Приложение. Положение об управлении делами администрации города Ставрополя

Приложение

к постановлению администрации

города Ставрополя

от 13 сентября 2010 г. N 2728

Положение
об управлении делами администрации города Ставрополя

1. Общие положения

1.1. Управление делами администрации города Ставрополя (далее - управление делами) является структурным подразделением администрации города Ставрополя, осуществляющим организационное обеспечение мероприятий администрации города Ставрополя, обеспечение рассмотрения обращений граждан и документационное обеспечение. В состав управления делами входят: организационный отдел, общий отдел, архивный отдел, отдел приема граждан, отдел канцелярии.

ГАРАНТ:

См. Постановление администрации города Ставрополя от 30 августа 2011 г. N 2450 "О Регламенте администрации города Ставрополя"

См. также:

Постановление главы города Ставрополя от 14 февраля 2005 г. N 449 "Об утверждении положений об организационном отделе, общем отделе и отделе канцелярии управления делами администрации города"

Постановление главы города Ставрополя от 27 февраля 2009 г. N 610 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Ставрополя"

1.2. Структуру и штатную численность управления делами утверждает глава города Ставрополя.

1.3. Управление делами в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Ставропольского края, законами Ставропольского края, постановлениями Государственной Думы Ставропольского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Ставропольского края, Уставом города Ставрополя, решениями Ставропольской городской Думы, правовыми актами, издаваемыми главой города Ставрополя, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТами на организационно-распорядительную документацию и настоящим Положением.

1.4. Управление делами осуществляет свою деятельность во взаимодействии с Правительством Ставропольского края, Государственной Думой Ставропольского края, аппаратом Ставропольской городской Думы, отраслевыми (функциональными), территориальными органами и структурными подразделениями администрации города Ставрополя, а также с предприятиями и учреждениями города Ставрополя.

ГАРАНТ:

См. Решение Ставропольской городской Думы от 27 ноября 2013 г. N 422 "О структуре администрации города Ставрополя"

2. Основные задачи

Основными задачами управления делами являются:

2.1. Организационное и методическое обеспечение деятельности администрации города Ставрополя.

2.2. Организация и координация работы по составлению текущих и перспективных планов отраслевых (функциональных), территориальных органов и структурных подразделений администрации города Ставрополя, осуществление контроля за ходом их выполнения.

2.3. Организация и координация работы по составлению ежемесячных и еженедельных планов основных мероприятий, проводимых администрацией города Ставрополя и ее отраслевыми (функциональными), территориальными органами и структурными подразделениями администрации города Ставрополя, осуществление контроля за ходом их выполнения.

2.4. Организация подготовки и проведения мероприятий с участием главы города Ставрополя, вице-мэра города Ставрополя, первого заместителя главы администрации города Ставрополя.

2.5. Организация и осуществление контроля исполнения территориальными, отраслевыми (функциональными) органами и структурными подразделениями администрации города Ставрополя постановлений и распоряжений Губернатора Ставропольского края, Правительства Ставропольского края, поручений главы города Ставрополя и правовых актов, издаваемых главой города Ставрополя.

ГАРАНТ:

См. постановление главы города Ставрополя от 1 июля 2009 г. N 2064 "О правовых актах, принимаемых главой города Ставрополя"

2.6. Организация и обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в администрации города Ставрополя.

2.7. Документационное обеспечение деятельности администрации города Ставрополя.

2.8. Совершенствование форм и методов работы с документами, в том числе упорядочение состава документов, сокращение их количества и оптимизация документооборота, внедрение электронного документооборота.

2.9. Организация учета прохождения служебной корреспонденции.

2.10. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации города Ставрополя.

2.11. Обеспечение рассмотрения обращений граждан, поступающих в администрацию города Ставрополя, в соответствии с Федеральным законом от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

ГАРАНТ:

См. Закон Ставропольского края от 12 ноября 2008 г. N 80-кз "О дополнительных гарантиях права граждан Российской Федерации на обращение в Ставропольском крае"

2.12. Организация централизованного учета обращений граждан, поступающих в администрацию города Ставрополя.

2.13. Организация и проведение личного приема граждан главой города Ставрополя, вице-мэром города Ставрополя, первыми заместителями главы администрации города Ставрополя и заместителями главы администрации города Ставрополя.

