Приложение N 1. Положение об обработке и защите персональных данных работников мэрии города магадана

Приложение N 1

к постановлению Мэрии города Магадана

от 6 апреля 2015 г. N 1320

Положение
об обработке и защите персональных данных работников мэрии города магадана

С изменениями и дополнениями от:

29 мая 2015 г.

I. Общие положения

Информация об изменениях:

Постановлением Мэрии города Магадана от 29 мая 2015 г. N 2032 пункт 1.1 раздела I настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

1.1. Настоящим Положением определяется порядок получения, обработки, защиты, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных муниципальных служащих аппарата мэрии города Магадана, работников, замещающих в мэрии города Магадана должности, не являющиеся должностями муниципальной службы, а также руководителей структурных подразделений (далее - работники мэрии города Магадана).

1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральными законами от 27.07.2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27.07.2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" и подпунктом "б" пункта 1 Перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 года N 211 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 14, ст. 1626; 2013, N 30, ст. 4116), от 02.03.2007 года N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

1.3. Персональные данные работников мэрии города Магадана подлежат обработке (получение, хранение, комбинирование, передача и иное использование) в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

1.4. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания или по истечении срока их хранения, если иное не определено законом.

II. Состав персональных данных работников мэрии города Магадана

2.1. Персональные данные работников мэрии города Магадана - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации работнику, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, необходимая работодателю (представителю нанимателя) в связи с трудовыми отношениями.

2.2. В состав персональных данных работников входят документы, содержащие информацию о паспортных данных, образовании, отношении к воинской обязанности, семейном положении, месте жительства, состоянии здоровья, а также о предыдущих местах их работы.

2.3. Комплекс документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений работника при его приеме, переводе и увольнении включает:

- личное заявление о приеме на работу;

- анкету, установленной формы;

-паспорт;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые, или работник поступает на работу на условиях совместительства, или трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

- свидетельство о постановке на учет физического лица в налоговом органе по месту жительства;

- сведения установленной формы о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданина и членов его семьи, принадлежащих им на праве собственности, зарегистрированные в государственном налоговом органе по месту постоянного жительства (для граждан, поступающих на муниципальную службу);

- медицинское заключение о состоянии здоровья (для граждан, поступающих на муниципальную службу).

2.4. При оформлении работника в мэрию города Магадана заполняется унифицированная форма Т-2 "Личная карточка работника" или Т-2 ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:

- общие сведения (Ф.И.О. работника, дата рождения, место рождения, гражданство, сведения о месте жительства и контактных телефонах, образование, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);

- сведения о воинском учете;

- данные о приеме на работу.

В процессе осуществления трудовой деятельности в личную карточку

вносятся:

- сведения о переводах на другую работу;

- сведения об аттестации;

- сведения о повышении квалификации;

- сведения о профессиональной переподготовке;

- сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;

- сведения об отпусках;

- сведения о социальных гарантиях;

- сведения о месте жительства и контактных телефонах.

2.5. В управлении муниципальной службы и кадров мэрии города Магадана создаются и хранятся документы, содержащие персональные данные работников: комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении; документы по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с кандидатами на должность; подлинники и (или) копии правовых актов по личному составу; дела, содержащие основания к правовым актам по личному составу; дела, содержащие материалы аттестации работников, служебных расследований; справочно-информационные материалы по персоналу, копии и подлинники отчетных, аналитических и справочных документов, передаваемых лицам, имеющим право доступа к персональным данным мэрии города Магадана, копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые органы и другие органы.

III. Сбор, обработка и защита персональных данных

3.1. Порядок получения персональных данных:

1). Работодатель вправе получать и обрабатывать персональные данные работников только с их письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных в пункте 3.5 настоящего Положения.

Равнозначным, содержащему собственноручную подпись работника согласию в письменной форме на бумажном носителе, признается согласие в форме электронного документа, подписанного в соответствии с Федеральным законом электронной подписью.

2). При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет право основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей.

3). Все персональные данные работника следует получать лично у работника.

Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

4). Лица, ответственные за обработку персональных данных в мэрии города Магадана, должны сообщать работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

5). При получении персональных данных от третьих лиц (за исключением случаев, если персональные данные были предоставлены работодателю на основании федерального закона или если персональные данные являются общедоступными), работодатель до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить работнику следующую информацию:

а) наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес третьего лица или его представителя;

б) цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

в) предполагаемых пользователей персональных данных;

г) установленные законодательством о защите персональных данных права работника.

6). Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.

7). В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

8). Обработка персональных данных работников возможна без их согласия в следующих случаях:

а) персональные данные являются общедоступными;

б) персональные данные относятся к состоянию здоровья работника и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;

в) по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных Федеральным законом.

3.2. Порядок обработки персональных данных:

1). Обработка персональных данных должна осуществляться с соблюдением принципов и правил, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон о персональных данных).

2). Гражданин предоставляет в управление муниципальной службы и кадров мэрии города Магадана достоверные сведения о себе. Специалист управления муниципальной службы и кадров мэрии города Магадана (далее - оператор) проверяет достоверность сведений, сверяя полученные данные, с представленными документами.

3). После приема гражданина на работу производится формирование личного дела.

3.3. Порядок формирования личного дела работника:

1). Личное дело работника - это сгруппированная и оформленная совокупность документов, содержащих, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации, сведения о работнике.

2). Ведение, сохранность и защиту личных дел работников мэрии города Магадана обеспечивает управление муниципальной службы и кадров мэрии города Магадана.

3). Ведение личного дела муниципального служащего осуществляется в порядке, установленном для ведения личного дела государственного гражданского служащего.

4). При первоначальном оформлении личного дела работника в него включаются следующие документы:

- личное заявление лица о приеме на работу;

- личный листок по учету кадров либо анкета установленной формы (при поступлении на муниципальную службу);

- копия паспорта и трудовой книжки;

- копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания (если таковые имеются или копии документов, подтверждающих эти факты);

- копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных и специальных званий, присуждении государственных премий и т.д. (если таковые имеются);

- выписка из решения конкурсной комиссии о результатах конкурса на замещение вакантной муниципальной должности (если гражданин принят на муниципальную службу по результатам конкурса);

- сведения установленной формы о доходах гражданина (лица) и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, зарегистрированные в государственном налоговом органе по месту постоянного жительства (при поступлении на муниципальную службу) его;

- медицинское заключение о состоянии здоровья (при поступлении на муниципальную службу);

- трудовой договор;

- копия правового акта работодателя о приеме на работу.

5). В процессе осуществления трудовой деятельности работником к личному делу приобщаются:

- документы о прохождении испытания, если таковое устанавливалось (заключение непосредственного руководителя по результатам прохождения работником испытательного срока);

- документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных, характеризующие профессиональные, деловые и личностные качества;

- сведения установленной формы о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера муниципального служащего и членов его семьи (ежегодно для лиц, замещающих должности муниципальной службы);

- уведомление установленной формы о выполнении иной оплачиваемой работы (для лиц, замещающих должности муниципальной службы);

- документы о допуске к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по должности муниципальной службы связано с использованием таких сведений;

- экзаменационные, аттестационные листы муниципального служащего, отзывы (характеристики) на него;

- копии правовых актов работодателя о присвоении классных чинов (квалификационного разряда) по должности муниципальной службы;

- копии правовых актов работодателя о поощрении муниципального служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания и его снятии;

- копии дипломов и свидетельств о дополнительно полученном образовании, прохождении повышения квалификации (переподготовки), присуждении ученой степени и присвоении ученого звания;

- копии документов о результатах прохождения конкурса на замещение должности муниципальной службы по инициативе работника;

- копии документов о включении в резерв кадров на выдвижение на вышестоящие должности муниципальной службы и исключении из резерва;

- копии правовых актов работодателя о переводе на другую должность и о расторжении трудового договора;

- копии правовых актов работодателя о предоставлении отпусков, об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника;

- письменные объяснения работников, если такие объяснения даны ими после ознакомления с документами своего личного дела;

- иные документы, предусмотренные действующим законодательством;

6). Документы, приобщенные к личному делу муниципального служащего, брошюруются, подшиваются в папку, на которой проставляется порядковый номер, и указываются фамилия, имя, отчество работника. Страницы личного дела нумеруются, составляется опись.

Личное дело регистрируется в книге учета личных дел.

3.4. Персональные данные работника являются конфиденциальной информацией и не могут быть использованы оператором или иным лицом в личных целях.

3.5. Согласие работника на обработку персональных данных не требуется в следующих случаях:

- персональные данные являются общедоступными;

- обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса Российской Федерации или иного Федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия работодателя;

- обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения трудового договора;

- обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;

- персональные данные относятся к состоянию здоровья работника, и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;

- по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных Федеральным законом.

