Постановление администрации города Ставрополя от 10 сентября 2009 г. N 696 "Об утверждении положения об отделе канцелярии управления делами администрации города Ставрополя" (утратило силу)

Постановление администрации города Ставрополя от 10 сентября 2009 г. N 696
"Об утверждении положения об отделе канцелярии управления делами
администрации города Ставрополя"

ГАРАНТ:

Постановлением администрации города Ставрополя от 12 октября 2010 г. N 3103 настоящее постановление признано утратившим силу

Постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об отделе канцелярии управления делами администрации города Ставрополя.

2. Признать утратившим силу постановление главы города Ставрополя от 28.04.2009 N 1277 "Об утверждении Положения об отделе канцелярии управления делами администрации города Ставрополя".

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава города Ставрополя

Н.И.Пальцев

Утверждено

постановлением

администрации города Ставрополя

от 10 сентября 2009 г. N 696

Положение об отделе канцелярии управления делами
администрации города Ставрополя

1. Общие положения

1.1. Отдел канцелярии управления делами администрации города Ставрополя (далее - отдел) является структурным подразделением аппарата администрации города Ставрополя.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Ставропольского края, законами Ставропольского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Ставропольского края, Правительства Ставропольского края, решениями Ставропольской городской Думы, постановлениями и распоряжениями главы города Ставрополя, регламентом администрации города Ставрополя, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТами на организационно-распорядительную документацию, инструкцией по ведению делопроизводства в администрации города Ставрополя, а также настоящим Положением.

ГАРАНТ:

См. постановление главы города Ставрополя от 27 февраля 2009 г. N 610 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Ставрополя"

1.3. Отдел взаимодействует со структурными подразделениями администрации города Ставрополя, с аппаратом Ставропольской городской Думы.

2. Основные задачи отдела

2.1. Обеспечение своевременного и четкого прохождения документов.

2.2. Проведение систематического анализа документооборота, разработка предложений по его совершенствованию.

2.3. Прием, регистрация, учет, направление и доставка поступающей корреспонденции.

2.4. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководителям поступающих документов.

2.5. Контроль за прохождением и исполнением служебной корреспонденции, протокольных поручений, данных на заседаниях администрации города Ставрополя и еженедельных совещаниях главы города Ставрополя.

2.6. Информационно-справочная работа по входящим, исходящим и внутренним документам.

2.7. Прием, регистрация, контроль за прохождением проектов постановлений и распоряжений администрации города Ставрополя, проектов постановлений и распоряжений главы города Ставрополя.

ГАРАНТ:

См. постановление главы города Ставрополя от 1 июля 2009 г. N 2064 "О правовых актах, принимаемых главой города Ставрополя"

3. Основные функции отдела

3.1. Прием, регистрация, соответствующее оформление и своевременное направление исполнителям всех видов служебной корреспонденции, поступающей в адрес администрации города Ставрополя.

3.2. Ведение электронного документооборота, регистрация электронных документов в системе "Дело", учет, сканирование, отправка и хранение электронных документов, систематизация исполненных электронных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации города Ставрополя.

3.3. Контроль за соблюдением требований ГСДОУ и ГОСТов на документацию в администрации города Ставрополя и структурных подразделениях, за оформлением документов, представляемых на подпись руководителям администрации города Ставрополя.

3.4. Контроль за сроками рассмотрения входящей корреспонденции и сроками выполнения протокольных поручений, данных на заседаниях администрации города Ставрополя, еженедельных совещаниях главы города Ставрополя, еженедельная рассылка напоминаний о сроках исполнения служебной корреспонденции и выполнения поручений главы города Ставрополя.

3.5. Контроль за прохождением проектов постановлений и распоряжений администрации города Ставрополя, проектов постановлений и распоряжений главы города Ставрополя.

3.6. Отправка исходящей корреспонденции, ведение реестра, составление отчетов об использовании конвертов.

3.7. Доставка корреспонденции структурным подразделениям администрации города Ставрополя, в Государственную Думу Ставропольского края, Ставропольскую городскую Думу, Правительство Ставропольского края, территориальные органы федеральных органов государственной власти, расположенные на территории города Ставрополя.

3.8. Анализ состояния работы со служебной корреспонденцией в аппарате администрации города Ставрополя и разработка предложений по ее совершенствованию.

3.9. Информационно-справочная работа по вопросам, касающимся документооборота в аппарате администрации города Ставрополя.

3.10. Информирование главы города Ставрополя об обращениях юридических лиц в отношении муниципальных служащих органов администрации города Ставрополя в связи с допущенными ими нарушениями действующего законодательства.

3.11. Организация учебы по вопросам документационного обеспечения деятельности руководителей администрации города Ставрополя.

3.12. Формирование дел со служебными документами для сдачи в архивный отдел управления делами администрации города Ставрополя.

ГАРАНТ:

См. Закон Ставропольского края от 28 июля 2005 г. N 35-кз "Об архивном деле в Ставропольском крае"

3.13. Иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края.

4. Права отдела

4.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в подразделениях аппарата администрации города Ставрополя.

4.2. Организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в отраслевых (функциональных) и территориальных органах и структурных подразделениях администрации города Ставрополя и информировать об итогах проверок руководителей администрации города Ставрополя.

4.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от отраслевых (функциональных) и территориальных органов и структурных подразделений администрации города Ставрополя материалы и информацию, связанную с осуществлением функций, возложенных на отдел.

4.4. Возвращать исполнителям проекты документов, составленные с нарушением установленных требований.

4.5. Осуществлять контроль своевременного исполнения протокольных поручений, данных на заседаниях администрации города Ставрополя и еженедельных совещаниях главы города Ставрополя.

4.6. Систематически осуществлять анализ документооборота и регулярно информировать главу города Ставрополя и руководителей администрации города о состоянии исполнительской дисциплины в аппарате администрации города.

5. Организация деятельности отдела

5.1. Отдел возглавляет заведующий, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации города Ставрополя по предложению управляющего делами администрации города Ставрополя, согласованному с первым заместителем главы администрации города Ставрополя, курирующим соответствующее направление деятельности.

5.2. Заведующий отделом подчинен управляющему делами администрации города Ставрополя.

5.3. Заведующий отделом несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и задач, возложенных на отдел.

5.4. Заведующий отделом имеет заместителя, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации города Ставрополя.

Заместитель заведующего исполняет обязанности заведующего отделом в период временного его отсутствия.

5.5. Сотрудники отдела осуществляют свою деятельность в соответствии с должностными инструкциями и несут персональную ответственность за качественное и своевременное исполнение функциональных обязанностей, за соблюдение норм работы с конфиденциальной информацией и служебного поведения муниципальных служащих.

ГАРАНТ:

См. Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188

См. Постановление администрации города Ставрополя от 2 апреля 2010 г. N702 "Об утверждении Положения о разработке должностных инструкций муниципальных служащих администрации города Ставрополя, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов "

6. Ответственность

Заведующий отделом несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и задач, возложенных на отдел, за низкий уровень трудовой и исполнительской дисциплины, а также за неэффективное использование представленных ему прав.

Управляющий делами администрации города Ставрополя

Г.П.Королева