Постановление главы администрации города Ставрополя от 16 апреля 2003 г. N 2110 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Ставрополя" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление главы администрации города Ставрополя
от 16 апреля 2003 г. N 2110
"Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации
города Ставрополя"

С изменениями и дополнениями от:

6 апреля 2004 г.

ГАРАНТ:

Постановлением главы города Ставрополя от 27 февраля 2009 г. N 610 настоящее постановление признано утратившим силу

В связи с необходимостью обновления организации документооборота постановляю:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации города Ставрополя, согласно приложению.

ГАРАНТ:

См. также См. Постановление администрации города Ставрополя от 30 августа 2011 г. N 2450 "О Регламенте администрации города Ставрополя"

2. Постановление главы города Ставрополя от 21.10.96 N 2656 по данному вопросу признать утратившим силу.

3. Настоящее постановление главы администрации вступает в силу со дня его подписания.

Глава администрации города Ставрополя

Д.С. Кузьмин

Информация об изменениях:

Постановлением главы города Ставрополя от 6 апреля 2004 г. N 1534 в настоящую инструкцию внесены изменения

См. текст инструкции в предыдущей редакции

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Ставрополя
(утв. постановлением главы администрации города от 16 апреля 2003 г. N 2110)

С изменениями и дополнениями от:

6 апреля 2004 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет единую систему общего (несекретного) делопроизводства в администрации города Ставрополя (далее - администрация), устанавливает организацию документооборота: порядок приема, учета, прохождения, а также подготовки, оформления и рассылки служебных документов, подготовки документов к последующему хранению и использованию.

ГАРАНТ:

См. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

1.2. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией, но с учетом требований настоящей Инструкции.

ГАРАНТ:

См. Закон РФ от 21 июля 1993 г. N 5485-I "О государственной тайне"

См. также инструкцию о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне, утвержденную постановлением Правительства РФ от 6 февраля 2010 г. N 63

1.3. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников подразделений администрации.

1.4. 0тветственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации (далее - подразделения) возлагается на их руководителей.

Работники администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.5. Проекты организационно-распорядительных и других служебных документов на стадии их подготовки в администрации являются конфиденциальными.

С содержанием проектов постановлений, распоряжений главы города Ставрополя (далее - глава города), других служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства администрации.

ГАРАНТ:

См. Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188

1.6. Об утрате документов работники подразделения немедленно сообщают своему руководителю и управляющему делами администрации города Ставрополя. В этом случае руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется управляющий делами и докладывается руководству администрации.

1.7. Передача работниками подразделений документов или их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководителя подразделения.

Работать с документами разрешается только в служебных помещениях.

1.8. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляются специально на то уполномоченными работниками, а также комитетом информационной политики и аналитической работы администрации.

1.9. Организация единой системы делопроизводства, документационного обеспечения деятельности администрации, подготовка рекомендаций и методических материалов по вопросам делопроизводства, контроль за соблюдением требований ГОСТов, настоящей Инструкции осуществляются управляющим делами.

1.10. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, а также в случае отсутствия по другой причине работник подразделения обязан передать находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдать числящиеся за ним документы.

1.11. Экземпляр настоящей Инструкции выдается каждому сотруднику под расписку.

ГАРАНТ:

См. также постановление администрации города Ставрополя от 2 апреля 2010 г. N702 "Об утверждении Положения о разработке должностных инструкций муниципальных служащих администрации города Ставрополя, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов "

1.12. Основные функции ответственных за делопроизводство

На работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях администрации, возлагаются следующие основные функции:

прием, учет и распределение поступающих в подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, и документов зарегистрированных;

передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;

учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их адресату;

контроль за прохождением документов в подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка руководителю подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;

ввод в базу данных (в т.ч. электронную) подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

проверка наличия в подразделении документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" и представление в управление делами соответствующих актов;

печатание проектов поручений, служебных писем за подписью руководителя подразделения и других документов;

контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов;

разработка номенклатуры дел подразделения;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;

ознакомление сотрудников подразделения с копиями федеральных законов, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации, законов Ставропольского края, постановлений, распоряжений Губернатора, постановлений Правительства, решений Государственной Думы Ставропольского края и Ставропольской городской Думы, правовыми актами главы города Ставрополя, а также распорядительными документами и информационными материалами, поступившими в подразделение;

прием и передача служебной информации по средствам факсимильной связи, установленным в подразделении;

организация использования в подразделении средств копировально-множительной техники;

проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами;

подготовка заявок на получение канцелярских принадлежностей, а также их учет и выдача работникам подразделения;

контроль за соблюдением в подразделении установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами.

