Постановление Администрации Магаданской области от 11 сентября 2008 г. N 363-па "Об административном регламенте исполнения государственной функции "Рассмотрение обращений граждан в администрации Магаданской области"

В целях реализации Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006-2008 годах и плана мероприятий по проведению административной реформы в Российской Федерации в 2006-2008 годах, одобренных распоряжением Правительства Российской Федерации от 25 октября 2005 г. N 1789-р и Программой проведения административной реформы в Магаданской области в 2006-2008 годах, утвержденной постановлением администрации Магаданской области от 05 октября 2006 г. N 369-па, а также совершенствования форм и методов работы с обращениями граждан администрация Магаданской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент по исполнению государственной функции "Рассмотрение обращений граждан в администрации Магаданской области" (далее - Административный регламент).

2. Заместителям губернатора администрации Магаданской области, руководителям структурных подразделений аппарата администрации Магаданской области обеспечить исполнение настоящего Административного регламента.

3. Управлению по связям с общественностью аппарата администрации Магаданской области обеспечить организационно-методическое руководство разработкой и внедрением Административного регламента по исполнению государственной функции "Рассмотрение обращений граждан" в исполнительных органах государственной власти Магаданской области.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя губернатора области Соболеву В.Н.

5. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию.

Губернатор Магаданской области

Н. Дудов

Административный регламент
по исполнению государственной функции "Рассмотрение обращений граждан в администрации Магаданской области"
(утв. постановлением Администрации Магаданской области от 11 сентября 2008 г. N 363-па)

1. Общие положения

1.1. Административный регламент по исполнению государственной функции "Рассмотрение обращений граждан в администрации Магаданской области" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности исполнения государственной функции по рассмотрению обращений граждан в администрации Магаданской области (далее - государственная функция), создания благоприятных условий для участников отношений, возникающих при исполнении государственной функции; определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений граждан.

1.2. Рассмотрение обращений граждан в администрации Магаданской области осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Уставом Магаданской области, настоящим Административным регламентом.

1.3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется губернатором Магаданской области, заместителями губернатора Магаданской области в соответствии с распределением обязанностей, руководителями и работниками структурных подразделений аппарата администрации Магаданской области в соответствии с их компетенцией.

1.4. Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан, а также устных обращений, поступивших в ходе личного приема граждан.

1.5. Централизованный учет, классификацию письменных и устных обращений граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан управления по связям с общественностью и национальным вопросам аппарата администрации Магаданской области (далее - Отдел).

1.6. Отдел во взаимодействии со структурными подразделениями аппарата администрации Магаданской области анализирует характер вопросов, поднимаемых гражданами, информирует об их содержании руководство администрации области, выявляет причины появления жалоб, предлагает меры по их устранению.

2. Требования к порядку исполнения государственной функции "Рассмотрение обращений граждан в администрации Магаданской области"

2.1. Порядок информирования об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан.

2.1.1. Информация о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется:

- непосредственно в структурных подразделениях аппарата администрации Магаданской области;

- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, электронной техники;

- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети "Интернет"), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов.

2.1.2. Место нахождения Отдела: ул. Горького, 6, г. Магадан. Почтовый адрес для направления обращений: ул. Горького, 6, г. Магадан, 685000.

Телефоны для справок: 62-48-55; 62-20-96.

2.1.3. График приема граждан:

понедельник, вторник, среда, четверг - с 09.00 до 17.45; пятница - с 09.00 до 17.30; обеденный перерыв - с 12.30 до 14.00; суббота, воскресенье - выходные дни.

2.1.4. Информация о работе Отдела предоставляется при личном или письменном обращении, а также по телефону. Кроме этого, данная информация размещается на сайте администрации Магаданской области - www.magadan.ru.

2.1.5. При индивидуальном устном информировании граждан по телефону должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование, должно назвать свои фамилию, имя, отчество, должность, наименование Отдела, а также сообщить график приема граждан в администрации Магаданской области, точный почтовый адрес Отдела (при необходимости - способ проезда к нему), требования к письменному обращению, установленные Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", требования, предъявляемые для записи на прием к губернатору и заместителям губернатора Магаданской области.

Телефонные звонки от граждан принимаются в соответствии с графиком работы Отдела. Во время разговора должностное лицо, принявшее телефонный звонок, должно произносить слова четко, избегать "параллельных" разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине звонка на другой телефонный аппарат. Разговор по телефону не должен продолжаться более 10 минут. Телефонный разговор может быть прекращен, если в разговоре содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угроза жизни, здоровью и имуществу должностного лица.

2.1.6. Если работник, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.2. Требования к письменному обращению граждан.

2.2.1. Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти Магаданской области либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, а также фамилию, имя, отчество обратившегося, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы (в подлинниках или копиях).

