Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение
главы администрации
города Ставрополя
от 17 марта 2003 г. N 140-р
Регламент
работы с обращениями граждан в администрации города Ставрополя
Общие положения
Работу с обращениями граждан в администрации города организует отдел приема граждан.
См. Постановление администрации города Ставрополя от 30 августа 2011 г. N 2450 "О Регламенте администрации города Ставрополя"
Сотрудники отдела выполняют работу, связанную с организацией рассмотрения и централизованным учетом письменных и устных обращений граждан, поступающих на имя главы администрации города и его заместителей, обращений поступающих на "телефон доверия главы администрации города Ставрополя", "телефон доверия Губернатора Ставропольского края". Анализируют характер вопросов, поднимаемых гражданами, информируют об их содержании руководство города, выявляют причины появления жалоб и предлагают меры по их устранению.
См.:
Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"
Закон Ставропольского края от 12 ноября 2008 г. N 80-кз "О дополнительных гарантиях права граждан Российской Федерации на обращение в Ставропольском крае"
Возникающие в приемной граждан вопросы по обращениям граждан решаются в тесном взаимодействии с соответствующими комитетами, управлениями, отделами и другими подразделениями администрации города и районов.
Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений, жалоб.
Обращение - изложенное в письменной или устной форме предложение, заявление, жалоба или ходатайство, в том числе коллективное, гражданина, должностного или иного лица.
Предложение - обращение граждан, не связанное с нарушением его прав, направленное на улучшение деятельности органов местного самоуправления.
Заявление - обращение гражданина по поводу реализации его прав и законных интересов, закрепленных в Конституции РФ.
Жалоба - обращение с требованием в восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями органов местного самоуправления, владельцами предприятий различных форм собственности, должностными лицами и общественными организациями.
Ходатайство - обращение гражданина с просьбой о признании определенного статуса, прав и свобод, изложенное в письменной форме, в случаях, которые прямо установлены законодательством РФ.
Коллективное обращение - обращением двух и более граждан, а также обращение, принятое на митинге или собрании и подписанное их организаторами.
Дубликат обращения - обращение гражданина, являющееся копией предыдущего обращения, либо экземпляр обращения по одному и тому же вопросу и в интересах одного и того же лица.
Повторное обращение - обращение, поступившее от одного и того же лица, по одному и тому же вопросу, в котором:
- обжалуется решение по предыдущему обращению, поступившему в приемную граждан;
- сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения;
- указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения.
Должностными лицами являются лица, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющие функции представителя власти, либо выполняющие организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции не только в государственных органах, органах местного самоуправления, но и в общественных организациях, общественных объединениях и их структурных подразделениях.
Прием, регистрация и рассмотрение поступающей корреспонденции
Все поступающие в отдел письменные обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, обращения граждан на "Телефон доверия Губернатора Ставропольского края", "Телефон доверия главы администрации города Ставрополя" ежедневно принимаются и учитываются специалистами приемной.
Поступившие обращения граждан, служебные письма, касающиеся решения вопроса конкретного лица, регистрируются приемной, ставится штамп регистрации и проводится поиск по картотекам за 3 года, чтобы установить, были ли раньше обращения данного лица.
Если были обращения, поднимаются дела и прикрепляются к заявлению.
Если обращение в текущем году поступило впервые, присваивается входящий номер и номер дела.
Если в текущем году уже были обращения, то проставляется новый входящий номер, а номер дела остается прежним, поднимаются дела и прикрепляются к заявлению.
На каждое поступившее обращение заводятся две регистрационно-контрольные карточки, на которых проставляется: входящий номер, индекс приемной, номер дела, дата поступления, срок исполнения, фамилия, имя и отчество заявителя, если от коллектива предприятия - пишется "коллективное", если от нескольких граждан - дома или улицы, регистрируются как "жильцы", указывается место работы, (если заявитель об этом сообщает), особые отметки (уч. ВОВ, инв. ВОВ, пенсионер и т.д.), источник поступления - (N сопроводительного письма, дата, количество листов), краткое содержание обращения, автор резолюции. Все обращения передаются на рассмотрение руководству администрации.
Все обращения записываются в алфавитный журнал и вносятся в компьютер.
Ежедневно составляются сведения о количестве поступивших обращений и их характере.
Обращения граждан рассматриваются руководством в течение одного дня с момента регистрации.
