Приказ Управления архитектуры и градостроительства Администрации Магаданской области от 26 декабря 2007 г. N 83-О "Об утверждении приоритетного административного регламента"

С изменениями и дополнениями от:

22 июля 2009 г., 24 января, 15 марта, 26 октября 2011 г., 7 февраля 2012 г.

В соответствии с Конституцией РФ от 12.12.1993, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации и информационных технологиях и о защите информации", Гражданским кодексом РФ от 30.11.1994 N 51-ФЗ, Положением об управлении архитектуры и градостроительства администрации Магаданской области, утвержденным постановлением администрации Магаданской области N 254-па от 13 июля 2006 года (с изменениями) и на основании протокола N 9 заседания комиссии по административной реформе от 01.11.2007 для осуществления деятельности по ведению архивного фонда, оказания информационных услуг, составлению и предоставления в установленном порядке отчетности по ведению архивного фонда приказываю:

1. Утвердить административный регламент "Оказание информационных услуг в области градостроительной деятельности органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, предприятиям, гражданам на основе документов архивного фонда управления архитектуры и градостроительства"

2. Ознакомить государственных гражданских служащих управления с настоящим приказом под роспись.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Информация об изменениях:

Приказом Управления архитектуры и градостроительства Администрации Магаданской области от 22 июля 2009 г. N 43-О настоящий приказ дополнен пунктом 4

4. Настоящий приказ подлежит официальному опубликованию

Начальник управления

В.Б. Присяжной

Административный регламент
Управления архитектуры и градостроительства администрации Магаданской области по предоставлению государственной услуги Оказание информационных услуг в области градостроительной деятельности органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, предприятиям, гражданам на основе документов архивного фонда управления архитектуры и градостроительства
(утв. приказом по Управлению архитектуры и градостроительства администрации Магаданской области от 26 декабря 2007 г. N 83-О)

С изменениями и дополнениями от:

22 июля 2009 г., 24 января, 15 марта, 26 октября 2011 г., 7 февраля 2012 г.

I. Общие положения

1.1. Наименование государственной услуги - "Оказание информационных услуг в области градостроительной деятельности органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, предприятиям, гражданам на основе документов архивного фонда управления архитектуры и градостроительства" (далее по тексту - Государственные информационные услуги).

Информация об изменениях:

Приказом Управления архитектуры и градостроительства Администрации Магаданской области от 15 марта 2011 г. N 17-О в пункт 1.2 раздела 1 настоящего регламента внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.2. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление "Государственных информационных услуг" в области градостроительной деятельности на основе документов архивного фонда управления архитектуры и градостроительства" осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации от 12 декабря 1993 г. (Российская газета, 1993, N 237; Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 3, ст. 152; N 7, ст. 676; 2001, N 24, ст. 2421; 2003, N 30, ст. 3051; 2004, N 13, ст. 1110; 2005, N 42, ст. 4212);

- Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Парламентская газета от 27 октября 2004, N 201; в Российской газете от 27 октября 2004, N 237; в Собрании законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004, N 43, ст. 4169);

- Федеральным законом от 2 мая 2006г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Российская газета от 5 мая 2006, N 95; в Собрании законодательства Российской Федерации от 8 мая 2006, N 19, ст. 2060);

- Федеральным законом "Об информации и информационных технологиях и о защите информации" от 27 июля 2006г. N 149-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3448);

- Гражданским кодексом Российской Федерации (часть первая) от 30 ноября 1994г. N 51-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301; 1996, N 9, ст. 773; N 34, ст. 4026; 1999, N 28, ст. 3471; 2001, N 17, ст. 1644; N 21, ст. 2 063; 2002, N 12, ст. 1093; N 48, ст. 4746, 4737; 2003, N 2, ст. 167; N 52 (ч. 1), ст. 5034; 2004, N 27, ст. 2711; N 31, ст. 3233; 2005, N 1 (ч. 1), ст. 18, 39, 43; N 27, ст. 2722; N 30 (ч. 2), ст. 3120; 2006, N 2, ст. 171; N 3, ст. 282; N 23, ст. 2380; N 27, ст. 2881; N 31 (ч. 1), ст. 3437);

- "Основами законодательства Российской Федерации о нотариате" (утв. ВС РФ от 11 февраля 1993г. N 4462-1) (Российской газете от 13 марта 1993);

- Положением об управлении архитектуры и градостроительства администрации Магаданской области от 18 августа 2007 г. N 254-па (газета Магаданская правда от 21 августа 2007 г., N 92);

- Постановлением администрации Магаданской области от 11.03.2010 N 92-па "Об утверждении Положения об управлении архитектуры и градостроительства администрации Магаданской области" (публикация в приложении к газете "Магаданская правда" N 27 (20147) от 17.03.2010);

- Постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 3 июня 2003 г. N 118 "О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПин 2.2./2.4.1340-03" (зарегистрировано в Минюсте России 10 июня 2003 г., регистрационный N 4673). (Российская газета от 21 июня 2003 , N 120);

- Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-Х "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1983, N 32, ст. 492; Свод законов СССР, т. 1, с. 378-1; Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 50, ст. 4855).

1.3. Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего Государственные информационные услуги.