2.14. Организация хранения, комплектования, учета и использования:

документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности города Ставрополя;

Архивного фонда Ставропольского края в случае наделения администрации города Ставрополя отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области;

документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, находящихся в частной собственности, при ликвидации организаций, не являющихся государственными или муниципальными, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории муниципального образования.

ГАРАНТ:

См.:

Закон Ставропольского края от 28 июля 2005 г. N 35-кз "Об архивном деле в Ставропольском крае"

Закон Ставропольского края от 31 декабря 2004 г. N 122-кз "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ставропольском крае отдельными государственными полномочиями Ставропольского края по формированию, содержанию и использованию Архивного фонда Ставропольского края"

2.15. Выполнение иных задач в соответствии с законодательством Российской Федерации, законами Ставропольского края, Уставом города Ставрополя и другими муниципальными правовыми актами города Ставрополя.

3. Функции управления делами

В соответствии с возложенными задачами управление делами выполняет следующие функции:

3.1. Осуществляет организационное обеспечение заседаний администрации города Ставрополя, подготовку материалов к заседаниям, ведение протоколов заседаний, контроль исполнения данных на них поручений.

3.2. Осуществляет организационное обеспечение заседаний советов, комиссий, рабочих групп, образуемых по поручению главы города Ставрополя, не имеющих своих рабочих аппаратов.

3.3. Осуществляет организационное обеспечение мероприятий, связанных с подготовкой и проведением референдумов и выборов в органы государственной власти и местного самоуправления.

3.4. Взаимодействует с городской избирательной комиссией и территориальными избирательными комиссиями.

ГАРАНТ:

См. Закон Ставропольского края от 19 ноября 2003 г. N 42-кз "Об избирательных комиссиях в Ставропольском крае"

3.5. Осуществляет сбор предложений от отраслевых (функциональных), территориальных органов и структурных подразделений администрации города Ставрополя для подготовки проектов планов (текущих и перспективных) работы администрации города Ставрополя, разрабатывает проекты планов работы администрации города Ставрополя для утверждения главой города Ставрополя.

3.6. Организует сбор материалов для подготовки ежемесячных и еженедельных календарных планов основных мероприятий, проводимых администрацией города Ставрополя и ее отраслевыми (функциональными), территориальными органами и структурными подразделениями администрации города Ставрополя, и осуществляет контроль за их выполнением.

3.7. Участвует в организации подготовки и проведения мероприятий с участием главы города Ставрополя, вице-мэра города Ставрополя, первого заместителя главы администрации города Ставрополя.

3.8. Обеспечивает организацию встреч главы города Ставрополя и вице-мэра города Ставрополя с руководителями органов государственной власти Ставропольского края, руководителями территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в Ставропольском крае, с представителями политических партий и иных общественных организаций, депутатами и депутатскими формированиями представительных органов власти.

3.9. Осуществляет контроль и проверку исполнения отраслевыми (функциональными), территориальными органами и структурными подразделениями администрации города Ставрополя постановлений и распоряжений Губернатора Ставропольского края, Правительства Ставропольского края, поручений главы города Ставрополя, правовых актов, издаваемых главой города Ставрополя.

3.10. Представляет главе города Ставрополя информацию по исполнительской дисциплине органов администрации города Ставрополя.

3.11. Участвует в разработке и внедрении проектов нормативных правовых актов, методических материалов и технологических процессов, способствующих повышению культуры работы с документами, упрощению процедуры их прохождения и сокращению сроков исполнения документов.

3.12. Координирует деятельность отраслевых (функциональных), территориальных органов и структурных подразделений администрации города Ставрополя по вопросам подготовки муниципальных правовых актов города Ставрополя, обеспечивает их регистрацию и выпуск.

3.13. Организует составление, согласование и утверждение в установленном порядке сводной номенклатуры дел администрации города Ставрополя.

3.14. Готовит предложения по составу и форме бланочной продукции, образцов печатей и штампов, применяемых в администрации города Ставрополя.

3.15. Обеспечивает отраслевые (функциональные), территориальные органы и структурные подразделения администрации города Ставрополя необходимой бланочной продукцией.