2.2.2. Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование исполнительного органа государственной власти Магаданской области или фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (место жительства).

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных действий (процедур). Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан

включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и первичная обработка письменных обращений граждан;

- регистрация и аннотирование поступивших обращений граждан;

- направление обращений граждан на рассмотрение;

- рассмотрение обращений граждан в структурных подразделениях аппарата администрации Магаданской области;

- личный прием граждан;

- постановка обращений граждан на контроль;

- продление срока рассмотрения обращений граждан;

- оформление ответа на обращение граждан;

- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;

- порядок и формы контроля за исполнением рассмотрения обращений граждан.

3.2. Делопроизводство по работе с обращениями граждан.

3.2.1. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан ведется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в администрации Магаданской области, утвержденной постановлением губернатора Магаданской области от 01 ноября 2006 г. N 158-п.

3.2.2. Все поступающие в администрацию Магаданской области обращения граждан принимаются, учитываются и централизованно регистрируются в отделе в течение 3-х дней в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Конверты к обращениям граждан сохраняются только в том случае, если в письме не указан автор обращения и его адрес.

3.2.3. Поступившие и зарегистрированные обращения граждан передаются на рассмотрение губернатору Магаданской области или, согласно распределению обязанностей, его заместителям, а письма, не требующие доклада руководству, - начальнику управления по связям с общественностью и национальным вопросам аппарата администрации Магаданской области.

3.2.4. Письма одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.

3.2.5. Повторными обращениями считаются те, в которых один и тот же автор, не удовлетворившись ответом на предыдущее обращение, просит еще раз рассмотреть его обращение.

3.2.6. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается порядковый номер, в регистрационной карточке в разделе "Связки" делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

3.2.7. Если обращение подписано двумя и более авторами, оно считается коллективным, о чем делается отметка в учетной карточке.

3.2.8. Если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если руководителем принято иное решение, то письмо направляется для проверки.

3.2.9. Обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных личных просьб, предложений не рассматриваются и списываются в дело, о чем в учетной карточке делается отметка.

3.2.10. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

3.2.11. Обращения граждан, поступившие в администрацию Магаданской области по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в общем порядке, если они отвечают требованиям, предъявляемым к письменным обращениям.

3.2.12. Губернатор Магаданской области, его заместители по каждому обращению граждан дают соответствующие поручения исполнителям, контроль за выполнением которых осуществляют их помощники.

Если исполнителей несколько, то обобщающие материалы готовит лицо, указанное в поручении (резолюции) первым.

3.2.13. Обращения не позднее чем в семидневный срок направляются Отделом в государственные органы, структурные подразделения аппарата администрации Магаданской области, к компетенции которых относится решение поставленных в них вопросов.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган или должностному лицу, решение или действия (бездействие) которых обжалуются.

Не разрешается передавать обращения граждан из одного структурного подразделения в другое, минуя Отдел.

3.2.14. Письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации, т.е. с момента присвоения регистрационного номера и занесения обращения и сопроводительных документов в информационную систему "Дело".

В тех случаях, когда по обращению необходимо проведение дополнительной проверки либо принятие других мер, сроки рассмотрения обращений могут быть продлены не более, чем на 30 дней с уведомлением об этом автора обращения.

3.2.15. Обращения граждан, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации (в том числе от депутатов Государственной Думы), Магаданской областной Думы, поставленные ими на контроль, рассматриваются губернатором Магаданской области и его заместителями.

3.2.16. Ответы на обращения граждан дают (подписывают) губернатор Магаданской области, его заместители или (по их поручению) руководители структурных подразделений аппарата администрации Магаданской области, а на письма, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, - губернатор Магаданской области и его заместители.

3.2.17. Обращения граждан, поступившие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим Административным регламентом.

3.2.18. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

3.2.19. Решение о снятии обращения с контроля принимает должностное лицо, которым было дано поручение по его рассмотрению. На каждом обращении граждан после его исполнения должны быть проставлены: надпись "В дело", личная подпись должностного лица, принявшего решение о снятии обращения с контроля, и дата.

3.2.20. Обращения граждан после их рассмотрения должны быть возвращены в Отдел со всеми материалами проверки (справками, информациями и т.д.) для формирования дела и картотеки. Хранение дел у исполнителей запрещается.

3.2.21. Оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями вышеназванной Инструкции по делопроизводству в администрации Магаданской области.

3.2.22. Преследование гражданина в связи с его обращением в органы исполнительной власти Магаданской области с критикой их деятельности либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц запрещается.

4. Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции

4.1. Проверка обращений граждан.