2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

2.1. Служебная корреспонденция, а также материалы электронной почты поступившие в администрацию принимаются и учитываются в канцелярии управления делами (далее - канцелярия).*

Прием, регистрация и первичное рассмотрение обращений граждан, поступающих в администрацию осуществляется в отделе приема граждан.

ГАРАНТ:

См.:

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

Закон Ставропольского края от 12 ноября 2008 г. N 80-кз "О дополнительных гарантиях права граждан Российской Федерации на обращение в Ставропольском крае"

2.2. Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Лично", вскрываются. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, а также указанных к ним приложений.

При отсутствии в конверте какого-либо документа или приложения на документе делается соответствующая отметка: "Без приложений", "Без..." и он передается в приемную главы администрации или заместителя главы администрации. Возможно решение вопроса о досылке недостающего документа с помощью телефонного разговора с адресатом.

2.3. Конверты сохраняются и прилагаются к судебным повесткам, а также к документам в том случае, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа. В остальных случаях конверты после вскрытия и проверки наличия документов уничтожаются.

Ошибочно доставленная корреспонденция отправляется по принадлежности или возвращается адресату.

2.4. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Нерегистрируемые документы определяются в соответствии с установленным перечнем (приложение 1).

2.5. На каждом поступившем документе в правом углу нижнего поля первого листа проставляется регистрационный штамп.

На документах, подлежащих регистрации, в регистрационном штампе указываются дата поступления документа, входящий номер и индекс приемной, в которую будет направлен документ.

Документам, не подлежащим регистрации, входящий номер не присваивается.

2.6. На каждый документ, подлежащий регистрации, заполняется (электронная или сигнальная) карточка, в которой указываются необходимые данные о документе

в графу "Корреспондент" вносятся данные о месте издания документа и название организации;

в графе "Дата поступления и индекс документа" указываются дата поступления документа, его входящий номер и индекс приемной, в которую будет передан документ;

в графе "Краткое содержание" указываются вид документа, его заголовок или содержание просьбы, а также количество листов.

Остальные графы карточки, в которых отражается весь ход рассмотрения документа, заполняются ответственными работниками.

2.7. Документы регистрируются в канцелярии в журналах регистрации входящих документов (приложение 2) и передаются в соответствующее подразделение под расписку.

Поступающие телеграммы записываются в реестр и незамедлительно передаются под расписку в приемную главы города, вице-мэра города, заместителей главы города или руководителю подразделения.

2.8. Письма, заявления, телеграммы, жалобы и телефонные звонки граждан на телефон доверия Губернатора и главы администрации регистрируются в отделе приема граждан администрации города для дальнейшей работы.

2.9. Организационно-распорядительные документы вышестоящих органов (законы, указы, постановления, распоряжения, протоколы) регистрируются в канцелярии.

2.10. Зарегистрированные документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления. Документы с грифом "Для служебного пользования", с пометкой "Весьма срочно" и "Срочно" оформляются и незамедлительно передаются по назначению.

* Документы, поступившие из других организаций минуя канцелярию, должны быть обязательно зарегистрированы в канцелярии

3. Организация работы с документами в администрации

3.1. Корреспонденция, поступающая в приемные руководителей, как правило, должна рассматриваться в день ее доставки.

3.2. Указание по исполнению документа дается в форме резолюции, которая проставляется на документе ниже реквизита "Адресат", а при необходимости - на любой свободной от текста площади (кроме полей) первого листа документа. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом (глава города, вице-мэр города, первый заместитель главы города, заместитель главы города, руководитель подразделения) и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (приложение 3).

Если в качестве исполнителей документа указаны несколько лиц, то ответственным исполнителем считается лицо, которое в резолюции указано первым или имеющее напротив своей фамилии пометку "Созыв".

3.3. Ответственный исполнитель с учетом важности содержащихся в документе вопросов организует подготовку предложений по их решению и вносит эти предложения на рассмотрение главе города или заместителю главы города.