Государственные информационные услуги предоставляет орган исполнительной власти Магаданской области - управление архитектуры и градостроительства администрации Магаданской области (далее Управление).

Управление организует методическое обеспечение и координацию деятельности органов градостроительной деятельности на территории Магаданской области, осуществляет межведомственное взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти и органами местного самоуправления, уполномоченными в области градостроительной деятельности.

Управление осуществляет деятельность по ведению архивного фонда, оказанию информационных услуг, составлению и предоставлению в установленном порядке отчетности по ведению архивного фонда.

II. Требования к порядку предоставления государственных информационных услуг

2.1. Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении Государственных информационных услуг

Информация, содержащаяся в архивном фонде управления (далее - Документы фонда), является открытой и общедоступной, за исключением информации, отнесенной законодательством Российской Федерации к категории ограниченного доступа.

Информация о Документах фонда, в перечне услуг по информационному обеспечению, порядке и условиях доступа к ним носит открытый характер и предоставляется по запросу заинтересованных лиц.

Общедоступная информация может использоваться юридическими и физическими лицами при соблюдении установленных федеральными законами ограничений в отношении распространения такой информации.

Документы фонда, отнесенные к категории информации ограниченного доступа, предоставляются заинтересованным лицам, имеющим право работы с информацией, отнесенной к категории ограниченного доступа.

2.1.1. Описание конечного результата предоставления Государственных информационных услуг на основе Документов фонда Управления

Конечным результатом услуги является предоставление заинтересованным лицам:

- Документов фонда;

- информации о Документах фонда;

- уведомления об отказе в предоставлении Документов фонда в письменной форме с указанием причины отказа (приложение N1).

Документы фонда могут быть предоставлены в виде:

- копий;

- оригиналов или их копий, заверенных Управлением, для непосредственного изучения по месту их нахождения;

- выписок;

- выкопировок.

Документы фонда (приложение N 2) предоставляются в пользование заинтересованным лицам.

Информация о Документах фонда может быть предоставлена в виде:

- сведений из базы Документов фонда;

- справок по запросу о наличии и распределении Документов фонда.

2.1.2. Способ получения сведений о месте нахождения и графике работы Управления

Управление архитектуры и градостроительства администрации Магаданской области расположено по адресу:

685000г. Магадан, ул. Портовая 8, тел.(4132) 62-32-69, 62-88-54, 62-71-70, факс: 62-71-70

Адрес электронной почты: archmagreg@yandex.ru График работы подразделения Управления предоставляющего государственную услугу, предусматривает информирование заинтересованных лиц не менее пяти дней в неделю с 09.00 до 17.45 перерыв на обед с 12.30 до 13.00. Прием посетителей непосредственно в архивном фонде пять дней в неделю в следующие часы:

Понедельник: 14.00 -16.00;

Вторник: 14.00 -16.00;

Среда: 14.00 -16.00;

Четверг: 14.00 -16.00;

Пятница: 14.00 -16.00.

2.1.3. Перечень документов, необходимых для получения Государственных информационных услуг

Заинтересованные лица представляют заявление для получения Документов фонда (далее - Заявление) (приложение N 3): - лично, по адресу Управления; - почтовым отправлением в адрес Управления.

2.1.3.1. Перечень документов, представляемых заинтересованными лицами, при обращении в Управление лично

Для получения Документов фонда заинтересованные лица представляют Заявление.

При подаче Заявления заинтересованные лица предъявляют: документ, удостоверяющий личность заинтересованного лица или его уполномоченного представителя (приложение N 4) - доверенность.

2.1.3.2. Перечень документов, представляемых заинтересованными лицами, при обращении в Управление по почте.

Для получения Документов фонда заинтересованные лица представляют по почте Заявление - для предоставления документов фонда, носящих открытый общедоступный характер (приложение N 3).

В Заявлении должен быть указан адрес получателя копий документов архивного фонда.

2.1.3.3. Перечень документов, представляемых заинтересованными лицами при обращении в Управление лично для получения Документов фонда, отнесенных к категории информации ограниченного доступа

Информация в зависимости от категории доступа к ней подразделяется на общедоступную информацию, а также на информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (информация ограниченного доступа).

Для получения Документов фонда, отнесенных к информации ограниченного доступа, заинтересованные лица при обращении в Управление лично дополнительно к документам, указанным в подпунктах 2.1.3.1. и 2.1.3.2 настоящего Регламента, предъявляют оригинал документа, дающего право на получение Документов фонда, отнесенных к информации, доступ к которой ограничен, или копию указанного документа, засвидетельствованную нотариусом или иным надлежащим образом.

Документы фонда, отнесенные к категории информации, доступ к которой ограничен федеральными законами, заинтересованным лицам по почте не предоставляются.

В базе архивного фонда документы, относящиеся к категории ограниченного доступа, отмечены грифом "ДСП", секретно - "С", совершенно секретно - "СС".