3.16. Осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением документационного обеспечения и установленного порядка работы с документами в отраслевых (функциональных), территориальных органах и структурных подразделениях администрации города Ставрополя.

3.17. Разрабатывает и осуществляет мероприятия по сокращению документооборота путем рациональной организации форм и методов работы с документами, их унификации.

3.18. Принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота для обеспечения доступности, прозрачности и наглядности процессов деятельности администрации города Ставрополя.

3.19. Участвует во внедрении и использовании информационных систем и информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в делопроизводстве в администрации города Ставрополя, с целью создания условий для обеспечения жителей города Ставрополя муниципальными услугами.

3.20. Обеспечивает своевременную обработку входящей служебной корреспонденции, обеспечивает доставку срочных служебных документов на рассмотрение главе города Ставрополя, вице-мэру города Ставрополя, первым заместителям главы администрации города Ставрополя, заместителям главы администрации города Ставрополя.

3.21. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их оформлением.

3.22. Обеспечивает прием и учет поступивших в администрацию города Ставрополя обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением. Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением поступивших обращений.

3.23. Анализирует, систематизирует и обобщает вопросы, поступившие в администрацию города Ставрополя. Представляет информацию главе города Ставрополя, вице-мэру города Ставрополя, первым заместителям главы администрации города Ставрополя, заместителям главы администрации города Ставрополя для принятия мер и устранению причин, порождающих обоснованные жалобы.

3.24. Организует проверку организации делопроизводства и архивного дела в отраслевых (функциональных), территориальных органах и структурных подразделениях администрации города Ставрополя с целью оказания методической помощи.

3.25. Изучает практику работы с документами в отраслевых (функциональных), территориальных органах и структурных подразделениях администрации города Ставрополя и вносит им предложения по совершенствованию их работы.

3.26. Организует и обеспечивает постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к муниципальной собственности города Ставрополя и к частной собственности, организаций - источников комплектования архивного отдела управления делами.

3.27. Организует и обеспечивает временное хранение Архивного фонда Ставропольского края, в случае наделения администрации города Ставрополя отдельными государственными полномочиями Ставропольского края в данной области, документов по личному составу, отнесенных к муниципальной собственности города Ставрополя и к частной собственности организаций, не являющихся государственными или муниципальными, индивидуальных предпринимателей, зарегистрированных на территории муниципального образования город Ставрополь, в случае их ликвидации.

3.28. Организует проведение комплекса мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

3.29. Осуществляет комплектование архивного отдела управления делами документами Архивного фонда Российской Федерации, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое и культурное значение.

3.30. Взаимодействует с делопроизводственными, архивными и экспертными службами организаций - источников комплектования в форме методической и практической помощи по вопросам архивного дела.

3.31. Ведет государственный учет архивных документов.

3.32. Обеспечивает создание и поддержание в актуальном состоянии баз и банков данных информационно-поисковых систем о составе и содержании архивных фондов и документов.

3.33. Обеспечивает использование архивных документов при исполнении запросов организаций и граждан, экспонировании на выставках, подготовке публикаций, статей.

3.34. Обеспечивает выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.35. Организует разработку и обеспечивает актуализацию телефонного справочника администрации города Ставрополя.

3.36. Выполняет иные полномочия, входящие в компетенцию управления делами.

4. Организация деятельности

4.1. Управление делами возглавляет управляющий делами администрации города Ставрополя (далее - управляющий делами), назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой города Ставрополя по представлению первого заместителя главы администрации города Ставрополя, координирующего соответствующее направление деятельности, согласно распределению обязанностей в администрации города Ставрополя.

4.2. Управляющий делами организационно подчинен первому заместителю главы администрации города Ставрополя, координирующему и контролирующему работу управления делами в соответствии с распределением обязанностей.

4.3. Управляющему делами подчинены руководители организационного отдела, общего отдела, архивного отдела, отдела приема граждан и отдела канцелярии (далее - руководители отделов управления делами).