3.4. Все отметки о прохождении и исполнении документов фиксируются в канцелярии или в отделе приема граждан администрации.

Информация о ходе и результатах исполнения документа представляется исполнителями документа в канцелярию или в отдел приема граждан.

3.5. Если документ направляется на исполнение в подведомственную или другую организацию, то об этом ставится в известность учреждение или организация, откуда он поступил (по просьбе заявителя).

3.6. Распорядительные документы вышестоящих органов, а также организационно-распорядительные документы Губернатора и Правительства СК исполняются в срок, указанный в этих документах, служебные документы - в течение срока, указанного в резолюции, если нормативными актами по отдельным видам документов не установлен иной срок исполнения.

3.7. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа, затем на учетно-контрольной карточке в графе "Резолюция, или кому направлен документ" и содержит краткую справку об исполнении (например: "Вопрос обсужден...", "Принято постановление от... N ...", "Дано разъяснение в личной беседе ..." и т.д.), слова "В дело", номер дела, в которое должен быть подшит документ, дату и подпись лица, ответственного за исполнение документа в соответствии с резолюцией.

4. Контроль за исполнением документов

Общие правила

4.1. Общий контроль за сроками исполнения ведется по всем зарегистрированным документам.

4.2. Документы берутся на контроль, ведение которого определено Положением о порядке исполнения и контроля за исполнением постановлений, распоряжений и поручений Губернатора Ставропольского края, Правительства Ставропольского края, Думы Ставропольского края, Ставропольской городской Думы и главы города Ставрополя и должностными инструкциями.

4.3. Взятые на контроль документы должны иметь специальную отметку: букву "К", слово "Контроль", штамп "Взято на контроль" или "Контроль" на левом поле первого листа документа (кроме полей). В администрации используется компьютерная программа "Контроль".

4.4. Контроль за исполнением должен обеспечивать:

- максимально полный охват документов, подлежащих исполнению;

- своевременное исполнение контрольных документов и снятие их с контроля.

4.5. Систему контроля за исполнением документов обеспечивают:

- перечень документов;

- регистрационно-контрольная карточка - в том числе в электронном виде (компьютерная программа "Контроль");

- картотека регистрации писем и заявлений граждан;

- справки, информации с предложением о снятии с контроля и другие документы по результатам исполнения (планы мероприятий);

- должностные инструкции.

4.6. Документ перспективного характера и длительного срока действия считается исполненным, если выполнен утвержденный план мероприятий, намечавшийся для организации его исполнения, и представлена справка об этом лицу, поставившему документ на контроль и подлежит снятию с контроля.

4.7. Постановления и распоряжения главы города снимаются с контроля соответственно постановлением и распоряжением главы города или документом руководителя, поставившего документ на контроль.

5. Сроки исполнения документов

5.1. Устанавливаются индивидуальные и типовые сроки исполнения документов.

Индивидуальные сроки устанавливаются главой города или руководителем подразделения в его резолюции в соответствии со сроками, указанными в самом документе. Остальные документы контролируются по типовым срокам.

Срок исполнения исчисляется: для входящих документов - со дня поступления документа, для внутренних - со дня подписания, для исходящих - со дня отправки.

Индивидуальные сроки исполнения исчисляются с даты написания резолюции.

5.2. Срок исполнения продлевается только тем лицом, которое этот срок установило. Продление срока исполнения должно быть оформлено не позже, чем за 2 - 3 дня до истечения срока, если в процессе исполнения выявляется невозможность его соблюдения. В противном случае документ считается неисполненным в срок.

5.3. Контроль за исполнением документов осуществляется как в ходе исполнения, то есть до истечения срока исполнения (предварительный контроль), так и после истечения или продления срока (последующий контроль).

В ходе исполнения контролируются документы, подлежащие особому контролю. Другие документы контролируются по истечении срока исполнения.

6. Документационное обеспечение деятельности администрации

6.1. Управленческая деятельность администрации осуществляется в соответствии с Уставом города Ставрополя и положением об администрации путем издания основных видов организационно-распорядительных документов: постановлений, распоряжений, приказов, поручений и других документов.

