Приложение. Порядок рассмотрения обращений граждан, поступивших в Представительство Республики Коми в Северо-Западном регионе Российской Федерации

Приложение

Порядок
рассмотрения обращений граждан, поступивших в Представительство Республики Коми в Северо-Западном регионе Российской Федерации
(утв. приказом Представительства Республики Коми в Северо-Западном регионе РФ от 31 июля 2013 г. N 82)

1. Настоящий Порядок рассмотрения обращений граждан, поступивших в Представительство Республики Коми в Северо-Западном регионе Российской Федерации (далее - Порядок, Представительство Республики Коми), устанавливает порядок организации своевременного рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращение), личного приема граждан Представителем Республики Коми в Северо-Западном регионе Российской Федерации (далее - Представитель Республики Коми), его заместителями (далее - личный прием граждан).

2. Заявителями на рассмотрение обращений могут выступать физические лица - граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом, объединения граждан, в том числе юридических лиц или их уполномоченные представители (далее - заявитель, гражданин).

Полномочия уполномоченных представителей, указанных в абзаце первом настоящего пункта, подтверждаются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3. Место нахождения Представительства Республики Коми: г. Санкт-Петербург, ул. Мира, дом 30.

График (режим) работы Представительства Республики Коми-

понедельник - четверг	9.00 - 18.00
пятница	9.00 - 16.45
перерыв на обед	13.00 - 13.45
суббота - воскресенье выходной день.

Телефон Представительства Республики Коми: (8212) 233-43-25 факс (8212) 233-90-34.

Справочные телефоны структурных подразделений Представительства Республики Коми:

секретариат (812) 233-43-25; 233-90-82;

организационный отдел (8212); 233-91-82; 233-90-82;

финансово-экономический отдел (812) 233-29-42, 498-49-08; 232-55-01, 23332-85.

Адрес электронной почты (e-mail): info@rkomispb.ru.

4. Информация по вопросам порядка рассмотрения обращений может быть получена:

1) непосредственно в (размещение информации на информационных стендах, устное информирование работниками структурных подразделений Представительства Республики Коми, указанных в пункте 3 настоящего Порядка, на личном приеме);

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца пропущена часть текста

2) по почте (по письменным обращениям граждан);

3) на официальном сайте Представительства Республики Коми в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (rkomispb.ru) (далее - официальный сайт Представительства Республики Коми);

4) с использованием средств телефонной и факсимильной связи, электронной почты.

Заявитель вправе получить устную, в том числе по телефону, информацию о регистрации его обращения.

Информация о месте личного приема, а также об установленных для личного приема днях и часах (графике личного приема граждан) размещается при входе в здание или в фойе здания Представительства Республики Коми.

На официальном сайте Представительства Республики Коми размещаются следующие информационные материалы:

полное наименование и полные почтовые адреса Представительства Республики Коми;

справочные телефоны, по которым можно получить консультацию;

адреса электронной почты;

текст настоящего Порядка.

5. Секретариат представителя Республики Коми в Северо-Западном регионе Российской Федерации (далее - Секретариат) является ответственным за обеспечение доступа к информации о порядке рассмотрения обращений, в том числе за размещение информации в информационных системах общего пользования, включая информационно-телекоммуникационную сеть Интернет (далее - сеть Интернет), а также в доступных для граждан местах на информационных стендах Представительства Республики Коми.

6. Результатом рассмотрения обращения является:

1) письменный или устный ответ гражданину по существу поставленных в обращении вопросов;

2) уведомление о направлении обращения в другой государственный орган или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

3) уведомление о принятом решении о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу;

4) уведомление о возвращении обращения, в котором обжалуется судебное решение с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

5) сообщение о недопустимости злоупотребления правом в случае получения письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

6) сообщение о невозможности прочтения текста письменного обращения, если фамилия и почтовый адрес заявителя поддаются прочтению;

7) сообщение о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом;

8) уведомление о прекращении рассмотрения обращения на основании заявления гражданина.

7. Срок рассмотрения письменных обращений граждан - 30 дней со дня регистрации письменного обращения в Представительстве Республики Коми.

