Постановление главы города Ставрополя от 27 февраля 2009 г. N 610 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Ставрополя"

В целях совершенствования работы со служебными документами, обеспечения их сохранности в администрации города Ставрополя постановляю:

1. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в администрации города Ставрополя.

2. Должностным лицам администрации города Ставрополя, отраслевым (функциональным) и территориальным органам администрации города Ставрополя и их структурным подразделениям руководствоваться требованиями инструкции по делопроизводству в администрации города Ставрополя.

ГАРАНТ:

См. Постановление администрации города Ставрополя от 30 августа 2011 г. N 2450 "О Регламенте администрации города Ставрополя"

3. Признать утратившими силу постановление главы администрации города Ставрополя от 16.04.2003 N 2110 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Ставрополя" и постановление главы города Ставрополя от 06.04.2004 N 1534 "О внесении изменений и дополнений в приложение к постановлению главы администрации города Ставрополя от 16.04.2003 N 2110 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Ставрополя".

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания.

Глава города Ставрополя

Н.И. Пальцев

Инструкция
по делопроизводству в администрации города Ставрополя
(утв. постановлением главы города Ставрополя от 27 февраля 2009 г. N 610)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Ставрополя разработана в соответствии с ГОСТом Р 6.3-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 "О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Уставом города Ставрополя, нормативными правовыми актами главы города Ставрополя.

1.2. Инструкция по делопроизводству в администрации города Ставрополя (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации города Ставрополя, ее отраслевых (функциональных), территориальных органах.

1.3. Порядок работы с документами, содержащими государственную тайну и "Для служебного пользования", регламентируется специальной инструкцией.

ГАРАНТ:

См. также инструкцию о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне, утвержденную постановлением Правительства РФ от 6 февраля 2010 г. N 63

1.4. Делопроизводство в администрации города Ставрополя организовано с использованием автоматизированных (компьютерных) программ подготовки, регистрации, поиска, контроля прохождения документов и сохранности документной информации на бумажных носителях и в электронном виде.

1.5. Организация, ведение, совершенствование единой системы делопроизводства по документационному обеспечению деятельности администрации города Ставрополя, методическое руководство, обеспечение контроля исполнения документов, контроль соблюдения требований настоящей Инструкции осуществляются управляющим делами администрации города Ставрополя.

ГАРАНТ:

См. постановление администрации города Ставрополя от 13 сентября 2010 г. N 2728 "Об утверждении Положения об управлении делами администрации города Ставрополя"

1.6. В структурных подразделениях администрации города Ставрополя ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение требований Инструкции к работе с документами возлагается на руководителей.

ГАРАНТ:

О структуре администрации города Ставрополя см. Решение Ставропольской городской Думы от 27 ноября 2013 г. N 422

1.7. Руководитель структурного подразделения администрации города Ставрополя назначает работника, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает прием, регистрацию, ознакомление работников с документами, контроль исполнения, информирование руководителя об исполнении документов и завершает работу с документами.

Должностные обязанности работника устанавливаются должностной инструкцией.

1.8. Работники администрации города Ставрополя несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них на исполнении документов.

Работа с документами разрешается только в служебных помещениях администрации города Ставрополя.

Передача работниками администрации города Ставрополя документов или их копий сторонним лицам допускается по письменному запросу с разрешения руководителя или управляющего делами администрации города Ставрополя.

1.9. При увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и в других случаях он обязан передать находящиеся у него на исполнении служебные документы другому работнику, исполняющему его обязанности (полномочия), при увольнении - сдать числящиеся за ним документы руководителю.

1.10. Информация, содержащаяся в документах или их проектах, может использоваться только в служебных целях, за исключением случаев, установленных действующим законодательством.

1.11. Об утрате документа работник немедленно докладывает руководителю.

1.12. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им служебной информации осуществляется уполномоченными работниками или комитетом информационной политики администрации города Ставрополя.

ГАРАНТ:

См. также Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"

1.13. Порядок работы с документами, установленный настоящей Инструкцией, обязателен для всех работников администрации города Ставрополя.

ГАРАНТ:

См. также постановление администрации города Ставрополя от 2 апреля 2010 г. N702 "Об утверждении Положения о разработке должностных инструкций муниципальных служащих администрации города Ставрополя, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов "

2. Документационное обеспечение управленческой деятельности

2.1. Управленческая деятельность администрации города Ставрополя обеспечивается системой взаимосвязанных документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией администрации города Ставрополя, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей администрации города Ставрополя.

2.2. Наименование видов документов, создаваемых в деятельности администрации города Ставрополя, соответствуют видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

3. Бланки документов и требования к ним

3.1. Документы оформляются на бланках установленного образца, с соблюдением состава реквизитов и требований к оформлению реквизитов, регламентируемых настоящей Инструкцией.

3.2. Документы администрации города Ставрополя оформляются на бланках с продольным расположением реквизитов.

Предложения о введении в делопроизводство необходимых бланков вносятся на рассмотрение главе города Ставрополя управляющим делами администрации города Ставрополя.

3.3. В деятельности администрации города Ставрополя используются следующие виды бланков:

постановление главы города Ставрополя;

распоряжение главы города Ставрополя;

глава города Ставрополя - мэр города Ставрополя;

вице-мэр города Ставрополя;

администрация города Ставрополя.

3.4. Бланки подлежат учету, ответственному хранению, списанию по актам.

3.5. Бланки документов используются строго по назначению. Передача бланков сторонним лицам запрещается.

3.6. При переписке внутри органов администрации города Ставрополя бланки не используются.

3.7. Бланки, используемые в деятельности администрации города Ставрополя, в переписке с иностранными корреспондентами не применяются.

4. Общие требования к оформлению документов и их реквизитов

4.1. При подготовке и оформлении документов в администрации города Ставрополя используется определенный состав и порядок расположения реквизитов в соответствии с ГОСТом Р 6.30 - 2003 (приложения 1, 1а, 1б).

Реквизиты 03 - 10 наносятся на бланки, изготавливаемые типографским способом.

Реквизиты 08, 10 - 30 используются в написании текстов документов на листах бумаги формата А4.

4.2. Документы имеют следующие размеры полей:

левое - 35 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 25 мм;

нижнее - 20 мм.

4.3. Документы печатаются в текстовом редакторе Microsoft Word или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 через один межстрочный интервал.

Допускается уменьшение размера шрифта в таблицах, но не менее размера N 10.

При печатании служебных документов используется краска черного цвета.

4.4. Наименование вида документа печатается прописными буквами.

4.5. Текст печатается с абзаца (12,5 мм) от левой границы поля на расстоянии до трех компьютерных интервалов от заголовка, без сокращений и без переносов в словах.

4.6. Перечисление однородных объектов или фамилий в списках оформляется в алфавитном порядке.

4.7. Фамилия, имя и отчество в списочных составах оформляются в две строки, на первой - фамилия, имя, на второй - отчество. Наименование должности располагается на уровне слова "отчество" (приложение 13).

4.8. При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами по центру верхнего поля листа.

Листы в приложениях к документу имеют собственную нумерацию.

4.9. На последний лист документа переносится не менее 3-х строк текста без учета реквизита "Подпись".

4.10. Не допускается перенос на другую строку или страницу инициалы без фамилии, знаки номера, процентов, градусов, минут, секунд без числа, цифры в оформлении дат, элементы почтового адреса.

4.11. Пояснения, замечания, особые мнения к основному документу оформляются пояснительной запиской или замечанием на отдельном листе (приложение 19).

4.12. Составляющие элементы реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Гриф согласования документа" и выражения "Приложение" допускается центрировать относительно самой длинной строки реквизита.

Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.

4.13. Элементы реквизитов документов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Заголовок к тексту", "Подпись", "Отметка об исполнителе" и выражения "Приложение", состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал "точно" (12 пт).

5. Оформление реквизитов документов

5.1. Дата документа

5.1.1. Обязательным реквизитом документа является дата его подписания (издания), утверждения, составления или согласования, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

5.1.2. Дата документа оформляется цифровым способом арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 05.06.2009.

5.1.3. Дата проставляется после наименования вида документа.

5.1.4. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

5.1.5. В исключительных случаях на документе указываются дата и время (издания, подписания), например: 21.07.2009, 20-05час.

5.2. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера. Допускается дополнение порядкового номера через косую черту индексом структурного подразделения, информацией о корреспонденте.

5.3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

5.3.1. Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется в письмах-ответах в установленном месте на бланке.

5.3.2. Наличие данного реквизита позволяет исключить из текста письма повторные ссылки на регистрационный номер, дату и заголовок документа, на который дается ответ.

5.4. Место составления или издания документа

Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

5.5. Адресат

5.5.1. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.

При адресовании физическому лицу инициалы указываются после фамилии.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается.

При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа.

5.5.2. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указываются в именительном падеже.

5.5.3. В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса оформляются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, и отделяются одним компьютерным интервалом от наименования организации или фамилии лица.

