Разъяснения Управления ФНС РФ по Республике Коми от 15 ноября 2004 г. "О налоге на прибыль организаций. О включении расходов по оплате переговоров, с использованием личного мобильного телефона в производственных целях, в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль"

Среди наиболее встречающихся вопросов налогоплательщиков по применению налога на прибыль с организаций - это вопрос о включении расходов по оплате переговоров, с использованием личного мобильного телефона в производственных целях, в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) относятся расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иные аналогичные системы). Прочие расходы согласно статье 253 НК РФ являются элементом расходов, связанных с производством и реализацией, следовательно, расходы на оплату услуг связи должны быть связаны с производственной деятельностью организации. При этом включение в прочие расходы оплаты за переговоры с использованием услуг сотовой связи не ставится в зависимость от места нахождения абонента и принадлежности номера.

Следует учитывать, что статьей 252 НК РФ предусмотрено, что расходами признаются для налогообложения прибыли обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

При выполнении вышеуказанных условий оплата услуг сотовой связи, в том числе оплата переговоров с использованием сотовой связи, учитывается в расходах при исчислении налога на прибыль, при этом на затраты можно списывать расходы не по всем переговорам (абонентская плата), а только по тем, которые связаны с осуществлением организацией деятельности, направленной на получение дохода.

В данной связи считается, что для соблюдения указанных выше условий необходимо:

- наличие договора с оператором связи;

- наличие первичных учетных документов (счет оператора мобильной связи, акт выполненных работ);

- использование телефонных переговоров в производственных целях.

Подтвердить использование телефонных переговоров в производственных целях можно следующими документами:

- распоряжением руководителя организации об оплате стоимости телефонных переговоров с абонентами-контрагентами организации;

- приказом руководителя организации о перечне лиц с наименованием должностей, имеющих право вести телефонные переговоры в рабочее и нерабочее время в служебных целях;

- счетом за переговоры с указанием номеров абонентов, с которыми они производились;

- служебной запиской или заявлением сотрудника организации с подробным изложением причин переговоров в нерабочее время.

Важным подтверждением являются детализированные счета за разговоры, т.е. расшифровка АТС с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры, иные документы, подтверждающие производственный характер отношений с абонентом. Кроме того, необходимы документы, удостоверяющие принадлежность абонентского номера клиенту организации. Такими документами могут быть, например, договоры, заключенные с организациями-контрагентами, содержащие сведения об абонентских номерах их телефонов.

Для обоснованного включения в расходы в целях исчисления налога на прибыль затрат по оплате услуг связи при использовании в производственных целях сотового телефона сотрудника в трудовом договоре и должностной инструкции работника важно отразить обязанности, для выполнения которых необходим мобильный телефон.

При этом организация должна подтвердить обоснованность использования телефонных переговоров в производственных целях перечисленными выше документами с соблюдением выше перечисленных условий.

Отдел налогообложения прибыли (дохода)

УФНС России по Республике Коми