В случае направления Представительством Республики Коми в установленном порядке запроса о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов в другие государственные органы, органы местного самоуправления или должностным лицам, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия, Представитель Республики Коми (заместитель Представителя Республики Коми) вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя и указанием причин продления.

Рассмотрение устных обращений граждан осуществляется в часы личного приема граждан.

8. Работа по рассмотрению обращений граждан осуществляется Представительством Республики Коми в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

1) Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 21.01.2009, N 7);

2) Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060) (далее - Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ);

3) Конституцией Республики Коми (Ведомости Верховного Совета Республики Коми, 1994, N 2, ст. 21);

4) Законом Республики Коми от 11 мая 2010 г. N 47-РЗ "О реализации права актов граждан на обращение в Республике Коми" (Ведомости нормативных органов государственной власти Республики Коми, 2010, N 17, ст. 387);

5) постановлением Правительства Республики Коми от 25 декабря 2012 г. N 585 "О Представительстве Республики Коми в Северо-Западном регионе Российской Федерации";

6) настоящим Порядком.

9. Работа с обращениями граждан осуществляется на основании поступившего в Представительство Республики Коми в письменной форме или в форме электронного документа предложения, заявления или жалобы, а также устного обращения гражданина в Представительство Республики Коми.

Письменное обращение должно содержать:

1) указание, кому адресовано обращение (Представительству Республики Коми либо должностному лицу с указанием его фамилии, имени, отчества, должности);

2) фамилию, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии);

3) почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ либо уведомление о переадресации обращения;

4) содержательную сторону обращения, т.е. изложение заявителем сути предложения, заявления, жалобы;

5) личную подпись заявителя;

6) дату написания.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

В обращении, поступившем в Представительство Республики Коми или должностному лицу Представительства Республики Коми в форме электронного документа (далее - электронное обращение), гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

Рекомендуемая форма обращения приведена в приложении 1 к настоящему Регламенту, а также размещена на официальном сайте Представительства Республики Коми (rkomispb.ru).

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

10. В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ:

1) в случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

2) обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

3) при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, обращение оставляется без ответа по существу поставленных в нем вопросов и гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом;

4) в случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

5) в случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Представитель Республики Коми (заместитель Представителя Республики Коми) принимает решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Представительство Республики Коми или одному и тому же должностному лицу Представительства Республики Коми. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

6) в случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в Представительство Республики Коми или соответствующему должностному лицу Представительства Республики Коми.

11. Срок регистрации обращения не может превышать трех дней со дня поступления обращения в Представительство Республики Коми.

12. Помещения, выделенные для осуществления работы по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03".

Помещения, в которых осуществляется работа по рассмотрению обращений граждан, обеспечиваются необходимыми для предоставления оборудованием (компьютерами, средствами электронно-вычислительной техники, средствами электронного информирования, средствами связи, включая Интернет, оргтехникой) канцелярскими принадлежностями (бумага, ручки), информационными и справочными материалами, наглядной информацией, стульями и столами.

Помещения, в которых осуществляется прием заявителей, оборудуются таким образом, чтобы обеспечить беспрепятственное передвижение инвалидов, в том числе использующих кресла-коляски.

Места проведения личного приема граждан оборудуются противопожарной системой, средствами оказания первой медицинской помощи, питьевой водой разовыми стаканами.

Места проведения личного приема граждан должны быть оборудованы системами кондиционирования воздуха, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

В местах, в которых осуществляется работа по рассмотрению обращений граждан, предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды граждан.

На информационном стенде размещается информация о порядке рассмотрения обращений граждан, сведения о месте нахождения и графике работы Представительства Республики Коми, справочных телефонах адресе электронной почты Представительства Республики Коми, рекомендуемая форма письменного обращения, информация о месте личного приема, а также об установленных для личного приема днях и часах.

13. Представительство Республики Коми, должностное лицо Представительства Республики Коми:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

2) запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц за исключением судов органов дознания и органов предварительного следствия;

3) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

4) дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ;

5) уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

14. При рассмотрении обращения:

1) запрещается преследование заявителя в связи с его обращением в Представительство Республики Коми или к должностному лицу Представительства Республики Коми с критикой их деятельности либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав свобод и законных интересов других лиц;

2) не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, также сведений, касающихся частной жизни заявителя, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

15. Электронные обращения поступают в Представительство Республики Коми через официальный сайт Представительства Республики Коми на адрес электронной почты Представительства Республики Коми. '

Электронное обращение распечатывается, и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением в соответствии с настоящим Порядком.