6.2. Порядок подготовки, оформления и издания организационно-распорядительных документов, а также писем и телеграмм в администрации устанавливается в соответствии с требованиями действующих ГОСТов, настоящей Инструкции и осуществляется в следующем порядке:

составление проекта документа;

печатание;

согласование;

визирование;

подписание;

регистрация;

обработка;

тиражирование;

отправка адресатам.

6.3. Управленческие документы печатаются на бланках, изготовленных типографским способом с использованием только черной краски.

При изготовлении бланков на организационно-распорядительную документацию и пользовании ими следует строго руководствоваться требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланки документов могут изготавливаться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов.

При переписке внутри подразделений организации бланк не используется.

Бланки, используемые в администрации в переписке с иностранными корреспондентами не применяются.

6.4. На бланках организационно-распорядительных документов главы города используется изображение герба Российской Федерации и герба города Ставрополя, выполненное только типографским способом *.

6.5. Документы, создаваемые в администрации города, печатаются с использованием текстового редактора WinWord 2000 или в другом, совместимом с ним, формате шрифтом Times New Roman Суr размером N 14 через 1,5 межстрочного машинописного (1 компьютерный) интервала.

Для печатания документов постоянного срока хранения используются лазерные принтеры, для документов долговременного срока хранения возможно использование матричных принтеров.

Допускается печатание документов на пишущей машинке.

6.6. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 25 мм, нижнее - 20 мм.

6.7. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

6.8. Документы оформляются на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в установленном порядке.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматом А3, А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

* Гербовые бланки подлежат учету, на каждом гербовом бланке типографским способом или нумератором должен быть проставлен порядковый номер

7. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов

7.1. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу

Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную или служебную информацию ограниченного распространения.

7.2. Заголовок к тексту документа

Заголовок составляется ко всем документам, за исключением поручений, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Он формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене..., "Об организации...", "О состоянии...").

Не рекомендуется включать, в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера предписываемых действий (например, "О Петрове Н.К.").

Заголовки к тексту таких документов, как инструкция, штатное расписание, структура и штатная численность, протокол, правила, устав, должны сочетаться в падеже с наименованием документа (например, "Должностная инструкция (кого?) начальника отдела").

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. В необходимых случаях в документах большого объема составляются подзаголовки. Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля по 28 знаков в строке, если количество знаков в нем не превышает 140, и от левой до правой границы поля, если количество знаков больше 140.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный машинописный ("точно" - компьютерный) интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

7.3. Текст документа

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля

В постановлениях главы города текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в постановлениях главы города завершается словом "постановляю" от левого поля.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точкой (1.1.).

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение), должны соответствовать структуре основного правового акта (приложения 4, 5, 6, 7), с обязательным указанием его заголовка, даты и номера.

7.4. Подпись

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный машинописный ("точно" - компьютерный) интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности) не допускается.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей через 1,5 межстрочного машинописного (1- компьютерный) интервала.

При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью (приложение 8).

7.5. Дата

Обязательным реквизитом каждого документа является дата подписания (принятия), утверждения, составления или согласования документа.

Датой протокола совещания, заседания комиссии является дата их проведения. Датой постановления, распоряжения, приказа, письма, докладной записки является дата их подписания, датой акта - дата события или время проверки.

Датой любого подписываемого или утверждаемого документа считается дата его подписания или утверждения.

На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Дата на организационно-распорядительных документах проставляется цифровым способом.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 28.07.2004 или словесно-цифровым способом, например: 05 июня 2003 г.

7.6. Индекс (номер) документа

На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под (за) датой (памятка написания документа приложение 9).

7.7. Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения (таблицы)

Приложения к актам главы города оформляются на отдельных листах бумаги.

При наличии приложений к акту главы города в тексте акта на них обязательно делается ссылка (приложения 4, 6, 7).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков (приложения 10, 11).

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Например:

Заголовок строк	Заголовок граф
	Подзаголовки граф
1	2	3	4	5
Подзаголовки строк

Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более, чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его.

Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с пропиской буквы.

Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в родительном падеже, во множественном числе. Единицу измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одной единице измерения.

Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то единицы измерения следует писать после заголовка каждой графы в скобках.

Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то единицы измерения следует вынести в отдельную графу.

Повторяющиеся друг под другом слова в одной и той же графе таблицы могут быть заменены кавычками.

Заменять кавычками цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов не допускается.

Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.