2.1.3.4. Порядок заполнения Заявления

Заинтересованные лица заполняют Заявление ручным способом (чернилами или пастой) или машинописным способом. В Заявлении указываются следующие обязательные характеристики:

- реквизиты лица, заинтересованного в предоставлении документов архивного фонда (фамилия, имя, отчество физического лица либо полное наименование юридического лица);

- реквизиты документа, удостоверяющего личность заинтересованного лица или уполномоченного представителя;

- место регистрации, место пребывания;

- реквизиты документа, подтверждающего полномочия заинтересованного лица;

- реквизиты документа, подтверждающего право работы со сведениями, отнесенными к категории ограниченного доступа (наименование, дата, номер, орган, издавший документ) - для сведений, отнесенных к категории ограниченного доступа;

- запрашиваемые сведения;

- подпись заинтересованного лица, подавшего Заявление.

В случае если Заявление заполнено машинописным способом, заинтересованное лицо дополнительно в нижней части заявления разборчиво от руки (чернилами или пастой) указывает свою фамилию, имя и отчество (полностью).

2.1.4.Обязанности должностных лиц при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения заинтересованных лиц, требования к форме и характеру взаимодействия должностных лиц с получателями Государственных информационных услуг

При ответе на телефонные звонки сотрудник, осуществляющий прием и информирование, сняв трубку, должен назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование Подразделения или Управления. Во время разговора произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат. В конце информирования сотрудник, осуществляющий прием и информирование, должен кратко подвести итоги и перечислить меры, которые надо принять (кто именно, когда и что должен сделать).

При устном обращении заинтересованных лиц (по телефону или лично) сотрудники, осуществляющие прием и информирование, дают ответ самостоятельно. Если сотрудник, к которому обратилось заинтересованное лицо, не может ответить на вопрос самостоятельно, то он может предложить заинтересованному лицу обратиться письменно либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для получения информации.

Индивидуальное устное информирование каждого заинтересованного лица сотрудник Подразделения осуществляет не более 10 минут.

В случае если подготовка ответа требует продолжительного времени, сотрудник, осуществляющий индивидуальное устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованных лиц время для устного информирования.

Ответы на письменные обращения направляются в письменном виде и должны содержать: ответы на поставленные вопросы, фамилию, инициалы и номер телефона исполнителя. Ответ подписывается руководителем, заместителем руководителя Управления. Сотрудники, осуществляющие прием и информирование (по телефону или лично) должны корректно и внимательно относиться к заинтересованным лицам, не унижая их чести и достоинства. Информирование должно проводиться без больших пауз, лишних слов, оборотов и эмоций.

Сотрудники Управления не вправе осуществлять консультирование заинтересованных лиц, выходящее за рамки информирования о стандартных процедурах и условиях оказания государственной услуги и влияющее прямо или косвенно на индивидуальные решения заинтересованных лиц.

2.1.5. Требования к удобству и комфорту мест предоставления Государственных информационных услуг

Организация приема заинтересованных лиц осуществляется в соответствии с графиком, приведенным в подпункте 2.1.2 настоящего Регламента.

Сотрудники, осуществляющие прием и информирование, обеспечиваются личными идентификационными карточками и (или) настольными табличками.

Для ожидания приема заинтересованным лицам отводятся места, оборудованные стульями, столами для возможности оформления документов.

Требования к помещению, к организации и оборудованию рабочего места определяются санитарно-эпидемиологическими правилами и нормативами.

Для самостоятельной работы заинтересованных лиц с документами архивного фонда на территории помещения Управления должны быть оборудованы рабочие места, включающие рабочие столы, рабочие кресла, электрические розетки.

2.2. Условия и сроки предоставления Государственных информационных услуг

Документы фонда, носящие открытый общедоступный характер, предоставляются всем заинтересованным лицам.

Оригиналы Документов фонда предоставляются заинтересованным лицам без права их выноса из помещений фонда.

Заинтересованное лицо (пользователь) не может запросить за один раз более десяти единиц хранения - документов, имеющих инвентарный номер (планшет, карта, шифр и т.д.).

Выписки и выкопировки из Документов фонда производятся пользователями самостоятельно.

В случае обращения за Документами фонда по почте предоставляются только копии Документов фонда. Изготовленные копии Документов фонда направляются заинтересованным лицам.

Время ожидания приема заинтересованными лицами при подаче Заявления или получении Документов фонда не должно превышать 30 минут.

Запрашиваемые Документы фонда или мотивированный отказ в их предоставлении подготавливаются для передачи заинтересованным лицам в срок, не превышающий 3 рабочих дней со дня принятия Заявления.

В случае обращения за Документами фонда по почте предоставление копий Документов фонда или мотивированный отказ в их предоставлении производится в течение 15 дней со дня получения Заявления о предоставлении копий Документов фонда.

2.3. Основания для отказа в приеме Заявления о предоставлении и выдаче Документов фонда

2.3.1. Основания для отказа в приеме заявления о предоставлении Документов фонда.

Сотрудник, осуществляющий прием Заявлений, вправе отказать заинтересованному лицу в приеме Заявления о предоставлении Документов фонда в случае:

- наличия в Заявлении и прилагаемых к нему документах неоговоренных исправлений, серьезных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание;

- отсутствия документа, удостоверяющего личность заинтересованного лица или его уполномоченного представителя;

- отсутствия документа, подтверждающего полномочия представителя заинтересованного лица.

2.3.2. Основания для отказа в предоставлении Документов фонда.