Ответ на электронное обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в электронном обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в электронном обращении.

16. Организация работы с обращениями граждан включает следующие процедуры:

1) работа с обращениями:

прием и регистрации обращения;

рассмотрение и подготовка ответа на обращение;

направление ответа заявителю;

2) личный прием граждан.

Блок-схема организации работы с обращениями граждан приводится в приложении 2 к настоящему Порядку.

17. Основанием для начала процедуры приема и регистрации обращения является поступление обращения в Представительство Республики Коми или поступление обращения с сопроводительным письмом из других государственных органов, органов местного самоуправления или от должностного лица для рассмотрения по поручению.

Обращения могут быть доставлены лично, почтовым отправлением, по информационным системам общего пользования.

18. Обращение, поступившее в Представительство Республики Коми по информационным системам общего пользования, в день его поступления распечатывается на бумажном носителе, после чего подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Порядком.

19. Регистрации и учету подлежат все поступившие обращения граждан, включая и те, которые по форме не соответствуют требованиям, установленным пунктом 9 настоящего Порядка.

Регистрация обращений граждан производится сотрудником Секретариата в течение 3-х дней с момента поступления обращения.

На обращении заявителя проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.

20. При приеме письменного обращения непосредственно от гражданина по его просьбе на втором экземпляре принятого обращения делается отметка с указанием даты приема обращения, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение, и сообщается контактный телефон Представительства Республики Коми (телефон для справок по обращениям граждан).

21. Обращение проверяется сотрудником Секретариата на повторность, сверяется с находящейся в архиве предыдущей перепиской.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, на которое заявителю был дан ответ в соответствии с законодательством.

22. При регистрации заполняется учетная карточка, в которой:

1) письменному обращению присваивается регистрационный номер;

2) указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес;

3) отмечается тип доставки обращения (письмо, электронное письмо, телеграмма, факс). Если письменное обращение переслано из других государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, то указывается соответствующий орган или должностное лицо, от которого оно поступило, указываются дата и исходящий номер сопроводительного письма;

4) отметка о повторности обращения с указанием даты и номера направленного ранее заявителю ответа (при наличии условий, указанных в пункте 21 настоящего Порядка).

23. Результатом выполнения процедуры по приему и регистрации обращения является передача зарегистрированного обращения на рассмотрение Представителю Республики Коми (заместителю Представителя Республики Коми) в срок, не превышающий одного рабочего дня со дня регистрации обращения в установленный срок.

24. Основанием для начала процедуры рассмотрения и подготовки ответа является поступление Представителю Республики Коми (заместителю Представителя Республики Коми) зарегистрированного обращения.

25. Представитель Республики Коми (заместителю Представителя Республики Коми) в трехдневный срок с момента регистрации обращения гражданина направляет поручение о рассмотрении обращения в структурное подразделение Представительства Республики Коми. Резолюция содержит указание исполнителю о сроке подготовки ответа заявителю.

В случае если в поручении о рассмотрении обращения в качестве исполнителей определены несколько структурных подразделений, подлинник обращения направляется структурному подразделению - ответственному исполнителю (указанному в поручении первым), копии направляются структурным подразделениям - соисполнителям поручения.

Структурные подразделения - соисполнители поручения в 10-дневный срок со дня получения поручения о рассмотрении обращения направляют в адрес ответственного исполнителя свои предложения в соответствии с компетенцией, если иной срок не указан в поручении.

26. Начальник структурного подразделения, получившего поручение о рассмотрении обращения, в тот же день принимает организационное решение о порядке рассмотрения и подготовки ответа на обращение и дает соответствующее поручение исполнителю.

