Приложение. Положение о системе электронной почты в Администрации МО MP "Сыктывдинский"

Приложение

Положение
о системе электронной почты в Администрации МО MP "Сыктывдинский" (утв. постановлением администрации МО MP "Сыктывдинский" от 7 февраля 2014 г. N 2/224)

1. Общие положения

Настоящее Положение о системе электронной почты (далее - ЭП) в администрации муниципального образования муниципального района "Сыктывдинский" (далее - Администрация) определяет порядок доступа и использования ЭП работниками Администрации.

1.1. Требования Положения о системе ЭП (далее - Положение) являются обязательными для работников Администрации, использующих ЭП для выполнения должностных обязанностей. Все вновь подключаемые к ЭП работники должны быть ознакомлены с настоящим Положением.

1.2. Используемые термины и понятия:

- Интернет - глобальная информационно-телекоммуникационная сеть;

- электронная почта - сетевая служба, позволяющая пользователям обмениваться информацией без применения бумажных носителей, с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютер, телекоммуникационные средства, специализированное программное обеспечение) через локальные и глобальные информационно-телекоммуникационные сети, в том числе с применением электронной цифровой подписи;

- почтовый сервер - информационный сервис, включающий в себя почтовые службы и функции администрирования, а также позволяющий содержать почтовые ящики пользователей, хранить и производить обмен почтовыми сообщениями;

- почтовое сообщение - электронное сообщение, передаваемое через информационно-телекоммуникационные сети от отправителя к получателю. Состоит из служебной информации (адрес отправителя, адрес получателя, тема и т.д.), текста сообщения (может отсутствовать) и вложенных файлов (могут отсутствовать);

- почтовый ящик - располагаемое на почтовом сервере электронное хранилище почтовых сообщений, поступающих на ассоциированный с этим почтовым ящиком адрес электронной почты;

- адрес электронной почты - уникальный идентификатор пользователя, записываемый в следующем виде: Имя@syktyvdin.rkomi.ru, где "Имя" - это имя пользователя;

- администратор ЭП - региональный оператор, ответственный за функционирование ЭП;

- администратор локальной информационно-телекоммуникационной сети Администрации (далее - администратор ЛИТС) - работник, ответственный за организацию доступа и использование ресурсов ЭП в Администрации;

- рабочее место - рабочее место работника, имеющее доступ к ЭП через Интернет;

- антивирусные средства - программное обеспечение позволяющее организовать поиск, уничтожение вредоносного программного обеспечения на компьютерах пользователей;

- Web-представительство (сервер, сайт) - совокупность связанных между собой информационных ресурсов, предназначенных для просмотра через Интернет с помощью специальных программ (WEB-браузеров или аналогичных).

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1.4. Бесперебойное функционирование ЭП обеспечивается региональным оператором - ГАУ Республики Коми "Центр информационных технологий".

1.5. Настоящее Положение не определяет порядок работы с документами, направляемыми и получаемыми по электронной почте.

2. Структура ЭП

2.1. ЭП используется для обмена почтовыми сообщениями как в пределах Администрации, так и со сторонними почтовыми серверами, расположенными в Интернете.

2.2. Адреса электронной почты, предоставляемые пользователям для информационного обмена, формируются в соответствии с шаблоном Имя@syktyvdin.rkomi.ru и подразделяются на категории:

- официальные адреса электронной почты;

- адреса электронной почты, предоставляемые структурным подразделениям и работникам Администрации.

2.3. Почтовые сервера ЭП расположены на площадке Администратора ЭП.

2.4. Администратором ЭП является региональный оператор инфраструктуры электронного правительства Республики Коми - ГАУ Республики Коми "Центр информационных технологий".

2.5. Администратором ЛИТС является работник отдела общего обеспечения Администрации.

3. Цели и задачи

3.1. Цели:

- Повышение эффективности и оперативности информационного взаимодействия между работниками Администрации, органами местного самоуправления, органами государственной власти (далее - Участники ЭП) за счет сокращения времени доставки корреспонденции и уменьшения затрат времени при подготовке и обработке информации;

- Внедрение компьютерных систем поддержки работы муниципальных служащих ("электронного муниципалитета") как составной части российского "электронного правительства";

- Унификация однородных составляющих различных уровней ИТ-инфраструктуры участников ЭП;

3.2. Задачи, решаемые в процессе эксплуатации ЭП:

- предоставление всем работникам Администрации возможности использования сервисов обмена сообщениями электронной почты посредством единой почтовой системы органов государственной власти Республики Коми;

- предоставление бесперебойного доступа к почтовой системе без ограничений по месту и способу подключения;

- внедрение современных пользовательских сервисов почтовой системы.

4. Порядок предоставления доступа к ЭП

4.1. Доступ пользователей к СЭП предоставляется только для выполнения должностных обязанностей.