По возвращении обращений от руководства резолюции вписываются в регистрационно-контрольные карточки на пишущей машинке и вносятся в компьютер. На оборотной стороне карточки проставляется дата передачи на исполнение, исполнитель и его роспись в получении документа.
Если резолюция "дать ответ заявителю", "для работы", "для решения", "для рассмотрения", "для исполнения", "для принятия мер", "оказать содействие", то такое заявление пересылается исполнителю и сразу снимается с контроля, о чем в карточке и компьютере делается отметка. Заявления с резолюциями "подготовить ответ", "внести предложение" и т.д. берутся на контроль.
Ежедневно отделом приема граждан составляется сводка о результатах и сроках исполнения обращений.
Повторными письмами считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.
Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.
При работе с повторными письмами специалисты приемной оперативно подбирают исполнителю имеющиеся документы по обращениям данного заявителя. При необходимости повторные письма ставятся на контроль.
Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующих компетентных органов.
Прекращение переписки с заявителем возможно в случаях, если повторное обращение не содержит новых доводов и данных о нарушениях прав и охраняемых законом интересов заявителей, а изложенное ранее полно и объективно проверялось и ответ дан в порядке, установленном настоящим Регламентом, правомочным лицом администрации города Ставрополя.
Во всех случаях проверка писем на повторность возлагается на специалистов приемной граждан.
Обращения с неразличимым текстом или такие, в которых отсутствуют сведения, достаточные для их разрешения в 5-дневный срок возвращаются заявителям с предложением восполнить недостающие данные, а также с разъяснением, куда им для этого следует обратиться.
Письма по содержанию лишенные смысла, если они не имеют личных просьб, некорректные по тону, а также, если в материалах проверки предыдущих обращений имеется документ, свидетельствующий о психическом заболевании заявителя, не позволяющем ему адекватно оценивать происходящие события, направляются на рассмотрение экспертной комиссии при администрации города, о чем в учетной карточке делается соответствующая отметка.
Письменные обращения граждан, в которых нет подписи, фамилия не указана или написана неразборчиво, которые не содержат данных о месте жительства заявителя либо о его работе или учебе, признаются анонимными.
Анонимные письма рассмотрению не подлежат.
Обращения граждан должны направляться в соответствующие подразделения администрации в течение одного дня после рассмотрения и наложения резолюции. Авторы обращений по их просьбе извещаются о том, куда направлены для рассмотрения их обращения.
Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав и охраняемых законом интересов, берутся на контроль специалистами приемной. Кроме того, при решении вопроса о взятии обращения на контроль преследуются следующие цели:
- устранение недостатков в работе органов местного самоуправления;
- получение материалов для обзора почты, составление аналитических записок и информации;
- выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан или получение справки по вопросу, с которым автор обращался неоднократно.
Срок исполнения письма определяется в соответствии с действующим законодательством (30 дней со дня поступления в организацию или подразделение на рассмотрение). Принятые в отдельных случаях решения по мотивированным просьбам от исполнителей о продлении срока рассмотрения обращения заявителя должно быть подписано должностным лицом (автором резолюции) рассмотревшим обращение первоначально. О продлении срока рассмотрения обращения исполнитель информирует заявителя. Отдел приема граждан берет на дополнительный контроль выполнение такого обращения.
При поступлении ответов на контрольные обращения специалисты отдела анализируют качество и полноту решения поставленных в них вопросов.
Отправка корреспонденции
Отправку исходящей корреспонденции по обращениям граждан осуществляет отдел приема граждан следующим образом:
- на ответе (письме) ставится регистрационный номер (номер входящего документа является и исходящим), дата отправки;
- если гражданину или в организацию требуется возвратить приложенные документы, на письме делается отметка о количестве листов приложения, такая же отметка делается на копии письма, оставленного в деле;
- письма конвентируются, записываются в реестр и отправляются.
Регистрационные карточки на отправленные письма изымаются из текущей картотеки, подкрепляются к документам, на них в графе "ход исполнения" проставляется дата исполнения, кому дан ответ, результат рассмотрения (удовлетворено, разъяснено, переслано, взято на дополнительный контроль, в дело). Результаты рассмотрения вносятся в компьютер.
Одна карточка ставится в архивную картотеку, другая в дело. На каждого заявителя заводится отдельное дело, которое прошивается и ставится на стеллаж по номеру дела.
Исполнение жалобы и заявления граждан хранятся в течение 5 лет.