В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, начальник структурного подразделения, получившего поручение о рассмотрении обращения, в тот же день принимает организационное решение о направлении такого обращения в государственный орган в соответствии с его компетенцией и дает соответствующее поручение исполнителю. Письменное обращение, содержащее сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, направляется в государственный орган в соответствии с его компетенцией в течение семи дней со дня регистрации обращения в Представительстве Республики Коми.

Начальник структурного подразделения, получившего поручение о рассмотрении обращения, в тот же день дает поручение исполнителю о подготовке в 3-дневный срок со дня регистрации обращения письма заявителю в случаях:

1) уведомления гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения;

2) возврата гражданину обращения, в котором обжалуется судебное решение;

3) сообщения гражданину о том, что текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

27. Исполнитель, получивший поручение о рассмотрении и подготовке ответа на обращение, изучает обращение и материалы к нему, запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

Если гражданин приложил к своему обращению или передал при рассмотрении обращения документы, материалы либо их копии и настаивает на возвращении их ему, то они должны быть возвращены гражданину одновременно с ответом на обращение. При этом исполнитель для рассмотрения обращения гражданина вправе изготовить копии возвращаемых документов и материалов.

28. В случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ, Представитель Республики Коми (заместитель Представителя Республики Коми) продлевает срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, в следующем порядке:

1) начальник структурного подразделения - ответственного исполнителя поручения не позднее, чем за 5 дней до истечения срока исполнения поручения, представляет на имя Представителя Республики Коми (заместителя Представителя Республики Коми) служебную записку с обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения;

2) в случае получения резолюции Представителя Республики Коми (заместителя Представителя Республики Коми) о продлении срока исполнения поручения в течение одного дня в адрес заявителя отделом обращений граждан направляется уведомление за подписью Представителя Республики Коми (заместителя Представителя Республики Коми).

Продление срока рассмотрения обращения отражается сотрудником Секретариата в системе электронного документооборота в течение одного дня со дня принятия такого решения Представителем Республики Коми (заместителем Представителя Республики Коми).

29. При рассмотрении обращения, отнесенного к предложениям, в отношении каждого предложения производится оценка возможности его принятия. При проведении данной оценки учитываются следующие обстоятельства:

1) нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;

2) необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы, совершенствования деятельности Представительства Республики Коми, развития общественных отношений, улучшения социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

3) возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае принятия предложения;

4) материальные и финансовые затраты на реализацию предложения;

5) возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса, которого касается предложение.

С учетом результатов анализа предложения в отношении отмеченных обстоятельств исполнитель подготавливает проект ответа на обращение. В ответе заявителю сообщается о результатах рассмотрения предложения. Если предложение не принято, заявитель извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято.

30. При рассмотрении обращения, отнесенного к заявлениям, производится оценка следующих обстоятельств:

1) наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения в целях содействия гражданину в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, достаточность оснований для совершения испрашиваемого действия, возможность принятия мер для удовлетворения заявления в пределах компетенции Представительства Республики Коми;

2) анализ законов и иных нормативных правовых актов, о нарушении которых указано в обращении, возможность принятия мер в пределах компетенции Представительства Республики Коми;

3) обоснованность сообщения о недостатках в работе Представительства Республики Коми и его должностных лиц, критики деятельности указанных органов и должностных лиц.

С учетом результатов анализа заявления в отношении отмеченных обстоятельств исполнитель подготавливает проект ответа на обращение. В ответе заявителю сообщается о результатах рассмотрения заявления. Если заявление не удовлетворено, заявителю сообщается о причинах отказа удовлетворения заявления.

31. При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобам, анализируется обоснованность просьбы гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц; проверяется, соответствовали ли обжалуемые действия (бездействие) работника (работников) Представительства Республики Коми положениям и предписаниям нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов.

Если в результате проведенного анализа подтвердились приведенные в жалобе факты, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий положениям и предписаниям нормативных правовых актов, организационно-распорядительных документов, жалоба признается обоснованной.

Если жалоба признана обоснованной, то информация об этом направляется Представителю Республики Коми для принятия решения в соответствии с законодательством. О результатах рассмотрения сообщается заявителю.

Если жалоба признана необоснованной, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.

32. В случае если в письменном обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Представительства Республики Коми, обращение направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.

