Приложение. Положение об архивном отделе управления делами администрации города Ставрополя

Информация об изменениях:

Постановлением администрации города Ставрополя от 3 декабря 2010 г. N 3728 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение

к постановлению

администрации города Ставрополя

от 23 ноября 2009 г. N 1515

Положение
об архивном отделе управления делами администрации
города Ставрополя

С изменениями и дополнениями от:

3 декабря 2010 г.

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел управления делами администрации города Ставрополя (далее - отдел) является структурным подразделением администрации города Ставрополя.

1.2. Отдел возглавляет руководитель отдела, который назначается на должность и освобождается от должности распоряжением администрации города Ставрополя по предложению управляющего делами администрации города Ставрополя, согласованному с первым заместителем главы администрации города Ставрополя, курирующим соответствующее направление деятельности.

1.3. Руководитель отдела подчинен управляющему делами администрации города Ставрополя.

1.4. Заведующему подчинены заместитель руководителя отдела и специалисты отдела.

1.5. В период временного отсутствия руководителя отдела его обязанности исполняет заместитель руководителя.

1.6. Муниципальные служащие отдела назначаются на должность и освобождаются от должности распоряжением администрации города Ставрополя по предложению руководителя отдела, согласованному с управляющим делами администрации города Ставрополя.

ГАРАНТ:

См. Закон Ставропольского края от 24 декабря 2007 г. N 78-кз "Об отдельных вопросах муниципальной службы в Ставропольском крае"

1.7. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, законами Ставропольского края и иными правовыми актами Ставропольского края, Уставом города Ставрополя, решениями Ставропольской городской Думы, постановлениями и распоряжениями администрации города Ставрополя, едиными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, инструкцией по ведению делопроизводства в администрации города Ставрополя, а также настоящим Положением.

ГАРАНТ:

См. Регламент Государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Росархива от 11 марта 1997 г. N 11

1.8. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями администрации города Ставрополя, уполномоченным органом исполнительной власти Ставропольского края в области архивного дела (далее - уполномоченный орган в области архивного дела), органами местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края, государственными и муниципальными архивами, организациями - источниками комплектования отдела, иными органами и организациями.

1.9. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, в том числе обеспечение отдела помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов, его содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работникам, осуществляется за счет средств бюджета города Ставрополя.

2. Основные задачи

2.1. Обеспечение деятельности и проведение политики администрации города Ставрополя по вопросам управления архивным делом на территории города Ставрополя.

2.2. Хранение, комплектование, учет и использование: документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности города Ставрополя;

Архивного фонда Ставропольского края в случае наделения администрации города Ставрополя отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области;

документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, находящихся в частной собственности, при ликвидации организаций, не являющихся государственными или муниципальными, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории муниципального образования;

документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

На отдел могут быть возложены иные задачи в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, решениями Ставропольской городской Думы, постановлениями, распоряжениями администрации города Ставрополя.

3. Функции

3.1. Разрабатывает проекты муниципальных правовых актов по вопросам архивного дела.

3.2. Готовит материалы, содержащие данные о нарушении законодательства в области архивного дела (в том числе указывающие на наличие события административного правонарушения в установленной сфере деятельности), для передачи указанных материалов в уполномоченный орган в области архивного дела, доводит их до сведения главы города Ставрополя.

3.3. Представляет в уполномоченный орган в области архивного дела отчеты и необходимую информацию:

3.3.1. Об исполнении отдельных государственных полномочий Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края;

3.3.2. О состоянии архивного дела в муниципальном образовании;

3.3.3. О численности, составе и движении работников отдела.

3.4. Участвует:

3.4.1. В установленном порядке в передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных образований;

3.4.2. В работе научного совета, коллегии, совещаниях-семинарах уполномоченного органа в области архивного дела;

3.4.3. В пределах своей компетенции в работе международных организаций, совещаниях и конференциях по вопросам архивного дела, в международном информационном обмене.

