Приложение N 9. Положение об управлении документационного обеспечения

Приложение N 9

Положение
об управлении документационного обеспечения
(утв. постановлением Губернатора Магаданской области от 4 июня 2009 г. N 71-п)

1. Общие положения

1.1. Управление документационного обеспечения аппарата администрации Магаданской области (далее - Управление) является структурным подразделением аппарата администрации Магаданской области.

1.2. Свою деятельность Управление осуществляет в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела, Уставом Магаданской области, законами Магаданской области, постановлениями и распоряжениями губернатора Магаданской области, постановлениями администрации Магаданской области, приказами заместителя губернатора - руководителя аппарата администрации Магаданской области, соответствующими инструкциями, а также настоящим Положением.

1.3. Управление имеет круглую печать с обозначением своего наименования и бланк.

2. Руководство Управлением

2.1. Положение об Управлении и его штатное расписание утверждается губернатором Магаданской области по представлению заместителя губернатора - руководителя аппарата администрации Магаданской области.

2.2. Управление подчиняется непосредственно заместителю губернатора - руководителю аппарата администрации Магаданской области.

2.3. В состав Управления входят: отдел делопроизводства и документооборота и отдел по обеспечению оформления нормативных правовых актов.

2.4. Руководство Управлением осуществляет начальник управления документационного обеспечения аппарата администрации Магаданской области (далее - начальник Управления), который назначается на должность и освобождается от должности губернатором Магаданской области по представлению заместителя губернатора - руководителя аппарата администрации Магаданской области.

Начальник Управления непосредственно подчиняется заместителю губернатора - руководителю аппарата администрации Магаданской области и несет персональную ответственность за результаты деятельности Управления.

Начальник Управления имеет заместителя, который в случае временного отсутствия начальника исполняет его обязанности. Заместитель начальника Управления назначается на должность и освобождается от должности губернатором Магаданской области по представлению заместителя губернатора - руководителя аппарата администрации Магаданской области.

2.5. Начальник Управления:

- осуществляет руководство деятельностью Управления, обеспечивает решение возложенных на Управление задач;

- распределяет должностные обязанности между работниками Управления, вносит на утверждение заместителя губернатора - руководителя аппарата администрации Магаданской области должностные регламенты и инструкции работников Управления;

принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности Управления;

представляет губернатору Магаданской области проекты нормативных правовых актов губернатора Магаданской области и администрации Магаданской области с сопроводительными документами и иных документов, направляемых губернатору Магаданской области на подписание;

- подготавливает по указанию губернатора Магаданской области протоколы заседаний аппаратных совещаний и иных совещаний у губернатора Магаданской области;

- обобщает сведения о ходе и результатах исполнения документов, систематически информирует руководство по этим вопросам;

вносит предложения по структуре и штатному расписанию Управления;

в установленном порядке вносит представления о назначении работников на должность, перемещении и увольнении работников, об оплате труда работников Управления, их поощрении и наложении на них взысканий;

- разрабатывает перспективные и текущие планы работы Управления;

подписывает служебную корреспонденцию и документы в пределах своей компетенции;

осуществляет иные полномочия в соответствии с постановлениями и распоряжениями губернатора Магаданской области, приказами заместителя губернатора - руководителя аппарата администрации Магаданской области.

2.6. Работники Управления:

назначаются на должность и освобождаются от должности приказом заместителя губернатора - руководителя аппарата администрации Магаданской области по представлению начальника Управления;

несут ответственность с учетом предоставленных им прав и возложенных на них обязанностей в соответствии с действующим законодательством.

3. Основные задачи Управления

Основными задачами Управления являются:

- организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению администрации и аппарата администрации Магаданской области;

- обеспечение совместно со структурными подразделениями аппарата администрации Магаданской области установленного порядка прохождения документов и материалов, поступающих на имя губернатора Магаданской области и его заместителей, а также исходящей корреспонденции в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Магаданской области;

организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в аппарате и администрации Магаданской области, а также органах исполнительной власти области с использованием автоматизированной системы "Дело";

- организация и обеспечение единого порядка работы с документами;

- совершенствование форм и методов делопроизводства в аппарате администрации Магаданской области;

осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях аппарата администрации Магаданской области, органах исполнительной власти области, анализ исполнительской дисциплины;

организация работы с исходящей и входящей корреспонденцией;

учет объема документооборота;

разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и информацией на основе использования организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

организационно-техническое обеспечение работы губернатора Магаданской области и его заместителей;

организация информационно-методической помощи в работе с документами служб делопроизводства органов исполнительной власти Магаданской области;

систематизация и обеспечение сохранности документов текущего архива, учет и использование архивного фонда документов, законченных делопроизводством, хранящихся в архиве администрации Магаданской области;

- подготовка документов к передаче в Государственный архив Магаданской области;

- выполнение других задач в соответствии с поручениями руководства.

