Приложение. Инструкция об организации приёма, передачи, учёта, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования

Приложение

Инструкция
об организации приёма, передачи, учёта, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования
(утв. приказом Министерства образования Республики Коми от 25 апреля 2014 г. N 127)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция об организации приема, передачи, учёта, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования (далее - Инструкция) разработана в целях обеспечения надлежащего порядка приёма, передачи, учёта, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования, организации соответствующего учета и отчетности, обеспечения режима сохранения конфиденциальной информации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.2. Инструкция регламентирует организационно-технологические мероприятия приёма, учёта, передачи, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования на территории Республики Коми.

1.3. Инструкция разработана в соответствии с требованиями нормативно-правовых документов Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки (далее - Рособрнадзор) и содержит общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурами проведения и оформления результатов государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования.

1.4. Инструкция устанавливает взаимодействие и ответственность при организации приёма, передачи, учёта, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и иных документов государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования следующих организационных структур, расположенных на территории Республики Коми:

- Государственными экзаменационными комиссиями Республики Коми для организации и проведении# государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования (далее - ГЭК РК);

- Министерства образования Республики Коми (далее - МО РК);

- государственного автономного учреждения Республики Коми "Республиканский информационный центр оценки качества образования" (далее - ГАУ РК "РИЦОКО");

- муниципальных органов управления образованием (далее - МОУО);

- пунктов проведения экзамена (далее - ППЭ);

- образовательных организаций (далее - ОО);

- конфликтных комиссий Республики Коми по рассмотрению апелляций участников экзаменов (далее - конфликтная комиссия);

- республиканских предметных комиссий по проверке экзаменационных работ обучающихся и выпускников прошлых лет (в том числе устных ответов) по соответствующим учебным предметам образовательных программ основного общего и среднего общего образования (далее - РПК).

1.5. К экзаменационным материалам и документам государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования, проводимой в форме основного государственного экзамена (далее - ОГЭ), единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ) и в форме государственного выпускного экзамена (далее - ГВЭ), относятся:

1.5.1. Экзаменационные материалы:

Материалы ЕГЭ:

- Доставочные спецпакеты с ИК экзаменационных материалов.

В одном ИК участника ЕГЭ находятся: КИМ, бланк регистрации, бланк ответов N 1, бланк ответов N 2.

- Дополнительные бланки ответов N 2.

- Возвратные доставочные пакеты с бланками регистрации, бланками ответов N 1 и N 2 и дополнительными бланками N 2.

- Использованные КИМ.

- Черновики.

- CD-диски с записями текстов для раздела "Аудирование" при проведении ЕГЭ по иностранным языкам.

- Бланк-анкета для направления в ГЭК РК замечаний о нарушениях процедуры проведения ГИА.

Материалы ОГЭ:

- Доставочные пакеты с ИК экзаменационных материалов.

В одном ИК участника ОГЭ находятся: КИМ, бланк ответов N 1, бланк ответов N 2.

- Дополнительные бланки ответов N 2.

- Возвратные доставочные пакеты с бланками ответов N 1 и N 2 и дополнительными бланками N 2.

- Использованные КИМ.

- Черновики.

- CD-диски с записями текстов для раздела "Аудирование" при проведении ОГЭ по иностранным языкам.

- CD-диски с записями текста для проведения ОГЭ по русскому языку.

- USB-носители с записями заданий для проведения ОГЭ по информатике и ИКТ.

- USB-носители с записями ответов участников экзамена по информатике и ИКТ.

- USB-носители с записями ответов участников экзамена по иностранным языкам.

Материалы ГВЭ:

- Тексты, темы, задания, билеты, записанные на электронные и бумажные носители.

- Письменные экзаменационные работы участников ГВЭ.

- Файлы с цифровой аудиозаписью устных ответов участников ГВЭ.

- Черновики.

1.5.2 Документы ОГЭ, ЕГЭ и ГВЭ:

1.5.2.1. Формы ППЭ:

- Акт готовности ППЭ (форма ППЭ-01).

- Апелляция о нарушении установленного порядка проведения ГИА (форма ППЭ-02).

- Протокол рассмотрения апелляции о нарушении установленного порядка проведения ГИА (форма ППЭ-03).

- Список участников ГИА в аудитории ППЭ (форма ППЭ-05-01).

- Ведомость учёта участников ЕГЭ/ОГЭ и экзаменационных материалов в аудитории ППЭ (форма ППЭ-05-02).

- Список участников ЕГЭ/ОГЭ образовательной организации (форма ППЭ-06-01).