Основанием для отказа в предоставлении Документов фонда являются:

- отсутствие запрашиваемых Документов фонда;

- отсутствие сведений о запрашиваемых Документах фонда;

- отсутствие у заинтересованного лица или его представителя документов, перечисленных в подпунктах 2.1.3.1, 2.1.3.2, 2.1.3.3 и 2.1.3.4 настоящего Регламента, или их ненадлежащее оформление.

2.3.3. Основания для отказа в выдаче Документов фонда для работы в помещении фонда

Сотрудник, осуществляющий выдачу Документов фонда данных, при обращении заинтересованного лица лично, вправе отказать заинтересованному лицу в выдаче Документов фонда в случае, если заинтересованными лицами при получении Документов фонда не предъявлены документы, указанные в подпункте 2.1.3.4 настоящего Регламента.

III. Административные процедуры

3.1. Описание последовательности действий при предоставлении Государственных информационных услуг

3.1.1. Прием Документов в фонд и их учет:

- документы, переданные, в фонд поступают в Управление, где производится учет поступающих документов;

- документы фонда, приведенные в (приложении N 2) подлежат учету.

Учет поступающих документов в фонд осуществляется в следующих учетных документах:

1) инвентарные книги учета и регистрации Документов фонда (далее - книга учета);

По каждому документу, переданному в фонд, делается запись в книге учета. Одновременно определяется место хранения Документа фонда.

Книги учета предназначены для учета и поиска нужных документов в фонде, улучшения внутренней организации работы.

Книги учета должны быть пронумерованы. Каждая книга учета получает свой инвентарный номер, который присваивается в порядке возрастания номеров по мере заполнения старой и заведения новой книги учета. При этом учет Документов фонда данных с грифом ДСП и О ведется в отдельных книгах учета, к номерам которых через знак тире (-) присоединяется соответственно:

ДСП - для Документов фонда, относящихся к категории ограниченного пользования;

О - для Документов фонда открытого доступа, например, 12-О.

3.1.2. Экспертная комиссия, ее задачи

Экспертная комиссия создается приказом начальника Управления (приложение N 5) из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 5 человек.

В состав экспертной комиссии включаются специалисты по соответствующим направлениям.

Председателем экспертной комиссии назначается руководящий работник Управления, курирующий вопросы ведения фонда.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

- организация и проведение экспертизы ценности документов архивного фонда;

- отбор дел для уничтожения;

- подготовка протоколов экспертной комиссии об уничтожении Документов фонда;

- подготовка актов о выделении к уничтожению Документов фонда, не подлежащих хранению.

3.1.3. Исключение Документов фонда из архивного фонда и их уничтожение

Исключение Документов фонда из архивного фонда для их последующего уничтожение производится сотрудниками Управления совместно с экспертной комиссией.

Основаниями исключения документов архивного фонда из фонда для их последующего уничтожения могут являться:

- наличие избыточного количества копий Документов фонда;

- физическое состояние Документов фонда.

Наличие копий Документов фонда или дефектов, ухудшающих физическое состояние Документа фонда, не влечет за собой автоматического их исключения из фонда.

Ценность Документов фонда определяется экспертной комиссией на основании критериев их ценности в целях определения дальнейшего хранения Документов фонда, целесообразности передачи их на постоянное хранение или уничтожение.

К критериям ценности относятся:

- время создания документа фонда;

- значимость информации документа фонда (практическое назначение, уникальность, типичность, востребованность);

- значимость явления, отраженного в Документе фонда;

- вид Документа фонда;

- физическое состояние Документа фонда.

Не допускается отбор Документов фонда для уничтожения только на основании их заголовков (названий).

По результатам работы сотрудниками Управления, отвечающими за ведение фонда совместно с экспертной комиссией, составляются акты о выделении к уничтожению Документов фонда, не подлежащих дальнейшему хранению, по форме, приведенной в (приложении N 6).

Акты утверждаются руководителем Управления после утверждения протоколов экспертных комиссий (приложение N7).

После утверждения актов о выделении к уничтожению Документов фонда, не подлежащих хранению, Документы фонда, подлежащие уничтожению, снимаются с учета. Для этого сотрудником (сотрудниками) Управления, отвечающим (отвечающими) за ведение фонда, вносятся соответствующие пометки в учетные документы, в частности:

- в книгах учета красным цветом вычеркиваются соответствующие регистрационные записи и делаются в графе "примечание" пометки - "уничтожен", номер акта и дата его утверждения;

- Документы фонда, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Утилизация Документов фонда осуществляется под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности Документов фонда.

3.1.4. Передача Документов фонда из Управления в другое подразделение

Передача Документов фонда из одного Подразделения в другое осуществляется на основании письменного решения руководителя Управления.

По Документам фонда, подлежащим передаче, составляются описи по форме, приведенной в (приложении N 8).

Описи составляются для каждого раздела, отдельно по документам с учетом грифа доступа: с открытым доступом, для служебного пользования, секретным и совершенно секретным.

Передача Документов фонда из Управления в другое Подразделение осуществляется на основании акта передачи Документов фонда, приложением к которому являются вышеуказанные описи. Акт утверждается руководителем Управления. Форма акта приведена в (приложении N 9).