5.5.4. При адресовании письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

	Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
	Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

5.5.5. При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, инициалы и фамилия отделяются одним компьютерным интервалом, например:

	Генеральному директору объединения "Ростекстиль"
	И.О. Фамилия

5.5.6. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном, например:

	Прокуратура Ставропольского края Начальнику управления по надзору за исполнением федерального законодательства советнику юстиции
	И.О. Фамилия
	Октябрьской Революции проспект, д. 9/1, г. Ставрополь, Ставропольский край, 355000

5.5.7. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес, например:

	Фамилия И.О.
	просп. Новоясеневский, д. 12, кв. 32, Москва, 117574

(приложения 2, 3, 4, 5).

5.6. Гриф утверждения документа

5.6.1. Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа.

5.6.2. Утверждение документа производится должностным лицом (лицами) или утверждающим документом (постановлением, распоряжением, приказом, протоколом).

5.6.3. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), далее через один компьютерный интервал указывается наименование должности лица, интервал "точно" (12 пт), далее через один компьютерный интервал его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава города Ставрополя

________________ И.О. Фамилия

                                        личная подпись

"____"_______________ 200__

                                                  дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

5.6.4. При наличии в тексте утверждающего акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии и т.д.) - гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, согласующегося в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа: положение -УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, далее через один компьютерный интервал наименование утверждающего документа в творительном падеже, интервал "точно" (12 пт), его даты, номера, например, о мероприятии:

УТВЕРЖДЕНО

решением общего

собрания акционеров_

от 01.09.2008 N 123

5.7. Резолюция

5.7.1. Резолюция располагается на документе ниже реквизита "Адресат" на свободной от текста площади первого листа (кроме полей) или на отдельном листе.

5.7.2. В состав резолюции входят: инициалы, фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

5.7.3. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым или имеющее пометку "Созыв", ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

5.7.4. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

5.7.5. В случае оформления резолюции на отдельном листе дополнительно указываются регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция (приложение 6).

5.8. Заголовок к тексту

5.8.1. Заголовок к тексту составляется ко всем документам, за исключением писем-ответов по обращениям граждан, поручений, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленным на бумаге формата А5.

Заголовок вносят при регистрации в регистрационные формы: журналы, карточки, электронные базы данных.

5.8.2. Заголовок печатается от левой границы текстового поля по 28 знаков в строке, если количество знаков в нем не превышает 140, и от левой до правой границы текстового поля, если количество знаков больше 140.

5.8.3. Первое слово заголовка пишется с прописной буквы.

Заголовок пишется без кавычек, подчеркиваний и без изменения шрифта, в конце заголовка точка не ставится.

5.8.4. Заголовок кратко и точно раскрывает содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

5.8.5. Заголовок должен отвечать на вопросы:

о ком (о чем?), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

кого (чего?), например: Должностная инструкция ведущего специалиста.

5.8.6. Заголовок формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "О проведении_").

5.8.7. К тексту, отражающему несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно.

5.9. Отметка о контроле

Взятые на контроль документы имеют специальную отметку: букву "К", слово "Контроль", штамп "Взято на контроль" или "Контроль", которые размещаются на правом текстовом поле первого листа документа (кроме полей).

5.10. Текст документа

5.10.1. Текст документа оформляют в виде связного текста, таблицы, списка, анкеты, схемы или в виде соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться ясно, кратко, обоснованно, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.

5.10.2. Текст, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и основной (распорядительной).

В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй - решения, указания, выводы, просьбы, рекомендации.

Текст может содержать только основную (распорядительную) часть.

5.10.3. Изменения, вносимые в ранее принятый документ, должны соответствовать виду и структуре изменяемого документа, с обязательным указанием его вида, даты, номера и заголовка.

5.10.4. Текст излагается, как правило, от третьего лица единственного числа.

5.10.5. В документах, изданных по принципу единоначалия или лично, текст излагается от первого лица единственного числа ("постановляю", "предлагаю", "довожу до сведения", "сообщаю" и т.д.).

5.10.6. Сложный текст разбивается на разделы, пункты, подпункты.

Раздел нумеруется арабской цифрой с точкой. Раздел имеет заголовок, размещенный по центру текстового поля.

Пункты и подпункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовка не имеют.

5.11. Отметка о наличии приложения

5.11.1. Отметка о наличии приложения к документу оформляется с абзаца после завершения текста и отделяется от текста одним компьютерным интервалом (к правовым актам главы города Ставрополя см. раздел 6.1.).

5.11.2. Приложение, названное в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Приложения, не названные в тексте, оформляются с указанием наименований, например:

Приложение: Положение о жилищном управлении на 5 л. в 1 экз.

5.11.3. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Письмо комитета информационной политики

               от 01.05.2009 N 1/01-23 на 3 л. в 1 экз.

            2. Правила пользования _ на 7 л. в 1 экз.

5.11.4. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, если брошюр несколько - указывается их количество, например:

Приложение: 5 брошюр.

5.11.5. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то реквизит оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

5.11.6. Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков (приложения 7, 8).

5.11.7. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы (столбцы) и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Заголовки строк и граф пишутся в именительном падеже.

Заголовок графы пишется в единственном числе с прописной буквы, а подзаголовок со строчной. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

5.11.8. Если все данные таблицы приводятся в одной единице измерения, ее наименование выносят над таблицей справа в скобках. Различные единицы измерения пишутся после заголовка каждой графы в скобках или выносятся в отдельную графу.

Единицы измерения в таблицах пишутся в родительном падеже во множественном числе.

5.11.9. При отсутствии данных в графах таблицы ставится тире.

Повторяющиеся друг под другом слова в одной и той же графе таблицы могут быть заменены кавычками.

Замена кавычками цифр, математических знаков, знаков процента и номеров, обозначения марок материалов не допускается.

5.11.10. Графы таблиц нумеруются, если таблица печатается более чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф.

5.12. Подпись

5.12.1. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и расшифровка подписи (инициалы и фамилия), располагаемая на уровне последней строки наименования должности.

5.12.2. Реквизит "Подпись" отделяется от текста тремя компьютерными интервалами и печатается от левой границы текстового поля, последняя буква фамилии заканчивается правой границей текста.

5.12.3. На бланках "ГЛАВА ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ - МЭР ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ", "ВИЦЕ-МЭР ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ" в реквизит "Подпись" допускается не включать наименование должности, при этом последняя буква фамилии располагается у правого поля листа.

5.12.4. Если документ удостоверяется печатью, реквизит "Подпись" располагается не ниже 45 мм от нижней границы листа.

5.12.5. В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ подписывает работник, исполняющий его обязанности (полномочия). При этом указывают фактическую должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию (исправления можно внести от руки или машинописным способом).

Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

5.12.6. В случае подписания документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в соответствии с иерархией должностей, например:

Руководитель	личная подпись	И.О. Фамилия
Бухгалтер	личная подпись	И.О. Фамилия
Кассир	личная подпись	И.О. Фамилия

5.12.7. При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Директор комитета финансов и бюджета администрации города Ставрополя		Директор комитета информационной политики администрации города Ставрополя
Личная подпись	И.О. Фамилия	Личная подпись	И.О. Фамилия

5.12.8. В случае подписания документа, составленного комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей, например:

Председатель комиссии	Личная подпись	И.О. Фамилия
Секретарь комиссии	Личная подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии	Личная подпись	И.О. Фамилия

5.13. Гриф согласования документа

5.13.1. Гриф согласования документа включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), далее через один компьютерный интервал наименование должности лица, с которым согласован документ, включая наименование организации (интервал "точно" (12 пт)), далее через один компьютерный интервал личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), далее через один компьютерный интервал дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор ГОУ ВПО "Ставропольский

государственный университет"

________________ И.О. Фамилия

    личная подпись

"____"_______________ 200__

             дата

5.13.2. Гриф согласования располагается на документе ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем поле документа.

5.14. Визы согласования документа

5.14.1. Визы согласования документа оформляются при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

5.14.2. Виза включает в себя наименование должности визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования.

5.14.3. Визы согласования документа могут располагаться на отдельном "Листе согласования".

5.14.4. Визы руководителей на проекте правового акта главы города Ставрополя проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приложение 11).

5.14.5. Виза руководителя подразделения, подготовившего проект документа, проставляется на каждом листе второго экземпляра.

5.15. Оттиск печати

5.15.1. Оттиском печатей, используемых в деятельности администрации города Ставрополя, заверяется подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

5.15.2. Оттиск печати проставляют, захватывая окончание наименования должности лица и начало подписи должностного лица, не касаясь текста документа.

5.16. Отметка о заверении копии

5.16.1. Для заверения соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", должность лица, заверяющего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, оттиск печати, определяемой по усмотрению организации, например:

Верно Начальник управления кадровой политики администрации города Ставрополя Дата

Личная подпись Печать управления кадровой политики

И.О. Фамилия

5.16.2. На рассылаемых копиях правовых актов главы города Ставрополя проставляется оттиск печати общего отдела управления делами администрации города Ставрополя.