- Список организаторов по аудиториям (форма ППЭ-07-01).

- Список работников ППЭ (форма ППЭ-07-02).

- Отчет члена ГЭК о проведении ЕГЭ/ОГЭ в ППЭ (форма ППЭ-10).

- Сопроводительный бланк (форма ППЭ-11).

- Сопроводительный бланк к экзаменационным материалам N 2 (форма ППЭ-11-01).

- Протокол проведения ЕГЭ/ОГЭ в аудитории (форма ППЭ-12-01).

- Ведомость коррекции персональных данных участников ЕГЭ/ОГЭ в аудитории (форма ППЭ-12-02).

- Ведомость использования дополнительных бланков ответов N 2 (форма ППЭ-12-03).

- Протоколы проведения ЕГЭ/ОГЭ в ППЭ (формы ППЭ-13-01).

- Сводная ведомость учёта участников и использования экзаменационных материалов в ППЭ (форма ППЭ-13-02-МАШ, ППЭ-13-02-ТОМ-МАШ).

- Акт приёмки-передачи экзаменационных материалов в ППЭ (формы ППЭ-14-01, ППЭ-14-01-ОВЗ, ППЭ-14-01-ТОМ).

- Ведомость выдачи и возврата экзаменационных материалов по аудиториям ППЭ (форма ППЭ-14-02).

- Протокол проведения процедуры удаленного сканирования в ППЭ (ППЭ-15-ТОМ).

- Расшифровка кодов ОО ППЭ (форма ППЭ-16).

- Акт общественного наблюдения о проведении ЕГЭ/ОГЭ в ППЭ (форма ППЭ-18-МАШ).

- Акт об идентификации личности участника ГИА (форма ППЭ-20).

- Акт об удалении участника ЕГЭ/ОГЭ (форма ППЭ-21).

- Акт о досрочном завершении экзамена по объективным причинам (форма ППЭ-22).

1.5.2.2. Протоколы ГЭК РК.

1.5.2.3. Протоколы результатов ГВЭ по предметам.

1.5.2.4. Видеозаписи проведения ЕГЭ и ГВЭ.

1.5.2.5. Акты приёма-передачи экзаменационных материалов и документов.

1.5.3. Материалы проверки развернутых ответов участников ЕГЭ/ОГЭ:

- Отсканированные изображения обезличенных бланков экзаменационных работ участников ЕГЭ/ОГЭ с удалёнными областями регистрации.

- Бланки протоколов проверки развернутых ответов участников ЕГЭ/ОГЭ экспертами РПК.

- Критерии оценивания.

- Видеозаписи процедуры проверки экспертами РПК развернутых ответов участников ЕГЭ.

1.5.4. Материалы проверки экзаменационных работ участников ГВЭ:

- Протоколы проверки экспертами РПК результатов ГВЭ по предметам.

- Видеозаписи процедуры проверки экспертами РПК развернутых ответов участников ЕГЭ.

1.5.5. Материалы конфликтной комиссии Республики Коми:

1.5.5.1. Протоколы конфликтной комиссии.

1.5.5.2. Апелляционный комплект документов ЕГЭ/ОГЭ о несогласии с выставленными баллами:

- апелляция о несогласии с выставленными баллами;

- распечатанные изображения бланка регистрации участника ЕГЭ, бланков ответов N 1 и N 2 участника экзамена, бланков-протоколов проверки экспертами РПК ответов на задания с развернутым ответом, а также КИМ, по которому сдавал экзамен апеллянт;

- листы распознавания бланков регистрации участника ЕГЭ, бланков ответов N 1 и N 2, дополнительных бланков N 2, бланков-протоколов;

- бланк протокола рассмотрения апелляции и приложение с внесенной информацией об участнике экзамена и информацией о правильности распознавания меток в бланках;

- заключение экспертов РПК о правильности оценивания ответов на задания на задания с развёрнутым ответом;

1.5.5.3. Апелляционный комплект документов ГВЭ о несогласии с выставленными баллами:

- апелляция о несогласии с выставленными баллами;

- экзаменационная работа участника ГВЭ;

- протокол проверки экспертами РПК правильности оценивания экзаменационной работы;

- протокол рассмотрения апелляции.

1.5.5.4. Апелляционный комплект документов о нарушении установленного порядка проведения экзамена:

- апелляция о нарушении установленного порядка проведения экзамена;

- заключения комиссий, создаваемых ГЭК РК, о результатах служебных расследований по апелляциям о нарушении установленного порядка проведения экзамена.

1.5.5.5. Журналы (листы) регистрации апелляций.

1.5.5.6. Письма-ответы конфликтной комиссии.