4. Функции Управления

В соответствии с возложенными на него задачами Управление осуществляет следующие функции:

4.1. Организует в целом делопроизводство в аппарате и администрации Магаданской области, в том числе:

- прием, обработка, оформление, регистрационный учет и выпуск постановлений и распоряжений губернатора Магаданской области, постановлений администрации Магаданской области. Доведение их до сведения исполнителей, заинтересованных подразделений аппарата администрации Магаданской области, органов исполнительной власти Магаданской области и органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, должностных лиц и граждан;

- направление в средства массовой информации подписанных губернатором Магаданской области нормативных актов губернатора, администрации Магаданской области и иных документов, подлежащих обнародованию в средствах массовой информации;

- организация хранения в установленном порядке подлинников постановлений и распоряжений губернатора Магаданской области, постановлений администрации Магаданской области;

- создание банка данных постановлений и распоряжений губернатора Магаданской области, постановлений администрации Магаданской области.

4.2. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, применяемых в аппарате администрации Магаданской области.

4.3. Принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом.

4.4. Обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых руководству.

4.5. Проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству.

4.6. Осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней.

4.7. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

4.8. Организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов.

4.9. Осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях аппарата администрации Магаданской области, за соблюдением установленного порядка работы с документами.

4.10. Ведет учет объема документооборота.

4.11. Принимает участие в мероприятиях по повышению квалификации должностных лиц, занятых документационным обеспечением деятельности органов исполнительной власти области.

4.12. Обеспечивает эффективное межведомственное автоматизированное информационное взаимодействие при работе с документами.

4.13. Осуществляет методическое руководство деятельности органов исполнительной власти по вопросам делопроизводства.

4.14. Ведет в рамках своей компетенции делопроизводство, осуществляет формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.

4.15. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений ограниченного распространения.

4.16. Подготавливает правовые акты, методические материалы и предложения по вопросам документационного обеспечения, работы с документами, архивного дела.

4.17. Подготавливает сводную номенклатуру дел администрации Магаданской области.

4.18. Осуществляет работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности администрации Магаданской области.

4.19. Осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями аппарата администрации Магаданской области дел, подлежащих сдаче в Государственный архив Магаданской области. Организовывает прием документов на архивное хранение, обеспечивает их учет и сохранность.

4.20. Подготавливает материалы с постоянными сроками хранения для передачи в Государственный архив Магаданской области, а также на списание и уничтожение документов и материалов, сроки хранения которых истекли.

4.21. Организовывает поиск, оформление и выдачу архивных справок.

4.22. Осуществляет прием и передачу служебных документов и информации по каналам факсимильной связи.

4.22. Обеспечивает, совместно с хозяйственным отделом, администрацию Магаданской области, структурные подразделения аппарата администрации Магаданской области необходимой бланочной продукцией.

5. Права Управления

Управление для осуществления своих основных функций и решения возложенных на него задач имеет право:

- по поручению руководства осуществлять проверку организации делопроизводства в муниципальных образованиях области, органах исполнительной власти области, структурных подразделениях аппарата администрации Магаданской области, о результатах проверок докладывать руководству;

- запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений аппарата администрации Магаданской области необходимые документы для выполнения возложенных на Управление функций;

- запрашивать от руководства и структурных подразделений аппарата администрации Магаданской области необходимые документы по вопросам, связанным с реализацией возложенных на Управление прав и обязанностей;

- требовать от руководителей структурных подразделений аппарата администрации Магаданской области выполнения установленных правил работы с документами, входящей и исходящей корреспонденцией, своевременного исполнения распоряжений руководства;

вносить стилистические изменения, не изменяющие по смыслу содержание, в проекты постановлений и распоряжений губернатора Магаданской области, постановлений администрации Магаданской области, официальных писем;

- вносить руководству предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами;

возвращать исполнителям на доработку проекты официальных документов, подготовленные с нарушениями требований, установленных Инструкцией по делопроизводству в Администрации Магаданской области;

- направлять в подразделения аппарата администрации Магаданской области, органы исполнительной власти области документы по организации делопроизводства;

- направлять напоминания исполнителям документов о необходимости представления ответа на служебные документы, находящиеся на контроле;

не принимать у исполнителей в печать небрежно и неаккуратно исполненные рукописные материалы;

- в случае необходимости вносить предложения о привлечении к работе на договорной основе отдельных специалистов;

- пользоваться относящимся к компетенции Управления информационным банком данных администрации Магаданской области.

6. Взаимодействие Управления

6.1. В процессе производственной деятельности аппарата администрации Магаданской области Управление взаимодействует со всеми структурными подразделениями аппарата администрации Магаданской области и органами исполнительной власти области.

6.2. Информационное, документационное, правовое, материально-техническое, транспортное обеспечение деятельности Управления осуществляют соответствующие подразделения аппарата администрации Магаданской области.

7. Ответственность Управления

7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на Управление задач и функций несет начальник Управления.

7.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными регламентами и инструкциями.

7.3. Начальник и другие сотрудники Управления несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.

8. Критерии оценки деятельности Управления

8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.

8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.