После утверждения акта передачи Документов фонда на постоянное или временное хранение Документы фонда, подлежащие передаче, снимаются с учета. Для этого сотрудником (сотрудниками) Управления, отвечающим (отвечающими) за ведение фонда, вносятся соответствующие пометки в учетные документы, в частности:

- в инвентарных книгах учета красным цветом вычеркиваются соответствующие регистрационные записи и делаются в графе "примечание" пометки - "передан", номер акта и дата его утверждения.

Передача документов фонда из Управления в другое Подразделения осуществляется с учетом их грифа доступа и оформляется справкой (приложение N 10), в которой указываются: номер акта передачи, дата его утверждения, подписи лиц, сдавшего и принявшего Документы фонда, с расшифровкой.

3.1.5. Инвентаризация Документов фонда

Инвентаризация документов фонда, выполняемая силами сотрудников Управления, отвечающих за ведение фонда, подразделяется на первичную и периодическую.

Периодическая инвентаризация проводится один раз в три года. В ходе проведения периодической инвентаризации устанавливаются:

- своевременность и полнота комплектования фонда Документами фонда;

- своевременность и правильность учета Документов фонда;

- обеспечение сохранности Документов фонда;

- работоспособность информационно-справочного аппарата поиска Документов фонда;

- правильность использования хранящихся Документов фонда.

В ходе периодической инвентаризации проверяются условия хранения Документов фонда, их качественное состояние, определяется перечень необходимых мероприятий по восстановлению Документов фонда, фиксируется устранение нарушений, выявленных в ходе предыдущей инвентаризации. Информация о текущем состоянии фонда подготавливается сотрудниками Управления, отвечающими за ведение фонда, и направляется в вышестоящую организацию.

Первичная инвентаризация Документов фонда данных проводится сотрудниками Управления, отвечающими за ведение фонда, в соответствии с решением руководителя Управления.

При проведении первичной инвентаризации учет Документов фонда осуществляется аналогично учету, который проводится по вновь поступающим документам в фонд. По каждому неучтенному Документу фонда делается запись в инвентарной книге учета и регистрации Документов фонда.

При проведении первичной инвентаризации Документов фонда фиксируются сведения об условиях хранения документации, ее качественном состоянии, и необходимых мероприятиях по ее восстановлению.

Информация об изменениях:

Приказом Управления Архитектуры и градостроительства Администрации Магаданской области от 26 октября 2011 г. N 35-О в подпункт 3.1.6 пункта 3.1 раздела 3 настоящего Регламента внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3.1.6. Описание последовательности действий при предоставлении Документов фонда заинтересованным лицам

Для получения Документов фонда при обращении в Подразделение лично заинтересованные лица представляют и предъявляют документы, указанные в подпунктах 2.1.3.1 и 2.1.3.2.

При предъявлении физическим лицом документа, удостоверяющего личность, сотрудник, осуществляющий прием Заявления, проверяет срок действия документа, наличие записи об органе, выдавшем документ, дату выдачи, подписи и фамилии должностного лица, оттиск печати, а также соответствие данных документа, удостоверяющего личность, данным, указанным в документах, представленных для выдачи Документов фонда.

Отсутствие на день обращения в Подразделение в документе, удостоверяющем личность, сведений об адресе постоянного места жительства заинтересованного лица не является основанием для истребования дополнительных документов, подтверждающих (удостоверяющих) указанный адрес, и отказа в предоставлении Документов фонда. В указанном случае необходимо руководствоваться сведениями об адресе постоянного места жительства заявителя, указанными им в Заявлении.

По желанию заинтересованных лиц при приеме Заявления на втором экземпляре такого Заявления сотрудник, осуществляющий прием, по просьбе заинтересованного лица проставляет отметку о принятии Заявления с указанием даты представления Заявления.

Заявление по просьбе заинтересованного лица может быть сформировано сотрудником, осуществляющим прием Заявления, с использованием программных средств. В этом случае заинтересованное лицо своей рукой на Заявлении указывает свою фамилию, имя и отчество (при его наличии) и ставит подпись.

В ходе приема Заявления от заинтересованного лица сотрудник Подразделения осуществляет проверку представленных документов на:

- категорию запрашиваемой информации;

- наличие всех необходимых документов для получения Документов фонда, указанных в подпунктах 2.1.3.1, 2.1.3.2 и 2.1.3.4 настоящего Регламента;

- оформление Заявления в соответствии с требованиями подпункта 2.1.3.5;

- наличие в Заявлении неоговоренных исправлений, серьезных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать содержание.

Документы, в ходе проверки которых выявлены несоответствия требованиям, указанным в подпункте 2.1.3.1 настоящего Регламента, не подлежат приему.

Для получения Документов фонда при обращении в Подразделение по почте заинтересованные лица представляют документы, указанные в подпункте 2.1.3.3.

В случае если в ходе проверки документов выявлены нарушения указанных выше требований, сотрудник Подразделения в течение трех рабочих дней изготавливает и направляет подписанное должностным лицом уведомление об отказе в приеме Заявления, по почте по адресу, указанному в Заявлении.

В случае отсутствия записи в Заявлении об адресе для доставки почтой, уведомление об отказе в приеме Заявления (приложение N 1) направляется по адресу преимущественного пребывания или постоянного места жительства.