33. При повторном обращении дополнительное разрешение обращений граждан проводится в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся решения указанного в обращении вопроса, и осуществляется в следующем порядке:

1) начальник структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения представляет на имя Представителя Республики Коми (заместителя Представителя Республики Коми) служебную записку о целесообразности продолжения переписки с заявителем по данному вопросу;

2) в случае принятия Представителем Республики Коми (заместителем Представителя Республики Коми) решения (в письменной форме) о нецелесообразности продолжения переписки в адрес заявителя направляется соответствующее уведомление;

3) в случае принятия Представителем Республики Коми (заместителем Представителя Республики Коми) решения (в письменной форме) о целесообразности продолжения переписки, обращение заявителя рассматривается в порядке, установленном настоящим Порядком.

34. По итогам рассмотрения обращения исполнитель представляет Представителю Республики Коми (заместителю Представителя Республики Коми) проект письма заявителю, содержащий:

1) письменный ответ гражданину по существу поставленных в обращении вопросов;

2) уведомление о направлении обращения в другой государственный орган или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

3) уведомление о принятом решении о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу;

4) уведомление о возвращении обращения, в котором обжалуется судебное решение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

5) сообщение о недопустимости злоупотребления правом в случае получения письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

6) сообщение о невозможности прочтения текста письменного обращения, если фамилия и почтовый адрес заявителя поддаются прочтению;

7) сообщение о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

8) уведомление о прекращении рассмотрения обращения на основании заявления гражданина.

35. Начальник структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, в течение одного рабочего дня рассматривает, визирует и направляет проект письма Представителю Республики Коми (заместителю Представителя Республики Коми) для подписания.

36. Результатом выполнения процедуры по рассмотрению и подготовке ответа на обращение является направление проекта ответа (письма) заявителю начальником структурного подразделения, ответственного за исполнение поручения, Представителю Республики Коми (заместителю Представителя Республики Коми) для подписания.

37. Основанием для начала процедуры направления ответа является поступление Представителю Республики Коми (заместителю Представителя Республики Коми) проекта ответа (письма) заявителю.

38. Представитель Республики Коми (заместителю Представителя Республики Коми) в трехдневный срок со дня поступления проекта ответа (письма) подписывает ответ (письмо) заявителю либо возвращает проект ответа (письма) на доработку в структурное подразделение, ответственное за исполнение поручения. Резолюция содержит указание о сроке доработки ответа (письма) заявителю.

39. Доработка ответа (письма) заявителю осуществляется в порядке, установленном настоящим Порядком для процедуры по рассмотрению и подготовке ответа на обращение.

40. Ответ (письмо) (с материалами к обращению) за подписью Представителю Республики Коми (заместителю Представителя Республики Коми) направляется в Секретариат граждан для регистрации и отправки заявителю в течение одного дня.

В случае если обращение поступило на рассмотрение в Представительство Республики Коми из других государственных органов, органов местного самоуправления или от должностных лиц, информация о результатах рассмотрения обращения с копией ответа (письма) заявителю направляется в срок, указанный в абзаце первом пункта 7 настоящего Порядка, в соответствующий орган или должностному лицу, в случае если они обращались с такой просьбой.

41. Результатом выполнения процедуры по направлению ответа заявителю является направление ответа (письма).

42. Основанием для начала процедуры личного приема граждан является обращение заявителя в Представительство Республики Коми или должностному лицу Представительства Республики Коми с просьбой о личном приеме.

Личный прием граждан проводится Представителем Республики Коми, заместителями Представителя Республики Коми в своих рабочих кабинетах, а при выезде в муниципальные образования в Республике Коми - в общественных приемных Главы Республики Коми.

43. Должностным лицом, уполномоченным Представителем Республики Коми, в журнале предварительной записи граждан на личный прием (форма приведена в приложение 3 к настоящему Порядку) проводится запись граждан на личный прием на основании обращений граждан. Одновременно заполняется карточка личного приема гражданина (форма приведена в приложении 4 к настоящему Порядку).

44. Приглашение граждан на личный прием осуществляется лицом, уполномоченным Представителем Республики Коми, по телефону, если до назначенной даты приема осталось меньше 2-х дней, или телеграммой (при отсутствии номера контактного телефона гражданина), либо письменно не позднее 3-х рабочих дней до назначенной даты приема.