IV. Передача, хранение и доступ к персональным данным работников

4.1. При передаче персональных данных работника работодатель обязан соблюдать нормы трудового законодательства Российской Федерации.

4.2. Персональные данные обрабатываются и хранятся в управлении муниципальной службы и кадров мэрии города Магадана.

4.3. Получение, обработка и передача персональных данных работников мэрии города Магадана осуществляется как на бумажных носителях, так и в электронном виде - с использованием локальной компьютерной сети либо и специализированной компьютерной программы.

4.4. Трудовые книжки, личные дела и документы, содержащие персональные данные работников, хранятся в шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.

4.5. При передаче персональных данных работника оператор обязан соблюдать следующие требования:

1). Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без его письменного согласия, за исключением случаев, указанных в пункте 3.5 настоящего Положения.

2). Представлять для размещения на официальном сайте мэрии города Магадана, а также для опубликования в средствах массовой информации в соответствии с пунктом 6 статьи 8 Федерального закона от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", Указом Президента Российской Федерации от 08.07.2013 года N 613 "Вопросы противодействия коррупции" следующие сведения:

а) декларированный годовой доход муниципального служащего, его супруги (супруга), несовершеннолетних детей;

б) перечень объектов недвижимости, принадлежащих муниципальному служащему, его супруге (супругу), несовершеннолетним детям на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;

в) перечень транспортных средств и суммарную декларированную стоимость ценных бумаг, принадлежащих муниципальному служащему, его супруге (супругу), несовершеннолетним детям на праве собственности.

4.6. Сведения, указанные в подпунктах а), б), в) раздела 2) пункта 4.6 настоящего Положения, предоставляются на основании данных, имеющихся в кадровой службе мэрии города Магадана на дату получения запроса.

4.7. При передаче персональных данных оператор обязан:

а) предупреждать лиц, получивших персональные данные работника, о возможности использования этих сведений лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать подтверждения соблюдения данных правил. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

б) осуществлять передачу персональных данных работников в пределах мэрии города Магадана в соответствии с настоящим Положением;

в) разрешать доступ к персональным данным работников только лицам, имеющим доступ к персональным данным в соответствии с их полномочиями для выполнения конкретной функции.

V. Доступ к персональным данным работников

5.1. Работодатель определяет лиц, уполномоченных на обработку и любое другое использование персональных данных работников мэрии города Магадана и несущих ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты персональных данных.

5.2. Перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным работников мэрии города Магадана, утверждается муниципальным правовым актом мэрии города Магадана.

5.3. Работник имеет право:

1). Получать доступ к своим персональным данным для ознакомления, включая право на безвозмездное получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника.

2). Требовать уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми для работодателя персональных данных.

3). Получать от работодателя:

- сведения о лицах, которые имеют доступ к его персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;

- перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;

- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

- сведения о юридических последствиях обработки персональных данных.

4). Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия, допущенные работодателем при обработке и защите его персональных данных.

5). Право работника на доступ к своим персональным данным ограничивается в случае, если:

- обработка персональных данных, в том числе персональных данных, полученных в результате оперативно-разыскной, контрразведывательной и разведывательной деятельности, осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка;

- обработка персональных данных осуществляется органами, осуществившими задержание субъекта персональных данных по подозрению в совершении преступления, либо предъявившими субъекту персональных данных обвинение по уголовному делу, либо применившими к субъекту персональных данных меру пресечения до предъявления обвинения, за исключением предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации случаев, если допускается ознакомление подозреваемого или обвиняемого с такими персональными данными;

- предоставление персональных данных нарушает права и законные интересы третьих лиц.

5.4. Копировать и делать выписки из персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя управления муниципальной службы и кадров мэрии города Магадана.

VI. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных

6.1. Лица, виновные в нарушении требований Федерального закона о персональных данных, несут предусмотренную законодательством Российской Федерации ответственность.

6.1.1. Моральный вред, причиненный субъекту персональных данных вследствие нарушения его прав, нарушения правил обработки персональных данных, установленных Федеральным законом о персональных данных, настоящим Положением, а также требований к защите персональных данных, установленных в соответствии с Федеральным законом о персональных данных, подлежит возмещению в соответствии с законодательством Российской Федерации. Возмещение морального вреда осуществляется независимо от возмещения имущественного вреда и понесенных субъектом персональных данных убытков.