Уведомление об отказе в приеме документов должно содержать причины отказа в приеме документов для предоставления Документов фонда и способы их устранения.

Принятое Заявление передается принявшим его сотрудником на обработку не позднее рабочего дня, следующего за днем регистрации Заявления.

При получении Заявления о работе с Документами фонда сотрудник Подразделения сообщает (назначает) заинтересованному лицу дату самостоятельной работы с документами архивного фонда или выдачи копий Документов фонда.

Выписки или выкопировки из Документов фонда, произведенные заинтересованными лицами самостоятельно, подтверждаются штампом (печатью) Подразделения с указанием даты.

Копии Документов фонда, подготовленные Подразделением или иным лицом, подтверждаются штампом (печатью) Подразделения с указанием даты.

По каждому Документу фонда, который предоставлялся во временное пользование или копировался, делается запись в книге учета движения Документов фонда, и заинтересованное лицо подтверждает это своей подписью (приложение N 11).

При возврате пользователем Документов фонда фонд и (или) получении заверенных копий (выкопировок, выписок) в книге учета движения Документов фонда соответствующей подписью отмечается возврат Документов фонда.

Заинтересованным лицам, получившим Документы фонда, выдача другой документации из фонда осуществляется только после возврата ими ранее полученных Документов фонда.

В случае предоставления копий Документов фонда заинтересованному лицу по почте они направляются по адресу отправителя, указанному в Заявлении, наложенным платежом.

3.2. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги по ведению фонда.

3.2.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений работником Управления осуществляется руководителем, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, а также должностными лицами органов, участвующих в оказании государственной услуги.

Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается начальником управления, положением об Управлении.

Текущий контроль осуществляется путем проведения руководителем, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками Управления положений настоящего Регламента.

Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается руководителем Подразделения.

3.2.2. Контроль за предоставлением Государственных информационных услуг Подразделением

Начальник управления организуют и осуществляют контроль за предоставлением государственной услуги Подразделением.

Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав получателей государственной услуги, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения получателей государственной услуги, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников Подразделения.

По результатам контроля осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2.3. Проверки полноты и качества предоставления Государственных информационных услуг

Проверки полноты и качества предоставления Государственных информационных услуг осуществляются на основании индивидуальных правовых актов (приказов) Управления.

Периодичность проведения проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы), тематический характер (проверка предоставления Государственных информационных услуг отдельным категориям получателей государственной услуги) и внеплановый характер (по конкретному обращению получателя Государственных информационных услуг).

Для проведения проверки полноты и качества предоставления Государственных информационных услуг формируется комиссия, в состав которой включаются ответственные работники Управления.

Деятельность комиссии осуществляется в соответствии с планом проведения проверки.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Акт подписывается всеми членами комиссии.

Информация об изменениях:

Приказом Управления архитектуры и градостроительства Администрации Магаданской области от 7 февраля 2012 г. N 06-О пункт 3.3 раздела 3 настоящего Регламента изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3. Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления Государственных информационных услуг на основании настоящего Регламента

Заинтересованное лицо может обратиться с заявлением и/или жалобой (далее - жалоба) на действия (бездействие) и решения должностных лиц Управления, соответственно осуществленные и принятые в ходе предоставления государственной услуги, в Управление.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме. Жалобы на решения, принятые начальником Управления, подаются в Администрацию Магаданской области,.

Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта Управления, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего государственную услугу, органа, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, либо государственного служащего;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего государственную услугу, или органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо государственного или муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Жалоба, поступившая в Управление, подлежит рассмотрению руководителем Управления (его заместителем) в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Управления, должностного лица Управления, в приеме документов у заявителя, либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации. Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен.

По результатам рассмотрения жалобы Управление принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Управлением, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения по результатам рассмотрения жалобы, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, начальник Управления (его заместитель) незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Информация об изменениях:

Приказом Управления Архитектуры и градостроительства Администрации Магаданской области от 26 октября 2011 г. N 35-О в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 1

Форма

Уведомление
об отказе предоставлении документов фонда
Управления, в приеме заявления

С изменениями и дополнениями от:

26 октября 2011 г.

            Кому_____________________________________

               (фамилия, имя, отчество - для граждан;

            _________________________________________

            _________________________________________

                полное наименование организации -

            _________________________________________

                      для юридических лиц)

            Куда ____________________________________

                     (почтовый индекс и адрес

             ________________________________________

                     заявителя согласно заявлению)

                          Уведомление

              об отказе предоставлении документов

             фонда Управления, в приеме заявления

На основании _________________________________________________

принято решение _____________________________ документов фонда

                   (об отказе в выдаче)

организации, _________________________________________________

                      (название объекта, шифр)

расположенного по адресу: ____________________________________

Обоснование причин отказа: ___________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

      (должность (подпись (ф.и.о. уполномоченного лица)

                   уполномоченного лица) уполномоченного лица)

Уведомление получил: ___________________________"___"______ г.

                        (должность, ФИО, подпись)

Информация об изменениях:

Приказом Управления Архитектуры и градостроительства Администрации Магаданской области от 26 октября 2011 г. N 35-О в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 2

Перечень Документов фонда Управления:

С изменениями и дополнениями от:

26 октября 2011 г.