5.17. Отметка об исполнителе

5.17.1. Отметка об исполнителе в постановлениях или распоряжениях главы города Ставрополя проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа подлинника, в других документах - в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа, печатается шрифтом N 10 через интервал "точно" (12 пт).

5.17.2. Отметка об исполнителе, как правило, включает инициалы, фамилию, допускается указывать имя, отчество исполнителя полностью, номер контактного телефона. Подпись и дата исполнителя проставляется на последнем экземпляре документа.

5.17.3. На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

5.18. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

5.18.1. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело по номенклатуре дел включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа об исполнении или сведения об исполнении; слово "В дело"; номер дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ.

5.18.2. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, или исполнителем документа.

5.19. Отметка о поступлении документа в организацию

5.19.1. Отметка о поступлении документа в организацию располагается в правом углу нижнего поля первого листа или в любом свободном месте листа поступающей корреспонденции.

5.19.2. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

5.19.3. Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

5.20. Идентификатор электронной копии документа (колонтитул)

Идентификатором электронной копии документа (колонтитул) является отметка, проставляемая на оборотной стороне последнего листа подлинника документа и содержащая наименование файла на электронном носителе.

6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

6.1. Правовые акты главы города Ставрополя

6.1.1. Глава города Ставрополя в пределах своих полномочий издает правовые акты главы города Ставрополя - постановления по вопросам местного значения и иным вопросам, находящимся в ведении органов местного самоуправления города Ставрополя, а также распоряжения по вопросам организации работы администрации города Ставрополя (основной деятельности и по личному составу).

6.1.2. Правовые акты главы города Ставрополя оформляются на соответствующих бланках.

ГАРАНТ:

См. постановление главы города Ставрополя от 1 июля 2009 г. N 2064 "О правовых актах, принимаемых главой города Ставрополя"

6.1.3. Правовые акты главы города Ставрополя нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

6.1.4. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

В постановлениях констатирующая часть (преамбула) завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ: без кавычек, которая располагается от левой границы текстового поля и отделяется от преамбулы и констатирующей части одним компьютерным интервалом.

В распоряжениях распорядительная часть текста отделяется от преамбулы одним компьютерным интервалом.

6.1.5. Преамбула правового акта может содержать обоснование цели его издания, ссылки на нормативные акты.

6.1.6. Постановляющая (распорядительная) часть документа излагается в повелительной форме и состоит из пунктов и подпунктов.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

6.1.7. Постановляющая (распорядительная) часть постановления (распоряжения) определяет задачи, мероприятия, исполнителей, сроки исполнения документа и предоставления информации.

6.1.8. Поручения в тексте правового акта главы города Ставрополя структурному подразделению администрации города Ставрополя или предприятию, организации, оформляются следующим образом:

1. Поручить комитету финансов и бюджета администрации города Ставрополя _ .

6.1.9. Как правило, название организации употребляется в документе только один раз.

6.1.10. Поручения в тексте правового акта главы города Ставрополя должностному лицу, оформляются следующим образом:

1. Поручить директору комитета информационной политики администрации города Ставрополя И.О. Фамилия _ (указывается без скобок, в дательном падеже).

6.1.11. Последний пункт постановляющей (распорядительной) части может содержать сведения о должностном лице администрации города Ставрополя, на которое возлагается контроль исполнения правового акта главы города Ставрополя.

6.1.12. Информация, содержащая положения, регламенты, инструкции, списки (перечни), графики, таблицы, схемы, сметы, образцы документов, оформляется приложением, на которое обязательна ссылка в тексте документа. Приложения к правовым актам главы города Ставрополя оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

6.1.13. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первом листе в правом верхнем углу пишется слово "Приложение" без кавычек, далее через один компьютерный интервал указывается наименование документа, к которому оно прилагается, дата и регистрационный номер.

Допускается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" печатать прописными буквами.

При наличии нескольких приложений их нумеруют без знака N.

6.1.14. Страницы в приложениях имеют собственную нумерацию.

6.1.15. Подлинники приложений к правовым актам главы города Ставрополя подписываются управляющим делами администрации города Ставрополя (приложения 12, 13, 14).

6.1.16. К правовым актам главы города Ставрополя прилагается пояснительная записка с обоснованием правомерности, целесообразности и финансовых возможностей издания документа, подписанная руководителем структурного подразделения администрации города Ставрополя, а также необходимые информационные, справочные и технические документы.

6.1.17. Правовые акты главы города Ставрополя визируются руководителями, внесшими проект, должностными лицами и руководителями органов администрации города Ставрополя и иных заинтересованных организаций, а также руководителями юридических служб, управляющим делами администрации города Ставрополя.

ГАРАНТ:

См. также Постановление администрации города Ставрополя от 13 июля 2016 г. N 1558 "Об утверждении Порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и их проектов в администрации города Ставрополя"

6.1.18. Копии подлинного правового акта главы города Ставрополя изготавливаются в соответствии со списком рассылки, составленным подразделением администрации города Ставрополя, подготовившим документ.

6.1.19. Выдача дополнительного количества копий правовых актов главы города Ставрополя осуществляется:

работникам администрации города Ставрополя согласно заявкам на имя управляющего делами администрации города Ставрополя (приложение 25 а);

заинтересованным лицам согласно письмам-заявкам на имя главы города Ставрополя.

6.2. Приказы

6.2.1. Приказы издаются по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы администрации города Ставрополя и подписываются руководителем.

6.2.2. Приказы и приложения к ним визируются руководителем подразделения, внесшим проект, исполнителем, юридической службой, а также руководителями подразделений, которым в приказе предусматриваются задания, поручения.

6.2.3. Проекты приказов сопровождаются пояснительной запиской, которая должна содержать краткое изложение сути приказа.

6.2.4. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

6.2.5. Экземпляры приказов направляют адресатам согласно списку рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

6.2.6. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В первой части указывается основание или причина составления приказа.

Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Если содержание приказа не нуждается в пояснении, то текст содержит только распорядительную часть.

6.2.7. Если приказ отменяет или изменяет ранее изданный документ или его пункты, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый (изменяемый) документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Пункт должен начинаться словами: "Признать утратившим силу_" или "Внести в _ следующие изменения:_".

6.3. Протоколы

6.3.1. Протоколы составляются на основании записей, тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений, произведенных во время совещаний, встреч, заседаний.

6.3.2. В администрации города Ставрополя протоколы оформляются в полной форме или в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части прописными буквами указываются:

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩИЙ или ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

СЕКРЕТАРЬ (на заседании администрации города Ставрополя не избирается)

ПРИСУТСТВОВАЛИ

Список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается словами ПОВЕСТКА ДНЯ.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Его наименование начинается с предлога "О" ("Об") и печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (прописными буквами).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в этом случае в тексте делается отметка "Текст выступления прилагается".

6.3.3. Поручения в тексте протокола печатаются полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

6.3.4. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего поручения.

6.3.5. Протокол подписывают председательствующий и секретарь, при оформлении протокола заседания администрации города Ставрополя подписывает лицо, ведущее протокол.

6.3.6. Выписка из протокола предоставляется по отдельным вопросам повестки дня заседания.

6.3.7. Текст выписки из протокола состоит из двух частей. Содержание вводной части выписки из протокола совпадает с текстом вводной части текста полного протокола.

Основная часть выписки из протокола включает конкретный вопрос и принятое по нему решение.

Выписки из протокола рассылают заинтересованным организациям и должностным лицам.

6.3.8. Разновидностью протоколов являются:

протоколы поручений главы города Ставрополя, данных на заседаниях администрации города Ставрополя;

протокольные поручения еженедельного совещания у главы города Ставрополя;

протокольные поручения по оперативным вопросам (главы города Ставрополя, руководителей администрации города Ставрополя).

Основной целью таких протоколов является выполнение поручений руководителей в целях соблюдения сроков исполнения.

6.3.9. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Наименование документа слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита одним компьютерным интервалом, печатается через один межстрочный интервал "точно" (12 пт) и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается от левого поля.

Дата протокола оформляется цифровым способом и печатается через один компьютерный интервал ниже предыдущего реквизита.

Слова ПОВЕСТКА ДНЯ: печатаются прописными буквами и выравниваются по центру через два компьютерных интервала от предыдущего реквизита (приложения 15, 16).

6.4. Акты

6.4.1. Акт - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий ими факты или события.

6.4.2. В водной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его название, дата и номер.

При перечислении лиц, участвующих в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, инициалы и фамилии.

Если акт составлен комиссией, первым указывается председатель комиссии, состав членов комиссии располагается в алфавитном порядке. Слова "ОСНОВАНИЕ", "ПРЕДСЕДАТЕЛЬ", "ЧЛЕНЫ КОМИССИИ", "ПРИСУТСТВУЮТ" пишутся прописными буквами.

6.4.3. В основной части акта излагаются факты, выводы и заключения.

6.4.4. Акт заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения.

Количество экземпляров определяется числом заинтересованных в нем сторон.

6.4.5. Акт подписывается всеми членами комиссии. В расшифровке подписи указываются инициалы, фамилия (приложение 9).