3.5. В области обеспечения сохранности архивных документов осуществляет:

3.5.1. Постоянное хранение:

документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к муниципальной собственности города Ставрополя, после истечения сроков их временного хранения в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах;

документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, после истечения сроков их временного хранения в организациях-источниках комплектования отдела, не являющихся государственными или муниципальными;

документов Архивного фонда Российской Федерации, принимаемых от граждан по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда;

3.5.2. Временное хранение:

документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, отнесенных к муниципальной собственности города Ставрополя, при ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

документов по личному составу, отнесенных к частной собственности, при ликвидации организаций, не являющихся государственными или муниципальными, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории муниципального образования города Ставрополя;

Архивного фонда Ставропольского края в случае наделения администрации города Ставрополя отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области;

3.5.3. Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения в отделе архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии;

3.5.4. Проверку наличия и состояния архивных документов, хранящихся в отделе и организацию розыска документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, снятие в установленном порядке необнаруженных документов с учета;

3.5.5. Контроль технического и физико-химического состояния архивных документов, хранящихся в отделе, выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов;

3.5.6. Специальную физико-техническую обработку архивных документов, хранящихся в отделе;

3.5.7. Контроль сохранности, выданных из архивохранилищ отдела архивных документов, осуществление мероприятий по возвращению архивных документов в архивохранилища отдела;

3.5.8. В пределах своей компетенции определение и выявление в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных документов и особо ценных документов;

3.5.9. Создание страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в отделе, и фонда пользования;

3.5.10. Разработку и при необходимости периодический пересмотр нормативных документов о работе отдела в чрезвычайных ситуациях.

3.6. В области организации комплектования (формирования) архивными документами осуществляет:

3.6.1. Составление списков источников комплектования отдела и представление их на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа в области архивного дела;

3.6.2. Ведение наблюдательного дела на каждый источник комплектования отдела;

3.6.3. В пределах своей компетенции совместно с собственником или владельцем архивных документов экспертизу ценности документов в соответствии с установленными критериями (в том числе экспертизу ценности документов, находящихся в частной собственности, с последующим заключением соответствующего договора, предусмотренного законодательством Российской Федерации в области архивного дела);

3.6.4. Рассмотрение и подготовку:

к утверждению экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в области архивного дела описей дел документов постоянного хранения и описей дел по личному составу (или их годовых разделов), образовавшихся в процессе деятельности источников комплектования отдела, актов о неисправимом повреждении документов, актов об утрате документов, актов о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению;

совместно с источниками комплектования отдела инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования отдела;

3.6.5 Участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования отдела, организуемых администрацией города Ставрополя или уполномоченным органом в области архивного дела;

3.6.6. Взаимодействие с делопроизводственными, архивными и экспертными службами источников комплектования отдела в форме методической и практической помощи, в том числе на договорной основе:

в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

по упорядочению документов по личному составу;

по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;

в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.

3.7. В области учета архивных документов осуществляет:

3.7.1. Государственный учет архивных документов (в том числе уникальных, особо ценных, документов личного происхождения, документов по личному составу), хранящихся в отделе и источниках комплектования отдела;

3.7.2. Представление установленных учетных сведений, в том числе паспорта архива, в уполномоченный орган в области архивного дела для централизованного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и документов по личному составу;

3.7.3. Фондирование архивных документов при описании принятых в отдел необработанными документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования;

3.7.4. Ведение учетной базы данных "Архивный фонд", представление копии базы данных в уполномоченный орган в области архивного дела для ведения базы данных "Фондовый каталог".

3.8. В области использования архивных документов, хранящихся в отделе, осуществляет:

3.8.1. Информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

3.8.2. Подготовку и предоставление документов для проставления апостиля на выдаваемых отделом архивных копиях, выписках и справках по поступившим из-за рубежа запросам российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства.

3.8.3. Предоставление архивных документов пользователям в читальном зале отдела;

3.8.4. Экспонирование архивных документов на выставках;

3.8.5. Использование архивных документов в средствах массовой информации при подготовке статей, телевизионных и радиопередач;

3.8.6. Проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;

3.8.7. Публикацию архивных документов;

3.8.8. Создание и развитие системы справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивных документам, хранящимся в отделе (в том числе справочно-информационных изданий о составе и содержании, хранящихся в отделе документов), ведение анализа и учет состояния системы научно-справочного аппарата;

3.8.9. Обеспечивает защиту сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, в пределах своей компетенции.