1.5.5.7. Видеозаписи заседаний конфликтной комиссии.

1.5.5.8. Акты приема-передачи экзаменационных материалов и документов.

1.6. Информация, содержащаяся в КИМ, используемых при проведении государственной итоговой аттестации (далее - ГИА), относится к информации ограниченного доступа.

1.7. Критерии оценивания экзаменационных работ, выполненных на основе КИМ для проведения ГИА, направляются в МО РК по информационно-телекоммуникационным сетям с обеспечением защиты указанных сведений от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, от иных неправомерных действий в отношении них, с соблюдением конфиденциальности и безопасности содержащейся в них информации.

1.8. Для хранения КИМ и критериев оценивания экзаменационных работ, выполненных на основе этих КИМ, на бумажном и электронном носителях, в том числе в составе сведений, вносимых в федеральную информационную систему и республиканскую информационную систему, выделяются помещения, исключающие доступ к ним лиц, не уполномоченных на ознакомление с указанной информацией, и позволяющие обеспечить сохранность материалов и сведений.

1.9. Приём, учёт, и временное хранение экзаменационных материалов и иных документов ОГЭ и ГВЭ на республиканском уровне осуществляет уполномоченная МО РК организация - ГАУ РК "РИЦОКО".

1.10. Лица, допускаемые к соответствующим работам с экзаменационными материалами и документами ЕГЭ/ОГЭ и ГВЭ, несут ответственность за соблюдение режима информационной безопасности, служебной и конфиденциальной информации, ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках организации и проведения ЕГЭ/ОГЭ и ГВЭ.

2. Организация доставки, распределения, комплектации и выдачи экзаменационных материалов для проведения экзамена

2.1. Доставка, распределение и комплектация ЭМ ЕГЭ

2.1.1. Доставка ЭМ ЕГЭ в Республику Коми осуществляется посредством Федерального государственного унитарного предприятия "Главный центр специальной связи" на региональный склад Управления специальной связи по Республике Коми (далее - УСС).

2.1.2. Принятые ЭМ ЕГЭ хранятся на складе УСС. УСС несет ответственность за принятые ЭМ, а также обеспечивает защиту информации, содержащейся в ЭМ от неправомерного доступа, копирования, а также иных неправомерных действий в отношении такой информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.1.3. МО РК назначает:

- ответственного сотрудника (сотрудников), осуществляющего распределение ЭМ по ППЭ, курирующего проведение работ по распределению, выдаче ЭМ ЕГЭ на территории УСС (далее - ответственный сотрудник МО РК);

- сотрудников ГАУ РК "РИЦОКО", ответственных за проведение работ с помощью специализированного программного обеспечения "Удаленная станция приёмки" (далее - сотрудник ГАУ РК "РИЦОКО");

- сотрудников МО РК, ответственных за распределение и комплектацию ЭМ ЕГЭ на территории УСС (далее - работники по распределению ЭМ);

2.1.4. Не менее чем за пять рабочих дней до дня проведения соответствующего экзамена ответственный сотрудник МО РК направляет в УСС на согласование график проведения работ по распределению ЭМ ЕГЭ на территории УСС, а также список работников по распределению ЭМ.

Примечание. В графике указывается: предмет, планируемая дата и время проведения работ, ФИО ответственного сотрудника МО РК, сотрудника распределения по ППЭ, количество и ФИО работников по распределению ЭМ и их паспортные данные.

2.1.5. Количество работников, одновременно осуществляющих распределение ЭМ по ППЭ (не более четырех человек), согласовываются МО РК и УСС. Допуск лиц, ответственных за распределение ЭМ ЕГЭ на территорию УСС, осуществляется при наличии у них документов, удостоверяющих их личность, и при наличии их в списке ранее согласованного графика. УСС и МО РК вправе совместно согласовать изменения в предоставленном графике.

2.1.6. УСС готовит необходимое количество рабочих мест для комплектования материалов для ППЭ согласно утверждённому графику.

2.1.7. Вручение коробов/секьюрпаков с ЭМ ЕГЭ производится лично лицу, указанному в списке Грузополучателей по Республике Коми. Короба/секьюрпаки с ЭМ ЕГЭ передаются по количеству без их вскрытия по реестру ф. 5 (Приложение 1).

Примечание. В случае если лицо, указанное в списке Грузополучателей, отсутствует, вручение ЭМ ЕГЭ осуществляется сотруднику организации Грузополучателя, на которого выписана доверенность на получение ЭМ ЕГЭ с указанием в ней срока действия.

