из документов осуществляется с разрешения руководителя аппарата администрации области или другого руководящего работника администрации.