45. Лицо, уполномоченное Представителем Республики Коми, перед началом приема проверяет у гражданина документ, удостоверяющий личность.

46. Прибывшие граждане приглашаются на личный прием в порядке, установленном в списке очередности.

47. Содержание устного обращения гражданина заносится в карточку личного приема гражданина в день личного приема.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

В остальных случаях по результатам рассмотрения поставленных на личном приеме вопросов гражданину в течение 30 дней направляется письменный ответ.

48. Письменные обращения граждан, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ и настоящим Порядком. О принятии письменного обращения гражданина производится запись в карточке личного приема гражданина.

49. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема гражданина.

В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Представительства Республики Коми или должностного лица Представительства Республики Коми, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

50. Результат личного приема отражается в карточке личного приема гражданина.

51. Материалы по личному приему хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.

52. Допускается исключение из списка граждан, обратившихся с просьбой о личном приеме в следующих случаях:

1) при возврате уведомления о приглашении гражданина на личный прием, отправленного почтой, с отметкой почтового отделения о том, что адресат по указанному адресу не проживает;

2) при направлении гражданину повторного заказного (с уведомлением) письма об уточнении вопроса и актуальности личного приема и непоступлении от него ответа на данное письмо в установленные в письме сроки, либо при возврате почтой данного письма с отметкой о возврате за истечением срока хранения;

3) при направлении гражданину повторного заказного (с уведомлением) письма с приглашением на личный прием и неявки гражданина на личный прием без уважительной причины;

4) с согласия заявителя в письменной, либо в устной форме, зафиксированного в деле сотрудником отдела обращений граждан.

53. Результатом личного приема является:

1) устный ответ в ходе личного приема по существу вопроса, с которым обратился заявитель;

2) направление должностным лицам Представительства Республики Коми поручения о направлении письменного ответа гражданину;

3) принятие в ходе личного приема письменного обращения гражданина;

4) разъяснение, куда и в каком порядке заявителю следует обратиться;

5) отказ в дальнейшем рассмотрении обращения, если гражданину ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

54. Делопроизводство по рассмотрению обращений граждан ведется отдельно от общего делопроизводства Представительства Республики Коми.

55. Решение о списании "В дело" (передаче в архив) обращения, заявления, ответов к нему с приложениями принимает руководитель Секретариата.

56. Документы по рассмотрению обращений граждан относятся к категории временного срока хранения: письменные обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и иные документы (справки, сведения, переписка) и устные обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и иные документы (справки, сведения, переписка по их рассмотрению).

К делам постоянного срока хранения относятся:

1) поручение Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления на обращение гражданина, документы (обзоры, доклады, заключения, справки) по его выполнению;

2) документы (обзоры, аналитические справки) по рассмотрению обращений граждан;

3) документы (отчеты, справки) по организации и проведении личных приемов граждан Представителем Республики Коми, заместителями Представителя Республики Коми, поручения и отчеты их по выполнению.

57. Номенклатура дел составляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558.

При разработке номенклатуры учитываются рекомендации Росархива по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов.

58. При подготовке документов руководителем Секретариата для передачи в архив проверяется наличие оснований для списания документов в архив, правильность формирования и оформления документов (наличие дат, подписей, виз) и их полнота. Нерассмотренные по существу вопроса обращения, а также неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

Документы для передачи в архив формируются в дела в течение календарного года и располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение гражданина и все документы по его рассмотрению составляют в самостоятельное дело.

Описи составляются отдельно на дела:

постоянного хранения;

временного (свыше 10 лет) хранения;

временного (до 10 лет) хранения.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах. На корешках обложек указываются индексы по номенклатуре дел. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и т.д.) эти изменения отражаются в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты внутренней описи и при необходимости составляются новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

В структурных подразделениях Представительства Республики Коми для удобства в работе могут формироваться дела с копиями документов со сроком хранения с отметкой "ДМН" (до минования надобности), данные документы в архив не передаются.

В необходимых случаях постоянно действующей комиссией Представительства Республики Коми может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений.