6.5. Доверенности

6.5.1. Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (глава города Ставрополя, администрация города Ставрополя или должностное лицо).

6.5.2. В тексте официальной доверенности указывают следующие сведения:

должность и паспортные данные доверенного лица;

организация, в которой производятся действия по доверенности;

вид действий;

образец подписи лица, получившего доверенность;

срок действия доверенности.

6.5.3. Личные доверенности выдаются от лица доверителя (должностного лица) на действия, связанные с трудовыми отношениями (получение корреспонденции и др.). В тексте личной доверенности указывают полные данные доверителя, доверенного лица и вид действий по доверенности.

6.6. Служебные письма

6.6.1. Письма печатаются на бланках установленного образца.

6.6.2. Письма готовятся инициативные, инструктивные, гарантийные, информационные, сопроводительные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и т.д.

Письма могут быть по содержанию простыми и сложными.

6.6.3. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в организации-адресате.

6.6.4. Текст письма, как правило, состоит из нескольких частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы. В остальных частях, начинающихся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

6.6.5. Допускается начинать и завершать изложение текста письма с уважительного обращения к адресату, которое отделяется одним компьютерным интервалом от заголовка и печатается посередине текстового поля листа. Текст отделяется от уважительного обращения к адресату одним компьютерным интервалом.

Завершающая форма уважительного обращения к адресату начинается с абзаца и отделяется от текста двумя компьютерными интервалами, состоит из словосочетания "С уважением," без кавычек, далее, через три компьютерных интервала с прописной буквы указывается должность лица подписавшего письмо, личная подпись, инициалы, фамилия (приложение 5).

6.6.6. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям в резолюции руководителя.

6.6.7. Сроки подготовки инициативного письма определяются руководителем.

6.6.8. Письмо, направляемое в вышестоящие органы власти, считается исполненным после получения на него письменного или устного ответа из того органа, куда оно направлялось.

6.7. Докладные, объяснительные, пояснительные записки

6.7.1. Докладные, объяснительные, пояснительные записки оформляются на стандартных листах бумаги формата А4.

6.7.2. Докладная записка применяется как документ, адресованный вышестоящему должностному лицу и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя.

Докладная записка готовится как по инициативе составителя, так и по поручению руководителя (приложение 17).

6.7.3. Объяснительная записка - документ, составляемый работником для представления непосредственному руководителю, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка (приложение 18).

6.7.4. Пояснительная записка составляется как сопровождающий документ к основному документу - правовому акту главы города Ставрополя, проекту решения Ставропольской городской Думы, программе, поясняющий цели, условия его принятия или выполнения, обосновывающий необходимость и целесообразность принятия документа (приложение 19).

6.7.5. В случае оформления документов угловым расположением реквизитов (приложение 1а) их размещают следующим образом:

наименование организации располагается вверху от левого поля;

наименование вида документа располагается от левого поля через два компьютерных интервала после реквизита "Адресат";

"Дата документа", "Регистрационный номер документа" располагаются через один компьютерный интервал от наименования вида документа;

заголовок к тексту документа располагается от левого поля через один компьютерный интервал от предыдущего реквизита.

6.8. Телеграммы

6.8.1. Телеграммы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Печатаются телеграммы в двух экземплярах, на одной стороне листа, через двойной межстрочный интервал, прописными буквами.

6.8.2. Первый экземпляр отправляется на телеграф, второй остается в организации-исполнителе. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата), печатается строчными буквами (кроме прописных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, подлежащего передаче.

6.8.3. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка.

6.8.4. Телеграммы, направляемые в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в администрации города Ставрополя, указываются адреса или прилагается список адресатов.

6.8.5. Допускается начинать текст телеграммы с уважительного обращения к адресату (приложение 20).

6.9. Факсограммы

6.9.1. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов. Как правило, через определенное время информация должна подтверждаться на бумажном носителе.

6.9.2. Переданные и принятые факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение 24).

6.9.3. Исполненные факсограммы передаются исполнителем ответственному за ведение делопроизводства для подшивки в дело.

6.9.4. Передача и прием факсограмм, а также их учет осуществляет лицо, назначенное ответственным за использование факсимильного аппарата.

6.9.5. На оригинале переданной или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема), наименование корреспондента или адресата, номер факсимильного аппарата, подпись ответственного лица.

6.9.6. Факсограммы, направляемые зарубежным адресатам, должны быть завизированы главой города Ставрополя.

6.9.7. Факсограммы на иностранном языке отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

6.9.8. Передача документов и материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометками "Для служебного пользования", с использованием средств факсимильной связи не разрешается.

6.9.9. Категорически запрещается передача средствами факсимильной связи секретных документов.

6.10. Оформление совместных документов

6.10.1. При составлении совместных документов разными организациями их оформляют на стандартных листах бумаги формата А4 в количестве экземпляров, соответствующем числу организаций, участвующих в создании документа.

Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций - участников.

6.10.2. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации-инициатора.

6.10.3. Дата данного документа единая. Регистрационный номер совместного документа состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту.

6.10.4. В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("сообщаем", "решили").

7. Организация документооборота и контроль исполнения документов

7.1. Прием и работа с поступающими документами

7.1.1. В отделе канцелярии управления делами администрации города Ставрополя принимается и осуществляется единая регистрация служебной корреспонденции, адресованной главе города Ставрополя, вице-мэру города Ставрополя и первым заместителям главы администрации города Ставрополя.

ГАРАНТ:

См. постановление администрации города Ставрополя от 12 октября 2010 г. N 3103 "Об утверждении Положения об отделе канцелярии управления делами администрации города Ставрополя"

7.1.2. Корреспонденция, адресованная заместителям главы администрации города Ставрополя, руководителям структурных подразделений администрации города Ставрополя, принимается и учитывается работниками, ответственными за делопроизводство.

7.1.3. Прием, регистрация и первичное рассмотрение обращений граждан, учет содержания звонков на телефоны доверия осуществляется в отделе приема граждан управления делами администрации города Ставрополя.

7.1.4. Конверты, пакеты, бандероли, за исключением имеющих пометку "Лично", вскрываются. При вскрытии проверяется правильность адресации, комплектность, целостность документов и наличие указанных в них приложений. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к судебным повесткам, а также к документам в том случае, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа. В остальных случаях конверты после вскрытия и проверки наличия документов уничтожаются.

7.1.5. Поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемую и нерегистрируемую.

7.1.6. Нерегистрируемая корреспонденция определяется в соответствии с установленным перечнем (приложение 21).

7.1.7. На документах, подлежащих регистрации, указываются дата поступления и входящий порядковый номер.

7.1.8. Документы регистрируются и передаются руководителям под роспись ответственного за делопроизводство (при необходимости в журналах регистрации поступающих документов (приложение 22).

7.1.9. Обращения граждан, содержание звонков на телефоны доверия регистрируются в соответствующих журналах поступающей корреспонденции в отделе приема граждан управления делами администрации города Ставрополя и передаются для рассмотрения руководителям администрации города Ставрополя.

7.1.10. Зарегистрированные документы передаются по назначению, как правило, в день их поступления.

7.1.11. Документы с пометкой "Весьма срочно" и "Срочно" регистрируются и передаются по назначению незамедлительно.

7.1.12. Информация о прохождении и исполнении документов фиксируется в отделе канцелярии, приемных руководителей, в отделе приема граждан администрации города Ставрополя или у ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации города Ставрополя.

7.2. Организация передачи отправляемых документов

7.2.1. Документы отправляются адресатам отделом канцелярии, отделом приема граждан управления делами администрации города Ставрополя, работниками приемных руководителей, ответственными за ведение делопроизводства (при необходимости с регистрацией в журнале отправляемой корреспонденции (приложение 23).

7.2.2. Документы, подлежащие отправке, передаются исполнителями полностью оформленными, с указанием адресата или со списком рассылки.

7.2.3. Документы выдаются под роспись в реестрах отправляемой корреспонденции или под роспись в разносной книге.

7.2.4. Документы, отправляемые почтовой связью, конвертуются и учитываются в реестрах отправляемой корреспонденции.

7.2.5 Степень срочности доставки (отправки) документов определяется лицом, подписавшим документ.

7.3. Контроль исполнения документов

7.3.1. Контролю подлежит исполнение:

постановлений, распоряжений и поручений Губернатора Ставропольского края;

постановлений и распоряжений Правительства Ставропольского края;

решений Государственной Думы Ставропольского края;

решений Ставропольской городской Думы;

правовых актов главы города Ставрополя;

поручений главы города Ставрополя, вице-мэра города Ставрополя, первых заместителей главы администрации города Ставрополя, заместителей главы администрации города Ставрополя, управляющего делами администрации города Ставрополя, руководителей;

поручений по запросам депутатов;

служебных писем;

обращений граждан.

7.3.2. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контроль исполнения систематизируется по срокам исполнения документов, по органам-исполнителям и группам документов.