В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин. При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире.

Страницы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второй страницы.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный машинописный ("точно" - компьютерный) интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой, шрифтом N 10. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок (приложения 10, 11).

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются арабскими цифрами. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами.

Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений (приложение 9).

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже, через 1,5 межстрочного машинописного (1 компьютерный) интервала, дается ссылка на акт главы города. Все составные части реквизита центрируются относиетельно# самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный машинописный ("точно" компьютерный) интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами без знака N и без точки (приложения 4, 5, 6, 7).

При наличии в тексте акта формулировки - утвердить прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д., на самом приложении в правом верхнем углу печатается слово "утверждено" или "утвержден" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер (приложения 4, 5, 6, 7).

Слово "утверждено" или "утвержден" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - утверждено, программа - утверждена, мероприятия - утверждены.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано в разрядку (положение, перечень, список и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала (приложения 4, 5, 6, 7).

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

7.8. Визирование документа

Визирование проектов организационно-распорядительных документов осуществляется в соответствии с порядком, утвержденным постановлением главы администрации.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника. При отсутствии места на данной странице - на новом листе.

При этом необходимо учитывать, что при визировании на оборотной стороне левое поле должно быть равно 10 мм, а правое - 35 мм.

Если имеется замечание по проекту, оно оформляется пояснительной запиской или замечанием (приложение 12).

7.9. Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.

Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи.

Копия документа воспроизводится рукописным, машинописным способами или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным и машинописным способами текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

7.10 Ответственность за качество подготовки проектов актов главы города, полную комплектность и согласование проектов актов с заинтересованными органами и организациями несут руководители подразделений, вносящие эти проекты, а также сотрудники подразделений, участвующие в их проработке.

8. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов

8.1. Письма печатаются на бланках установленной формы и имеют следующие реквизиты: дата, исходящий номер, ссылка на номер и дату, адресат, текст, подпись.

8.2. Дата оформляется установленным цифровым способом (см.раздел 7. пункт 7.5.).

8.3. Исходящий номер состоит из индекса руководителя, номера дела по номенклатуре и порядкового номера документа в пределах года, который берется в канцелярии, например: 01-1/321, где 01 - индекс приемной руководителя или подразделения, 1 - номер дела по номенклатуре, 321 - порядковый регистрационный номер.

8.4. Адресат включает наименование организации (структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилию получателя. Если письмо или телеграмма адресованы частному лицу - инициалы и фамилию лица.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу (приложение 13, 14).

8.5. Текст письма и телеграммы излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем и т.д.) или от третьего лица единственного числа (администрация вносит, управление представляет и т.д.).

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (приложение 15).

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату.

При оформлении телеграммы и письма реквизит "Подпись" включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилия).

8.6. При ответе на поступивший документ в тексте письма или телеграммы обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ, в соответствующей графе бланка.

Состав реквизитов письма может включать реквизит "Заголовок" и реквизит "Приложение" (приложение 13).

8.7. Письма на бланке "Глава города Ставрополя" подписываются лично главой города, вице-мэром города; на бланке "Администрация города Ставрополя" - заместителями главы города, управляющим делами.

Каждое письмо, направляемое в центральные органы власти, считается исполненным после получения на него письменного или устного ответа из того органа, куда оно направлялось.

8.8. При направлении письма или телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки (в 2-х экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов (приложение 14).

8.9. Исходящая корреспонденция принимается канцелярией и приемной граждан до 17 часов и отправляется в этот же день.

Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются незамедлительно.

Степень срочности доставки документа определяется лицом, подписавшим документ.

При получении документов на отправку работники канцелярии проверяют наличие подписей, исходящих номеров, наличие приложений, указанных в основном документе, уточняют наименование адресата.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Работники канцелярии, приемной граждан и приемных руководителей проводят работу по подготовке корреспонденции к отправке и сдают ее в отделение связи в соответствии с реестром на отправляемую корреспонденцию.

9. Машинописные работы

В администрации печатаются только материалы служебного характера.

В подразделениях, как правило, печатаются проекты актов главы города, вице-мэра города, проекты писем за подписью главы города, вице-мэра города, заместителей главы, служебные письма за подписью руководителей подразделений, заявки, документы внутреннего характера и т.д. Подготовка документов в подразделениях осуществляется непосредственно ответственными исполнителями с использованием компьютерной техники.