По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.

59. Текущий контроль за соблюдением сотрудниками Представительства Республики Коми положений Порядка и иных правовых норм, устанавливающих требования к рассмотрению обращений граждан, осуществляется начальниками структурных подразделений Представительства Республики Коми ответственных исполнителей, на основании сведений, регулярно получаемых от исполнителей, а также анализа соответствующих данных учетных карточек (карточек личного приема граждан) и данных системы электронного документооборота.

60. Текущий контроль проводится путем оперативного выяснения хода рассмотрения обращений, напоминаний о подготовке ответов, истребования от ответственных исполнителей объяснений причин задержки ответов с последующим докладом Представителю Республики Коми (заместителю Представителя Республики Коми).

61. Плановые и внеплановые проверки полноты и качества работы по рассмотрению обращений граждан осуществляются Секретариатом.

62. В ходе осуществления плановых проверок Секретариат ежеквартально направляет Представителю Республики Коми (заместителю Представителя Республики Коми) информацию с данными о неисполненных в срок обращениях.

63. Обращение (поручение о рассмотрении обращения) снимается с контроля после направления ответа заявителю.

Обращение (поручение о рассмотрении обращения), по которому был продлен срок исполнения, снимается с контроля после направления окончательного ответа заявителю.

Данные о снятии с контроля обращения (поручения о рассмотрении обращения) сотрудники отдела обращений граждан вносят в систему электронного документооборота.

64. Заявитель имеет право обжаловать в досудебном (внесудебном) порядке решения и действия (бездействия) Представительства Республики Коми, должностных лиц Представительства Республики Коми, либо государственных гражданских служащих Представительства Республики Коми.

65. Заявитель может обратиться с жалобой на нарушение порядка рассмотрения обращения (далее - жалоба), в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации заявления заявителя;

2) нарушение срока рассмотрения обращения;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Коми, для рассмотрения обращения;

4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Коми для рассмотрения обращения, у заявителя;

5) отказ в рассмотрении обращения, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Коми;

6) затребование у заявителя за рассмотрение обращения платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, Республики Коми;

7) отказ в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате рассмотрения обращения документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

66. Основанием для досудебного обжалования является обращение заявителя с жалобой в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме к Представителю Республики Коми (по рекомендуемой форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку), а также устное обращение с жалобой в Представительство Республики Коми.

67. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием сети "Интернет", официального сайта Представительства Республики Коми, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

68. Жалоба должна содержать:

а) наименование Представительства Республики Коми, должностного лица Представительства Республики Коми либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

б) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

в) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействий) Представительства Республики Коми, должностного лица Представительства Республики Коми либо государственного служащего;

г) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Представительства Республики Коми, должностного лица Представительства Республики Коми либо государственного служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

69. По просьбе заявителя ему предоставляется информация и документы, необходимые для обоснования и рассмотрения жалобы, имеющиеся в наличии в Секретариате.

70. Жалобы, в которых указаны наименование должности, фамилия, имя и отчество специалиста, должностного лица Представительства Республики Коми, действие (бездействие) которого обжалуется, не могут направляться этим специалистам (должностным лицам) для рассмотрения и (или) ответа.

71. Жалобы на решения, принятые Представителем Республики Коми, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно Представителем Республики Коми.

72. Жалоба подлежит обязательной регистрации в течение одного рабочего дня со дня поступления жалобы в Представительство Республики Коми.

73. Жалоба, поступившая в Представительство Республики Коми, рассматривается Представителем Республики Коми в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Представительства Республики Коми, должностного лица или специалиста Представительства Республики Коми в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

74. По результатам рассмотрения жалобы Представительство Республики Коми принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

75. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 74 настоящего Порядка, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

76. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно (в день установления признаков состава административного правонарушения или преступления) направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

77. Ответ на жалобу, поступившую в Представительство Республики Коми, в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в жалобе, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в жалобе.

78. Заявитель вправе обжаловать решение, принятое по жалобе, в судебном порядке, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

79. Информирование заявителей о порядке подачи и рассмотрения жалобы осуществляется способами, определенными пунктом 4 настоящего Порядка.