7.3.3. Контроль исполнения документов включает постановку на контроль, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, исполнение, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

7.3.4. В систему обеспечения контроля исполнения документов входят:

перечень документов, находящихся на исполнении со сроками исполнения;

картотека регистрации обращений и заявлений граждан;

положения о контроле;

справки, планы работы, информация об исполнении документа, предложения о снятии с контроля.

7.3.5. Контроль исполнения документов осуществляется как в ходе исполнения (до истечения) срока исполнения - предварительный контроль, так и после истечения (продления) срока исполнения - последующий контроль.

7.3.6. Документы, взятые на контроль, снимаются с контроля руководителем, поставившим документ на контроль, на основании выполнения плана мероприятий, предоставления итоговой справки или ответов заявителям и предложений о снятии документа с контроля.

7.4. Сроки исполнения документов

7.4.1. В администрации города Ставрополя контроль за сроками исполнения ведется по всем зарегистрированным документам.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях:

со дня поступления для входящих документов;

со дня подписания для внутренних документов;

со дня отправки для исходящих документов.

7.4.2. Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются в соответствии:

с датой, указанной руководителем в резолюции;

со сроками, указанными в самом документе;

с правовыми актами главы города Ставрополя;

с действующим законодательством.

7.4.3. Продление срока исполнения документа осуществляется лицом, установившим срок исполнения. Продление срока исполнения оформляется не позднее, чем за 3 дня до истечения срока, если исполнение документа в срок невозможно. Адресат уведомляется о причинах продления срока исполнения документа с указанием конкретной даты.

В противном случае документ считается неисполненным в срок.

7.4.4. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

8. Машинописные работы

8.1. Печатание документов администрации города Ставрополя осуществляется непосредственно в органах администрации города Ставрополя и их структурных подразделениях, а также работниками общего отдела управления делами администрации города Ставрополя, с использованием программно-технических продуктов, средств компьютерной и машинописной техники с соблюдением требований настоящей Инструкции.

8.2. Для печатания принимаются только служебные материалы в порядке поступления с визой руководителя, управляющего делами или заведующего общим отделом управления делами администрации города Ставрополя.

Срочные материалы печатаются вне очереди.

8.3. Рукописи возвращаются заказчику с напечатанным текстом для правок.

8.4. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво, аккуратно, на одной стороне листа.

Материалы, написанные карандашом, в печать не принимаются.

8.5. При подаче материалов для набора текстов особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов. Не следует употреблять слова и выражения, вышедшие из употребления.

9. Копировально-множительные работы

9.1. Выполнение копировально-множительных работ (копирование) производится во всех органах администрации города Ставрополя.

9.2. Работниками общего отдела управления делами администрации города Ставрополя копирование выполняется в соответствии с заказом (приложение 25).

Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления.

Срочное копирование выполняется вне очереди.

При копировании документов для рассылки адресатам возможно использование оборотной стороны листа.

9.3. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику после записи в соответствующем журнале.

9.4. Комплектование экземпляров выполненных копий осуществляется заказчиком самостоятельно.

9.5. Копирование бланков документов любого вида запрещается.

10. Изготовление и использование печатей, штампов, факсимиле

10.1. Изготовление печатей и штампов, используемых в деятельности администрации города Ставрополя, производится в соответствии с правовыми актами главы города Ставрополя и обеспечивается управляющим делами администрации города Ставрополя.

10.2. Для удостоверения подлинности документа или его копии используется оттиск печати.

Для отметок о получении, регистрации, контроля и исполнения документов используются оттиски соответствующих штампов.

10.3. Изготовленные печати и штампы учитываются во втором отделе администрации города Ставрополя и выдаются работникам, отвечающим за их использование и сохранность под роспись. При увольнении работники обязаны сдать печати и штампы во второй отдел администрации города Ставрополя.

10.4. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат списанию и уничтожаются по акту.

10.5. Об утере печати или штампа работник незамедлительно сообщает управляющему делами администрации города Ставрополя, который информирует об этом главу города Ставрополя.

10.6. Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых сейфах или металлических шкафах.

10.7. Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи руководителя определяется им лично. Ответственность использования и сохранности штампа возлагается на руководителя.

10.8. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи руководителя используется на копиях документов, подписанных в установленном порядке.

10.9. Использование штампа с факсимильным воспроизведением подписи руководителя на подлиннике документа не допускается.

11. Составление номенклатуры дел

11.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города Ставрополя, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

11.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

11.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях администрации города Ставрополя, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы и изучить документы, образующиеся в деятельности администрации города Ставрополя, их виды, состав и содержание.

11.4. В администрации города Ставрополя составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел администрации города Ставрополя (приложение 26).

11.5. Номенклатура дел администрации города Ставрополя, составляется не позднее 15 ноября текущего года ответственным за делопроизводство. Согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее именуется - ЦЭК) архивного отдела управления делами администрации города Ставрополя, в который передаются документы на постоянное хранение. Подписывается управляющим делами администрации города Ставрополя. Утверждается главой города Ставрополя и передается в общий отдел управления делами администрации города Ставрополя. Копия номенклатуры дел структурного подразделения направляется для работы.

11.6. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел управления делами администрации города Ставрополя.

11.7. Сводная номенклатура дел составляется общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений администрации города Ставрополя при методической помощи архивного отдела управления делами администрации города Ставрополя.

11.8. Номенклатура дел согласовывается с архивным отделом управления делами администрации города Ставрополя не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре администрации города Ставрополя.

11.9. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управляющего делами администрации города Ставрополя. Второй используется в отделе канцелярии управления делами администрации города Ставрополя в качестве рабочего. Третий - хранится в наблюдательном деле архивного отдела управления делами администрации города Ставрополя.

ГАРАНТ:

См.:

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Закон Ставропольского края от 28 июля 2005 г. N 35-кз "Об архивном деле в Ставропольском крае"

11.10. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

11.11. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации города Ставрополя.

11.12. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений администрации города Ставрополя. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации города Ставрополя.

11.13. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города Ставрополя.

11.14. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

11.15. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

11.15.1. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в работе администрации города Ставрополя цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах администрации города Ставрополя. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

11.15.2. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения аппарата администрации города Ставрополя (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период) к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с различными корреспондентами, последние не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

11.15.3. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

11.15.4. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с экспертно-проверочной комиссией комитета Ставропольского края по делам архивов срок хранения.

11.15.5. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган администрации города Ставрополя для продолжения и др.

11.16. Если в течение года в администрации города Ставрополя возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

11.17. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

12. Формирование и оформление дел

12.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

12.2. Дела формируются во всех структурных подразделениях администрации города Ставрополя.

12.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением делами администрации города Ставрополя.

12.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению организационно-распорядительных документов вышестоящих органов, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот документ дело. Если дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки за текущий год.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы об основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации города Ставрополя, ее органов и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

12.5. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками соответствующих структурных подразделений администрации города Ставрополя, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архивного отдела управления делами администрации города Ставрополя.

12.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

12.7. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование фондообразователя, наименование структурного подразделения администрации города Ставрополя, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела (приложение 27).

12.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

12.9. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

12.10. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

12.11. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архивном отделе управления делами администрации города Ставрополя черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК комитета Ставропольского края по делам архивов (до этого он проставляется карандашом).

12.12. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

12.13. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

12.14. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

12.15. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела вкладывается в дело и имеет самостоятельную нумерацию.

12.16. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

12.17. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

12.18. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архивный отдел управления делами администрации города Ставрополя не подлежат, они хранятся в органах администрации города Ставрополя и по истечении срока хранения подлежат выделению в макулатуру в установленном порядке (приложение 28).

13. Обеспечение сохранности и использование архивных документов

13.1. Со дня заведения и до научно-технической обработки документов в архив дела хранятся по месту их формирования.

13.2. Руководители структурных подразделений администрации города Ставрополя и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

13.3. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

13.4. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

После научно-технической обработки документов дела постоянного хранения согласно описи N 1 хранятся в общем отделе управления делами администрации города Ставрополя, документы по личному составу согласно описи N 2 и дела долгосрочного хранения (свыше 10 лет) - в архиве администрации города Ставрополя, дела временного срока хранения - в структурных подразделениях аппарата администрации города Ставрополя.

Дела постоянного хранения по истечении пяти лет сдаются в архивный отдел управления делами администрации города Ставрополя.

13.5. Выдача дел другим органам администрации города Ставрополя производится с разрешения управляющего делами администрации города Ставрополя под роспись. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается орган администрации города Ставрополя, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам органов администрации города Ставрополя на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы города Ставрополя или его заместителя, курирующего работу управления делами администрации города Ставрополя, по актам.

