Приложение N 2. Инструкция о ведении делопроизводства по обращениям граждан в органах местного самоуправления городского округа "Усинск"

Приложение N 2

к решению шестнадцатой сессии

второго созыва Совета

городского округа "Усинск"

от 20 апреля 2006 г. N 219

Инструкция
о ведении делопроизводства по обращениям граждан в органах местного самоуправления городского округа "Усинск"

1. Настоящая Инструкция по рассмотрению предложений, заявлений, жалоб граждан (далее - обращений) разработана с целью установления единых требований к процедуре рассмотрения, анализа и учета обращений граждан в органы местного самоуправления муниципального образования городского округа "Усинск".

2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с требованиями Указа Президиума Верховного Совета СССР от 12.04.68 "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" в редакции (в ред. Указов Президиума ВС СССР от 04.03.1980 N 1662-Х, от 02.02.1988 N 8422-XI) в части, не противоречащей указанному Закону, Закона Республики Коми "Об обращениях граждан".

3. Делопроизводство по обращениям граждан в органах местного самоуправления ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц.

4. Личную ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан в органах местного самоуправления несут их руководители. Они систематически проверяют порядок ведения делопроизводства в соответствующих органах подразделениях, муниципальных предприятиях и учреждениях, принимают меры к совершенствованию этой работы.

5. Все поступающие в органы местного самоуправления обращения граждан должны быть приняты, учтены, централизованно зарегистрированы на регистрационно-контрольных карточках в день их поступления.

Обращения, адресованные:

- главе муниципального образования, руководству администрации городского округа регистрируются в отделе документационного обеспечения и контроля администрации городского округа,

- Совету муниципального образования городского округа - организационном отделе администрации городского округа.

Конверты к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения, а также в других необходимых случаях.

При личном приеме граждан их письменные и устные обращения также подлежат централизованной регистрации на регистрационно-контрольных карточках в отделе обращения граждан администрации городского округа.

Регистрационный индекс обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу или на свободном от текста месте первого листа. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения (например, Д-401). Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность предложений заявлений и жалоб граждан.

6. Повторным обращением граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем углу повторных предложений, заявлений и жалоб и на регистрационно-контрольных карточках делается отмена "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган местного самоуправления учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).

7. Регистрационно-контрольные карточки текущего года хранятся в картотеках, которые должны обеспечивать учет, справочную работу и контроль за исполнением поручений по обращениям граждан.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек и картотек определяется исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением поручений по обращениям и их анализа. Картотеки могут формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых поступили предложения, заявления и жалобы, по тематике вопросов, затронутых в письмах.

В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили предложения, заявления и жалобы.

8. Контроль за своевременным разрешением обращений граждан в органах местного самоуправления возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.

Письма граждан, направленные в государственные, республиканские органы, а также через средства массовой информации различными адресатами, требующими сообщить результаты рассмотрения обращения, берутся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на обращениях в месте, установленном ГОСТом 6.30-2003, проставляется штамп "Контроль" или знак контроля "К". Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению обращения. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимают руководители и другие должностные лица органов местного самоуправления, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

9. Ответы на обращения граждан дают руководители и другие уполномоченные должностные лица органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.

Индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу.

Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

10. Руководители или по их поручению другие должностные лица органов местного самоуправления, муниципальных предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать и обобщать обращения граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, а также совершенствования работы органов местного самоуправления, муниципальных предприятий, учреждений и организаций.

Материалы для анализа и обобщения подготавливают должностные лица, ведущие делопроизводство по обращениям граждан, и оформляют их в виде аналитических справок, которые представляются руководителям органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций ежегодно к 15 января. Аналитические справки текущего характера составляются по мере надобности.

11. Обращения граждан должны быть возвращены после их разрешения должностным лицам, ведущим делопроизводство по обращениям граждан, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

На каждом предложении, заявлении, жалобе после окончательного решения и его исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом и алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

12. Органы местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации осуществляют хранение и использование в справочных и других обращений граждан.

Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на руководителей органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.

Дела с обращениями граждан, а также регистрационно-контрольные карточки хранятся в течение пяти лет. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.

Решения экспертных комиссий об увеличении сроков хранения документов по обращениям граждан и отборе их для хранения подлежат обязательному утверждению руководителями органов местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации.

13. Дела, подлежащие постоянному, а также временному (свыше 5 лет) хранению, передаются в архив органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации через год после завершения делопроизводства по ним. Дела, подлежащие временному хранению (до 5 лет включительно), передаются в архив по усмотрению руководителя.

14. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным, гражданским процессуальным законодательством Российской Федерации.

Регистрационно-контрольная карточка должна иметь следующие реквизиты

Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки

Корреспондент - фамилия, имя, отчество, место жительства или работы, телефон заявителя или заявителей, для писем без подписи делается запись - "без подписи".

Предыдущие обращения - даты и регистрационные индексы предыдущих предложений, заявлений и жалоб заявителя.

Вид документа - предложение, заявление или жалоба, поступившие по почте или поданные при личном приеме, и количество листов в них.

Автор, дата, индекс сопроводительного письма - название организации, переславшей предложение, заявление, жалобу.

Дата, индекс поступления - дата поступления предложения, заявления, жалобы (по почте или на личном приеме) и их регистрационные индексы.

Краткое содержание - предложения, заявления, жалобы.

Ответственный исполнитель - наименование организации или структурного подразделения, отвечающего за разрешение предложения, заявления, жалобы.

Резолюция - переносится с документа или записывается на личном приеме.

Автор резолюции - должность, фамилия и инициалы руководителя, автора первой резолюции.

Срок исполнения - указывается в соответствии с резолюцией или сроками исполнения, установленными законодательством. Запись об изменении сроков производится в следующей графе строки с указанием нового срока, должности и фамилии руководителя, принявшего решение о его изменении.

В левом верхнем углу лицевой стороны карточки указывается код РКК (0229140) по Общесоюзному классификатору управленческой документации и код организации, в которой заводится регистрационно-контрольная карточка.

В правом верхнем углу проставляется штамп "Повторно" при регистрации повторных обращений.

Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки

Ход исполнения - графа "Дата передачи на исполнение" - указывается дата вручения документа непосредственному исполнителю;

графа "Исполнитель" - фамилия, инициалы и телефон непосредственного исполнителя (графы заполняются при каждом перемещении документа);

Графа "Отметка о промежуточном ответе или дополнительном запросе" - адресат, дата, индекс, краткое содержание промежуточного ответа или запроса;

графа "Контрольные отметки" - отметки о напоминаниях, состоянии исполнения и т.п.

Дата, индекс исполнения - дата и регистрационный индекс документа, содержащего окончательное решение.

Адресат - указываются все адресаты, которым послан документ с окончательным решением.

Содержание - заголовок ответного документа с указанием принятого решения (удовлетворено, отказано, разъяснено).

С контроля снял - должность, фамилия и инициалы руководителя или другого должностного лица, принявшего решение о снятии с контроля предложения, заявления, жалобы.

Подпись контролера - подпись ответственного за контроль по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Дело..., том..., листы..., - индекс дела по номенклатуре, номер тома и листов (проставляются после завершения разрешения и подшивки в дело).

Фонд..., опись..., дело..., - проставляются после сдачи дела в архив.

Размеры карточки рекомендуются А5 (148 х 210) и А6 (105 х 148).

В случае использования электронно-вычислительной техники при организации делопроизводства по обращениям граждан могут применяться регистрационно-контрольные карточки, содержащие все вышеуказанные реквизиты, расположенные в последовательности, удобной для применения средств вычислительной техники.