2.1.8. Грузополучатель, ответственный сотрудник МО РК и работники по распределению ЭМ проводят пересчет и визуальный осмотр коробов, проверяют комплектацию, целостность комплектов, количество ЭМ ЕГЭ, наличие адресного ярлыка на предмет соответствия:

- адреса Грузополучателя;

- учебного предмета;

- даты проведения соответствующего экзамена;

- номера короба указанного в реестре Ф. 5, пакете и на адресном ярлыке;

2.1.9. После сдачи-приёмки ЭМ ЕГЭ сотрудник УСС и Грузополучатель ставят свои подписи в реестре ф. 5.

2.1.10. Сотрудник ГАУ РК "РИЦОКО" под контролем ответственного сотрудника МО РК проводят сканирование ЭМ ЕГЭ с помощью специального программного обеспечения "Удаленная станция приёмки". Работники по распределению ЭМ ЕГЭ под контролем сотрудника распределения по ППЭ комплектуют и распределяют ЭМ ЕГЭ по ППЭ.

Комплект материалов для ППЭ содержит:

- ЭМ (доставочные пакеты, содержащие ИК участника ЕГЭ по 5 или 15 ИК);

- бланки анкет участника ЕГЭ;

- дополнительные бланки ответов N 2:

- возвратные доставочные пакеты;

- дополнительные секьюрпаки;

- пакет руководителя ППЭ (списки распределения, формы ППЭ).

2.1.11. Ответственный сотрудник МО РК получает по акту приёма-передачи от ответственного сотрудника УСС необходимое количество секьюрпаков. Акт приёма-передачи составляется между УСС и МО РК в свободной форме с обязательным указанием номеров переданных секьюрпаков.

2.1.12. Комплекты материалов для ППЭ распределяются по секьюрпакам и запечатываются после проверки комплектности сотрудником распределения по ППЭ.

Примечание. Общий вес одного секьюрпака не должен превышать 5 кг. На адресной бирке секьюрпака обязательно указывается номер ППЭ, адрес образовательной организации, в которой располагается ППЭ, ФИО члена ГЭК РК, уполномоченного на получение ЭМ по данному ППЭ, номер секьюрпака, печать организации, ФИО и подпись упаковавшего, предмет, дата экзамена. Адресные бирки готовятся заранее сотрудниками МО РК. Реестры ф. 1 предоставляются сотрудникам МО РК УСС. Сотрудника МО РК самостоятельно заполняют реестры ф. 1 в трех экземплярах на передаваемые секьюрпаки.

2.1.13. Секьюрпаки с комплектованными ЭМ ЕГЭ по ППЭ передаются сотрудниками МО РК сотрудникам УСС по реестру ф. 1 (Приложение 2). Сотрудники УСС проверяют правильность заполнения реестра ф. 1, проводят проверку соответствия данных, указанных в реестре ф. 1 и на адресных бирках секьюрпаков. После чего сотрудники МО РК и сотрудники УСС ставят свои подписи в реестре ф. 1 и проставляют штампы и печати своих организаций. Один экземпляр реестра ф. 1 передается сотруднику МО РК, два экземпляра хранятся в УСС. Номер секьюрпака является приемным. Неиспользованные секьюрпаки передаются сотрудникам УСС.

Примечание. Оставшиеся после распределения доставочные спецпакеты с ЭМ хранятся на складе УСС в течение десяти дней. По истечении указанного срока ЭМ передаются в ГА У РК "РИЦОКО" для дальнейшего хранения до 31 декабря текущего года.

2.1.14. Принятые секьюрпаки хранятся на складе УСС до дня выдачи ЭМ.

2.1.15. Нераспределенные доставочные пакеты с ЭМ хранятся на складе УСС в течение 10 дней, затем передаются на хранение в ГАУ РК "РИЦОКО".

2.2. Схема выдачи ЭМ ЕГЭ членам ГЭК РК на складе УСС

2.2.1. Не менее чем за два дня до проведения соответствующего экзамена ответственный сотрудник МО РК согласует с ответственным сотрудником УСС график получения комплектов ЭМ ППЭ, направляет список членов ГЭК РК, утвержденных МОРК.

Примечание. В графике необходимо указать время получения ЭМ, ФИО членов ГЭК РК, утвержденных МО РК, и их паспортные данные.

2.2.2. Члены ГЭК РК в соответствии с согласованным с УСС графиком, прибывают на региональный склад УСС для получения комплектов ЭМ ЕГЭ для ППЭ. Член ГЭК РК должен иметь при себе паспорт гражданина Российской Федерации.