13.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы города Ставрополя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Управляющий делами администрации города Ставрополя

Г.П. Королева

Приложение 1

Состав
реквизитов документов
(в соответствии с ГОСТом Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов")

При подготовке и оформлении документов в администрации города Ставрополя используют следующие реквизиты:

03 - эмблема (герб) города Ставрополя;

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Приложение 1а

"Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка"

Приложение 1б

"Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка"

Приложение 2

Образец
оформления адресования письма должностному лицу

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ
К. Маркса проспект, 94, Ставрополь, Ставропольский край, 355035
ОКВЭД 75.11.31, ОКПО 04021223, ОГРН 1022601931901, ИНН/КПП 2636019748/263601001

___ . __________ .200___ N____

На N 00/12-8 от 05.08.2009 (интервал "точно" 12 пт)

Правительство Ставропольского края Управление делопроизводства и архива Начальнику управления (1 компьютерный интервал) И.О. Фамилия (1 компьютерный интервал) Ленина пл., д. 1, г. Ставрополь, 355035

                               (допускается центрирование строк)

                                      (2 компьютерных интервала)

О предоставлении_

(интервал "точно" 12 пт)

(до 3 компьютерных интервалов)

Администрация города Ставрополя направляет Вам по принадлежности заявление ..., проживающего в _, по вопросу предоставления копии_ от 27.04.2005 N 38.

(1 компьютерный интервал)

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

(3 компьютерных интервала)

Управляющий делами администрации города Ставрополя

И.О. Фамилия

(интервал "точно" 12 пт)

И.О. Фамилия (допускается полное написание имени и отчества)

26-00-00

(в левом нижнем углу, межстрочный интервал "точно" (12 пт),

шрифт N 10)

Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок",

"Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста на одной

странице.

Приложение 3

Образец
оформления адресования письма в организацию

ГЛАВА ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ -
МЭР ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ
Карла Маркса проспект, 94, Ставрополь, Ставропольский край, 355035
Тел. (8652) 26-03-10, факс 26-34-73. E-mail:goradm@stv.runnet.ru ОКВЭД 75.11.31
ОКПО 01223, ОГРН 1022601931901, ИНН/КПП 2636019748/263601001

___ . __________ .200___ N____

На N 22/11-05 от 05.08.2009 (интервал "точно" 12 пт)

Генеральному директору объединения "Ростекстиль" (1 компьютерный интервал) И.О. Фамилия (1 компьютерный интервал) Профсоюзная ул., д. 82, г. Ставрополь, 355036

                               (допускается центрирование строк)

                                      (2 компьютерных интервала)

О справке_

(интервал "точно" 12 пт)

(до 3 компьютерных интервалов)

Направляю справку_ от 30.05.2008 "О _".

(1 компьютерный интервал)

Приложение: на 7 л. в 1 экз.

(3 компьютерных интервала)

Глава города Ставрополя

И.О. Фамилия

(допускается не включать наименование должности.

Последняя буква фамилии располагается у правового поля листа)

И.О. Фамилия (допускается полное написание имени и отчества)

26-00-00

(в левом нижнем углу, межстрочный интервал "точно" (12 пт),

шрифт N 10)

Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок",

"Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста на одной

странице.

Приложение 4

Образец
оформления адресования письма физическому лицу

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ
К. Маркса проспект, 94, Ставрополь, Ставропольский край, 355035
ОКВЭД 75.11.31, ОКПО 04021223, ОГРН 1022601931901, ИНН/КПП 2636019748/263601001

___ . __________ .200___ N____

На N _____ от _____ . ______________ .200__ (интервал "точно" 12 пт)

Фамилия И.О. (1 компьютерный интервал) просп. Ворошилова, д.12, кв.32, г. Ставрополь, 355035

                               (допускается центрирование строк)

                                      (2 компьютерных интервала)

О направлении_

(интервал "точно" 12 пт)

(до 3 компьютерных интервалов)

В соответствии с Вашим _ направляем копии постановления главы города Ставрополя от 17.01.2008 N 91.

(1 компьютерный интервал)

Приложение: на 1 л. в 5 экз.

(3 компьютерных интервала)

Первый заместитель главы администрации города Ставрополя

И.О. Фамилия

(интервал "точно" 12 пт)

И.О. Фамилия (допускается полное написание имени и отчества)

26-00-00

(в левом нижнем углу, межстрочный интервал "точно" (12 пт),

шрифт N 10)

Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок",

"Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста на одной

странице.

Приложение 5

Образец
оформления адресования письма руководителю организации

ГЛАВА ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ -

МЭР ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ

Карла Маркса проспект, 94, Ставрополь, Ставропольский край, 355035

Тел. (8652) 26-03-10, факс 26-34-73. E-mail:goradm@stv.runnet.ru ОКВЭД 75.11.31

ОКПО 01223, ОГРН 1022601931901, ИНН/КПП 2636019748/263601001

___ . __________ .200___ N____

На N _______ от _____ . _____________ .200__ (интервал "точно" 12 пт)

Директору _ (1 компьютерный интервал) И.О. Фамилия (1 компьютерный интервал) Адрес

                               (допускается центрирование строк)

                                      (2 компьютерных интервала)

О направлении_

(интервал "точно" 12 пт)

(1 компьютерный интервал)

Уважаемый имя, отчество!

(1 компьютерный интервал)

Сообщаю _

(1 компьютерный интервал)

Приложение: на 8 л. в 1 экз.

(2 компьютерных интервала)

С уважением,

(3 компьютерных интервала)

Глава города Ставрополя

И.О. Фамилия

(интервал "точно" 12 пт)

(допускается не включать наименование должности.

Последняя буква фамилии располагается у правового поля листа)

И.О. Фамилия (допускается полное написание имени и отчества)

26-00-00

(в левом нижнем углу, межстрочный интервал "точно" (12 пт), шрифт

N 10)

Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок",

"Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста на одной

странице.

Приложение 6

Образец
оформления резолюции должностного лица

ГЛАВА ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ ФАМИЛИЯ Имя Отчество И.О. Фамилия И.О. Фамилия (Созыв) И.О. Фамилия Прошу подготовить проект постановления по данному вопросу, предварительно уточнив с соответствующими организациями дальнейшие перспективы сотрудничества. Срок - . .2009 "____"_________________20__г. _________________И.О. Фамилия К N _____ от ___.___.20__г.

Приложение 7

Образец
оформления одноярусной таблицы

В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы.

Название таблицы

(до 3 компьютерных интервалов)

Графы

(руб.)

Головка	N п/п	Наименование мероприятия	Место проведения	Срок исполнения	Сумма
	1	2	3	4	5

        Боковик                             Прографка

	1.	Ремонт фасада жилого здания	улица Пушкина, 73	июнь 2009	12 197
	2.	Ремонт фасада жилого здания	пр. К. Маркса, 96	май-июнь 2009	98 968

Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.

Данные в одной единице измерения (рубли), выносятся над таблицей в правом верхнем углу.

Название таблицы

(до 3 компьютерных интервалов)

Графы

Головка	N п/п	Фамилия, имя, отчество	Адрес	Вид работы	Объем работы
	1	2	3	4	5

        Боковик                             Прографка

	1.	Акинин Сергей Иванович	улица Пушкина, 73 кв. 5	прокладка телефонного кабеля	10 м
	2.	Бобров Игорь Федорович	проспект К. Маркса, 6 кв. 5	штукатурные работы	30 кв.м

Двух- и многострочные текстовые элементы в графах равняются по первой (верхней) строке боковика. В этом случае и цифры располагаются на верхней строке.

Наименование единиц измерения необходимо писать в родительном падеже множественного числа, разные в скобках.

Следует соблюдать порядок написания классов цифр в графах при составлении смет, таблиц.

Руководитель

И.О. Фамилия

Приложение 8

Образец
оформления двухъярусной таблицы

Название таблицы

(до 3 компьютерных интервалов)

N п/п	Наименование мероприятия	Финансирование (тыс. руб.)		Исполнитель	Срок исполнения
		бюджет Ставропольского края	бюджет города Ставрополя
1	2	3	4	5	6
1.	Строительство здания муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей	35000	15000	комитет градостроительства администрации города Ставрополя	2009-2011 г.г.
2.	Ремонтно-реставрационные работы в подвальных помещениях здания муниципального образовательного учреждения дополнительного образования детей	4400		управление культуры администрации города Ставрополя	июнь-август 2010 г.
	Итого	39400	15000

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться

с прописной буквы.

В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением

имен собственных.

Знаки препинания ставятся только внутри предложения и абзаца.

В боковике после слов "итого", "всего", "в том числе" и т.п.

двоеточие не ставится.

Следует соблюдать порядок написания классов цифр в графах

при составлении смет, таблиц.