Руководители и иные должностные лица при рассмотрении обращений граждан в пределах их полномочий вправе:

- приглашать обратившегося гражданина для личной беседы;

- в случае необходимости в соответствии с установленным действующим законодательством запрашивать дополнительные материалы и получать объяснения у обратившихся граждан и иных юридических и физических лиц;

- привлекать в установленном порядке переводчиков и экспертов;

- создавать комиссии с привлечением компетентных специалистов для проверки фактов, изложенных в обращениях, с выездом на место;

- проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан;

- поручать рассмотрение обращения другим организациям, их должностным лицам в порядке ведомственной подчиненности и контролировать ход рассмотрения обращений, за исключением случаев, установленных федеральными законами.

4.2. Контроль за порядком рассмотрения обращений граждан.

4.2.1. Контроль за сроками и качеством рассмотрения обращений граждан осуществляют заместители губернатора Магаданской области и Отдел.

4.2.2. Отдел оперативно информирует губернатора Магаданской области либо заместителей губернатора Магаданской области в соответствии с распределением обязанностей обо всех нарушениях настоящего Административного регламента, вносит предложения по устранению выявленных недостатков, а при необходимости предлагает применить меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством, к должностным лицам, которые недобросовестно отнеслись к рассмотрению обращений граждан.

5. Личный прием

5.1. В администрации Магаданской области прием граждан проводят губернатор Магаданской области и заместители губернатора Магаданской области в соответствии с утвержденным графиком (график утверждается губернатором Магаданской области ежегодно).

Информация о месте приема, установленных для приема днях и часах, доводится до сведения граждан следующим образом:

- публикуется в средствах массовой информации;

- размещается на сайте администрации Магаданской области (www.magadan.ru.);

- размещается на информационном стенде в Отделе.

В остальное время, кроме выходных, прием граждан осуществляется сотрудниками Отдела.

На основании распоряжения губернатора Магаданской области прием граждан может проводиться в районах Магаданской области.

5.1.1. Руководители администрации Магаданской области (далее -руководители) ведут прием граждан в соответствии с графиком на текущий год, работники Отдела - ежедневно с 09.00 до 17.45 (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходной и предпраздничный дни - с 09.00 до 17.30.

График приема граждан руководителями составляется Отделом ежегодно, подписывается и утверждается губернатором Магаданской области.

5.1.2. Предварительная запись на прием руководителями производится сотрудниками Отдела. Запись на прием начинается с первого рабочего дня текущего месяца и проводится ежедневно с 09.00 до 17.45 (кроме выходных и праздничных дней), в предвыходной и предпраздничный дни - с 09.00 до 17.30.

5.1.3. Личный прием граждан руководителем производится с учетом числа записавшихся на прием граждан. Расчет времени ожидания в очереди на прием не должно превышать 20 минут.

5.1.4. Работники Отдела в ходе личного приема оказывают гражданам информационно-консультативную помощь.

5.1.5. Учет приема граждан осуществляется по карточке личного приема установленного образца, которая предварительно заполняется сотрудниками Отдела.

Сроки исполнения просьб граждан, высказанных на личном приеме, аналогичны срокам рассмотрения письменных обращений граждан.

5.1.6. Контроль за исполнением поручений, данных во время приема граждан, осуществляется руководителями, ведущими прием, и ответственными за рассмотрение письменных обращений.

6. Перечень оснований для отказа в исполнении функции по рассмотрению обращений граждан

6.1. В соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" обращение может быть оставлено без ответа по существу в случаях, если:

- в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

в письменном обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;

- текст письменного обращения не поддается прочтению. О принятом решении сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, при этом гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

6.1.1. Обратившемуся гражданину письменно сообщается об отказе в рассмотрении обращения по существу.

6.1.2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

7. Ответственность работников при исполнении функции по рассмотрению обращений граждан

Сотрудники администрации Магаданской области, работающие с обращениями граждан, несут в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность работников закрепляется в их должностных регламентах.

7.1. Сведения, содержащиеся в обращениях, а также персональные данные заявителя могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращениями. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.

Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

7.2. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель губернатора Магаданской области, курирующий работу управления по связям с общественностью и национальным вопросам аппарата администрации Магаданской области.

8. Отчетность по работе с обращениями граждан

Отдел готовит плановые аналитические справки по работе с обращениями граждан за квартал, полугодие и год, а по возникшим проблемам - немедленно.

8.1. Отдел готовит обзоры обращений граждан, а также обобщенную информацию о результатах рассмотрения обращений и принятых мерах.

8.2. Администрация Магаданской области в работе с обращениями граждан взаимодействует со средствами массовой информации.

9. Распорядок дня работы в Отделе

В Отделе установлен следующий распорядок дня:

Понедельник	с 09.00 до 17.45
Вторник
Среда
Четверг
Пятница	с 09.00 до 17.30
обеденный перерыв - с 12.30 до 14.00
Суббота и воскресенье	выходные дни