9.1. Материалы печатаются в порядке их поступления и срочности. Весьма срочные работы выполняются в течение 1-3 часов, срочные - в течение 3-5 часов, обычные - до 2 дней (в зависимости от объема и сложности материала сроки могут меняться).

Документы, сданные и работу после 17 часов, печатаются, как правило, на следующий день.

9.2. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы:

написанные небрежно и неразборчиво;

правленые карандашом;

трудно читаемые факсимильные копии;

уменьшенные и нечеткие светокопии материалов.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилии, специальных терминов, иностранных слов и географических названий.

В случае, если документ первоначально готовился в подразделении с использованием компьютерной техники, исполнитель представляет копию документа на дискете 3,5 дюйма. При этом в работу принимаются документы в формате текстового редактора WinWord 2000 или в другом, совместимом с ним.

Печатание документов под диктовку не производится. Все рукописи, сданные для печатания, регистрируются в специальном журнале учета печатных работ.

9.3. Печатание документов производится на бланках установленной формы или бумаге формата А4 на одной стороне листа. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Тексты документов на бланках формата А4 печатаются через полтора межстрочных машинописных интервала (1-компьютерный), на бланках формата А5 - через один межстрочный машинописный ("точно" - компьютерный) интервал.

Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю, для вычитывания текста.

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер страницы проставляется арабскими цифрами в правом углу верхнего поля документа.

Регистрация выполненных печатных работ ведется в специальных журналах.

9.4. Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, подлежат учету.

Испорченные экземпляры отпечатанного документа уничтожаются (за исключением гербовых бланков, которые уничтожаются по акту).

9.5. Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком под расписку передаются исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому лицу без разрешения руководителя - заказчика запрещена.

10. Копировально-множительные работы

10.1. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате администрации проводится централизованно в общем отделе, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях.

10.2. В общем отделе администрации копируются служебные материалы и документы по заказам ответственных работников. Объем копий свыше 10 копий выполняется только с разрешения управляющим делами. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы (приложение 16).

10.3. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более АЗ.

10.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями подразделений и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа управляющим делами.

10.5. Сотрудники общего отдела, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с установленными правилами, а также требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику после записи в соответствующем журнале под расписку.

10.6. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах.

Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель подразделения, в котором установлен копировальный аппарат.

10.7. При копировании документов на рассылку адресатам используется оборотная сторона листа.

10.8. Копирование бланков документов любого вида запрещается.

11. Организация и проведение звукозаписи мероприятий

11.1. Организация и обеспечение качественной звукозаписи мероприятий, проводимых главой города, осуществляются организационным отделом.

11.2. При проведении мероприятий наряду со звукозаписью может проводиться стенографическая запись, которая оформляется в специальных стенографических тетрадях, подлежащих хранению в управлении делами администрации.

11.3 .Запись выездных мероприятий производится только с разрешения главы города, вице-мэра города.

12. Организация приема и передачи документов с использованием факсимильной связи

12.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов органам государственной власти и организациям, размещенным вне здания администрации, и устанавливаются в приемных руководителей или в подразделениях.

12.2. Передача с использованием средств факсимильной связи документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", не разрешается.

Категорически запрещается передача по средствам факсимильной связи секретных документов.

12.3. С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением (первые экземпляры или их ксерокопии) на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

12.4. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем подразделения.

Факсограммы, направляемые зарубежным адресатам, должны быть завизированы главой города.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

12.5. Непосредственно передачу и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильного аппарата.

На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер его факса; эти записи закрепляются подписью ответственного лица.

Оригинал принятой факсограммы регистрируется в канцелярии и передается главе города, с резолюцией руководителя (его заместителя) исполнителю, о чем делается пометка в соответствующем журнале.

В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству.

12.6. Оригиналы переданных и принятых факсограмм учитываются в журналах установленной формы (приложение 16).

Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющие срок хранения один год.

12.7. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

13. Составление номенклатуры дел

13.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в администрации города Ставрополя, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

13.2. В администрации составляются номенклатуры дел подразделений (приложение 18) и сводная номенклатура дел администрации (приложение 19).