Проектно-сметная документация зданий и сооружений Магаданской области в том числе:

- материалы изысканий зданий и сооружений;

- проекты архитектурных решений зданий и сооружений;

- конструктивное устройство зданий;

- проекты инженерных коммуникаций зданий и сооружений;

- проекты генеральных планов поселений области;

- материалы корректировок генеральных планов поселений области;

- материалы проектов застройки;

- сметы на проектные работы;

- примененные типовые проекты зданий и сооружений;

- каталоги типовых конструкций и деталей и пр.

Информация об изменениях:

Приказом Управления Архитектуры и градостроительства Администрации Магаданской области от 26 октября 2011 г. N 35-О в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 3

(рекомендуемое)

Заявление
о предоставлении в пользование документов фонда управления

С изменениями и дополнениями от:

26 октября 2011 г.

Заинтересованное лицо

______________________________________________________________

     Ф.И.О. физического лица (полностью) или наименование

                                 юридического лица (полностью)

Документ, удостоверяющий личность физического лица

______________________________________________________________

    (наименование, серия, номер, кем и когда выдан)

______________________________________________________________

  Адрес постоянного места жительства или преимущественного

                                                    пребывания

______________________________________________________________

    (область, город, улица, дом, корпус, квартира, телефон;

______________________________________________________________

 в случае временной регистрации указать также ее полный адрес)

Документ, подтверждающий регистрацию юридического лица

______________________________________________________________

  (дата и место государственной регистрации, номер документа,

подтверждающий факт внесения записи о юридическом лице в ЕГРП)

______________________________________________________________

      (адрес (место нахождения) постоянно действующего

    исполнительного органа юридического лица, в случае его

отсутствия - иного органа или лица, имеющих право действовать

          от имени юридического лица без доверенности)

Документ, подтверждающий полномочия доверенного лица

______________________________________________________________

             (наименование, номер, дата)

Прошу предоставить документы:

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Объем запрашиваемых документов _______________________________

Подпись заявителя ___________________дата_________________

Контактный телефон ________________/ _____________________ Ф.И.О., подпись сотрудника, принявшего заявление

Зарегистрировано N_______________________ "____"_______________ 200___ г.

Информация об изменениях:

Приказом Управления Архитектуры и градостроительства Администрации Магаданской области от 26 октября 2011 г. N 35-О настоящее приложение изложено в новой редакции

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 4

Перечень документов, удостоверяющих личность заявителя
(физического лица)

С изменениями и дополнениями от:

26 октября 2011 г.

1. Граждане Российской Федерации представляют один из следующих документов:

1. Паспорт гражданина Российской Федерации, удостоверяющий личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации;

2. Общегражданский заграничный паспорт;

3. Временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации;

4. Паспорт моряка (удостоверение личности моряка);

5. Дипломатический паспорт;

6. Служебный паспорт;

7. Удостоверение личности военнослужащего или военный билет гражданина Российской Федерации;

8. Паспорт иностранного гражданина;

9. Вид на жительство в Российской Федерации;

10. Разрешение на временное проживание в Российской Федерации;

11. Удостоверение беженца, свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем;

12. Свидетельство о предоставлении временного убежища на территории Российской Федерации.

Информация об изменениях:

Приказом Управления Архитектуры и градостроительства Администрации Магаданской области от 26 октября 2011 г. N 35-О в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 5

Форма приказа начальника Управления
о создании экспертной комиссии

С изменениями и дополнениями от:

26 октября 2011 г.

                  Российская Федерация

             Администрации Магаданской области

        Управление архитектуры и градостроительства

Приказ

      от "___"____________ 2007____г.             N __________

Приказываю:

В связи с ____________________________________________________

              (указание цели создания комиссии)

Назначить экспертную комиссию из числа работников управления в

составе:

председатель     комиссии,    ответственный  за информационную

                   безопасность                     управления

_____________________________________________________________,

                (ФИО, занимаемая должность)

члены комиссии: _____________________________________________,

______________________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

                (ФИО, занимаемая должность)

Начальник управления _______________________ Ф.И.О.

                         (роспись)

Согласовано: _______________________________ Ф.И.О.

                        (роспись)

С приказом ознакомлены: ____________________ Ф.И.О.

                              (роспись)

_______________________ Ф.И.О.

    (роспись)

_______________________ Ф.И.О.

     (роспись)

Информация об изменениях:

Приказом Управления Архитектуры и градостроительства Администрации Магаданской области от 26 октября 2011 г. N 35-О в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 6

Форма акта
о выделении к уничтожению Документов фонда,
не подлежащих хранению

С изменениями и дополнениями от:

26 октября 2011 г.

Акт N___________________ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Утверждаю Начальник управления архитектуры и градостроительства ______________________________ "____"_______________ 200___ г.