4.4. Управляющий делами:

осуществляет общее руководство деятельностью управления делами и несет персональную ответственность за надлежащее выполнение возложенных на управление делами задач;

организует работу управления делами по надлежащему выполнению возложенных на него задач и функций;

готовит и представляет предложения о назначении и освобождении от занимаемой должности работников управления делами в установленном порядке;

готовит и представляет предложения о поощрении работников управления делами и применении к ним мер дисциплинарного взыскания, обеспечивает соблюдение ими действующего законодательства и правил внутреннего трудового распорядка;

участвует в работе совещаний, проводимых главой города Ставрополя, вице-мэром города Ставрополя, первыми заместителями главы администрации города Ставрополя, заместителями главы администрации города Ставрополя по вопросам, входящим в компетенцию управления делами;

организует работу работников управления делами в соответствии с требованиями законодательства о защите информации.

4.5. В период временного отсутствия управляющего делами его обязанности исполняет заместитель руководителя управления - руководитель организационного отдела управления делами администрации города Ставрополя.

4.6. Служебные обязанности работников управления делами определяются должностными инструкциями в соответствии с положениями об отделах управления делами.

4.7. Управление делами хранит и использует печать администрации города Ставрополя с изображением государственного герба Российской Федерации.

5. Права и обязанности

5.1. Управление делами для выполнения своих задач и функций имеет право:

5.1.1. Запрашивать и получать от отраслевых (функциональных), территориальных органов и структурных подразделений администрации города Ставрополя материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на управление делами, требовать своевременного представления всех необходимых материалов к заседаниям, совещаниям и другим мероприятиям, проводимым главой города Ставрополя, вице-мэром города Ставрополя, первым заместителем главы администрации города Ставрополя.

5.1.2. Проводить проверки исполнения отраслевыми (функциональными), территориальными органами и структурными подразделениями администрации города Ставрополя поручений главы города Ставрополя.

5.1.3. Проводить проверки организации контроля, установленного порядка работы с документами в отраслевых (функциональных), территориальных органах и структурных подразделениях администрации города Ставрополя.

5.1.4. Знакомиться с документами и материалами, необходимыми для выполнения возложенных на управление делами задач.

5.1.5. Вести переписку с организациями и должностными лицами по вопросам, входящим в компетенцию управления делами.

5.1.6. Вносить главе города Ставрополя предложения по вопросам, входящим в компетенцию управления делами.

5.1.7. Контролировать и требовать от руководителей отраслевых (функциональных), территориальных органов и структурных подразделений администрации города Ставрополя, муниципальных учреждений выполнения установленных правил работы с документами в администрации города Ставрополя.

5.1.8. Возвращать исполнителям в отраслевые (функциональные), территориальные органы и структурные подразделения администрации города Ставрополя, муниципальные учреждения служебную корреспонденцию, проекты правовых актов, издаваемых главой города Ставрополя, оформленные с нарушением установленных правил, для доработки.

5.1.9. Готовить в соответствии с функциями управления делами и в установленном порядке проекты правовых актов, издаваемых главой города Ставрополя, и других документов.

5.1.10. Привлекать в установленном порядке специалистов отраслевых (функциональных), территориальных органов и структурных подразделений администрации города Ставрополя к подготовке проектов документов, справочной информации и других материалов.

5.1.11. Участвовать в работе совещаний, семинаров, конференций администрации города Ставрополя, а также проводить совещания и семинары по тематике, отнесенной к компетенции управления делами.

5.1.12. Разрабатывать методические рекомендации в области совершенствования делопроизводства в отраслевых (функциональных), территориальных органах и структурных подразделениях администрации города Ставрополя.

5.2. Управление делами обязано:

5.2.1. Представлять по запросам главы города Ставрополя, вице-мэра города Ставрополя, первых заместителей главы администрации города Ставрополя и заместителей главы администрации города Ставрополя материалы по вопросам, отнесенным к компетенции управления делами.

5.2.2. Вести делопроизводство в соответствии с установленным порядком.

5.2.3. Организовывать и осуществлять выполнение возложенных на управление делами задач и полномочий.

6. Ответственность

Управляющий делами и руководители отделов управления делами несут персональную ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных задач и функций, разглашение конфиденциальных сведений, низкий уровень трудовой дисциплины.

ГАРАНТ:

См. также Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188

Управляющий делами администрации города Ставрополя

Г.П. Королева