13.3. Номенклатура дел подразделения составляется до 15 ноября текущего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении, подписывается руководителем подразделения, согласовывается с управляющим делами.

13.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о подразделении, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел, за предшествующие годы. В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности подразделения, справочных и контрольных картотек, личных дел, а также номенклатуры дел подразделения.

13.5. Номенклатура дел имеет 5 обязательных граф.

Индекс дела (графа 1) состоит из номера подразделения, условного цифрового обозначения вопроса по классификатору и по рядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения.

Заголовок дела (графа 2) должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

Сроки хранения дел (графа 4) указываются, со ссылкой на номера статей перечня (типового, ведомственного), а при его отсутствии - на типовую или примерную номенклатуру. При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертной комиссией администрации.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое подразделение для продолжения и др.

13.6. Сводная номенклатура дел администрации составляется общим отделом на основании номенклатур дел подразделений, подписывается управляющим делами, согласовывается с экспертной комиссией администрации, центральной экспертной комиссией при архивном отделе администрации и утверждается главой города.

После утверждения номенклатуры дел администрации подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

В течение года по согласованию с управляющим делами в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

13.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, согласуется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В случае изменения функций и структуры администрации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

13.8. В соответствии с номенклатурой дел и по установленной форме (приложение 20) оформляются обложки дел текущего делопроизводства. На обложке помещаются следующие реквизиты: наименование подразделения, индекс дела, заголовок, срок хранения документов, номер статьи по перечню, начальная и конечная даты документов дела.

13.9. По окончании календарного года ответственными за делопроизводство подразделений в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел подразделения, сообщаются ответственному за ведомственный архив, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи (продолжение приложения 18).

ГАРАНТ:

См. Закон Ставропольского края от 28 июля 2005 г. N 35-кз "Об архивном деле в Ставропольском крае"

14. Формирование дел

14.1. Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

14.2. Подлежащие формированию в дела документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, иметь необходимые подписи, даты, номера, отметки об исполнении и списаны исполнителем в дело. Выявленные работником, ответственным за делопроизводство недостатки в оформлении документов и дел должны быть устранены исполнителем.

14.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

- документы с разными сроками хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года, исключения составляют: переходящие дела, личные дела;

- запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, находящиеся на контроле и подлежащие возврату;

- дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. (при большем количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов под одним и тем же номером);

- с документов должны быть удалены скрепки и булавки.

14.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов.

14.5. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

14.6. Распорядительные документы группируются в дела по видам с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

14.7. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

14.8. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

14.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

15. Обеспечение сохранности и использование архивных документов

ГАРАНТ:

См. Закон Ставропольского края от 28 июля 2005 г. N 35-кз "Об архивном деле в Ставропольском крае"

15.1. Дела в подразделениях хранятся в вертикальном положении в закрывающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии номенклатурой дел.

Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

15.2. Руководители подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел и при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту все имеющиеся дела, журналы регистрации, картотеки вновь назначенному работнику.

15.3. Законченные делопроизводством дела в течение одного года находятся в подразделениях по месту их формирования. Затем дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу по описям сдаются ответственному лицу на хранение до передачи их в архивный отдел администрации.

15.4. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в ведомственный архивный отдел администрации не подлежат, они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат выделению в макулатуру в установленном порядке.

15.5. В случае ликвидации или реорганизации подразделения работник ответственный за делопроизводство обязан передать документы в соответствии с номенклатурой дел подразделения в архивный отдел независимо от сроков хранения.

15.6. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам подразделений администрации с разрешения управляющего делами на срок не более 10 дней. Выдача и возврат дел осуществляется под расписку и регистрируется в журнале. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, (-$%*a# дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

15.7. Ответственный за хранение дел администрации обеспечивает сохранность, организует использование документов и выдает в установленном порядке, по резолюции управляющего делами администрации города, копии, выписки из документов работникам администрации, а также заинтересованным учреждениям, организациям и гражданам.

15.8. По истечении срока ведомственного хранения документы постоянного срока хранения, являющиеся частью Архивного фонда Российской Федерации, передаются в установленном порядке в архивный отдел администрации города.

(Образцы других используемых документов по делопроизводству в администрации города приложения 20 - 24).