Приложение 9

Образец
оформления акта

(интервал "точно" 12 пт)

УТВЕРЖДАЮ (1 компьютерный интервал) Управляющий делами администрации города Ставрополя (1 компьютерный интервал) И.О. Фамилия "____"________200__

                                 (допускается центрирование строк)

                                        (2 компьютерных интервала)

(интервал "точно" 12 пт) АКТ
списания испорченных бланков с изображением герба города Ставрополя_

(1 компьютерный интервал)

"___"___________ 200        г. Ставрополь         N________

(1 компьютерный интервал)

Вид бланка     постановление главы города Ставрополя____

(3 компьютерных интервала)

Комиссией в составе: ПРЕДСЕДАТЕЛЯ КОМИССИИ - И.О. Фамилия - заведующего организационным отделом_, ЧЛЕНОВ КОМИССИИ - И.О. Фамилия - главного специалиста организационного отдела _

(Текст)

(3 компьютерных интервала)

Председатель комиссии	(подпись)	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	(подпись)	И.О. Фамилия
...	(подпись)	И.О. Фамилия

Приложение 10

Образец
оформления правового акта главы города Ставрополя

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

ГЛАВЫ ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ

СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ

01.02.2009

Ставрополь

N 4

(интервал устанавливается автоматически)

О внесении изменений в приложение к постановлению главы города Ставрополя от 30.05.2005 N 1768 "Об утверждении Программы обеспечения населения города Ставрополя бесплатной медицинской помощью"

(до 3 компьютерных интервалов)

В целях совершенствования организации оказания медицинской помощи населению города Ставрополя

(1 компьютерный интервал)

ПОСТАНОВЛЯЮ:

(1 компьютерный интервал)

1. Внести изменения в приложение к постановлению главы города Ставрополя от 30.05.2005 N 1768 "Об утверждении Программы обеспечения населения города Ставрополя бесплатной медицинской помощью", изложив его в новой редакции, согласно приложению.

2. Контроль исполнения настоящего постановления возложить на первого заместителя главы администрации города Ставрополя Фамилия И.О.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования в газете "Вечерний Ставрополь" (или со дня подписания).

(3 компьютерных интервала)

Глава города Ставрополя

И.О. Фамилия

Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок",

"Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста на одной

странице.

Приложение 11

Образец
оформления листа согласования правового акта главы города Ставрополя (оборотная сторона последнего листа)

(интервал устанавливается автоматически)

<10 мм>	654321			<35 мм>
	Проект вносит:
	Директор комитета ... администрации города Ставрополя	личная подпись дата	И.О. Фамилия
	Проект визируют:
	Первый заместитель главы администрации города Ставрополя	личная подпись дата	И.О. Фамилия
	Заместитель главы администрации города Ставрополя	личная подпись дата	И.О. Фамилия
	Управляющий делами администрации города Ставрополя	личная подпись дата	И.О. Фамилия
	Руководитель комитета правового обеспечения деятельности администрации города Ставрополя	личная подпись дата	И.О. Фамилия
	...	личная подпись дата	И.О. Фамилия
	Документ рассылается:
	1. Комитет _ администрации города Ставрополя	(интервал "точно" 12 пт)		1
	2. Управление _ администрации города Ставрополя			1
	3. Отдел _ администрации города Ставрополя			1
	4. Контроль			1
	5. _			1
	Исполнитель проекта И.О. Фамилия, 26-00-00 личная подпись, дата (шрифт N 10)
	Технический исполнитель И.О. Фамилия, 26-00-00 личная подпись, дата (шрифт N 10)

Приложение 12

Образец
оформления приложения к правовому акту главы города Ставрополя

(интервал "точно" 12 пт)

Приложение (1 компьютерный интервал) к постановлению главы города Ставрополя (1 компьютерный интервал) от ___ ____________ N ___

                                   (допускается центрирование строк)

                                          (2 компьютерных интервала)

ПРОГРАММА
обеспечения населения города Ставрополя медицинской помощью

(до 3 компьютерных интервалов)

I. Общие положения

1.1. Программа обеспечения населения города Ставрополя медицинской помощью (далее - программа) разработана в соответствии ... .

1.2. Далее - по тексту

(3 компьютерных интервала)

Управляющий делами администрации города Ставрополя

И.О. Фамилия

(интервал "точно" 12 пт)

Виза руководителя, подготовившего проект

И.О. Фамилия

Подпись (на обороте каждого листа)

Дата

Приложение 13

Образец
оформления правового акта главы города Ставрополя с приложением,
утверждающим документ

РАСПОРЯЖЕНИЕ
ГЛАВЫ ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ
СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ

__.________.2009

Ставрополь

N___

(интервал устанавливается автоматически)

О создании рабочей группы по

разработке муниципальной

целевой программы_

(до 3 компьютерных интервалов)

В целях профилактики _

(1 компьютерный интервал)

1. Создать рабочую группу_ .

2. Утвердить прилагаемый состав рабочей группы _ .

3. Контроль исполнения настоящего распоряжения возложить на первого заместителя главы администрации города Ставрополя Фамилия И.О.

(3 компьютерных интервала)

Глава города Ставрополя

И.О. Фамилия

Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок",

"Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста на одной

странице.

(интервал "точно" 12 пт)

УТВЕРЖДЕН (1 компьютерный интервал) распоряжением главы города Ставрополя от __ . __________ . ____ N ____

                                 (допускается центрирование строк)

                                        (2 компьютерных интервала)

СОСТАВ
рабочей группы по разработке муниципальной целевой программы_

(до 3 компьютерных интервалов)

Фамилия Имя Отчество	- первый заместитель главы администрации города Ставрополя, руководитель рабочей группы
Фамилия Имя Отчество	- заведующий отделом по обеспечению деятельности Совета по общественной безопасности администрации города Ставрополя, заместитель руководителя рабочей группы
Фамилия Имя Отчество	- главный специалист отдела по обеспечению деятельности Совета по общественной безопасности администрации города Ставрополя, секретарь рабочей группы

Члены рабочей группы (в алфавитном порядке)

Фамилия Имя Отчество	- заместитель заведующего отделом по обеспечению деятельности Совета по общественной безопасности администрации города Ставрополя
Фамилия Имя Отчество	- заместитель начальника милиции по общественной безопасности отдела внутренних дел по Ленинскому району города Ставрополя (по согласованию).

(3 компьютерных интервала)

Управляющий делами администрации города Ставрополя

И.О. Фамилия

(интервал "точно" 12 пт)

Виза руководителя, подготовившего проект

И.О. Фамилия

Подпись (на обороте каждого листа)

Дата

Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок",

"Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста на одной

странице.

Приложение 14

Образец
оформления положения

(интервал "точно" 12 пт)

УТВЕРЖДЕН (1 компьютерный интервал) постановлением главы города Ставрополя от __ . __________ . ____ N ____

                                  (допускается центрирование строк)

                                         (2 компьютерных интервала)

ПОЛОЖЕНИЕ
о (наименование структурного подразделения)

(до 3 компьютерных интервалов)

1. Общие положения

1.1. _

1.2. _

2. Задачи

2.1. _

2.2. _

3. Структура

3.1. _

3.2. _

4. Функции

4.1. _

4.2. _

5. Права

5.1. _

5.2. _

6. Взаимоотношения и связи с другим структурным подразделением

6.1. _

6.2. _

7. Ответственность

7.1. _

7.2. _

(3 компьютерных интервала)

Управляющий делами администрации города Ставрополя

И.О. Фамилия

(интервал "точно" 12 пт)

Виза руководителя, подготовившего проект

И.О. Фамилия

Подпись (на обороте каждого листа)

Дата

Приложение 15

Образец
оформления протокола

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ

ПРОТОКОЛ

(1 компьютерный интервал)

(интервал "точно" 12 пт) собрания коллектива _

(1 компьютерный интервал)

от ___. ___.2009

г. Ставрополь

N ___

(1 компьютерный интервал)

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩИЙ (ПРЕДСЕДАТЕЛЬ) - И.О. Фамилия - должность

СЕКРЕТАРЬ - И.О. Фамилия (на заседании администрации города Ставрополя не избирается)

ПРИСУТСТВОВАЛИ: согласно списку лиц_

ПРИГЛАШЕННЫЕ: списки прилагаются по каждому вопросу повестки дня

(2 компьютерных интервала)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

(2 компьютерных интервала)

1. О ходе подготовки ...

2. _

СЛУШАЛИ по первому вопросу:

О ходе подготовки _

Докладчик: И.О. Фамилия - должность (текст выступления прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия (содержание выступления)

И.О. Фамилия (содержание выступления)

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Создать рабочую группу_

2. _

СЛУШАЛИ по второму вопросу:

О _

Докладчик: И.О. Фамилия - должность (текст выступления прилагается)

ВЫСТУПИЛИ:

_

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Включить в состав группы _

(3 компьютерных интервала)

Председательствующий	(подпись)	И.О. Фамилия
Секретарь	(подпись)	И.О. Фамилия

(При оформлении протокола заседания администрации города Ставрополя подписывает лицо, ведущее протокол)

Приложение 16

Образец
оформления выписки из протокола

ВЫПИСКА

(1 компьютерный интервал)

(интервал "точно" 12 пт) из протокола _

(1 компьютерный интервал)

от __.__ 2009 года

г. Ставрополь

N ____

(1 компьютерный интервал)

ПРЕДСЕДАТЕЛЬСТВУЮЩИЙ (ПРЕДСЕДАТЕЛЬ) - И.О. Фамилия - должность

СЕКРЕТАРЬ - И.О. Фамилия

ПРИСУТСТВОВАЛИ: согласно списку лиц_

ПРИГЛАШЕННЫЕ: списки прилагаются по каждому вопросу повестки дня

(2 компьютерных интервала)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

(2 компьютерных интервала)

3. О ходе подготовки _

3. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия - предложил_

ПОСТАНОВИЛИ:

3.1.Создать рабочую группу_

3.2. ...