4.2. Подключение и/или отключение пользователей ЭП осуществляется на основании писем-заявок в адрес администратора ЛИТС, направляемых по электронной почте в произвольном виде с указанием: фамилии, имени и отчества работника Администрации или через сервис Service Desk.

4.3. Официальной программой для доступа к ЭП является Microsoft Outlook (приложение).

4.4. Доступ к ЭП без настройки Microsoft Outlook возможен с помощью Web-интерфейса, для чего необходимо указать в браузере адрес https://m.rkomi.ru/owa/.

5. Авторизация пользователей ЭП

5.1. Администратор ЭП в соответствии с заявкой (через сервис Service Desk) для пользователя ЭП на почтовом сервере создает учетную запись, в состав которой входит адрес электронной почты и пароль. Информация об учетной записи передается администратору ЛИТС. После получения учетной записи администратор ЛИТС уведомляет пользователя о присвоенном ему адресе электронной почты и пароле.

5.2. Пользователь не должен сообщать пароль к своему почтовому ящику другим лицам.

5.3. Пароль к учетной записи пользователя должен отвечать требованиям сложности/безопасности:

- пароль не может содержать имя учетной записи пользователя или какую-либо его часть;

- пароль должен состоять не менее чем из восьми символов;

- в пароле должны присутствовать символы трех категорий из числа следующих четырех:

а) прописные буквы английского алфавита от А до Z;

б) строчные буквы английского алфавита от а до z;

в) десятичные цифры (от 0 до 9);

г) неалфавитные символы (например, !, $, # , %).

6. Порядок эксплуатации ЭП

6.1. Эксплуатация ЭП заключается в приеме и передаче сообщений электронной почты, использовании сервисных возможностей клиентского программного обеспечения рабочего места ЭП.

6.2. Для эксплуатации официальных адресов электронной почты в Администрации назначается ответственное лицо - работник отдела общего обеспечения. Отправка официальной исходящей почты выполнятся исключительно с рабочего места ответственного лица.

6.3. При использовании ЭП пользователи обязаны:

- проверять содержимое почтового ящика не реже трех раз в день с интервалом не менее 2 часов;

- обеспечивать учет и систематизацию почтовых сообщений средствами почтового клиента;

- обеспечивать сохранение электронных версий почтовых сообщений в собственной базе входящих и исходящих сообщений.

- не допускать пересылку по электронной почте информации, не относящейся к служебной деятельности;

не допускать передачу любого программного обеспечения посредством электронной почты;

- незамедлительно сообщать администратору ЛИТС о всех попытках несанкционированного доступа.

6.4. Глобальная (региональная) адресная книга включает сведения о контактах и адресах электронной почты работников государственных и муниципальных органов власти, являющихся участниками ЭП. Персональная адресная книга (список контактов) ведется пользователем самостоятельно.

6.5. Пользователь самостоятельно следит за лимитом размера личного почтового ящика и своевременно выполняет необходимые мероприятия по архивации данных (переноса их на жесткий диск компьютера). Решение о структуре хранения данных (файлов, почтовых сообщений) пользователь принимает самостоятельно.

6.6. При использовании ЭП пользователям запрещается:

- передавать угрожающую, клеветническую, непристойную информацию, а также информацию, оскорбляющую честь и достоинство других лиц, материалы, способствующие разжиганию национальной розни, подстрекающие к насилию, призывающие к совершению противоправной деятельности и пр.;

- по собственной инициативе осуществлять рассылку (в том числе и массовую) сообщений, если рассылка не связана с выполнением служебных обязанностей;

- использовать адрес электронной почты для оформления подписки на периодическую рассылку из сети Интернет рекламных материалов, не связанных с исполнением служебных обязанностей;

- предоставлять другим лицам доступ к своему электронному почтовому ящику.

6.7. Администратор ЛИТС обязан:

- обеспечить функционирование клиентского почтового программного обеспечения;

- вести список учетных записей пользователей.

- оказывать пользователям ЭП консультативную помощь по техническим вопросам организации доступа к ЭП. В обязанности администратора ЛИТС не входит обучение и консультация пользователей по работе с клиентским программным обеспечением, отличным от базового.

- информировать руководителя аппарата Администрации о нарушениях требований настоящего Положения и других ситуациях, которые могут привести к несанкционированному доступу, модификации, разрушению, удалению информации или сбоям в работе ЭП.

7. Обеспечение безопасности ЭП

7.1. ЭП предназначена для передачи только открытой информации. Использование ЭП для обмена информацией, отнесенной к категории ограниченного доступа, запрещается.

7.2. Все передаваемые и принимаемые по электронной почте файлы пользователь обязан проверить антивирусными средствами.

8. Контроль и ответственность

8.1. С целью проверки успешной доставки электронного сообщения необходимо использовать предусмотренную систему уведомлений о принятии сообщений.

8.2. Пользователи, администраторы ЛИТС несут персональную ответственность за полноту и своевременность выполнения требований, предъявляемых к ним настоящим Положением.