16. Изготовление и использование печатей и штампов

16.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации, производится по разрешению главы города, вице-мэра города.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписей главы города, вице-мэра города, заместителей главы города, а также лица, ответственные за использование указанных штампов, определяются лично главой города, вице-мэром города или заместителями главы города соответственно.

Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписей главы города, вице-мэра города, заместителей главы города подписывается главой города, вице-мэром города .

16.2. Управление делами администрации города по представленным заявкам оформляет заказ на изготовление печатей и штампов.

16.3. Все изготовленные печати и штампы учитываются в секторе N 2 и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.

16.4. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставятся печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

16.5. На рассылаемых копиях актов главы города проставляется круглая (негербовая) печать с надписью: "Общий отдел администрации города Ставрополя".

16.6. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

16.7. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте, при этом он должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

16.8. Печати должны храниться в надежно закрываемых и опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

16.9. Штампы с факсимильным воспроизведением подписей главы города, вице-мэра города, заместителей главы города разрешается при необходимости использовать на копиях документов, подписанных в установленном порядке. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.

16.10. Об утере печати или штампа незамедлительно сообщается в управление делами администрации города, которое информирует об этом руководство администрации.

16.11. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в сектор N 2, где они уничтожаются по акту.

16.12. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений.

16.13. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов возлагается непосредственно на работников, в пользовании которых находятся печати и штампы.

16.14. Сотрудник, которому были выданы печати или штампы, при оставлении должности обязан сдать их в сектор N 2.

17. Порядок подготовки и оформления поручений главы города, вице-мэра города и заместителей главы города

17.1. Документальное оформление, а также контроль за исполнением перечня поручений или отдельных поручений главы города, вице-мэра города или его первых заместителей производится в соответствии с Положением о контроле за исполнением поручений главы города, вице-мэра города Ставрополя и первого заместителя главы города Ставрополя.

Управляющая делами администрации города Ставрополя

Г.П. Королева

Приложение 1

Перечень
документов, не подлежащих регистрации
в автоматизированной системе "Канцелярия"

Периодические сводки и другие документы информационного характера

Документы, поступившие в адрес общественных организаций

Поздравительные письма, телеграммы

Пригласительные билеты

Судебные и другие повестки*

Незаполненные формы и бланки

Газеты, журналы и другие периодические издания

Рекламные проспекты, буклеты, открытки, брошюры, плакаты

Оперативные сводки и бюллетени

Личные письма, не подлежащие вскрытию

Формы и бланки статотчетности

Повестки дня заседаний у главы администрации и у заместителей администрации города Ставрополя

Анонимные письма неопределенного содержания

* Судебные и другие повестки записываются в журнал для

регистрации входящей корреспонденции и передаются по назначению

под расписку.

Приложение 2

Журнал регистрации входящих документов

Дата поступления документа и индекс документа	Корреспондент	Дата и индекс документа	Краткое содержание документа	Резолюция, или кому направлен документ	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6

Информация об изменениях:

Постановлением главы города Ставрополя от 6 апреля 2004 г. N 1534 в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение 3

Образец резолюции должностного лица*

С изменениями и дополнениями от:

6 апреля 2004 г.

Глава
города Ставрополя
Ставропольского края

И.О. Фамилия

И.О. Фамилия (созыв)

И.О. Фамилия

Прошу подготовить проект постановления по данному вопросу, предварительно уточнив с соответствующими организациями** дальнейшие перспективы такого сотрудничества

Срок-10.02.2003

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата _______________N_____

* Резолюция оформляется на отдельном листе формата А 6.

** Указывается наименование органа, организации, направивших документ, и инициал и фамилия должностного лица, подписавшего документ.

ГАРАНТ:

Не приводится

Информация об изменениях:

Постановлением главы города Ставрополя от 6 апреля 2004 г. N 1534 настоящее приложение изложено в новой редакции

Текст приложения в предыдущей редакции не приводится

Приложение 14

к постановлению

главы города Ставрополя

от 16 марта 2003 г. N 2110

(в редакции постановления главы

администрации города Ставрополя

от 6 апреля 2004 г. N 1534)

(с изменениями от 6 апреля 2004 г.)

Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресации документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

	Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения
	Главному бухгалтеру В.М. Кочетову

При адресации письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

	Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
	Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов города Ставрополя

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

	Образцову О.П.
	ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский район, Тульская область, 301264

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.