Приложение. Положение об отделе канцелярии управления делами администрации города Ставрополя

Приложение

к постановлению администрации

города Ставрополя

от 12 октября 2010 г. N 3103

Положение
об отделе канцелярии управления делами администрации города Ставрополя

ГАРАНТ:

См. также Постановление главы города Ставрополя от 14 февраля 2005 г. N 449 "Об утверждении положений об организационном отделе, общем отделе и отделе канцелярии управления делами администрации города"

1. Общие положения

1.1. Отдел канцелярии управления делами администрации города Ставрополя (далее - отдел) является структурным подразделением аппарата администрации города Ставрополя.

1.2. Положение об отделе, должностные инструкции работников отдела утверждаются правовым актом, издаваемым главой города Ставрополя.

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и другими правовыми актами Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Ставропольского края, законами и иными правовыми актами Ставропольского края, Уставом города Ставрополя, иными муниципальными правовыми актами, Регламентом администрации города Ставрополя, настоящим Положением.

ГАРАНТ:

См. постановление главы города Ставрополя от 27 февраля 2009 г. N 610 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Ставрополя"

2. Основные задачи

Основными задачами отдела являются:

2.1. Организация централизованного учета служебной корреспонденции, поступающей в администрацию города Ставрополя.

2.2. Проведение систематического анализа документооборота, разработка предложений по его совершенствованию.

2.3. Контроль за прохождением и исполнением служебной корреспонденции, протокольных поручений, данных на заседаниях администрации города Ставрополя и еженедельных совещаниях главы города Ставрополя.

2.4. Информационно-справочная работа по входящим, исходящим и внутренним документам.

2.5. Прием, регистрация, контроль за прохождением проектов постановлений и распоряжений администрации города Ставрополя, проектов постановлений и распоряжений главы города Ставрополя.

ГАРАНТ:

См. постановление главы города Ставрополя от 1 июля 2009 г. N 2064 "О правовых актах, принимаемых главой города Ставрополя"

3. Основные функции

3.1. Прием, регистрация, соответствующее оформление и своевременное направление исполнителям всех видов служебной корреспонденции, поступающей в адрес администрации города Ставрополя.

3.2. Ведение электронного документооборота, регистрация электронных документов в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Дело", учет, сканирование, отправка и хранение электронных документов, систематизация исполненных электронных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел администрации города Ставрополя.

3.3. Контроль за соблюдением требований ГСДОУ и ГОСТов на документацию в администрации города Ставрополя и структурных подразделениях, за оформлением документов, представляемых на подпись руководителям администрации города Ставрополя.

3.4. Контроль за сроками рассмотрения входящей корреспонденции и сроками выполнения протокольных поручений, данных на заседаниях администрации города Ставрополя, еженедельных совещаниях главы города Ставрополя, еженедельная рассылка напоминаний о сроках исполнения служебной корреспонденции и выполнения поручений главы города Ставрополя.

3.5. Контроль за прохождением проектов постановлений и распоряжений администрации города Ставрополя, проектов постановлений и распоряжений главы города Ставрополя.

3.6. Отправка исходящей корреспонденции, ведение реестра исходящей корреспонденции, составление отчетов об использовании конвертов.

3.7. Доставка корреспонденции структурным подразделениям администрации города Ставрополя, в Государственную Думу Ставропольского края, Ставропольскую городскую Думу, Правительство Ставропольского края, территориальные органы федеральных органов государственной власти, расположенные на территории города Ставрополя.

3.8. Анализ состояния работы со служебной корреспонденцией в аппарате администрации города Ставрополя и разработка предложений по ее совершенствованию.

3.9. Информационно-справочная работа по вопросам, касающимся документооборота в аппарате администрации города Ставрополя.

3.10. Информирование главы города Ставрополя об обращениях юридических лиц в отношении муниципальных служащих органов администрации города Ставрополя в связи с допущенными ими нарушениями действующего законодательства.

3.11. Организация учебы по вопросам документационного обеспечения деятельности руководителей администрации города Ставрополя.

3.12. Формирование дел со служебными документами для сдачи в архивный отдел управления делами администрации города Ставрополя.

ГАРАНТ:

См. Закон Ставропольского края от 28 июля 2005 г. N 35-кз "Об архивном деле в Ставропольском крае"

3.13. Иные функции, исполняемые в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Ставропольского края.

4. Организация деятельности

4.1. Отдел возглавляет руководитель, который назначается на должность и освобождается от должности правовым актом, издаваемым главой города Ставрополя, по предложению управляющего делами администрации города Ставрополя, согласованному с первым заместителем главы администрации города Ставрополя, курирующим управление делами администрации города Ставрополя в соответствии с распределением обязанностей в администрации города Ставрополя.

4.2. Руководитель отдела подчинен управляющему делами администрации города Ставрополя.

4.3. Руководитель отдела несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и задач, возложенных на отдел.

4.4. Руководитель отдела распределяет должностные обязанности между работниками отдела, организует разработку должностных инструкций работников отдела.

4.5. Руководитель отдела вносит предложения по штатной численности работников отдела.

4.6. Руководитель отдела вносит предложения по вопросам приема, увольнения работников отдела; применения к ним мер поощрения и дисциплинарного взыскания в соответствии с законодательством.

4.7. Руководитель отдела обеспечивает соблюдение работниками отдела трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка администрации города Ставрополя.

4.8. В период временного отсутствия руководителя отдела (болезнь, отпуск, командировка и др.) его обязанности исполняет заместитель руководителя отдела без освобождения от основных обязанностей.

4.9. Работники отдела осуществляют свою деятельность в соответствии с должностными инструкциями и несут персональную ответственность за качественное и своевременное исполнение должностных обязанностей, за соблюдение норм работы с конфиденциальной информацией и служебного поведения муниципальных служащих.

ГАРАНТ:

См. Перечень сведений конфиденциального характера, утвержденный Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188

См. Постановление администрации города Ставрополя от 2 апреля 2010 г. N702 "Об утверждении Положения о разработке должностных инструкций муниципальных служащих администрации города Ставрополя, ее отраслевых (функциональных) и территориальных органов "

5. Права

5.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях аппарата администрации города Ставрополя.

5.2. Организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в отраслевых (функциональных), территориальных органах и структурных подразделениях администрации города Ставрополя и информировать об итогах проверок руководителей администрации города Ставрополя.

5.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от отраслевых (функциональных), территориальных органов и структурных подразделений администрации города Ставрополя материалы и информацию, связанные с осуществлением функций, возложенных на отдел.

5.4. Возвращать исполнителям проекты документов, составленные с нарушением установленных требований.

5.5. Осуществлять контроль своевременного исполнения протокольных поручений, данных на заседаниях администрации города Ставрополя и еженедельных совещаниях главы города Ставрополя.

5.6. Систематически осуществлять анализ документооборота и регулярно информировать главу города Ставрополя и руководителей администрации города Ставрополя о состоянии исполнительской дисциплины в аппарате администрации города Ставрополя.

6. Ответственность

Руководитель отдела несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение функций и задач, возложенных на отдел, за низкий уровень трудовой и исполнительской дисциплины, а также за неэффективное использование представленных ему прав.

Работники отдела несут ответственность:

за несоблюдение законодательства Российской Федерации, Ставропольского края, муниципальных правовых актов города Ставрополя при подготовке документов,

за некачественное и несвоевременное выполнение должностных обязанностей.

Управляющий делами администрации города Ставрополя

Г.П. Королева