Отдел осуществляет иные функции в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами.

4. Права

4.1. Вносить в установленном порядке на рассмотрение главы города Ставрополя, администрации города Ставрополя предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, принимать участие в подготовке и рассмотрении администрацией вопросов, относящихся к компетенции отдела, готовить по ним проекты муниципальных правовых актов.

4.2. Представлять администрацию города Ставрополя по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений администрации города Ставрополя, органов местного самоуправления, органов государственной власти Ставропольского края, организаций, граждан и общественных объединений материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на отдел.

4.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах и мероприятиях, проводимых администрацией города Ставрополя и ее структурными подразделениями.

4.5. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий муниципальных организаций для участия в решении вопросов сохранности документов.

4.6. Вести список возможных источников комплектования.

4.7. При наличии свободных площадей осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации по просьбе источников комплектования, а также хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности на основании договора с собственником или владельцем указанных документов; временное хранение архивных документов организаций, не являющихся источниками комплектования отдела, на основе договора, если это не противоречит законодательству Российской Федерации, законодательству Ставропольского края и муниципальным правовым актам, а также хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности.

4.8. Участвовать в работе экспертных комиссий источников комплектования отдела.

5. Организация работы

Руководитель отдела:

5.1. Организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;

5.2. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в городе Ставрополе перед администрацией города Ставрополя и в установленном порядке перед уполномоченным органом в области архивного дела;

5.3. Осуществляет прием населения и представителей юридических лиц по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

5.4. Отвечает за обеспечение пожарной безопасности отдела, организацию и обеспечение обучения работников отдела правилам пожарной безопасности;

5.5. Совместно с соответствующим органом внутренних дел определяет перечень помещений отдела, оборудуемых средствами охранной сигнализации, вид охраны и дислокацию постов охраны, исходя из принципов надежности и экономичности;

5.6. При наступлении чрезвычайных обстоятельств организует работу отдела в соответствии с инструкцией о порядке работы отдела при чрезвычайных обстоятельствах;

5.7. Дает разрешение:

на допуск в архивохранилища лицам, не являющимся работниками отдела;

на выдачу архивных документов из архивохранилища;

на доступ пользователей к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, а также к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, хранящимся в отделе;

5.8. Принимает решение:

о снятии архивных документов с учета на основании письменного разрешения уполномоченного органа в области архивного дела;

о признании документа Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии и его постановке на специальный учет для организации в срочном порядке специальной обработки;

5.9. Готовит проекты договоров, предусмотренных законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края и муниципальными правовыми актами в области архивного дела, едиными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

5.10. Разрабатывает положение об отделе, должностные инструкции работников отдела, распределяет обязанности между работниками отдела, контролирует соблюдение работниками отдела трудовой дисциплины и требований, установленных регламентирующими документами;

5.11. Ходатайствует в установленном порядке перед главой города Ставрополя о награждении работников отдела государственными наградами Российской Федерации, наградами Ставропольского края и наградами муниципального образования.

Руководитель отдела осуществляет иные полномочия в соответствии с задачами и функциями отдела, предусмотренными законодательством Российской Федерации, законодательством Ставропольского края, муниципальными правовыми актами, настоящим Положением и едиными правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

При смене руководителя отдела прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, включающей представителей администрации города Ставрополя, а также уполномоченного органа в области архивного дела. Акт приема-передачи составляется в двух экземплярах, утверждается управляющим делами администрации города Ставрополя. Один экземпляр акта приема-передачи хранится в отделе, второй представляется в уполномоченный орган в области архивного дела.

6. Ответственность

Заведующий архивным отделом несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций структурного подразделения, низкий уровень трудовой и производственной дисциплины и техники безопасности, а также не использование представленных ему прав.

7. Ликвидация, реорганизация

Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется главой города Ставрополя в установленном порядке.

Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются отделу или учреждению-правопреемнику.

Архивные фонды и архивные документы при ликвидации отдела передаются учреждению или органу, которому переданы функции муниципального архива.

Управляющий делами администрации города Ставрополя

Г.П. Королева