2.2.3. Ответственный сотрудник УСС передает подготовленные ранее и запечатанные секьюрпаки членам ГЭК РК по реестру Ф. 5.

2.2.4. Член ГЭК РК проводит пересчет и визуальный осмотр секьюрпаков и адресного ярлыка на предмет:

- целостности упаковки;

- соответствия адреса ППЭ;

- соответствия учебного предмета;

- соответствия даты экзамена;

- соответствия номера, указанного в реестре Ф. 5 и на адресном ярлыке секьюрпака;

- наличия печати МО РК, подписи и ФИО упаковавшего.

2.2.5. После получения ЭМ ЕГЭ член ГЭК РК ставит свою подпись в заранее подготовленном сотрудниками УСС реестре ф. 5.

2.2.6. Время выдачи ЭМ каждому члену ГЭК РК составляет не более десяти минут с момента предоставления членом ГЭК РК сотруднику УСС необходимых документов для получения ЭМ.

2.2.7. Вскрытие ЭМ ЕГЭ на территории УСС запрещено.

2.2.8. ЭМ ЕГЭ доставляются членами ГЭК РК со склада УСС в ППЭ.

2.2.9. Данные о регистрации и распределении ЭМ ЕГЭ в ППЭ доставляются в ГАУ РК "РИЦОКО" и загружаются в РИС.

2.3. Экзаменационные материалы ГВЭ по русскому языку и математике доставляются в Республику Коми в соответствии с утверждаемым ежегодно Рособрнадзором единым расписанием проведения ГВЭ в сроки, определяемые Рособрнадзором по согласованию с МО РК.

2.4. Экзаменационные материалы ОГЭ формируются и тиражируются в ГАУ РК "РИЦОКО", в условиях обеспечивающих соблюдение информационной безопасности и защите КИМ от разглашения содержащейся в них информации.

2.5. Передача экзаменационных материалов и документов ОГЭ и ГВЭ производится с составлением акта приёмки-передачи.

Примечание. Акт содержит сведения о передаваемых материалах (перечень), их состоянии (дефектах), количестве, целостности упаковки и др. Акт подписывают уполномоченные лица.

2.6. Хранение экзаменационных материалов до начала экзамена в ППЭ обеспечивается руководителем ППЭ.

3. Учёт экзаменационных материалов по окончании проведения ГИА

3.1. Из ППЭ после проведения экзамена, использованные и неиспользованные ЭМ, доставляются членами ГЭК РК/ уполномоченными представителями ГЭК РК в ГАУ РК "РИЦОКО".

3.2. Неиспользованные ЭМ ЕГЭ регистрируются на Станции приёмки в ГАУ РК "РИЦОКО".

3.3. ГАУ РК "РИЦОКО"/ППЭ ТОМ/ППОИ ТОМ организуют следующие виды работ по учету экзаменационных материалов и документов ГИА:

- приём материалов и документов, подлежащих хранению;

- размещение материалов и документов строгой отчетности на хранение;

- уничтожение материалов, не подлежащих хранению.

3.4. Специалист ГАУ РК "РИЦОКО" по завершению обработки экзаменационных материалов записывает на внешний электронный носитель данные республиканской информационной системы и электронные образы бланков ЕГЭ/ОГЭ.

3.5. По окончании проведения экзаменов ГАУ РК "РИЦОКО" формирует сводную справку об использовании экзаменационных материалов по формам, указанным в Приложениях 3, 4 и 5 к настоящей Инструкции, и о некомплектных, имеющих полиграфические дефекты или испорченных, неиспользованных экзаменационных материалах и использованных КИМ.

4. Хранение и уничтожение материалов и документов по окончании проведения ГИА

4.1. Сроки хранения экзаменационных материалов и документов ГИА определены в Приложении 6 к настоящей Инструкции.

4.2. Неиспользованные и использованные ЭМ ЕГЭ/ОГЭ хранятся в ГАУ РК "РИЦОКО", а экзаменационные работы ГВЭ - в местах, определенных МО РК.

4.3. Неиспользованные и использованные ЭМ хранятся в помещении, исключающем доступ к ним посторонних лиц и позволяющем обеспечить сохранность указанных материалов, до 31 декабря текущего года. По истечении указанного срока ЭМ уничтожаются.

4.4. Использованные черновики хранятся в течение месяца после проведения экзамена в муниципальных органах управления образованием. По истечении указанного срока уничтожаются.

4.5. Списание к уничтожению ЭМ/документов строгой отчетности производится на основании акта, представленного в Приложении 7 к настоящей Инструкции.

4.6. Дальнейшее использование ЭМ и документов строгой отчетности ГИА в практических целях не допускается.