Постановление главы города Ставрополя от 28 апреля 2009 г. N 1277 "Об утверждении Положения об отделе канцелярии управления делами администрации города Ставрополя" (утратило силу)

Постановление главы города Ставрополя от 28 апреля 2009 г. N 1277
"Об утверждении Положения об отделе канцелярии управления делами
администрации города Ставрополя"

ГАРАНТ:

Постановлением администрации города Ставрополя от 10 сентября 2009 г. N 696 настоящее постановление признано утратившим силу со дня подписания названного постановления

Постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об отделе канцелярии управления делами администрации города Ставрополя.

2. Признать утратившим силу пункт 1.3. постановления главы города Ставрополя от 14.02.2005 N 449 "Об утверждении положений об организационном отделе, общем отделе и отделе канцелярии управления делами администрации города".

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава города Ставрополя

Н.И.Пальцев

Утверждено

постановлением главы

города Ставрополя

от 28 апреля 2009 г. N 1277

Положение
об отделе канцелярии управления делами администрации города Ставрополя

1. Общие положения

1.1. Отдел канцелярии управления делами администрации города Ставрополя (далее - отдел) является структурным подразделением аппарата администрации города Ставрополя.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Ставропольского края, законами Ставропольского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Ставропольского края, Правительства Ставропольского края, решениями Ставропольской городской Думы, постановлениями и распоряжениями главы города Ставрополя, регламентом администрации города Ставрополя, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТами на организационно-распорядительную документацию, инструкцией по ведению делопроизводства в администрации города Ставрополя, а также настоящим Положением.

1.3. Отдел взаимодействует со структурными подразделениями администрации города Ставрополя, с аппаратом Ставропольской городской Думы.

2. Основные задачи отдела

Основными задачами отдела являются:

2.1. Обеспечение своевременного и четкого прохождения документов.

2.2. Проведение систематического анализа документооборота, разработка предложений по его совершенствованию.

2.3. Прием, регистрация, учет, направление и доставка поступающей корреспонденции.

2.4. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководителям поступающих документов.

2.5. Контроль за прохождением и исполнением служебной корреспонденции, протокольных поручений, данных на заседаниях администрации города Ставрополя и еженедельных совещаниях главы города Ставрополя, а также контроль исполнения поручений главы города Ставрополя, данных непосредственно исполнителям.

2.6. Информационно-справочная работа по входящим, исходящим и внутренним документам.

2.7. Прием, регистрация, контроль за прохождением проектов постановлений и распоряжений главы города Ставрополя.

3. Основные функции отдела

Основные функции отдела:

3.1. Прием, регистрация, соответствующее оформление и своевременное направление исполнителям всех видов служебной корреспонденции, поступающей в адрес администрации города Ставрополя.

3.2. Автоматизированная обработка служебной корреспонденции после рассмотрения главой города Ставрополя, вице-мэром, первыми заместителями и заместителями главы администрации города Ставрополя, управляющим делами администрации города Ставрополя, ведение реестров и журналов учета документов.

3.3. Контроль за соблюдением требований ГСДОУ и ГОСТов на документацию в администрации города Ставрополя и структурных подразделениях, за оформлением документов, представляемых на подпись руководителям администрации города Ставрополя.

3.4. Контроль за сроками рассмотрения входящей корреспонденции и сроками выполнения протокольных поручений, данных на заседаниях администрации города Ставрополя, еженедельных совещаниях главы города Ставрополя, сроками исполнения поручений, данных непосредственно исполнителям, еженедельная рассылка напоминаний о сроках исполнения служебной корреспонденции и выполнения поручений руководителей администрации города Ставрополя.

3.5. Контроль за прохождением проектов постановлений и распоряжений главы города Ставрополя.

3.6. Отправка исходящей корреспонденции, ведение реестра, составление отчетов об использовании конвертов.

3.7. Доставка корреспонденции структурным подразделениям администрации города Ставрополя, в Государственную Думу Ставропольского края, Ставропольскую городскую Думу, Правительство Ставропольского края, территориальные органы федеральных органов государственной власти, расположенные на территории города Ставрополя.

3.8. Учет, систематизация и осуществление текущего хранения поступающей в адрес администрации города Ставрополя служебной корреспонденции.

3.9. Анализ состояния работы со служебной корреспонденцией в аппарате администрации города Ставрополя и разработка предложений по ее совершенствованию.

3.10. Информационно-справочная работа по вопросам, касающимся документооборота в аппарате администрации города Ставрополя.

3.11. Участие в организации учебы по вопросам документационного обеспечения деятельности руководителей администрации города Ставрополя.

3.12. Формирование дел со служебными документами для сдачи в архив администрации города Ставрополя.

3.13. Иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края.

4. Права отдела

Отдел имеет право:

4.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в подразделениях аппарата администрации города Ставрополя.

4.2. Организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города Ставрополя и информировать об итогах проверок руководство администрации города Ставрополя.

4.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации города Ставрополя материалы и информацию, связанную с осуществлением функций, возложенных на отдел.

4.4. Возвращать исполнителям проекты документов, составленные с нарушением установленных требований.

4.5. Осуществлять контроль своевременного исполнения поручений главы города Ставрополя, первых заместителей главы администрации города Ставрополя, заместителей главы администрации города Ставрополя, управляющего делами администрации города Ставрополя.

4.6. Систематически осуществлять анализ документооборота и регулярно информировать главу города Ставрополя и руководителей администрации города о состоянии исполнительской дисциплины в аппарате администрации города.

5. Организация деятельности отдела

5.1. Отдел возглавляет заведующий, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы города Ставрополя по предложению управляющего делами администрации города Ставрополя, согласованному с первым заместителем главы администрации города Ставрополя, курирующим соответствующее направление деятельности.

5.2. Заведующий отделом подчинен управляющему делами администрации города Ставрополя.

5.3. Заведующий отделом несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и задач, возложенных на отдел.

5.4. Заведующий отделом имеет заместителя, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы города Ставрополя.

Заместитель заведующего исполняет обязанности заведующего отделом в период временного его отсутствия.

5.5. Сотрудники отдела осуществляют свою деятельность в соответствии с должностными инструкциями и несут персональную ответственность за качественное и своевременное исполнение функциональных обязанностей, за соблюдение норм работы с конфиденциальной информацией и служебного поведения муниципальных служащих.

6. Ответственность

Заведующий отделом несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и задач, возложенных на отдел, за низкий уровень трудовой и исполнительской дисциплины, а также за неэффективное использование представленных ему прав.

Управляющий делами администрации города Ставрополя

Г.П.Королева