На основании _________________________________________________

                (название и выходные данные перечня

______________________________________________________________

        документов с указанием сроков их хранения)

и протокола экспертной комиссии ______________________________

                                       (дата, номер)

______________________________________________________________

           (наименование экспертной комиссии)

отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-технической

ценности  и   утратившие   практическое   значение   документы

раздела ______________________________________________________

                           (название раздела)

N п/п	Инвентарный номер документа	Наименование документа	Даты включения в фонд
1	2	3	4

Наименование должности сотрудника,

подготовившего акт ________________ __________________________

                    (дата, подпись)   (расшифровка подписи)

Информация об изменениях:

Приказом Управления Архитектуры и градостроительства Администрации Магаданской области от 26 октября 2011 г. N 35-О в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 7

Форма протокола
экспертной комиссии.

С изменениями и дополнениями от:

26 октября 2011 г.

                          Протокол

               заседания экспертной комиссии

 от "___" _________________              N ___________________

Председатель заседания:

Присутствовали члены комиссии:________________________________

                              ________________________________

                              ________________________________

                              ________________________________

Тема заседания: ______________________________________________

Заслушали:____________________________________________________

Обсудили: ____________________________________________________

Решили:_______________________________________________________

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Секретарь ____________________ _______________________________

               (роспись)              (ФИО, должность)

Председатель комиссии ______________ _________________________

                        (роспись)         (ФИО, должность)

Информация об изменениях:

Приказом Управления Архитектуры и градостроительства Администрации Магаданской области от 26 октября 2011 г. N 35-О в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 8

Форма описи
Документов фонда при их передаче на хранение

С изменениями и дополнениями от:

26 октября 2011 г.

Опись N ___________ для документов с грифом __________________

Название раздела______________________________________________

Управление:___________________________________________________

N п/п	Инвентарный номер	Наименование документа	Год создания	Примечание
1	2	3	4	5

В данную опись внесено________________________________________

                              (цифрами и прописью)

_______________________________________________единиц хранения

Наименование                должности              составителя

описи_________________________ _______________________________

           (дата, подпись)           (расшифровка подписи)

Руководитель Управления или

Подразделения_______________________ _________________________

                 (дата, подпись)       (расшифровка подписи)

Содержание полей описи:

- опись N - указывается порядковый номер описи;

- для   документов   с   грифом - указывается   гриф   доступа

(открытого доступа, ДСП, секретно, совершенно секретно);

- название  раздела - указывается  название  в  соответствии с

приложением 1;

- в графе 1 - указывается номер документа фонда по порядку;

- в графе 2 - указывается инвентарный номер документа или шифр

документа;

- в графе 3 - указывается полное наименование документа;

- в графе 4 - указывается      год      создания     документа

(утверждения);

- в графе 5 - указывается  количество  страниц текстовой части

(машинописных или рукописных),  количество  листов графической

части (выполненной на бумаге),  количество  дискет  или дисков

для документов, представленных в электронном виде.

В  конце  описи  указываются  (цифрами  и прописью) количество

документов, включенных в опись.

Информация об изменениях:

Приказом Управления Архитектуры и градостроительства Администрации Магаданской области от 26 октября 2011 г. N 35-О в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 9

Форма акта передачи
Документов фонда

С изменениями и дополнениями от:

26 октября 2011 г.

Акт N_______________________ о передаче документов

Утверждаю Начальник управления архитектуры и градостроительства _____________________________ "____"_____________ 200____ г.

  Передать документы в соответствии с прилагаемыми описями

    ______________________________________________________

         (наименование Управления или Подразделения)

N п/п	Номер описи	Название раздела	Количество документов в описи
1	2	3	4

Наименование должности сотрудника,

подготовившего акт __________________ ________________________

                     (дата, подпись)   (расшифровка подписи)

Информация об изменениях:

Приказом Управления Архитектуры и градостроительства Администрации Магаданской области от 26 октября 2011 г. N 35-О в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 10

Форма справки о передаче
документов архивного фонда Управления в другое подразделение.

С изменениями и дополнениями от:

26 октября 2011 г.

Документы архивного фонда управления передаются с учетом грифа

секретности и в соответствии с актом N _________________, дата

                                         (номер акта)

утверждения акта от "______" __________________________ года в

_____________________________________________________________.

                      (название подразделения)

Цель передачи документов ____________________________________.

Документы сдал __________ _____________________ _____________

               (роспись)   (ФИО, должность)       (дата)

Документы принял _________ ____________________ _____________

                 (роспись) (ФИО, должность)        (дата)

Информация об изменениях:

Приказом Управления Архитектуры и градостроительства Администрации Магаданской области от 26 октября 2011 г. N 35-О в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение N 11

Форма книги учета движения
Документов фонда.
N ____________

С изменениями и дополнениями от:

26 октября 2011 г.

N п/п	Дата получения документов (число, месяц, год)	Инвентарный номер или шифр объекта	Наименование пользователя (заказчика)	Полное наименование объекта	Маркировка получаемых материалов
1	2	3	4	5	6

Содержание полей:

- в графе 1 - указывается номер по порядку;

- в графе 2 - указывается  дата  получения  документа  (число,

месяц, год);

- в графе 3 - инвентарный номер или шифр объекта;

- в графе 4 - приводится:  для  юридических лиц - наименование

организации, для граждан - фамилия, имя, отчество;

- в графе 5 - приводится   полное   наименование   выдаваемого

(копируемого) документа текстовой и графической части;

- в графе 6 - указывается маркировка получаемых материалов.