(3 компьютерных интервала)

Председательствующий (Председатель)	(подпись)	И.О. Фамилия
Секретарь	(подпись)	И.О. Фамилия

Выписка из протокола верна:

(1 компьютерный интервал)

Должность лица, представляющего выписку

И.О. Фамилия

(интервал "точно" 12 пт)

Приложение 17

Образец
оформления докладной записки

Наименование организации (интервал "точно" 12 пт)

Должность руководителя (1 компьютерный интервал) И.О. Фамилия

                                  (допускается центрирование строк)

                                         (2 компьютерных интервала)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

(1 компьютерный интервал)

На N ______ от ____._____.200__

дата ________ N _______

(1 компьютерный интервал)

Об исполнительской дисциплине в_

(интервал "точно" 12 пт)

(до 3 компьютерных интервалов)

Сообщаю, что в _ (Текст)

(3 компьютерных интервала)

Наименование должности

подпись

И.О. Фамилия

(интервал "точно" 12 пт)

И.О. Фамилия (допускается полное написание имени и отчества)

26-00-00 (10-00)

(в левом нижнем углу, межстрочный интервал "точно" (12 пт),

шрифт N 10)

Подпись на последнем листе

Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок",

"Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста на одной

странице.

Приложение 18

Образец
оформления объяснительной записки

(интервал "точно" 12 пт)

Должность руководителя (1 компьютерный интервал) И.О. Фамилия

                                  (допускается центрирование строк)

                                         (2 компьютерных интервала)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

(1 компьютерный интервал)

дата

(1 компьютерный интервал)

О нарушении трудовой дисциплины _

(до 3 компьютерных интервалов)

Текст, как правило, пишется от первого лица.

(3 компьютерных интервала)

Наименование должности

подпись

И.О. Фамилия

(интервал "точно" 12 пт)

Приложение 19

Образец
оформления пояснительной записки

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту постановления главы города Ставрополя "О штатном расписании комитета градостроительства администрации города Ставрополя"

(интервал "точно" 12 пт)

(до 3 компьютерных интервалов)

В соответствии со статьей _, необходимо _ (Текст)

(3 компьютерных интервала)

Наименование должности

подпись

И.О. Фамилия

(интервал "точно" 12 пт)

И.О. Фамилия (допускается полное написание имени и отчества)

26-00-00

(в левом нижнем углу, межстрочный интервал "точно" (12 пт),

шрифт N 10)

Подпись на последнем листе  экземпляра

Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок",

"Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста на одной

странице.

Приложение 20

Образец
оформления телеграммы

ТЕЛЕГРАММА

УКРАИНА, СЕВАСТОПОЛЬ, 99011, ЛЕНИНА УЛИЦА, Д.2 ПРЕДСЕДАТЕЛЮ СЕВАСТОПОЛЬСКОЙ ГОРОДСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АДМИНИСТРАЦИИ ИМЯ ОТЧЕСТВО ФАМИЛИЯ

УВАЖАЕМЫЙ СЕРГЕЙ ВЛАДИМИРОВИЧ ВСКЛ

(Текст)

(двойной межстрочный интервал)

ГЛАВА ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ

И.О. ФАМИЛИЯ

______________________________________________________________

"___"___________ 20__

К. Маркса просп., д. 94, г. Ставрополь, 355035 Администрация города Ставрополя

Глава города Ставрополя

И.О. Фамилия

Приложение 21

Перечень
документов, не подлежащих регистрации

Периодические сводки и другие документы информационного характера

Вложения в конверты, поступившие без сопроводительных писем

Поздравительные письма, телеграммы, открытки

Пригласительные билеты

Газеты, журналы и другие периодические издания

Рекламные проспекты, буклеты, брошюры, плакаты

Оперативные сводки и бюллетени

Личные письма, не подлежащие вскрытию

Формы и бланки статотчетности

Приложение 22

Образец
оформления журнала регистрации поступающих документов

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент	Дата и индекс документа корреспондента	Краткое содержание документа	Резолюция, или кому направлен документ	Отметка об исполнении документа
1	2	3	4	5	6

Страницы журнала должны быть прошиты и пронумерованы

Образец
оформления журнала регистрации внутренних документов

N п/п	Дата поступления и индекс документа	Кто подписал	Краткое содержание документа	Отметка об исполнении документа
1	2	3	4	5

Страницы журнала должны быть прошиты и пронумерованы

Приложение 23

Образец
оформления журнала регистрации отправляемых документов

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении
1	2	3	4

Страницы журнала должны быть прошиты и пронумерованы

Приложение 24

Образец
оформления журнала учета принятых факсограмм

N п/п	Отправитель, город	Принято			Направлено
		Дата и время	Кол-во листов	Ф. И. О.	Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. получателя	Дата и время
1	2	3	4	5	6	7

Страницы журнала должны быть прошиты и пронумерованы

Образец
оформления журнала учета отправляемой информации по факсу

N п/п	Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. и телефон исполнителя	Адрес получателя, код, город, телефон	Количество листов	Дата и время поступления материала	Отправил		Отметка о возврате материала
					Дата и время	Ф.И.О.
1	2	3	4	5	6	7	8

Страницы журнала должны быть прошиты и пронумерованы

Приложение 25

Образец
оформления заказа на копирование документов

Дата ____________________ Срок исполнения_____________________________

Количество страниц оригинала__________________________________________

Требуемый тираж_____________________________________________________

(количество экземпляров)

Формат ________________________А3, А4, А5, А6__________________________

(нужное подчеркнуть)

Заказчик____________________________________________________________ _

(фамилия, должность, подразделение)

Подпись_____________________________________________________________

Приложение 25а

Образец
оформления заявки на изготовление копии правового акта

Управляющему делами администрации города Ставрополя ______________________________ И.О. Фамилия ______________________________ (от руководителя) ______________________________ ______________________________ (И.О. Фамилия)

ЗАЯВКА

Прошу подготовить копию постановления (распоряжения) главы (администрации) города Ставрополя от ___ . ___ . 200___ N______ "___________________________________

_________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ____________________"

(название постановления (распоряжения) главы города (администрации) Ставрополя)

В количестве ____ экземпляра (ов) _________________________________________

____________________________________________________________________ ______

(указать цель предоставления)

Дата______________ Подпись заказчика_______________________________

Приложение 26

Образец
оформления номенклатуры дел

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СТАВРОПОЛЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________________________

УТВЕРЖДАЮ (1 компьютерный интервал) Глава города Ставрополя ______________ И.О. Фамилия ____ _______________ 200__

на 2009 год

Индекс	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Примечание: Номенклатура дел разработана в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Управляющий делами администрации города Ставрополя

И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНА (1 компьютерный интервал) Протокол ЭК администрации города Ставрополя (интервал "точно" 12 пт) N_____ от____________200_

СОГЛАСОВАНА (1 компьютерный интервал) Протокол ЦЭК архивного отдела администрации города Ставрополя (интервал "точно" 12 пт) N_____от__________200_

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ
о категориях и количестве заведенных дел
в _________ году в администрации города Ставрополя

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет)
ИТОГО

СОГЛАСОВАНА

Управляющий делами администрации города Ставрополя

И.О. Фамилия

Ответственный за ведение архива

И.О. Фамилия

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Приложение 27

Образец
оформления дела

Администрация города Ставрополя

_______________________________________________

                         (наименование структурного подразделения)

ДЕЛО N

(индекс дела)

Том N

______________________________________

______________________________________

           (заголовок дела)

Даты заведения

и окончания дела

На______ листах

Хранить _______

Ст.____________

Приложение 28

Образец
оформления акта о выделении к уничтожению документов

АКТ (интервал "точно" 12 пт) от ___ . ___ .200_ N ____ г. Ставрополь

УТВЕРЖДАЮ (1 компьютерный интервал) Наименование должности руководителя структурного подразделения (1 компьютерный интервал) И.О. Фамилия "____"_____________200__

(допускается центрирование строк)

(2 компьютерных интервала)

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

(до 3 компьютерных интервалов)

На основании "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2004) отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, документы

______________________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого __________________________________________ед. хр. за _______годы.

               (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _________ годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________________________________________

                     (наименование архивного учреждения)

(протокол от_________________ N_____).

Ответственный за архив

подпись

И.О. Фамилия

"____"______________ 200_

СОГЛАСОВАН

Протокол ЭК

структурного подразделения

от ___ . ___ .200_ N _____

Документы в количестве ________________________(______) ед. хр., весом ______ кг сданы в _________________________________________________________________________ ___

на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________ N _________

Ответственный за архив

подпись

И.О. Фамилия

"____"______________ 200_

Изменения в учетные документы внесены

Ответственный за архив

подпись

И.О. Фамилия

"____"______________ 200_

Управляющий делами администрации города Ставрополя

подпись

И.О. Фамилия