Организация работы по приему граждан
График приема граждан главой администрации, его заместителями по направлениям деятельности составляется отделом приема граждан заблаговременно и вывешивается для ознакомления. Запись на прием осуществляется в отделе приема граждан в понедельник и четверг с 9 до 13 часов, в среду и пятницу с 14 до 17 часов.
Районные администрации, комитеты и управления администрации города организуют прием граждан самостоятельно. При необходимости гражданам дается информация о времени и месте приема граждан в районных администрациях, комитетах, управлениях администрации города.
Запись граждан на прием ведется с учетом разграничения полномочий между городским и районными звеньями управления, комитетами, управлениями и другими структурными подразделениями администрации города, наделенными статусом юридического лица.
Первичные обращения граждан, как правило, рассматриваются в соответствующих подразделениях администрации города, исходя из их компетенции.
Повторные обращения граждан, отнесенные к компетенции управлений, комитетов и других структурных подразделений администрации города и не решенные в данных структурах, рассматриваются на приеме у заместителей главы администрации города по направлениям деятельности.
На приеме у главы города рассматриваются обращения граждан, не решенные первыми заместителями главы администрации города, а также обращения по вопросам учета и распределения жилья, финансовой помощи.
Ограничивается запись на прием граждан по вопросам:
- не относящимся к компетенции органов местного самоуправления;
- не основанным на действующем законодательстве;
- изложенным в письменных обращениях граждан, по которым уже даны соответствующие поручения;
- рассмотренным ранее и изложенным в официальных ответах за подписью главы города, по которым уже давались дополнительные разъяснения.
В случаях если гражданин не решил свой вопрос в управлениях, комитетах и других подразделениях администрации города, но считает необходимым, чтобы глава города лично ознакомился с его проблемой, он оставляет в приемной граждан письменное заявление, которое передается на рассмотрение главы администрации города.
При записи граждан на прием к главе администрации города устанавливается кратность устного или письменного обращения в отдел. При некоторых обращениях к карточке приема граждан приобщаются все имеющиеся материалы по этому заявителю. Все необходимые материалы передаются в комитеты, управления и другие структурные подразделения администрации для подготовки в 3-дневный срок заключения по существу вопроса.
За день до приема окончательно оформляются все необходимые документы для проведения приема граждан.
После проведения приема производится постановка на контроль поручений главы администрации города и его заместителей в соответствии с порядком, установленным для работы с письменными обращениями граждан.
Организация контроля за рассмотрением обращения граждан
Срок исполнения, если он не определен в поручении, устанавливается один месяц. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней. Критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях средств массовой информации, рассматриваются в срок до I месяца, в телеграммах от 2-5 дней. Поручения, содержащиеся в тексте указание "срочно", исполняются в срок указанный автором резолюции. В 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание "оперативно" и обращения, поступающие на "телефон доверия Губернатора Ставропольского края".
Обращения граждан, поступающие на "телефон доверия главы администрации города", рассматриваются в месячный срок, в случае если факты, содержащиеся в обращениях, требуют экстренной проверки, решения по ним принимаются не позднее чем в десятидневный срок.
Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления заявления в орган, обязанный разрешить вопрос по существу. Сроки исполнения документов исчисляются с даты регистрации поступления их в учреждение.
При необходимости продления срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, до истечения срока представляет на имя главы города или его заместителя (автора резолюции) письмо с просьбой о продлении срока исполнения. В письме должны быть указаны аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые должностным лицом для выполнения поручения.
Если поручение дано нескольким должностным лицам, то его исполнение координирует должностное лицо, указанное в поручении первым.
Итоговые письма о проделанной работе (ответы) представляются в приемную по обращениям граждан за 3 дня до истечения установленного срока исполнения обращения.
Письма, не отвечающие установленным требованиям, отдел приема граждан возвращает исполнителям поручений для доработки и повторного представления.
Решение о снятии с контроля принимает руководитель, дающий поручение.
В целях повышения эффективности контроля регистрация письменных и устных обращений граждан осуществляется на карточках, которые располагаются в картотеке по алфавиту (для быстрого поиска) и по срокам исполнения (с 1 по 31 число).
Применяется система упреждающего контроля, т.е. за неделю до срока исполнения документа направляются исполнителю напоминания.
Еженедельно на планерных совещаниях у главы администрации города, а также на заседаниях администрации города докладывается о нарушении сроков исполнения обращений граждан.
Классификация вопросов, изложенных в обращениях граждан, осуществляется согласно приложению.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.